Il progetto SIAS Sistema Informativo degli Archivi di Stato

Il progetto SIAS
Sistema Informativo
degli Archivi di Stato
Una piattaforma software distribuita
per la descrizione e gestione
del patrimonio archivistico
degli Archivi di Stato italiani
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
1
Il progetto SIAS - storia
il progetto è nato dall’esigenza, da sempre sentita
dall’Amministrazione archivistica, di poter
disporre di uno strumento di informazione
aggiornato sulla consistenza qualitativa e
quantitativa del patrimonio documentario, a
qualsiasi titolo conservato negli Archivi di Stato e
del relativo stato di ordinamento e di
inventariazione.
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
2
Il progetto SIAS - storia
“. . . si potrebbero incominciare, serie per serie
completa, i singoli inventari a tipo unico
(preferibilmente quello seguito dal Bongi per
l’A.S. di Lucca), in modo da preparare il
materiale
per
la
futura
pubblicazione
dell’inventario generale . . . ”
Dal verbale dell’adunanza n. 142 del 2 dicembre1895
del Consiglio Superiore degli Archivi
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
3
Il progetto SIAS - storia
Criticità storiche:
• inadeguatezza delle risorse umane e finanziarie
• mancanza di strumenti a supporto dell’attività
di programmazione
• peculiarità della descrizione archivistica, che
ha
per
molto
tempo
impedito
la
formalizzazione di regole di descrizione
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
4
Il progetto SIAS - storia
la Guida generale degli Archivi di Stato ha
finalmente realizzato non solo l’obiettivo di
offrire informazioni complete sul patrimonio
archivistico degli Archivi di Stato ma
soprattutto di costituire le basi per un
repertorio di livello nazionale e di alta qualità
scientifica delle istituzioni e delle magistrature
che hanno prodotto tale patrimonio.
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
5
Il progetto SIAS - storia
• le leggi speciali emanate degli anni 80 e 90 con
finanziamenti straordinari hanno consentito ad alcuni
Archivi di realizzare progetti di eccellenza nella
creazione di basi informative e nella riproduzione
digitale di documenti
• la mancanza di ordinarie risorse ha impedito però per
anni di perseguire una strategia di sviluppo omogenea,
di “pari opportunità” per tutti gli Istituti e ha rischiato
di minacciare la sopravvivenza di quanto era stato
realizzato.
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
6
Il progetto SIAS - storia
Era necessario sviluppare uno strumento a basso costo di
sviluppo, implementazione e gestione, di facile utilizzo
anche da parte di operatori che non avevano avuto
l’opportunità di cimentarsi con lo strumento
informatico, tanto duttile da rispondere alla
molteplicità di esigenze informative interne ed esterne
all’Amministrazione e alla variegata realtà degli Archivi
di Stato.
Si doveva poter recepire banche dati inventariali nate in
tempi e su sistemi diversi e restare nelle strategie di
informatizzazione della P.A. e in quelle del Ministero
per i beni e le attività culturali.
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
7
Il progetto SIAS - storia
• il progetto SIAS è stato varato nel 2003
• nel mese di aprile il prototipo del
software era stato già sviluppato sulla
base di un progetto della DG dalla società
Amanuense s.r.l. di Firenze
• Nel mese di luglio è stato distribuito ai
primi Archivi di Stato perché lo testassero
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
8
Il progetto SIAS - storia
• E’ stato proposto di testare la validità del software agli
Archivi di Stato della Sicilia e della Liguria: due regioni,
loro malgrado, appena sfiorate dal processo di
informatizzazione.
• Attraverso questo lavoro il software è stato corretto,
migliorato e arricchito, arrivando in un anno alla
versione 3.01
• Nell’aprile del 2004 è stata infatti portata a
conclusione la prima fase del progetto con
l’inserimento dei dati relativi al patrimonio
documentario e ai relativi strumenti di ricerca, dati che
saranno fra breve pubblicizzati sul web.
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
9
Il progetto SIAS - storia
In quest’anno di sperimentazione sono state formalizzate
anche le “istruzioni per l’uso”. Sono stati prodotti e
diffusi attraverso il sito Intranet degli archivi:
• Manuale d’uso del programma gestionale, un vero e
proprio help all’uso del software, redatto però da
archivisti e non da informatici
• Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio
documentario, che oltre a sostenere gli utenti nell’uso
del software, guidano nell’applicazione delle norme
ISAD(G), ISAAR(CPF) e di quelle redazionali della Guida
Generale, ponendo l’accento sul rigore della qualità
informativa dei dati anche nella loro rappresentazione
formale.
