Ditte operanti in Regione Lombardia Indicazioni per registrazioni

INDICAZIONI PER LA CORRETTA PRESCRIZIONE PROTESICA,
REGISTRAZIONE IN ASSISTANT-RL
E RELATIVA FATTURAZIONE DELLE FORNITURE
DA PARTE DELLE DITTE CON SEDE NELL’ATS DI BRESCIA
Gennaio 2016
PREMESSA
A seguito della Legge Regione Lombardia n. 23 del 11.08.2015, l’ASL di Brescia è cessata al
31.12.2015 e dal 01.01.2016 sono state costituite:
• l’ATS (Agenzia di Tutela della Salute) di Brescia, che è subentrata nelle funzioni
precedentemente svolte dall’ASL di Brescia, salvo quelle trasferite alle ASST (tra le quali
anche l’assistenza protesica);
• le tre ASST (Aziende Socio Sanitarie Territoriali): ASST degli Spedali Civili di Brescia, ASST
del Garda e ASST della Franciacorta alle quali afferiscono anche le attività erogative già
proprie dei Distretti (come da elenco dei Comuni afferenti alle 3 diverse ASST e relativa
mappa riportati di seguito).
Pertanto, dal 01.01.2016 l’attività di erogazione dell’assistenza protesica è stata trasferita dall’ASL
alle ASST. Per un periodo transitorio di circa 6 mesi, l’ATS supporterà le ASST per gli adempimenti
conseguenti.
CORRETTA GESTIONE DELLA PRESCRIZIONE SU MOD. O3 CARTACEO
Premesso che le prescrizioni di forniture protesiche sono di norma effettuate on-line dal Medico
prescrittore tramite il programma Assistant-RL, l’eventuale prescrizione su carta (es.: per non
funzionamento della rete o di Assistant-RL) sarà accettata esclusivamente se redatta da
specialista inserito nell’Elenco aziendale prescrittori e accompagnata da contestuale, specifica e
circostanziata motivazione (da inoltrare per e-mail a: [email protected]).
In questo caso il prescrittore invita l’assistito a rivolgersi anzitutto all’Ufficio Protesica del Distretto
di residenza che provvede a inserire la prescrizione in Assistant-RL, riportarne lo specifico numero
sul Mod. O3 cartaceo, presentare all’utente l’elenco dei possibili fornitori.
Con il codice fiscale e il Mod. O3 cartaceo recante il numero di prescrizione on-line, il fornitore
scelto dall’utente accede alla prescrizione in Assistant-RL, registra l’avvenuta fornitura e trattiene
il Mod. O3 cartaceo originale da recapitare all’ATS Brescia contestualmente all’emissione della
fattura.
Il collaudo, qualora necessario, è effettuato in Assistant-RL dal prescrittore.
COLLEGAMENTO AD ASSISTANT-RL TRAMITE BROWSER CERTIFICATO
L’unico browser certificato per il buon funzionamento di Assistant-RL è Internet Explorer nelle
versioni 8, 9 o 10. L’utilizzo di un browser non certificato (per esempio Google Crome o Fire Fox o
altri) può facilmente generare anomalie nella registrazione delle erogazioni effettuate.
Si invita a verificare che sui PC utilizzati per il collegamento al sistema non siano presenti browser
del tipo non certificato che, anche non volutamente ma solo per abitudine, vengono usati anche
per l'accesso ad Assistant-RL.
1
CORRETTA GESTIONE DELLA PRESCRIZIONE ON-LINE
Prima di prendere in carico una prescrizione la Ditta deve verificare che il Modello O3 stampato da
AssistantRL (oppure tradizionale sul quale l’operatore dell’Ufficio Protesica distrettuale abbia
indicato, dopo la registrazione in AssistantRL, il numero di pratica):
• riporti nome, cognome, codice fiscale, Struttura di appartenenza, data e firma originale del
prescrittore;
• contenga presidi in numero adeguato, appropriati e correttamente codificati, oltre alle
eventuali note necessarie alla realizzazione di una corretta fornitura.
Verificato quanto sopra, tramite il numero di pratica e il codice fiscale dell’assistito la Ditta
richiama la prescrizione, prende in carico la pratica e procede alla registrazione della fornitura.
