la motivazione propria e dei collaboratori la comunicazione nel gruppo

Barabino & Partners
la motivazione propria e dei collaboratori
la comunicazione nel gruppo: la riunione
gestione e prevenzione dei conflitti
a cura di
Mariarosaria Monaco
Direttore USC Psicologia Ospedaliera
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la motivazione propria e dei collaboratori
COSA E’ LA MOTIVAZIONE
Dal latino “MOTUS” motivazione indica un movimento,
quindi il dirigersi di un Soggetto verso un oggetto
desiderato, verso uno scopo.
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la motivazione propria e dei collaboratori
chi è efficiente, rende, lavora sodo
Sul lavoro c’è:
chi non prova piacere in quello che fa
La differenza è data dalla motivazione
La motivazione è qualcosa di interiore che solo la persona può
controllare.
la motivazione propria e dei collaboratori
I manager possono creare un ambiente di lavoro che favorisce e
sostiene una forte motivazione da parte dei lavoratori:
 creare un ambiente che aiuta i collaboratori a soddisfare i loro
bisogni psicologici oltre che al bisogno economico;
 definire dei chiari obiettivi di performance per i loro collaboratori;
 favorire una performance elevata attraverso gli incentivi economici
e i rinforzi psicologici;
 mantenere una comunicazione aperta.
la motivazione propria e dei collaboratori
Cosa è la motivazione (De Beni – Moè-2000)
Configurazione organizzata di esperienze soggettive che
consente di spiegare l’inizio, la direzione, l’intensità e la
persistenza di un comportamento diretto ad uno scopo.
la motivazione propria e dei collaboratori
Mette in luce la stratificazione del processo in cui
possono essere distinti vari momenti ed aspetti:
perché una persona si impegna in una attività, quale è la
spinta che origina la tensione (inizio);
perché svolge l’attività in un determinato modo (direzione);
quanto e perché persiste nel tentativo di raggiungere lo
scopo desiderato (intensità e persistenza).
la motivazione propria e dei collaboratori
 Motivazioni intrinseche: si affronta un compito per
ottenere qualcosa di diverso dall’attività in sé, come premi,
elogi, incentivi, approvazione sociale.
 Motivazioni estrinseche: si affronta un compito non per
finalità esterne ma per sé stessi.
Questa classificazione ha il limite di non considerare i
bisogni dell’individuo.
la motivazione propria e dei collaboratori
LA GERARCHIA DEI BISOGNI DI MASLOW
la motivazione propria e dei collaboratori
Bisogni delle persone
nell’organizzazione
 Sussistenza
(alimentazione,abbigliamento, hobby, vacanze)
 Sicurezza (sul posto di lavoro,
del posto di lavoro, sicurezza
sociale durante il lavoro)
Possibili risposte organizzative
 Bisogni fisici dei lavoratori
(spazi confortevoli, buona
illuminazione, livelli di
retribuzione adeguati, più
tempo libero)
 Sicurezza sul posto di lavoro
prevedendo precauzioni contro
possibili molestie e pericoli
fisici, investimenti per una
competitività prospettica
dell’organizzazione, conoscenza
delle scelte aziendali,
trasparenza, sincerità,
franchezza, costanza, servizi
supplementari (baby sitting)
la motivazione propria e dei collaboratori
 Socialità (necessità di sentirsi
parte di un gruppo, cioè legati
ad altri individui da interessi,
sentimenti, credenze comuni)
 Stima e affermazione
(aspirazione a riscuotere la
stima di altri e a collocarsi in
posizione di preminenza nella
classe sociale di appartenenza
 Stile direzionale di tipo
partecipativo, ricorso a gruppi di
lavoro, condivisione dei valori
aziendali, lealtà nella
competizione, ascolto delle
esigenze,diritto di sbagliare,
considerazione del ruolo e della
persona, umanità, aiuto, sviluppo
della personalità, rigore, clima
organizzativo affidabile
 Coerenza,valutazione delle
performance, adeguamento delle
competenze, riconoscimenti e
premi, attenzione alle esigenze,
partecipazione, disponibilità
la motivazione propria e dei collaboratori
 Autorealizzazione
(desiderio di vedere
realizzate le proprie
capacità professionali e
personali)
 Competenze per la
ridefinizione del lavoro,
responsabilità,
cambiamenti nel lavoro
(flessibilità), condizioni per
l’apprendimento
organizzativo e la
creatività, riconoscimento
della personalità, clima
aziendale stimolante,
partecipazione ai risultati
Possibilità di conciliare attraverso schemi di
lavoro
flessibili
vita
privata
e
attività
professionale.
