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richiesta di appuntamento di scarico tramite carp per amazon italia

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richiesta di appuntamento di scarico tramite carp per amazon italia
See English Version p 17
RICHIESTA DI APPUNTAMENTO DI SCARICO TRAMITE CARP PER AMAZON ITALIA
La seguente guida spiega nel dettaglio la procedura di richiesta di un appuntamento presso i magazzini
Amazon Italia.
Sommario:
Passi da seguire per la creazione di un appuntamento ............................................................................ 2
Processo di prenotazione verso i magazzini di Amazon ........................................................................... 3
Che cos’è una ASN?................................................................................................................................... 3
Che cos’è CARP?........................................................................................................................................ 3
Quando utilizzare CARP?........................................................................................................................... 3
Creazione account in CARP ....................................................................................................................... 3
1) Account Corriere ........................................................................................................................... 5
2) Account Fornitore ......................................................................................................................... 6
Come creare un richiesta di appuntamento ............................................................................................. 7
Opzione 1: Creazione manuale ............................................................................................................. 7
Opzione n°2: Caricamento in bulk tramite foglio excel. ....................................................................... 8
Anteprima richiesta appuntamento ................................................................................................... 10
Conferma dell’appuntamento ............................................................................................................ 10
Ricerca delle richieste di appuntamento evase nel passato ................................................................... 11
Modifica di un appuntamento esistente ................................................................................................ 12
Duplicare un appuntamento ............................................................................................................... 13
Cancellare un appuntamento ............................................................................................................. 13
CARP - FAQ .............................................................................................................................................. 14
Passi da seguire per la creazione di un appuntamento
1. Creazione ASN/BOL da parte del fornitore (Fornitore di Amazon).
a. Creare l’ASN/BOL per la spedizione attraverso EDI o Vendor Central.
b. Aspettare almeno 30 minuti prima di effettuare la prenotazione in CARP per questa ASN
2. Prenotazione dell’appuntamento da parte del corriere
a. Effettuare il login nel portale CARP
b. Scegliere, tra le seguenti, l’opzione che si addice alla vostra consegna:
i. Consegna fino a 5 ASN: scegli “Creazione manuale”
ii. Consegna con più di 5 ASN: scegli “Caricamento attraverso file excel”
c. Inserire tutte le informazioni necessarie per la richiesta:
i. Codice Alfa Corriere Standard (SCAC)
ii. Centro di Distribuzione di Destinazione
iii. Tipo di carico
iv. Data di consegna richiesta dal corriere
v. Commenti richiedente (facoltativo)
d. Inserire tutte le informazioni relative al contenuto della spedizione:
i. Nome Commerciante
ii. N° Bolla Elettronica ASN
iii. N° Totale Bancali
iv. N° Totale Cartoni
v. Conteggio Unità
e. Controllare di non aver inserito nulla nel campo “Elenco OdA”
f.
Cliccare su “Invia”
g. Controllare che il campo “Elenco OdA” si sia popolato automaticamente
h. Cliccare su “Invia”
3. Per cambiare una richiesta di appuntamento, utilizzare la funzione “Cercare Appuntamenti
precedenti”. Una richiesta di appuntamento dovrà essere modificata se la data, l’ora o la merce
da consegnare subirà variazioni da ciò che era stato richiesto inizialmente.
Processo di prenotazione verso i magazzini di Amazon
Il processo di prenotazione per le consegne nei magazzini di Amazon è composto da due parti:
 Creazione della ASN (Notifica di Spedizione Avanzata) e
 Richiesta dell’appuntamento (in CARP)
Che cos’è una ASN?
Una preavviso di spedizione (ASN) è una distinta di imballaggio elettronica che i Fornitori di Amazon inviano ad
Amazon prima di ogni consegna, attraverso EDI (Electronic Data Interchange) oppure attraverso la funzione
‘Spedizione’ nel portale Vendor Central. Successivamente i fornitori forniscono l’ASN al loro corriere affinché
questi ultimi possano prenotare la consegna.
L'ASN contiene tutte le informazioni necessarie per identificarne il contenuto che un fornitore vuole consegnare
con una spedizione verso uno dei nostri magazzini (o FC, Fulfilment Center).
L’ASN relativa al carico di ciascun fornitore è obbligatoria per ogni richiesta di appuntamento in CARP.
Questo manuale non tratta il processo di creazione di ASN; se avete bisogno di ulteriori informazioni, consultate il
Centro Documentazione in Vendor Central, dove potrai trovare la guida per la creazione di ASN.
Che cos’è CARP?
CARP (Carrier Appointment Request Portal) è un portale online per effettuare le richieste di appuntamenti per le
consegne presso i magazzini Amazon. CARP offre un sistema efficiente e standardizzato per richiedere
appuntamenti per le consegne e impedisce di prenotare OdA (Ordine d’Acquisto) che non sono in un corretto
status.
Amazon monitora il livello di servizio delle risposte in CARP, avendo come SLA (Service Level Agreement) un
periodo di 4 ore durante l’orario di ufficio.
CARP invia un numero identificativo per ogni richiesta di appuntamento ed è utilizzato come canale di
comunicazione web-based tra i corrieri e il FC, attraverso cui tutte le informazioni sono chiare e non vengono perse
o confuse a causa di continui scambi di email.
Se la consegna è divisa per più truck, i corrieri dovranno richiedere un appuntamento per ogni truck.
Per qualsiasi informazione riguardo ai nostri requisiti di consegna, si prega di consultare il Manuale del Fornitore di
Amazon, disponibile nel ‘Centro Risorse’ in Vendor Central.
Quando utilizzare CARP?
I Corrieri dovrebbero sempre utilizzare CARP per richiedere uno slot di consegna nei nostri FC per tutte le consegne
pallettizzate.
Per le consegne di colli sfusi (consegne Express), i principali corrieri Parcel hanno slot fissi assegnati nei nostri FC
per consegnare senza effettuare la prenotazione.
Creazione account in CARP
È possibile accedere al portale è possibile tramite il seguente link: https://transportation.amazon.fr/
Nel caso in cui non aveste un Nome utente ed una Password, selezionate “Richiedere nuovo account”.
