Modifica notizie catturate da Indice

MODIFICA NOTIZIE CATTURATE DA INDICE: GUIDA PRATICA
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Guida alla catalogazione in SBN. Libro moderno.
Regole italiane di catalogazione: REICAT.
ICCU. Circolare sull'applicazione delle REICAT in SBN.
(http://www.iccu.sbn.it/upload/documenti/REICATSBN%2014_2_10rev%20ICCU.pdf?l=it)
ICCU. FAQ sull'applicazione delle REICAT in SBN.
(http://www.iccu.sbn.it/upload/documenti/FAQ_REICAT_SBN_23luglio2010.pdf?l=it)
Manuale Sapori (versione aggiornata alle REICAT, liberamente consultabile in
Internet all'indirizzo: http://manualesapori.cilea.it/ )
Chi cattura un record da Indice:
a) deve avere il documento che sta catalogando in mano
b) deve essere in grado di
1. capire che tipologia di notizia sta catturando (Materiale, Natura, Tipo documento)
2. scomporre il record nei suoi elementi costitutivi (reticolo) individuando per ognuno
funzioni e ruolo
3. sapere che cosa viene importato automaticamente e che cosa NON bisogna
importare del reticolo della notizia
4. riconoscere la descrizione e essere in grado di distinguere la modalità attraverso la
quale il documento è stato descritto (GUIDA SBN o REICAT + Circolare
sull'applicazione delle REICAT in SBN)
5. effettuare fusioni tra titoli simili (Monografie, Collezioni, Titoli di raggruppamento
controllato e non …) e entità (autori) simili in fase di import, o almeno di segnalare
ai centri servizi la presenza di possibili duplicazioni.
Quando si cattura un record da Indice occorre quindi controllarne la correttezza; va
modificato solo se ci sono degli errori.
Gli errori di solito sono di tre tipi:
a) Errori nel contenuto e nella successione delle aree ISBD. Per es.: un autore che appare
sul frontespizio non riportato in descrizione; uno sponsor scambiato per autore o per
editore; un editore formulato in modo improprio; indicazioni improprie relative all'edizione
(es. : 1. ed.); una paginazione non congruente; ecc.
b) Errori nei legami. Per es.: un autore principale che appare in descrizione ma per il quale
manca il legame con la notizia; un'indicazione di collezione presente sul documento in
nostro possesso ma per la quale non è stato creato il legame alla notizia corrispondente;
un autore secondario creato con legame coautore.
b) Errori di digitazione. Per es.: nel nome di un autore, nella descrizione bibliografica, ecc.;
possono anche essere presenti errori nella punteggiatura ISBD (complementi del titolo
gestiti come parte del titolo, aree ISBD non chiuse correttamente con la punteggiatura . - )
Correzioni che vanno evitate
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Non si correggono le anomale visualizzazioni causate dall'uso di caratteri speciali
(soprattutto su notizie con molte localizzazioni).
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Non si correggono le descrizioni catturate per adeguarle alle Reicat.
Correzioni obbligatorie:
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errori di digitazione;
Tipo Documento se non congruente con quanto indicato in descrizione e col
supporto che abbiamo in mano (si tratta di un dato che è possibile modificare anche
se la notizia ha un livello SUP o MAX);
errori evidenti nei legami responsabilità (riscontrabili da incongruenze tra la
descrizione già presente in Indice, i legami relativi e il documento che abbiamo in
mano: per es., se manca il legame con l'autore principale dato in descrizione, e
presente anche sul documento che abbiamo in mano, è obbligatorio crearlo; se il
coautore di un documento è stato collegato con legame 3 (autore secondario)
invece che 2 (coautore) è obbligatorio modificare il legame; ecc.
Correzioni da effettuare con cautela:
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gli errori di contenuto delle aree e nella successione delle aree si correggono dopo
accurato controllo, solo se si è certi che si tratti di errore;
legami con collezioni vanno creati solo dopo aver verificato con chi ha per primo
descritto la notizia che davvero si tratti di una dimenticanza, perché non è insolito
che esistano tirature del medesimo documento con o senza collezione.
