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All 3 Capitolato Speciale Toner Originali
Regione del Veneto AZIENDA OSPEDALIERA - PADOVA via Giustiniani, 1 – 35128 PADOVA Cod.Fisc./P.IVA 00349040287 CAPITOLATO SPECIALE n. ID 15E001 GARA PROCEDURA APERTA PER LA FORNITURA DI “ SUPPORTI MECCANOGRAFICI, DRUM,CARTUCCE E TONER ORIGINALI PER FOTOCOPIATORI, STAMPANTI, FAX DELL’AZIENDA OSPEDALIERA DI PADOVA” ****** 1 Premesse Il presente Capitolato contiene le norme integrative al bando ed al disciplinare di gara relative alla modalità di partecipazione alla procedura aperta per la fornitura di supporti meccanografici, drum, cartucce e toner originali per fotocopiatori,stampanti,fax indetta dall’Azienda Ospedaliera di Padova. Quanto sopra mediante apposita procedura di gara “aperta”, regolamentata dal D.Lgs. 163/06 e finalizzata alla selezione di un operatore economico cui affidare la fornitura in argomento, ai sensi dell’art. 81 e 82 dlgs 163/06. Oggetto dell’appalto Oggetto: fornitura di materiale di consumo (supporti meccanografici, drum, cartucce e toner originali per fotocopiatori,stampanti,fax) secondo il tipo, le specifiche tecniche indicate nel presente capitolato all’allegato n. 1. I prodotti offerti devono essere esclusivamente del tipo originale, con data di scadenza per un periodo non inferiore a 12 (dodici) mesi dalla data di consegna. Non è ammessa la fornitura di prodotti compatibili, rigenerati, ricostruiti. La fornitura consiste in un unico lotto indivisibile. Durata del contratto: n. 24 mesi. n. lotti 1 Descrizione (supporti meccanografici, cartucce, toner, drum, e toner originali per fotocopiatori, stampanti,fax) Importo a base d’asta 2 anni € 334.000,00 n. CIG Importo cauzione provvisoria Importo versamento AVCP 62481600BF € 6.680,00 € 35,00 Fabbisogno stimato in 2 anni: presunti euro 334.000,00. I fabbisogni indicati nel prospetto allegato (all. n.1) sono calcolati in base ai consumi storici ed alla situazione attuale. Le previsioni si devono pertanto intendere indicative e possono subire, per singole voci, variazioni in diminuzione o in aumento, senza che il fornitore possa sollevare eccezioni al riguardo o pretendere indennità di sorta. Non dovrà essere imposto alcun limite di fatturazione. Requisiti minimi e di Conformità dei prodotti • essere nuovi di fabbrica e conformi alle norme di legge o regolamentari che ne disciplinano la produzione, la vendita ed il trasporto; • essere conformi alle direttive nazionali e/o comunitarie in relazione alle autorizzazioni alla produzione, importazione e immissione in commercio; • rispondere ai requisiti previsti dalle disposizioni vigenti in materia all’atto dell’offerta e a tutti quelli di carattere cogente che venissero emanati nel corso della durata della fornitura e degli Ordinativi di Fornitura; • essere corredati dalle relative istruzioni in lingua italiana per un uso corretto ed in condizioni di sicurezza e dalla garanzia e dall’assistenza prestata agli stessi dal produttore, se previsti; • essere realizzati con l’uso di materie prime non nocive ed in possesso di forme e finiture tali da non arrecare danni all’utilizzatore finale. 2 Servizi Connessi I servizi di seguito descritti, nonché le ulteriori attività comunque necessarie per l’esatto adempimento degli obblighi contrattuali, sono connessi ed accessori alla fornitura dei prodotti. Detti servizi sono quindi prestati dal Fornitore unitamente alla fornitura medesima ed il relativo corrispettivo deve intendersi incluso nel prezzo unitario, IVA esclusa, di ciascun prodotto offerto in sede di gara. I livelli di servizio garanti dal fornitore verranno verificati nel corso del Contratto di Fornitura dall’Ente Appaltante, o da terzi da essa incaricati. Il mancato rispetto dei livelli di servizio da parte del Fornitore comporta l’applicazione delle penale come previsto nel presente capitolato. Al positivo completamento delle attività di verifica, verrà redatto un apposito Documento di Conformità della verifica”. Modalità