“data certa” sul DVR? - Studio tecnico Geometra Marco Vimini

PREVENZIONE E PROTEZIONE
Focus TU ­ Articolo
l Sicurezza del lavoro. Molteplici soluzioni per un’ampia autonomia d’azione
Quali modalità operative
per la “data certa” sul DVR?
I
l decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, «Attuazione dell’articolo 1 della legge 3 agosto
2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro»,
nell’operare una parziale riforma della disciplina in materia di salute e di sicurezza sul lavoro,
ha innovato anche alcuni principi in materia di redazione del documento di valutazione dei rischi
(DVR). Questo adempimento costituisce un obbligo non delegabile da parte del datore di lavoro
[art. 17, comma 1, lettera a)] e il Legislatore, da un lato, ha riconfermato le regole fondamentali
introdotte originariamente dal decreto legislativo 19 settembre 1994, n. 626, mentre, dall’altro,
ne ha introdotto altre particolarmente innovative come il conferimento della “data certa” (art. 28,
comma 1).
l di Mario Gallo, Professore di Diritto del Lavoro nell’Università degli Studi di Cassino
Durante questi primi mesi di vita del nuovo
Testo unico si è discusso a lungo proprio sugli
strumenti idonei a conferire “data certa” al
documento di valutazione e sono emerse an­
che diverse problematiche applicative che, vi­
sta anche l’imminente entrata in vigore delle
nuove disposizioni in materia di valutazione
dei rischi (1° gennaio 2009, salvo ulteriori
proroghe), appare necessario approfondire. In
primo luogo occorre premettere che il princi­
pio in base al quale «Il documento di cui all’arti­
colo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusio­
ne della valutazione, deve avere data certa» trova
la sua evidente ratio nella necessità avvertita
dal legislatore di porre rimedio, in qualche
modo, alla tendenza di retrodatare il docu­
mento; inoltre, questa innovazione deve essere
messa in relazione anche alla correlata aboli­
zione dell’obbligo di comunicare il nominativo
del responsabile del servizio di prevenzione e
protezione (RSPP) all’azienda sanitaria locale
e alla direzione provinciale del lavoro (di cui
all’art. 8, D.Lgs. 19 settembre 1994, n. 626)
che ora deve essere tassativamente riportato
proprio nel documento di valutazione [(ai sensi
dell’art. 28, comma 2, lettera e)][1].
I principi civilistici
La data indica il tempo di formazione della
scrittura e, quindi, sia del documento sia del­
l’atto in esso rappresentato e comprende l’in­
dicazione del giorno, del mese e dell’anno.
Quando il legislatore ha imposto la cosiddetta
“data certa” ha richiesto la prova con validità
1) Per un approfondimento sulla riforma operata dal D.Lgs. n. 81/2008 e il rapporto con altri istituti si veda, dello stesso
Autore, Guida pratica sicurezza del lavoro, Il Sole 24 Ore, in corso di pubblicazione. L’opera affronta in modo
sistematico otto tematiche quali soggetti obbligati e campo di applicazione, obblighi generali, consultazione e partecipa­
zione dei rappresentanti dei lavoratori, ambiente di lavoro e rischi normati, controlli e sistema sanzionatorio, infortuni e
malattie professionali, settori particolari, lavoratori atipici e situazioni particolari.
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23 dicembre 2008 ­ N. 1
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Riquadro 1
l Art. 2704, Codice civile
«Data della scrittura privata nei confronti dei terzi»
«La data della scrittura privata della quale non è autenticata la sottoscrizione non è certa e computabile riguardo ai terzi, se
non dal giorno in cui la scrittura è stata registrata o dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica di colui o di
uno di coloro che l’hanno sottoscritta o dal giorno in cui il contenuto della scrittura è riprodotto in atti pubblici o, infine, dal
giorno in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento.
La data della scrittura privata che contiene dichiarazioni unilaterali non destinate a persona determinata può essere accertata
con qualsiasi mezzo di prova.