Per prima cosa dovrete scegliere tra un account di tipo “Corriere” e un account di tipo “Venditore”
Amazon raccomanda che le richieste di appuntamento vengano evase direttamente dal corriere, poiché ci
aspettiamo che ci sia un solo appuntamento per ogni camion in arrivo nei nostri magazzini, e i corrieri hanno una
miglior visibilità su possili slot fissi e sugli orari in cui preferiscono consegnare.
-
se siete un corriere che sta consegnando merce a carico di un fornitore di Amazon, selezionare la casella
"Corriere" e compilare tutti i campi come indicato di seguito in “1) Account Corriere” .
se siete un fornitore: Amazon raccomanda sempre di lasciare nelle mani del corriere la prenotazione di un
appuntamento di scarico.
Eccezione: Un fornitore può procedere direttamente con la prenotazione solo nel caso in cui è sicuro che la
cosegna non conterrà altre spedizioni da parte di altri fornitori di Amazon (esempio, se state consegnando
con il vostro camion). In questo caso il fornitore deve soddisfare i seguenti criteri:
o Nella vostra prenotazione dovrà essere inserito il contenuto completo del camion (quindi il camion
non conterrà altri prodotti indirizzati in un magazzino di Amazon)
o L’autista dovrà rispettare l’orario di consegna accordato e mostrare all’ingresso del magazzino il
numero di appuntamento corretto.
Se questi requisiti saranno soddisfatti, allora potete creare il vostro account di tipo fornitore selezionando
la casella ”Venditore” e compilare tutti i campi come indicato di seguito in “2) Account Fornitore”.
Al fine di eliminare appuntamenti duplicati in CARP, Corriere e Fornitore devono assicurarsi che solo uno di
loro (preferibilmente il corriere) farà la prenotazione della consegna. Creando una prenotazione doppia si
potrebbe incorrere in una multa per No-Show.
1) Account Corriere
Il Codice Alfa Corriere Standard (SCAC) è un codice alfa-numerico composto da 5 caratteri. Se la vostra
compagnia ha già consegnato prodotti ad Amazon, si prega di controllare con il vostro management lo
SCAC che vi è stato assegnato. Se non conoscete il vostro SCAC Code, dovete richiederlo tramite email
cliccando sul link “Contattaci” nella homepage del portale CARP. Riceverete il vostro codice SCAC entro
24 ore, e così voi sarete in grado di completare il campo SCAC nel form.
Tutte le comunicazioni relative alla gestione
degli appuntamenti e al CARP verranno
indirizzate all’indirizzo email specificato in
questo campo. È consigliabile, pertanto, che
settiate una mailing list alla quale siano
collegate tutte le persone che necessitano
avere tale visibilità
Il numero di telefono deve essere un
numero dove vi possiamo sempre
raggiungere in caso di problem o
emergenze con le consegne. Si prega di
inserire nel campo solo cifre; lettere o altri
caratteri non sono previsti.
Nome utente e password devono avere
ALMENO 8 caratteri (lettere e/o numeri).
Essi vi saranno richiesti ogni volta che
dovrete prenotare una consegna. Nome
utente e password non possono essere
uguali. Non usare il carattere ‘spazio’.
Se tu sei un nuovo corriere di Amazon, vi sarà richiesto di compilare un form addizionale (di sotto vi è l’esempio).
Dovrete re-inserire il codice SCAC che vi ha fornito Amazon, compilare tutti gli altri campi, includendo un
ordine d’acquisto OdA (o Purchase Order, PO) aperto che vi ha fornito il vostro cliente e che voi dovrete
consegnare presso il nostro FC, e il vostro account sarà creato. Riceverete una email di conferma appena
il vostro account è stato generato.
2) Account Fornitore (da usare eccezionalmente, vedi a p.4 i criteri da soddisfare)
Il Codice Fornitore è un codice alfa-numerico composto da 5 caratteri. Esso è in relazione ai
vostri ordini d’acquisto. I nostri sistemi usano il codice fornitore (o Vendor Code) per
sottomettere una richiesta. Se non conoscete il vostro codice fornitore Amazon, potete trovarlo
a fianco ad ogni ordine d’acquisto in Vendor Central > Ordini > Ordini d’acquisto, sotto la colonna
“Fornitore”; in alternativa, contattate il vostro In-Stock Manager per ricevere l’informazione.
Tutte le comunicazioni relative alla gestione
degli appuntamenti e al CARP verranno
indirizzate all’indirizzo email specificato in
questo campo. È consigliabile, pertanto, che
settiate una mailing list alla quale siano
collegate tutte le persone che necessitano
avere tale visibilità
Il numero di telefono deve essere un
numero dove vi possiamo sempre
raggiungere in caso di problemi o
emergenze con le consegne. Si prega di
inserire nel campo solo cifre; lettere o altri
caratteri non sono previsti.
Nome utente e password devono avere
ALMENO 8 caratteri (lettere e/o numeri).
Essi vi saranno richiesti ogni volta che
dovrete prenotare una consegna. Nome
utente e password non possono essere
uguali. Non usare il carattere ‘spazio’.
Nel caso in cui il vostro codice Fornitore Amazon non è riconosciuto inizialmente, si prega di compilare un
ulteriore form.
Dovrete compilare tutti i campi, incluso un ordine d’acquisto aperto associato al vostro Codice Fornitore, e così
l’account CARP sarà creato. Riceverete una email di conferma non appena l’account sarà generato.
Come creare un richiesta di appuntamento
Opzione 1: Creazione manuale
Non appena avete fatto l’accesso al portale, nella Homepage, cliccate su: “Inviare richiesta”
Quindi iniziate a compilare tutti i campi come indicato di seguito:
Se sei un corriere, questo campo si popolerà
automaticamente con il vostro SCAC Code. Se sei un
fornitore e non trovate lo SCAC corretto, inserite
“UNKN” (unknown).
Selezionare il Magazzino Amazon in cui volete
consegnare i prodotti.
Selezionare il tipo di spedizione.
