Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007

Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007
Premessa
La gestione delle scorte di magazzino comporta, per molte aziende, scelte di fondamentale
importanza, che possono avere riflessi positivi sia sul piano tecnico-produttivo sia sul piano
funzionale, sia, soprattutto, sul piano economico-reddituale.
La presenza di una certa quantità di materiali a magazzino è il più delle volte utile, se non
addirittura indispensabile, malgrado gli inconvenienti che essa comporta. Il loro mantenimento è
infatti costoso: è necessaria una oculata gestione che ne garantisca il migliore uso. Una quantità
eccessiva di scorte rispetto al fabbisogno comporta l’immobilizzazione di capitale circolante e,
conseguentemente, maggiori oneri finanziari che vanno ad influenzare il risultato economico; una
quantità troppo ridotta può portare, per contro, a disequilibri nel processo produttivo (fino
all’arresto delle linee di produzione) o all’impossibilità di soddisfare in modo tempestivo le richieste
della clientela.
Appare perciò chiaro che una sana gestione degli approvvigionamenti e degli stock può e deve
essere realizzata in tutte le imprese, indipendentemente dalla dimensione; le tecniche da adottare
possono essere concettualmente semplici e poco costosi dal punto di vista realizzativo, ma idonei
a ridurre i costi logistici.
Le principali finalità di un buon sistema di gestione delle scorte sono essenzialmente due:
ƒ assicurare l’esistenza a magazzino dei materiali necessari all’attività industriale nel momento in
cui essi necessitano;
ƒ contenere al minimo gli oneri di gestione del magazzino ed i costi di approvvigionamento.
Metodi di valutazione delle scorte
Una corretta gestione delle scorte impone come primo elemento di valutazione l’individuazione
del quantitativo minimo di ogni articolo, che deve permanere costantemente in magazzino:
questo valore è definito “scorta minima” o “scorta di sicurezza”. La scorta minima è quindi la
quantità limite che deve sempre trovarsi in magazzino al fine di garantire il regolare svolgimento
dei processi produttivi e distributivi. La sua determinazione dipende dal tempo richiesto per
l’approvvigionamento (lead-time) e dalla quantità che viene assorbita nel periodo intercorrente
tra il momento di attivazione dell’ordine ed il momento di disponibilità dei materiali. Il valore può
essere calcolato per ogni articolo con la formula:
Scorta minima = GC x (CM x 12)/365 x LS
dove
GC sono i giorni di copertura
CM è il consumo medio mensile
LS è il livello di servizio (coefficiente di sicurezza), con cui si vuole soddisfare la domanda: ad
esempio, un livello del 95% indica che nel 95% dei casi si è in grado di soddisfare le richieste della
propria clientela.
Si può notare che il termine tra parentesi rappresenta il consumo medio giornaliero dell’articolo in
questione, stimato in assenza di stagionalità.
Uno dei problemi più delicati e di non sempre facile soluzione per le piccole e medie imprese è
quello di conoscere esattamente in anticipo “quando e quanto acquistare”. La conoscenza di
queste informazioni consente di verificare che la quantità di ciascun articolo esistente in
magazzino non sia eccessiva.
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Il momento utile per trasmettere l'ordine al fornitore (il “quando”) può essere individuato attraverso
il calcolo del punto di riordino, che rappresenta il quantitativo minimo raggiunto il quale è
necessario rinnovare l’ordine.
Nella determinazione di tale valore rientrano tre fattori:
ƒ il consumo medio mensile dell’articolo (CM), prelevato per la vendita o per l'invio alla
produzione;
ƒ il tempo medio di approvvigionamento (TA), ovvero il numero di giorni che normalmente
trascorrono fra l'invio dell'ordine al fornitore e il ricevimento del materiale; questo periodo di
tempo è, naturalmente teorico, in quanto deriva dall'elaborazione di dati storici;
Il punto di riordino è calcolabile con la seguente relazione:
Punto riordino= TA x (CM x 12)/365
Affinché non ci siano rotture di stock è necessario che il calcolo del punto di riordino tenga conto
anche della necessità di soddisfare la domanda nel periodo di approvvigionamento, in modo che
i prelievi giornalieri prima dell’arrivo del nuovo materiale non intacchino la scorta minima. La
relazione si può modificare in:
QUANTITA'
Punto riordino= SM+ TA x (CM x 12)/365
Qr+Q
Q
Punto di riordino
Qr
SM
Scorta minima
T
T1
T2
T3
PERIODO
Individuato il momento è necessario determinare l’entità dell’ordinazione (il “quanto”), definito
normalmente lotto economico d’acquisto: questo valore rappresenta il quantitativo ottimale che
minimizza i costi totali di mantenimento e di riordino delle scorte e rende efficace la politica di
produzione e di distribuzione dell’azienda, così come esplicitato nel grafico di seguito riportato. In
particolare, i costi associati alle scorte di magazzino sono determinati da:
ƒ costi di ordinazione (preparazione ed emissione ordine, funzionamento dei servizi d’acquisto,
spese postali e telefoniche, costo di ricevimento, controllo e analisi dei prodotti), la cui
incidenza decresce all’aumentare delle quantità ordinate;
ƒ costi di stoccaggio delle scorte (trasporto e movimentazione, funzionamento del servizio
magazzino, oneri finanziari pagati sui capitali immobilizzati, perdite per deterioramenti ed
eventuali furti), che per contro aumentano al crescere delle quantità ordinate.
