6 Regolamento dell`Organismo di Vigilanza

REGOLAMENTO
DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
DI
ACQUEDOTTO PUGLIESE S.p.A.
Sommario
Articolo 1 – Ambito di operativita’ ....................................................... 3
Articolo 2 - Convocazione, voto e delibere dell’organismo................. 3
Articolo 3 - Segreteria tecnica................................................................ 5
Articolo 4 – Supporto e collaborazione ................................................. 6
Articolo 5 – Sistema di reporting........................................................... 6
Articolo 6 – Mezzi finanziari e logistici................................................. 9
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Articolo 1 – AMBITO DI OPERATIVITA’
1.1
Le funzioni ed i relativi poteri che lo Statuto di Acquedotto Pugliese S.p.A.
attribuisce in capo all’Organismo di Vigilanza (cfr. art. 6 Statuto)
costituiscono il fondamento per l’elaborazione da parte dell’Organismo degli
adempimenti da realizzare, il piano delle attività ed i tempi stimati di
realizzazione.
Articolo 2 - CONVOCAZIONE, VOTO E DELIBERE DELL’ORGANISMO
2.1
L’Organismo si riunisce ogni volta che sia ritenuto opportuno dal Presidente,
ovvero ne facciano richiesta almeno due membri. E’ fatto, in ogni caso,
obbligo all’Organismo di riunirsi almeno una volta ogni tre mesi.
2.2
L’Organismo si riunisce su convocazione del Presidente. La riunione viene
convocata con avviso contenente l’ordine del giorno, da inviarsi, a mezzo
telefax, mail o telegramma, almeno dieci giorni prima della data stabilita per
la riunione, o, in caso di urgenza, almeno due giorni prima di tale data. Presso
la segreteria tecnica dovrà essere depositata e resa disponibile a tutti i membri
dell’Organismo, la documentazione necessaria per la discussione degli
argomenti all’ordine del giorno. Ogni componente, inoltre, ha il diritto di
chiedere l’iscrizione di un argomento all’ordine del giorno. Per motivi di
urgenza, l’ordine del giorno può essere integrato prima dell’inizio di ciascuna
riunione.
2.3
I componenti che non possono partecipare alle riunioni ne danno
comunicazione motivata tempestivamente al Presidente.
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2.4
Si intende, in ogni caso, validamente convocata la riunione alla quale, pur in
assenza di formale convocazione ai sensi del precedente comma, partecipino
tutti i membri dell’Organismo.
2.5
Le riunioni dell’Organismo sono valide con la presenza di tutti i membri. Il
Presidente ha la facoltà di designare, di volta in volta, un segretario.
2.6
Ciascun membro effettivo dell’Organismo ha diritto ad un voto. Il voto è
palese, salvo il caso in cui sia diversamente stabilito dall’Organismo stesso.
2.7
Le riunioni sono valide anche qualora i componenti dell’Organismo siano
dislocati in più luoghi contigui o distanti, che siano audio e/o video collegati
fra loro. Non è consentito l’audio e/o il video qualora l’oggetto della riunione
sia un argomento particolarmente riservato.
2.8
Le delibere dell’Organismo sono valide se adottate a maggioranza.
2.9
Le funzioni di segretario verbalizzante sono svolte da un componente della
segreteria tecnica, ove esistente, ovvero da un membro dell’Organismo
all’uopo designato.
2.10
Il membro dell’Organismo designato ovvero il componente della segreteria
tecnica, cura la redazione del verbale delle riunioni dal quale devono
risultare:
-
i nomi dei componenti presenti;
-
l’ordine del giorno e le sue eventuali integrazioni,
-
per ogni argomento trattato, le dichiarazioni a verbale ove richieste;
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-
la delibera adottata.
Il verbale deve essere sottoscritto dagli intervenuti.
2.11 L’Organismo può deliberare all’unanimità di procedere ad audizioni, nel corso
delle riunioni, di consulenti esterni. Le suddette audizioni devono essere
verbalizzate. Alle riunioni dell’Organismo possono essere chiamati a
partecipare, altresì, senza diritto di voto, i Dirigenti, responsabili delle singole
direzioni/strutture aziendali o delle aree territoriali.
2.12 E’ fatto obbligo a ciascun membro dell’Organismo di astenersi dalla votazione
nel caso in cui lo stesso si trovi in situazione di conflitto di interessi con
l’oggetto della delibera.
2.13 L’organismo può effettuare, nell’ambito delle attività a rischio reato, anche
senza preavviso, controlli a campione sull’effettiva osservanza delle procedure
e degli altre componenti del sistema di controllo esistente ex D.Lgs. 231/01,
nonché verifiche, richieste di informazioni su singole operazioni o atti.
Articolo 3 - SEGRETERIA TECNICA
3.1
La segreteria tecnica svolge le seguenti funzioni:
- cura la predisposizione di quanto necessario per lo svolgimento delle
attività dell’Organismo (predisposizione del materiale, archiviazione di
documentazione, verbalizzazioni, ecc.);
- custodisce, presso la Società, tutti gli atti inerenti l’attività dell’Organismo
(delibere, verbali, esiti di controlli, report inviati e ricevuti);
- cura tutti gli adempimenti necessari ad assicurare il buon funzionamento
dell’Organismo.
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Articolo 4 – SUPPORTO E COLLABORAZIONE
4.1
Nello svolgimento dei compiti di vigilanza e controllo l’Organismo, ove lo
ritenga opportuno per la natura dell’attività oggetto di vigilanza stessa, si
avvarrà del supporto delle altre strutture della Società e della collaborazione
degli organi societari che, di volta in volta, si rendessero a tal fine necessari.
