Guida pratica patronati introduzione e sezione I pratiche varie

GUIDA OPERATIVA
PER GLI OPERATORI DEI PATRONATI - Roma, 28 maggio 2014
Introduzione
La presente guida ha lo scopo di permettere agli addetti dei patronati di
assistere gli iscritti al fondo, o potenziali tali, e di acquisire le competenze
indispensabili sulle pratiche più ricorrenti dei nostri aderenti. In tal senso la
guida è stata organizzata in quattro sezioni:
- il primo riservato a diverse pratiche operative, partendo dal recupero
delle credenziali di accesso al proprio account personale sul sito web del
Fondo;
- il secondo riservato esclusivamente alla fase delle prestazioni (riscatto,
anticipazioni e trasferimenti);
- il terzo riguardante le omissioni contributive e le pratiche concernenti il
fallimento del datore di lavoro ;
- infine un ultimo vademecum che tratta l’importante e complesso
argomento della gestione delle risorse finanziarie.
I contatti: Al fine di agevolare i contatti tra patronati e Byblos è stato inoltre
riservato esclusivamente per gli addetti dei patronati un indirizzo email
[email protected]. Tale contatto email riceverà quesiti specifici posti
dagli iscritti o potenziali tali e per cui il patronato farà da tramite e riceverà
risposte in forma prioritaria rispetto gli altri contatti email. Per quanto
riguarda i contatti telefonici il numero dedicato ai patronati è il seguente:
06.22793494 (dal lunedì al venerdì dalle 10 alle 13 e dalle 14 alle 16).
Sottolineiamo quindi l’importanza per il patronato e anche per l’iscritto di
poter accedere al proprio account personale sul sito web del fondo
www.fondobyblos.it . Ogni aderente al fondo pensione Byblos ha diritto
infatti ad accedere al proprio account personale tramite username (il proprio
codice fiscale) e password e da qui usufruire di diversi servizi ed effettuare
varie pratiche. I successivi capitoli illustrano le diverse pratiche inoltrabili al
Fondo, secondo la procedura online, pur restando sempre possibile la
compilazione su cartaceo come meglio spiegato in seguito e pur con i limiti
che questa modalità presenta.
Guida operativa per gli operatori dei patronati
Sezione I – dal recupero password alle adesioni
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
INDICE:
Accesso all’area Riservata e Recupero Password
Procedura di MODIFICA del COMPARTO (Switch)
Procedura per il CAMBIO dell’ALIQUOTA CONTRIBUTIVA
Procedura di MODIFICA del RECAPITO
Procedura per la SCELTA del BENEFICIARIO
Procedura per i VERSAMENTI UNA TANTUM
Controllo dei VERSAMENTI AZIENDA
ADESIONI
Accesso all’area riservata e recupero password
1
STEP 1 ̶ l’operatore del patronato comunica all’iscritto che
le credenziali di accesso al proprio account, username (che
corrisponde al codice fiscale) e password, si trovano nella
lettera di benvenuto inviata al momento dell’adesione al
fondo, [1] il quale le inserisce negli appositi campi presenti
in basso a destra sul sito dedicato all’accesso degli aderenti
[2].
Verifica 1 - Può accadere che l’iscritto abbia perso la
password o non riesca più ad accedere con la password
iniziale, in tal caso l’operatore spiega all’aderente che tale
password ha validità per un solo ingresso e al momento del
primo accesso è necessario modificarla con una nuova
password scelta dall’aderente.
STEP 2 – E’ necessario fare presente all’iscritto che desideri
accedere al proprio account che in caso di mancato accesso
per più di 90 giorni, per ragioni di sicurezza, la password
scade. È quindi necessario procedere al recupero.
2
Accesso all’area riservata e recupero password
1
Recupero della password:
Elenchiamo di seguito i passi che l’operatore suggerisce
all’aderente per recuperare la password:
STEP 1
̶
Accedere alla homepage del nostro sito
www.fondobyblos.it.
STEP 2 ̶ Cliccare sul link “Hai dimenticato la password” (nel lato
destro della homepage sotto la voce “area riservata”). [1] Si
accede così alla procedura di recupero che richiede di inserire:
•il proprio username (codice fiscale dell’aderente in carattere
maiuscolo).