Qualsiasi informazione a supporto della richiesta di
prenotazione dovrà essere inserita in questo campo. Nel
caso in cui avete selezionato ‘UNKN’ nel campo ‘Codice Alfa
Corriere Standard’ dovrete specificare il nome del corriere
con cui verrete in consegna
Specificare il giorno e l’orario in cui si
vuole consegnare: il nostro team di
prenotazioni cercherà di accontentarvi
per assicurarvi l’orario richiesto
Successivamente andranno compilati i campi relativamente ai dettagli delle spedizioni presenti nel camion:
ARN: questo campo è facoltativo, quindi coloro che fanno parte del programma WE PAY devono inserire il codice,
mentre coloro che non ne fanno parte devono lasciarlo VUOTO
Nome commerciante: il nome dei fornitori che state consegnando nel camion (una riga per ogni fornitore).
N° Bolla Elettronica – ASN*: Inserire il numero della Bolla Elettronica che vi è stato comunicato dal fornitore in
consegna. Nel caso in cui ci siamo più ASN per lo stesso fornitore, l’inserimento dovrà avvenire una per riga (se il
fornitore non ha comunicato alcuna ASN, vi chiediamo di contattarlo al più presto)
N° Totale Bancali: specificare il numero dei bancali (pallet) associato a quella ASN
N° Totale Cartoni: specificare il numero dei colli associato a quella ASN
Conteggio unità: specificare il numero complessivo delle unità associato a quella ASN; non è obbligatorio
Elenco OdA: questo campo si auto-popolerà non appena cliccato su “Invia”, se avete inserito l’ASN corretta
Nel caso in cui non vi è stata fornita alcuna ASN, si prega di contattare il vostro cliente (ovvero il fornitore di Amazon)
in modo che lui vi possa dare tutte le informazioni necessarie.
Opzione n°2: Caricamento in bulk tramite foglio excel.
Nella schermata principale, cliccare su “Invio di richiesta multipla”:
Cliccare su ”Fare clic qui per scaricare il file” e seguire le indicazioni riportate nella schermata.
I campi da compilare sono esattamente gli stessi precedentemente commentati:
Nel caso in cui non è stata comunicata alcuna ASN si prega di contattare il vostro cliente (ovvero il fornitore di
Amazon) in modo che lui vi possa dare tutte le informazioni necessarie.
Una volta compilato e salvato il Foglio Excel in format .xls, cliccate su “Browse”.
Selezionate il File appena salvato, cliccate su “Apri” e quindi su “Invia”.
Se ricevete un messaggio di errore, si prega di consultare la sezione FAQ alla fine di questo documento.
Anteprima richiesta appuntamento
Una volta cliccato su “Invia”, vi apparirà la schermata seguente:
Vi chiediamo di verificare tutte le informazioni inserite e, se corrette, cliccare su “Invia”.
Se appare il seguente messaggio: “La spedizione evidenziata in giallo non è stata trovata tra i dati in possesso di
Amazon. SI prega di controllare la lista dei PO per questa spedizione prima di inviare la richiesta ”, significa che non
avete utilizzato una ASN valida durante la richiesta dell’appuntamento. In questo caso puoi eccezionalmente inviare
la richiesta poiché ciò non è un blocco, ma vi preghiamo di contattare il vostro cliente (ovvero il fornitore di Amazon
per chiedere loro di fornirvi le ASN valide la prossima volta, poiché ciò genera problemi in fase di ricezione.
Conferma dell’appuntamento
Quando il magazzino confermerà la vostra richiesta di appuntamento, riceverete un’email di risposta simile a quella
che segue:
In questa email sono specificati:
Il numero dell’appuntamento ISA (evidenziato in rosso), che dovrà essere obbligatoriamente
presentato alla gatehouse in fase di riconoscimento del mezzo.
-
Giorno ed orario dell’appuntamento (evidenziati in blu)  nota bene: è tollerato un ritardo massimo
di 30 minuti.
Un sommario dei dettagli della spedizione
Ricerca delle richieste di appuntamento evase nel passato
Nel Homepage principale, selezionate “Cercare appuntamenti precedenti”:
Per avere una visione totale delle richieste di appuntamento evase nel passato, cliccate semplicemente su “Ricerca”,
dopo aver impostato uno “stato di richiesta” dal menu a tendina.
In questa pagine potrete trovare:
1.
2.
3.
4.
Gli appuntamenti confermati e non ancora spediti (evidenziato in rosso)
La possibilità di modificare un appuntamento prima o successivamente la sua conferma da parte del
magazzino (evidenziato in blu)
La possibilità di cancellare un appuntamento confermato (evidenziato in verde)
La possibilità di copiare direttamente il contenuto di una richiesta di appuntamento, nel caso in cui tale
consegna sia stata rifiutata oppure in caso di mancata consegna (evidenziato in arancione)
Per i casi 2 e 3, riceverete sistematicamente una email di notifica dal sistema, sia nel caso in cui foste voi ad apportare
qualsiasi modifica alla richiesta di appuntamento oppure il magazzino.
Di seguito i possibili stati in cui un appuntamento si può trovare:
-
Confermato: la richiesta di appuntamento è stata confermata
In elaborazione: la richiesta di appuntamento è in attesa di essere confermata dal magazzino
E’ necessario l’intervento manuale: non è possibile più modificare l’appuntamento
Terminato: l’appuntamento è stato cancellato, dovuto ad una vostra richiesta oppure da parte del
magazzino
Cancellazione in attesa: la richiesta di cancellazione dell’appuntamento è in attesa di essere
confermata dal magazzino
Modifica in attesa: la richiesta di modifica dell’appuntamento è in attesa di essere confermata dal
magazzino
Modifica di un appuntamento esistente
Se necessitate di modificare la data o l’orario di un appuntamento, oppure avete bisogno di aggiungere altri OdA (o
PO), unità, colli, pallet o ASN, non va creata una nuova richiesta di appuntamento ma dovete utilizzare la funzione
“Cercare appuntamenti precedenti”, come spiegato sopra. Siete pregati di modificare l’appuntamento esistente al
fine di evitare delle doppie prenotazioni.
