Dalla procedura all`efficacia - Ordine dei Dottori Commercialisti e

Dalla procedura all’efficacia
Scopi e finalità della Revisione
Scopi delle procedure aziendali
Le procedure nascono dalla necessità
di contabilizzare e classificare
efficacemente tutti gli “avvenimenti”
aziendali in modo da poterne
mantenere il controllo (controllo della
spesa), semplificare le procedure (il
tempo!) e monitorare l’andamento in
più periodi (raffronto anno su anno)
Scopi della vigilanza e controllo
Verificare l’amministrazione sotto il profilo
economico e finanziario-patrimoniale
dell’attività
Controlli propedeutici all’efficienza, alla
produttività e economicità gestionale
Verifica ed impulso della creazione di modelli
e sistemi di analisi e controllo interno
… in definitiva migliorare insieme!
Azienda Ospedaliera di
Perugia
Quello che segue è lo schema
utilizzato dalle procedure a supporto
amministrativo della Farmacia
dell’Azienda Ospedaliera di Perugia
(potete vederlo in internet al link
http://www.ospedale.perugia.it/Azienda
/UfficiAmministrativi/FarmaciaSupporto
Amm.asp)
ATTIVITA’: budget
1.
2.
3.
4.
Controllo Budget e predisposizione report mensili;
Controllo stato ordini e predisposizione report
trimestrali per verifiche del corretto utilizzo delle
risorse a disposizione;
Predisposizione reports vari per le esigenze della
Direzione;
Estrazione dati, su procedura contabile, per le
esigenze di tutte le varie Aree della Direzione (dati
statistici sui consumi; tabulati per predisposizione
gare; anagrafiche ecc.)
Controlli andamento
economico e produttività

Verifica del bilancio di previsione e
predisposizione report mensili;
 Verifica stato ordini e report trimestrali
per analisi del corretto utilizzo delle
risorse a disposizione (rilevazione
economie per materiali non forniti,
solleciti ordini ecc. ecc.) ;
 Verifica dati estratti da procedura
contabile, per le esigenze di tutte le
varie Aree amministrative (dati statistici
sui consumi)
Gestire il MAGAZZINO
Predisposizione ordini acquisto farmaci su piazza e registrazione
entrata merci e scarico dei consumi a reparto;
Entrata merci materiali di competenza della Farmacia (stupefacenti;
dialisi domiciliare; Medicina Nucleare, gas terapeutici, ecc.);
Scarico dei Consumi materiali del Magazzino interno Farmacia
(prodotti galenici, stupefacenti ecc);
Verifica e controllo presso il Magazzino movimenti di entrata merci e
relativi scarichi reparti;
Stampa Buoni di carico e loro accorpamento con i relativi documenti
di entrata merci;
Verifica anomalie e sistemazione contabile nella procedura di
magazzino (errate entrate merci - resi ecc);
Predisposizione report periodici relativi alle giacenze Magazzino;
Predisposizione report periodici relativi ai consumi dei vari CdC;
Gestione Conti deposito registrazione entrata merci;
Predisposizione Inventari annuali di Reparto;
Verifica Contabilità Magazzino;
Attività di chiusura annuale Contabilità Magazzino su procedura
contabile.
Controllare il MAGAZZINO
Verifica della procedura e modalità di predisposizione degli ordini di acquisto dei farmaci,
della registrazione dell’entrata dei prodotti e dello scarico dei consumi a reparto;
Verifica della procedura e modalità di controllo dell’entrata delle merci e dei materiali di
competenza della farmacia suddivisi per tipologia specifica (ad esempio stupefacenti e
gas terapeutici);
Verifica della procedura e modalità di controllo dello scarico dei consumi dei prodotti del
magazzino interno della farmacia (prodotti galenici, stupefacenti ecc);
Verifica e controllo presso il Magazzino dei movimenti di entrata delle merci e dei relativi
scarichi ai reparti con i rispettivi documenti di movimentazione merci (buoni di scarico ai
reparti e bolle di entrata);
Verifica delle anomalie e della sistemazione contabile nella procedura di magazzino
(errate entrate merci - resi ecc)
Analisi di report periodici relativi alle giacenze Magazzino
Analisi di report periodici relativi ai consumi dei vari Reparti e/o centri di costo
Verifica della procedura gestione dei Conti deposito registrazione entrata merci;
Analisi degli Inventari annuali di Reparto;
Verifica della Contabilità Magazzino
Attività di chiusura annuale della Contabilità di Magazzino su procedura contabile (verifica
esatta registrazione delle varie entrate merci, residuo ordini verifica costi non contabilizzati
ecc).
La verifica di CASSA
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Presa d’atto delle procedure di cassa e dei relativi protocolli
operativi (tesoreria ed economato)
Verifica procedura e modalità di trasmissione all’Ufficio
Contabilità fornitori delle fatture “liquidate” e loro
corrispondenza con modulo d’ordine, deliberazione di impegno
alla spesa e bolla di entrata (o rapporto regolare esecuzione
del servizio).
Verifica rispetto scadenza contrattuale del pagamento ed
emissione del mandato di pagamento
Verifica regolarità sottoscrizioni autorizzative e iter di
trasmissione e pagamento (telematica)
Verifica a campione di reversali e mandati
Verifica della procedura di archiviazione dei documenti
Estratto conto del Tesoriere
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Fondo cassa inizio periodo
Reversali incassate
Incassi senza reversale
Totale riscossioni
Mandati pagati
Pagamenti senza mandato
Totale pagamenti
Saldo di cassa a fine periodo
Deve concordare con la CASSA
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Fondo cassa inizio periodo
Reversali trasmesse al tesoriere
Incassi senza reversale
Totale riscossioni
Mandati trasmessi al tesoriere
Pagamenti da regolarizzare con mandati
Totale pagamenti
Saldo di cassa a fine periodo