4.2
Ad ogni modo l’Organismo, nei casi in cui debba svolgere attività che
necessitino di specializzazioni non presenti all’interno della società e,
comunque, qualora lo ritenga necessario ai fini di un corretto adempimento
delle proprie funzioni, potrà avvalersi della professionalità di consulenti
esterni per l’esecuzione di specifiche operazioni tecniche.
Articolo 5 – SISTEMA DI REPORTING
5.1
Ogni sei mesi l’Organismo di Vigilanza invia un report dell’attività svolta e gli
interventi correttivi e migliorativi sul Modello all’Amministratore Unico. Il
reporting può avvenire a mezzo verbale/documento interno/riunione soggetta a
verbalizzazione.
5.2
L’Organismo comunica e relaziona su base continuativa all’Amministratore
Unico in merito alle violazioni del Modello accertate ed, in caso di urgenza, in
merito all’attività svolta e gli interventi correttivi e migliorativi sul Modello
stesso. Il reporting può avvenire a mezzo verbale/documento interno/riunione
soggetta a verbalizzazione, o altro mezzo ritenuto idoneo dallo stesso
Organismo.
5.3
L’Organismo predispone, inoltre, con cadenza annuale per il Collegio
Sindacale, relativo all’attività svolta ed ai risultati conseguenti dalla stessa ed
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il piano delle attività per l’anno successivo. Il reporting può avvenire a mezzo
verbale/documento interno/partecipazione al Collegio Sindacale.
5.4
L’Organismo dovrà, inoltre, nell’ambito delle proprie competenze, riferire al
Collegio sindacale, eventuali violazioni poste in essere dagli Amministratori
affinché adotti gli opportuni provvedimenti.
5.5
All’Organismo di Vigilanza dovranno pervenire tempestivamente tutte le
informazioni, dati, notizie ed autovalutazioni richieste dallo stesso Organismo
alle strutture aziendali. Le segnalazioni all’Organismo di vigilanza avvengono
attraverso canali di reporting specificatamente dedicati e possono avvenire
tramite riunione soggetta a verbalizzazione/documento interno.
5.6
L’Organismo di Vigilanza è inoltre destinatario di comunicazioni, informazioni
documentazione spontanee da parte di chiunque operi nell’interesse della
società (ad es. amministratori, sindaci, revisori, dipendenti e collaboratori
esterni) per aspetti connessi all’attuazione ed osservanza del Modello o
comunque inerenti attività aziendali a rischio reato ai sensi del D.Lgs. 231/01.
A tale scopo:
•
i Direttori o responsabili di struttura devono raccogliere tutte le
segnalazioni presso la propria struttura e/o dall’esterno, aventi ad oggetto
la commissione di reati previsti dal Decreto Legislativo 231/2001, o
comunque le violazioni o sospette violazioni del Modello adottato da
AQP; ciascun Direttore o responsabile di struttura deve predisporre
idonei strumenti per la raccolta delle segnalazioni e comunicazioni da
parte dei dipendenti o collaboratori esterni della propria struttura;
•
l’afflusso delle segnalazioni di cui sopra, incluse quelle di natura
ufficiosa, deve essere canalizzato, senza ritardo, verso l’Organismo di
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Vigilanza, secondo i canali informativi di seguito descritti;
•
ove le suddette segnalazioni riguardino i Direttori, responsabili di
struttura, o comunque provengano dagli amministratori, sindaci, revisori
o terzi che agiscono nell’interesse della società, potranno pervenire
direttamente all’Organismo, secondo i canali informativi di seguito
descritti;
•
le segnalazioni potranno essere riportate all’Organismo tramite posta
elettronica/riunione soggetta a verbalizzazione/documento interno o
comunque in forma scritta. L’Organismo di Vigilanza agirà in modo da
garantire
i
segnalanti
contro
qualsiasi
forma
di
ritorsione,
discriminazione o penalizzazione, assicurando, altresì, la riservatezza
dell’identità del segnalante, ove richiesta, fatti salvi gli obblighi di legge
e la tutela dei diritti della società o delle persone comunque interessate
e/o coinvolte;
•
l’Organismo di Vigilanza valuterà le segnalazioni ricevute e gli eventuali
provvedimenti
conseguenti
a
sua
ragionevole
discrezione
e
responsabilità, ascoltando eventualmente l’autore della segnalazione e/o
il responsabile della presunta violazione e motivando per iscritto
eventuali rifiuti di procedere a una indagine interna.
Circa le modalità di inoltro delle segnalazioni devono essere rispettati i
principi di cui al par.2.1. del Modello (Flusso informativo verso/da
l’Organismo di Vigilanza).
Oltre alle segnalazioni anche ufficiose di cui sopra, devono essere
obbligatoriamente trasmesse all’Organismo di Vigilanza le informative
concernenti:
•
i provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o
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da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini,
anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al Decreto;
•
le richieste di assistenza legale inoltrate dai dirigenti e/o dai dipendenti in
caso di avvio di provvedimento giudiziario per i reati previsti dal
Decreto;
•
i rapporti preparati dai responsabili delle strutture aziendali nell’ambito
della loro attività di controllo e dai quali possano emergere fatti, eventi
od omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza delle norme
del Decreto;
•
le notizie relative all’effettiva attuazione, a tutti i livelli aziendali, del
Modello Organizzativo con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti
e delle eventuali sanzioni irrogate (ivi compresi i provvedimenti contro i
Dipendenti) ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali
procedimenti con le relative motivazioni;
•
le notizie di cui al par.2.3. del Modello (Flusso informativo verso/da
l’Organismo di Vigilanza) in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro
Articolo 6 – MEZZI FINANZIARI E LOGISTICI
6.1
Le esigenze finanziarie saranno soddisfatte con specifica previsione
nell’ambito del budget assegnato.
6.2
L’organismo si avvarrà della struttura organizzativa dell’Internal Auditing.
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