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COSTI ANNUI
Le quantità ottimali sono perciò individuate dal punto di intersezione delle due funzioni che
rappresentano l’andamento dei costi appena descritti.
Costo stoccaggio
Costi totali
Costo emissione ordine
Q ottimali
QUANTITA'
I simboli utilizzati per indicare le grandezze in gioco sono i seguenti :
Cm : Consumo medio;
Co : costo fisso per l’emissione di ogni ordine;
Cs : costo annuo unitario di stoccaggio dei materiali, espresso in termini percentuali rispetto al
valore del magazzino;
Ca : costo di acquisto unitario.
Il punto minimo dei costi si può determinare con una relazione abbastanza diffusa e
sufficientemente attendibile (formula di Wilson):
Lotto economico d’acquisto
:
2 x Co x Cm
Cs x Ca
Sulla base di queste metodologie di calcolo, le principali tecniche di gestione delle scorte possono
essere distinte in due categorie:
ƒ vincolate all’andamento della domanda (MRP, material requirements planning): in questo caso
l’obiettivo è quello di far coincidere le giacenze con i fabbisogni di breve periodo, allo scopo
di evitare inutili immobilizzi;
ƒ tradizionali, cioè tecniche svincolate dall’andamento puntuale della domanda, ma basate su
una stima media nel tempo, a loro volta suddivisibili in:
- sistema a lotto economico di riordino: l’ordine viene emesso quando il livello delle scorte
raggiunge il punto di riordino. La quantità ordinata è sempre costante e corrisponde al
Lotto Economico di riordino. Questo modello richiede un controllo continuo e risulta essere
preferibile in tutti quei casi in cui gli automatismi di controllo sono poco costosi ed i costi di
ordinazione risultano essere elevati.
- sistema a intervallo fisso di riordino: l’ordine viene emesso ad intervalli regolari di tempo. La
quantità ordinata è la minima indispensabile per non avere rotture di stock, e quindi può
variare nel tempo. Questo sistema risulta essere più semplice e meno oneroso del
precedente, con lo svantaggio che non si è in grado di stabilire per tempo il livello di scorte
minime da mantenere. Se l’intervallo di riordino è più breve, si avranno scorte maggiori
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rispetto al metodo precedente; nel caso contrario, e cioè con un intervallo di riordino più
lungo, si può correre il rischio di rotture di stock.
Il modello da noi presentato applica, per la valutazione e gestione delle scorte di magazzino, il
primo metodo.
Dopo aver individuato il lotto economico di acquisto, la scorta minima ed il punto di riordino è
opportuno controllare costantemente la bontà del livello delle giacenze di magazzino. A tal fine è
possibile utilizzare i seguenti indicatori :
ƒ la giacenza media, che esprime la quantità presente mediamente in magazzino, in un certo
lasso di tempo e che può essere calcolata come media degli stock finali di ogni periodo
(giorno, settimana o mese);
ƒ l’indice di rotazione delle scorte, che esprime il numero delle volte in cui, in un certo lasso di
tempo, avviene il rinnovo delle scorte. Si ottiene dal rapporto tra la somma degli scarichi
operati nel periodo di riferimento e la consistenza media di magazzino.
ƒ l’indice di durata, che esprime il tempo medio di permanenza (espresso in giorni) dell’articolo in
magazzino: si determina moltiplicando il reciproco dell’indice di rotazione per 365.
Utilizzo dell’applicazione
All’apertura dell’applicazione, realizzata con Microsoft Access, una macro predispone l’ambiente
di lavoro, visualizzando una maschera di Avvio che contiene un insieme di pulsanti per attivare le
funzionalità previste.