la motivazione propria e dei collaboratori
 Autorealizzazione (desiderio
di vedere realizzate le
proprie capacità
professionali e personali)
 Competenze per la
ridefinizione del lavoro,
responsabilità, cambiamenti
nel lavoro (flessibilità),
condizioni per
l’apprendimento
organizzativo e la creatività,
riconoscimento della
personalità, clima aziendale
stimolante, partecipazione ai
risultati
Possibilità di conciliare attraverso schemi di lavoro
flessibili vita privata e attività professionale.
la motivazione propria e dei collaboratori
Classificazione dei bisogni – David Mc Clelland
 Bisogno di affiliazione
 Bisogno di realizzazione
 Bisogno di potere
 Creare dei gruppi di lavoro
per aumentare le
opportunità di affiliazione
 Assegnare degli incarichi
sfidanti che incrementino le
possibilità di soddisfazione
professionale
 Lasciare ai collaboratori un
maggior controllo sul loro
lavoro, per
responsabilizzarli attraverso
il potere decisionale.
la motivazione propria e dei collaboratori
Importante è non solo raggiungere i risultati
concordati ma occorre raggiungerli all’interno d
alcune regole culturali proprie dell’organizzazione
Nel nostro gruppo di lavoro c’è condivisione dei
valori?
rispetto per gli altri
onestà e integrità
correttezza
……
la motivazione propria e dei collaboratori
Il ruolo del responsabile rispetto ai valori:
 Alimentare e consolidare il sistema dei valori
 Creare senso e significato per i propri collaboratori
 Costruire un ruolo ponte tra i bisogni e i valori
dell’organizzazione e i bisogni e i valori delle singole
persone
 Promuovere e mantenere un buon clima organizzativo e
facilitare la sedimentazione di processi motivazionali
la motivazione propria e dei collaboratori
Caratteristiche di buon rinforzo
Motivante:
Contingente
Specifico
Credibile
Appropriato
Demotivante:
Impegno vs approvazione
Viene dato a tutti
Comparazione
Disparità
la motivazione propria e dei collaboratori
Motivazione all’apprendimento
Il bisogno di conoscenza come curiosità, coscienza dei
limiti del sapere già posseduto e volontà di risolvere le
contraddizioni e le lacune
Il
bisogno di successo inteso come capacità di
padroneggiare e controllare l’ambiente, di sentirsi
competenti ed efficaci
la motivazione propria e dei collaboratori
Motivazione alla riuscita
 Tendenza al successo (speranza di riuscita)
 Tendenza ad evitare il fallimento (paura
dell’insuccesso)
la motivazione propria e dei collaboratori
Riconoscimenti extra-monetari
 Responsabilizzazione e conferimento
potere decisionale al collaboratore
 Elogio pubblico del collaboratore
 Elogio informale del collaboratore
di
la motivazione propria e dei collaboratori
E’ importante creare una cultura
organizzativa
distesa e gradevole?
 Offrire occasioni di formazione e sviluppo
 Permettere la flessibilità necessaria a seguire
anche i problemi personali
 Rispettare la diversità dei lavoratori
 Favorire i disabili
 Fornire occasioni di socializzazione al di fuori del
lavoro
la motivazione propria e dei collaboratori
E’ importante mantenere una
comunicazione aperta
Chiedere
Conoscere
Trovare insieme soluzioni
la motivazione propria e dei collaboratori
Cosa fare per i demotivati?
Il primo passo è chiedersi se si sta facendo tutto
per motivarlo.
Tenere conto dei problemi esterni al lavoro.
Mantenere un clima di attenzione e collaborazione.
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
Un gruppo può esistere solo a condizione che tra i suoi membri ci sia
reciprocità di comunicazione e di relazioni.
