Regolamento in materia di operazioni con soggetti collegati

Regolamento sulle attività di rischio e conflitti di
interesse con soggetti collegati
Approvato dal Consiglio di Amministrazione del 24/03/2016
INDICE
1.
PREMESSA...................................................................................................................................... 3
2.
RUOLI E RESPONSABILITÀ.................................................................................................... 4
4.
IL PERIMETRO DEI SOGGETTI COLLEGATI................................................................. 7
4.1
Censimento dei soggetti collegati ................................................................................................................ 7
4.2
Aggiornamento del perimetro dei soggetti collegati ................................................................................... 7
5.
IL PERIMETRO DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI .................. 9
5.1
Operazioni di maggiore rilevanza ............................................................................................................... 9
5.2
Operazioni di minore rilevanza ................................................................................................................ 10
5.3
Operazioni di importo esiguo .................................................................................................................... 11
5.4
Operazioni ordinarie ................................................................................................................................. 11
6. IL PROCESSO DI GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI
COLLEGATI ......................................................................................................................................... 12
6.1
Verifica soggetto collegato ........................................................................................................................ 12
6.2
Verifica limiti di rischio ............................................................................................................................ 13
6.3
Classificazione dell’operazione ................................................................................................................. 13
6.4
Deliberazione ............................................................................................................................................. 13
7.
IL LIVELLO DI PROPENSIONE AL RISCHIO ............................................................... 15
8.
I PROCESSI DI CONTROLLO............................................................................................... 16
8.1
Il sistema dei controlli interni ................................................................................................................... 16
8.2
Superamento dei limiti .............................................................................................................................. 16
9.
I FLUSSI INFORMATIVI......................................................................................................... 17
2
1. Premessa
In conformità a quanto previsto dalle disposizioni in materia di attività di rischio e conflitti di
interesse nei confronti di soggetti collegati, di cui al Titolo V, Capitolo 5, della Circolare Banca
d’Italia n. 263/2006, Banca Popolare Lecchese S.p.A. (in seguito anche “BPL” o la “Banca”)
intende definire le linee guida in materia di assetti organizzativi, gestione delle operazioni e
controlli interni in materia di attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di soggetti
collegati. Tale Regolamento disciplina anche le operazioni che ricadono nell’ambito di
applicazione del Regolamento Consob n. 17221/2010, degli artt. 2391 del codice civile e 136 del
Testo Unico Bancario (D. Lgs. n. 385/1993).
Per rischio inerente le operazioni con soggetti collegati (definiti come l’insieme delle parti
correlate alla Banca e dei relativi soggetti connessi), si intende il rischio che la vicinanza di taluni
soggetti ai centri decisionali della Banca possa compromettere l’oggettività e l’imparzialità delle
decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre transazioni nei confronti dei
medesimi soggetti, con possibili distorsioni nel processo di allocazione delle risorse, esposizione
della Banca a rischi non adeguatamente misurati o presidiati, nonché potenziali danni per
depositanti e azionisti.
Per la materia in oggetto, in applicazione del principio di proporzionalità, la Banca ha previsto
l’applicazione di una politica basata sui seguenti punti:
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l’organo deliberante per qualsiasi operazione con soggetti collegati è il Consiglio di
Amministrazione (salvo i casi di operazioni di importo esiguo, ordinarie o di operazioni
effettuate in base ad una delibera quadro);
la normativa disciplinata nel presente regolamento si estende ai soggetti individuati
quali personale rilevante ai sensi del Regolamento sulle politiche di remunerazione;
le scelte riguardanti i conflitti di interesse nell’ambito delle operazioni relative ai servizi
di investimento sono disciplinate in una specifica policy separata.
l’unità organizzativa individuata come soggetto collettore e responsabile del processo
di censimento dei soggetti collegati e deliberazione delle relative operazioni è il Nucleo
Segreteria. Essa quindi assume il ruolo di responsabile dell’anagrafica dei soggetti
collegati, di tutte le attività connesse alla proposta di deliberazione delle operazioni di
cui sopra e della reportistica (intesa come controllo di primo livello) agli Organi
Aziendali ed alle Funzioni Aziendali di controllo.
le operazioni di maggiore rilevanza includono tutti i passaggi a perdita o sofferenze
indipendentemente dall’importo.
la Banca applica le previsioni cosi come disciplinate a livello normativo, ad eccezione
delle scelte sopra descritte.
Gli obiettivi del presente documento sono:
− definire ruoli e responsabilità degli Organi e delle Funzioni aziendali in tema di
prevenzione e gestione dei conflitti di interesse nei confronti di soggetti collegati;
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istituire il processo organizzativo atto a identificare e censire in modo completo i
soggetti collegati (gestione del perimetro dei soggetti collegati) ed individuare e
quantificare le relative transazioni in ogni fase del rapporto;
individuare i settori di attività e le tipologie di rapporti di natura economica in relazione
ai quali possono determinarsi conflitti di interesse;
illustrare le modalità di gestione delle operazioni con soggetti collegati;
definire il livello di propensione al rischio con riferimento all’operatività verso soggetti
collegati coerente con il profilo strategico della Banca;
istituire i processi di controllo atti a garantire la corretta misurazione e gestione dei rischi
assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto disegno e l’effettiva applicazione
delle politiche e procedure interne;
illustrare i principali flussi informativi identificati.
