LE COMUNICAZIONI TELEMATICHE E LA NOTIFICA A MEZZO PEC

Ordine degli Avvocati di Verona
Progetto di Formazione sul Processo
Telematico
LE COMUNICAZIONI TELEMATICHE
E LA NOTIFICA A MEZZO PEC
Avv. Francesco Tregnaghi
21 marzo 2014 14:30
Sala Convegni Banco Popolare
Via San Cosimo, 10 Verona
Comunicazioni Ufficio → Avvocato
Relazione 21.3.2014
L'art 16 D.L. “Crescitalia” 179/2012 ha stabilito
che “Nei procedimenti civili le comunicazioni e le
notificazioni a cura della cancelleria sono
effettuate esclusivamente per via telematica
all'indirizzo di posta elettronica certificata
risultante da pubblici elenchi o comunque
accessibili
alle
pubbliche
amministrazioni,
secondo la normativa, anche regolamentare,
concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la
ricezione dei documenti informatici.”
Sono le PEC che riceviamo quotidianamente
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Le Comunicazioni art 136 cpc
Il “biglietto” di cancelleria (art 45 disp. att) viene
descritto come “forma abbreviata di comunicazione”
“l biglietto è consegnato dal cancelliere al destinatario,
che ne rilascia ricevuta, ovvero trasmesso a mezzo posta
elettronica certificata...”
Relazione 21.3.2014
Questa la via ordinaria. Sussidiariamente “se non è
possibile procedere ai sensi del comma che precede, il
biglietto viene trasmesso a mezzo telefax, o è rimesso
all'ufficiale giudiziario per la notifica”
Le PEC di “comunicazione” hanno oggetto siffatto:
“POSTA
CERTIFICATA:
COMUNICAZIONE
9058/2013/CC”
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Le Notificazioni art 137 cpc
“Le notificazioni, quando non è disposto altrimenti,
sono eseguite dall'ufficiale giudiziario, su istanza
di parte o su richiesta del pubblico ministero o del
cancelliere.”
Relazione 21.3.2014
Unica differenza che residua: la comunicazione
contiene una notizia (es rinvio udienza) o parte di
un provvedimento (es. dispositivo di sentenza).
La notificazione è quella che riguarda l'atto intero
Si presenta con oggetto “Tribunale Ordinario
di ... Notificazione ai sensi del D.L. 179/2012”
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Art 16 Decreto “Crescitalia” dice che vanno fatte
come le comunicazioni: via PEC.
La sottoscrizione digitale delle comunicazioni
Relazione 21.3.2014
Non sembra, ma c'è. Nel messaggio, non negli
allegati
Anche se la
sottoscrizione
presente non è certo
del cancelliere.
La firma del gestore
del servizio PEC
garantisce solo che il
messaggio non è
stato alterato dopo
l'invio. La
provenienza non
sarà dubbia, ma...
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Il valore legale delle comunicazioni
Nonostante quanto detto prima, Il Ministero della Giustizia tramite D.G.S.I.A. con la nota
0002528.U del 31 gennaio 2012 ha comunicato alle Corti d'Appello, Tribunali e COA
indicati nella detta nota che, “…a DECORRERE DAL 31 GENNAIO 2012 LE
COMUNICAZIONI INVIATE TRAMITE PEC AVRANNO PIENO VALORE LEGALE…”
Non pare prescritta la richiesta sottoscrizione digitale (che, detto tra noi, se attuata tramite
sottoscrizione degli allegati con trasformazione degli stessi in file .p7m li renderebbe
incomprensibili a troppi destinatari). Potrebbe essere “fonte regolamentare” ad ignorare la
necessità di sottoscrizione? Alla giurisprudenza....
Consideriamo per prudenza, perciò, che notifiche / comunicazioni dell'ufficio abbiano pieno
valore legale, con piena decorrenza dei termini che ne fossero dipendenti, quali ad
esempio il termine lungo per impugnare, o termine per reclamo cautelare ex art. 669terdecies.
