Diapositiva 1

I CONVENTION BUREAU ITALIANI: TRE MODELLI A CONFRONTO
Villa Chiozza
Cervignano 29 maggio 2012
I CONVENTION BUREAU:
QUALE PRESENTE?
QUALE FUTURO?
CONGRESSI E MANIFESTAZIONI:
UN MONDO DI RITI E LITURGIE
OGNI CENTRO CONGRESSUALE È
FATTO DI UNO O PIÙ EDIFICI E DI UN
COMPLESSO DI RELAZIONI FUNZIONALI:
MATERIA E SPIRITO
LO SPIRITO CONGRESSUALE
PREVALE SULLA MATERIA
UN CB PUÒ ESSERE
• LO SPIRITO CONGRESSUALE
• LO SPIRITO DEGLI EVENTI
CON PROPRI RITI E LITURGIE
I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012
ALCUNE
TASSONOMIE
di
ASSOCIAZIONI O GRUPPI
Association type meeting
MEETING
AZIENDALI
Corporate meeting
EVENTI
INDUSTRIALI
COMMERCIALI
SHOW
I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 05 2012
SCIENTIFICI
E PROFESSIONALI
RELIGIOSI
ED ALTRO
ALCUNE
TASSONOMIE
di
ASSOCIAZIONI O GRUPPI
Association type meeting
MEETING
AZIENDALI
Corporate meeting
EVENTI
INDUSTRIALI
COMMERCIALI
SHOW
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SCIENTIFICI
E PROFESSIONALI
RELIGIOSI
ED ALTRO
IL LIVELLO INTERNAZIONALE: VARIE FONTI
L’Italia nel 2011 si attesta in sesta posizione del ranking
internazionale delle destinazioni meeting per numero dei
congressi internazionali, al terzo posto per numero dei partecipanti
.
Fonte ICCA
International
Congress
and
Convention
Association
MICE & CONVENTION AND VISITORS BUREAU
1
La Meeting industry (MICE: Meeting,
Incentive, Conferences, Events) è un
comparto molto complesso difficile da
definire per la pluralità delle opzioni presenti,
dal piccolo congresso ai grandi eventi
mediatici, e talvolta per la difficile
integrazione degli attori.
I convention bureaux: strumento per
inventare, promuovere, fare e gestire convegni.
Si sono imposti nell’ultimo trentennio, ma
talvolta (spesso) non hanno dato i risultati
sperati.
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MICE e CONVENTION & VISITORS BUREAU
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Negli ottanta e nei primi anni novanta del secolo scorso vi è stata la corsa
a costruire palazzi congressi e centri fieristici senza pensare prima
a come gestirli, salvo in qualche caso.
Esempi: Le Ciminiere Catania, Palazzo dei congressi di Pisa; Montecatini T.
Si è pensato alla materia e non allo spirito,
non al congresso come insieme di relazioni funzionali da attivare
ed agli attori da coinvolgere
l’integrazione fra
tutti gli attori
è essenziale
perchè si vende
una esperienza territoriale
Le imprese turistiche, e in particolar modo quelle della filiera
congressuale e Mice, presentano prodotti concorrenti ma che
non possono essere delocalizzati, per cui il loro successo è
condizionato in modo determinante dal ciclo di vita e
dall’immagine del territorio ove si trovano (es. opzioni extra)
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MICE e CONVENTION & VISITORS BUREAU
3
Quando si vende un congresso o un evento si vende anche il
territorio ove si trova la struttura congressuale, con le sue
pertinenze dirette ed indirette, ma principalmente per le opzioni
che potenzialmente possono essere trovate in termini di appeal
di ospitalità e di post event nella destinazione o nelle
destinazioni relativamente vicine (non solo post tour)
Per dopoevento (postevent) si intendono tutte le opportunità turistiche
che il territorio offre prima e dopo la realizzazione dell’evento,
ma anche durante gli spazi aperti mentre viene effettuato.
la competizione per riuscire ad avere un convegno
non si gioca fra imprese ma fra destinazioni
OLTRE ALL’APPEAL DELLA LOCALITÀ
L’INTEGRAZIONE FRA ASPETTI MATERIALI E IMMATERIALI
È PERCIÒ E COMUNQUE ESSENZIALE PER IMPORRE
UNA DESTINAZIONE CONGRESSUALE
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CONVENTION (& VISITORS) BUREAU
COSA CHIEDONO GLI OPERATORI DEL COMPARTO
COSA FANNO GLI OPERATORI MICE?
Idee innovative che camminano
CORPORATE
convention
lancio di
prodotti
incentive
promotion
road show
formazione
Outdoor e Team
building
grandi eventi
meeting
web solutions
MEDICAL
congressi
congressi
monosponsor
delegazioni
investigastor's
meeting
seminari e
clinic
EF
EVENTS FACTORY
EF organizza momenti di team building e formazione outdoor.
ossia all’incontro tra sperimentatori e clinici da un lato e
dipartimento scientifico aziendale dall’altro.
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CONVENTION (& VISITORS) BUREAU
È STRUMENTO DI IDEAZIONE E INTEGRAZIONE
MA DEBBONO SUSSISTERE SEI DOPPIE CONDIZIONI
CONDIZIONI DI BASE
- appeal turistico-culturale in senso lato
- accessibilità
- infrastrutture congressuali
- infrastrutture
- logistiche (massimo del web 2.0 2.3 ecc)
- affidabilità in termini di sicurezza social
- …..