2. Ruoli e responsabilità
La definizione degli indirizzi, l’adozione delle misure attuative, la gestione delle operazioni,
nonché i controlli interni in materia di attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di
soggetti collegati, richiedono il coinvolgimento di una pluralità di Organi e Funzioni aziendali:
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Consiglio di Amministrazione (il “CdA”);
Direttore Generale/Amministratore Delegato;
Collegio Sindacale;
Funzioni aziendali proponenti.
Il Consiglio di Amministrazione è responsabile della definizione, approvazione e revisione del
presente Regolamento, nonché degli indirizzi per la relativa applicazione.
In particolare, il Consiglio di Amministrazione:
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definisce il livello di propensione al rischio inerente le operazioni con soggetti collegati,
fissando il limite complessivo di esposizione verso i soggetti collegati stessi;
definisce la soglia di attenzione rispetto al limite complessivo di esposizione verso i
soggetti collegati, oltre la quale adottare tecniche di attenuazione del rischio;
approva i limiti prudenziali definiti per l’assunzione di attività di rischio nei confronti
di una parte correlata e dei relativi soggetti connessi;
approva le modalità attraverso cui monitorare nel continuo il livello complessivo di
propensione al rischio ed il rispetto dei singoli limiti prudenziali;
approva il piano di rientro predisposto in caso di superamento dei limiti di rischio;
approva i processi di controllo atti a garantire la corretta misurazione e gestione dei
rischi assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto disegno e l’effettiva
applicazione delle politiche e procedure interne;
garantisce che la funzionalità, l'efficienza e l'efficacia dei suddetti processi di controllo
siano periodicamente verificate, che i risultati di tali verifiche siano portati a conoscenza
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del medesimo Organo e, nel caso emergano carenze o anomalie, promuove con
tempestività idonee misure correttive;
assicura che vengano allocati in modo chiaro ed appropriato compiti e responsabilità
rispetto agli obiettivi di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse, nonché agli
obblighi di censimento dei soggetti collegati e di controllo dell’andamento delle
esposizioni;
assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi che consenta un’adeguata
gestione e controllo delle attività di rischio e delle operazioni verso soggetti collegati.
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provvede a revisionare almeno triennalmente, a meno di modifiche organizzative
rilevanti, il presente documento:
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lo stesso documento è pubblicato sul sito internet della Banca.
Il Consiglio di Amministrazione, inoltre, delibera le operazioni con soggetti collegati nel rispetto
dei poteri delegati e delle disposizioni contenute nel presente Regolamento.
Nell’ambito del C.d.A., l’Amministratore Indipendente/Amministratori Indipendenti designati
intervengono nel processo di deliberazione delle operazioni con soggetti collegati, svolgendo un
ruolo di valutazione preventiva attraverso la predisposizione di uno specifico parere.
Il Direttore Generale/Amministratore Delegato è responsabile dell'istituzione e del
mantenimento di un efficace sistema di gestione e controllo delle attività di rischio e delle
operazioni con soggetti collegati, secondo gli indirizzi strategici dettati dal Consiglio di
Amministrazione.
In particolare, il Direttore Generale/Amministratore Delegato:
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propone al Consiglio di Amministrazione il livello complessivo di propensione al
rischio inerente le operazioni con soggetti collegati, la relativa soglia di attenzione,
nonché i limiti prudenziali per l’assunzione di attività di rischio nei confronti di una
parte correlata e dei relativi soggetti connessi;
propone al Consiglio di Amministrazione le modalità attraverso cui monitorare nel
continuo il livello complessivo di propensione al rischio ed il rispetto dei singoli limiti
prudenziali;
propone al Consiglio di Amministrazione un piano di rientro in caso di superamento dei
limiti di rischio;
definisce i processi di controllo atti a garantire la corretta misurazione e gestione dei
rischi assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto disegno e l’effettiva
applicazione delle politiche e procedure interne;
verifica nel continuo l'efficienza e l'efficacia complessiva del sistema di gestione e
controllo delle attività di rischio e delle operazioni con soggetti collegati, provvedendo
al suo adeguamento in relazione alle carenze o anomalie riscontrate;
definisce le responsabilità delle Funzioni aziendali coinvolte in modo che siano
chiaramente attribuiti i relativi compiti e siano prevenuti potenziali conflitti di interesse;
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definisce i flussi informativi volti ad assicurare agli Organi aziendali ed alle Funzioni di
controllo la piena conoscenza e governabilità delle attività di rischio e delle operazioni
verso soggetti collegati;
è coinvolto nel processo di delibera delle operazioni con soggetti collegati, in funzione
del sistema dei poteri delegati adottato;
fornisce supporto all’Amministratore Indipendente/Amministratori Indipendenti per
quanto di loro competenza.