In questo senso, la comunicazione che si sviluppa al suo interno, riveste un
ruolo fondamentale ed è un pre-requisito indispensabile per l’esistenza
stessa del gruppo.
La comunicazione in gruppo si può sostanzialmente suddividere su 4 livelli:
1. quello dei contenuti - cosa si dice o si fa
2. quello dei metodi - come si organizza
3. quello dei processi comunicativi - chi dice o fa cosa, a chi, in che modo
4. quello delle dinamiche di gruppo - cosa accade tra i membri che
comunicano
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
A livello dei contenuti, ad esempio, si opera una distinzione tra informazioni
primarie e secondarie e, nel caso si affronti un problema, tra sintomi e cause, per
poter passare ad ipotesi di soluzione. E’ questo il livello in cui una situazione o un
problema o un obiettivo viene definita/o rispetto alle sue caratteristiche costitutive.
A livello dei metodi, ci si occupa del modo in cui la comunicazione all’interno del
gruppo si organizza, ad esempio, di come separare i tempi di produzione di idee da
quelli decisionali e/o valutativi, di come gestire la successione delle diverse fasi
della conversazione, ecc.
A livello dei processi comunicativi, occorre fare attenzione a come si struttura la
conversazione rispetto ai soggetti che ne sono coinvolti, quindi, far si che tutti
possano esprimersi e possano interagire tra di loro ma, anche, saper gestire i
silenzi o le domande che cadono nel vuoto.
A livello delle dinamiche di gruppo, è importante gestire i ’’giochi relazionali’’ che
si sviluppano tra in membri così come i conflitti, le tensioni, ecc.
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
La comunicazione all’interno di un gruppo è indispensabile anche per
veicolare gli aspetti che caratterizzano la cultura del gruppo, che sono:
• la mediazione
• l’accettazione della limitatezza
• il confronto visto come risorsa
• l’equilibrio tra efficacia ed efficienza.
La comunicazione nel gruppo, inoltre, deve essere in grado di favorire l'equilibrio
anche lungo l’asse dell’integrazione-differenziazione, ossia, quella che permette
di stimolare le soggettività presenti in un gruppo affinché ciascun soggetto si
differenzi dagli altri per valorizzare la diversità degli apporti - senza scadere
nell’individualismo - ma, al tempo stesso, di unire tutti i soggetti nello sforzo per
raggiungere gli obiettivi, producendo, in tal modo, anche una maggiore coesione
del gruppo stesso che non sia, però, un processo di massificazione degli individui.
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
La comunicazione all’interno di un gruppo può essere condotta con varie
tecniche, una delle quali è quella del brainstorming molto utile quando la comunicazione
in un gruppo è finalizzata alla produzione e creazione di idee.
Può essere, al contrario, necessario ricorrere a tecniche di negoziazione e gestione del
conflitto qualora sorgessero divergenze all’interno di un gruppo o, sempre a tale scopo,
saper attivare il consenso interno. Per fare questo, può essere opportuno:
• chiedere a ciascuno pareri e motivazioni
• pretendere fatti, definizioni o spiegazioni
• verificare discrepanze tra fatti ed opinioni
• cambiare idea di fronte a fatti/opinioni inoppugnabili
• riconoscere differenze e analogie tra i diversi punti di vista nel gruppo
• favorire l’empatia
• non mettersi sulla difensiva quando c’è contrapposizione
• elencare pregi/difetti di ciascuna opinione.
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
La comunicazione all’interno di un
gruppo può strutturarsi in diversi modi:
bipolare o bidirezionale - che avviene
esclusivamente tra due poli o entità del
gruppo seguendo una direzione di ’’andata
e ritorno’’
a cerchio o anello - che avviene tra due o
più entità tramite un sistema di
comunicazione richiuso su se stesso, in cui,
ogni singola entità riceve delle informazioni
e le riporta, anche rielaborandole, all’entità
successiva
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
a ruota o stellare - che avviene tra due o più entità
passando, però, attraverso un ’’elemento centrale’’.
