Organizzazione Staff SdS

L’organizzazione dello staff e
l’implementazione dei processi
di costituzione della SdS Pisana
8 Luglio 2010
Regolamento di organizzazione
Principi e assetti organizzativi
La Missione della SdS
Valorizzare e promuovere modalità organizzative che
rendano possibile una pratica quotidiana
d’integrazione, lo snellimento delle procedure nonché
l’unificazione di uffici e accessi dell’utenza ai servizi.
E’ necessaria una forte propensione al cambiamento e
all’innovazione all’interno della struttura dei comuni e della USL:
senza una concomitante modifica e adeguamento nell’organizzazione
degli enti non è possibile infatti la piena realizzazione del progetto
Società della salute
Assetto Organizzativo
Lo stato attuale SdS
Direttore SdS
Staff Segreteria
Segreteria Organi SdS
Segreteria Direzione SdS
Staff Programmazione
Programmazione / Progettazione
Affari Giuridici e Regolamenti
Comunicazione / Partecipazione
Sistema di gestione per la Qualità e percorso di Accreditamento ex LRT 82/2009 (1)
Investimenti Sociali / Progetti Finalizzati (2)
Funzioni di staff assicurate dall’Azienda USL
Contabilità Generale
Controllo di Gestione
Servizi Informatici
(1) assicurata nell’ambito della struttura della Direzione Amministrativa di Zona.
(2) assicurata nell’ambito della struttura di staff aziendale UO Coord. Tecn. Serv. Soc.
Assetto Organizzativo SdS
un possibile assetto base
• Struttura di staff
•Segreteria generale e supporto agli
organi (Affari generali)
•Programmazione
•Servizi Generali (Servizi di supporto)
•Gestione Associata Servizi Sociali
• Struttura di line
•Attività Socio Sanitaria Alta
Integrazione
Ulteriori strumenti di sistema per l’integrazione tra le strutture USL/ SdS e
SdS/ Comuni saranno previsti da ciascuna SdS
Sull’assetto Organizzativo della SdS
Pisana si e’ detto….
La
struttura di staff attuale sarà modificata nel corso
del 2010 con la predisposizione del modello
organizzativo.