Diversamente, la Ditta può chiedere al Medico prescrittore, tramite apposita funzione, la revisione
della prescrizione specificando sempre, nel campo “Note”, i motivi della richiesta.
La Ditta fornitrice è tenuta a chiedere la revisione anche nel caso ritenga che la prescrizione
contenga alcuni presidi (es.: aggiuntivi) in sovrannumero.
ALIQUOTA IVA APPLICABILE A MANUTENZIONI, RIPARAZIONI E SOSTITUZIONI
La nota dell’Agenzia delle Entrate di Roma di data 11.03.11 sottolinea che, ai fini dell’applicazione
del corretto regime IVA, è determinante l’intervento del tecnico (IVA 22% sull’insieme della
prestazione di servizio erogata, comprensiva di eventuale materiale) o meno (IVA 4% es.:
sostituzione senza intervento del tecnico).
Si evidenzia che:
− alcuni codici ISO riguardano indistintamente la “fornitura” di manutenzione o riparazione
con intervento del tecnico e la “fornitura” di sostituzione che prevede o meno l’intervento
del tecnico. Per tali codici in AssistantRL è attualmente impostata, in modo indistinto,
l’aliquota IVA del 22%;
- nella scheda Presa in carico il fornitore, se necessario, può inserire l'aliquota corretta
mediante la funzione Modifica presa in carico e, una volta effettuata la variazione,
concludere selezionando Fine presa in carico.
REGISTRAZIONE DELLA CONSEGNA DI PRESIDI PROTESICI
Al momento della fornitura la Ditta deve registrare l’avvenuta consegna sull’originale del Modello
O3 (in formato PDF stampato da AssistantRL o modello tradizionale cartaceo), far apporre data
e firma dell’assistito per ricevuta consegna e registrare immediatamente l’erogazione in
AssistantRL (in caso di blocco di AssistantRL provvedere quanto prima possibile): non è consentito
registrare erogazioni in AssistantRL tardivamente.
OBBLIGO DI REGISTRAZIONE DI MARCA, MODELLO E CODICE REPERTORIO
In base a quanto al DL n. 46 del 24 febbraio 97 - articolo 13, come ripreso dal DM del 21
dicembre 2009 pubblicato in G.U. Serie Generale n. 17 del 22 gennaio 2010, dal 5 maggio 2010 le
Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di acquistare solo presidi sanitari di serie dotati di
codice repertorio (Repertorio dei Dispositivi Medici).
Per questi presidi la registrazione di marca, modello e codice repertorio (assegnato dal Ministero
della Salute su richiesta del produttore) è perciò obbligatoria, ancorché i corrispondenti campi in
Assistant-RL non siano resi tali.
In particolare alle Ditte fornitrici ASL (agli Uffici Protesica distrettuali per i fornitori non collegati ad
AssistantRL) è richiesta la corretta registrazione delle forniture secondo le indicazioni per le
tipologie riportate nel prospetto seguente:
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Presidio da fornire
TIPOLOGIA
Modalità registrazione
MARCA
Modalità registrazione Modalità registrazione
MODELLO
CODICE REPERTORIO
Ausilio NON su misura
Registrare la marca del Registrare il modello
prodotto
del prodotto
Registrare il codice
repertorio
Ausilio su misura
realizzato interamente dalla Ditta
fornitrice, con prodotti/componenti
NON dotati di codice repertorio
Registrare la ragione
sociale della Ditta
fornitrice
Lasciare il campo bianco
Ausilio su misura
realizzato dalla Ditta fornitrice,
con prodotti/componenti
dotati di codice repertorio
Registrare la marca del
Registrare la dicitura
prodotto di partenza
SU MISURA
identificabile
Registrare la dicitura
SU MISURA
Registrare il codice
repertorio
Si precisa che per ciascun prodotto commerciale di protesica, la Ditta fornitrice deve ottenere dal
produttore lo specifico codice repertorio.
Nel caso in cui ha richiesto la codifica ma il Ministero della Salute non ha ancora assegnato il n. di
codice repertorio, il produttore rilascia apposita dichiarazione al fornitore che, nell'apposito campo,
inserisce la formula “Art. 13 DL 24.02.97 n. 46”.