Altre correzioni / Integrazioni
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Legami titoli mancanti (titolo uniforme A, altro titolo D, Titolo parallelo P)
Inserimento data scadenza diritti per materiale audio, video, risorse elettroniche
Inserimento dei Dati Specifici (sempre per le categorie di materiali di cui al punto
precedente, più la grafica e la musica)
Inserimento codice di genere SBN se assente
Inserimento nuovo n. standard per una notizia già descritta di cui si possiede una
ristampa / falsa edizione (problema: se la notizia ha un livello alto non è possibile
aggiungere il nuovo ISBN, bisogna chiedere un intervento alla biblioteca che ha
creato la notizia originale)
Quando si attiva questo tipo di correzioni, è possibile – volendo – correggere anche i
caratteri speciali per ottenere una visualizzazione più congruente.
GESTIONE TITOLI UNIFORMI
Le REICAT dedicano un capitolo alla individuazione e creazione del titolo uniforme per le
opere descritte.
E' fondamentale, a questo proposito, leggere la circolare ICCU per l'applicazione delle
REICAT in SBN.
In pratica, ci si comporta in questo modo:
Il Titolo uniforme (natura A) non è obbligatorio:
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Per le edizioni in lingua originale. Se ne raccomanda l'uso solo per le opere
pubblicate con titoli varianti.
Il Titolo uniforme va obbligatoriamente creato:
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Per le traduzioni (lo status del Titolo Uniforme sarà riferito al livello di controllo MIN,
MED, MAX)
Per le raccolte (opere contenute all'interno di una raccolta con titolo generico)
Per le parti di opere (Vedi Circolare ICCU, pag. 13)
Per il materiale musicale (principalmente per la musica a stampa, ma anche per i
vari supporti audio)
Per il materiale video (Vedi protocollo di catalogazione del Polo SBN)
E' fondamentale partire da un'accurata ricerca in Indice: per le opere classiche (es.
Treasure Island) spesso i titoli uniformi sono già presenti, insieme ad altri titoli di natura B.
In questi casi è importante selezionare, in fase di creazione legame, il titolo A e non il B.
Se si trova in Indice solo un titolo B, è necessario collegare la propria descrizione al titolo
B già esistente senza creare un nuovo titolo A (per evitare duplicazioni) e segnalare il BID
della notizia al Coordinamento di Polo o al proprio Centro servizi di riferimento.
In fase di creazione di un nuovo titolo A, il livello MIN, MED o MAX attribuito al titolo
uniforme sarà rapportato al livello di controllo della notizia (MIN: riportato nel documento;
MAX: verificato su repertori attestati). N.B.: quando si crea un titolo uniforme è necessario
ricordarsi di creare il legame al/ai responsabile/i intellettuale/i dell'Opera (codice di legame
1 (autore) e 2 (coautore)
Per le Parti di Opere (Es. Divina Commedia. Inferno. Canto 5) non vi sono molte
attestazioni in Indice, se si escludono i titoli uniformi musicali.
Per i titoli uniformi del materiale video si rinvia al protocollo di catalogazione dello stesso.
CANCELLAZIONE LEGAMI
Quando si cancella un legame da una notizia (perché improprio o sbagliato) bisogna
sempre verificare a catalogo la situazione dell'elemento che è stato “scollegato” dalla
notizia bibliografica, sia esso un'entità (autore, soggetto, classe) o un titolo (Collezione,
Titolo A, B, D, P ecc.)
Infatti, una volta cancellato il legame l'elemento non sparisce dal catalogo, semplicemente
non risulta più collegato alla notizia che stiamo gestendo.
E' quindi importante, ogni volta che si cancella un legame, prendere nota del n.id.
dell'elemento scollegato e andare a verificare a catalogo (se si tratta di un titolo) o nel
relativo authority file (se si tratta di un'entità) la situazione dello stesso.
Se si tratta di un elemento solo in Polo ed è rimasto privo di legami è importante
cancellarlo definitivamente dal catalogo o dall'authority file (un caso tipico è quello dei
soggetti e delle classi errate: dopo aver cancellato il legame dalla notizia, bisogna sempre
ricordarsi di cancellare l'elemento dall'authority file).
Se ci sono altre notizie in Polo collegate sarebbe opportuno verificare se sono necessarie
ulteriori correzioni e, se sono troppo onerose per il catalogatore, segnalare il caso al
proprio Centro servizi di riferimento o al Coordinamento di Polo.
Se l'elemento è condiviso con l'Indice (Titoli o Autori) e ha legami ulteriori in Indice ma non
in Polo, va cancellato SOLO dal Polo.
