Strumenti di gestione dell`archivio corrente inteso come sistema

Giorgetta Bonfiglio-Dosio
Strumenti di gestione
dell’archivio corrente
inteso come sistema
(Venezia, 24 marzo 2014)
Articolazione del mio intervento
Parte 1. Obiettivi e requisiti di un sistema
di gestione documentale
- Definizione di sistema
- Realizzare un sistema di gestione documentale
Parte 2. Attività e strumenti di gestione
dell’archivio corrente
- Registrazione dei documenti
- Classificazione dei documenti
- Formazione dei fascicoli
L’archivio corrente
Fa parte di un sistema di
gestione documentale,
di cui si devono stabilire:
• obiettivi perseguibili
• requisiti irrinunciabili
Alcune precisazioni preliminari
• Che cos’è l’archivio?
• Che funzioni svolge?
• Quali sono le peculiarità dell’archivio
corrente?
• Che cosa si intende per sistema?
• Come si progetta, si realizza e si fa
funzionare un sistema di gestione
documentale?
• Come si usano correttamente gli strumenti
di gestione?
Attività amministrativa
e documenti archivistici
ARCHIVIO
strumento e residuo
dell’attività istituzionale
di un soggetto giuridico
STRUMENTO
Attività amministrativa
Certezza del diritto
Autodocumentazione
“allargata”
RESIDUO
Conoscenza
Ricostruzione dei
precedenti
Ricostruzione storica
A che cosa serve l’archivio?
Conoscere in modo autentico le situazioni
e i precedenti amministrativi
Programmare per obiettivi, tenendo
conto delle risorse
Verificare i risultati raggiunti
Provare diritti nel contesto della certezza
del diritto
Conservare la memoria dei singoli
e della collettività
Documento singolo e archivio
Rilevanza della registrazione del singolo
documento: ricadute per l’archivio
Rilevanza dell’organizzazione dell’archivio
inteso come sistema di lavoro e di “deposito”
di prove
Rilevanza del contesto/dei contesti, anche ai
fini amministrativi
• Tema del riuso (non solo sw)
– in ambiente tradizionale
– in ambiente digitale e ibrido (SPC etc.)
– copie e citazioni: uno sguardo al passato
Che cos’è la gestione documentale?
Lo strumento metodologico che
governa la pratica
- sia di gestori di documenti
- sia di qualsiasi persona che crei
o usi documenti nel corso
della sua attività
Sistema: GALILEO GALILEI (1623)
?
«Pluralità di elementi
materiali coordinati tra loro
in modo da formare un
complesso organico
soggetto a date regole»
Per progettare un sistema di gestione
documentale efficace, efficiente,
economico e trasparente
Bisogna individuare
• le entità coinvolte nel sistema
• le finalità del sistema
• le regole di funzionamento del sistema
• i compiti e le responsabilità attribuiti a
ciascuna entità
• gli strumenti più consoni al funzionamento
ISO 15489
International Standard Organization
organismo federale di più Stati membri
Information and documentation
Records management
• norma non imposta dall’alto, ma definita
attraverso accordi e politiche condivise su
base tecnica. Si basa sul consenso dei
rappresentanti degli Stati membri.
Scopo dichiarato
Fornire una guida per la gestione dei documenti
e degli archivi in organizzazioni pubbliche o
private e per l’erogazione di servizi a clienti
interni ed esterni per la gestione documentale
NB Prende in considerazione qualsiasi tipo di
documento, su qualsiasi supporto formato,
purché prodotto o ricevuto da un’organizzazione pubblica o privata durante lo svolgimento della sua attività istituzionale
Costituisce una guida:
• nella determinazione delle responsabilità
all’interno delle organizzazioni per definire
politiche, procedure, sistemi e processi.
• per la gestione dei documenti a supporto di un
lavoro amministrativo di qualità nel contesto
della filosofia delle ISO.
• per progettare e implementare il sistema di
gestione documentale.