Le funzioni di staff potranno essere svolte in proprio
dalla SdS o da strutture analoghe degli enti consorziati
(comuni e USL ed ESTAV).
La
struttura di line relativa all’erogazione dei servizi
sarà attivata a partire dal 2011 in modo graduale con il
passaggio alla gestione diretta delle attività.
Da evidenziare che a fronte dell’esigenza di NON DUPLICAZIONE resta il
fatto che la SdS è un ente completamente distinto rispetto agli enti
consorziati, e quindi nell’ipotesi che si avvalga di strutture organizzative di
questi, i relativi rapporti dovranno essere normati tramite convenzioni o
avvalimenti.
Strutture di Staff SdS
Le costituzione delle strutture di staff relative alle
macrofunzioni denominate:
 Segreteria generale e supporto agli organi
(Affari generali)
 Programmazione
risponde ai requisiti minimi previsti dalla LR 40/05 (art.
quindicies comma 5) e pertanto esse saranno
costituite nell’ambito della SdS.
Su queste basi si provvederà ad istituire il regolamento
di organizzazione, a definire il modello organizzativo
e la dotazione organica.
Conseguentemente si prevede di concordare e
predisporre gli atti per il trasferimento delle persone
già assegnate a dette funzioni o il loro nuovo
arruolamento percui sono già state richieste
consulenze in merito.
Attività e Funzioni delle strutture di
Staff proprie della SdS Pisana
Affari generali
(funzioni di Segreteria Generale e supporto agli organi ) -1
Segreteria Organi
Coordinamento generale degli impegni istituzionali
Gestione agenda eventi, riunioni, ecc
Gestione corrispondenza, cartace ed e-mail
Gestione protocollo cartaceo e informatizzato
Gestione archivio fascicoli e documentazione cartacea e
informatizzata
Supporto Attività
Organi
Convocazione Sedute Giunta Esecutiva, Assemblea Soci
Supporto verbalizzazione sedute Organi
Accettazione, Firme, Numerazione
Gestione procedimenti amministrativi atti organi
Pubblicazione degli atti sull’albo e sul sito web
Trasmissione atti secondo indicazioni del provvedimento
Comunicazione
Interna
Gestione e aggiornamento sito web,
Gestione esposti e segnalazioni
Comunicazione istituzionale
Comunicazione interna degli organi
Punti Informativi
Carta dei Servizi SdS
Affari generali
(funzioni di Segreteria Generale e supporto agli organi ) 2
Formazione
Piano di Formazione della SdS
Animatore formazione zonale
Affari Giuridici
Regolamenti di Organizzazione
Regolamenti di funzionamento organi
Supporto agli atti e procedure
Gestione procedure e adempimenti privacy
Regolamento accesso ai servizi
Gestione reclami e contenzioso
Concertazione
Gestione relazioni sindacali, convocazione e verbalizzazione
Gestione atti e verbali di concertazione
Ufficio di Piano
Stesura relazione stato salute
Stesura Piano Integrato Salute
Stesura Profilo di Salute
Programmazione Operativa Annuale
Ufficio Progetti – monitoraggio obiettivi e
valutazione
Partecipazione
Supporto organizzativo Consulta terzo settore
Supporto organizzativo Comitato di Partecipazione
Supporto organizzativo Agorà della salute
Coordinamento eventuali gruppi di lavoro
Programmazione
economico/finanziaria di
livello strategico
Indirizzi alla predisposizione dei Bilanci
Gestione dei Fondi regionali, PISR, FNA, etc
Rendicontazione e report
Bandi Regionali ed Europei
Atti relativi al recepimento e destinazione fondi
regionali e altri enti
Controllo di Gestione
Negoziazione Budget
* Estratto sintetico del documento tecnico predisposto dai gruppi di lavoro regionali per la Conferenza Regionale delle Società della Salute
Programmazione - 1
Programmazione – 2
Governo della domanda
Rilevazione attività, monitoraggio da UUFF,
ospedali, MMG, etc.
Elaborazione Dati, inforrmazione, report
Atti di programmazione verso produttori
(ASL, H, soggetti privati, etc)
Rapporti ARS – IRPET etc
Analisi consumi
Vigilanza e Controllo
Commissione Zonale Vigilanza e Controllo
Strutture Socio Saitarie
Sistema Qualità e
Accreditamento
Gestione sistemi di Qualità, Monitoraggio e
Valutazione
Percorso di Accreditamento Istituzionale per
il Sistema Sociale Integrato, ex LR 82/2009
e relativo Regolamento di attuazione
Gestione Flussi
Informativi
Gestione portali regionali
Monitoraggio attività e reportistica generale
Gestione flussi SdS / Regione Toscana
Investimenti e Progetti
Finalizzati
Coordinamento Piano Pluriennale degli
Investimenti Sociali e Socio Sanitari
Progettazione Finalizzata
Monitoraggio e Rendicontazione Progetti
L’organigramma dello staff
Staff SdS
Area Affari Generali
Area
Programmazione
……………
Segreteria Organi
……………
Supporto Organi
Comunicazione
Interna /Formazione
Area Servizi
di Supporto
Ufficio di Piano
Partecipazione
Programmazione
Economico Finanziaria
Vigilanza e Controllo
Sistema Qualità e
Accreditamento
Concertazione
Investimenti /
Progetti Finalizzati
Affari Giuridici
Gestione Flussi
Informativi
Governo della Domanda
………….
Attività di staff da reperire
all’interno delle strutture degli enti
consorziati tramite contratti di
servizio
Le restanti funzioni di Staff, con riferimento particolare alle
attività delle singole funzioni previste nelle macrofunzioni
denominate Servizi di Supporto potranno essere costituite
nell’ambito dei contratti di servizio con la USL, i comuni e
l’ESTAV oppure realizzate direttamente dalla SdS
coerentemente con lo sviluppo del modello organizzativo
gestionale.
I contratti di servizio definiranno anche le strutture di
coordinamento e i livelli di integrazione necessari per
garantire il corretto funzionamento del consorzio.
Servizi di Supporto (funzione Servizi Generali) - 1
Acquisizione beni, servizi
ed economato
Ufficio Gare, Gestione contratti e convenzioni
Rapporti ESTAV, CONSIP, etc
Risorse strumentali
Gestione parco macchine, manuntenzione,
consumu, ecc
Inventario beni mobili, Sistema informativo
Gestione Immobili
Gestione del personale
Rilevazione presenze/assenze,
Gestione del personale, contrarti di lavoro etc
Politiche del personale
Sistema premiante e sistema di valutazione
Formazione
Sicurezza
Gestione decreto 81
Rapporti e adempimenti RSPP
Tenuta documentazione, controlli, formazione
Controllo qualità, Posta Certificata
Firma digitale, Privacy (regolamento specifico)
Servizi di Supporto (funzione Servizi Generali) - 2
Bilancio, contabilità
Contabilità Generale
Bilancio Preventivo annuale e pluriennale
Bilancio Consuntivo
Adempimenti Fiscali
Rapporti con Collegio Sindacale
Tesoreria e Cassa
Comunicazione Esterna
Aggiornamento news
Gestione conferenze stampa e comunicati
Gestione rassegna stampa
presidente/direttore
Gestione eventi e comunicazione esterna
Sistema Informativo e
informatico
Sistemi informatici e informativi
Acquisizione HW e SW
Rete telematica regionale
SW protocollo e atti
Corsi di formazione
Tecnologie informatiche
Rapporti con i CED dei Comuni e USL
Le fasi per il passaggio del personale*
In particolare sono state individuate le seguenti fasi:
 Essenziale:


Preliminare:


ricognizione del personale messo a disposizione dagli enti
consorziati, formalizzazione del personale messo a disposizione,
verifica del piano economico dei costi o risparmi delle risorse
umane impiegate nelle funzioni assegnate e delle necessità di
organico
Transitoria:


nomina e convocazione della delegazione trattante a livello
regionale con le organizzazioni sindacali
Fabbisogno personale per esercizio funzioni strategiche e quelle
da trasferire secondo modello organizzativo, verifica disponibilità
negli enti al trasferimento, verifica comparazione tra categorie,
livelli e aree di CCNL considerati, emissione bandi, trasferimento
personale USL in modo analogo ai trasferimenti ESTAV;
trasferimento personale dei Comuni con procedure da definire;
A regime (ipotesi)

Contratto integrativo aziendale, adempimenti di legge,
perequazione delle retribuzioni, progressioni di carriera
* Estratto sintetico del documento tecnico predisposto dai gruppi di lavoro regionali per la Conferenza Regionale delle Società della Salute
Lo stato attuale
Secondo lo schema di fasi proposto dal
gruppo di lavoro regionale ola SdS Zona
Pisana sta ultimando la fase PRELIMINARE
per dare quanto prima avvio a quella
TRANSITORIA, infatti:


E’ in fase di predisposizione la rilevazione dei
costi delle risorse umane impiegate per le
funzioni di staff.
La definizione del modello organizzativo
permettera’ di definire a breve il fabbisogno di
personale e la ricognizione dei relativi costi per
l’avvio delle ulteriori fasi previste per l’attivazione
piena della SdS e il passaggio del personale dagli
enti consorziati.
Macro assetto organizzativo SdS
Linea strategica
Assemblea, Giunta
Presidente
Linea
gestionale
Linea di
produzione
Ufficio di Direzione
(responsabili strutture
SdS e USL)
+
Comitato di
Coordinamento
Zonale
Direttore SdS / Zona
Servizi Socio Assistenziali,
Socio Sanitari e
Sanità Territoriale
Il rapporto tra Staff e Direzione
Il coordinamento dell’area Affari Generali è assicurato dal
coordinatore di area.
Il Coordinamento dell’area Programmazione è momentaneamente
svolta dal Direttore in modo diretto con i referenti delle strutture.
Mensilmente viene condivisa l’agenda delle priorita’ dell’area
Programmazione, dove sono illustrati e affrontati i temi/programmi
e/o attività emergenti che operino in modo trasversale alle
strutture di staff.
Il Comitato di Coordinamento Zonale
Ha la finalità di coadiuvare il direttore in particolare supportandolo
professionalmente nel governo della domanda favorendo tra
l’altro:
•l’individuazione e sviluppo di percorsi assistenziali integrati;
•il coordinamento della continuità assistenziale;
•la definizione di protocolli operativi che favoriscano l’integrazione
socio sanitaria,
assicurando qualità ed appropriatezza delle cure e della presa in
carico, secondo quanto previsto all’art. 71 ter LR 40/05.
Composizione del Comitato di
Coordinamento
medico di medicina generale
Giuseppe Figlini
pediatra di libera scelta
Francesca Monaco
specialista ambulatoriale convenzionato
Carlo Panesi
farmacista convenzionato
Enrico Morgantini
rappresentante delle associazioni di volontariato
Rosa Fontani
coordinatore dell’attività di assistenza infermieristica
Lucia Salutini
coordinatore per le attività di assistenza riabilitativa professionale
Enzo Falossi
attività sanitarie di comunità
Alberto Rametta
salute mentale
Corrado Rossi
assistenza ai tossicodipendenti ed alcolisti
Donatella Paffi
assistenza sociale
Antonia Bartoli
L’ufficio di direzione zonale
Coadiuva il direttore per le funzioni di gestione.
attività sanitarie di comunità
Alberto Rametta
salute mentale
Corrado Rossi
assistenza ai tossicodipendenti ed alcolisti
Donatella Paffi
assistenza sociale
Antonia Bartoli
coordinatore dell’attività di assistenza infermieristica
Lucia Salutini
coordinatore per le
professionale
attività
di
assistenza
riabilitativa Enzo Falossi
medico referente unico zonale della medicina convenzionata
Giuseppe Figlini
Al suo interno sono stati individuati:
•Antonia Bartoli coordinatore sociale;
•Donatella Paffi coordinatore sanitario.
Il rapporto di supporto alla Direzione in rapporto
all’Ufficio di Direzione e al Comitato di
Coordinamento
Il Comitato di Coordinamento e l’Ufficio di Direzione zonale sono
strutture di supporto che dovranno partecipare al processo di
programmazione secondo le rispettive competenze.
Per il loro corretto coinvolgimento nel processo di
programmazione la Direzione si avvale, oltre che della
collaborazione delle UO professionali, del supporto dello staff.
In particolare l’Ufficio di Direzione, che costituisce il supporto alle
funzioni zonali di gestione, può rappresentare un utile momento
di coordinamento della programmazione operativa delle UF.
Il supporto alla direzione SdS da parte dello staff è volto ad
assicurare il raccordo di questa con le funzioni di
programmazione strategica proprie della SdS.