Per l’accertamento della data nelle quietanze il giudice, tenuto conto delle circostanze, può ammettere qualsiasi mezzo di
prova.»
erga omnes della formazione del documento in
un certo arco temporale o, comunque, della
sua esistenza anteriormente a un dato evento;
pertanto, occorre fare riferimento, in primo
luogo, alla comune disciplina civilistica in ma­
teria di prove documentali e, in particolare,
agli artt. 2702­2704, c.c., che hanno riportato
un elenco non esaustivo degli strumenti idonei
per attribuire la data certa al documento. Que­
sta disciplina consente di provare tale data
anche con riferimento a ogni «fatto che stabili­
sca in modo egualmente certo l’anteriorità della
formazione del documento» (art. 2704, c.c.; si
veda il riquadro 1). Pertanto, il Legislatore non
ha vincolato il conseguimento del risultato del­
la “data certa” a un solo specifico strumento
ma, al contrario, ha ammesso in linea di princi­
pio molteplici soluzioni conferendo, in tal sen­
so, un’ampia autonomia che trova una sua
conferma anche nella formulazione particolar­
mente ampia adottata dal legislatore nel com­
ma 2, art. 28, D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81. Nel
tradizionale sistema di documentazione carta­
cea l’attribuzione della “data certa”, efficace
nei confronti dei terzi e non solo tra le parti, si
fonda su un’operazione di riscontro di un’atte­
stazione fatta da un soggetto terzo, imparziale,
e investito di pubbliche funzioni (si pensi, per
esempio, alla figura del notaio). Tuttavia, per
effetto del progresso tecnologico nel corso del­
l’ultimo decennio, sono state introdotte nuove
procedure di natura informatica (posta elettro­
nica certificata e marca temporale) basati su
sofisticati meccanismi di validazione (si veda la
tabella 1).
Strumenti di certificazione
della data
L’autoprestazione
Definiti brevemente i principi generali, occor­
re identificare quali sono gli strumenti che, da
un punto di vista operativo, consentono di
stabilire in modo certo l’anteriorità della for­
mazione del documento di valutazione dei
rischi. Un’interessante ricognizione è stata
condotta, in tal senso, dal Garante per la pro­
tezione dei dati personali che, con provvedi­
mento 5 dicembre 2000, «Misure minime di
sicurezza ­ Chiarimenti sulla data certa dell’atto
previsto dall’art. 1 della L. n. 325/2000», ha
efficacemente richiamato le diverse soluzioni
praticabili. Tra queste, in primo luogo, spicca
per la sua semplicità applicativa il regime del­
l’autoprestazione prevista dall’art. 8, D.Lgs.
22 luglio 1999, n. 261, «Attuazione della di­
rettiva 97/67/CE concernente regole comuni
per lo sviluppo del mercato interno dei servizi
postali comunitari e per il miglioramento della
qualità del servizio»[2], la quale consiste nel
fare apporre presso un ufficio postale il tim­
bro direttamente sul documento avente cor­
po unico, anziché sull’involucro che lo contie­
ne. La procedura è regolamentata dalla dispo­
sizione di servizio 6 settembre 2007, n. 93, e
si articola nelle seguenti fasi operative:
1. l’apposizione, sul documento di valutazio­
ne dei rischi, dell’indicazione, datata e sotto­
scritta sulla prima pagina del documento, del
numero delle pagine, preceduta dalla dizione
“documento unico”;
2) L’art. 8, D.Lgs. n. 261/1999, ha stabilito che «È consentita, senza autorizzazione, la prestazione di servizi postali da
parte della persona fisica o giuridica che è all’origine della corrispondenza (autoprestazione) oppure da parte di un
terzo che agisce esclusivamente in nome e nell’interesse dell’autoproduttore».