Non include la gestione dei documenti dentro
istituzioni archivistiche [archivi storici].
è destinato a:
• dirigenti delle organizzazioni
• professionisti della gestione di
documenti, informazione e tecnologie
• tutto il personale delle organizzazioni
• tutte le persone che hanno obblighi di
produzione e conservazione di
documenti
La gestione documentale in
un’organizzazione include alcune attività:
•
•
•
•
Stabilire politiche e standard
Assegnare responsabilità e autorità
Stabilire e promulgare procedure e linee-guida
Prevedere una serie di servizi relativi alla
gestione e all’uso dei documenti
• Disegnare, implementare e amministrare sistemi
specializzati per gestire i documenti
• Integrare la gestione documentale nei sistemi
amministrativi e i processi
Benefici della gestione documentale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
condurre l’attività in modo ordinato, efficiente e
responsabile
erogare servizi in misura consistente ed egualitaria/equa
assicurare consistenza, continuità e produttività nella
gestione e nell’amministrazione
facilitare il rendimento effettivo delle attività in ogni
parte dell’organizzazione
consentire continuità in caso di disastro
coordinare norme e regolamenti
fornire protezione e supporto durante le cause, inclusa
la gestione dei rischi, fornendo le prove delle attività
dell’organizzazione
8. proteggere gli interessi dell’organizzazione e
i diritti dei dipendenti, clienti e proprietari
presenti e futuri
9. supportare e documentare le attività di
ricerca e sviluppo, presenti e future, nel
settore delle ricerche storiche
10. procurare prove delle attività imprenditoriali,
personali e culturali
11. stabilire l’identità imprenditoriale, personale
e culturale
12. mantenere memoria degli enti, delle persone
e della collettività
Entità coinvolte
• Tutti coloro che lavorano all’interno
dell’organizzazione produttrice:
l’archivio è di tutti e serve a tutti
• Tutte le altre organizzazioni che
potenzialmente sono in relazione con
l’organizzazione produttrice
• Tutti i cittadini
L’archivio
è di tutti
e serve a tutti
Né imboscati né ghettizzati
Eugenio Casanova (1928)
“Al protocollo nulla sfugge”
Che cosa vuol dire
in un sistema di gestione archivistica
in linea con la normativa vigente?
Significa che il sistema deve
essere pervasivo (= trasversale); deve essere
il cuore pulsante dell’ente nel suo complesso
Concetto di rete
Dal mondo digitale allo scenario organizzativo:
lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno
mette a disposizione dell’organizzazione le
proprie conoscenze: learning organization
Circolarità delle conoscenze
Coinvolgimento di ogni componente
dell’organizzazione
Forte motivazione delle persone coinvolte
Rete esterna alla singola organizzazione
DPR 445/2000, art. 50 comma 1
(NB < DPR 428/1998)
«Le pubbliche amministrazioni provvedono ad
introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi
informativi automatizzati progetti per la
realizzazione di sistemi di protocollo
informatico in attuazione delle disposizioni del
presente testo unico»:
Questo implica: analisi dell’esistente e
progettazione del futuro attraverso
reingegnerizzazione dei processi
tenendo ben presenti
Finalità del sistema
• Produrre documenti necessari per
l’espletamento dell’attività propria del
soggetto produttore [civiltà giuridica del
documento scritto]
• Organizzare i documenti in modo che
l’archivio sia effettivamente strumento di
governo dell’ente, di gestione
amministrativa e di controllo
• Conservare i documenti prodotti in modo
che essi mantengano la loro capacità
probatoria e servano alla storia
Ripensare le fasi di vita dell’archivio
• Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale:
– Concezione (Progettazione del sistema e definizione
dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e
conservazioni dei documenti)
– Fase attiva (archivio corrente)
– Fase semi-attiva (archivio di deposito)