Se il record condiviso con l'Indice è completamente privo di legami anche in Indice,
comunicare l'identificativo (BID, VID ecc.) al Coordinamento di Polo, che provvederà alla
cancellazione dello stesso in Polo e Indice.
FAQ
1. Si possono utilizzare caratteri speciali (lettere accentate, simboli come &, @ ecc.) in
descrizione e nelle stringhe di soggetto?
Sì'.
2. Si possono correggere i caratteri speciali nelle descrizioni?
No, a meno che non si debbano correggere degli errori: questo per non scatenare inutili
allineamenti.
3. Si possono descrivere i cofanetti di DVD in un unico record?
Sì, è possibile creare una descrizione “chiusa” e aggregare alla stessa più inventari. Il
consiglio che diamo è però di gestire queste descrizioni come se si trattasse di cofanetti di
libri (quindi a livelli). Chi trovasse una di queste descrizioni “chiuse” anche in Indice può
catturarla e descriverne i figli: SOL infatti permette, per la medesima notizia, di gestire gli
inventari sia sui figli che sulla madre.
4. Quando è necessario cancellare legami con soggetti?
Quando vi sono soggetti errati o ridondanti.
5. Quando è necessario cancellare legami con classi?
Quando sono presenti classificazioni errate o ridondanti.
6. Che cosa va tenuto solo in Polo?
CDD, Soggetti, titoli N di spoglio (per il momento), abstract, parole chiave.
7. Come devo gestire le notizie nel cui titolo c'è un genitivo Sassone?
Il genitivo sassone si scrive comunemente con un apostrofo (es. Jimmy’s), ma questo
carattere ha l’effetto di dividere le due parole, come se in mezzo ci fosse uno spazio; di
conseguenza, “Jimmy’s” viene trovato cercandolo letteralmente con l’apostrofo "Jimmy's"
ma anche come “Jimmy s” (e così viene calcolata la chiave titolo).
Per evitare questo effetto e fare in modo che la parola venisse trattata come un’unica
entità, in SBN era consigliato di compattare la parola col genitivo sassone (es. Marlowe’s
plays = Marlowes plays, No man's Land = No Mans Land)
In pratica, però, nel nostro Polo e anche nell'Indice SBN, il genitivo sassone si trova
inserito in entrambi i modi, anzi a volte più con il normale apostrofo che nella formula
"compatta". Di conseguenza dovendo cercare un titolo con il genitivo sassone è
necessario, per evitare duplicazioni, cercare in entrambi i modi oppure fermarsi a
prima del genitivo sassone cercando per parte iniziale del titolo.
Quindi quando si effettua una ricerca in indice di un titolo con genitivo sassone è
importante CERCARE IN TUTTI E DUE I MODI, PER EVITARE DUPLICAZIONI.
Se si trova una notizia costruita con la forma compatta si crea, se non c'è già, un D per la
forma con l'apostrofo.
Se invece ci si trova nella necessità di creare una notizia (es. anche un titolo A) che
contiene il genitivo sassone, è preferibile costruirla inserendo l'apostrofo. Ci si deve
ricordare poi di legarle un titolo D con la forma compatta.
PROBLEMI FREQUENTI
1. Non riesco a correggere una notizia sbagliata: perché?
Soluzione: devi verificare di possedere un livello:
Uguale o superiore a quello della notizia sbagliata se è una notizia VIA
Superiore a quello della notizia sbagliata se è una notizia di altri Poli
Non è MAI possibile correggere le notizie a livello SUP e LAV
2. Ho il livello adeguato alla correzione della notizia, ma ogni volta che ci provo ottengo un
errore da Indice (es. errore di versione TO0...):
Soluzione: prima di effettuare qualunque correzione su notizie condivise con l'Indice,
allineare manualmente la notizia (nell'albero funzioni a sinistra, sotto le funzionalità di
Indice, cliccare Allinea)
3. Posso catturare legami con soggetti in Indice cliccando sulla freccetta blu di fianco al
soggetto dall'interno del dettaglio della notizia?
Risposta: NO
5. Posso catturare legami con classificazioni in Indice cliccando sulla freccetta blu di fianco
alla classe dall'interno del dettaglio della notizia?
6. Risposta: NO
Marta De Rugna