In un gruppo di lavoro, questa modalità comunicativa
per cui tutti comunicano con X e X comunica con
tutti, pare risulti piuttosto efficace, in particolare,
quando è necessario che determinate decisioni
vengano prese con rapidità
a rete - che avviene tra tutti i membri di un gruppo
dove tutti comunicano con tutti, ovviamente,
rispettando turni di parola e tempi di espressione di
ciascuno.
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
Come organizzare e gestire una riunione
La riunione è uno degli strumenti di comunicazione interna maggiormente
utilizzati in tutti gli ambienti e i contesti di lavoro, ma spesso viene utilizzata
in maniera errata e risulta poco produttiva.
Le riunioni possono avere scopi differenti: possono essere realizzate per
informare o comunicare qualcosa;
per condividere decisioni prese;
per discutere un argomento al fine di arrivare
ad una scelta comune.
Per rendere efficace una riunione è importante tenere presente le sue
diverse fasi e organizzare al meglio e in modo puntuale ognuna di
esse.
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
Fase di preparazione
Nel momento in cui si decide di convocare una riunione è necessario che il
conduttore:
definisca in maniera chiara quali obiettivi ci si prefigge con quell’incontro e
quindi, sulla base di questi, identifichi i partecipanti e i rispettivi ruoli;
prepari un elenco degli argomenti da discutere e li ordini, individuando la
maniera logica e sequenziale in cui affrontarli in modo da poter stilare l’ordine
del giorno;
stabilisca i tempi e la durata massima, che non dovrebbe comunque mai
superare le due ore, oltre ai tempi da dedicare ad ogni argomento;
predisponga tutto il materiale e le informazioni necessarie;
convochi i partecipanti, consegnando loro l’ordine del giorno ed eventuali
materiali che è necessario leggere prima dell’incontro
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
Fase di gestione
Il conduttore che coordina e controlla la situazione, monitora i tempi e mantiene la discussione
coerente con l’obiettivo dell’incontro.
E’ necessario:
• iniziare e concludere l’incontro nei tempi prestabiliti;
• definire, in fase di apertura, l’obiettivo o gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere e,
conseguentemente, illustrare l’ordine del giorno e le persone che, coerentemente con gli scopi
dell’incontro, sono state coinvolte;
• se la riunione è legata a progetti sviluppati anche nel corso di precedenti riunioni, è utile fare un
breve riassunto degli elementi emersi, dai quali eventualmente ripartire;
• il conduttore ha anche il compito di guidare la discussione e di fare spesso il punto della
situazione per non perdere le fila del discorso e mantenere lo scambio verbale centrato
sull’obiettivo;
• il conduttore deve moderare gli interventi degli altri partecipanti, facendo attenzione a limitare chi
interviene troppo o parla troppo a lungo e cercando di stimolare chi invece non partecipa in modo
attivo
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la comunicazione nel gruppo: la riunione
Fase di chiusura
Nonostante spesso ne sia sottovalutata l’importanza, la chiusura della riunione è
un passaggio fondamentale per non perdere il senso della stessa e delle
considerazioni emerse nel corso dell’incontro.
E’ quindi necessario:
fare una sintesi di quello che è emerso dallo scambio tra i partecipanti;
definire le conclusioni e le soluzioni a cui si è giunti e che sono state
condivise, anche se ancora parziali e non definitive;
menzionare e rimandare come elementi di ulteriori approfondimenti futuri
eventuali pareri discordanti emersi;
assicurarsi che tutti gli argomenti trattati e le decisioni prese siano chiari per tutti.
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gestione e prevenzione dei conflitti
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gestione e prevenzione dei conflitti
I porcospini quando hanno molto freddo si
raggruppano e si stringono l'uno all'altro per
riscaldarsi. Più si stringono più cominciano a
sentire gli aculei dell'altro porcospino che li ferisce.
E allora si separano. Ma torna il freddo e si
riavvicinano. E di nuovo si feriscono. E si
staccano. Provano e riprovano fino a trovare la
giusta distanza per non ferirsi e per non morire di
freddo.
da: I porcospini di Schopenhauer
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gestione e prevenzione dei conflitti
Il dizionario della lingua italiana Devoto- Oli,
riporta sotto la voce conflitto la seguente
definizione:
“ Contesa rimessa alla sorte delle armi, guerra.
