Procedura per i cambi esercizio di Esatto

Bronzino @CBM srl
‘Un unico operatore per la tua azienda’
Via L. Meraviglia, 7 20900 Monza (MB) Tel. + 39 39 2726271 Fax + 39 39 737323
P.IVA / Cod.Fisc. / R.I. MB 03052600966 R.E.A. MB 1632941 Cap.Soc. i.v. € 10.200,00
Web: www.bronzinocbm.it Mail: [email protected]
Spett. le
Cliente ESA
Monza, dicembre 2011
CAMBI ESERCIZI
Poiché [Esatto 2004] permette di gestire contemporaneamente sia i dati del vecchio esercizio sia i dati del
nuovo esercizio, di seguito e' riportata la descrizione dettagliata delle operazioni da eseguire per effettuare
correttamente il Cambio esercizio contabile, il Cambio esercizio IVA e il Cambio esercizio di magazzino.
IMPORTANTE: ESEGUIRE DELLE COPIE DI SICUREZZA PRIMA DI PROCEDERE IN OGNUNO DEI
SUDDETTI CAMBI ESERCIZIO
CAMBIO ESERCIZIO CONTABILE
(Help, Indice, Contabilità Generale, Appendici, Cambi esercizio, Cambio esercizio contabile)
Il cambio esercizio contabile consta di una precisa sequenza di operazioni da eseguire per poter chiudere il
vecchio anno fiscale ed aprire quello nuovo.
Dopo l'esecuzione del cambio esercizio l'unico modo per recuperare i dati precedenti a questa operazione è
quella di ripartire dalle copie. Quindi, prima di iniziare l'operazione, è indispensabile eseguire le copie esterne
degli archivi.
Non è necessario eseguire il cambio esercizio esattamente alla fine del vecchio esercizio e prima di iniziare le
registrazioni relative a quello nuovo. Infatti è possibile gestire i due esercizi (quello vecchio e quello nuovo)
contemporaneamente; e più precisamente sono possibili le operazioni riportate nella tabella seguente.
OPERAZIONE POSSIBILITA'
Scrittura movimenti nuovo esercizio SI
Scrittura movimenti nuovo esercizio con competenza sul vecchio SI
Stampa bollati nuovo esercizio SI
Compattamento dell'archivio PRINOT del nuovo esercizio NO
SEQUENZA DI OPERAZIONI PER IL CAMBIO ESERCIZIO
1. Scrittura di tutti i movimenti di Prima Nota relativi al vecchio esercizio.
2. Scrittura dei movimenti di rettifica con causale che abbia Tipo operatività uguale a "Chiusura/Rettifica di
Bilancio".
Questa tipo di operatività consente di impostare una Data Competenza diversa dalla Data Registrazione (Vedi
Manuale Utente COGE‐Prima Nota‐Data Competenza).
3. Eseguire eventualmente una Ricostruzione contabile totale per verificare l'integrità degli archivi.
4. Stampare un bilancio di verifica del vecchio esercizio alla data "giorno‐mese‐anno di chiusura fiscale
dell'esercizio" al fine di verificare la QUADRATURA di BILANCIO.
5. Stampare il Bilancio e la situazione contabile Clienti (Menu Opzioni del programma Clienti) e Fornitori (Menu
Opzioni del programma Fornitori) del vecchio esercizio (per archiviazione fiscale, libro inventari, ecc.).
6. Memorizzare la situazione contabile al mese di chiusura fiscale ai fini del bilancio CEE utilizzando il
programma "CREA SITUAZ. CONTAB."
7. Eseguire il programma Cambio esercizio COGE. Questo programma esegue le seguenti elaborazioni:
7.1 calcola i saldi alla fine del vecchio esercizio per ogni sottoconto del Piano dei Conti, per ogni
Cliente e Fornitore.
7.2 Genera automaticamente i movimenti di chiusura del vecchio esercizio e di apertura per il nuovo e quindi:
7.2.1 Chiude i sottoconti del Conto Economico girandoli al sottoconto "Profitti e Perdite" (Conto di Riepilogo).
7.2.2 Effettua un movimento di Giroconto dal sottoconto "Profitti e Perdite" al sottoconto "Risultato di
Esercizio" (Stato Patrimoniale).
7.2.3 Chiude tutti i sottoconti Patrimoniali (Clienti e Fornitori compresi) girandoli al sottoconto "Bilancio di
Chiusura" (Conto di Riepilogo).
7.2.4 Apre nel nuovo esercizio i Saldi di tutti i sottoconti Patrimoniali (Clienti e Fornitori compresi).
7.2.5 Aggiorna la Data di Apertura del Bilancio in Progressivi Azienda con la data di registrazione di Apertura
inserita.