Se voi arrivate nei nostri magazzini con più di una prenotazione per camion, la vostra consegna potrebbe essere
respinta, poichè noi ci aspettiamo una singola ISA per ogni camion in arrivo.
NOTA: Vi ricordiamo che è possibile modificare un appuntamento entro massimo 24 h dalla consegna. In caso
contrario, il magazzino potrà posticipare l’appuntamento.
Una volta cliccato su “Modifica”, si riaprirà l’originale appuntamento:
In questo caso dovrete:
-
Scegliere un “Reason” che meglio descriva la ragione della modifica apportata
Aggiungere una spiegazione nella area “Commenti richiedente”, per esempio:
o “Consegnerò solo 2 pallet invece di 3”
o
o
“Il corriere ha un ritardo, siamo costretti a posticipare l’appuntamento di un giorno”
“Vi richiediamo di riservarci uno slot di consegna tra le ore 07:00am e 11:00pm”
Un volta terminato, cliccate su “Invia”. Il modello è esattamente uguale a quello descritto nei precedenti paragrafi.
A questo punto riceverete un’email di notifica dal sistema che la vostra richiesta è stata presa in gestione ed evasa
correttamente. Nota Bene: l’email di conferma che il magazzino ha gestito e confermato la modifica richiesta sarà
esplicitata in una seconda email, con oggetto: “Confirmation of the edit request being SUCCESSFUL”.
Duplicare un appuntamento
Nel caso in cui il vostro appuntamento è stato cancellato, a causa di un intervento del magazzino piuttosto che Vostro
(ad esempio la consegna è stata rifiutata), potrete riutilizzare la precedente richiesta di appuntamento, cliccando su
“Copia in” (si rimanda a “Ricerca delle richieste di appuntamento evase nel passato”).
Cancellare un appuntamento
Nel caso in cui il vostro appuntamento è stato cancellato, a causa di un intervento del magazzino piuttosto che Vostro
(ad esempio la consegna è stata rifiutata), potrete riutilizzare la precedente richiesta di appuntamento, cliccando su
“Copia in” (si rimanda a “Ricerca delle richieste di appuntamento evase nel passato”).
CARP - FAQ
1. La mia spedizione è superiore a un carico. Posso inviare una sola richiesta di prenotazione?
È necessario effettuare una prenotazione per ogni carico. Assicurati di attenerti a questa specifica.
2. Il centro logistico non mi ha assegnato lo slot richiesto
La data e l'orario potrebbero risultare non disponibili al momento della tua richiesta.
Il centro logistico tenterà di:
- assegnarti un appuntamento nella data richiesta ma a un orario differente, per assicurare tempi di stoccaggio
rapidi.
- assegnarti un appuntamento a ridosso del giorno richiesto
I nostri centri logistici sono aperti dal lunedì al venerdì, dalle 6 alle 21 (il dettaglio degli orari di apertura è disponibile
all'interno del Manuale del Fornitore di Vendor Central). Ti consigliamo di sfruttare l'intero orario di apertura.
Se lo slot assegnato non fosse adatto alle tue esigenze, modifica l'appuntamento utilizzando il portale CARP.
3.
Quando invio una richiesta ricevo un messaggio di errore
Tipo di errore:
-
“Manca il campo Codice Alfa Corriere Standard”: non hai selezionato nessun corriere per questa consegna. Se
il corriere desiderato non è sulla lista, digita "UNKN".
“Manca il campo Centro di distribuzione di destinazione”: non hai indicato nessuna destinazione. Seleziona il
centro logistico Amazon presso il quale consegnare i prodotti.
“Spedizione #1: il valore '#' nel campo ARN non è valido.”: hai inserito nel campo ARN un valore errato. Se non
fai parte del programma WEPAY il campo ARN dovrà essere vuoto.
“ Il campo N° Totale Bancali manca nella spedizione #”: hai selezionato "carico pallettizzato" ma non hai indicato
la quantità di pallet presenti.
“Spedizione #: il campo N° Totale Bancali non corrisponde al tipo di carico selezionato”: hai selezionato "carico
non pallettizzato" ma hai indicato un valore in corrispondenza della quantità di pallet.
“Manca il campo Data di consegna richiesta al corriere”: devi indicare data e orario nei quali consegnare i
prodotti. Il nostro centro logistico farà il possibile per assegnarti uno slot secondo quanto richiesto.
Dettagli:
“È necessaria almeno una spedizione”: non hai selezionato nessun PO o ASN per questa consegna.
“Il campo Nome commerciante manca nella spedizione #1”: non hai indicato nessun nome fornitore nella riga
N.
“Il campo N° Bolla Elettronica/ ASN o FBA N. spedizione manca nella spedizione”: non hai inserito nessun
numero ASN nella riga N. Se non hai un numero ASN per questa spedizione, ti preghiamo di contattare il tuo
cliente (fornitore Amazon) per ricevere un numero ASN valido.
“Spedizione #1 non trovata tra i dati in possesso di Amazon. Inserire manualmente la spedizione all'interno
degli OdA.”: ha inserito un numero ASN nel campo ASN/BOL senza fornire alcun PO, pero questo ASN non è
presente all'interno dei nostri sistemi. Le cause principali potrebbero essere le seguenti:
o Questo ASN non è ancora entrato nei nostri sistemi (tra il momento in cui l'ASN viene spedito e
l'integrazione nei sistemi passa circa 1 ora)
o Il numero inserito non è corretto
o È stato utilizzato un numero di riferimento ASN interno invece del numero di riferimento
trasmesso ai nostri sistemi
Se il problema persiste, per sbloccare l'invio, in questa riga inserisci anche un numero di PO. In futuro ti
preghiamo di contattare il tuo cliente (fornitore Amazon) per ricevere un numero ASN valido.
Per qualsiasi domanda, puoi contattare [email protected]
-
-
-
-
-
“Spedizione #N: L'OdA “'XXXXXXX” è valido solamente per il centro di distribuzione ‘XXXX’e non può essere
inviato come parte di questa richiesta di appuntamento. Rimuovere il numero di OdA da questa richiesta di
appuntamento e inviare una richiesta separata per il centro di distribuzione ‘XXXX’ “: il PO inserito nella riga N
deve essere consegnato presso un altro centro logistico. È necessario inviare una singola richiesta per ogni
centro logistico. Ti preghiamo di contattare il tuo cliente (fornitore Amazon) per verificare a quale centro
logistico consegnare i prodotti.