Urto, contrasto, opposizione.”
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gestione e prevenzione dei conflitti
Il concetto di conflitto è correlato:
• alla nostra visione del mondo
• all’interpretazione filosofica e
scientifica del Mondo e dell’Uomo
• ai loro reciproci rapporti
Molti hanno un atteggiamento sfavorevole verso il conflitto
Altri lo ritengono un’eccellente occasione di sviluppo
Il Conflitto non è un concetto neutrale
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gestione e prevenzione dei conflitti
Serve però un distinguo poiché le problematiche connesse alla relazione tra
le persone possono essere :
1. contrasti: ''difetti'' di comunicazione riconducibili alla dimensione di
contenuto, ovvero divergenze di opinioni
2. conflitti: ''difetti'' di comunicazione afferenti alla dimensione della
relazione. In queste situazioni, il contenuto della comunicazione passa in
secondo piano poiché la relazione si sposta prevalentemente sulla
relazione, dunque sul 'come' si sta comunicando e non tanto sul 'cosa'
.
Un contrasto, se rimane sul piano del contenuto, rimane comunque
un contrasto, forte o debole che sia, e come tale non si trasforma in
conflitto e ciò vale anche per il conflitto.
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gestione e prevenzione dei conflitti
origini del conflitto
Quando ci attiviamo per raggiungere un
qualsiasi obiettivo solo una cosa può essere
prevista con certezza:
Quanto più è ambizioso l'obiettivo tanto più sarà
elevata la probabilità di incontrare ostacoli e
affrontare dei conflitti.
Imparare a GESTIRE IL CONFLITTO significa
diventare abili per raggiungere obiettivi
efficaci.
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gestione e prevenzione dei conflitti
Una situazione conflittuale tra due persone può essere generata da
diverse cause, ed in particolare dalla presenza di:
Soggetti litigiosi: persone che sul piano caratteriale, per propria indole,
sono predisposte al conflitto, ovvero tendono a generare situazioni relazionali
di tipo conflittuale, al di là del contenuto di comunicazione trasmesso
Scarsità di risorse: alcune situazioni di conflitto possono essere generate
da una scarsità di risorse (es guerre civili delle popolazioni africane), ovvero
da situazioni in cui una persona necessità di un qualsiasi tipo di risorsa che
però non gli viene data
Lotta di potere: nella relazione tra due persone possono essere distinti due
piani: piano verticale, quando tra le due persone c'è un rapporto gerarchico;
piano orizzontale, quando le due persone sono legate da un rapporto
paritario, non gerarchico. La disparità di piano diventa potenzialmente
conflittuale quando genera una lotta di potere in cui uno intende prevaricare
l'altro
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gestione e prevenzione dei conflitti
Invasione: il conflitto può essere generato anche dall'invasione da
parte dell'altro del proprio ambito spaziale, di ruolo professionale, ecc.,
ovvero quando si verifica un'invasione del proprio uovo prossemico
(zona protetta intorno ad ognuno di noi che nessuno può invadere se non viene autorizzato
da noi)
Disconferma: il conflitto interpersonale può essere generato anche da
un atteggiamento di disconferma dell'altro, ovvero da un atteggiamento
di indifferenza che significa la mancata riconoscenza dell'esistenza
dell'altro
Differenza di bilancio: una situazione potenzialmente conflittuale può
scaturire quando una persona presume di aver maturato un credito nei
confronti dell'altro che però non gli viene restituito. (Ad esempio: “con
tutto quello che ho fatto io per te….”) Questa situazione è
particolarmente pericolosa perché le due persone possono avere due
percezioni diverse rispetto alla propria posizione reciproca
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gestione e prevenzione dei conflitti
ma rientrano anche
componenti quali:
• Differenze di obiettivi e di interessi
• Differenze nei valori
• Differenze culturali
• Differenza nella percezione del problema
• Insicurezza
• Resistenza al cambiamento
• Confusione nei ruoli
• Discrepanza fra quello che io e l’altro pensiamo di fare
• Ricerca della propria identità organizzativa
• Bisogni personali
• Povertà o mancanza di comunicazione
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gestione e prevenzione dei conflitti
Fenomenologia del Conflitto