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Tabella 1
strumenti per la data certa del documento di valutazione dei rischi in sintesi
• GliStrumento
Principali caratteristiche procedurali
Riferimenti normativi
Autoprestazione
Apposizione presso un ufficio postale del timbro diretta­
mente sul documento di valutazione dei rischi avente
corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene.
l
Posta elettronica
certificata (PEC)
Il documento di valutazione dei rischi in formato PDF è
inviato a se stessi utilizzando una casella di posta
elettronica certificata (PEC). La trasmissione del docu­
mento informatico per via telematica equivale alla
notificazione per mezzo della posta e ha valore legale.
l
Marca temporale
(digital time stamp)
Consente di datare in modo certo e opponibile a terzi
un oggetto digitale (file). L'apposizione di una marca
temporale produce l'effetto giuridico di attribuire a uno
o a più documenti informatici una data e un orario
opponibili ai terzi. Questo sistema prevede l’apposizione,
da parte del datore di lavoro, della firma digitale e
successiva apposizione della marca temporale.
l
l
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;
D.P.C.M. 13 gennaio 2004.
Spedizione del DVR
Spedizione a mezzo raccomandata allo stesso mittente
del documento di valutazione con l’apposizione del
timbro postale.
l
Art. 2704, c.c.
Atto deliberativo
Per le pubbliche amministrazioni la certificazione della
data può avvenire mediante l’adozione di un atto
deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina
della formazione, della numerazione e della pubblicazio­
ne dell'atto.
l
Provvedimento del Garante per la
protezione dei dati personali 5 di­
cembre 2000.
Altri strumenti
Apposizione di autentica, deposito del documento o
vidimazione di un verbale, in conformità alla legge
notarile; formazione di un atto pubblico; registrazione o
produzione del documento a norma di legge presso un
ufficio pubblico.
l
Art. 2704, c.c.;
Provvedimento del Garante per la
protezione dei dati personali 5 di­
cembre 2000.
2. l’apposizione, sulla prima pagina del docu­
mento, della dicitura “si richiede l’apposizio­
ne del timbro postale per la data certa”, segui­
ta da data e firma (si veda il riquadro 2);
3. affrancatura con francobolli applicati sul
primo foglio e richiesta all’ufficio postale del­
l’apposizione del timbro che annulli l’affran­
catura.
Questa soluzione si presenta di agevole attua­
zione in quanto il documento datato con il
timbro postale è restituito immediatamente;
tuttavia, quando si tratta di documenti di va­
lutazione particolarmente “corposi” occorre
ammettere che questa opzione appare al­
quanto difficoltosa.
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l
l
l
Art. 8, D.Lgs. 22 luglio 1999, n.
261;
Disposizione di servizio 6 settembre
2007, n. 93.
D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68;
Decreto del Ministero per l'Innova­
zione e le Tecnologie 2 novembre
2005.
La posta elettronica certificata (PEC)
Altra soluzione di semplice attuazione è il ricor­
so al servizio di posta elettronica certificata
(PEC) che fornisce al mittente la prova legale
dell’invio e della consegna di documenti infor­
matici.
Disciplinata dal D.P.R. 11 febbraio 2005, n.
68, «Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma
dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003,
n. 3», tramite questo sistema, ormai di agevo­
le accesso, la trasmissione del documento in­
formatico per via telematica equivale, nei casi
consentiti dalla legge, alla notificazione per
mezzo della posta e ha valore legale.
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Riquadro 2
l Esempio di autoprestazione
Spazio riservato alla data certa
Si richiede l’apposizione del timbro postale per data certa
Data ....... / ....... /2008
(inserire la data in cui sarà timbrato il documento)
.....................................................................................................
(timbro del p.v. e firma per esteso e leggibile)
Documento unico formato da ............................................ pagine
Mittente: ......................................................................................
