Il dirigente preposto nei rapporti con gli organi sociali

7/2012
Note e Studi
Il dirigente preposto nei rapporti con gli organi sociali
Leonardo Benvenuto
Il dirigente preposto nei rapporti con gli organi sociali
7/2012
Introduzione*
Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari è una figura
introdotta dalla c.d. legge sulla tutela del risparmio1 all’interno di un più ampio ventaglio
di misure dirette a rafforzare l’attendibilità dell’informazione al pubblico di natura
finanziaria, in risposta agli scandali finanziari dei primi anni 20002.
La disciplina originaria si ispirava alla legislazione degli Stati Uniti d’America del
Sarbanes Oxley Act la quale impone obblighi di certificazione della verità e correttezza
dei conti annuali e trimestrali a carico del principal executive officer e del principal
financial officer3.
Successivamente il principio di imporre obblighi di attestazione delle persone
responsabili presso le imprese dei documenti contabili (e in particolare dei bilanci e
delle relazioni finanziarie semestrali) a cui si connette un regime di responsabilità è
entrato a far parte dell’acquis comunitario in materia di diritto delle società quotate.
La direttiva Transparency4 prevede, infatti, a carico degli emittenti quotati l’obbligo di
pubblicare la c.d. relazione finanziaria annuale e la c.d. relazione finanziaria
semestrale. Si tratta di documenti composti da una serie di atti tra cui, oltre al bilancio e
alla relativa relazione di gestione, le attestazioni “delle persone responsabili presso
l'emittente, i cui nomi e le cui funzioni sono chiaramente indicati, certificanti che, a
* Rielaborazione della relazione presentata al Convegno Optime del 30 maggio 2012 sul dirigente
preposto
1
Si tratta della legge 28 dicembre 2005, n. 262, successivamente modificata dal decreto legislativo 29
dicembre 2006, n. 303 che ha introdotto nel testo unico della finanza il nuovo articolo 154bis.
2
La dottrina si è ampiamente interessata dell’argomento. V. L. De Angelis, Il dirigente preposto alla
redazione dei documenti contabili societari, in Le società, 2006, pag. 401; M. Irrera, Il dirigente preposto
alla redazione dei documenti contabili nella legge sulla tutela del risparmio e nel decreto correttivo, in Giur.
Comm. 2007, I, pag. 484; D. Vattermoli, Documenti contabili societari, in A. Nigro V. Santoro (a cura di),
La tutela del risparmio, Torino, 2007, pag. 270; M. Innocenti, Collegio sindacale e dirigente preposto alla
redazione dei documenti contabili societari, in AAVV, Il collegio sindacale, Milano, 2007, pag. 347; R.
Rordorf, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, in Le società, 2007, pag.
1205; S. Fortunato, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nel sistema dei controlli
societari, in Le società 2008, pag. 401; P. Manes, Prime considerazioni sulla responsabilità del dirigente
preposto alla redazione dei documenti contabili societari, in Contratto impresa 2008, pag. 1119; G.
Strampelli, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nella governance societaria, in
AAVV, Amministrazione e controllo nel diritto delle società, Torino, 2010, pag. 535; B. Francone, Il
dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili, in RDS 2011, pag. 170.
3
Circolare Assonime n. 12 del 2006, pag. 50.
4
Si tratta della direttiva 2004/109/CE del 15 dicembre 2004 sull’armonizzazione degli obblighi di
trasparenza riguardanti le informazioni sugli emittenti i cui valori mobiliari sono ammessi alla negoziazione
in un mercato regolamentato.
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quanto loro consta, il bilancio redatto in conformità della serie di principi contabili
applicabile fornisce un quadro fedele delle attività e passività, della situazione
patrimoniale, degli utili o delle perdite dell'emittente e dell'insieme delle imprese incluse
nel consolidamento e che la relazione sulla gestione comprende un'analisi attendibile
dello sviluppo e dell'andamento economico nonché della situazione dell'emittente e
dell'insieme delle imprese incluse nel consolidamento, unitamente alla descrizione dei
principali rischi e incertezze a cui sono confrontati”. La stessa direttiva obbliga gli Stati
membri ad assicurare l’applicazione delle disposizioni in materia di responsabilità per
le informazioni da rendere pubbliche anche alle persone responsabili presso gli
emittenti.
Secondo la ricostruzione comune in dottrina5, la legge sulla tutela del risparmio non ha
introdotto una nuova figura nell’organizzazione dell’impresa ma ha dato uno specifico
rilievo giuridico esterno ad una posizione già prevista negli organigrammi delle
organizzazioni aziendali di maggiore complessità. Si tratta della figura apicale di quella
parte della struttura amministrativa della società dedicata alla elaborazione dei
documenti contabili.
