Manuale della protocollazione massiva delle domande

Strumento di gestione massiva della data di ricezione delle domande
Premessa
Lo strumento in parola è stato progettato specificamente per permettere ai CAA l’impostazione
massiva e giornaliera della data di ricezione al termine di ciascuna giornata di ricevimento delle
domande.
In buona sostanza, lo strumento permette di effettuare con una unica operazione giornaliera su più
domande l’imputazione, finora effettuata singolarmente, del campo “Data ricezione/raccomandata”
di ciascuna di esse.
La data di cui si parla è quella presente nella seguente schermata:
A chiarimento finale, resta comunque invariata la possibilità di imputare o modificare tale data
domanda per domanda.
Funzionalità dello strumento
Lo strumento “Gestione Data Ricezione Domande” si trova all’interno della maschera Elenchi
domande e agisce sinergicamente con essa.
Operatività
Fase A) – Riordino del materiale ricevuto
L’operatore raggruppa materialmente, preferibilmente in ordine alfabetico, le domande pervenute
nella giornata, alle quali ha già apposto il timbro a datario.
Fase B) – Individuazione a livello informatico delle domande pervenute
L’operatore apre lo strumento Elenchi domande e individua con una certa approssimazione le
domande pervenute nella giornata, creando un primo elenco approssimativo.
A tal fine può operare impostando con discernimento i campi chiave, con particolare attenzione ai
seguenti:
-
Tipo domanda (obbligatorio)
Domanda chiusa
Centro Servizi
Operatore
Data inserimento
Provincia UTE
Comune UTE
Inserite da
La combinazione di esse al click del tasto Ricerca permette di realizzare un primo elenco di
massima, che per una agevole gestione si consiglia non sia eccessivamente grande.
Di seguito, un esempio puramente esemplificativo …
Fase C) – Attivazione elenco delle domande cui impostare la data di ricezione
L’operatore attiva lo strumento cliccando sul tasto Invia
Viene aperta la seguente maschera:
nella quale a sinistra compare l’elenco preimpostato, mentre a destra è possibile spostare
singolarmente o a gruppi le domande che al controllo materiale risultano effettivamente ricevute e
abbiano la data di stampigliatura datario del giorno.
L’operatore quindi raccoglie in maniera puntuale le domande ricevute.
Fase D) – Impostazione massiva della data di ricezione
Una volta effettuato il controllo materiale, l’operatore preme il tasto IMPONI DATA, con il quale
la data di ricezione sul sistema informatico viene impostata alla data del giorno.
L’operazione di impostazione data di ricezione a questo punto è terminata ed è irreversibile.
Precisazioni
L’elenco prodotto all’apertura dello strumento (Fase C) , in aggiunta alle chiavi di ricerca
predisposte dall’operatore è comunque composto da domande aventi le seguenti caratteristiche:
a) sono domande CHIUSE
b) sono domande senza data di ricezione e senza data di protocollo
Ne consegue che una volta che l’operatore abbia impostato massivamente la data di ricezione delle
domande selezionate, queste non sono più visibili alla riapertura successiva dello strumento.
In caso di errore, è necessario modificare la data di ricezione per singola domanda sbagliata.
Lo strumento controlla, evidenziandole in rosso, le domande multiple che si tenti di ricevere,
considerandole un grave segnale di errore.
Nel caso, le domande multiple ricevute nello stesso giorno debbono essere imputate manualmente.