Relazione 21.3.2014
ATTENZIONE, PERTANTO, E COSTANTE CONTROLLO DELLA PEC
Ricordo, allo scopo, che:
● La PEC si riceve come normalissima email. Se si configura il client di posta (Outlook
express, thunderbird, etc..) si riceve contemporaneamente alla posta normale, senza
dover ogni volta ricordarsi di accedere alla webmail, inserire password, etc.
● Può essere ricevuta su quanti computer si desideri (quello del nostro ufficio, quello
della segretaria/collaboratore, quello di casa)
● Può essere ricevuta da qualsiasi smartphone: aggiungiamola
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Ma la vera novità di oggi, e che è certamente
utilizzabile a partire dal 15.12.2013, è la
Notifica in proprio dell'Avvocato a mezzo
Posta Elettronica Certificata
Relazione 21.3.2014
Che cercheremo di approfondire con particolare
riguardo all'aspetto pratico
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Prerequisiti
L'Avvocato che voglia notificare a mezzo P.E.C.
deve avere:
●
●
●
Relazione 21.3.2014
●
●
La generica autorizzazione alla notifica in proprio
del C.d.O. presso cui è iscritto;
un proprio indirizzo P.E.C. che risulti da pubblici
elenchi (per noi, il Reg.Ind.E.)
la procura alle liti ex art. 83 cpc (previa o
contestuale)
un indirizzo di PEC del destinatario tratto da pubblici
elenchi.
Un dispositivo di firma digitale valido (e funzionante!)
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Atti da notificare: 1
DOCUMENTI INFORMATICI
(art 21 C.A.D.): ovvero atti creati direttamente in
forma elettronica. Per ora creati dall'avvocato
(citazione, precetto). In futuro, con le “copie
autentiche digitali”, anche provenienti dal giudice.
Per creare il nostro atto occorrerà:
Relazione 21.3.2014
●
●
digitarlo come d'uso con l'elaboratore di testi
Esportarlo in .pdf con funzione apposita
dell'elaboratore testi o utilità esterna (c.d.
“stampante virtuale” pdf)
Sottoscriverlo digitalmente, con l'apposito
software fornito assieme al dispositivo di firma
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●
Atti da notificare: 2
copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico
(art 22 CAD): ovvero scansioni di atti “di carta”
provenienti da terzi (ad. es. sentenze, decreti
ingiuntivi)
Per notificare un atto cartaceo altrui occorrerà
Relazione 21.3.2014
●
Scansionarlo in un unico file .pdf “immagine”
Assevera ex art 22.2 CAD la copia informatica
(nuovo art 18 Dm 44/2011), inserendo la
dichiarazione di conformità all'originale nella
relazione di notificazione
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●
LA PROCURA ALLE LITI
quando necessaria, dovrà essere “speciale” ovvero
menzionare l'atto da notificare, e si dovrà considerare
come apposta “in calce” a tale atto, come previsto dal
novellato art.18.5 DM 44/2011. Potrà essere:
Relazione 21.3.2014
●
un documento informatico sottoscritto con
firma digitale dal cliente, oppure
copia informatica della procura rilasciata su
supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e
autenticata di pugno dall'avvocato, per poi
essere ulteriormente “autenticata” tramite
apposizione della firma digitale da parte
dell'avvocato (doppia firma per autentica)
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
●
LA RELATA DI NOTIFICA
deve essere un documento informatico (no scansioni
del cartaceo). In pratica un .pdf “di testo” creato con
elaboratore testi, esportato e firmato
Relazione 21.3.2014
●
Avrà un contenuto minimo essenziale (simile ad una
relata usuale), sempre necessariamente presente
Potrà avere ulteriori contenuti eventuali ma
altrettanto obbligatori secondo le circostanze, come:
–
indicazione del procedimento e del relativo Ufficio,
(giudice, sezione e ruolo), se già incardinato
–
attestazione di conformità se si notificano copie
informatiche di atti originariamente formati su
supporto analogico (cartacei)
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
●
RELAZIONE DI NOTIFICA
Io sottoscritto Avv. [NOME, COGNOME e CF] iscritto all’albo degli Avvocati presso
l’Ordine degli Avvocati di Verona, in ragione del disposto della L. 53/94 e ss.mm. nonché
in virtù dell’autorizzazione rilasciata ai sensi e per gli effetti dell’art. 7 della stessa legge
dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Verona, giusta delibera del [DATA ED ESTREMI
DELLA DELIBERA AUTORIZZATIVA DEL CONSIGLIO DELL’ORDINE], quale difensore
della [DATI DELLA PARTE DIFESA DALL’AVVOCATO NOTIFICATORE], per la quale si
procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti che [si allega ai sensi dell’art.