“Spedizione #1: OdA 'XXXXXXXX' chiuso”: il PO X1234567 è stato completato (tutti i prodotti sono già stati
ricevuti) o cancellato. Ti preghiamo di contattare il tuo cliente (fornitore Amazon) per verificare lo stato
dell'ordine d'acquisto in Vendor Central. In caso di dubbi, il fornitore potrà contattare il team Amazon per
avere più informazioni sul stato del PO usando la funzionalità “Contattaci” di Vendor Central, Gestione degli
Ordini di Acquisto, Conferma/Aggiornamento dell’ordine.
“Spedizione #OdA 'XXXXXXX' non confermato”: il PO XXXXXXX non è stato confermato via Vendor Central o
EDI. Ti preghiamo di contattare il tuo cliente (fornitore Amazon) per verificare lo stato dell'ordine d'acquisto in
Vendor Central. In caso di dubbi, il fornitore potrà contattare il team Amazon per avere più informazioni sul
stato del PO usando la funzionalità “Contattaci” di Vendor Central, Gestione degli Ordini di Acquisto,
Conferma/Aggiornamento dell’ordine.
“Spedizione #1: OdA 'XXXXXXX' non riconosciuto. Contattare il fornitore OdA, per verificare che sia corretto”: il
numero di PO fornito non esiste. Controlla che sia stato inserito correttamente e che si un ordine d'acquisto
emesso da Amazon. Ti preghiamo di contattare il tuo cliente (fornitore Amazon) per verificare lo stato
dell'ordine d'acquisto in Vendor Central. In caso di dubbi, il fornitore potrà contattare il team di Amazon per
avere più informazioni sul stato del PO usando la funzionalità “Contattaci” di Vendor Central, Gestione degli
Ordini di Acquisto, Conferma/Aggiornamento dell’ordine.
“Un arresto interno del sistema ha impedito la convalida dell'OdA 'XXXXXXX' “: Riprova più tardi. Se il problema
persiste, contattaci all'indirizzo [email protected]
4. Ho inviato la mia richiesta di prenotazione da più di 4 ore e non ho ancora ricevuto una conferma.
La prenotazione di un appuntamento solitamente viene confermata in meno di 4 ore (tra le 9.00 e le 17.00). Se non
hai ricevuto conferma della prenotazione:
 Controlla di aver inviato correttamente la tua richiesta. Se questo fosse il caso, ritenta l'invio.
 Cerca fra gli appuntamenti recenti e controlla che lo stato sia ancora "In sospeso". Se questo fosse il caso
contattaci all'indirizzo [email protected]
5. Lo stato dei miei PO non ne permette la consegna e non posso inviare la richiesta di prenotazione
Amazon non accetta consegne per PO non confermati, cancellati o incompleti. Per questo motivo il portale CARP
impedisce di inviare richieste di prenotazione per PO non confermati. Ti preghiamo di contattare il tuo cliente
(fornitore Amazon) per verificare lo stato dell'ordine d'acquisto in collaborazione con il team di Amazon.
6.
Il mio corriere è in ritardo e non riuscirà a consegnare i prodotti durante lo slot prenotato. Voglio spostare
l'appuntamento a domani
Modifica l'appuntamento all'interno del portale CARP e fornisci una motivazione utilizzando il campo dedicato ai
commenti.
7. Qual è il termine ultimo per poter modificare una prenotazione?
La prenotazione può essere modificata fino a 24 ore prima della consegna concordata. Nel caso di modifiche
effettuate meno di 24 ore prima della consegna, il nostro centro logistico potrebbe decidere di posporre
l'appuntamento.
8. Voglio modificare il mio account CARP
Dalla home page del portale puoi modificare recuperare la password e modificare password e indirizzo e-mail.
Ricorda che username e password sono case-sensitive (maiuscole e minuscole).
Se non riesci a effettuare le modifiche, contattaci all'indirizzo [email protected] fornendo quanti più
dettagli possibile (nome utente, email, …).
English Version
BOOKING GUIDE VIA CARP PORTAL FOR AMAZON
The below guide is aimed at Vendors/Carriers/Logistic Providers seeking to book a delivery slot in Amazon
Warehouses.
Contents
Summary of steps to follow for each delivery ........................................................................................ 18
Amazon Booking Process ........................................................................................................................ 19
What is an ASN? ...................................................................................................................................... 19
What is CARP? ......................................................................................................................................... 19
When to use CARP? ................................................................................................................................ 19
CARP account creation............................................................................................................................ 19
1) Carrier Account ........................................................................................................................... 21
2) Vendor Account ......................................................................................................................... 22
Booking request creation ........................................................................................................................ 23
Option n°1: manual creation............................................................................................................... 23
Option n°2: excel file upload ............................................................................................................... 24
Appointment request validation ......................................................................................................... 25
Appointment confirmation ................................................................................................................. 25
Search for past appointment requests ................................................................................................... 26
Editing an existing appointment ............................................................................................................. 27
Duplicate an appointment .................................................................................................................. 28
Delete an appointment ....................................................................................................................... 28
CARP - FAQ .............................................................................................................................................. 30
Summary of steps to follow for each delivery
1. ASN /BOL creation to be handled by Vendors (Amazon Suppliers).
a. Create the ASN/BOL for the shipment through EDI or Vendor Central.
b. Wait at least 30 minutes before making a CARP booking for this order.
2. Booking request to be handled by Carrier.
a. Log into CARP
b. Choose the option that matches your shipment best
i. Delivery of up to 5 ASN: choose “Manual creation”
ii. Delivery of more than 5 ASN: choose “Excel file upload”
c. Fill in the information for your booking request:
i. Standard Carrier Alpha Code
ii. Destination FC
iii. Load type
iv. Requested delivery date
v. Comments (Optional)
d. Fill in the shipment information:
i. Vendor name
ii. BOL/ASN Number
iii. Pallet count
iv. Carton count
v. Unit count
e. Check that you have not entered anything in the “PO” field
f.