Al fine di ridurre gli errori di inserimento nei campi in argomento, si suggerisce alle Ditte fornitrici
di elencare i dati di più frequente utilizzo in un foglio elettronico, copiandoli poi in AssistantRL per la registrazione della fornitura - tramite la funzione copia-incolla.
Distretto e U.O. Assistenza Protesica e Continuità di Cura verificano periodicamente il rispetto
dell’obbligo in questione: in caso di mancata o incompleta registrazione dei dati richiesti, si
applicano la sospensione della liquidazione delle relative fatture, con interruzione dei termini fino a
regolarizzazione da parte della Ditta fornitrice, ovvero eventuali altri provvedimenti.
OBBLIGO DI EFFETTUAZIONE DEL COLLAUDO
Ottenuti i presidi prescritti, laddove previsto gli stessi vanno sottoposti a collaudo entro 20 giorni
dalla consegna: il Fornitore è sollecitato ad informarne l’assistito e ad invitarlo a rivolgersi al
medico prescrittore che effettua il collaudo e lo registra nel sistema informatico.
EMISSIONE DELLA FATTURA/NOTA DI ACCREDITO ELETTRONICA
La Ditta, trascorsi almeno 20 giorni dalla fornitura ed entro un mese dalla stessa, può emettere
fattura elettronica anche se il collaudo non è ancora avvenuto o non è stato ancora registrato in
AssistantRL.
Ciascun Fornitore emette fattura elettronica, solitamente mensile, unica per ciascuna ASST
relativa a tutte le forniture protesiche effettuate nel periodo a favore degli assistiti residenti nelle
stesse, corrispondenti a pratiche AssistantRL in stato “CONCLUSA”, “CHIUSA” o “IN COLLAUDO”.
Per garantire il buon fine di fatture/note di accredito, è necessario che detti documenti siano
trasmessi utilizzando i seguenti nuovi riferimenti:
1) ASST degli Spedali Civili di Brescia
Sede legale
Codice IPA
Codice Univoco Ufficio
Nome dell'Ufficio
Partita Iva/Codice Fiscale
e-mail Servizio Risorse Econ. Finanziarie
Piazzale Spedali Civili, 1 - 25123 Brescia
asstb
UF27T2
Uff_eFatturaPA
03775110988
[email protected]
3
2) ASST del Garda
Sede legale
Codice IPA
Codice Univoco Ufficio
Nome dell'Ufficio
Partita Iva/Codice Fiscale
e-mail Servizio Risorse Econ. Finanziarie
Località Montecroce - 25015 Desenzano d/G (Brescia)
asstg
QDTC3S
Ufficio Fatturazione Distrettuale
03775660982
[email protected]
3) ASST della Franciacorta
Sede legale
Codice IPA
Codice Univoco Ufficio
Nome dell'Ufficio
Partita Iva/Codice Fiscale
e-mail Servizio Risorse Econ. Finanziarie
Viale G. Mazzini, 4 - 25032 Chiari (Brescia)
asstf
0NMRJ6
Territorio_Fatt_Elettronica
03775820982
[email protected]
e devono contenere le seguenti informazioni:
o Identificativo fiscale del cedente/prestatore ai fini IVA
o Importo Totale Documento
o Totale Imponibile/Importo
o Totale Imposta
o Descrizione (periodo oggetto di fatturazione esempio: Forniture Elenco 1 - Gennaio 2016).
RECAPITO DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DI AVVENUTA CONSEGNA
Tale documentazione va sempre recapitata, per il periodo transitorio fino a diversa comunicazione,
alla sede legale dell’ATS Brescia (Viale Duca degli Abruzzi 15 - 25124 Brescia; alla segreteria
dell’U.O. Approvvigionamenti se recapitata a mano) tramite inoltro, contemporaneo all’emissione
della fattura elettronica, di:
• copia cartacea della fattura;
• nota accompagnatoria completa della seguente dichiarazione: “Il totale imponibile della
fattura/nota di accredito corrisponde al totale imponibile riportato nell’elenco pratiche nonché
alla somma dei totali imponibili riportati nei Modelli O3 in originale cartaceo”;
• prospetto recante l’imponibile totale per Distretto e quello complessivo ASST, distinti per
aliquota IVA, come da esempio seguente:
Forniture
Forniture
Forniture
Forniture
effettuate
effettuate
effettuate
effettuate
per
per
per
per
il
il
il
il
Distretto
Distretto
Distretto
Distretto
n.
n.
n.
n.