83, 3° comma c.p.c.] oppure [a margine/in calce dell'atto ____]
NOTIFICO
l’allegato atto [BREVE DESCRIZIONE DELL’ATTO] a [DATI DEL DESTINATARIO
(inserire qui l’eventuale domiciliazione presso un legale come, ad esempio, per gli atti di
opposizione a decreto ingiuntivo)] all’indirizzo di posta elettronica [INDIRIZZO PEC DI
DESTINAZIONE] estratto [INSERIRE IN VIA ALTERNATIVA]
- dal Registro delle Imprese di [SEDE DEL DESTINATARIO];
- dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (relativo ad avvocati/consulenti:
consultabile dal sito http://pst.giustizia.it/PST/)
- dall'Indice delle amministrazioni pubbliche, brevemente IndicePA o IPA, consultabile
dal sito www.indicepa.gov.it
- dall'INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti),
consultabile al sito www.inipec.gov.it
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
contenuto minimo della relata
contenuto eventuale della relata
DICHIARO
che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento
pendente avanti al Tribunale di [TRIBUNALE AVANTI AL
QUALE PENDE IL PROCEDIMENTO RELATIVO ALLA
NOTIFICA – SEZIONE – GIUDICE - RG DEL PROCEDIMENTO
E ANNO]
ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 3-bis
comma 2 e 6 comma 1della L. 53/94 così come modificata dalla
lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n.
179, aggiunto dal comma 19 dell’art. 1, L. 24 dicembre 2012, n. 228
e dell’art. 22 comma 2 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82
e ss.mm. che l’atto notificato è copia fotoriprodotta conforme
all’originale [DESCRIZIONE BREVE] da cui è stata estratta.
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
ATTESTO
La marca da bollo!
Poteva mancare un omaggio alla burocrazia delle tasse? Certo che no!
L'art. 10 della legge 53/1994 prevede una marca da applicare alle notifiche in
proprio
Euro 2,60 per le notifiche fino a due destinatari,
Euro 7,70 per le notifiche da tre a sei destinatari,
Euro 12,40 per atti aventi sei o più destinatari.
.... che al momento non esistono! (e rischiano di essere costosi)
Relazione 21.3.2014
●
●
se si estrae copia cartacea, si ritiene che la marca possa essere apposta ed
annullata sulla stampata della relata
in ogni caso irregolarità di bollo non inficia validità ed efficacia dell'atto, ma
espone solo alla sanzione tributaria (da 100% a 500% della somma evasa art.
25 DPR 642/72 richiamato da art 10 L. 53/94)
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
La novella di fine 2012 NON ha abolito l'obbligo: ma ha stabilito che “Quando
l'atto è notificato a norma dell'articolo 3-bis al pagamento dell'importo di cui al
periodo precedente si provvede mediante sistemi telematici.”
