Access

Access :Basi di dati
 Questo modulo riguarda:
 1) la conoscenza dei concetti fondamentali sulle basi di dati usando un
normale programma di database (Access).
 2) la capacità di estrarre informazioni da una base datiusando gli strumenti di
interrogazione
 L’esame è superato se almeno 80% dei compiti assegnati sono stati eseguiti in
un tempo pari a 45 minuti.
Lezione n°1
Primi passi con un database
 Microsoft Access è un software integrato con altri programmi per
l’automazione d’ufficio Microsoft Office.
 - Apriamo il menù START (o Avvio) e...
- nel gruppo PROGRAMMI
selezioniamo la voce MICROSOFT
ACCESS
Quando Acces viene aperto presenta una finestra di dialogo che ci consente
di scegliere se creare un nuovo database o aprirne uno esistente.
E’ possibile aprire uno degli ultimi database utilizzati.
La parte superiore della finestra è riservata alla creazione di un nuovo
archivio tramite le opzioni:
- Progetti, pagine e creazioni guidate di Access
- Database di Access vuoto
Apertura di un database vuoto
Una volta eseguita la procedura
l’utente si trova di fronte alla
finestra del Database che
presenta tre schede:
-Maschere , Report , Query,
Tabelle, Macro, Moduli
Aprire un database esistente
 Per aprire un database esistente esistono due procedure:
 1) Attraverso il sistema operativo Windows agire sull’icona del database con
clic tasto sinistro del mouse
 2) Attraverso la finestra di dialogo selezionando il database dall’elenco
Chiudere un database
 Per chiudere un database per Access basta chiudere senza salvare Access
provvede automaticamente all’aggiornamento degli archivi. La chiusura può
avvenire:
 Attraverso il bottone chiudi
 Attraverso il menu File selezionando la voce Chiudi
Salvare un database sull’hardisk
o floppy
 Microsoft Access aggiorna automaticamente i dati non è necessario salvare il




database ad ogni modifica.
Per salvare un data base cliccare sull’icona
E’ necessario utilizzare il sistema operativoed esattamente Esplora risorse se
l’utente desidera salvare il file con un nome diverso o su un dischetto.
Individua la posizione nell’albero delle directory in cui è presente il file. E’
sufficiente cliccare con il tasto destro sullo stesso scegliere, dal menu
contestuale la funzione copia ; successivamente, da Esplora risorse, scegliere
la memoria di massa in cui salvare il file.
Lo stesso risultato può essere ottenuto utilizzando le scorciatoie da tastiera per
i comandi di Copia ed Incolla ( CTRL + C e CTRL + V)
Usare le funzioni di help
 Nell’ambito del pacchetto Microsoft Office è di notevole importanza la
presenza delle funzioni di aiuto tramite l’ Assistente di Office che consentono
l’accesso alla guida in linea
 L’assistente è raggiungibile cliccando nel menu
sulla voce Mostra l’Assistente di Office o semplicemente premendo il tasto F1
Qualsiasi opzione scegliate genererà l’apparizione di una finestra che vi chiederà
di inserire l’argomento da ricercare , cliccando su cerca si aprirà la finestra
contenente l’argomento cercato
Modifica del modo di
visualizzazione sullo schermo
 A differenza di altri programmi applicativi(Word, Excel) Access non necessita
di particolari modalità di visualizzazione in quanto il contenuto delle finestre
non è un testo. Comunque è bene sempre non utilizzare visualizzazioni troppo
faticose per la vista e preferire sempre le dimensioni ampie.
 Per poter sfruttare tutta la superficie dello schermo sarà sufficiente agire sul
bottone centrale presente all’estremità destra della barra del titolo.
 Se la finestra di Microsoft Acces è già a tutto schermo il bottone con il
rettangolo è sostituito da un bottone
che servirà per ridimensionare la
finestra e a portarla in modalità non esplosa.
 E’ possibile modificare la visualizzazione delle barre degli strumenti attraverso
l’uso del menu Visualizza selezionando la voce Barra degli strumenti
attraverso la voce Personalizza.
Impostare e pianificare un
database
 L’architettura concettuale dei dati ha lo scopo di astrarre gli oggetti dal mondo