A tale figura il legislatore attribuisce un rilievo giuridico esterno prevedendo che essa
sia chiamata a svolgere per legge determinati compiti ai quali si collega un regime di
responsabilità.
In base all’articolo 154bis del Testo unico della finanza (d’ora in poi Tuf), sono affidati
al dirigente preposto due ordini di compiti. Compiti di natura organizzativa consistenti
nella predisposizione di adeguate procedure amministrativo-contabili per la formazione
del bilancio di esercizio, del bilancio consolidato e di ogni altra comunicazione di
carattere finanziario. Compiti di natura “certificativa” consistenti nelle attestazioni di
“attendibilità” relative ai bilanci e nelle attestazioni di corrispondenza delle
comunicazioni di natura contabile diffuse al mercato con il sistema complessivo delle
scritture contabili.
In connessione con questi compiti, si prevede l’applicazione ai dirigenti preposti della
disciplina in materia di responsabilità civile prevista per gli amministratori. Si sono
infine modificate alcune norme in tema di reati penali societari, comprendendo tra i
soggetti attivi del reato anche il dirigente preposto, tra cui, in particolare, il reato di false
5
V. per tutti G. Strampelli, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nella governance
societaria, cit., pag. 538.
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comunicazioni sociali6, di infedeltà a seguito di dazione o promessa di utilità7, di
ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza8.
L’introduzione di questa figura nel nostro ordinamento sconta due ordini di difficoltà di
carattere generale.
La prima difficoltà è legata alla sua fonte di ispirazione. La disciplina trova infatti la sua
matrice di riferimento nella section 302 della Sarbanes Oxley Act la quale impone
l’obbligo, a carico del principal executive officer e del principal financial officer, di
dichiarare che i conti annuali e le dichiarazioni periodiche non contengono inesattezze
o omissioni e le informazioni riflettono l’andamento economico e finanziario
dell’impresa. Questa impostazione ha un suo specifico senso nell’ordinamento di
origine per il rilievo penale che vi assumono le false dichiarazioni e per il fatto che le
figure su cui gravano gli obblighi di attestazione rivestono di prassi anche il ruolo di
amministratori della società. L’aver trasposto il medesimo modello nel nostro
ordinamento determina delle indubbie difficoltà di adattamento, le quali nascono dal
fatto che il dirigente preposto è da noi un dipendente, se pure di vertice, dell’impresa e
le dichiarazioni false non hanno un autonomo rilievo penale.
La seconda difficoltà è invece specifica del nostro ordinamento e nasce dalla pluralità
di figure le quali partecipano a vario titolo alla gestione e al controllo dell’impresa.
Questa pluralità di soggetti porta a fenomeni di sovrapposizione tra le aree di controllo
e di duplicazione delle attività9. Per quanto riguarda in modo specifico i documenti
contabili, questa situazione rende difficoltoso individuare una coerente linea di
coordinamento tra le varie figure che partecipano alla produzione, elaborazione e
controllo dei bilanci e degli altri documenti contabili.
La natura delle attività richieste al dirigente preposto
Al fine di trovare una collocazione corretta al dirigente preposto nella trama dei rapporti
con gli altri soggetti che si occupano nelle società quotate di documenti contabili, il
punto da cui partire è l’individuazione della natura delle attività che la legge sulla tutela
del risparmio richiede sia esercitata dal dirigente preposto.
6
Articoli 2621 e 2622 c.c.
Articolo 2635 c.c.
8
Articolo 2638 c.c.
9
M. Bianchini C. Di Noia, Il reticolo dei controlli societari: lo stato dell’arte, in M. Bianchini C. Di Noia (a
cura di), I controlli societari, Milano, 2010, pag. 2.
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Il compito operativo fondamentale che viene richiesto al dirigente preposto è la
definizione di adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del
bilancio di esercizio, del bilancio consolidato e delle altre comunicazioni finanziarie.
Questa attività costituisce una parte della complessiva definizione dell’assetto
organizzativo, amministrativo e contabile dell’impresa. È quindi un compito che
appartiene all’area gestionale dell’impresa e rientra nella competenza esclusiva degli
amministratori10.
Questa attività non sembra però esaurire i compiti spettanti al dirigente preposto. Si
richiede infatti ad esso anche la redazione di una relazione nella quale si attesta:
l'adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure amministrative e contabili per la
formazione dei bilanci e delle altre comunicazioni finanziarie; la conformità dei
documenti contabili ai principi contabili internazionali; la corrispondenza dei documenti
contabili alle risultanze dei libri e delle scritture contabili; l'idoneità dei documenti
contabili a fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione
patrimoniale, economica e finanziaria dell'emittente e dell'insieme delle imprese incluse
nel consolidamento; il fatto che la relazione sulla gestione comprenda un'analisi
attendibile dell'andamento e del risultato della gestione, nonché della situazione
dell'emittente e dell'insieme delle imprese incluse nel consolidamento, unitamente alla
descrizione dei principali rischi e incertezze.
