Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati

CONSULTABILITA’ DOCUMENTI
LUCIA RONCHETTI
Normativa di riferimento
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- DPR 1409/1963 “Norme relative all’ordinamento ed al personale
degli archivi di Stato” artt. 21 e 22
- D. Lgvo 490/1999 “Testo unico delle disposizioni legislative in
materia di beni culturali e ambientali” artt. 107, 108 e 110
- D. Lgvo 281/1999 “Disposizioni in materia di trattamento dei dati
personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica” art. 8
- Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati
personali per scopi storici (provvedimento 14.03.2001 del Garante
per la protezione dei dati personali, in GU Serie Generale del
05.04.2001 n. 80)
- Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato nel
1996 dal Consiglio Internazionale degli Archivi di Pechino
- D.Lgvo 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati
personali”
- D. Lgvo 42/2004 “Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio”, Parte
II, Titolo II, Capo III, artt.122-127
DPR 1409/1963
Libera consultabilità dei documenti
L’art. 21 del DPR 30 settembre 1963, n. 1409
stabilisce che:
i documenti conservati
negli archivi di Stato
sono liberamente consultabili
DPR 1409/1963
Limitazioni
I documenti sono consultabili con le seguenti eccezioni:
- documenti di carattere riservato relativi alla politica
estera o interna dello Stato, consultabili dopo 50 anni
dopo la loro data
- documenti riservati relativi a situazioni puramente
private di persone consultabili dopo 70 anni
- i processi penali consultabili 70 anni dopo la data della
conclusione del procedimento
DPR 1409/1963
I documenti depositati, venduti o
donati agli Archivi di Stato
I documenti depositati, venduti o donati agli Archivi di Stato
seguono queste disposizioni, ma
“ i depositanti e coloro che donano o vendono o lasciano in
eredità o legato documenti agli Archivi di Stato, possono
tuttavia porre la condizione della non consultabilità di tutti
o di parte dei documenti dell’ultimo settantennio. […]
La limitazione è inoperante nei confronti degli aventi causa
dei depositanti, dei donanti, dei venditori, quando si tratti
di documenti concernenti gli oggetti patrimoniali ai quali
siano interessati per titolo d’acquisto”.
DPR 1409/1963
Estensione delle norme dell’art. 21
Art. 22 DPR 1409/1963 stabilisce che
“Le disposizioni dell’articolo precedente sono
applicabili, in quanto non siano in contrasto con
gli ordinamenti particolari:
a) Agli archivi correnti e di deposito degli organi
legislativi, giudiziari e amministrativi dello Stato;
b) Agli archivi degli enti pubblici”.
DLGVO 490/1999
Art. 107 Accesso agli Archivi di Stato
Ribadisce i contenuti dell’art. 21 DPR 1409/1963
- documenti riservati relativi alla politica estera o
interna dello Stato consultabili 50 anni dopo la
loro data
- documenti riservati relativi a situazioni
puramente private di persone consultabili 70
dopo la loro data
- i processi penali consultabili 70 anni dopo la
data di conclusione del procedimento
DLGVO 281/1999
Il decreto è del luglio 1999, quindi precedente al
decreto 490/1999, che è di ottobre.
Il testo unico però non recepisce i contenuti del
DLgvo 281/1999, perché, come chiarito nell’art.
166, nel testo unico sono inserite le disposizioni
legislative vigenti alla data del 31.10.1998.
DLGVO 281/1999
Art. 8, comma 2
Stabilisce che nell’art. 21, comma 1, del DPR
1409/1963 le parole “di quelli riservati relativi a
situazioni puramente private” fino alla fine del
comma, sono sostituite dalle seguenti: “e di
quelli contenenti i dati di cui agli artt. 22 e 24
della legge 31.12.1996, n. 675, che diventano
liberamente consultabili 40 anni dopo la loro
data. Il termine è di 70 anni se i dati sono idonei
a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i
rapporti riservati di tipo familiare”
DLGVO 196/2003
Codice in materia di protezione dei
dati personali
Abroga il DLgvo 281/1999 ad eccezione di
- art. 8, comma 1, in merito alla costituzione
della commissione per le questioni inerenti alla
consultabilità degli atti d’archivio riservati.