•il numero di iscrizione al fondo Byblos (si trova scritto sulla
comunicazione periodica inviata all’iscritto). Qualora non si
possegga il numero di iscrizione al Fondo, questo si può
richiedere al Fondo via mail o all’indirizzo riservato ai patronati,
[email protected] o a [email protected] indicando le
proprie generalità, il codice fiscale e allegando copia di un
documento di riconoscimento valido.
• un indirizzo e-mail, al quale il server provvederà ad inviare la
nuova password. [2 e 3]
Verifica 1 – l’operatore fa presente all’aderente che anche in
questo caso la password ricevuta è valida per un solo accesso, è
quindi necessario modificarla con una nuova password scelta
dall’aderente.[4].
Verifica 2 – Nel caso in cui, effettuata la procedura di recupero
sopra menzionata, emergano problemi di natura tecnica il ds può
consigliare all’aderente di contattare il fondo all’indirizzo
[email protected]
2
3
4
APPUNTI su accesso e recupero password
Procedura di modifica del comparto (switch)
1
STEP 1
̶
L’operatore del patronato comunica
all’aderente la possibilità di collocare la sua posizione in
tre diversi profili di investimento: garantito, bilanciato e
dinamico. L’adesione ad un comparto non è comunque
definitiva ma successivamente modificabile (vedi anche
regolamento multicomparto, in sezione modulistica sito
web fondo ).
Verifica 1 ̶ Per poter avviare la procedura di modifica
del comparto l’operatore deve verificare che l’aderente
non abbia cambiato comparto nell’anno precedente. È
necessario che sia trascorso almeno un anno tra un
cambiamento di comparto e quello successivo. In caso
contrario il sistema non permetterà di procedere,
restituendo la seguente schermata: [1].
Verifica 2 ̶ L’operatore verifica che non si tratti del caso
di modifica del comparto in seguito a conferimento
tacito del TFR. In tal caso è data facoltà all’aderente di
modificare il comparto senza necessità di aspettare il
periodo minimo di permanenza di un anno.
Costi e normativa
STEP 2 ̶ per le operazioni di switch del comparto
l’operatore avverte l’aderente che il costo previsto è
di 10 euro in occasione di ciascuna riallocazione, ad
eccezione della prima.
N.B.: L’aderente dovrà attendere due mesi dal mese
della richiesta di switch per poter chiedere una
qualsiasi erogazione (anticipazione, riscatto totale o
parziale, prestazioni in capitale, trasferimento).
Procedura di modifica del comparto (switch)
2
STEP 3 ̶ L’operatore procede a spiegare all’aderente
come modificare il proprio comparto dal proprio
account personale: accedere alla propria pagina on-line
• cliccare sul link “switch profilo investimento” (lato
sinistro della pagina web) [2]
•selezionare “Scegli di cambiare la contribuzione passata
e futura” e cliccare su “continua” [3]
• selezionare il comparto desiderato e cliccare su
“continua”[4]
• Terminare l’operazione cliccando su “CONFERMA” e
procedere con lo Step 4.
STEP 4 ̶ L’operatore avverte l’aderente che per
completare la procedura di modifica del comparto è
necessario:
stampare il modulo online cliccando sulla icona stampa
che verrà visualizzata nell’ultima schermata della
compilazione online del modulo stesso.
Senza modulo cartaceo quello online resterà sospeso e
lo switch non verrà operato.
Il modulo cartaceo deve essere inviato tramite
raccomandata a.r. presso: Fondo Pensione Byblos
Via Oslavia 50 - 00195 Roma.
3
4
Procedura di modifica del comparto (switch)
STEP 5
̶
L’operatore comunica all’aderente le
tempistiche necessarie affinché la modifica del
comparto venga effettuata. Sono stabilite quattro
finestre all’anno per effettuare un cambio comparto.
È quindi necessario che la richiesta pervenga al fondo
entro e non oltre la scadenza prefissata per ciascuna
finestra. La posizione individuale sarà riallocata nel
nuovo comparto indicato dall’aderente entro i due mesi
successivi, secondo la tabella sotto riportata.