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
10
Il progetto SIAS - storia
Nell’attuale versione del software, oltre ai moduli
per la descrizione “alta” del sistema
documentario dei singoli Archivi di Stato, degli
strumenti di accesso e dei soggetti produttori,
sono compresi anche tre moduli per
l’inventariazione vera e propria, i cui manuali
sono in corso di diffusione:
• INVENTARIO-BASE
• PERGAMENE
• SIGILLI
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
11
Il progetto SIAS - storia
nel settembre 2004 erano 25 gli Archivi
impegnati nel progetto (Sicilia, Liguria,
Piemonte, Venezia, Massa Carrara, Pavia)
altri 63 Archivi di Stato, dopo i seminari di
formazione di ottobre 2004, sono ora in
attività sulla versione 3.1 del software,
che
comprende
anche
i
moduli
inventariali
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
12
Il progetto SIAS - storia
Sono in corso di analisi e progettazione
altri moduli del progetto SIAS:
- un modulo gestionale per le Sale di Studio
- un modulo per la descrizione dei fondi
notarili
- un modulo per la descrizione di
cartografia e mappe catastali
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
13
I sistemi informativi
Dal punto di vista dell’architettura
generale, il progetto SIAS è nato
partendo da alcune considerazioni su
natura e caratteristiche dei Sistemi
Informativi Archivistici
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
14
la piramide dei SIA
contesto produzione
contesto conservazione
sistema documentario
metadati fondi e strumenti
DL- strumenti di accesso elettronici
xml MAG
documenti in formato digitale
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
15
la piramide dei SIA-interoperabilità
contesto produzione
contesto conservazione
2
1
metadati su
fondi e strumenti
3
4
public domain
partial copyright
strumenti di accesso elettronici
documenti in formato digitale
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
16
la piramide dei SIA-interoperabilità
1. liste d’autorità e sistema dei contesti
storico-istituzionali dei soggetti produttori,
basato almeno su ISAAR(CPF) mandatory
2. sistema degli enti di conservazione,
istituzionale, gestione depositi, sale di
studio, utenti, riproduzione, etc.
3. sistema dei fondi archivistici basato
almeno su ISAD(G) mandatory
4. sistema degli strumenti di ricerca sugli
archivi, basato su Dublin Core
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
17
La struttura dati di ogni SI-AS
contesti di
produzione
istituto di
conservazione
sistema
complessi documentari
punti
di accesso
sistema
strumenti
di ricerca
singolo
strumento
di ricerca
elettronico
o digitalizzato
XML MAG
documenti
digitalizzati
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
18
L’architettura di SIAS
interfaccia Web
e report gestionali
SI-ASRO
xml
xml
validazione
qualità tecnica
dei dati
SI-ASPD
SIAS
Server Web
report
Gestionali
Multi-istituto
SAN
Software
gestionale
xml
SI-ASPA
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
19
SIAS - alcune specifiche
• Attribuzione e visualizzazione di numeri di codice
univoci per ciascuna unità informativa
• Interfaccia Web accessibile e usabile secondo le linee
guida definite nel progetto MINERVA
• DBMS principale Microsoft SQL Server (gratuito)
• Architettura client-server per ogni SIAS locale, con la
possibile sincronizzazione di postazioni off-line (PC
portatili), ad esempio per le Sezioni
• Import/Export e trasmissione dei dati in XML
• Backup periodico dei DB facilitato
• Sincronizzazione periferia-centro-web per garantire
l’autonomia scientifica degli AS, allineamento formale
e sicurezza sui dati gestionali
• 7 report stampabili, in parte riservati, oltre
all’interfaccia Web consultabile in locale o da Web
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
20
SIAS – istituto di conservazione
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
21
SIAS – complessi documentari
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
22
SIAS – Sogg. produttori persone
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
23
SIAS – Sogg. produttori famiglie
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
24
SIAS – Sogg. produttori enti
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
25
SIAS – strumenti di ricerca
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
26
SIAS – Strumenti di Ricerca
Compatibilità per l’importazione
È possibile collegare alla scheda SR
tramite un file XML MAG per gestire più
files:
- Inventari digitalizzati (tiff, pdf …)
- Inventari digitali testuali (rtf, doc, html …)
Oppure, convertiti in XML:
- Inventari elettronici strutturati (dbase, da
qualunque fonte e con qualunque struttura)
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
27
SIAS – Strumenti di Ricerca
Redazione nuovi strumenti
(compatibilità formale EAD in sviluppo)
È possibile, a partire dalla scheda SR:
• Attivare il modulo INVENTARIO BASE
• Attivare il modulo PERGAMENE+SIGILLI
• Attivare il modulo SIGILLI
Per costruire nuovi inventari elettronici
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
28
SIAS – strumenti di ricerca
dagli strumenti ai documenti
A partire dagli inventari elettronici o
digitali collegati al sistema è possibile
collegare le descrizioni alle immagini
digitali dei documenti, con il tramite di
files XML amministrativi e gestionali MAG
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
29
SIAS – strumenti di ricerca
dagli strumenti ai documenti
Un caso in corso di realizzazione è il Diplomatico
dell’Archivio di Stato di Palermo
• Interamente digitalizzate più di 6000
pergamene
• Quasi interamente pronte le descrizioni
analitiche, implementate coi moduli
inventariali SIAS-Pergamene e SIAS-Sigilli
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
30
grazie
[email protected]
Pierluigi Feliciati - Padova
16032005
31