di ETICHETTATURA dei prodotti a SCORTA Al fine di poter riconoscere in qualsiasi momento logistico di picking, ogni singolo articolo dotato di propria confezione, dovrà riportare all’esterno un’etichetta, incollata, visibile e chiaramente leggibile (f.to minimo cm. larg. 10 x alt. 4) con riportate le seguenti informazioni: • il codice aziendale del prodotto (es. CCMBT110). Nota bene: il tipo di gestione a SCORTA è riportato nell'allegato n. 1 del fabbisogno. Nota bene: se vi sarà la necessità di introdurre altre indicazioni/precisazioni nel corso del contratto il Fornitore sarà tenuto a garantirle, senza nessun costo aggiuntivo. Modalità compilazione del documento di trasporto (DDT) dei prodotti a SCORTA Ogni singolo documento di trasporto (DDT) fornito a SCORTA, dovrà riportare: • l’Azienda di riferimento - (es. Azienda Ospedaliera di Padova); • il numero del DDT ditta (es. 2222), la data (es.19.01.2015); • il numero dell’ordine (es. 3/333), la data (es.19/01/2015); • il numero progressivo delle righe d’ordine che deve corrispondere al numero progressivo delle righe dell’ordine inviato al Fornitore; • il codice aziendale del prodotto (es. CCMBT110); • la descrizione dettagliata del prodotto (es. codice marca TN-2320 TONER NERO X FAX BROTHER MFC- L 2720 DW (ST N. 2.600 PAG). • il numero del collo/colli (collo 1/1) - (colli 1/4). Modalità ETICHETTATURA prodotti a TRANSITO diretti a singole Unità Operative Al fine di poter riconoscere in qualsiasi momento logistico le SPEDIZIONI afferenti alle Unità Operative richiedenti, per tutti i prodotti acquistati in modalità di TRANSITO, identificati da un foglio complementare all’ordine spedito, l’operatore economico, su ogni singolo articolo confezionato, dovrà riportare all’esterno un’etichetta visibile e chiaramente leggibile (f.to minimo cm. larg. 12 x alt. 9) con riportate le seguenti informazioni: • l’Azienda di riferimento - (es. Azienda Ospedaliera di Padova); • il numero del DDT ditta (es. 1111), la data (es.19.01.2015); • il numero dell’ordine (es. 3/222), la data (es.19.01.2015); • il codice aziendale del prodotto (es. CCMHP255); • il codice dell’Unità Operativa ordinante (es. 050501), la descrizione di dettaglio (es. P.O. 3B SR. COMUNI - POLICLINICO VI PIANO); • il numero del collo/colli (collo 1/1) - (colli 1/4) 3 • NB: i codici e le descrizioni di dettaglio delle Unità Operative, verranno comunicati tramite file in Excel all'assegnatario. Nota bene: se vi sarà la necessità di introdurre altre indicazioni/precisazioni nel corso del contratto il Fornitore sarà tenuto a garantirle, senza nessun costo aggiuntivo. Modalità compilazione del documento di trasporto (DDT) dei prodotti in TRANSITO Ogni singolo documento di trasporto (DDT) dovrà essere esclusivamente collegato ad ogni singola Unità Operativa richiedente e riportare: • l’Azienda di riferimento - (es. Azienda Ospedaliera di Padova); • il numero del DDT ditta (es. 1111), la data (es.19.01.2015); • il numero dell’ordine (es. 3/222), la data (es.19.01.2015); • il numero progressivo delle righe d’ordine, che devono corrispondere al numero progressivo delle righe dell’ordine inviato al Fornitore; • il codice dell’Unità Operativa ordinante (es. 050501), la descrizione di dettaglio (es. P.O. 3B SR. COMUNI - POLICLINICO VI PIANO); • il codice aziendale del prodotto (es. CCMHP255); • la descrizione dettagliata del prodotto consegnato (es. codice marca CE310A CARTUCCIA COLORE NERO PER STAMPANTE HP LASERJET CP1025); • il numero del collo/colli (collo 1/1) - (colli 1/4). Nota bene: i codici e le descrizioni di dettaglio delle Unità Operative, verranno comunicati tramite file in Excel all'assegnatario. Nota bene: se vi sarà la necessità di introdurre altre indicazioni/precisazioni nel corso del contratto il Fornitore sarà tenuto a garantirle, senza nessun costo aggiuntivo. Durante la vigenza contrattuale la Stazione Appaltante potrà, previa condivisione con l’impresa aggiudicataria, modificare il tipo di gestione dei beni inizialmente