- art. 11 Disposizioni sul Sistema statistico
nazionale
- art. 12 Modifiche a disposizioni vigenti
La normativa attualmente in vigore è
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- D. Lgvo 42/2004 Codice dei Beni Culturali e del
Paesaggio”, Parte II, Titolo II, Capo III, artt. 122-127
- D.Lgvo 196/2003 “Codice in materia di protezione dei
dati personali”
- Codice di deontologia e buona condotta per i
trattamenti di dati personali per scopi storici
(provvedimento 14.03.2001 del Garante per la
protezione dei dati personali, in GU Serie Generale del
05.04.2001 n. 80)
Per cui
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I documenti conservati negli Archivi di
Stato e negli archivi storici delle regioni,
degli altri enti pubblici territoriali nonché di
ogni altro ente ed istituto pubblico sono
liberamente consultabili
ad eccezione:
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- di quelli dichiarati di carattere riservato ai sensi
dell’articolo 125 relativi alla politica estera o interna
dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la
loro data,
- di quelli riservati contenenti dati sensibili nonché i dati
relativi a provvedimenti di natura penale espressamente
indicati dalla normativa in materia di trattameto dei dati
personali, che diventano consultabili quaranta anni
dopo la loro data. Il termine è di 70 anni se i dati sono
idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i
rapporti riservati di tipo familiare.
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Anteriormente al decorso dei termini i
documenti restano accessibili ai sensi
della disciplina sull’accesso ai documenti
amministrativi.
Sull’istanza di accesso provvede
l’amministrazione che deteneva il
documento prima del versamento o
deposito.
Consultabilità ANCHE dei documenti
riservati
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Il Ministro dell’interno, previo parere del
direttore dell’Archivio di Stato competente e
udita la commissione per le questioni inerenti
alla consultabilità degli atti di Archivio riservati,
istituita presso il Ministero dell’Interno, può
autorizzare la consultazione per scopi storici di
documenti di carattere riservato conservati negli
archivi di Stato anche prima della scadenza dei
termini
Consultabilità ANCHE dei documenti
riservati
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L’autorizzazione è rilasciata, a parità di
condizioni, ad ogni richiedente.
I documenti per i quali è autorizzata la
consultazione conservano il loro carattere
riservato e non possono essere diffusi
Protezione dei dati personali
Su richiesta del titolare [dei dati personali]
può essere disposto il blocco dei dati
personali che non siano di rilevante
interesse pubblico, qualora il loro
trattamento comporti un concreto pericolo
di lesione della dignità, della riservatezza
o dell’identità personale dell’interessato
Codice di deontologia e buona condotta
per i trattamenti di dati personali per
scopi storici
PREMESSE
L’osservanza del codice è condizione di liceità del
trattamento dei dati
Il codice è espressione delle associazioni professionali e
delle categorie interessate (Centro di documentazione
ebraica, Ministero per i beni e le attività culturali,
Associazione nazionale archivistica italiana…)
Il codice si ispira al codice internazionale degli archivi
approvato a Pechino nel 1996
Codice di deontologia e buona condotta
per i trattamenti di dati personali per
scopi storici
Art. 1 Ambito di applicazione
Le disposizioni del codice si riferiscono ai documenti
conservati presso archivi delle pubbliche
amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati
di notevole interesse storico
Codice di deontologia e buona condotta
per i trattamenti di dati personali per
scopi storici
Il Codice è rivolto:
- agli archivisti (regole di correttezza e non
discriminazione nei confronti degli utenti, impegno di
riservatezza)
- agli utenti (cautele per raccolta, utilizzazione e
diffusione)
Codice di deontologia e buona condotta
per i trattamenti di dati personali per
scopi storici
In particolare l’art. 10 “Accesso agli archivi pubblici”
stabilisce che l’accesso agli archivi pubblici è libero.
Fanno eccezione
- i documenti di carattere riservato relativi alla politica
interna ed estera dello Stato che divengono consultabili
50 anni dopo la loro data
- quelli contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 della
legge 675/1996 che divengono consultabili 40 anni
dopo la loro data
- il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo
stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti
riservati di tipo familiare
Codice di deontologia e buona condotta
per i trattamenti di dati personali per
scopi storici
Per quanto riguarda la diffusione l’utente (art. 11)
- si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse
strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali
- rispetta la sfera privata delle persone note o che
abbiano esercitato funzioni pubbliche, nel caso in cui le
notizie non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla
loro vita pubblica
- può diffondere dati personali se pertinenti e
indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la
dignità e riservatezza delle persone
Autorizzazione alla consultazione di
documenti riservati
L’ufficio competente è Ministero dell’Interno,
Dipartimento per gli affari interni e territoriali,
Ispettorato Generale di Amministrazione
Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistici,
Commissione Consultiva per le questioni inerenti alla
consultabilità degli atti di archivio riservati.