STEP 6 ̶ È sempre utile suggerire all’aderente di consultare
per maggiori dettagli il regolamento multicomparto,
scaricabile online dalla sezione modulistica del nostro sito.
Termine ultimo di
ricevimento della domanda
da parte del fondo
Data cambio comparto
Valore quota di effettuazione
dello switch
15/1 di ciascun anno
28/2 di ciascun anno
28/2
15/4 di ciascun anno
31/5 di ciascun anno
31/5
15/7 di ciascun anno
31/8 di ciascun anno
31/8
15/10 di ciascun anno
30/11 di ciascun anno
30/11
APPUNTI su procedura di modifica del comparto (switch)
Procedura per il cambio dell’aliquota contributiva
1
STEP 1 ̶ Qualora l’aderente decida di modificare
l’aliquota contributiva che versa al fondo L’operatore
suggerirà di intraprendere la seguente procedura (dopo
avergli fatto prendere visione del regolamento per i
versamenti aggiuntivi reperibile sotto la sezione
modulistica del sito web del fondo)
• accedere alla propria pagina on-line
• cliccare sul link “modifica aliquota” (lato sinistro della
pagina web) [1]
• inserire la percentuale di contribuzione base (prevista
dal contratto di lavoro) e la percentuale di contribuzione
aggiuntiva (a scelta dell’aderente) [2]
• cliccare infine su “modifica” .
2
STEP 2 ̶ Per completare la procedura di modifica
dell’aliquota, l’aderente dovrà inoltre stampare il
modulo online appena compilato [3] e inviarlo tramite
raccomandata con ricevuta di ritorno a:
3
Fondo Pensione Byblos
Via Oslavia 50
00195 Roma
Procedura per il cambio dell’aliquota contributiva
STEP 3 ̶ L’operatore avverte quindi l’aderente relativamente alle tempistiche che è utile conoscere in caso di
richiesta di variazione dell’aliquota. Come per la procedura di cambio del comparto, sono stabilite quattro finestre
all’anno per effettuare un cambio aliquota.
È quindi necessario che la richiesta pervenga al fondo entro e non oltre la scadenza prefissata per ciascuna
finestra. L’aliquota contributiva versata verrà modificata entro i due mesi successivi, secondo la seguente tabella.
Termine ultimo di
ricevimento della domanda
da parte del fondo
Data cambio comparto
Valore quota di
effettuazione dello switch
15/1 di ciascun anno
28/2 di ciascun anno
28/2
15/4 di ciascun anno
31/5 di ciascun anno
31/5
15/7 di ciascun anno
31/8 di ciascun anno
31/8
15/10 di ciascun anno
30/11 di ciascun anno
30/11
APPUNTI su procedura cambio dell’aliquota contributiva
Procedura di modifica del recapito
L’aderente accedendo al proprio account online può
inoltre segnalare eventuali cambi di recapito, al quale
desidera ricevere le comunicazioni da parte del fondo
pensione Byblos o effettuare anche delle integrazioni
nei recapiti es. inserire la propria email.
STEP 1
̶
L’operatore suggerisce all’aderente di
modificare il recapito come segue:
• accedere alla propria pagina on-line
• cliccare sul link “modifica recapito” (lato sinistro della
pagina web) [1]
• immettere il nuovo recapito [2 / 1] e cliccare su “copia
l’indirizzo di residenza” [2 / 2]
• cliccare quindi su “modifica” [2 / 3]
Verifica 1 - E’ necessario verificare che l’aderente
completi la procedura di modifica del recapito
stampando il modulo di variazione recapito che fungerà
da ricevuta di avvenuta operazione.
1
2
APPUNTI su Procedura di modifica del recapito
Procedura per la scelta del beneficiario
L’aderente al fondo pensione Byblos può assegnare ad uno o più
beneficiari il diritto, nel caso di premorienza, a subentrare nella
propria posizione. La scelta del beneficiario può avvenire al
momento dell’adesione al fondo oppure in seguito. E’ importante
sottolineare che i beneficiari subentrano completamente agli
eventuali eredi legittimi. L’operatore avverte l’aderente che nel
caso in cui non designi un beneficiario subentreranno i legittimi
eredi, secondo quanto stabilito dal codice civile. Il beneficiario
scelto può essere una persona fisica o un ente giuridico, è
possibile inoltre designare più di un beneficiario.