Il Collegio Sindacale può essere coinvolto nella fase deliberativa delle operazioni con soggetti
collegati ed esercita, in ordine al processo di controllo interno sulle attività di rischio ed i conflitti
di interesse, le facoltà previste dalla normativa secondaria, che gli assegna la responsabilità di
vigilare sull'adeguatezza del processo e sulla rispondenza ai requisiti stabiliti dalla normativa.
Per lo svolgimento delle proprie verifiche, il Collegio Sindacale si può avvalere delle Funzioni
Aziendali di controllo, le quali forniscono adeguati flussi informativi sia sui profili organizzativi,
sia su quelli metodologici e quantitativi.
In particolare, il Collegio Sindacale svolge le seguenti attività:
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supporta il Consiglio di Amministrazione nella periodica valutazione del processo di
controllo interno;
esprime un parere sul piano di rientro predisposto in caso di superamento dei limiti di
rischio;
analizza i flussi informativi messi a disposizione da parte degli altri Organi aziendali e
delle Funzioni di controllo;
formula osservazioni e proposte agli Organi competenti.
Nell’ambito del processo di gestione delle operazioni con soggetti collegati sono inoltre coinvolte
le seguenti Funzioni aziendali:
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Funzioni Aziendali proponenti: diverse a secondo del processo aziendale interessato,
curano la fase pre – deliberativa, avviando l’istruttoria propedeutica all’esecuzione di
una operazione con soggetti collegati;
Nucleo Segreteria: gestisce il perimetro dei soggetti collegati, mediante l’identificazione
e il continuo aggiornamento delle informazioni inerenti i soggetti collegati.
Area Crediti: in quanto funzione incaricata di seguire il fenomeno dei gruppi economici
ai fini del controllo sui grandi rischi, gestisce il censimento dei soggetti collegati nel
sistema informativo, curando i relativi collegamenti.
Area Amministrazione e Finanza: cura le segnalazioni delle attività di rischio e delle
operazioni verso soggetti collegati alla Banca d’Italia con la periodicità ed il livello di
dettaglio previsti dalla relativa disciplina segnaletica prudenziale.
Funzione Risk Management, Funzione Compliance e Antiriciclaggio e Funzione
Internal Audit: sono gli attori coinvolti nei processi di controllo atti a garantire la corretta
misurazione e gestione dei rischi assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto
disegno e l’effettiva applicazione delle disposizioni normative interne adottate.
6
4. Il perimetro dei soggetti collegati
4.1
Censimento dei soggetti collegati
Il Nucleo Segreteria è responsabile di ogni nuovo censimento dei soggetti collegati, sottoponendo
uno specifico questionario ai soggetti individuati quali parti correlate.
Ogni parte correlata è responsabile della correttezza dei dati dichiarati e del loro aggiornamento,
la comunicazione della variazione deve essere eseguita mediante la compilazione di un nuovo
questionario, debitamente sottoscritto dall’Esponente.
Le informazioni rilevate dal Nucleo Segreteria sono confrontante con quelle rilevate dall’Area
Crediti nell’ambito dell’acquisizione da parte dei clienti, della documentazione disponibile e
delle informazioni utili per l’individuazione delle fattispecie di controllo o di connessione di
carattere economico-giuridico, in fase di concessione, rinnovo o revisione degli affidamenti.
Ricevuti tutti i questionari debitamente compilati e firmati, il Nucleo Segreteria procede al
censimento delle informazioni.
Nell’attività di censimento, il Nucleo Segreteria ha cura di assicurare la coerenza con le
informazioni acquisite in precedenza inerenti le connessione economiche e giuridiche e di
verificare le informazioni contenute nei questionari, per quanto possibile, rispetto ai dati registrati
nei database degli infoproviders in uso presso la Banca. Le eventuali variazioni rilevate, prima
del relativo censimento, dovranno essere sottoposte alla validazione da parte degli Esponenti
aziendali interessati, tramite la sottoscrizione di un nuovo questionario.
I soggetti qualificabili come parti correlate cooperano al fine di consentire un censimento corretto
e completo dei soggetti connessi.
Con cadenza annuale vengono inviate ai soggetti individuati come parti correlate le schede a loro
riconducibili affinché gli stessi possano effettuare sulle posizioni a loro riconducibili un puntuale
controllo.
Tutte le posizioni “cointestate” nelle quali almeno uno dei soggetti interessati risulta essere una
posizione rientrante nel novero dei soggetti collegati sono considerate rilevanti (è quindi rilevante
l’NDG della cointestazione).
Nelle gestione delle proprie attività, ogni unità organizzativa della Banca è tenuta a verificare, in
via preliminare, se le operazioni di cui cura l’istruttoria siano qualificabili come operazioni con
soggetti collegati.