Per poter rendere attive le macro è necessario abilitare il contenuto dell’applicazione,
selezionando il pulsante “Enable Content” visualizzato nel messaggio di sicurezza riportato sulla
barra degli strumenti. Tale situazione è ricollegabile al livello di protezione impostate per Access.
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In particolare, i pulsanti gestiscono le seguenti funzionalità:
ˆ
Dati Generali: la maschera attivata serve per l’inserimento dei dati anagrafici relativi alla
società (codice e ragione sociale), in modo che tali informazioni possano essere riportate nei
report di stampa. Inoltre è necessario definire alcuni parametri obbligatori per garantire il
calcolo degli indicatori descritti in precedenza:
- anno e mese di riferimento per il calcolo;
- numero di mesi da considerare per il calcolo delle medie di consumo di materie e di
iacenza;
- costo unitario per l’emissione dell’ordine di acquisto.
Tutti i campi visualizzati nella maschera devono essere inseriti; non sono ammessi campi vuoti.
ˆ
Anagrafica articoli: da utilizzare per inserire l’anagrafica degli articoli a magazzino. A tal fine
vengono richiesti, per ogni materiale gestito:
o il codice ed eventualmente la descrizione dell’articolo,
o il costo unitario d’acquisto,
o il costo di stoccaggio espresso in termini percentuali rispetto al valore del
magazzino,
o i giorni di copertura,
o il tempo medio di approvvigionamento (lead.time),
o il livello di servizio che si vuole assicurare alla propria clientela.
L’unico campo opzionale è la descrizione dell’articolo; tutti gli altri campi devono essere
valorizzati. E’ opportuno poter inserire tutte le grandezze separatamente per ogni articolo,
anche se i valori si possono ripetere per classi omogenee di categorie merceologiche o a
parità di fornitore: a fronte di una gestione più laboriosa dei dati di input si ha il vantaggio di
poter gestire tutte le situazioni particolari. E’ possibile inserire fino ad un massimo di 40
articoli.
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ˆ
Consumi: per ogni codice articolo definito in anagrafica, è necessario inserire l’andamento dei
consumi mensili storici, riportando anche il valore dello stock a fine mese. In alternativa
all’inserimento manuale, è possibile importare i dati automaticamente, selezionando il relativo
pulsante dalla maschera di “Avvio” purchè questi siano raccolti in un foglio di in un file Excel: le
modalità operative da seguire in questo caso sono riportate nei punti successivi. La ricerca
dell’articolo può essere fatta con il pulsante “binocolo”, sia sul campo del codice sia su quello
della descrizione. L’applicazione impedisce l’inserimento di valori già presenti, segnalando un
errore di duplicazione della chiave primaria.
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ˆ
Valutazione scorte: dopo aver inserito tutti i dati di input, è possibile procedere alla valutazione
delle scorte di magazzino. Il calcolo degli indicatori può essere effettuato sia su tutti gli articoli
sia su alcuni codici, selezionando le opzioni dall’elenco visualizzato.
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ˆ
Scelta grafico: selezionando il periodo di riferimento (data di inizio e e data di fine) ed il codice
dell’ articolo dall’elenco disponibile in una casella a tendina, è possibile visualizzare in forma
grafica l’andamento dei consumi o l’andamento delle giacenze.
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ˆ
Importa: come già anticipato, è possibile importare i dati di mensili di consumo e stock finale
da un file di Excel, che deve riportare i seguenti campi:
- codice articolo, come stringa alfanumerica al massimo di 15 caratteri;
- anno, come stringa di testo di 4 caratteri;
- mese, come stringa di testo di 2 caratteri;
- consumo e stock finale, in formato numerico.
Da notare che i campi dell’anno e del mese vanno espressi come striga di testo e non come
numero, altrimenti l’applicazione genera un segnale di errore: in Excel il testo può essere inserito
facendo precedere le cifre dall’apostrofo. Il campo del mese deve essere sempre di 2
caratteri: per i mesi da 1 a 9 è necessario anteporre uno zero.
I dati vanno posti nel “Foglio 1” di un file Excel che deve obbligatoriamente essere nominato
“Consumi” e posizionato nella stessa cartella in cui è memorizzato il database Access. Dal
download dell’applicazione potete recuperare anche un esempio di come deve essere
strutturato questo file affinché sia realizzabile l’importazione dei dati all’interno del database.
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