STEP 1 ̶ L’operatore spiega all’aderente la procedura che deve
seguire per segnalare il o i beneficiari o eventualmente modificare
quelli già comunicati al fondo, o anche eventualmente annullarle:
• accedere alla propria pagina on-line
• cliccare sul link “beneficiari” [1]
• cliccare su “modifica” [2] per inserire, cancellare o aggiungere i
beneficiari prescelti. [3]
STEP 2 ̶ Per completare la procedura di selezione dei beneficiari è
inoltre necessario stampare il modulo online appena compilato e
inviarlo tramite raccomandata con ricevuta di ritorno a:
Fondo Pensione Byblos - Via Oslavia 50 - 00195 Roma.
APPUNTI su procedura per la scelta del beneficiario
Procedura per i versamenti una tantum
STEP 1 ̶ Qualora l’aderente desideri versare un
contributo una tantum al fondo, l’operatore può
suggerirgli di operare il versamento, dopo avergli fatto
visionare il regolamento per i versamenti aggiuntivi una
tantum, reperibile nella sezione modulistica del sito web
del fondo , attraverso la seguente procedura:
• accedere alla propria pagina on-line
• cliccare sul link “contributo una tantum” [1]
• viene richiesto di immettere l’importo del contributo, il
codice IBAN del fondo pensione Byblos e la data valuta
con cui è stato effettuato il bonifico [2]
• cliccare infine su “modifica”. [3]
STEP 2 ̶ Per completare la procedura di notifica del
versamento una tantum è inoltre necessario ricordare
all’aderente di stampare il modulo che ha compilato
online e inviarlo al fondo tramite raccomandata con
ricevuta di ritorno a:
Fondo Pensione Byblos
Via Oslavia 50
00195 Roma.
APPUNTI su versamenti una tantum
Controllo versamenti azienda
Qualora un lavoratore si rechi dal patronato per
verificare la correttezza dei versamenti della azienda
presso cui lavora o lavorava, queste sono le procedure
(VEDI
ANCHE
IL
VADEMECUM
“OMISSIONI
CONTRIBUTIVE E FALLIMENTI AZIENDA”):
•Il fondo segnala assieme alla comunicazione periodica
inviata annualmente verso aprile/maggio, il mancato
versamento di contributi o un errore nella trasmissione
dei dati relativi a questi da parte della azienda e che
spesso può portare a un mancato investimento dei
contributi stessi.
•Il lavoratore quindi deve andare dal patronato
preferibilmente con una copia della comunicazione
periodica ricevuta dal fondo e una copia della lettera di
omissioni e/o errori contributivi inviata dal fondo.
L’operatore del patronato confronterà quindi con gli
uffici
del
fondo
tramite
mail
([email protected]) o contatto telefonico
(06.22793494 dal lunedì al venerdì dalle 10 alle 13 e
dalle 14 alle 16) il contenuto della lettera di omissioni
e/o errori contributi.
•E’ importante che il lavoratore controlli i versamenti
che gli vengono comunicati dal fondo anche con quanto
vede espresso nei propri cedolini paga. Il fondo non è
infatti a conoscenza dei cedolini paga del lavoratore e
solo un confronto cedolini/estratto conto del fondo può
portare a un controllo efficace.
•Facciamo notare che nella comunicazione periodica
non appare l’ultimo trimestre dell’ultimo anno in
quanto i contributi vengono versati nel mese di
gennaio (ricordiamo che i versamenti al fondo sono
trimestrali per quanto riguarda i contributi a carico
azienda/lavoratore e semestrali per la quota di TFR,
anche se l’azienda può versare la quota di TFR se
vuole, trimestralmente).
Nell’immagine in alto a titolo di esempio uno degli specchietti
riepilogativi dei versamenti presenti nella comunicazione periodica del
fondo Byblos.
APPUNTI su controllo versamenti azienda
INFO SU ADESIONI AL FONDO
L’adesione a BYBLOS è volontaria. Questo significa che si è liberi di scegliere se aderire o
meno a BYBLOS. L’azienda presso cui si è occupati aderisce obbligatoriamente al Fondo
una volta che il lavoratore ha formalmente manifestato la volontà di aderire.