Il messaggio PEC
A questo punto non resta che confezionare il messaggio PEC
●
●
●
controllando che abbia come mittente il nostro indirizzo PEC indicato al
ReGIndE tramite l'Ordine
inserendo l'indirizzo PEC del destinatario che abbiamo indicato in relata
allegando tutti i file firmati (estensione .p7m) e quindi almeno un atto e la
relata, eventualmente altri atti (esempio precetto oltre al titolo) e procura
inserendo obbligatoriamente nell'oggetto del messaggio il testo
“notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”. Riterrei che di seguito
sia possibile aggiungere il nome delle parti e/o una breve descrizione della
natura dell'atto notificato: ciò al fine di evitare problemi di archiviazione
Relazione 21.3.2014
Verificato tutto ciò, possiamo spedire il messaggio ed attendere (in caso di esito
positivo) le due ricevute
di ACCETTAZIONE del messaggio (emesso dal gestore della nostra PEC)
di CONSEGNA emessa e firmata dal gestore della PEC del destinatario, che
deve essere di tipo “completo”
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
●
La ricevuta di consegna COMPLETA
Esistono tre tipi di ricevuta di consegna
1) Ricevuta Completa di Avvenuta Consegna
E’ caratterizzata dal fatto di contenere i dati di certificazione del
gestore certificato del destinatario e l'intero messaggio originale in
allegato
Relazione 21.3.2014
3) Ricevuta Sintetica di Avvenuta Consegna. Contiene in allegato soltanto i
dati di certificazione del gestore certificato del destinatario del messaggio
Il tipo di ricevuta rilasciata dipende dal settaggio generale della
nostra casella. Di solito per default è completa
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2) Ricevuta Breve di Avvenuta Consegna. E’ caratterizzata dal fatto di
contenere in allegato i dati di certificazione del gestore certificato del
destinatario ed il testo del messaggio originale; eventuali file allegati
risulteranno ‘sintetizzati’ nei rispettivi Hash .
Come verificare se la ricevuta è “completa”
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
Un sistema empirico è quello di esaminare la ricevuta di
consegna di una PEC di prova: deve contenere in allegato il
messaggio originale
La conservazione della ricevuta di
consegna
La conservazione della ricevuta, intesa come documento
informatico (file) è importantissima per l'uso diretto o per la
verifica successiva della regolarità del procedimento.
●
Relazione 21.3.2014
●
●
NON basta certamente lasciarla nella casella di posta in
entrata del “client” di posta o webmail, anche se gestore
deve conservarla per 30 mesi
E' necessario ANCHE salvarla come file autonomo sul
disco fisso
E' altrettanto necessario che la directory di salvataggio sia
soggetta a backup automatico regolare
E' utile archiviarle ad intervalli regolari su CD-Rom da
conservare in luogo sicuro, possibilmente lontano dai PC
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
●
Relazione 21.3.2014
Salvataggio / gestione cartelle
La prova della notifica telematica è fornita, a stretto
rigore, solo dal file della “ricevuta di CONSEGNA
completa” generata dal gestore della P.E.C. del
destinatario, e ricevuta dal notificante.
Questa, per essere usata, deve essere salvata per
essere “esibita” a chi di dovere: Giudice, Cancelliere,
U.G.
Il file, generalmente in formato “.eml” deve essere poi:
●consegnato con un deposito telematico: non ancora
possibile (ma dovrebbe divenirlo a brevissimo).
●portato al destinatario a mezzo supporto informatico (in
pratica CD-ROM o chiavetta USB). Di fatto non ancora
praticabile
E allora?
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
La prova della notifica
La stampata di una ricevuta di consegna, in termini
informatici, è priva di significato perché perde ogni
certificazione connessa alla firma digitale del gestore del
servizio.
L'art 9, comma 1 bis della legge notifiche in proprio (L.
53/1994), però, autorizza l'avvocato notificatore ad
autenticare la copia cartacea della notifica “Qualora non
si possa procedere al deposito con modalità telematiche”
(art. 9 comma 1 Bis L.53)
A tal fine sarà necessario stampare:
(1) il messaggio di PEC di invio della notificazione;
(2) tutti gli atti allegati (atto/i notificato e relata);
(3) la ricevuta di accettazione della PEC;
(4) la ricevuta di avvenuta consegna della PEC;
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Relazione 21.3.2014
La prova “cartacea”
Va apposta su ciascun documento stampato
La legge dice “ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto
legislativo
7
marzo
2005,
n.
82.”
("Codice
dell'amministrazione digitale", n.d.r.)
L'Unione Lombarda degli Ordini propone la seguente formula:
<<Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9
comma 1-bis, 3 bis e 6 comma 1 della L. 53/94 così come
modificata dalla lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater,
D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell’art.