indicati, passando da una gestione a scorta ad una gestione a transito e viceversa. Consegne Il servizio di consegna dei prodotti sarà effettuato a cura del Fornitore nel luogo indicato dalla Stazione Appaltante nei relativi Ordini di Consegna, ovvero presso il Magazzino Generale dell’Azienda Ospedaliera di Padova sito in Viale della Navigazione Interna n. 38 – 35128 Padova. Gli oneri relativi alla consegna dei prodotti, con ciò intendendosi ogni onere relativo ad imballaggio, trasporto, carico, scarico, consegna nelle modalità di seguito riportate, e qualsiasi altra attività ad essa strumentale, sono interamente a carico del Fornitore. Il giudizio sull’accettabilità o meno del materiale è riservato al personale competente dell’Ente appaltante; la firma per ricevuta posta sul documento di trasporto in occasione delle varie consegne non esonera la ditta da eventuali contestazioni che possano insorgere all’atto di utilizzazione del prodotto. Si precisa che il servizio di consegna, sia esso effettuato con pallet in possesso della certificazione ambientale FSC o equivalente (laddove offerto dal Fornitore in sede di gara), prevede che il pallet sia a perdere e in f.to standard da cm. 80x120 EUR per un’altezza massima da terra (pallet compreso) di cm. 150. Condizioni di Fornitura Tutto il materiale di consumo per attrezzature informatiche dovrà essere confezionato, etichettato consegnato nel rispetto delle specifiche richieste dal presente capitolato e dalle leggi vigenti. 4 La consegna dovrà avvenire entro 5 giorni consecutivi dal ricevimento dell’ordine stesso. I termini di consegna devono essere rigorosamente rispettati. Gli ordini potranno essere inviati con diverse modalità: informatica tramite piattaforma IUNGO vedi allegato B nota informative, via mail in formato PDF. Gli ordini inviati dalla Stazione Appaltante dovranno tassativamente essere confermati per ricevuta dal Fornitore, entro e non oltre 1 (uno) giorno dal ricevimento dell’ordine stesso, tramite mail all’indirizzo [email protected] o tramite le funzionalità previste dalla piattaforma IUNGO per gli ordini inviati con questo sistema. NB: gli ordini a TRANSITO, ovvero con specificate le Unità Operative di destinazione, saranno di regola emessi in forma aggregata per più Unità Operative al fine di consentire consegne accorpate, sempre nel rispetto delle modalità di etichettatura sopra descritte. Non sono consentite consegne parziali o in acconto, salvo diverso accordo formalmente condiviso con l’Azienda Sanitaria, nell’ambito di singole consegne. Nel caso in cui l’Amministrazione rilevi che la quantità dei prodotti consegnati sia inferiore alla quantità ordinata, la consegna sarà considerata parziale, con conseguente applicazione delle penali secondo le modalità di cui al presente Capitolato. In situazioni di urgenza, il fornitore dovrà provvedere alla consegna delle merci entro e non oltre 3 giorni dal ricevimento dell’ordine. Qualora nel corso di vigenza contrattuale sorgesse la necessità per l’Ente Appaltante di richiedere nuove tipologie di prodotti, ovvero non presenti nell’allegato n. 1", sarà obbligo dell’aggiudicatario garantire la loro fornitura, alle medesime condizioni di fornitura per i prodotti presenti nei listini prezzi annualmente inviati. Il prezzo dei nuovi prodotti si otterrà applicando la percentuale di sconto offerta in sede di gara, in base alla marca prodotto, sul prezzo del Listino Ufficiale in vigore all’atto della richiesta da parte dell’Amministrazione. Aggiornamento listino prezzi: la Ditta aggiudicataria è tenuta ad inviare i listini ufficiali riferiti all’anno 2015, in formato cartaceo ed in supporto informatico Excel (se non già presentati in sede di offerta). Il prezzo offerto, e quindi lo sconto offerto, dalla ditta aggiudicataria dovrà restare fisso ed invariabile per tutta la durata dei 24 mesi contrattuali. La Ditta aggiudicataria avrà l’obbligo di inviare, con cadenza annuale, dopo il primo anno di fornitura, i Listini Ufficiali aggiornati (sempre in formato cartaceo ed in supporto informatico Excel), oltre allo schema offerta aggiornato; lo schema dovrà essere inviato sia in formato cartaceo che su supporto informatico. Resi al fornitore Il Fornitore è tenuto a ritirare i prodotti, emettendo contestualmente la relativa nota di credito qualora la Stazione Appaltante non utilizzi i supporti meccanografici forniti dall’impresa affidataria, a causa della sostituzione o dismissione delle apparecchiature informatiche. In tal caso la Stazione Appaltante ne richiede il reso (“Comunicazione della pratica di reso”), a condizione che tale richiesta avvenga: • entro tre mesi dalla data di consegna dei prodotti da parte del fornitore medesimo • che gli stessi si presentino integri e con lembi di chiusura non manomessi. Il Fornitore è tenuto a ritirare i prodotti, emettendo contestualmente la relativa nota di credito anche nel caso di: 5 1) Difformità qualitative quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: • mancata corrispondenza per marca e modello tra prodotti ordinati e consegnati; • non integrità del confezionamento e/o dell’imballaggio; • prodotti viziati, difettosi, non conformi alle specifiche tecniche e alle caratteristiche minime contrattuali. 2) Difformità quantitative in eccesso (numero di prodotti consegnati dal Fornitore superiori a quanto previsto in ordine. L’Amministrazione invierà una contestazione scritta al Fornitore, (“Comunicazione della pratica di reso”),tramite PEC attivando in tal modo la pratica di reso. Nel caso di avvio della procedura di reso, di cui ai punti sopra 1) e 2) il Fornitore s’impegna a ritirare, senza alcun addebito, entro 5 (cinque) giorni consecutivi decorrenti dalla ricezione della “Comunicazione della pratica di reso”, i prodotti non conformi e/o in eccesso, concordando con l’Ente Appaltante le modalità di ritiro, pena l’applicazione delle penali di cui al presente Capitolato. Il Fornitore è tenuto a provvedere, contestualmente al ritiro, ove occorrente, alla consegna dei prodotti effettivamente ordinati e/o esenti da vizi, difformità o difetti. Le note di credito dovranno riportare le chiare indicazioni: della Fattura e del Documento di Trasporto collegato, che dovranno fare specifico riferimento al numero dell’Ordine di richiesta (es. 3/222) del (es.14.02.2015) assegnato all’Unità Operativa richiedente. Verifica sulla Qualità dei prodotti Per tutta la durata del Contratto di Fornitura, l’Ente Appaltante, ha facoltà di effettuare unilaterali verifiche, in corso d’opera, anche a campione, di corrispondenza delle caratteristiche tecniche dei prodotti consegnati con quelle offerte dal Fornitore in sede di gara e, comunque, con le caratteristiche tecniche minime indicate nel presente Capitolato al fine di verificare eventuali inadempienze del Fornitore. Al completamento delle attività di verifica, verrà redatto un apposito “Documento di Conformità della verifica”. La mancata rispondenza tra caratteristiche tecniche di prodotti consegnati con quelli descritti nell’Offerta Tecnica del Fornitore dà luogo all’attivazione delle pratiche di reso, del prodotto consegnato e non ancora utilizzato, oggetto degli Ordini di Consegna sottoposti a verifica. Nel caso in cui, nel corso di validità del Contratto di Fornitura, siano riscontrati almeno 6 esiti negativi delle verifiche effettuate sulla qualità dei prodotti, e quindi sul rispetto delle caratteristiche tecniche richieste ed offerte, l’Ente Appaltante si riserva la facoltà di risolvere unilateralmente il Contratto, come previsto nel Disciplinare di Gara, senza che il fornitore possa avanzare diritti e pretese alcuna sul contratto se non il mero pagamento dei prodotti conformi già consegnati. Assistenza alla Fornitura Alla data di attivazione della fornitura, il fornitore dovrà avere attivato e reso operativo un servizio di Call Center/Contact point, il quale dovrà essere disponibile per tutta la durata del contratto di fornitura, mediante la predisposizione di almeno un numero di telefono, un numero di fax e un indirizzo e-mail. I riferimenti del Call Center dovranno essere indicati all’Ente Appaltante nella documentazione richiesta ai fini della stipula del contratto. Il servizio dovrà essere garantito da un operatore idoneo e qualificato, disponibile in tutti i giorni lavorativi dell’anno, esclusi sabato, domeniche e festività nazionali e locali – giorni non lavorativi –, per almeno 8 (otto) ore lavorative giornaliere, distribuite nelle seguenti due fasce orarie: • Mattino: dalle ore 8.00 alle ore 13.00; • Pomeriggio: dalle ore 14.00 alle ore 17.00. 