Le attestazioni richieste al dirigente preposto costituiscono la formalizzazione finale
dell’attività da esso posta in essere. Il rilascio di un’attestazione avente il contenuto
sopra indicato implica quindi lo svolgimento di un’attività a monte che non si esaurisce
nella predisposizione delle procedure amministrativo-contabili.
Il problema diventa a questo punto quale sia la natura del’attività che costituisce il
presupposto dell’attestazione. Questa attività non si qualifica come un’attività di
controllo su documenti predisposti da altri, come è invece quella posta in essere dal
collegio sindacale o dal revisore, ma sono attestazioni rese da parte di uno dei soggetti
che contribuisce in posizione apicale alla loro elaborazione. Per la dottrina queste
attestazioni sono forme di “autocertificazione, la cui importanza risiede nella formale
assunzione di responsabilità che comporta per il suo stesso autore”11. La stessa
relazione al progetto di legge sulla tutela del risparmio muove dalla considerazione che
il dirigente preposto partecipa alla redazione dei bilanci.
10
11
Cfr. articolo 2380bis c.c.
R. Rordorf, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, cit., pag. 1207.
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Secondo la dottrina12, il legislatore ha infatti istituzionalizzato il processo interno di
formazione del bilancio e di qualsiasi documento informativo di natura contabile. È la
struttura amministrativa della società, coordinata proprio dal direttore amministrativo,
che predispone il procedimento amministrativo contabile per la formazione del bilancio
e prepara il progetto di bilancio da presentare in consiglio.
In conclusione il dirigente preposto non esercita un’attività di controllo sul bilancio ma è
chiamato a partecipare alla sua elaborazione.
Se questa impostazione è corretta ne deriva che il dirigente preposto, nella filiera degli
organi e delle figure che, a vario titolo, intervengono nella elaborazione e verifica dei
documenti contabili, si colloca pienamente nell’alveo gestionale sotto la responsabilità
dell’organo amministrativo (e delle sue varie articolazioni), quale soggetto che
contribuisce ad elaborare i documenti contabili, in una posizione affatto diversa da
quella degli organi di controllo tra cui in particolare il collegio sindacale e il revisore
legale, i quali sono chiamati invece ad effettuare un’attività di verifica su atti o attività di
altri.
Il possibile punto debole di questa ricostruzione sulla natura dell’attività posta in essere
dal dirigente preposto, quale attività appartenente all’area gestoria, può essere
costituito da quella parte dell’attestazione inerente la relazione di gestione.
La dottrina13 attribuisce alla relazione di gestione una pluralità di funzioni e in
particolare quelle di illustrare l’andamento della gestione in termini qualitativi, di
rendere il conto dell’attività svolta dall’organo amministrativo e di illustrare in chiave
prospettica l’evoluzione della gestione. Si tratta di funzioni in cui il carattere “gestorio”
delle informazioni fornite ha un’assoluta preponderanza. La relazione sulla gestione è
quindi un documento proprio dell’organo amministrativo. Non è assolutamente chiaro in
questo quadro come si colloca l’attestazione del dirigente preposto sull’attendibilità di
tale documento e cioè se essa mantenga una funzione di attestazione per fatto proprio
oppure viri nel senso di un’attività di controllo su un atto altrui14.
12
L. De Angelis, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, cit., pag. 402.
V. da ultimo P. Balzarini, Dalla relazione degli amministratori alla relazione sulla gestione: è migliorata
l’informazione contabile?, in AAVV, Scritti giuridici per Piergaetano Marchetti, Milano, 2011, pag. 51.
14
La particolare problematicità che comporta, nel nostro ordinamento, la disciplina in materia di
attestazioni del dirigente preposto è stata sottolineata anche nel Note e studi Assonime n. 6/2011
(reperibile sul sito www.assonime.it) che avanza alcune proposte di riforma in materia di controlli societari.
Per quanto riguarda in particolare il dirigente preposto si propone l’eliminazione delle attestazioni.
13
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Le procedure amministrativo contabili che rientrano nell’area di competenza del
dirigente preposto
Una volta individuata la natura delle attività richieste al dirigente preposto, occorre
analizzare il contenuto specifico delle attività che il dirigente preposto è chiamato ad
esercitare in base alla legge.
Come detto, in base all’articolo 154bis del Tuf e alle indicazioni contenute nella
relazione al progetto di legge sulla tutela del risparmio, essi sono chiamati a elaborare
le procedure amministrativo-contabili per la predisposizione del bilancio di esercizio,
del bilancio consolidato e delle altre comunicazioni di carattere finanziario e
partecipano alla redazione di questi documenti15.
