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il controllo di gestione
IL CONTROLLO DI GESTIONE IL CONTROLLO DI GESTIONE 1. 2. 3. 4. La natura ed il ruolo Le determinanti Le dimensioni materiale e immateriale Le configurazioni concrete 1.La natura ed il ruolo Il controllo di gestione: • è una delle attività di governo del sistema aziendale • più precisamente, è uno strumento di guida del comportamento individuale e organizzativo in linea con gli obiettivi aziendali • presuppone la misurazione delle performance aziendali e la responsabilizzazione su parametri-obiettivo, spesso collegata all’attribuzione di incentivi monetari • presuppone e sviluppa la diffusione prima del linguaggio economico-finanziario, poi anche di indicatori di performance, ed in generale della cultura dei risultati Esso inoltre: • non va inteso come una mera attività di verifica, ispezione, riscontro dei risultati e dei comportamenti organizzativi • non va inteso come un mero insieme di tecniche contabili • tende a configurarsi come una pratica aziendale istituzionalizzata (attraverso regole e routines), capace di incorporare e veicolare valori e cultura aziendale Il controllo di gestione si inserisce in un sistema più ampio di governo del sistema aziendale, comprendente attività di: • pianificazione: definizione dei business in cui operare e degli obiettivi di lungo termine, delle strategie idonee e delle risorse necessarie per raggiungere tali obiettivi, delle logiche di comportamento più coerenti con tali strategie (livello strategico) • programmazione: traduzione delle strategie e degli obiettivi di lungo termine in piani operativi (allocazione di risorse, obiettivi di breve termine, budget) (livello operativo) • controllo: verifica della realizzazione dei piani e del raggiungimento degli obiettivi; analisi degli scostamenti (livello sia strategico che operativo) è riconducibile ad un disegno sistematico VISION AZIENDALE (lettura dell’ambiente e dei suoi problemi) MISSION AZIENDALE (ruolo dell’impresa nell’ambiente) OBIETTIVI FINALITA’ (traguardi quantitativi) (traguardi qualitativi) • Ottimizzare il posizionamento sul • Reddito mercato • Valore • Ottimizzare i rapporti con gli stakeholders • Sviluppare innovazione/qualità/… •Ecc INDIVIDUAZIONE DI UNA STRATEGIA CONTROLLO DELLA SUA REALIZZAZIONE implica una guida dell’impresa: • improntata ad un modello INPUT→PROCESSI GESTIONALI→OUTPUT • basata su decisioni supportate da adeguate informazioni e sullo svolgimento dei processi gestionali secondo una sequenza OBIETTIVI → OPERAZIONI → CONTROLLO N.B. obiettivi: valutazione delle criticità, determinazione degli obiettivi, ricerca e valutazione delle possibili soluzioni operazioni: loro svolgimento attraverso i comportamenti individuali e organizzativi controllo: verifica dei risultati, individuazione delle criticità • secondo una logica ispirata ad un meccanismo di retroazione (feed-back) INPUT COME DA PIANO/BUDGET OUTPUT PROCESSO RISULTATI ATTUALI REGOLATORE FEEDBACK confronto tra piano/budget e consuntivo FEEDBACK • finalizzata a tradurre la pianificazione strategica in attività operative attraverso la seguente sequenza di fasi: • programmazione o pianificazione operativa (3-5 anni e annuale): definizione di piani operativi e risorse necessarie • budgeting o pianificazione economico-finanziaria (annuale): assegnazione degli obiettivi ai responsabili dei centri di responsabilità • reporting: rilevazione e comunicazione dei risultati raggiunti • valutazione del grado di realizzazione dei piani, dei risultati dei centri di responsabilità, delle performance Le attività di guida, governo, pilotaggio del sistema aziendale quindi: • non sono più ricondotte all’azione individuale del capo-azienda • si avvalgono di strumenti quali: - la struttura organizzativa (articolazione delle responsabilità decisionali lungo la scala gerarchica) - i meccanismi operativi (sistemi di pianificazioneprogrammazione-controllo, sistemi informativi-gestionali) - le politiche di gestione del personale (selezione, formazione, percorsi di