Pag. 1 di 3
Bronzino @CBM srl
‘Un unico operatore per la tua azienda’
Via L. Meraviglia, 7 20900 Monza (MB) Tel. + 39 39 2726271 Fax + 39 39 737323
P.IVA / Cod.Fisc. / R.I. MB 03052600966 R.E.A. MB 1632941 Cap.Soc. i.v. € 10.200,00
Web: www.bronzinocbm.it Mail: [email protected]
7.3 Aggiorna la Data di Apertura di Bilancio in Progressivi Azienda con la Data di Registrazione inserita
dall'utente.
8. Stampare il Libro Giornale del vecchio esercizio con l'opzione di "fine esercizio".
Questa stampa può essere fatta anche prima del Cambio Esercizio se i movimenti di Rettifica e Chiusura
saranno registrati con Data Registrazione nel nuovo esercizio.
L'opzione di "fine esercizio" nella stampa del Libro Giornale azzera automaticamente il Progressivo Dare, il
Progressivo Avere ed il Numero riga Libro Giornale in Progressivi Azienda. Se la stampa è stata eseguita senza
selezionare tale opzione, i progressivi si possono sempre azzerare manualmente con il programma Progressivi
Azienda.
9. Stampare i Mastrini per l'archiviazione.
10. Compattare l'archivio PRINOT (prima nota) con l'opzione di "fine esercizio" mediante il programma
Manutenzione archivi. Il programma:
10.1 controlla che siano stati stampati sul bollato il Libro Giornale e i Registri I.V.A.;
10.2 elimina tutti i movimenti del vecchio esercizio e, se gestito, li riporta per Data Competenza nell'archivio
storico (STOCON).
10.3 I movimenti di Chiusura/Rettifica di Bilancio con Data Competenza relativa al vecchio esercizio e Data
Registrazione relativa al nuovo esercizio vengono trattati in modo diverso:
‐ non vengono eliminati;
‐ vengono contrassegnati per poter essere stampati sul Libro Giornale alla relativa data di
registrazione e non essere considerati nelle stampe contabili, di bilancio, mastrini, ecc.;
‐ vengono sottratti dal Periodo sui sottoconti, sui clienti e sui fornitori;
‐ vengono riportati nello Storico per Data competenza.
10.4 Azzera i progressivi (Dare, Avere e di Apertura) sui sottoconti, sui clienti e sui fornitori.
CAMBIO ESERCIZIO IVA
(Help, Indice, Contabilità Generale, Appendici, Cambi Esercizio, Cambio esercizio Iva)
Il Cambio esercizio IVA è un' operazioni da intraprendere per ripartire dal 01 gennaio con le numerazioni (valide
ai fini IVA) corrette , i progressivi registri IVA corretti ecc.
Per cui Cambio esercizio IVA va eseguito prima di qualunque stampa dei Registri IVA bollati del nuovo esercizio.
Il cambio esercizio IVA si effettua alla fine dell'esercizio IVA che coincide con l'anno solare mentre il cambio
esercizio contabile si effettua alla fine dell'esercizio fiscale.
La fine dell'esercizio fiscale dipende dal mese di chiusura fiscale codificato in Parametri Azienda.
In ogni caso le due operazioni sono distinte e il loro ordine di esecuzione e' indifferente.
La sequenza di operazioni per eseguire un corretto cambio esercizio IVA e' la seguente:
1. Stampare i Registri IVA di dicembre in bollato.
2. Stampare la Liquidazione IVA annuale in bollato (se il regime IVA e' trimestrale, inserire 12 sul campo Mese,
mentre se il regime IVA e' mensile inserire 13).
3 Eseguire il programma AZZERAMENTO IVA
AZZERAMENTO IVA:
· azzera i progressivi Registri IVA,
· azzera la Tabella Monte Acquisti,
· azzera la Tabella Liquidazioni Periodiche,
· azzera la Tabella Progressivi Corrispettivi.
4. Verificare l'eventuale "Credito IVA inizio anno" con il programma Progressivi Azienda.
NOTA BENE:
I progressivi delle numerazioni Bolle, Fatture e Protocollo devono essere azzerati manualmente con il
programma Progressivi Numerazione.
L'azzeramento IVA non cancella i dati dell'Allegato Cli/For che, quindi, può essere stampato in qualsiasi
momento. L'azzeramento dell'Allegato si esegue con il programma Manutenzione Archivi compattando
l'archivio PROGIVA (progressivi IVA).