Destinatario: idem come sopra
Pertanto, la data e l’ora di trasmissione e di
ricezione di un documento informatico tra­
smesso mediante PEC sono opponibili ai terzi
se la trasmissione è stata effettuata conforme­
mente al decreto e alle regole tecniche stabili­
te con decreto del Ministro per l’Innovazione
e le Tecnologie 2 novembre 2005. Sul piano
operativo, il documento di valutazione dei
rischi dovrà essere in formato pdf e inviato a
se stessi utilizzando una casella di posta elet­
tronica certificata.
Questo strumento si presenta particolarmen­
te indicato quando si tratta di documenti di
valutazione dei rischi composti da molte pagi­
ne anche se la presenza di numerosi allegati
richiede tempi anche non indifferenti per ri­
portare in formato digitale gli stessi.
Il digital time stamp (DTS)
Un altro sistema innovativo è quello della
marca temporale (digital time stamp) che con­
sente di datare in modo certo e opponibile a
terzi un oggetto digitale (il file).
L’apposizione di una marca temporale produce
l’effetto giuridico di attribuire, a uno o più do­
cumenti informatici, una data e un orario op­
ponibili ai terzi [art. 8, comma 1, e art 22,
comma 1, lettera g), D.P.R. 28 dicembre 2000,
n. 445] e, dunque, non solo efficaci tra le parti.
Pertanto, la veridicità e l’esattezza di una mar­
ca temporale si presume fino a prova contraria
come per i certificati delle chiavi pubbliche.
Attraverso questo meccanismo si può procede­
re alla validazione temporale di qualunque file
informatico e, pertanto, non solo testi, ma an­
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Spazio riservato
al francobollo
di posta prioritaria
che, per esempio immagini. Tralasciando i det­
tagli meramente tecnici (D.P.C.M. 13 gennaio
2004, «Regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione,
la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici»), occorre osserva­
re che attualmente questa procedura è facil­
mente accessibile grazie al servizio Infocamere
della Camera di Commercio che permette di
datare in modo certo e opponibile a terzi qua­
lunque tipo di documento.
Sul piano operativo, sarà necessario, come
per la PEC, generare il file del documento di
valutazione dei rischi in formato pdf, scanne­
rizzando i relativi allegati (attestazioni, rela­
zioni, planimetrie, attestati, certificazioni
ecc.), che il datore di lavoro apponga la firma
digitale (sistema SC) con la successiva apposi­
zione della marca temporale. Come nel caso
della PEC, questo meccanismo si presenta di
agevole attuazione con bassi costi.
La spedizione
del documento di valutazione
Accanto a questi strumenti più innovativi si
colloca anche quello tradizionale, per certi
versi ormai arcaico ma ancora praticabile ai
sensi dell’art. 2704, c.c., basato sulla spedizio­
ne, a mezzo raccomandata, allo stesso mitten­
te del documento di valutazione con l’apposi­
zione del timbro postale sul primo foglio.
Anche in questa ipotesi la procedura appare
più complicata e dispendiosa quando si tratta
di documenti di valutazione particolarmente
voluminosi.
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La certificazione della data
per le pubbliche amministrazioni
Nella fattispecie delle pubbliche amministra­
zioni, il provvedimento del Garante per la
protezione dei dati personali 5 dicembre
2000 ha precisato che la certificazione della
data può avvenire anche mediante l’adozione
di un atto deliberativo di cui sia certa la data
in base alla disciplina della formazione, della
numerazione e della pubblicazione dell’atto.
Altri strumenti di certificazione
Oltre ai citati strumenti occorre segnalare che
è possibile fare ricorso ad altre soluzioni ope­
rative come:
l
l’apposizione di autentica, il deposito del
documento o la vidimazione di un verbale,
in conformità alla legge notarile;
l
la formazione di un atto pubblico;
l
la registrazione o la produzione del docu­
mento a norma di legge presso un ufficio
pubblico.