Il conflitto cresce nutrendosi di
ambiguità
• Ambiguità del dominio: associata
all'assenza di norme chiare e condivise
sulla modalità di superamento della
situazione conflittuale
• Ambiguità della relazione: associata
al non allineamento del livello sociale e
psicologico
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gestione e prevenzione dei conflitti
L’ambiguità può
dissolversi attraverso:
Equità: promuove lo sviluppo dei
gruppi e le risorse sono distribuite con il
criterio del merito
Uguaglianza: rafforza l'armonia tra le
parti e le risorse sono distribuite in
modo omogeneo
Necessità: rinsalda il principio
dell'assistenzialismo e le risorse sono
distribuite in base al bisogno delle parti
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gestione e prevenzione dei conflitti
Le distorsioni cognitive
di un Conflitto relazionale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Modo di pensare “tutto o niente”
Generalizzazione
Filtro mentale
Squalifica del positivo
Fretta nel trarre le conclusioni
Lettura del pensiero
Errore della chiromante
Trucco del binocolo
Ragionamento emozionale
Etichettare
Personalizzare
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gestione e prevenzione dei conflitti
La soppressione del conflitto
RIDUCE
• La creatività individuale e di gruppo
• La qualità delle decisioni collettive
• La comunicazione e la relazione
• Lo sviluppo nelle innovazioni
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gestione e prevenzione dei conflitti
La sollecitazione del conflitto
•
•
•
•
•
•
•
•
Favorisce la comunicazione fra i gruppi
La comprensione reciproca
Il consenso sugli accordi raggiunti
Promuove la cooperazione
Limita i franchi tiratori
Permette di lavorare con più impegno
Stimola processi creativi
Crea un senso di identità
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gestione e prevenzione dei conflitti
Le forme di gestione
del Conflitto
Prevenzione
Astensione
Imposizione
Minimizzazione
Compromesso
Collaborazione
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gestione e prevenzione dei conflitti
E’ importante sottolineare che il conflitto non può essere risolto,
bensì gestito e trasformato in altro, andando ad incidere sulla
relazione. A questo proposito si possono utilizzare alcune
strategie:
La metacomunicazione: per riposizionare ad un livello di equilibrio i piani
relazionali tra due soggetti, si può decidere di andare oltre al contenuto della
comunicazione per spostare la conversazione sul problema di comunicazione
insorto. Ovvero si travalica la situazione per parlare della situazione in sé.
Disarmo unilaterale: di fronte ad una persona ''armata'' si può reagire
tentando di fargli ''posare le armi'' gettandole per primo, oppure facendo leva
su un atteggiamento assertivo.
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gestione e prevenzione dei conflitti
Intervento di una terza persona: alcune situazioni di conflitto possono
richiedere, per essere gestite, l'intervento di un soggetto terzo che però per
essere efficace deve possedere due caratteristiche: essere equidistante,
ovvero mantenere una distanza orizzontale uguale tra le due persone in
conflitto, ed essere super partes, ovvero mantenere un'uguale distanza
verticale nei confronti delle due persone.
Ristrutturazione: di fronte ad un conflitto si può decidere di riprendere la
relazione allo scopo di ristrutturala su piani diversi e più positivi. Rivedere la
propria opinione andando incontro a quella dell'altro, ristrutturare
cambiando apparentemente la propria posizione allo scopo di sedare
l'aggressività (Es. ''Lei ha ragione, ma...'')
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gestione e prevenzione dei conflitti
Conseguenze di un conflitto irrisolto
• Assenteismo
• Problemi psicosomatici
• Aggressività, violenza
• Sabotaggio
• Compulsività, tossicodipendenza
• Mancanza di realtà
• Scarsa motivazione
• Presenza di errori
• Esaurimento psico-fisico delle persone
• Bassa produttività
• Assenza di coinvolgimento e impegno
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gestione e prevenzione dei conflitti
Sostenere il progresso
significa apprendere e
tollerare una maggiore
ambiguità e gestire con
efficacia una crescente
conflittualità potenziale
OCCORRE IMPARARE A
SVILUPPARE MAGGIORI ABILITÀ
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PER IMAPARARE A CAPIRSI !?