4.2
Aggiornamento del perimetro dei soggetti collegati
La Banca definisce come soggetti collegati l’insieme di:
7
1. parti correlate, i soggetti di seguito indicati, in virtù delle relazioni intrattenute con una
singola banca, con una banca o un intermediario vigilato appartenenti a un gruppo, con la
società finanziaria capogruppo:
a) l’esponente aziendale, i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione
e controllo presso la Banca. La definizione comprende, in particolare, nel sistema di
amministrazione e controllo tradizionale, gli amministratori e i sindaci. La definizione
include il direttore generale e chi svolge cariche comportanti l’esercizio di funzioni
equivalenti a quella di direttore generale;
b) il partecipante, ossia quel soggetto tenuto a chiedere le autorizzazioni di cui agli
articoli 19 e ss. del TUB;
c) il soggetto, diverso dal partecipante, in grado di nominare, da solo, uno o più
componenti dell’organo con funzione di gestione o dell’organo con funzione di
supervisione strategica, anche sulla base di patti in qualsiasi forma stipulati o di
clausole statutarie aventi per oggetto o per effetto l’esercizio di tali diritti o poteri;
d) una società o un’impresa anche costituita in forma non societaria su cui la Banca o
una società del Gruppo è in grado di esercitare il controllo o un’influenza notevole;
e) personale rilevante, il personale identificato nelle Regolamento sulle politiche di
remunerazione adottate dalla Banca.
2. parte correlata non finanziaria, una parte correlata che eserciti in prevalenza,
direttamente o tramite società controllate, attività d’impresa non finanziaria come definita
nell’ambito della disciplina delle partecipazioni detenibili dalle banche e dai gruppi
bancari. Si è in presenza di una parte correlata non finanziaria allorché le attività diverse
da quelle bancarie, finanziarie e assicurative eccedono il 50% del totale delle attività
complessive. La nozione include anche il partecipante e una delle parti correlate di cui ai
punti 1.c) e 1.d) che precedono, sia società di partecipazioni qualificabile come impresa
non finanziaria ai sensi della richiamata disciplina delle partecipazioni detenibili;
3. soggetti connessi:
- le società e le imprese anche costituite in forma non societaria controllate da una parte
correlata;
- i soggetti che controllano una parte correlata tra quelle indicate ai punti b) e c) della relativa
definizione, ovvero i soggetti sottoposti, direttamente o indirettamente, a comune controllo
con la medesima parte correlata;
- gli stretti familiari (i parenti fino al secondo grado e il coniuge o il convivente more-uxorio
di una parte correlata, nonché i figli di quest’ultimo) di una parte correlata e le società o le
imprese controllate da questi ultimi.
8
5. Il perimetro delle operazioni con soggetti collegati
Si definisce operazione con soggetti collegati qualunque transazione compiuta dalla Banca che
comporti l’assunzione di attività di rischio, trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni,
indipendentemente dalla previsione di un corrispettivo, ivi incluse le operazioni di fusione e di
scissione.
Sono da ricomprendere in tale fattispecie:
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finanziamenti attivi1;
passaggi a perdite, passaggi a sofferenza, accordi transattivi giudiziali o extra-giudiziali;
operazioni straordinarie (fusione/scissione);
operazioni su partecipazioni;
acquisti di beni;
operazioni su immobili;
operazioni di raccolta diretta;
finanza per la clientela;
contratti/accordi intese di natura commerciale, convenzioni per la distribuzione di
prodotti e servizi, altri accordi;
servizi finanziari/di pagamento;
servizi accessori;
assunzione del personale.
Le operazioni con soggetti collegati si distinguono in operazioni di maggiore rilevanza e di
minore rilevanza.
5.1
Operazioni di maggiore rilevanza
Le operazioni sono di maggiore rilevanza, se, almeno uno dei seguenti indici applicabili a
seconda della specifica operazione, risulti superiore al 5%:
−
−
−
l’indice del controvalore (rapporto tra il controvalore dell’operazione e il patrimonio di
vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato);
l’indice di rilevanza dell’attivo (rapporto tra il totale attivo dell’entità oggetto
dell’operazione ed il totale attivo della società tratto dal più recente stato patrimoniale
pubblicato);
l’indice di rilevanza delle passività (rapporto tra il totale delle passività dell’entità
acquisita ed il totale attivo della società tratto dal più recente stato patrimoniale
pubblicato)2.
1
Sono vietati gli sconfinamenti nei confronti degli Esponenti Aziendali.
Ai sensi dell’Allegato 3 del Regolamento Consob n. 17221/2010 vengono definite operazioni rilevanti se “almeno
uno dei seguenti indici, applicabili a seconda della specifica operazione,” è “superiore alla soglia del 5%”:
a) Indice di rilevanza del controvalore: è il rapporto tra il controvalore dell’operazione e il patrimonio netto tratto
dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto) dalla società ovvero, per le società quotate, se
maggiore, la capitalizzazione della società rilevata alla chiusura dell’ultimo giorno di mercato aperto compreso nel
periodo di riferimento del più recente documento contabile periodico pubblicato (relazione finanziaria annuale o
2
9
Il primo indice è da verificare per qualsiasi tipologia di operazione, il secondo nel caso di cessioni
ed acquisizioni di partecipazioni e di altre attività ed il terzo in caso di acquisizioni di
partecipazioni o di rami d’azienda.