La disciplina di adesione prevede due diverse modalità operative:
Adesione esplicita
Se si è un lavoratore neoassunto, si ha sei mesi di tempo per manifestare la volontà di
adesione (ed eventualmente il dissenso, tramite il modello TFR2 che l’azienda deve
consegnare al lavoratore).
Entro sei mesi dalla data di assunzione il lavoratore deve quindi manifestare la sua
volontà di aderire a Byblos o quella di mantenere il TFR in azienda; questa seconda scelta
è comunque reversibile, si può quindi decidere di aderire in un secondo momento.
Adesione tacita
Se nei sei mesi successivi alla data di assunzione il lavoratore non ha manifestato alcuna
volontà (né di adesione né di non adesione), il TFR viene trasferito sul conto individuale
aperto presso Byblos.
In ogni caso, 30 giorni prima della scadenza dei sei mesi, il datore di lavoro deve
comunicare il fondo pensione cui verrà devoluto il suo TFR in caso di silenzio-assenso.
Per iscriversi a Byblos il lavoratore deve compilare il Modulo d’Adesione (che si trova
nella sezione modulistica nella home page del sito web del Fondo) e, dopo aver preso
visione dello Statuto, della Nota Informativa (comprensiva di Documento sulle
Anticipazioni, Documento sulle Rendite e Documento sul Regime Fiscale) e del
Progetto Esemplificativo Standardizzato, deve presentarlo all’Ufficio del Personale della
sua azienda al fine di completare la compilazione del modulo stesso.
• In caso di assistenza per l’adesione e al fine di ottenere informazioni più dettagliate
sulle procedure, sul versamento dei contributi e l’investimento finanziario di questi
l’operatore assieme al lavoratore può sempre contattare il fondo ai numeri telefonici
dedicati o scrivendo una mail all’indirizzo di posta elettronica riservato al patronato o a
[email protected] .
INFO SU ADESIONI AL FONDO
Il modulo di adesione va stampato in triplice copia in modo che una resti al lavoratore, una alla
azienda e l’ultima venga spedita al fondo. Dopo la spedizione del modulo di adesione al fondo, il
lavoratore riceverà una lettera di benvenuto con le credenziali di accesso alla propria posizione
online sul sito web del fondo.
L’adesione ha un costo una tantum di 5,16 euro. La quota associativa al fondo è stabilita ogni
anno dalla assemblea del fondo e per il 2012 è pari a 22.50 euro l’anno che verranno prelevate
sui primi contributi versati al fondo.
Al momento della adesione al fondo il lavoratore deve scegliere:
1. la percentuale personale di contributo da versare al fondo (qualora non faccia la scelta si
applicherà la percentuale minima prevista dal ccnl di lavoro);
2. il comparto di investimento. Al momento il Fondo ha 3 comparti di investimento,
bilanciato, garantito e dinamico. Se il lavoratore non fa la scelta del comparto di
investimento, i contributi verranno versati nel comparto bilanciato (per le caratteristiche
dei comparti di investimento vedi la sezione dedicata presente nella nota informativa).
Al momento della iscrizione il lavoratore può scegliere un beneficiario cui destinare la propria
posizione in caso di premorienza (per procedure e norme che regolamentano beneficiari e eredi
legittimi della posizione in caso di premorienza vedi capitolo procedura per la scelta del
beneficiario).
Adesione lavoratori con contratti c.d. atipici o intermittenti
Segnaliamo che dall’ aprile 2014 è possibile l’iscrizione al Fondo (utilizzando il modulo di
adesione D presente nella sezione modulistica del sito) anche di lavoratori con le seguenti
tipologie contrattuali:
- Lavoratori con contratto a tempo determinato anche inferiore ai 6 mesi;
- Lavoratori con contratto intermittente o a chiamata;
- Lavoratori con contratto di prestazione d’opera o di collaborazione di cui agli articolo 61 e
seguenti del d.lgs 276/03 e successive modificazioni ove siano ricompresi e regolati dalla
contrattazione di settore.
Facciamo notare che tali lavoratori possono iscriversi al Fondo anche senza il versamento del
TFR
APPUNTI su procedura di ADESIONE