carriera, incentivazione) • alla luce di valori e di una cultura aziendale implicitamente o esplicitamente definiti 2. Le determinanti Il controllo di gestione si configura come un meccanismo operativo finalizzato ad orientare i comportamenti individuali ed organizzativi verso il raggiungimento degli obiettivi e delle finalità aziendali, ma: • può trovare, in alcune variabili del contesto istituzionale e organizzativo, fattori che ne promuovono l’introduzione [A] • può assumere diverse configurazioni in rapporto alle contingenze ambientali ed organizzative [B] • può assumere diverse configurazioni in rapporto ai caratteri dei contesti produttivi [C] [A] operano come determinanti dell’introduzione del controllo di gestione: • la crescente complessità dei contesti produttivi e dei sistemi aziendali • la separazione tra proprietà e direzione e la diffusione della proprietà sui mercati azionari • il configurarsi di responsabilità dell’impresa verso una pluralità di stakeholders • il decentramento organizzativo e alla delega di responsabilità gestionali • le asimmetrie informative (da gestire) tra settori operativi e livelli gerarchici dell’impresa [B] in rapporto alle contingenze ambientali ed organizzative amb iente stabile sistema semplice aziendale complesso bisogno turbolento bisogno di Controllo a Controllo vista della strategia organizzazione Controllo Controllo della della gestione gestione e della strategia di strategia [C] in rapporto ai caratteri evolutivi dei contesti produttivi (crescente instabilità) • la pianificazione da estrapolativa diventa strategica • la programmazione non si avvale più solo di obiettivi economici e finanziari ma anche di performance operative • il controllo non si focalizza solo sui budget ma anche sul monitoraggio della creazione di valore • i processi di pianificazione-programmazione-controllo perdono carattere gerarchico e assumono carattere interattivo 3. Le dimensioni materiale e immateriale Nei sistemi di controllo si possono individuare • 3.1. una dimensione materiale: - procedure e documenti formalizzati (manuali, ordini di servizio, note interne, organigrammi, report) - produzione di dati e informazioni • 3.2. una dimensione immateriale: - cultura dei risultati, della responsabilità e della collaborazione - uso appropriato dei risultati e delle informazioni N.B. Tali dimensioni devono convergere come condizione necessaria per attivare comportamenti e dinamiche virtuosi, contrastando aree di potere e discrezionalità, interessi personali e settoriali, asimmetrie informative 3.1. La dimensione materiale del controllo di gestione Nella dimensione materiale del controllo di gestione si distinguono • una componente statica: - la mappa delle responsabilità (dimensione organizzativa) (centri di responsabilità) - il sistema contabile di supporto (dimensione contabile) (budgeting) • una componente dinamica: il processo di controllo (dimensione informativa) (reporting) Il controllo di gestione opera attraverso tre dimensioni: organizzativa, contabile, informativa STRUTTURA ORGANIZZATIVA STRUTTURA TECNICOCONTABILE PROCESSO DEFINIZIONE OBIETTIVI MODALITÀ DI CONTABILITÀ GENERALE MODALITÀ DI CONTROLLO DISTRIBUZIONE E ASSEGNAZIONE DELLE CONTABILITÀ ANALITICA LORO RAGGIUNGIMENTO RESPONSABILITÀ REPORTING ECONOMICHE BUDGET ALL’INTERNO PREDISPOSIZIONE DELL'AZIENDA COSTI STANDARD AZIONI CORRETTIVE nella dimensione organizzativa si individuano diversi possibili centri di responsabilità: • centri di costo: i managers sono responsabili dei costi sostenuti per svolgere date operazioni (produttive, amministrative); si distinguono centri di costo standard (unità operative, per es.di produzione), per i quali si possono determinare gli input necessari per realizzare singole unità di prodotto, e discrezionali (unità di staff, per es amministrazione, ricerca e sviluppo), per i quali la relazione tra input e output non è facilmente individuabile • centri di ricavo: i managers sono responsabili per le quantità vendute o i ricavi conseguiti (direzioni commerciali, linee di prodotto); la responsabilità