L’autocertificazione
dell’avvenuta valutazione
Il requisito della data certa non è stato prescrit­
to, invece, per l’autocertificazione dell’avvenu­
ta valutazione dei rischi (art. 29, comma 5). La
ratio appare risiedere nel fatto che il legislatore
ha considerato che questo atto ha una valenza
ben diversa rispetto al documento di valutazio­
ne dei rischi che, viceversa, attesta, tra l’altro, i
criteri di valutazione adottati, le misure di pre­
venzione e di protezione attuate e il program­
ma di miglioramento; tuttavia, considerati al­
cuni recenti orientamenti giurisprudenziali ultra estensivi in tema di omessa valutazione dei
rischi (Cass. pen., 28 gennaio 2008, n. 4063),
in via prudenziale sembra opportuno conferire
la data certa anche a questo documento.
Il piano operativo di sicurezza (POS)
Un discorso diverso e più complesso, invece, si
pone per il piano operativo di sicurezza, ossia il
documento che il datore di lavoro dell’impresa
esecutrice ha l’obbligo di redigere con riferi­
mento al singolo cantiere interessato, ai sensi
dell’art. 17, comma 1, lettera a), i cui contenuti
sono riportati nell’Allegato XV al D.Lgs. n. 81/
2008 [art. 89, comma 1, lettera h)]. Anche in
relazione a questo documento sono emersi,
durante i primi mesi d’applicazione del D.Lgs.
n. 81/2008, alcuni dubbi inerenti alla tematica
in esame. Tuttavia, la norma contenuta al com­
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ma 2, art. 96, ha previsto che l’accettazione da
parte di ciascun datore di lavoro delle imprese
esecutrici del piano di sicurezza e di coordina­
mento (art. 100) e la redazione del POS costitu­
iscono, limitatamente al singolo cantiere inte­
ressato, adempimento alle disposizioni di cui
all’art. 17, comma 1, lettera a) (ossia obbligo di
valutazione dei rischi e redazione del relativo
documento), all’art. 18, comma 1, lettera z) (ag­
giornamento delle misure di prevenzione in
relazione ai mutamenti organizzativi e produt­
tivi che hanno rilevanza ai fini della salute e
della sicurezza del lavoro) e all’art. 26, comma
1, lettera b) (informazione sui rischi specifici
esistenti nell’ambiente in cui sono destinati a
operare e sulle misure di prevenzione e di
emergenza adottate in relazione alla propria
attività), e comma 3 (elaborazione del docu­
mento di valutazione dei rischi interferenziali).
Il D.Lgs. n. 81/2008 non ha stabilito espressa­
mente una data certa anche per il POS e, attra­
verso un’interpretazione logico­sistematica,
sembra che questo derivi sia dal diverso mec­
canismo previsto per l’adempimento della va­
lutazione dei rischi da parte del datore di lavo­
ro nel singolo cantiere (art. 96) sia dal sistema
di controllo che l’art. 92 ha confermato a carico
del coordinatore per l’esecuzione dei lavori.
Gli effetti dell’omessa
certificazione della data
Alcune considerazioni conclusive devono es­
sere sviluppate per quanto riguarda gli effetti
dell’omessa certificazione della data. In effetti,
il D.Lgs. n. 81/2008 non ha previsto espressa­
mente sanzioni penali e amministrative per la
mancanza della data certa sul documento di
valutazione; tuttavia, per le suesposte ragioni
sviluppate in merito all’autocertificazione, i
recenti orientamenti giurisprudenziali potreb­
bero costituire la base per un assorbimento di
tale ipotesi in quella più generale dell’omessa
valutazione dei rischi. Per queste ragioni, con­
siderato anche il pesante sistema sanzionato­
rio diretto e indiretto ormai svincolato da ogni
criterio di ragionevolezza, appare quanto mai
necessario un intervento semplificatore e
chiarificatore del legislatore ­ anche per dissi­
pare i dubbi che sembrano emergere in rela­
zione all’autocertificazione e al POS ­ che si
spera possa avvenire con il tanto atteso decre­
to correttivo; nell’attesa non può che essere
adottato un salutare approccio altamente pru­
denziale nell’assolvere al nuovo obbligo.
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