Allegato N.1

INPS
Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici
Area Aziende
Funzionalità “Contatti” del Cassetto Previdenziale
Documento:
Data:
Manuale Utente Funzionalità “Contatti”
Settembre 2010
INPS Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici
Funzionalità “Contatti” del Cassetto Previdenziale
Manuale Utente
Contenuti del documento:
1
Premessa _______________________________________________________________________ 3
2
Funzionalità “Contatti” _________________________________________________________ 4
2.1
Accesso al Cassetto Previdenziale Aziendale __________________________________________________ 4
2.2
Accesso alla Funzionalità “Contatti”__________________________________________________________ 6
Dati di contatto ___________________________________________________________________ 6
Lista Richieste ____________________________________________________________________ 6
Nuova Richiesta __________________________________________________________________ 10
Agenda Appuntamenti ____________________________________________________________ 12
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
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1 Premessa
L’INPS ha avviato un radicale processo di trasformazione nella gestione delle proprie attività, in
un’ottica di continuo miglioramento ed allargamento dell’offerta di servizi in modalità multicanale.
Gli obiettivi primari consistono nel promuovere la disponibilità dei servizi attraverso diversi canali,
in primis il canale telematico, nell’erogazione di una più efficace assistenza e consulenza specialistica, nella semplificazione ed automazione dei processi di back office, e nel miglioramento della
qualità dei servizi.
In questo quadro assumono un ruolo determinante le tecnologie telematiche ed informatiche,
quali fattori abilitanti nella trasformazione degli Enti in aziende orientate ai servizi web che mettano al centro della propria azione l’utente e i suoi bisogni.
In rispetto di tali esigenze si posiziona la volontà dell’Istituto di sviluppare un processo di comunicazione bidirezionale, che lo orienti verso i bisogni dei propri utenti e che migliori la citizen satisfaction, indice di rilevanza strategica per l’evoluzione dei servizi pubblici.
L’obiettivo della Funzionalità “Contatti” da Cassetto Previdenziale Aziende consiste nel realizzare
nuove modalità di comunicazione strutturata tra l’utente e l’Istituto, aumentando l’efficacia comunicativa e diminuendo i tempi di risposta e l’impiego di risorse.
L’utente ha a disposizione un’ulteriore gamma di servizi internet ed intranet che faciliteranno la relazione con l’Istituto e le sue strutture territoriali. Nello specifico il consulente e/o azienda ha la
possibilità di comunicare anomalie, richiedere informazioni, inviare della documentazione alle sedi
di competenza tramite l’applicazione Cassetto Previdenziale, che diviene il suo desktop personale
per interfacciarsi con l’Istituto, evitando di dover recarsi personalmente presso le strutture.
Il progetto inoltre garantisce la storicizzazione delle comunicazioni da e verso i consulenti e/o aziende e la loro accessibilità all’utente dal Cassetto Previdenziale e alle sedi tramite i Sistemi di
Back-Office.
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2 Funzionalità “Contatti”
2.1 Accesso al Cassetto Previdenziale Aziendale
L’accesso all’applicazione Cassetto Previdenziale Aziendale avviene tramite la sezione del sito istituzionale “Servizi on line – Servizi per le Aziende e Consulenti”, inserendo il proprio codice fiscale
e il pin rilasciato dall’Istituto.
L’autenticazione tramite pin permette di visualizzare una finestra contenente diversi ambiti di servizio tra i quali quello relativo al Cassetto Previdenziale Aziendale.
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L’utente accede al Cassetto Previdenziale Aziendale tramite il relativo link.
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2.2 Accesso alla Funzionalità “Contatti”
Il consulente e/o l’azienda abilitati ad accedere al Cassetto Previdenziale Aziendale possono, tramite il link “Contatti”, modificare i propri dati di Contatto (link “Dati di contatto”), visualizzare informazioni inerenti alle richieste in essere (link “Lista Richieste”), inviare una nuova richiesta (link
“Nuova Richiesta”) oppure prenotare un appuntamento (link “Agenda Appuntamenti”).
Il link “Contatti” è attivo solo selezionando una matricola associata all’utente.
2.2.1 Dati di contatto
L’utente tramite il link “Dati di contatto” può visualizzare i propri dati di contatto ed eventualmente modificarli.