In caso di operazioni tra loro omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario,
compiute nel corso dell’esercizio con uno stesso soggetto collegato, la Banca cumula il loro
valore ai fini del calcolo della soglia di rilevanza.
Si considerano operazioni di maggiore rilevanza tutte quelle che, una volta concluse, danno luogo
a perdite, passaggi a sofferenza, accordi transattivi giudiziali o extragiudiziali.
Le decisioni in merito alle operazioni rientranti in tali fattispecie, essendo oggetto di possibili
condizionamenti, sono rimesse alla valutazione del CdA.
5.2
Operazioni di minore rilevanza
Le operazioni di minore rilevanza sono calcolate in via residuale, come differenza tra quelle di
maggiore rilevanza e quelle di importo esiguo come di seguito individuate.
semestrale o resoconto intermedio di gestione). Per le banche è il rapporto tra il controvalore dell’operazione e il
patrimonio di vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto).
Se le condizioni economiche dell’operazione sono determinate, il controvalore dell’operazione è:
i) per le componenti in contanti, l’ammontare pagato alla/dalla controparte contrattuale;
ii) per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla data dell’operazione, in
conformità ai principi contabili internazionali adottati con Regolamento (CE) n.1606/2002;
iii) per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l’importo massimo erogabile.
Se le condizioni economiche dell’operazione dipendono in tutto o in parte da grandezze non ancora note, il
controvalore dell’operazione è il valore massimo ricevibile o pagabile ai sensi dell’accordo.
b) Indice di rilevanza dell’attivo: è il rapporto tra il totale attivo dell’entità oggetto dell’operazione e il totale attivo
della società. I dati da utilizzare devono essere tratti dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se
redatto) dalla società; ove possibile, analoghi dati devono essere utilizzati per la determinazione del totale dell’attivo
dell’entità oggetto dell’operazione.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che hanno effetti sull’area di consolidamento,
il valore del numeratore è il totale attivo della partecipata, indipendentemente dalla percentuale di capitale oggetto
di disposizione.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che non hanno effetti sull’area di
consolidamento, il valore del numeratore è:
i) in caso di acquisizioni, il controvalore dell’operazione maggiorato delle passività della società acquisita
eventualmente assunte dall’acquirente;
ii) in caso di cessioni, il corrispettivo dell’attività ceduta.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di altre attività (diverse dall’acquisizione di una partecipazione), il valore
del numeratore è:
i) in caso di acquisizioni, il maggiore tra il corrispettivo e il valore contabile che verrà attribuito all’attività;
ii) in caso di cessioni, il valore contabile dell’attività.
c) Indice di rilevanza delle passività: è il rapporto tra il totale delle passività dell’entità acquisita e il totale attivo
della società. I dati da utilizzare devono essere tratti dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se
redatto) dalla società; ove possibile, analoghi dati devono essere utilizzati per la determinazione del totale delle
passività della società o del ramo di azienda acquisiti.
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5.3
Operazioni di importo esiguo
Le disposizioni concernenti l’iter deliberativo, come di seguito specificate, non si applicano alle
operazioni di importo esiguo per tali intendendosi quelle il cui controvalore non eccede il limite
di 250.000 Euro.
In caso di operazioni tra loro omogenee ovvero realizzate in esecuzione di un disegno unitario
compiute nel corso dell'esercizio con uno stesso soggetto collegato, la Banca cumula il loro
valore ai fini del calcolo della soglia di esiguità.
5.4
Operazioni ordinarie
Si considerano ordinarie le operazioni di minore rilevanza rientranti nell’ordinario esercizio
dell’attività operativa3 e della connessa attività finanziaria della banca e concluse a condizioni
equivalenti a quelle di mercato o standard.
Nel definire tali operazioni, è necessario considerare la riconducibilità dell’operazione all’attività
ordinaria, l’oggettività delle condizioni, la semplicità dello schema contrattuale, la contenuta
rilevanza quantitativa, la tipologia della controparte.
In considerazione della summenzionata definizione sono pertanto classificabili come ordinarie
le operazioni che abbiano contestualmente le seguenti caratteristiche:
−
−
di minore rilevanza, come definita precedentemente;
rientranti nell’ordinario esercizio dell’attività operativa e della connessa attività
finanziaria; sono considerate “ordinarie”, quelle operazioni attinenti l’attività tipica
bancaria ai sensi del D. Lgs. n. 385/1993 (art. 10 T.U.B.).
Non possono essere considerate ordinarie invece tutte quelle operazioni che non sono
attinenti all’attività bancaria a carattere di impresa quali: acquisto, alienazione e permuta
di immobili e diritti immobiliari, costruzione di unità immobiliari, assunzione e cessione
di partecipazioni, operazioni di fusione, consulenza attiva in materia di corporate
finance ed ogni altra operazione il cui carattere di ordinarietà non può essere dimostrato
e documentato in modo oggettivo.