In materia di procedure amministrativo-contabili occorre chiarire qual’è l’area di
competenza del dirigente preposto.
Il dubbio nasce dal fatto che ogni fatto inerente la gestione sociale è astrattamente
suscettibile di produrre effetti sul bilancio, essendo questo il documento di sintesi
periodico chiamato a misurare in termini monetari i fatti di gestione.
Se quindi si intendesse ricomprendere tra le procedure amministrativo-contabili
predisposte dal dirigente preposto tutte quelle che governano fatti potenzialmente
generatori di effetti sul bilancio, ne deriverebbe che esso dovrebbe intervenire su ogni
procedura amministrativa dell’impresa. Si tenga presente, peraltro, che la norma non
richiede in senso generico un intervento del dirigente ma prevede che tale soggetto
predisponga adeguate procedure e ne verifichi l’effettiva applicazione.
Questa impostazione appare però contraria allo spirito della norma che intende
individuare uno strumento giuridico di garanzia specificatamente rivolta all’attendibilità
delle informazioni contabili e non duplicare le funzioni aziendali che intervengono nella
predisposizione e verifica dei vari segmenti che vanno a comporre l’assetto
amministrativo della società.
Del resto, anche sotto un profilo letterale, deve attribuirsi un significato differente alle
disposizioni che parlano di procedure amministrative in senso lato rispetto a quelle che,
come nel nostro caso, riguardano le procedure amministrative direttamente coinvolte
nella elaborazione dei bilanci e delle informative finanziarie infrannuali.
15
In questo senso si esprime la relazione al progetto di legge sulla tutela del risparmio.
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Si potrebbe quindi ricostruire l’area di intervento del dirigente preposto nella definizione
delle procedure amministrativo-contabili avendo come punto di riferimento le fasi di cui
si compone il processo di formazione del bilancio. Esse sono sintetizzabili nelle
modalità di contabilizzazione delle operazioni aziendali, nelle modalità di
classificazione delle operazioni, nella determinazione dei criteri di valutazione per la
rappresentazione della situazione aziendale e infine nelle modalità di esposizione della
situazione. In sostanza l’attività di predisposizione delle procedure amministrativocontabili governate dal dirigente preposto dovrebbe riguardare il sistema complessivo
delle scritture contabili, comprendendo le procedure di gestione dei documenti contabili
giustificativi dei fatti e operazioni aziendali (quali fatture e note di accredito o addebito),
le procedure di gestione dei libri contabili generali (quali, ad esempio, il libro giornale, il
libro mastro, il libro magazzino, il libro casa, il libro dei cespiti ammortizzabili), le
procedure di gestione delle scritture di assestamento.
Non rientrano invece nella sua competenza quelle procedure relative a fatti o atti che
possono avere un impatto sul bilancio ma non sono direttamente coinvolte nella
produzione del bilancio. Queste diverse procedure amministrative rientrano sotto la
competenza e responsabilità di altre funzioni aziendali.
È evidente come l’aver circoscritto in questo modo l’ambito di operatività del dirigente
preposto produce effetti anche in ordine alla possibile sfera di estensione della
responsabilità, la quale è per definizione limitata “ai compiti loro spettanti”.
Il sistema trova un suo punto di equilibrio considerato che un adeguato assetto
organizzativo, amministrativo e contabile della società impone un sistema di flussi
informativi interni che vadano ad implementare le scritture contabili. Le informazioni
veicolate attraverso i flussi informativi devono essere verificate da chi è nell’impresa il
titolare della loro gestione. Si deve quindi ritenere che spetti agli organi delegati
predisporre un assetto organizzativo che preveda un flusso informativo interno che
integri il sistema delle scritture contabili. Spetterà ad ogni responsabile dei flussi
informativi attestare la correttezza dell’informazione trasmessa.
La partecipazione del dirigente preposto all’attività di formazione del bilancio
Passiamo ora ad esaminare l’attività del dirigente preposto di partecipazione alla
redazione del bilancio.
Come abbiamo visto, una tale attività costituisce il presupposto che giustifica il rilascio
delle attestazioni. Al riguardo è da rammentare come l’intervento del dirigente
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preposto in sede di redazione del bilancio è preso in considerazione anche in seno al
Codice di autodisciplina delle società quotate. Il Codice di autodisciplina afferma infatti
che il dirigente preposto valuta unitamente al Comitato controllo e rischi (che è uno dei
comitati in cui articola il consiglio di amministrazione) il corretto utilizzo dei principi
contabili e, nel caso di gruppi, la loro omogeneità ai fini del consolidato16.
Secondo la dottrina17 il ruolo che il legislatore assegna al dirigente preposto in questo
ambito prende atto della prassi aziendale che vede il progetto di bilancio predisposto in
prima battuta dalla struttura amministrativa della società, che è coordinata proprio dal
direttore amministrativo.