6 Il Call Center/Contact Point deve consentire all'Amministrazione di: • richiedere informazioni sui servizi compresi nella fornitura; • richiedere chiarimenti sulle modalità di compilazione ed invio dell’Ordinativo di Fornitura e dei singoli Ordini di Consegna; • richiedere chiarimenti ed informazioni sulle modalità di consegna e/o sullo stato delle consegne; • acquisire eventuali reclami, Comunicazione della pratica di reso, Documento di Conformità della verifica I numeri di telefono e di fax dovranno essere almeno numeri geografici di rete fissa nazionale e preferibilmente “Numeri con servizio di addebito al chiamato". Gestione degli Inadempimenti L'Ente Appaltante dovrà segnalare mediante “Comunicazione di contestazione” da inviare a mezzo pec al Fornitore, le disfunzioni di qualsiasi genere recanti pregiudizio alla regolarità del servizio della fornitura e dei servizi ad essa connessi. Nella predetta “Comunicazione di contestazione” dell’inadempimento dovranno essere necessariamente indicate almeno le seguenti informazioni: • Amministrazione Contraente e nominativo del referente • Riferimento dell’Ordinativo di Fornitura interessati dall’inadempimento; • Ogni circostanza (di tempo, luogo e modalità) utile ad individuare l’evento che ha condotto all’inadempimento contrattuale. Ricevuta la “Comunicazione di contestazione”, il Fornitore, ai soli fini della gestione dei reclami, è tenuto ad eliminare, entro 10 giorni consecutivi dalla ricezione della predetta comunicazione, le disfunzioni di qualsiasi genere recanti pregiudizio alla regolarità del servizio (in questo caso il reclamo s’intenderà “Chiuso”), ferma restando in ogni caso l‘applicazione delle eventuali penali previste dal presente Capitolato . Entro 15 (quindici) giorni consecutivi dalla ricezione della Comunicazione della contestazione il Fornitore è tenuto a comunicare la “Chiusura della Contestazione” a mezzo fax o e-mail ([email protected]) all'Amministrazione specificando: • l’evento contestato dall'Ente e le relative circostanze • la conseguente risoluzione implementata. Penali specifiche L’impresa aggiudicataria è soggetta all’applicazione delle seguenti penalità fino ad un massimo del 10% dell’importo contrattuale ex art. 298 dpr 207/2010 In caso di mancata rispondenza dei prodotti richiesti l’Azienda Ospedaliera respingerà gli stessi al fornitore, che dovrà sostituirli immediatamente con altri corrispondenti alla qualità stabilita e nella quantità richiesta. Mancando o ritardando il fornitore ad uniformarsi a tale obbligo, l’Azienda Ospedaliera potrà provvedere a reperire altrove i prodotti contestati addebitando al fornitore stesso le eventuali maggiori spese sostenute. 7 A quest’ultimo, inoltre, è imposta una penale pari al 5% della merce non consegnata, con un minimo di € 250,00 e salvo in ogni caso il risarcimento del maggior danno. Nel caso, invece, di ritardata consegna superiore alle 48 ore rispetto ai termini stabiliti a dal presente capitolato, l’Azienda, oltre a provvedere a reperire altrove i prodotti contestati ed addebitare le eventuali maggiori spese sostenute, potrà applicare una penale del 5% del valore dei prodotti non consegnati. Nel caso in cui l'etichettatura del collo/colli non rispetti le prescrizioni indicate nel capitolato speciale paragrafo “modalità di etichettatura dei prodotti a scorta e a transito”, l’Azienda applicherà una penale sino al 5% del valore di ogni