reale considerandoli solo per il loro significato e per le relazioni logiche
esistenti tra essi, indipendentemente dalle azioni che su di essi vengono svolte.
A tale scopo si utilizza il modello Entità – Relazione strumento di notevole
importanza al fine di costruire un’adeguata rappresentazione del mondo reale.
Il modello E – R introduce le seguenti definizioni:
1) Entità( qualsiasi elemento del modo reale che può essere distintamente
individuato)
2) Insieme di Entità (un insieme cui appartengono entità dello stesso tipo che
rispettano una regola di appartenenza)
3) Relazione ( legame logico che unisce entità di insiemi diversi)
Caso specifico (Entità – Relazione)
 Entità 1 :
Operario
 Entità 2 : Turno di lavoro
Relazione ( Quale relazione tra operai e turni di lavoro … partecipa a )
Partecipa a
E1 :operaio
E2 :turno di lavoro
Esiste una relazione inversa tra due entità , infatti ciascun turno di
lavoro comprende operai
Comprende
E1 :operaio
E2 :turno di lavoro
Molteplicità
 Per poter usare un database relazionale non basta definire più tabelle con un
campo in comune. Occorre poter definire in modo semplice ma rigoroso la
natura della relazione fra le tabelle. Vuol dire che i programmi che lavorano
sul data base devono sapere se per ogni riga della tabella A ci sono una o più
righe nella tabella B con cui la tabella A è in relazione.
 Nel mondo delle imprese vi è:
 Un file (Tabella A) in cui sono riportati i clienti
 Un file (Tabella B) in cui sono riportati i dipendenti
 Un file ( tabella C) in cui sono riportati i prodotti
 Un file ( tabella D ) in cui sono riportati i fornitori
Uno o più file di questo tipo costituiscono un database , le tecniche di
progettazione dei file, i sistemi logici per organizzare i record prendono il
nome di Data Base Management System ( DBMS) . Access è un potente
DBMS
Relazione Uno a molti
 Relazione Uno a Molti
Relazione Molti a uno
In un ordine ci sono più
prodotti
 Relazione Molti a molti
Relazioni in Access
 In access le relazioni possono essere:
 1) uno a molti
 2) uno a uno
 3) molti a molti
Un archivio è sostanzialmente una struttura logica che raccoglie ed organizza
informazioni. La struttura deve essere concepita dall’utente definendo il
numero dei campi che costituiranno i record dell’archivio definendo il tipo di
dato o attributo che verrà inserito relativamente a ciascun campo.
Archivio anagrafe
 In un archivio anagrafe è presente un record per ciascun individuo
 Ogni record conterrà dei campi , ogni campo avrà un attributo:
Il campo Nome , Cognome sarà del tipo Testo
Il campo Data Nascita sarà del tipo Data
Il campo Stato Civile sarà del tipo variabile binaria
Archivio Biblioteca
 Facendo riferimento all’organizzazione logica di un archivio definiamo i