I dati visualizzati sono:
- Cognome (non editabile);
- Nome (non editabile);
- Email
- Flag Posta Elettronica Certificata
- Telefono Fisso
- Telefono Cellulare
- Fax
- Flag Notifiche via email
- Flag Notifiche via sms
- Flag reminder Appuntamenti via email
- Flag remainder Appuntamenti via sms
2.2.2 Lista R ichieste
L’utente tramite il link “Lista Richieste” visualizza le informazioni delle richiesta da lui inviate.
La ricerca di una o più richieste è effettuabile tramite i seguenti parametri:
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- Matricola Azienda;
- Oggetto della richiesta;
- Stato della richiesta (aperta, in corso, chiusa);
- Data apertura dal – al;
- Data ultimo aggiornamento dal – al.
La lista delle richiesta permette di visualizzare informazioni quali:
- La matricola associata alla richiesta;
- Il numero di protocollo della richiesta;
- L’oggetto della richiesta;
- La sede territoriale INPS competente per la matricola e la richiesta;
- La data apertura della richiesta;
- Lo stato della richiesta;
- L’esito della richiesta;
- Il canale di apertura della richiesta
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Cliccando sul campo Matricola è possibile accedere al dettaglio della singola richiesta.
Nella vista di dettaglio vengono visualizzati:
- I link a eventuali richieste collegate (con informazione su data e ora apertura)
- I dati di contatto associati alla richiesta:
- Nome;
- Cognome;
- E-mail;
- L’indicazione se la posta è certificata;
- Il Consenso/Dissenso a ricevere notifiche via email;
- Il Consenso/Dissenso a ricevere notifiche via SMS;
- Il numero di Telefono Cellulare;
- Il numero di Telefono Fisso;
- La matricola dell’azienda;
- La sede territoriale INPS di competenza;
- Il numero di protocollo della richiesta;
- La data di apertura della richiesta;
- Lo stato di lavorazione della richiesta;
- La data di aggiornamento dello stato di lavorazione della richiesta;
- La presenza di eventuali allegati;
- Il canale di apertura della richiesta;
- L’oggetto della richiesta;
- Le note all’oggetto della richiesta;
- Il testo della richiesta;
- I dettagli di eventuali allegati (Nome e grandezza);
- L’esito della richiesta;
- Eventuali commenti inseriti dall’operatore di sede.
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Nel caso in cui:
·
La richiesta visualizzata non abbia richieste collegate inviate successivamente
·
La richiesta visualizzata sia in stato chiuso
È abilitato il tasto Rispondi che permette la creazione di una richiesta collegata.
Alla pressione del tasto Rispondi, viene aperta la schermata di creazione di una richiesta (vedi par.
2.2.3 – Nuova Richiesta).
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2.2.3 Nuova R ichiesta
L’utente per inviare una nuova richiesta deve prima selezionare una delle matricole aziendali a lui
associate tramite la funzionalità “Ricerca” del menù.
L’utente può inviare una nuova richiesta tramite il link “Nuova richiesta” posizionato all’interno del
link “Contatti”.
I dati obbligatori da inserire sono:
- Dati di contatto:
- E-mail;
- Numero di telefono Cellulare o Numero di telefono fisso (E’ obbligatorio inserire almeno
uno dei due recapiti telefonici. Se l’utente desidera ricevere notifiche via SMS è obbligatorio il numero di telefono cellulare);
- Oggetto della richiesta;
- Note oggetto;
- Testo della richiesta.
I dati facoltativi da inserire sono:
- Consenso a ricevere notifiche via email;
- Consenso a ricevere notifiche via SMS;
- Numero di telefono fisso;
- Indicazione se la posta è certificata;
- Fax.
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L’utente può allegare documentazione in formato pdf, tiff, jpeg e gif fino ad un massimo di 3 file
la cui grandezza cumulata non deve superare i 3Mb.
Alla pressione del tasto “Invia” la richiesta viene sottomessa: l’utente troverà la richiesta
all’interno del link “Lista Richieste” presente nel Menu del Cassetto Previdenziale Aziende.
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2.2.4 Agenda Appuntam enti
Il consulente e/o l’azienda abilitati ad accedere al Cassetto Previdenziale Aziendale possono, tramite l’area “Contatti”, facendo Click sul link “Agenda Appuntamenti” accederà alla schermata di
gestione e visualizzazione degli appuntamenti.