La documentazione comprovante la classificazione di “ordinarietà” dell’operazione
deve essere allegata alla delibera cui si riferisce e archiviata a cura della Funzione
Aziendale proponente l’operazione4.
3
La Comunicazione Consob DEM/10078683 del 24 settembre 2010, avente ad oggetto indicazioni ed orientamenti
per l’applicazione delle disposizioni regolamentari in materia di parti correlate, prevede che la nozione di “attività
operativa” indica l’insieme delle principali attività generatrici di ricavi della società e di tutte le altre attività di
gestione che non siano classificabili come “di investimento” o “finanziarie”. In positivo la nozione raccoglie le
operazioni che rientrano nelle attività che contribuiscono a generare le componenti principali del “fatturato”.
4
Per “Funzione Aziendale proponente l’operazione” si intende la Funzione responsabile di analizzare l’operazione
e di proporla all’approvazione dell’organo competente. Per l’individuazione dell’organo proponente si fa riferimento
a quanto stabilito dai Regolamenti Interni e Poteri Delegati.
11
−
concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard, intendendosi per tali
le condizioni analoghe a quelle usualmente praticate nei confronti di parti non correlate
per operazioni di corrispondente natura, entità e rischio, ovvero basate su tariffe
regolamentate o prezzi imposti ovvero quelle praticate a soggetti con cui la Società sia
obbligata per legge a contrarre a un determinato corrispettivo. Si considerano condizioni
di mercato o standard quelle che sono delegate in via ordinaria alle strutture
organizzative interne e riportate in dettaglio nell’ambito dei Regolamenti Interni e Poteri
Delegati. I prodotti assicurativi a catalogo sono tutti negoziati a condizioni di mercato o
standard in quanto non è prevista la possibilità di deroga agli schemi contrattuali in uso.
Fanno eccezione i prodotti fuori catalogo costruiti ad hoc per singole controparti.
Tutto ciò che non è compreso nella definizione è da considerarsi non “di mercato”.
Le operazioni ordinarie come sopra definite sono deliberate dagli Organi competenti secondo
quanto previsto dallo Statuto e dalle disposizioni in materia di deleghe operative.
La delibera di approvazione di una operazione “ordinaria” deve contenere elementi che
comprovino, in riferimento ai criteri formalizzati in via preventiva dalla Banca, la natura
ordinaria dell’operazione, l’oggettività delle condizioni, la semplicità dello schema economico
contrattuale, la dimensione, la natura di controparte, la tempistica e tutte le eventuali ulteriori
considerazioni ritenute opportune per la valutazione dell’operazione.
La classificazione dell’operazione come ordinaria deve essere adeguatamente documentata ed
archiviata.
Con cadenza trimestrale, il Nucleo Segreteria elabora e trasmette al Consiglio di
Amministrazione e al Collegio Sindacale un’informativa ex post sulle operazioni concluse, su
base aggregata, al fine di fornire un adeguato monitoraggio su tali operazioni ai fini di eventuali
interventi correttivi.
6. Il processo di gestione delle operazioni con soggetti collegati
Il processo di gestione delle operazioni con soggetti collegati si articola nelle seguenti fasi:
−
−
−
−
verifica soggetto collegato;
verifica limiti di rischio;
classificazione dell’operazione;
deliberazione.
Si descrivono di seguito le attività previste per le diverse fasi.
6.1
Verifica soggetto collegato
A prescindere dalla tipologia di operazione in corso, la Funzione Aziendale proponente verifica
se la controparte è un soggetto collegato, rispetto al quale risulta da applicare la disciplina interna
in materia di attività di rischio e operazioni con soggetti collegati.
12
6.2
Verifica limiti di rischio
Nel processo istruttorio, la Funzione Aziendale proponente verifica preventivamente se l’attività
di rischio nei confronti del soggetto collegato non supera i limiti massimi definiti.
6.3
Classificazione dell’operazione
Nel caso di operazioni che rispettano i limiti prudenziali ovvero per le quali non è prevista la
verifica dei limiti di rischio, la Funzione Aziendale proponente:
a) verifica se l’operazione ricada nell’ambito di applicazione dell’art. 136 del TUB,
accertando, se il soggetto collegato risulti rilevante anche ai fini di tale articolo;
b) contestualmente constata se l’operazione è di minore o maggiore rilevanza, anche in
considerazione di eventuali cumuli con altre operazioni omogenee ovvero realizzate in
esecuzione di un disegno unitario, compiute nel corso dell’esercizio con uno stesso
soggetto collegato;
c) in caso l’operazione non rientri nell’ambito di applicazione dell’art. 136 del TUB e non
sia di maggiore rilevanza, verifica se l’operazione possa essere considerata “esigua” e
pertanto esente dall’applicazione degli iter deliberativi previsti;
d) nel caso in cui l’operazione non sia esigua, verifica che tale operazione possa essere
considerata ordinaria secondo i criteri disciplinati nel par. 5.4 e pertanto anch’essa
esente dall’applicazione degli iter deliberativi previsti.