campi di una tabella biblioteca
Titolo
Anno di pubblicazione
Autore
Casa editrice
Disponibilità
Posizione negli scaffali
Archivio Biblioteca
NOME Campo
Titolo
Anno pubblicazione
Autore
Casa Editrice
Disponibilità
Posizione
Attributo
Testo
Numero intero
Testo
Testo
Variabile binaria ( esiste non esiste)
Testo ( scaffale 3 fila 6)
Creare una tabella con campi e
attributi
 Il primo passo per la creazione di un archivio consiste nella definizione della
struttura della tabella, all’interno della quale si attribuirà un nome ad ogni
campo.
 Nell’archivio Anagrafe i campi saranno chiamati: Cognome, Nome, Data
Nascita, Luogo Nascita, Paternità, Maternità, Residenza, Indirizzo, ecc. Nella
colonna a destra del nome del campo si assocerà il tipo di dato
( testo,testo,data, testo,testo,testi, testo,testo, testo)
Creazione database Biblioteca
Dal Menu File
seleziona Nuovo
La finestra di dialogo
contiene una serie di
oggetti incolonnati nella
parte sinistra ( Tabelle,
Querry, Maschere,…).
In questa lezione
impareremo ad utilizzare
il primo oggetto: Tabelle
Creazione database Biblioteca
 Una volta che l’oggetto Tabelle è stato selezionato, nel box a destra
appariranno una serie di scelte :
 Creare una tabella in visualizzazione Struttura;
 Creare una tabella mediante una creazione guidata;
 Creare una tabella mediante l’immissione di dati
Visualizzazione Struttura
 La visualizzazione struttura consente di definire i campi necessari alla
strutturazione del database, il tipo di dato da associare al campo, un’eventuale
descrizione della funzionalità del campo creato.
 Per creare una tabella in visualizzazione struttura è sufficiente fare doppio clic
con il tasto sinistro del mouse sulla voce relativa a tabella struttura
Visualizzazione Struttura
 La colonna a destra chiamata descrizione consente l’inserimento di un testo
descrittivo del campo.
 Nel database Biblioteca
 A questo punto creata la struttura sarà sufficiente cliccare
per salvare
 Dare un nome alla tabella in questo caso assegnarle il nome Libri
Database Bibblioteca
 Dopo averli dato il nome cliccare sul bottone OK e si aprirà una finestra di
notifica che richiede la definizione di una chiave primaria Offrendo tre
alternative possibili : Si, No ed Annulla.Ora ci limiteremo a cliccare sul
bottone No.
 Cliccandosul bottone Chiudi rappresentato dalla X sulla barra del titolo della
finestra comparirà Biblioteca:Database c conterrà l’icona libri
Creazione tabella mediante
creazione guidata
 Cliccando due volte con il tasto sinistro del mouse sulla voce Crea una tabella
mediante una creazione guidata si aprirà una finestra di autocomposizione.
Creazione tabella mediante
creazione guidata
 Si aprirà una finestra di autocomposizione che guiderà l’utente alla creazione
di tutti i campi necessari
Dopo una scelta
iniziale che prevede
la possibilità di creare
un database in
Ambito professionale
i cui campi predefiniti
sono relativi ad
attività aziendali, o in
ambito privato, i cui
campi predefiniti
sono relativi ad
attività private , quali
la gestione di un a
rubrica, l’elenco dei
propri CD,
videocassette ecc
Creazione tabella mediante
creazione guidata
 Effettuate le scelte si prosegue con il tasto sinistro del mouse sul pulsante
Avanti
Creazione tabella mediante
creazione guidata
 Proseguendo ancora si apre una finestra relativa alla creazione di eventuali
Relazioni. Proseguendo si giunge alla finestra finale in cui l’utente può
modificare ulteriormente la struttura della tabella .
 La terza possibilità prevede la creazione di una maschera in modo automatico.
Inserire i dati in una tabella
 Ricapitolazione operazioni
 Creazione Database vuoto
 Creazione tabella in visualizzazione Struttura
Abbiamo creato un archivio vuoto che prevede l’inserimento di varie informazioni
riguardo ciascun libro. Per giungere alla definizione dell’archivio si è fatta una
considerazione logica sui dati indispensabili e sulla loro natura, in modo da
stabilire la struttura dell’archivio.
Fatto ciò possiamo attivare la procedura detta di Data entry ( inserimento dati) la
più monotona di tutto il processo di informatizzazione degli archivi.
Effettuando un doppio clic con il tasto destro del mouse sull’icona che rappresenta
la tabella libri si apre una finestra che permette di aprire il file libri, oppure
cliccando solo una volta e posi selezionando il bottone Apri, si aprirà una
finestra che contiene i titoli dei campi assegnati
Spostarsi in una tabella
 Per scorrere le righe di una tabella , sarà sufficiente agire con il pulsante del
mouse, sulla barra di scorrimento verticale presente sulla sinistra della tabella
Ulteriori strumenti di navigazione all’interno della tabella sono i bottoni
presenti nella barra inferiore
Con il pulsante
ci si sposta al primo record
Con il pulsante
ci si sposta al record precedente
Con il pulsante
ci si sposta al record successivo
Con il pulsante
ci si sposta all’ultimo record
Con il pulsante
ci si sposta all’ultimo record vuoto
Definizione chiavi
 Nell’organizzazione di un archivio informatizzato è importante definire in
modo univoco le informazioni. La soluzione del problema consiste
nell’inserire un ulteriore campo, il cui tipo di dato rispetti l’univocità dei
record, questo campo è definito campo chiave.
 Nel caso della biblioteca , ci troviamo in presenza di un altro problema,
rispetto all’impostazione precedente , le informazioni relative alla
localizzazione dei volumi in eventuali scaffalature , non sono sufficienti a
definire univocamente ( scaffale 5 fila 3 … volume ? ). Non è specificato il
volume all’interno dello scaffale e della fila indicata.
 Sarà opportuno, anche in vista della gestione dei prestiti dei volumi, indicarli
univocamente all’interno della biblioteca, attraverso una numerazione
progressiva ( volume 140 scaffale 5 fila 3 ). In questo modo ogni volume è
definito in modo univoco: non ci sarà nessun altro volume 140 se non quello
contenuto nello scaffale 5 fila 3.
Definizione chiavi
 La definizione di una chiave primaria è l’inserimento di questa informazione
 In microsoft Access tale procedura può essere effettuata sia durante la
definizione della tabella sia in fase di salvataggio.
 Come già visto quando si chiude la finestra della struttura di una tabella
Access apre una finestra di dialogo all’interno della quale avvisa della
mancanza della chiave. Attraverso tale finestra , cliccando con il tasto sinistro
del mouse sul bottone Si verrà automaticamente inserito un campo di tipo
contatore che è la più semplice delle chiavi che definiscono univocamente i
record inseriti. Per archivi più complessi sarà cura del progettista definire il
campo chiave , ad esempio nell’anagrafe tributaria questo campo chiave è il
codice fiscale del contribuente.
 Tale codice è diverso per ciascun contribuente indipendentemente dal suo
sesso, età, residenza. L’efficienza di tale chiave ha indotto diversi enti e
strutture pubbliche ad utilizzare il codice fiscale come campo chiave
all’interno dei loro archivi.
Definizione di una chiave primaria
 Per attribuire il valore di chiave primaria ad un campo , tra quelli definiti
all’interno di una tabella, sarà sufficiente , operando in modalità struttura
selezionare il campo ( la riga relativa) e cliccare sul bottone
 Per indicare l’avvenuta attribuzione apparirà al centro dell’etichetta
Definizione di una chiave primaria
 In alternativa è possibile , agendo col tasto destro del mouse sul campo
desiderato, impostare la chiave primaria selezionando la relativa voce del
menu
Impostare un Indice