– Fase di conservazione permanente (archivio storico)
• Concetto di records continuum = costante
convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna
fase in ogni momento della vita del documento
Diritto della società alla storia
• Gli archivi delle amministrazioni pubbliche
sono beni culturali (Codice dei beni culturali e
del paesaggio): ribadito anche nel dic. 2013
• Anche i privati hanno l’obbligo morale di
consentire alla società di indagare la propria
storia attraverso i documenti d’archivio
• Gli archivi devono essere conservati
• La conservazione inizia dal momento
della formazione (scelta supporti e formati),
ma questa è un’altra storia
in un sistema di gestione documentale
• I documenti sono creati, ricevuti e usati durante
lo svolgimento di un’attività istituzionale
• Costituiscono il supporto all’attività
istituzionale
• Devono essere gestiti per assicurare
– la conservazione dell’autenticità,
– la loro affidabilità e
– la loro “usabilità”
DPCM 31 ottobre 2000, art. 3
+ DPCM 3 dic. 2013, art. 3
Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi
di adeguamento organizzativo:
 Individuazione delle aree organizzative omogenee (=
insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e
presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario
e coordinato)
 Istituzione del servizio archivistico
 Nomina del responsabile del servizio (+ coordinatore)
 Adozione, su proposta del responsabile del servizio, del
manuale di gestione
 La definizione, su indicazione del responsabile del servizio,
dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e
tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari
Area Organizzativa Omogenea
(DPR 445/2000, art. 50, comma 4)
Insieme di uffici da considerare ai fini della
gestione unica o coordinata dei documenti,
assicurando criteri uniformi di classificazione e
archiviazione, nonché di comunicazione
interna fra le aree stesse.
Ad esempio,
un Comune è un’unica AOO,
anche se articolata in uffici diversi,
ubicati in sedi diverse
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei
documenti, dei flussi documentali e degli archivi
«Ciascuna amministrazione istituisce un
servizio per la tenuta
 del protocollo informatico,
 della gestione dei flussi documentali
 e degli archivi»
L’archivio
non è un magazzino
è un servizio
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei
documenti, dei flussi documentali e degli archivi
Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei
requisiti professionali o di professionalità tecnicoarchivistica acquisita a seguito di pro-cessi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
ATTENZIONE: i percorsi accreditati
si trovano sul sito del MIUR
Produzione dei documenti
• È strettamente connessa con l’attività
amministrativa
• Per evitare ridondanze o lacune:
analisi dei procedimenti amministrativi e delle
attività extra-procedimentali = predisposizione
della tabella >
– Semplificazione amministrativa
– Agevolazione del lavoro amministrativo
– Controllo di gestione
– Soddisfazione del cliente esterno
– Percorsi formativi del personale neo-assunto
L’analisi dei procedimenti
amministrativi deve chiarire:
• quali attività amministrative svolge l’ente,
• attraverso quali documenti tali attività si
esplicano,
• che caratteristiche formali devono possedere i
documenti
• quali flussi documentali siano necessari al
compimento di tali attività,
• chi è responsabile di ciascuna di tali attività,
• quali metadati descrittivi devono essere creati
in ciascuna fase procedimentale,
• come inserire e memorizzare in modo
permanente i metadati nel sistema di
gestione documentale,
• quali esigenze di trasmissione esistono
per il corretto svolgimento dei procedimenti,
• che esigenze di recupero dei documenti ha
l’ente produttore,
• quali documenti effettivamente servono per
lo svolgimento dell’attività dell’ente e quali
possono essere eliminati.