1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell’art. 23 comma 1 del
D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm. si attesta la conformità
della presente copia cartacea all’originale telematico da cui è
stata estratta
[INDICAZIONE DEL NOME E FIRMA DELL’AVVOCATO]>>
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Relazione 21.3.2014
La formula di autentica
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Relazione 21.3.2014
Un timbro
Il registro delle notifiche in proprio
La notifica in proprio a mezzo PEC
Relazione 21.3.2014
Il nuovo testo della L. 53/1994, art 8, comma 4bis, è esplicito: “Le disposizioni del presente
articolo non si applicano alle notifiche effettuate a
mezzo posta elettronica certificata“
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
NON VA INSERITA NEL REGISTRO
cronologico
Il momento di perfezionamento
La notifica si perfeziona (art 3 bis, comma 3 L.53):
per il destinatario, nel momento in cui
viene generata la ricevuta di avvenuta
CONSEGNA prevista dall'articolo 6, comma
2, del decreto del Presidente della
Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 (art. 3
bis, comma 3, L. 53/1994)
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
per il notificante, nel momento in cui viene
generata la ricevuta di ACCETTAZIONE
prevista dall'articolo 6, comma 1, del D.P.R.
11 febbraio 2005, n. 68
http://www.tregnaghi.it/Pag/check-list_notifica.html o google “check-list notifiche PEC”
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
La check-list di controllo
Ho ricevuto una notifica...
Se l'utilità del dispositivo di firma (Dike per Infocert) è
correttamente configurata, dovrebbe aprire il file,
verificarne l'integrità
e mostrare le sottoscrizioni
connesse. Altrimenti si avvia, e dal suo interno si sceglie
l'allegato da leggere / verificare
Ed ancora è possibile farlo online (su un PC in cui
nessuna utilità è installata, o da tablet/smartphone)
https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
Relazione 21.3.2014
http://postecert.poste.it/verificatore/servletverificatorep7m?tipoOp=10
Forse varrebbe la pena mettere uno di questi link nella mail,
quando la spediamo, o “copia di cortesia” in PDF. Ma non è
un obbligo.
Dettagli qui http://www.tregnaghi.it/faq/leggereunfilefirmato.html
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Come leggo il file allegati in formato .p7m?
Un possibile problema per il
ricevente avvocato
Quid iuris se ci sono stati notificati via PEC?
●Il potere di autentica è eccezionale. Se conferito
all'avvocato notificatore non si può estendere al
ricevente
●dobbiamo chiedere copia autentica per appellare
op opporre?
●La chiediamo al notificante?
Resta un problema aperto
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
Per appellare, occorre depositare copia autentica
della sentenza impugnata. Per opporre il D.I., la
copia autentica notificata del decreto.
Un'interessante rivisitazione dell'art.
170, comma 4, cpc
●
Relazione 21.3.2014
●
●
“Le comparse e le memorie consentite dal giudice si
comunicano mediante deposito in cancelleria oppure
mediante notificazione o mediante scambio documentato con l'apposizione sull'originale, in calce o in margine, del visto della parte o del procuratore”.
Ergo, le possiamo notificare ai Colleghi a mezzo PEC,
per depositarle con comodo prima dell'esame del Giudice. Può essere utile per cause in fori lontani e memorie in ritardo in attesa attivazione depositi PCT.
Doveroso avvertire che alcuni interpreti dissentono da
questa interpretazione
I vantaggi sulla notifica ordinaria
●
La velocità!
I costi di notifica (la sola marca, contro i costi postali di
raccomandata AR / CAD)
● I costi di copia autentica (ne basterà una per quanti siano i
destinatari)
● La maggior percentuale di successo (insuccesso solo per
caselle piene o non rinnovate)
● La immediata certezza dell'esito positivo o negativo
● Niente code agli uffici (UNEP o POSTE)
● Possibile a qualsiasi ora (effetti discussi tra le 21 e 24)
Avv. Francesco Tregnaghi - Verona
Relazione 21.3.2014
●
Grazie della attenzione
Avv. Francesco Tregnaghi
Mail: [email protected]
www.tregnaghi.it
twitter: @effetiverona
Relazione 21.3.2014
video su canale youtube
(cercare “Francesco Tregnaghi”)