Una corretta gestione del database richiede la creazione di un indice che permetta di
reperire ed ordinare i record più rapidamente.
 In Access gli indici sono utilizzati come quelli di un libro, per trovare i dati viene
ricercata la posizione dei dati nell’indice.
 E’ possibile creare indici basati su un singolo o su più campi( indici multicampo).
 Gli indici multicampo consentono di fare distinzione tra record in cui il primo campo
potrebbe contenere lo stesso valore ; una tabella anagrafica indicizzata per Cognome e
Nome risulta ordinata nel modo seguente:
 Cognome
Nome
Cognome
Nome
 Bianchi
Umberto
Bianchi
Filippo
 Bianchi
Filippo
Bianchi
Umberto
 Rossi
Antonio
Rossi
Antonio
 Verdi
Mario
Verdi
Mario
Tabella indicizzata rispetto
Tabella indicizzata rispetto Cognome e Nome
Al cognome
Impostare un Indice
 Quando si ordina una tabella in base ad un indice multicampo, l’ordinamento




sarà eseguito in base al primo campo definito per indice, se nel primo campo
sono presenti record con valori duplicati, l’ordinamento è eseguito in base al
secondo campo definito e così via.
La praticità degli indici sta nel fatto che permettono di reperire rapidamente
informazioni all’interno di un archivio
La chiave primaria di una tabella è indicizzata automaticamente , mentre non è
possibile indicizzare un campo tipo Memo, Collegamento ipertestuale.
Per gli altri campi è consigliabile indicizzare se il tipo di dati del campo è
Testo, Numerico, Valuta, Data/Ora
Se molti valori nel campo sono identici è possibile che l’indice non renda
molto più veloce l’esecuzione delle interrogazioni
Creazione di un indice a campo
 Procedura
 Aprire una tabella esistente nella modalità di Visualizzazione Struttura
cliccando
 Nella parte superiore della finestra , selezionare, facendo un clic con il
tasto sinistro del mouse sul campo per il quale si desidera creare l’indice
 Nella parte inferiore della finestra fare clic sulla casella della proprietà
Indicizzato quindi selezionare Si ( duplicati ammessi) oppure Si ( duplicati
non ammessi)
Creazione di un indice a campo
 La scelta implicherà la possibilità o meno, in fase di inserimento dei dati, di
avere diversi record con il campo indicizzato contenente lo stesso valore;
quindi, si selezionerà l’opzione Si ( duplicati non ammessi) per assicurarsi che
in quel campo non siano presenti due record contenenti gli stessi dati.
Modifica degli attributi di una tabella
 Per attributi di una tabella si intendono i campi – colonne che costituiscono la






tabella stessa secondo la seguente gerarchia:
File  Tabella
Record  Ennupla
Campo  Attributo
Per modificare gli attributi di una tabella bisogna agire sulla struttura
apportando modifiche al numero di campi colonne
Per eseguire tale procedura si opererà attraverso la finestra DataBase,
selezionando la scheda Tabelle ed aprendo la struttura della tabella
Per quanto riguarda l’eliminazione di campi anch’essa è una modifica di
attributo di una tabella. Sarà sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse
sul rigo, posto alla sinistra della tabella del campo che si intende eliminare e
procedere alla cancellazione con il tasto Canc o con la funzione Elimina dal
menu Modifica.
Modifica degli attributi dei campi
 Per attributo di un campo si intende il nome, o l’etichetta che ad esso è
associato. In un database non ha particolare rilevanza il nome che l’utente
attribuisce ai vari campi, ma anche il loro tipo e l’eventuale indicizzazione e
descrizione, l’utente seguendo la stessa procedura dovrà attivare la
visualizzazione della Struttura della tabella.
 Per rendere effettive le modifiche si dovrà salvare la struttura in fase di
chiusura della finestra.
 Per quanto riguarda le modifiche apportate ai tipi di dati va ricordato che si
deve rispettare la corrispondenza tra tipi di dato e i dati effettivamente inseriti
nella tabella.Se nella tabella Biblioteca il campo Anno pubblicazione risultava
del tipo data e sono stati inseriti dati, la modifica del tipo dato non potrà essere
del tipo testo, memo, numerico, ecc ma dovrà essere dello stesso tipo data.