La schermata iniziale di Agenda Appuntamenti propone in automatico l’elenco degli appuntamenti
in stato “Confermato” relativi alla matricola selezionata.
Le informazioni visualizzate sono:
§
Data e Ora
§
Oggetto
§
Stato
§
Collocazione (Sede)
§
Punto di Incontro
§
Cancella Appuntamento
Il consulente ha la possibilità di filtrare gli appuntamenti per:
§
Canale (Cassetto previdenziale Aziende, Altri)
§
Oggetto
§
Stato (Confermato, Cancellato, Tutti)
§
Data da – a
§
Ora da – a
Sulla schermata in basso è presente il pulsante “Prenota Appuntamento” che permette la prenotazione di un appuntamento presso la sede associata alla matricola selezionata.
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2.2.4.1 Prenotazione Appuntamento
L’utente tramite il link “Prenota Appuntamento” accede alla schermata di Prenotazione Appuntamento dove ha la possibilità di
- Confermare i dati di contatto:
o
E-Mail
o
Flag Posta Elettronica Certificata
o
Telefono Fisso
o
Telefono Cellulare
o
Fax
- Confermare il canale di Notifica:
o
E-mail
o
Sms
- Selezionare i dati dell’appuntamento:
o
Scegliere l’oggetto: l’utente ha la possibilità di selezionare l’oggetto
dell’appuntamento (è possibile la selezione multipla selezionando più oggetti e tenendo premuto il tasto “Ctrl”)
o
Inserire Note Oggetto: Campo obbligatorio
o
Selezionare il punto d’incontro: attraverso la scelta tramite pick list
o
Aggiungere Allegati utili
L’Utente ha la possibilità di confermare le selezioni e verificare la disponibilità dell’agenda per fissare l’appuntamento tramite click sul bottone “Avanti”. Altresì l’Utente ha la possibilità di resettare
i cambiamenti fatti con il click sul bottone “Ripristina Valori” (in automatico vengono riproposti i
valori di default).
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L’applicazione presenta all’utente tutte le date ancora disponibili.
L’utente ha la possibilità di selezionare una data tra quelle disponibili oppure di tornare alla
schermata precedente cliccando il tasto “Indietro”.
Una volta selezionata la data il sistema proporrà la scelta degli orari ancora disponibili quindi
l’utente potrà prenotare l’appuntamento cliccando l’orario desiderato.
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2.2.4.2 Conferma Appuntamento
Una volta selezionata l’ora il sistema propone una schermata riepilogativa dell’appuntamento prenotato.
- Messaggio di avviso: Conferma l’avvenuta prenotazione e suggerisce la conferma
dell’appuntamento ricordando all’utente che in caso di mancata conferma (entro 10 minuti)
il sistema cancellerà la prenotazione.
- Dati per contatti (non editabili)
o
Email
o
Posta Elettronica Certificata
o
Telefono fisso
o
Telefono cellulare
o
Fax
o
Notifiche via sms
o
Notifiche via e-mail
- Dati per appuntamento (non editabili)
o
Oggetto
o
Note oggetto
o
Allegati
o
Punto di Incontro
o
Giorno
o
Ora
- Promemoria
o
Promemoria via sms (opzionale facoltativo)
o
Promemoria via email (flaggato in automatico e non editabile)
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La pressione del tasto “Indietro” fa ritornare il consulente alla schermata iniziale di prenotazione
dell’appuntamento. In automatico il sistema rilascia il giorno e l’ora selezionati dal consulente.
La pressione sul tab “Lista” fa ritornare il consulente alla schermata di visualizzazione degli appuntamenti. In automatico il sistema rilascia il giorno e l’ora selezionati dal consulente.
Cliccando il tasto “Conferma” la prenotazione passa in stato “confermato” quindi il sistema presenterà una schermata con le stesse informazioni della precedente ma tutte in stato di sola lettura.
Cliccando il pulsante “Stampa” il consulente ha la possibilità di salvare il riepilogo
dell’appuntamento in formato PDF.
2.2.4.3 Cancellazione di un appuntamento
Il consulente ha la possibilità di cancellare un appuntamento in stato Confermato, cliccando
sull’icona (cestino) presente nell’ultima colonna della tabella presente sulla pagina iniziale di Agenda Appuntamenti.
Prima della cancellazione effettiva dell’appuntamento viene richiesta conferma al consulente.
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