1
1
2
4
–
–
–
–
Brescia e Collebeato
Brescia e Collebeato
Gussago
Valtrompia
€
€
€
€
2.850,32
3.657,09
1.627,20
2.345,00
Totale Forniture effettuate per l’ASST degli Spedali Civili di Brescia € 6.822,52
Totale Forniture effettuate per l’ASST degli Spedali Civili di Brescia € 3.657,09
•
IVA 22%
IVA 4%
IVA 4%
IVA 22%
IVA 22%
IVA 4%
elenco, in ordine di Distretto e per regime IVA, riportante n. di pratica, imponibile e data
consegna di ciascuna fornitura documentata
• i corrispondenti Modelli O3 (in formato PDF stampato da AssistantRL o modello tradizionale
cartaceo), in originale, raggruppati per Distretto e in ordine alfabetico, completi di:
−
nome, cognome, codice fiscale, Struttura di appartenenza e firma originale dello Specialista
−
data, firma e timbro del fornitore per avvenuta consegna
−
data e firma dell’assistito/familiare per avvenuta consegna
−
la scheda tecnica del prodotto fornito (per le sole forniture di protesi acustiche).
4
Si evidenzia che la fornitura di presidi per i quali sia stata ottenuta la revisione della prescrizione
in AssistantRL, non origina alcuna ulteriore documentazione cartacea. L’eventuale differenza tra
quanto previsto dalla prescrizione originale (Modello O3) e l’importo fatturato trova infatti
giustificazione nella revisione registrata in AssistantRL.
In nessun caso la fattura elettronica e la corrispondente documentazione cartacea di
avvenuta consegna devono far riferimento a forniture erogate in più anni solari.
Per eventuali forniture 2015 non ancora fatturate all’ASL, il fornitore è tenuto ad emettere fattura
elettronica separata intestata ad ATS Brescia, datata 2016, inserendo una specifica nota
“competenza 2015” nel campo n. 2.1.1.11 “Causale” - sezione “Dati generali del Documento”, e
recapitare la corrispondente documentazione cartacea di avvenuta consegna entro e non oltre il
prossimo 31 gennaio. I riferimenti dell’ATS sono:
Denominazione Ente:
Sede legale:
Codice IPA:
Codice Univoco Ufficio:
Nome dell'Ufficio:
Partita Iva:
ATS di Brescia
Viale Duca degli Abruzzi n. 15 – 25124 Brescia
atsbs
TCIDA5
Uff_eFatturaPABE (Ufficio Fatturazione Beni e Servizi)
03775430980
FORNITURA CON COLLAUDO AD ESITO NEGATIVO
In caso lo specialista esprima parere negativo al collaudo, a fronte di fattura pervenuta l’U.O.
Approvvigionamenti comunica alla Ditta, e per conoscenza al Distretto interessato e all’U.O.
Assistenza Protesica e Continuità di Cura, l’interruzione dei termini di pagamento.
Trascorso dal collaudo negativo un periodo pari al tempo massimo di fornitura previsto dal D.M.
332/99 senza che sia stato concluso positivamente il processo, il Distretto verifica con il
prescrittore, l’assistito e la Ditta fornitrice se lo stesso debba considerarsi ancora in corso di
perfezionamento, ovvero se debba considerarsi concluso con esito negativo. In quest’ultimo caso il
Distretto inoltra all’U.O. Approvvigionamenti, e per conoscenza all’U.O. Assistenza Protesica e
Continuità di Cura, comunicazione affinché sia inviata al fornitore l’immediata emissione di nota di
accredito.
----- ATTENZIONE ----Si evidenzia che in presenza di difformità rispetto alle indicazioni di cui sopra, ATS Brescia non
potrà procederà alla liquidazione della fattura.
Redatto a cura dell'U.O. Assistenza Protesica e Continuità di Cura - Dipartimento Cure Primarie
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