Un primo orientamento18 ritiene che il ruolo svolto dal dirigente preposto nella
formazione del bilancio è diverso da quello assegnato all’organo amministrativo.
L’organo amministrativo assume una responsabilità piena e completa sul bilancio e
sugli altri documenti contabili, anche per quanto attiene alla loro elaborazione
materiale, senza che rilevi una sua effettiva partecipazione ad ogni fase. Il dirigente
preposto è invece chiamato ad instaurare e ad applicare correttamente un’adeguata
procedura per la predisposizione dei bilanci e delle comunicazioni finanziarie nonché a
verificare la corrispondenza dei dati contenuti nei documenti alle risultanze dei libri e
delle scritture contabili. Secondo questa impostazione, l’area di competenza del
dirigente preposto riguarda la fase di elaborazione dei dati ma non quella valutativa
che è invece riservata in via esclusiva agli amministratori.
Per altra opinione19 invece l’attività del dirigente preposto nel processo di definizione
del bilancio non può ritenersi limitata alla sfera della rilevazione contabile. Una tale
limitazione non convince già sul piano sostanziale considerata la prassi prevalente che
vede il direttore amministrativo preparare la prima bozza di progetto di bilancio.
L’elemento che appare decisivo è, però, il dato normativo. In base all’articolo 154bis
del Tuf il dirigente preposto è chiamato ad attestare che i documenti contabili siano
conformi ai principi contabili internazionali e siano idonei a fornire una
16
Codice autodisciplina criterio applicativo 7.C.2 (versione dicembre 2011).
M. Irrera, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nella legge sulla tutela del
risparmio e nel decreto correttivo, cit., pag. 501.
18
L. De Angelis, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili, cit., pag. 406; così anche P.
Manes, Prime considerazioni sulla responsabilità del dirigente preposto alla redazione dei documenti
contabili societari, cit., pag. 1129; B. Francone, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili,
cit., pag. 177.
19
G. Strampelli, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nella governance societaria,
cit., pag. 551.
17
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rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e
finanziaria. Come detto, anche il Codice di autodisciplina assegna al dirigente preposto
un ruolo significativo la dove prevede che esso valuti unitamente al Comitato controllo
e rischi il corretto utilizzo dei principi contabili e, nel caso di gruppi, la loro omogeneità
ai fini del consolidato.
Si è sottolineato in dottrina20 come queste indicazioni pongono un problema sul ruolo
che oggi assumono gli amministratori in merito alla redazione del bilancio.
Questo punto è particolarmente delicato. È indubbio che il dato letterale della
disposizione in tema di “attestazione” assegna al dirigente preposto un ruolo che non
sembra possa considerarsi limitato alla fase di elaborazione dei dati che confluiscono
nel bilancio. Se però il dirigente preposto interviene su tutti i profili che portano alla
formazione del bilancio si pone un problema di concorrenza con l’organo
amministrativo. Tale questione è delicata non tanto per la necessità di un raccordo tra
organo amministrativo e dirigente preposto e per i meccanismi operativi diretti a
superare eventuali diversità di vedute (su cui infra) quanto per il ruolo che il bilancio
riveste nella dinamica della vita societaria.
Il bilancio ha quale funzione fondamentale quella di rappresentare in modo oggettivo la
situazione patrimoniale, economica e finanziaria della società. All’interno di questo
assunto però la discrezionalità tecnica riconosciuta al redattore del bilancio consente a
questo documento di riflettere anche le scelte effettuate in sede di gestione alla luce
degli obiettivi di tipo economico-imprenditoriali. Questo profilo si accentua per i bilanci
redatti in base ai principi contabili internazionali che mirano a fornire un’informazione
sulle prospettive reddituali e finanziarie della società. Lo stesso bilancio assume poi
anche la funzione di rendiconto della gestione da parte degli amministratori ai soci.
Proprio questa particolare natura del bilancio ne giustifica la disciplina del codice civile
che lo configura come un atto la cui redazione è di competenza esclusiva di tutti i
componenti dell’organo amministrativo, senza che sia ammissibile una delega di
funzioni21. È sempre questa prospettiva che sta alla base dell’indirizzo dottrinario22
secondo cui il bilancio è un atto degli amministratori non modificabile dall’assemblea.
20
B. Francone, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili, cit., pag. 177.
Cfr. artt. 2381, comma 4, e 2423 c.c.
22
Cfr. G. Ferri, Le società, in Trattato Vassalli, Torino, 1987, pag. 758; B. Libonati, Formazione del bilancio
e destinazione degli utili, Camerino, 1987, pag. 32 ss.