può riguardare le sole quantità vendute (responsabilizzazione sulle quantità o sui ricavi lordi) o anche i prezzi di vendita e costi commerciali quali le spese di pubblicità e le provvigioni di vendita (responsabilizzazione sui ricavi netti) segue sui centri di responsabilità • centri di profitto: i managers sono responsabili per i risultati di profitto (RO, ROI) di unità con attività di produzione e vendita (costi e ricavi), dati gli investimenti sostenuti nell’unità; si parla di centri autonomi quando l’unità scambia fattori e prodotti solo sul mercato o comunque a prezzi di mercato, e di centri semi-autonomi e fittizi quanto più frequenti sono gli interscambi con altre unità dell’impresa, sulla base di prezzi di trasferimento imposti internamente • centri di investimento: sono centri di profitto in cui i managers possono decidere il livello degli investimenti (chiedendo fondi alla DG) e sono quindi responsabili del loro rendimento (ROI) nella dimensione contabile è rilevante l’utilizzo del budget, che: • è uno strumento di programmazione operativa nel breve termine (normalmente l’anno) • è un documento contabile-amministrativo che con riferimento a specifiche unità operative assegna risorse ed obiettivi con riferimento ad operazioni da svolgere (rispettando date procedure operative) • può riguardare una specifica funzione gestionale (budget settoriali: commerciale, della produzione, degli approvvigionamenti, degli investimenti, delle altre aree gestionali) • può riguardare l’intera impresa con riferimento agli/consolidando gli aspetti economici, finanziari, patrimoniali della gestione (Master Budget, ovvero Master economico, finanziario, patrimoniale) Il sistema dei budget: predisposizione ed articolazione OBIETTIVI GENERALI DEL PIANO OBIETTIVI GENERALI DEL BUDGET BUDGET COMMERCIALE BUDGET DEGLI INVESTIMENTI BUDGET DEL MAGAZZINO PRODOTTI BUDGET DI PRODUZIONE BUDGET DELLE QUANTITÀ VENDUTE E DEI RICAVI BUDGET DEI COSTI COMMERCIALI BUDGET DELLE QUANTITÀ PRODOTTE BUDGET DEI COSTI DI PRODUZIONE BUDGET DELLE ACQUISIZIONI DI PERSONALE E MATERIE BUDGET DELLE ALTRE AREE BUDGET GLOBALE AZIENDALE economico, finanziario e patrimoniale BUDGET DEI COSTI DELLE ALTRE AREE I sistemi di controllo implicano tre tipi di attività tra di loro concatenate • Controllo ex ante o preventivo (programmazione: definizione dei piani e degli obiettivi) • Controllo concomitante (controllo del grado di realizzazione dei piani e del raggiungimento degli obiettivi) • Controllo ex post o consuntivo (verifica della realizzazione dei piani e degli obiettivi raggiunti) Controllo ex ante o preventivo Input - Storia - Strategia - Previsione variabili di contesto - Politiche interne - Vincoli esterni Processo - Calcoli di ottimizzazione - Negoziazione Output Per ogni responsabile organizzativo - Sistema di obiettivi: pochi, rilevanti, misurabili (quanto e quando), gestibili, espressivi di efficienza ed efficacia - Programmi di azione: iniziative, priorità Controllo concomitante Input Processo Output Per ogni responsabile organizzativo - Obiettivi - Rendiconti - Riprevisioni ambientali - Riorientamenti strategici - Variazioni di vincoli - Reporting - Analisi scostamenti - Rinegoziazioni - Riproiezioni - Ritaratura degli obiettivi - Ritaratura dei piani Controllo ex post o consuntivo Input Processo Output Per ogni responsabile organizzativo - Obiettivi - Rendiconti consuntivi - Andamenti ambientali -Analisi scostamenti -Valutazione delle cause - Confronto - Apprendimento - Valutazione delle prestazioni dei responsabili Nella dimensione materiale una importante leva del controllo di gestione è rappresentata dal monitoraggio della gestione, attraverso la definizione di indicatori con cui quantificare gli obiettivi e misurare i risultati, in modo da supportare: • i processi decisionali • i comportamenti individuali e organizzativi • la valutazione dei risultati individuali e organizzativi Gli indicatori per il monitoraggio della gestione possono essere • di natura economico-finanziaria • di natura fisico-tecnica (tempi, ore/macchina, quantità