Pag. 2 di 3
Bronzino @CBM srl
‘Un unico operatore per la tua azienda’
Via L. Meraviglia, 7 20900 Monza (MB) Tel. + 39 39 2726271 Fax + 39 39 737323
P.IVA / Cod.Fisc. / R.I. MB 03052600966 R.E.A. MB 1632941 Cap.Soc. i.v. € 10.200,00
Web: www.bronzinocbm.it Mail: [email protected]
CAMBIO ESERCIZIO DI MAGAZZINO
(Help, Indice, Contabilità Magazzino, Appendice, Cambio esercizio di magazzino)
Il cambio esercizio di magazzino consta di una precisa sequenza di operazioni da eseguire per poter chiudere il
vecchio anno fiscale ed aprire quello nuovo.
Dopo l'esecuzione del cambio esercizio l'unico modo per recuperare i dati precedenti a questa operazione è
quella di ripartire dalle copie. Quindi, prima di iniziare l'operazione, è indispensabile eseguire le copie esterne
degli archivi.
Non e' necessario eseguire il cambio esercizio esattamente alla fine del vecchio esercizio e prima di iniziare le
registrazioni relative a quello nuovo. Infatti e' possibile gestire i due esercizi (quello vecchio e quello nuovo)
contemporaneamente; più precisamente sono possibili le operazioni riportate nella tabella seguente.
OPERAZIONE POSSIBILITA'
Scrittura movimenti nuovo esercizio SI
Scrittura movimenti nuovo esercizio con competenza sul vecchio NO
Stampa bollati nuovo esercizio NO
Scarico nuovo esercizio NO
PROCEDURA DA EFFETTUARE PER IL CAMBIO ESERCIZIO
(Help, Indice, Contabilità Magazzino, Appendici, Cambio esercizio di magazzino)
1. Accertarsi di avere registrato tutti i movimenti di magazzino del vecchio esercizio.
2. Eseguire un inventario fisico e registrare le eventuali rettifiche inventariali.
3. Eseguire una stampa di inventario per verifica.
4. Eseguire la stampa di inventario di chiusura del vecchio esercizio per archiviazione fiscale.
5. Eseguire il programma "Cambio Esercizio COMAG". Questo programma effettua le seguenti elaborazioni:
5.1 Calcola i saldi articoli/depositi alla data di Cambio Esercizio leggendo i movimenti di magazzino.
5.2 Valorizza le giacenze iniziali del nuovo anno fiscale con "Tipo Valorizzazione" selezionato.
5.3 Indipendentemente dal metodo di valorizzazione indicato nella maschera di cambio esercizio, il programma
aggiorna
automaticamente
anche
la
tabella
scorte
(LIFO
e
FIFO).
5.4 Scrive i movimenti di apertura (saldo iniziale) per i vari depositi del nuovo esercizio, valorizzando le scorte
col metodo richiesto.
All'avvio del programma viene verificata l'esistenza in Progressivi Azienda della data di inizio dell'anno fiscale.
Se
tale
data
è
assente,
viene
impedito
l'accesso
al
programma.
Se tale data esiste ma è incoerente rispetto al mese di chiusura fiscale impostato in parametri azienda, viene
emesso un messaggio di avvertimento. E' tuttavia possibile continuare ignorando tale messaggio.
6. Stampare le schede articoli in bollato alla data di cambio esercizio con l'opzione di "Fine esercizio". Questa
opzione azzera Quantità e Valore nella contabile articoli (Q.tà e Valore dei carichi/scarichi Precedenti in
Contabile
Articoli).
NOTA BENE: Questa stampa può essere fatta anche prima del Cambio Esercizio se i movimenti di Rettifica e
Chiusura saranno registrati con Data Registrazione nel nuovo esercizio
7. Generare l'archivio storico delle statistiche fino alla data di cambio esercizio, mediante il programma
Generazione archivio del menu STATIS.
8. Se sono installati i moduli ORDINI e DIBA, è necessario eseguire il programma di Impegno componenti del
menu DIBA.
9. E' OBBLIGATORIO ESEGUIRE IL COMPATTAMENTO DELL'ARCHIVIO MOVMAG (movimenti di magazzino) con
l'opzione di "fine esercizio" mediante il programma "Manutenzione archivi". Questo programma esegue le
seguenti
operazioni:
9.1 Elimina tutti i movimenti del vecchio esercizio e, se gestito, li riporta sull'archivio storico (STOMAG).
9.2
Inoltre,
essendo
stata
selezionata
l'opzione
di "fine
esercizio",
il
programma:
9.2.1 Sottrae dalla situazione attuale dei saldi, i saldi all'ultimo scarico di magazzino.
9.2.2 Elimina gli archivi ANGBAK e CONBAK (archivi che contengono i saldi all'ultimo scarico).
9.2.3 Scrive ANGBAK e CONBAK per giustificare l'ordinato/impegnato del vecchio esercizio.
Pag. 3 di 3