21
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Ciò detto, appare difficile individuare il ruolo che il dirigente preposto svolge in ordine a
quelle fasi di costruzione del bilancio che dovrebbero appartenere, sotto un profilo
giuridico, alla competenza degli amministratori, quali titolari esclusivi del potere di
gestione. In altre parole, se anche la disciplina muove dalla prassi che vede la figura
responsabile del settore amministrativo e finanziario partecipare di fatto pienamente
alla preparazione del bilancio e intende assoggettare queste figure ad un regime di
responsabilità, l’imputabilità giuridica di tali atti e la connessa responsabilità
dovrebbero comunque spettare in via esclusiva agli amministratori, in quanto titolari
esclusivi del potere di gestione.
Rapporti con le varie articolazioni dell’organo amministrativo
Il dirigente preposto si pone al centro di una rete di organi e figure le quali, a vario
titolo, intervengono nelle fasi di elaborazione, produzione e verifica dei documenti
contabili.
Il sistema dei rapporti deve essere ricostruito distinguendo la posizione dell’organo
amministrativo nelle sue varie articolazioni e cioè consiglio di amministrazione,
amministratori delegati e Comitato controllo e rischi da quella dei soggetti che
intervengono sulle procedure amministrative contabili e sui bilanci con funzione di
controllo (collegio sindacale, revisore legale).
Per quanto riguarda poi i rapporti con le varie articolazioni dell’organo amministrativo,
occorre tenere presente le diverse funzioni svolte dai vari soggetti. Il dirigente preposto
interviene sul ciclo completo di produzione delle informazioni contabili a partire dalle
procedure amministrativo-contabili per la produzione dei dati che confluiscono nel
bilancio fino alla preparazione della bozza di bilancio. Le articolazioni dell’organo
amministrativo invece svolgono funzioni diverse nelle diverse fasi di produzione del
bilancio.
Si può distinguere al riguardo tra il momento della definizione delle procedure
amministrativo contabili e la redazione del bilancio.
In base all’articolo 2381 c. c., mentre gli amministratori delegati curano l’assetto e
quindi propongono e pongono in essere l’assetto organizzativo, amministrativo e
contabile, il consiglio di amministrazione valuta l’assetto e cioè ne esprime un giudizio
di merito sulla sua idoneità ai fini di un corretto svolgimento della funzione gestoria.
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In sintesi, gli assetti amministrativo-contabili direttamente funzionali alla produzione del
bilancio (che sono un segmento del complessivo assetto organizzativo, amministrativo
e contabile) sono predisposti dal dirigente preposto, sono formalmente adottati dagli
amministratori delegati e sono valutati nel merito dal consiglio di amministrazione.
Nella dialettica tra consiglio e organi delegati, come ben sottolineato in dottrina23, il
dirigente preposto si colloca al fianco degli organi delegati concorrendo a definire la
struttura amministrativa e contabile e a garantire i flussi informativi verso il consiglio di
amministrazione. In particolare, il dirigente preposto è chiamato dal legislatore a
definire le procedure amministrativo contabili sulla base di scelte che devono essere
condivise con gli organi delegati24.
Nel caso di contrasto di posizioni nelle scelte sulle procedure amministrative e contabili
per la formazione dei bilanci e delle altre comunicazioni finanziarie, secondo la
dottrina25, la posizione di sovraordinazione dell’organo delegato rispetto al dirigente
preposto induce a ritenere che prevalga la scelta del primo.
Per quanto riguarda i rapporti con il consiglio di amministrazione, l’articolo 154 bis del
Tuf si preoccupa di precisare che il consiglio di amministrazione è tenuto a vigilare
affinché il dirigente preposto disponga di adeguati mezzi e poteri per lo svolgimento dei
compiti assegnati ed è tenuto a verificare il concreto rispetto delle procedure
amministrative e contabili dallo stesso definite.
Per la dottrina26 questi compiti costituiscono una specificazione del dovere generale di
valutare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile
dell’impresa.
Si pone il problema se la determinazione dei mezzi e dei poteri spettanti al dirigente
preposto possa essere affidata dal consiglio di amministrazione agli organi delegati. Il
termine “vigilanza” utilizzato dalla norma sembra deporre in senso favorevole a questa
23
G. Strampelli, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili
cit., pag. 541.
24
G. Strampelli, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili
cit., pag. 541.
25
M. Irrera, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili
risparmio e nel decreto correttivo, cit., pag. 498.
26
G. Strampelli, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili
cit., pag. 541.
nella governance societaria,
nella governance societaria,
nella legge sulla tutela del
nella governance societaria,
12
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soluzione27. Essa non sembra peraltro comportare rischi significativi ai fini dell’efficacia
dell’azione dei dirigenti preposti. Una eventuale delega da parte del consiglio di
amministrazione agli amministratori esecutivi di definire mezzi e poteri del dirigente
preposto non esime infatti il consiglio stesso dall’obbligo di vigilare sulla loro
adeguatezza e implica un potere di intervento nel caso di valutazione negativa. Vi è
comunque chi ritiene più opportuno, al fine di garantire una maggiore indipendenza del
dirigente preposto, che sia l’organo gestorio nella sua interezza a regolare mezzi e
poteri del dirigente28.