Click “Submit”
g. Check that the field for POs has been filled in automatically
h. Click “Submit”
3. Changes to booking requests: use the “Search for past appointment requests” function to edit
requests. A booking request should be edited if the date, time or units that will be delivered
change from what was initially requested.
Amazon Booking Process
Amazon booking process comprises two steps:
Creation of Advanced Shipment Notification (or ASN) to be generated by Amazon Supplier and
-
Delivery Appointment request (via CARP) to be created preferably by the carrier.
What is an ASN?
Advanced Shipment Notification (ASN) is an electronic packing list that Amazon Suppliers send to Amazon in advance
of any delivery, either via Electronic Data Interchange (EDI) or through the “Shipment” functionality of Vendor
Central Portal. Amazon suppliers provide the ASN to their carrier to enable them to book for a delivery slot.
An ASN consolidates detailed information about the products and quantities that suppliers intend to deliver to one
of our Fulfilment Centers (FCs) on one single occasion.
An ASN is required on every occasion a supplier ships products to one of our Warehouses. This notification of
incoming freight is required for the booking process in CARP.
Vendors can find additional information regarding ASN Creation in the “Shipment section” of Vendor Central help
pages or in the Vendor Manual downloadable from the Resource Center of Vendor Central.
What is CARP?
CARP is an appointment booking request online portal for Amazon Fulfillment Centers. CARP provides an efficient,
standardized system for requesting booking as it prevents the booking of any POs that are not in the correct status.
Amazon monitors CARP response times to meet a Service Level Agreement (SLA) of less than 4 hours during office
hours.
CARP delivers a tracking number for all appointment requests and serves as a web-based communication channel
between carriers and FC where no information is missed or confused due to multiple email exchanges.
In case the delivery is split over several trucks, carriers are required to request a booking for each truck delivering.
For any further information about our delivery requirements, please refer to the Amazon Vendor Manual, available
on Vendor Central Resource Center.
When to use CARP?
Carriers should always use CARP to request a delivery slot into our FCs for palletized deliveries.
For Loose Parcel deliveries (Express deliveries), the main Parcel Carriers have fix slot agreement with our FCs to
deliver without Booking.
“To confirm which express carriers are allowed to come without a CARP booking, please contact us through the
“Contact Us”/ “Customer Service” functionality on the Home Page of CARP.
CARP account creation
In order to get access to CARP, please follow this link: https://transportation.amazon.co.uk/
If you do not have Username and Password, select “Request New Account”.
You will be prompt to choose between Carrier account and Vendor Account:
Amazon strongly advises that appointment requests are made by the carrier on behalf of the vendors as we expect
only one appointment request by truck in delivery, and carriers have better visibility on possible granted fix slots or
preferred delivery timing.
If you are a carrier delivering for an Amazon supplier, please tick the “Carrier” box and follow the instruction
from “1) Carrier Account”.
If you are a vendor supplying Amazon: we recommend you that you let your carrier take the appointment.
Exception: Vendors can proceed to booking the delivery directly in case they can ensure that the delivery
will not contain any other shipment from other Amazon suppliers (ie: if are delivering with their own truck).
In which case the vendor has to meet the below eligibility criteria :
 your booking request should reflect the full content of the truck (so the truck will not contain any
other goods addressed to Amazon)
 the truck driver respects the granted booking schedule and provides the correct booking number at
the entrance gate.
If you meet these requirements please create your Vendor Account by ticking the “Vendor” box and
following the instruction from “2) Vendor Account”.
In order to avoid duplication of CARP appointments, Vendors and Carriers should ensure that only one of them
(preferably Carrier) is requesting the bookings. Failure to comply with this requirement may incur deduction for No
Show.
1) Carrier Account
Standard Carrier Alpha Code (SCAC) is a unique 5 alpha-numeric digits code. If your company has
already delivered goods to Amazon, please check with your management to know the SCAC for your
company. If you are a new carrier and you don’t have SCAC code, you need to request it by clicking on
the Contact-us button at the top of the CARP homepage. You will receive in latest 24h your SCAC Code,
then you will be able to fill the field “Standard Carrier Alpha Code”.
The email Address provided will be the
address where you will receive all CARP
related communication as well as
announcements. Hence, it is advisable to
use an email address in which multiple
users have access to (i.e. a shared mailbox)
Telephone number should be an
operational one where we can reach out to
you in case of delivery related
issues/emergencies. Please make sure you
only include numbers. No other letters or
characters are needed.
Username and Password MUST have a
minimum of eight letters and/or numbers.
They will be required at each booking
request. Username and password cannot
be equals. Do not use space as a character.
In case you are a new carrier to Amazon, you will be asked to fill-in the additional form below:
You have to re-enter SCAC Code provided by Amazon, fill all the other fields, including an open Amazon Purchase
Order (PO) given by our supplier you are delivering for, and your account will be created. You will receive an email
confirmation for the account creation.
2)
Vendor Account (to be used exceptionally, see pag 20 for eligibility
criteriaError! Reference source not found.Error! Reference source not found.)
Vendor Code is a unique five-character code given on your Purchase Order.
Our system uses a Vendor Code for submission of delivery requests to the
Fulfilment Centers (FCs). If you are not aware of your Amazon Vendor Code,
you can find it in any Purchase Order available in Vendor Central > Orders >
Purchase Orders under the «Vendor» Field; otherwise please feel free to
contact In-Stock Manager in charge of your account
The email Address provided will be the
address where you will receive all CARP
related communication as well as
announcements. Hence, it is advisable to
use an email address in which multiple
users have access to (i.e. a shared
mailbox)
Telephone number should be an
operational one where we can reach out
you in case of delivery related
issues/emergencies. Please make sure you
only include numbers. No other letters or
characters are needed.
Username and Password MUST have a
minimum of eight letters and/or numbers.
They will be required at each booking
request. Username and password cannot
be equals. Do not use space as a character.