prodotte, ecc.) • di natura qualitativa (es. soddisfazione del cliente, credibilità nei confronti degli interlocutori aziendali, ecc.) Gli indicatori più rilevanti, ieri e oggi • Ieri indicatori: • Oggi indicatori: • di natura economicofinanziaria • espressi in termini quantitativo-monetari • aventi per oggetto la redditività • di carattere operativo, utili per monitorare il vantaggio competitivo • aventi per oggetto le performance... • …e la creazione del valore 3.2. La dimensione immateriale del controllo di gestione La dimensione immateriale del controllo si manifesta • nel ruolo assegnato al controllo, che può essere formale: - di immagine e legittimazione degli organi di governo; - di conformità a leggi e regolamenti (per es. normative sulla qualità e sicurezza) o sostanziale: - di supporto ad un comportamento individuale e organizzativo finalizzato, coordinato, consapevole - di trasparenza dei comportamenti, di contrasto a logiche e interessi particolaristici e settoriali e a posizioni di potere … ed anche: • nelle modalità con cui il controllo viene realizzato, in termini di: - stili comportamentali adottati - legittimazione, autonomia e risorse riconosciute ai responsabili organizzativi - articolazione, posizione e rilievo delle funzioni di controllo (controller) - rilevanza, sistematicità e regolarità dei processi di feedback - attenzione alle criticità del processo I sistemi di controllo possono essere improntati ad uno stile autoritario o partecipativo stile caratteristiche autoritario - obiettivi definiti con modalità top down - performance misurate in base al raggiungimento degli obiettivi - controlli frequenti, anche di natura formale partecipativo - obiettivi definiti con modalità collegiali - informazioni condivise - performance misurate non esclusivamente in base al raggiungimento degli obiettivi Nella dimensione immateriale una importante leva del controllo di gestione è rappresentata dalla: • responsabilizzazione delle persone cui vengono assegnati obiettivi e che vengono valutate sui risultati Responsabilizzare le persone significa • delegare potere decisionale a singole persone con riferimento a specifici ambiti • far conoscere le aree di risultato critiche, in rapporto alle strategie ed alle politiche aziendali • indicare i risultati intorno ai quali verranno valutate le performance aziendali ed individuali • assicurare un nesso tra la responsabilità assegnata e le leve con cui la persona può esercitare il potere decisionale (senza potere decisionale e senza leve per incidere sui risultati non ci può essere responsabilità) La responsabilizzazione determina effetti significativi sul piano organizzativo: • motiva i dipendenti e li spinge ad impegnarsi per il raggiungimento degli obiettivi organizzativi • migliora l'informazione e diffonde la conoscenza delle strategie e delle politiche aziendali • permette di verifica e di valorizzare le capacità e le competenze dei dipendenti Gli attori del controllo di gestione sono L’Alta Direzione Definisce il profilo del sistema e del processo. Lo legittima, lo utilizza, lo valorizza. I dirigenti dei centri di responsabilità Partecipano alla definizione degli obiettivi, perseguono la realizzazione dei piani ed il raggiungimento degli obiettivi, utilizzano e alimentano il circuito informativo. Producono decisioni e attivano comportamenti organizzativi di qualità migliore. Il/i controller Predispongono i tempi, le fasi, i modi del processo. Forniscono supporti all’alta Direzione ed ai manager. Gestiscono i flussi informativi. Assicurano il monitoraggio. 