• Sono attività previste anche dalle Regole
tecniche del 3 dic. 2013 (GU 12.03.2014)
Come realizzare
il censimento dei procedimenti
1. Una scheda per ogni UOR in cui
identificare in modo univoco i differenti
censimenti:
- con la denominazione di ciascuno
- eventualmente con un codice
2. Una scheda per ciascun procedimento
nella quale indicare
Scheda del singolo procedimento
•
•
•
•
•
Nome e codice identificativo del procedimento
UOR responsabile
Elenco delle fasi
Elenco dei documenti connessi a ciascuna fase
Indicazione della forma e struttura di ciascun
documento
• Tipologia delle aggregazioni
• Indicazione delle necessità di conservazione e
tempi di conservazione con riferimenti normativi
• Livello di accessibilità e tempistica della
ostensibilità
Ulteriore elemento di riflessione
• Esistono regole per la redazione del
documento sia cartaceo sia digitale
• Esistono regole, diverse dalle precedenti,
per la comunicazione e la trasmissione
dei documenti, sia cartacei sia digitali
• La comunicazione può riguardare anche
le informazioni sia per i supporti cartacei
sia per quelli digitali e documenti “derivati”
(ad esempio, certificati)
Organizzazione dei documenti
Deve essere funzionale allo svolgimento
“ordinato” delle attività istituzionali
Deve essere stabilita a priori: piano di
classificazione (NB è solo uno degli
elementi del sistema)
Deve essere costantemente monitorata >
ruolo della formazione continua
Deve applicata praticamente >
fascicolazione (costituzione delle
aggregazioni documentali)
Il fascicolo: questo sconosciuto
• La letteratura archivistica ne esalta la
funzione strategica e performante, ma non
chiarisce metodi e linee-guida applicative
• La normativa vigente li presuppone, ma non
indica le caratteristiche di ciascuna tipologia
di fascicolo
• Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori,
alcuni punti oscuri, non sufficientemente
discussi e chiariti
Come si deve fascicolare?
I fascicoli devono essere costituiti
• in modo preciso e preordinato
• coordinato con l’intero sistema di gestione
documentale
– ancorati al titolario di classificazione (per certe
tipologie di fascicoli)
- raccordati alle altre forme di aggregazione
– in riferimento al censimento dei procedimenti
• con un’autentica coscienza della funzione della
costituzione delle aggregazione documentali per
il miglioramento della qualità della attività
amministrativa al servizio del cittadino
In un sistema coesistono
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla
base dell’oggetto (principio di pertinenza):
con riferimento al piano di classificazione
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla
base della forma e della provenienza
(repertori) in sequenza cronologica
• Aggregazioni di informazioni ricavate dai
documenti a cura di pubblici funzionari
•
Le differenti forme di aggregazione
vanno regolamentate e coordinate
È organizzazione anche
la selezione dei documenti:
• Scarto = eliminazione fisica dei documenti
• Conservazione
Isabella Zanni Rosiello: «Che la distruzione
faccia parte della conservazione è, al di là
della paradossale e sconcertante contraddizione tra i due termini, elemento costante
della tradizione archivistica e dell’esercizio
del mestiere dell’archivista»
La selezione deve essere
• finalizzata alla conservazione permanente
dei documenti ritenuti non di carattere
strumentale e transeunte
• basata sul piano di conservazione
• realizzata con gli strumenti tradizionali o
digitali
Lo scarto deve essere autorizzato dalla
Soprintendenza archivistica competente
per territorio
Scegliere l’architettura di sistema >
Regole
Attribuzione
di responsabilità
Strumenti
amministrativi
e tecnologici
Regole
• regole certe e comunicate,
formalmente adottate dal
soggetto produttore
•
•
•
•
statuto dell’ente
regolamenti generali e particolari
manuale di gestione
manuale di conservazione
Manuale di gestione
«Descrive il sistema di gestione e di
conservazione dei documenti e fornisce le
istruzioni per il corretto funzio-namento del
servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1 +
DPCM 3 dic. 2013, art. 5, comma 1)
Descrive attività, processi e strumenti
Che cosa deve specificare il MdG?