In case you don’t have your vendor code or it is not recognized, please fill-in the additional form below
You have to fill all the fields, including an open Amazon Purchase Order associated to your Vendor Code in the field
“PO Number”, and account will be created. You will receive an email confirmation for the account creation.
Booking request creation
3) Option n°1: manual creation
Once you are logged in, on the homepage, click on “Submit Request”
Enter the first letters of the carrier company name to
find it. If you do not find it, enter “UNKN”
(UNKNOWN).If you are the Carrier, this field will be
populated automatically with your SCAC Code.
Select the Amazon Warehouse where you need
to deliver the goods.
Make sure to select the correct Load Type.
Any additional comment that seems appropriate to help us
grant you an appointment. If you have selected “UNKN” in
the Standard Carrier Alpha Code, please specify here the
name of the carrier.
Date and time you want to deliver: our
fulfilment center will do its best to grant
an appointment close to your request
Then fill the shipment details:
-
-
-
-
ARN: It means Amazon Reference Number: All Collect /We-Pay shipments must be associated with a
specific ARN number. If you are not part of WE PAY program, you have to leave this field EMPTY. ARN
is generated once vendor submits routing request on Vendor Central;
Vendor Name: fill in with the Amazon supplier you are delivering for. We expect one row for each
shipment, ie for each vendor (in case one vendor is shipping several ASN at the same time, please
provide 1 valid BOL/ASN for each line);
Put the ASN number in the field « ASN # or BOL # », one ASN per row (if you are the Carrier, the info
should be provided by the Supplier you’re delivering for. If it was not provided to you, please reach out
to your client to ask them to provide it to you);
Pallet Count : number of pallets associated to the related ASN;
Carton Count : number of cartons associated to the related ASN;
Unit count : number of units associated to the related ASN: it is not mandatory;
it is not necessary to fill the field « PO list » if you have an ASN number: if ASN is correct, this field will
be auto-populated once you submit request.
If no ASN was provided to you, please contact your client (Amazon supplier) so that he provides you full necessary
information.
4) Option n°2: excel file upload
On the homepage, click on « Submit Bulk Request »:
Start by filling the appointment request header (same process as on manual creation above).
Then click on “Click here to download the file”. Save it under a dedicated folder.
The fields are exactly the same as for manual creation:
If no ASN was provided to you, please contact your client (Amazon supplier) so that he provides you full necessary
information.
Save your file, then click on “Browse” to upload it (your file must be on .xls format):
Once the file is uploaded, click on “Submit”.
If you get an error message, please look at the Error Message Page in the FAQ, at the end of this document.
5) Appointment request validation
After clicking on « Submit », the following message appears:
Check that all the data are complete and click on « Submit » at the boot of the page.
If the following message appears: “The shipments highlighted in yellow were not found in Amazon's records. Please
double-check the PO lists for these shipments before submitting”, it means that you haven’t used a valid ASN to make
your appointment request. You can still exceptionally submit your request as it is not a blocker, but please reach out
to your client (Amazon supplier) to ask them to provide the valid ASN to you next time as this will very likely generate
some reception issues.
6) Appointment confirmation
When the fulfillment center will confirm the appointment, you will receive this kind of notification by email:
You will find on this email:
the appointment number (framed in red), also known as ISA (Inbound Shipment Appointment) to
provide to your driver. Driver should show this appointment number to the gatehouse, when they
will arrive to our warehouse;
appointment date and time (framed in blue), to be respected within 30 minutes;
A reminder of the shipment details.
Search for past appointment requests
On the homepage, select « Search past appointments »:
To have an overview of all previous appointment requests, just click
needed.
. You may need to filter the search if
In this overview, you can:
1.
2.
3.
4.
find the past appointments granted (framed in red);
edit an existing appointment before or after its validation by the fulfillment center (framed in blue);
cancel an existing appointment request (framed in green);
copy an existing appointment request (in case the truck was refused or did not show, framed in orange).
For cases 2 and 3, you will systematically receive an email notification, whether the cancellation or modification
comes from you or from our fulfillment center.
Here are the existing statuses:
-
Confirmed: your appointment request has been validated;
Pending: your appointment request is waiting for our fulfillment center validation;
Manual intervention required: no further modification is possible before fulfilment center validation;
Terminated: your appointment has been cancelled, coming from you or from our fulfillment center;
Cancellation pending: your cancellation request is waiting for fulfillment center validation;
Modification pending: your modification request is waiting for fulfillment center validation.
Please note that there can be several rows for one single appointment. The last status is the highest in the rows.
Editing an existing appointment
If you need to edit appointment date or time, or if you need to add other POs, units, parcels and pallets, do not
create a new appointment but use the “Search Past Appointment functionality” (see above) and click on “Edit”.
If you arrive in our FC with more than 1 booking per truck, your delivery might be rejected, as we expect one single
ISA for each single truck.
NOTE: In case of modification increasing volume of delivery, our warehouse might postpone your appointment if
our capacity is already reached.
When clicking “Edit”, you are taken back on the appointment creation panel:
You must:
-
choose a modification reason in the drop-down list;
add details in the comment section, as an example :
o “only delivering 2 pallets instead of 3”
o “carrier is getting late, we need to postpone appointment from one day”
o “please grant us an appointment between 7h and 13h”.
The panel is exactly the same as manual creation; then you have to Submit the request.
After validation, you will receive an email notification “Confirmation of the SUBMISSION of an edit request”, with all
the details. Please note that this only means that your change request was submitted to our booking team. The
change will not be considered validated until you receive a confirmation email, entitled: “Confirmation of the edit
request being SUCCESSFUL”.
7) Duplicate an appointment
In case an appointment has been deleted, due to your intervention or to ours (e.g. the truck was refused or did not
show), you can re-use the full appointment data by using the “Search Past Appointment functionality” (see above)
and clicking on « Copy to new ».
8) Delete an appointment
In case you are not able to meet a confirmed appointment (truck delays, unavailable goods, etc...), we kindly request
that you cancel or edit the appointment via CARP to change the requested date and time.
If the truck does not show up at the time of a confirmed appointment and we haven't received any CARP cancellation
or modification before the appointment, we will consider it as a No-Show, potentially submitted to non-compliance
deductions.