consegna difforme. Qualora il numero totale di Reclami pervenuti in tre mesi solari sia uguale o superiore a 4 relativi a disservizi da parte del Responsabile della Fornitura o del Call Center verrà applicata una penale, pari ad € 150,00. Responsabile della Fornitura Alla data di attivazione della Fornitura, e per tutta la durata del Contratto di Fornitura, il Fornitore dovrà mettere a disposizione un Responsabile della Fornitura, i cui riferimenti dovranno essere indicati all’Ente Appaltante nella documentazione richiesta ai fini della stipula del contratto. Il Responsabile della Fornitura dovrà essere in grado di: • essere il referente per l’Ente Appaltante per le problematiche connesse all’esecuzione del contratto; • implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi nonché il rispetto delle prestazioni richieste; • gestire gli eventuali reclami/disservizi provenienti dall'Ente Appaltante. In caso di sostituzione del Responsabile della Fornitura nel corso del Contratto di Fornitura, il Fornitore dovrà tempestivamente darne comunicazione scritta all’ Ente Appaltante e, inviando congiuntamente i riferimenti del Responsabile della Fornitura proposto in sostituzione. E’ fatta salva la possibilità per il Fornitore di mettere a disposizione ulteriore personale specializzato per una corretta prestazione di servizio. Criterio di Aggiudicazione L’aggiudicazione verrà effettuata, con il criterio del prezzo più basso ai sensi dell’art. 82 dlgs 163/06. L’offerta economica, sottoscritta con firma per esteso dal Legale Rappresentante da compilare utilizzando il modello “Allegato n. 1”, dovrà avere validità di 240 giorni dalla data scadenza della presentazione dell’offerta e deve indicare, come da allegato n. 1: - il prezzo unitario ufficiale delle case produttrici (con riferimento ai listini ufficiali in vigore nel mese di maggio 2015), la percentuale di sconto da applicare, il prezzo unitario ribassato dello sconto, la percentuale di ribasso sull’importo di euro € 334.000,00, nonché il prezzo complessivo offerto per l’intera fornitura al netto di IVA. Il prezzo complessivo della fornitura dovrà essere esposto in cifre ed in lettere; in caso di discordanza si terrà valida l'indicazione più vantaggiosa per l'amministrazione. Il prezzo si intende omnicomprensivo di tutti i costi necessari per la fornitura, quali trasporto, imballaggio, consegna, carico e scarico e di tutto quanto risultasse necessario per la corretta esecuzione del contratto, come richiesto dal Capitolato d’Oneri, esclusa solo l’IVA. 8 I prezzi e la percentuale di sconto dovranno essere esposti con un massimo di 2 cifre dopo la virgola. Rischi interferenziali Non si ravvisano nel presente appalto interferenze in quanto le attività relative alla fornitura in oggetto dovranno essere svolte dal personale della Ditta che si aggiudicherà la gara senza il coinvolgimento di personale dell’Azienda Ospedaliera di Padova. Verrà comunque effettuata la riunione di coordinamento ai fini della sicurezza ex art. 26 D.Lgs. 81/08 e s.m.i. alla quale dovrà partecipare il Responsabile Unico di procedimento, un rappresentante del Servizio di Prevenzione e Protezione e il titolare o suo delegato della Ditta aggiudicataria. Sopralluogo Non è previsto sopralluogo. ALLEGATI Allegato n. 1 Fabbisogno per 24 mesi Allegato n. 2 Note Informative piattaforma IUNGO Allegato n. 3 Note Informative riferite all’anno 2014 9 Allegato n. 3 Servizio richiesto per i prodotti in TRANSITO Dati indicativi riferiti all’anno 2014: UNITA' OPERATIVE fornite circa n. 150/160; ORDINI eseguiti circa n. 50/60; RIGHE per ORDINE (NB Ordini cumulativi) circa n. 15/20 RIGHE per SINGOLE UNITA' OPERATIVE, minimo n. 1, massimo n. 5. Servizio richiesto per i prodotti a SCORTA Dati riferiti all’anno 2014: ORDINI eseguiti circa n. 15/20; RIGHE per ORDINE circa n. 5/10 Nota bene, tali dati sono orientativi e soggetti variazioni. Nota bene: il tipo di gestione (se transito/scorta) è riportato nell'Allegato "n. 1" del fabbisogno. 10