6.4
Deliberazione
La Funzione Aziendale proponente ha l’onere di informare il Direttore Generale/Amministratore
Delegato, anche attraverso il Nucleo Segreteria sulla necessità di attivare le procedure
deliberative, in caso di operazioni assoggettabili ai presidi, e di predisporre tutta la
documentazione necessaria indicando:
- il cliente/la controparte e la natura della correlazione;
- le modalità esecutive dell’operazione;
- il tipo di operazione (se di minore o maggiore rilevanza e se si tratta di una delibera quadro);
- i termini e le condizioni, temporali ed economiche, per il compimento dell’operazione;
- il procedimento valutativo seguito;
- la convenienza e le motivazioni sottese all’operazione;
- gli eventuali rischi derivanti dalla realizzazione dell’operazione.
13
La Funzione Aziendale proponente, raccolte le informazioni di cui sopra, redige un documento
di istruttoria da sottoporre al CdA, anche avvalendosi delle fonti informative disponibili interne
ed esterne (info provider), nonché di eventuali ulteriori informazioni acquisibili da altre
Aree/Funzioni Aziendali.
La deliberazione avviene nel seguente modo:
a) gli amministratori indipendenti esprimono un parere preventivo e motivato sull’interesse della
società al compimento dell’operazione nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale
delle relative condizioni all’organo competente, per legge o per statuto, a deliberarla. In caso di
parere negativo o condizionato a rilievi formulati, la delibera fornisce analitica motivazione delle
ragioni per cui essa viene comunque assunta e puntuale riscontro alle osservazioni formulate
dagli amministratori indipendenti;
b) la delibera fornisce adeguata motivazione in merito a:
b1) l’opportunità e la convenienza economica dell’operazione per la banca;
b2) le ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico-contrattuali e
di altri profili caratteristici dell’operazione, rispetto a quelli standard o di mercato;
elementi idonei a supporto di tale motivazione devono risultare dalla documentazione a
corredo della delibera;
In caso di operazioni di maggiore rilevanza:
- la deliberazione è assunta dal Consiglio di amministrazione, salvo che la legge o lo statuto ne
attribuiscano la competenza all’assemblea;
- in caso di parere negativo o condizionato a rilievi da parte degli amministratori indipendenti, è
richiesto un parere preventivo anche all’organo con funzione di controllo a cui viene resa congrua
informativa - nei tempi e nei contenuti - sull’operazione.
- le operazioni compiute sulle quali gli amministratori indipendenti o l’organo con funzione di
controllo hanno reso pareri negativi o formulato rilievi sono portate, almeno annualmente, a
conoscenza dell’assemblea dei soci.
Qualora l’operazione venga classificata come di maggiore o minore rilevanza, o qualora rientri
nel perimetro ex art. 136 TUB, viene sottoposta al CdA.
Le residuali operazioni, seguono il normale iter disciplinato nell’ambito della normativa di
processo della Banca a seconda della tipologia di operazione in oggetto e dei poteri delegati.
In caso di categorie di operazioni omogenee e sufficientemente determinate, possono essere
previste delibere-quadro per la cui assunzione si deve tenere conto del prevedibile ammontare
massimo delle operazioni oggetto della delibera, cumulativamente considerate. Le singole
operazioni compiute a valere su tali delibere-quadro non sono assoggettate alle regole previste
nei paragrafi precedenti.
14
Le delibere quadro sono comunque portate in approvazione al CdA e non possono coprire un
periodo di tempo superiore ad un anno. Esse riportano tutti gli elementi informativi prevedibili
delle operazioni a cui fanno riferimento.
Sull’attuazione delle delibere-quadro deve essere data completa informativa, almeno trimestrale,
all’organo con funzione di supervisione strategica.
Ove un’operazione, seppur inizialmente riconducibile ad una delibera quadro, non rispetti i
requisiti di specificità, omogeneità e determinatezza alla base della delibera stessa non può essere
compiuta in esecuzione di quest’ultima; a tale operazione si applicano pertanto le regole stabilite
in via generale per ciascuna operazione con soggetti collegati.
7. Il livello di propensione al rischio
La propensione al rischio complessiva è definita dalla Banca in termini di misura massima delle
attività di rischio verso soggetti collegati ritenuta accettabile in rapporto al patrimonio di
vigilanza, con riferimento alla totalità delle attività di rischio verso la totalità dei soggetti
collegati.
Tale livello viene definito periodicamente (ovvero annualmente) con delibera del Consiglio di
Amministrazione considerando l’andamento dell’incidenza di tali attività di rischio sui Fondi
Propri della Banca e si affianca ai limiti prudenziali previsti dalla normativa.