Affinché il consiglio assolva questo dovere di vigilanza sull’adeguatezza dei mezzi e
poteri del dirigente preposto, si impone, per la dottrina, la necessità di strutturare uno
specifico flusso informativo diretto tra esso e il consiglio di amministrazione, che può
assumere la forma una relazione scritta o orale29.
Una diversa linea di pensiero30 è quella che riporta invece il tema dei rapporti tra
consiglio e dirigente preposto, in tema di predisposizione delle procedure, all’interno
della ripartizione di competenza tra organi delegati e consiglio. In questa visione il
dirigente preposto opera in un’area di diretta spettanza dell’amministratore delegato e
a questo risponde. La vigilanza del consiglio di amministrazione si svolge nel quadro
disegnato dall’articolo 2381 c. c. vale dire sulla base delle informazioni ricevute dagli
organi delegati, salvo l’obbligo (per agire in modo informato) di chiedere le eventuali
informazioni suppletive.
La redazione del progetto di bilancio, come noto, è una competenza esclusiva del
consiglio di amministrazione che non può essere oggetto di delega.
Il Codice di autodisciplina31 richiede però alle società quotate di istituire, all’interno del
consiglio di amministrazione, il c.d. Comitato controllo e rischi al fine di supportare le
decisioni del consiglio stesso relative al sistema di controllo interno e di gestione dei
rischi nonché alle decisioni in merito all’approvazione delle relazioni finanziarie
periodiche. Il Comitato controllo e rischi valuta, unitamente al dirigente preposto, il
27
S. Fortunato, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nel sistema dei controlli
societari, cit., pag. 403.
28
S. Fortunato, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nel sistema dei controlli
societari, cit., pag. 403.
29
S. Fortunato, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nel sistema dei controlli
societari, cit., 403.
30
R. Rordorf, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, cit., pag. 1209.
31
Codice di autodisciplina versione dicembre 2011.
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Il dirigente preposto nei rapporti con gli organi sociali
7/2012
corretto utilizzo dei principi contabili e, nel caso di gruppi, la loro omogeneità ai fini del
consolidato32.
In tema di redazione del bilancio quindi il tema dei rapporti del dirigente preposto
riguarda essenzialmente il consiglio di amministrazione e il Comitato controllo e rischi.
Il problema principale è costituito dalla necessità o meno di un relazione diretta tra
dirigente preposto, consiglio di amministrazione e Comitato controllo e rischi.
La questione è espressamente risolta dal Codice di autodisciplina per il Comitato
controllo e rischi ove si prevede una valutazione congiunta dell’utilizzo dei principi
contabili. Una simile linea dovrebbe essere seguita anche per quanto riguarda il
consiglio di amministrazione. Per arrivare ad una fondata decisione sul progetto di
bilancio appare necessaria o quanto meno opportuna una relazione diretta tra il
dirigente preposto e il consiglio di amministrazione, che può assumere anche la forma
della partecipazione diretta del dirigente preposto alle riunioni del consiglio di
amministrazione in cui si discute sul progetto di bilancio.
Il rapporto tra il dirigente preposto e queste figure è un rapporto essenzialmente di
natura collaborativa. Anche in questo caso peraltro si deve considerare che la
responsabilità apicale sul documento bilancio spetta al consiglio di amministrazione di
cui il Comitato controllo e rischi costituisce un’articolazione interna di supporto. Ne
deriva che il rapporto è collaborativo ma non può essere considerato paritario. Nel
caso di disaccordo è sempre la posizione del consiglio chiamato ad approvare il
progetto di bilancio che deve prevalere.
Un ultimo punto che merita di essere sottolineato è che l’articolo 154 bis del Tuf
richiede anche agli organi delegati il rilascio di un’attestazione del medesimo contenuto
di quella prevista ai dirigenti preposti. Questa norma sembra prefigurare un possibile
mutamento delle competenze in materia di bilancio all’interno del consiglio di
amministrazione. La questione non può essere affrontata in questa sede ma si pone il
problema del ruolo che la norma attribuisce all’organo delegato in tema di redazione
del bilancio. Si potrebbe porre quindi anche un problema di rapporti tra dirigente
preposto e organi delegati in ordine alla preparazione del progetto di bilancio.
32
Codice autodisciplina criterio applicativo 7.C.2.