4. Le configurazioni concrete I sistemi di controllo di gestione possono configurarsi e operare diversamente in quanto: • a) sono il frutto di una pluralità di variabili di contesto • b) tendono a riflettere una pluralità di trade-off gestionali • c) danno luogo a diversi possibili vantaggi e svantaggi a) variabili di contesto influenti • sistemi di governance (separazione proprietà-direzione; modelli di responsabilità sociale; stakeholders attivi) • pressioni competitive sui risultati • risorse umane adeguate professionalmente e culturalmente • sistemi e strumenti gestionali avanzati (analisi dei costi; project management) • sistemi informativi di supporto avanzati (sistemi ERP) … per esempio quindi i sistemi di controllo possono essere di tipo burocratico, tecnocratico, politico tipo di controllo logica strumenti approccio burocratico -definire regole di comportamento -verificarne il rispetto - procedure - audit - sanzioni - formale - normativo tecnocratico - definire obiettivi - monitorare risultati - piani - budget - reporting - incentivi - razionale - quantitativo politico - definire valori - assicurarne condivisione e rispetto - carta dei valori - formazione - comunicazione - selezione - emozionale - qualitativo b) trade-off gestionali da risolvere • • • • • • • • • • processi decisionali accentrati/decentrati obiettivi definiti ai vertici/condivisi con la struttura enfasi sul breve/lungo termine enfasi sui risultati economico-finanziari/tecnico-operativi enfasi sui risultati economici/finanziari enfasi su stabilità/innovazione focus delle analisi gestionali sul passato/futuro focus della motivazione sull’individuo/sul gruppo rilevazione di risultati analitica/tempestiva enfasi della valutazione su equità-trasparenza/tempestività-operatività c) i vantaggi del controllo possono essere: • • • • • • • • • promozione della cultura dei risultati chiarezza delle priorità e degli obiettivi strategici e operativi sollecitazione a perseguire gli obiettivi e a utilizzare meglio le risorse miglior coordinamento verticale e orizzontale riconoscimento e valorizzazione delle performance individuali più elevata motivazione individuale e di gruppo sollecitazione a produrre dati contabili affidabili attivazione di processi di apprendimento individuale e collettivo accumulazione di cultura e diffusione di valori … gli svantaggi invece possono essere: • possibile eccessiva enfasi su risultati settoriali e di breve termine • possibile scarsa attenzione sullo sviluppo delle risorse e dei vantaggi competitivi • possibile spinta a manipolare i dati contabili • livelli eccessivi di stress e competizione interna • possibile riduzione dello spirito di gruppo LIMITI E LINEE DI SUPERAMENTO DEI SISTEMI TRADIZIONALI DI CONTROLLO I sistemi di controllo tradizionali presentano limiti fondamentalmente riconducibili: • A) all’essere legati all’utilizzo delle grandezze contabili di riferimento esigenza di monitorare W e ΔW • B) al fatto di monitorare esclusivamente i risultati della gestione esigenza, specifica dell’attuale contesto produttivo, di monitorare non solo i risultati ma anche le loro determinanti (competenze distintive e vantaggio competitivo) A) nei nuovi contesti la determinazione contabile dei risultati economico-finanziari comporta due problemi fondamentali: – rappresentazione incompleta del patrimonio aziendale, soprattutto con riferimento alle risorse immateriali (sono visibili solo i beni immateriali capitalizzati e con un valore residuo contabile) – determinazione non realistica del reddito e del capitale (scarto tra valori economici e contabili del reddito e del capitale) inoltre: il riferimento a indicatori contabili di risultato determina: – eccessiva importanza attribuita ai risultati conseguiti in passato – mancata considerazione delle opportunità strategiche insite nello sviluppo di nuove risorse, competenze e vantaggi competitivi – mancata considerazione del valore finanziario del tempo – mancata valutazione del rischio che caratterizza le singole scelte 1° esempio VALUTAZIONE CONDIZIONATA DAL PASSATO I DRo 100 (ammortizzabile in 4 anni) + 10 Dove conviene investire? Area di business A Area di business B t 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 K 200 275 250 225 200 300 375 350 325 300 Ro 20 30 30 30 30 100 110 110 110 110 Roi Roim 10.0% 10.9% 12.0% 13.3% 15.0% 33.3% 29.3% 31.4% 33.8% 36.7% 12.8% 32.8% 2° esempio VALUTAZIONE CONDIZIONATA DALLA DURATA DEL PIANO (progetti alternativi) In quale progetto conviene investire (piano triennale)? Progetto 1 Progetto 2 