Si riporta nella tabella seguente una sintesi dei limiti normativi sulle operazioni con soggetti
collegati.
Esponenti
aziendali
Partecip. di contr o infl. Altri partecip./sogg. div. dai
notevole
partecip.
Sogg. controllati o infl. notevole
Parti correlate non finanziarie
5%
75%
15%
Altre parti correlate
5%
7,5%
10%
20%
In caso di superamento dei limiti prudenziali nei confronti di un gruppo di soggetti collegati è
vietata la concessione di nuove attività di rischio, né tanto meno sono consentiti sconfinamenti.
15
8. I processi di controllo
8.1
Il sistema dei controlli interni
Le Funzioni di controllo di secondo livello – Funzione Risk Management, Funzione di
Compliance e Antiriciclaggio - e terzo livello – Funzione Internal Audit - collaborano
rispettivamente con gli Organi Aziendali e, in particolare, con il Consiglio di Amministrazione,
ciascuna secondo le rispettive competenze, per assicurare l’adeguatezza e la rispondenza del
presente Regolamento alla Circolare 263 e il corretto funzionamento del Regolamento stesso.
In particolare:
- La Funzione Risk Management: cura la misurazione dei rischi sottostanti alle relazioni con
soggetti collegati e verifica il rispetto dei limiti assegnati nell’ambito del livello di propensione
al rischio definito dalle politiche della Banca;
- La Funzione Compliance e Antiriciclaggio: verifica l’esistenza e l’affidabilità nel continuo di
procedure e sistemi idonei ad assicurare il rispetto degli obblighi normativi e di quelli stabiliti
dalla regolamentazione interna, richiedendo, ove necessario, la modifica/integrazione dei
processi in essere;
- La Funzione Internal Audit: verifica, con frequenza almeno annuale, l’osservanza delle
politiche interne, segnala tempestivamente eventuali anomalie agli organi con funzioni di
controllo, riferisce agli organi di vertice della Banca circa l’esposizione complessiva ai rischi
derivanti dalle transazioni con soggetti collegati da altri conflitti d’interesse.
8.2
Superamento dei limiti
Il rispetto dei limiti prudenziali verso soggetti collegati deve essere assicurato in via continuativa.
Non sono consentite pertanto nuove operazioni che conducono al superamento dei singoli limiti
prudenziali, nonché del livello complessivo di attività di rischio a fronte della totalità dei soggetti
collegati.
Qualora per cause indipendenti da volontà o colpa della Banca uno o più limiti previsti per le
attività di rischio siano superati, esse devono essere ricondotte nei limiti nel più breve tempo
possibile. A tal fine, la Banca predispone un piano di rientro.
La Funzione Risk Management collabora con il Direttore Generale/Amministratore Delegato
nella predisposizione del piano di rientro. Esso dovrà essere approvato dal Consiglio di
Amministrazione su proposta del Direttore Generale/Amministratore Delegato, sentito il
Collegio Sindacale.
In caso di superamento dei limiti previsti per le attività di rischio, il relativo piano di rientro è
trasmesso dal Nucleo Segreteria alla Banca d’Italia entro 20 giorni dall’approvazione, unitamente
ai verbali recanti le deliberazioni degli Organi aziendali.
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Fino a quando il rientro dei limiti non risulta ristabilito ad integrazione delle iniziative previste
dal piano di rientro si tiene conto delle eccedenze nel processo di determinazione del capitale
interno (ICAAP).
9. I flussi informativi
Il Nucleo Segreteria fornisce agli organi aziendali e alle funzioni aziendali di controllo una
informativa trimestrale sulle operazioni concluse e sulle loro principali caratteristiche.
Nel rispetto delle disposizioni della Circolare Banca d’Italia n. 263/2006, è prevista la
predisposizione della reportistica contenente il dettaglio delle operazioni con soggetti collegati
distinte per tipologia di classificazione delle operazioni (ordinarie, di maggiore e minore
rilevanza, etc.) e indicante eventuali delibere assunte con parere negativo da parte degli
amministratori indipendenti o il Collegio Sindacale, da inviare almeno annualmente
all’Assemblea dei Soci.
Il Direttore Generale/Amministratore Delegato cura, con il contributo della Nucleo Segreteria, la
produzione della reportistica che deve contenere:
−
−
−
dati aggregati delle operazioni ordinarie compiute nell’esercizio, inviati
all’Amministratore Indipendente/Amministratori Indipendenti con frequenza almeno
annuale, per consentire un adeguato monitoraggio ai fini di eventuali interventi
correttivi;
dettaglio delle operazioni di minore rilevanza concluse nel corso del trimestre di
riferimento, predisposto sulla base delle informazioni provenienti dai singoli organi
deliberanti, inviato trimestralmente al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio
Sindacale;
operazioni deliberate da parte del Direttore Generale/Amministratore Delegato a favore
del cosiddetto “personale più rilevante”, trasmesso con cadenza trimestrale
all’Amministratore Indipendente/Amministratori Indipendenti e al Consiglio di
Amministrazione.
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