To cancel an appointment, please use the “Search Past Appointment functionality” (see above) and click on
« Cancel».
CARP - FAQ
1. My shipment is more than 1 truck, can I submit one single booking request?
We expect as many booking requests as trucks delivered. Please make sure that you will submit a booking request
for each truck.
2. The fulfillment center did not grant me the slot I’ve requested
Date and time could not have been available when you have submitted your request. The fulfillment center will then
try to:
Grant an appointment on the date requested but on a different time slot if available, to ensure the quickest
time-to-stock;
Grant an appointment close to the requested day.
The opening hours for each of our fulfillment center are available in the Appendix of our Vendor Manual. We strongly
encourage you to use the full opening hours (especially afternoon, end-of-day and nightshifts).
If you encounter issues with the granted slot, please edit the appointment request in CARP and give issue details in
the comment section.
3.
When submitting, I get an error message
Header:
« Standard Carrier Alpha Code is missing » : you haven’t selected a carrier for this delivery. If you don’t find your
carrier name in the list, enter “UNKN”;
« Shipment #N: ARN value '#' is invalid » : you have inserted a wrong ARN code. If you are not part of WE PAY
Program, leave this field empty;
« Destination FC is missing » : you haven’t selected a destination, please Select the Amazon Warehouse where
you need to deliver the goods;
« Shipment #N is missing Pallet Count » : you have chosen a palletized load type while you have not indicated
pallet count in the details;
« Shipment #N: Pallet Count does not match selected load type » : you have chosen a non-palletized load type
while you have indicated a pallet count in the detail;
« Carrier Requested Delivery Date is missing » : you must indicate the date/time you wish to deliver the goods,
our fulfillment center will do its best to grant an appointment close to your request.
Details:
« At least one shipment is needed » : you haven’t entered a PO number nor an ASN number for this delivery;
« Shipment #N is missing Vendor Name» : you haven’t filled the vendor name for the row N;
« Shipment #N is missing ASN # or BOL # »: you have not filled the ASN number for the row N. If you have not
any ASN number for this delivery, please reach out to your client (Amazon supplier) to ask them to provide the
valid ASN to you next time;
« Shipment #N was not found in Amazon's records. Please input the shipment's PO list manually. »: the number
provided in the ASN/BOL field does not exist in our system. Here are the main root causes:
 this ASN hasn’t reached our system yet (there is about 1 hour delay between sending and integration)
 an error has been made when entering the number;
 an internal ASN reference has been used instead of the reference number transmitted to our systems;
 if the issue remains, please fill also a PO number for this row to unlock the submission. Please reach out to
your client (Amazon supplier) to ask them to provide the valid ASN to you next time;
 for additional questions, please use the “Contact-Us” button on the top of CARP homepage.
« Shipment #N: PO 'X1234567' is only valid for FC 'xxx' and cannot be submitted as part of this appointment
request. Please remove this PO from this appointment request and submit a separate request for FC 'xxx' »: the
PO in row N is to be delivered on another fulfillment center. Please contact your Client
(Amazon
supplier) to ask them to verify the warehouse to deliver;
-
-
-
-
« Shipment #N: PO 'X1234567' is closed. »: the PO X1234567 is either complete (everything has already been
received), either cancelled. Please contact your Client (Amazon supplier) to ask them to verify the status of the
purchase order on Vendor Central. For any question regarding PO status, the supplier can raise a ticket in Vendor
Central, Contact us “Purchase Order Management / PO confirmation/adjustment”;
« Shipment #N: PO ‘X1234567’ is unconfirmed. »: the PO X1234567 has not been confirmed in Vendor Central
or via EDI. Please contact your Client (Amazon supplier) to ask them to check on Vendor Central that the PO is
correctly confirmed. For any question regarding PO status, the supplier can raise a ticket in Vendor Central,
Contact us “Purchase Order Management / PO confirmation/adjustment”;
« Shipment #N: PO 'X1234567' is not recognized. Contact the PO provider to verify the PO is correct. »: the PO
number X1234567 does not exist. Please check it has been entered correctly and that it is a PO ordered by
Amazon. Please contact your Client (Amazon supplier) to ask them to verify the status of the purchase order.
For any question regarding PO status, the supplier can raise a ticket in Vendor Central, Contact us “Purchase
Order Management / PO confirmation/adjustment”;
« Shipment #N: An internal system failure prevented the validation of PO 'X1234567'. Please try again later.»:
please try again later. If the issue subsists, please use the “Contact-Us” button on the top of CARP homepage.
4.
I have submitted my appointment request more than 4 opening hours ago and I still haven’t received any
confirmation
Appointment request should be confirmed under 4 opening hours (between 9am and 6pm). If you have not received
a confirmation:
please check that you properly submitted your request. If not, please resubmit it;
please check that the status is still « Pending » in « Search Past Appointments ». If yes, please use the “ContactUs” button on the top of CARP homepage.
5.
My POs are not in deliverable status, and I cannot submit my appointment request
Amazon does not accept deliveries on unconfirmed, cancelled or complete POs. Due to this, CARP will prevent any
booking request on an unconfirmed PO. Please contact your Client (Amazon supplier) to ask them to verify the Po
Status with their Amazon purchasing team (either contacting directly their Amazon Vendor/Instock Manager or using
the “Contact-us” functionality in Vendor Central).
6.
My carrier is late and won’t be able to respect the appointment granted, I need to postpone the
appointment to tomorrow
Please edit the appointment in CARP changing the requested time and date, and explain the reason by giving details
in the comment section.
7.
What is the limit of modification for an existing appointment?
There is not a deadline to modify a delivery. However, if you add items, your delivery could be postponed by our
warehouse because we have already reached our capacity which is why we recommend that you do not proceed to
any change after 12h previous to delivery.
8.
I need to modify my CARP account
On the Menu Page, you can modify your password, retrieve your password or change your email address:
Please note that username and password are case sensitive (Uppercase and Lowercase are different characters).
If you have any issue to apply the modifications you need, please use the “Contact-Us” button on the top of CARP
homepage and give the maximum of details (username, email,…).
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