m3 t 0 1 2 3 4 5 m5 m3 0 1 2 3 4 5 37 Ro K 34 30 40 40 26 26 32 m5 35 34 28 38 38 38 38 36 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 18% 17% Ro 17% 15% 20% 20% 13% 13% 17% 14% 19% 19% 19% 19% i 16% 18% 3° esempio LE IMPLICAZIONI DELLE CONVENZIONI CONTABILI I 10 (costo capitalizzato o non capitalizzato) Quale è la redditività dell’investimento? Costo non capitalizzato 1 0 R 90 100 100 100 100 100 90 100 100 100 100 100 Co 55 55 60 3 60 4 60 5 m5 t 60 2 Costo capitalizzato 60 0 1 2 3 4 5 60 60 60 60 60 2 2 2 2 2 38 38 38 38 38 m5 p I Ro 10 35 30 40 40 40 40 38 35 38 K 200 200 200 200 200 200 200 200 208 206 204 202 200 204 Ro i 17.5% 15.0% 20.0% 20.0% 20.0% 20.0% 19.0% 17.5% 18.3% 18.4% 18.6% 18.8% 19.0% 18.6% 4° esempio LA MANCATA CONSIDERAZIONE DEL VALORE DEL TEMPO I 100 (ammortizzabile in 4 anni) Dove conviene investire? Alternativa a Alternativa b t 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 K 200 275 250 225 200 200 275 250 225 200 Ro 20 10 20 30 40 20 40 30 20 10 8.0% 13.3% 20.0% 10.0% 14.5% 12.0% 8.9% 5.0% Roi Roim 10.0% 3.6% 11.2% 10.1% 5° esempio LA MANCATA CONSIDERAZIONE DEL RISCHIO I 100 (ammortizzabile in 5 anni) Dove conviene investire? Progetto (a) – Parigi Progetto (b) – Buenos Aires t 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 K 280 260 240 220 200 280 260 240 220 200 Ro 22 26 29 31 32 28 31 36 40 40 Roi Roim 8% 10% 12% 14% 16% 10% 12% 15% 18% 20% 12% 15% B) Nei contesti tradizionali: L’ambiente è stabile e prevedibile Le condizioni operative e le determinanti dei risultati sono (tendenzialmente) note e prevedibili Oggetto del controllo è la realizzazione dei piani operativi a strategie, risorse, obiettivi (tendenzialmente) dati - attraverso l’operare dei centri di responsabilità Nel corso/a valle dell’attività operativa il confronto “risultati-obiettivi”, centro di responsabilità per centro di responsabilità, sta alla base della verifica della attuazione dei piani e della valutazione del personale in posizione di responsabilità (manageriale) Il sistema contabile (costi, ricavi, reddito, redditività) fornisce al sistema di controllo i necessari parametri di misurazione B) Nei contesti tradizionali: • l’ambiente è stabile e prevedibile • le condizioni operative e le determinanti dei risultati sono (tendenzialmente) note e prevedibili • oggetto del controllo è la realizzazione dei piani operativi - a strategie, risorse, obiettivi (tendenzialmente) dati - attraverso l’operare dei centri di responsabilità • nel corso/a valle dell’attività operativa il confronto “risultati-obiettivi”, centro di responsabilità per centro di responsabilità, sta alla base della verifica della attuazione dei piani e della valutazione del personale in posizione di responsabilità (manageriale) • il sistema contabile (costi, ricavi, reddito, redditività) fornisce al sistema di controllo i necessari parametri di misurazione Tuttavia al crescere dei livelli di complessità ed incertezza : • i risultati economici dipendono - oltre che dalla realizzazione di piani operativi dati - anche dalla capacità di rispondere alla dinamica delle condizioni operative • la risposta ai nuovi fattori critici di successo (differenziazione, qualità, servizio, innovazione) - richiede lo sviluppo di nuove e più qualificate risorse - rende più stringenti le interdipendenze tra attività e processi (non più coordinati automaticamente dai piani operativi) i risultati delle singole unità operative sono meno facilmente valutabili singolarmente e meno facilmente riconducibili ai singoli comportamenti i risultati generali sono più risultati di sistema che somma dei risultati delle singole parti In particolare, nelle nuove condizioni i sistemi di controllo tradizionali rischiano di incentivare il perseguimento: • di risultati di breve periodo, misurati contabilmente (ROI, ROE), piuttosto che della valorizzazione delle risorse e delle competenze distintive da cui dipende la creazione del valore (ΔW) • di risultati settoriali, anziché del coordinamento dei processi e della valorizzazione del vantaggio competitivo