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Il dirigente preposto nei rapporti con gli organi sociali
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Rapporti con il collegio sindacale e il revisore legale
L’impostazione seguita, che riporta all’interno dell’area gestionale i compiti spettanti al
dirigente preposto, impone una ricostruzione del rapporto con i soggetti che svolgono
invece funzioni di controllo sull’assetto amministrativo contabile e sui bilanci non in
termini di “contiguità” ma bensì di “soggezione”. In altre parole il dirigente preposto
svolge un’attività che è oggetto di controllo tanto da parte del collegio sindacale quanto
del revisore legale.
Il collegio sindacale nelle società quotate vigila non solo sull’osservanza della legge,
dell’atto costitutivo e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ma anche
sull’adeguatezza della struttura organizzativa, del sistema di controllo interno e del
sistema amministrativo contabile nonché sulla affidabilità di quest’ultimo nel
rappresentare correttamente i fatti di gestione33. Sempre il collegio sindacale delle
società quotate, in qualità di comitato per il controllo interno e la revisione contabile, è
chiamato a vigilare sul processo di informativa finanziaria34.
Al collegio sindacale delle società quotate non spetta quindi una diretta competenza in
materia di vigilanza contabile, essendo questa competenza di esclusiva spettanza del
revisore legale35. Esso ha piuttosto un ruolo di alta vigilanza sull’attività di controllo
posta in essere dal revisore legale nonché una funzione di sovraintendere i sistemi di
controllo aziendali36.
I punti di contatto tra collegio sindacale e dirigente preposto non riguardano quindi il
ruolo che esso svolge nella formazione del bilancio ma si rivolgono al momento
organizzativo di predisposizione delle procedure amministrativo contabili che
costituiscono l’elemento dinamico del sistema amministrativo contabile su cui vigila il
collegio. Altro punto di contatto è la vigilanza sui processi di informativa finanziaria che
ha ad oggetto non il dato in se ma il procedimento attraverso cui le informazioni
contabili sono prodotte e diffuse.
33
Art. 149 Tuf.
Articolo 19 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39.
35
G. Cavalli, Articolo 149, in Testo unico della finanza – Commentario Campobasso, Torino, 2002, pag.
1235.
36
M. Innocenti, Collegio sindacale e dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari,
cit., pag. 364.
34
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L’affidabilità delle procedure di contabilizzazione costituisce inoltre un elemento
essenziale per assolvere la funzione di vigilanza sul rispetto della legge, dello statuto
nonché dei principi di corretta amministrazione37.
L’obbligo di vigilanza dei sindaci focalizzata su questi aspetti organizzativi impone un
costante monitoraggio dell’attività del dirigente preposto da parte dei sindaci38. Il
monitoraggio può essere realizzato attraverso la creazione di un idoneo flusso
informativo tra dirigente preposto e collegio sindacale. Nel caso in cui i flussi informativi
non siano ritenuti sufficienti, i sindaci possono utilizzare, anche individualmente, i
mezzi previsti dalla legge39, richiedendo la collaborazione del dirigente o di dipendenti
del suo staff e procedendo ad atti di ispezione e controllo40.
Nel caso in cui il collegio rilevi carenze negli assetti o comportamenti non corretti del
dirigente preposto, esso sarà tenuto ad informare l’organo amministrativo al fine
dell’adozione delle misure idonee41.
È al revisore legale che spetta il controllo contabile il quale comprende la verifica della
regolare tenuta della contabilità e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle
scritture contabili nonché la verifica che il bilancio sia conforme alle norme di
riferimento e rappresenti in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e
finanziaria nonché il risultato economico dell’esercizio42. Il revisore è anche chiamato a
presentare all’organo di controllo una relazione sulle carenze significative rilevate nel
sistema di controllo interno in relazione al processo di informativa finanziaria43.
Appare evidente come il revisore legale verifica principalmente l’attività del dirigente
preposto44. Anche in questo caso l’esercizio dell’attività di controllo sottintende
l’instaurazione di un flusso di rapporti diretto tra dirigente preposto e revisore, anche
37
S. Fortunato, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nel sistema dei controlli
societari, cit., pag. 404.
38
M. Innocenti, Collegio sindacale e dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari,
cit., pag. 373.
39
Articolo 151 del Tuf.
40
M. Innocenti, Collegio sindacale e dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari,
cit., pag. 373.
41
M. Innocenti, Collegio sindacale e dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari,
cit., pag. 373.
42
Articolo 14 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39.
43
Articolo 19 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39.
44
S. Fortunato, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nel sistema dei controlli
societari, cit., pag. 405.
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se, secondo una dottrina45, le verifiche del revisore dovrebbero essere inevitabilmente
filtrate dal consenso degli amministratori. Spetta comunque al revisore il potere di
procedere ad accertamenti, controlli, esami di atti e documentazione46.
45
S. Fortunato, Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili nel sistema dei controlli
societari, cit., pag. 405.
46
Articolo 14 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39.
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