Dpcm 3 dic. 2013, art. 5:
a) Pianificazione degli interventi organizzativi (ex art. 3)
b) Piano di sicurezza dei documenti informatici
c) Modalità di utilizzo degli strumenti informatici
d) Formati dei documenti informatici
e) Insieme minimo dei metadati
f) Flussi documentali
g) Regole di smistamento
h) Modalità di formazione, implementazione e
gestione dei fascicoli e altre aggregazioni
e…
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
UOR responsabile della gestione documentale: chi fa
che cosa
Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione a
protocollo
Elenco documenti soggetti a registrazione particolare
Elenco registri particolari e banche dati
Sistema di classificazione e piano di conservazione
(criteri di selezione)
Sistema di conservazione del protocollo
Descrizione funzionale e operativa del “sistema di
protocollo informatico” (modalità di utilizzo)
Criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di
accesso interno ed esterno
Modalità utilizzo del registro di emergenza
Il servizio di gestione documentale
Va progettato, organizzato, regolamentato, gestito,
monitorato, aggiornato attraverso:
- politiche, direttive e linee-guida
- coordinamento
– sul piano amministrativo-organizzativo
– sul piano tecnico-informatico
- strumenti archivistici specifici e specializzati
- tecnologie adeguate e infrastrutture evolute
- linguaggi e metodologie condivise: regole tecniche
comuni e aggiornate
- interventi formativi intensi per il personale
Elementi necessari
• infrastrutture evolute, che consentono di fare
operazioni prima quasi impossibili
• efficace azione di coordinamento (politiche e
regole)
– sul piano amministrativo-organizzativo
– e su quello tecnico-informatico
• linee-guida e regole tecniche comuni e aggiornate
• consapevolezza del problema a tutti i livelli
• messa in gioco di differenti professionalità
qualificate, soprattutto in campo archivistico, che
devono convergere tutte, nel rispetto reciproco
delle competenze, verso il medesimo obiettivo
• capacità di valutare il rapporto costi-benefici
Vantaggi degli strumenti informatici
A patto che siano correttamente
adottati in un’ottica di sistema
• Protocollo unico
• Records management + work flow management
• Gestione archivi ibridi tramite strumenti appropriati:
ad esempio, il repertorio dei fascicoli
• Facilità di accesso multiplo, purché regolamentato
• Possibilità di rielaborazione dei dati
• Elaborazione automatica di statistiche etc.
• Controllo di gestione da parte degli
amministratori e dei responsabili
• Gestione integrata dell’archivio nelle
varie fasi di vita
• Disponibilità immediata di strumenti
descrittivi
• Disponibilità di conoscenza allargata e
disponibile per qualsiasi uso
Governo degli strumenti informatici:
DPR 445/2000, art. 52
Il sistema di gestione informatica dei documenti
deve:
a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema
b) garantire la corretta e puntuale registrazione
dei documenti in entrata e in uscita
c) fornire informazioni sul collegamento
esistente tra ciascun documento ricevuto
dall’amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell’adozione dei provvedimenti finali
d) consentire il reperimento delle
informazioni riguardanti i documenti
registrati
e) consentire, in condizioni di sicurezza,
l’accesso alle informazioni del sistema da
parte dei soggetti interessati, nel rispetto
delle disposizioni in materia di tutela delle
persone e di altri soggetti rispetto al
trattamento dei dati personali
f) garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell’ambito del sistema di
classificazione d’archivio adottato
L’importanza della formazione
Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della
funzione pubblica Direttiva 13 dic. 2001
Formazione e valorizzazione del personale
delle pubbliche amministrazioni
«La formazione è una dimensione costante e
fondamentale del lavoro e uno strumento essenziale
nella gestione delle risorse umane»
Programmare la formazione
•
•
•
•
•
Individuare i destinatari della formazione
Individuare il fabbisogno formativo
Progettare gli interventi formativi
Calcolare i costi (diretti, indiretti, etc.)
Formulare il progetto formativo e relative
metodologie (insegnamenti frontali, stage,
studio di casi, interdisciplinarietà)
• Valutare gli utenti, i formatori e l’intervento
Obiettivi della formazione
• Supportare i cambiamenti
• Riqualificare i dipendenti
«la formazione, dunque, dovrà
diventare una dimensione permanente della vita professionale dei
dirigenti»