CONDIZIONI AGGIUNTIVE O DIFFERENZIALI
livello dei prezzi promozione e marketing congressuale personale specializzato locale affinità della lingua compatibilità fra sito e oggetto della riunione effettuazione dell’ultimo convegno dell’organizzazione ………..
I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012
I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012
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CONVENTION BUREAU: cosa fanno?
i Convention Bureaux si attivano presso le varie OIG
(Organizzazioni Internazionali Governative), i PCO
(Professional Congress Organizzateur), OING
(Organizzazioni Internazionali Non Governative) o
imprese e associazioni multinazionali o nazionali,
per convincerle ad organizzare gli eventi presso le loro
località di riferimento a fronte di diverse candidature
Una Convention Bureau è un ente o una impresa o
un raggruppamento di imprese che ha come
funzione fondamentale quella di promuovere sui
mercati un dato territorio, attraverso l'aggregazione
delle differenti componenti dell‘offerta in un'ottica
integrata, al fine di attivare, su quello stesso
territorio (destinazioni singole o multiple, regione o
Paese) eventi di richiamo come congressi,
manifestazioni e altro.
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MODELLI DI CB SECONDO I RAPPORTI FRA SOCI
PRIVATI
CONVENTION
BUREAU
Generalmente composti
da imprese private per
le quali il CB agisce
(anche singole imprese:
es. gruppi alberghieri)
MISTI
(PUBBLICO-PRIVATI)
Società, associazione
o consorzio con quote
possedute da enti pubblici
e da imprese private.
L’ente pubblico
ha prevalente funzione
di controllo
PUBBLICI
Gestiti completamente
dal pubblico
generalmente come
direzione o parte di
un ufficio turistico
Figure essenziali: la presenza di un manager e di addetti di qualità
Rischio: manomissioni di natura politica
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ITALIA CONVENTION BUREAU:
SE NE PARLA DA 40 ANNI
È necessario far confluire le iniziative in un organismo
che coordini quelli regionali e li faccia collaborare
verso l’obiettivo strategico essenziale: posizionare il
“made in Italy” degli eventi sui mercati mondiali per
“conquistare” al nostro paese i grandi eventi
aggregativi, al fine anche di evitare il rischio che le
singole regioni si presentino sui mercati internazionali
come concorrenti piuttosto che come partner.
le singole regioni (tranne poche eccezioni) non
hanno un brand prestigioso e riconosciuto, e
meno lo hanno le singole realtà territoriali, tranne
le grandi città come Roma, Firenze, Venezia,
Milano e piccole località di grande qualità e
grande appeal come Portofino, Cortina, Capri,
Taormina, Pisa, il marchio “Costa Smeralda” ecc...
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I CONVENTION BUREAU IN ITALIA: I CAMBIAMENTI
MODELLI DI CB
PROMOZIONE
DELL’ATTIVITÀ MICE
PROMOZIONE
DELL’ATTIVITÀ MICE
E TURISTICA (C&VB)
DIVERSI
CB (& V)
LOCALI
PROMOZIONE
DELLA DESTINAZIONE
(PLACE MARKETING)
Promozione di tutte le attività
della destinazione
con partizione MICE
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GLI EVENTI AGGREGATIVI: LE TENDENZE
Un congresso è - tecnicamente - una riunioni di più persone appartenenti a una
organizzazione che condividono informazioni, conoscenze, esperienze,
comunicazioni ecc
Per evento aggregativo o meeting invece si intende un format più composito
che include anche altri aspetti come il divertimento, lo spettacolo, il training,
il turismo, l'incentivazione, la motivazione: aspetti questi che caratterizzano
in particolare i cosiddetti "corporate meeting" e le convention. Tuttavia
i convention bureaux in grado di realizzare dossier, di proporre offerte e
reperire congressi sono molto pochi (Rimini, Firenze, Milano, Roma, Torino …)
mentre per la maggior parte forniscono assistenza per eventi che sono
già stati acquisiti oppure alla acquisizione dei quali hanno partecipato in modo
marginale.
I CB e i CVB promuovono l'attività di eventi,congressi e incentive;
sono necessari perchè il prodotto-evento non è solo un prodotto turistico,
ma una "combinazione/mix" tra prodotto/servizio turistico e "prodotto/sistema
comunicazione".
I CVB dovrebbero avere questo ruolo promozionale ma non sempre ci riescono
se è vero che stentano a svolgere un’azione efficace anche perchè spesso sono
sottodimensionati e/o poco qualificati. Molte strutture hanno un massimo di due
dipendenti oltre al Direttore, spesso senza una specifica qualificazione.
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GLI EVENTI COME AUTOPROMOZIONE
DELLE DESTINAZIONI: COME CAMBIA IL MERCATO
Oggi i veri “media” delle destinazioni sono gli eventi
aggregativi, ma da un lato sembra che in Italia non si
voglia ancora razionalizzare tale tendenza, dall’altro
si tende a fare di ogni fatto un evento.
I
FESTIVAL
I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012
HANNO SENSO OGGI I C&VB REGIONALI?
NELL’ATTUALE QUADRO EVOLUTIVO SÌ, COME PUNTO DI APPOGGIO
PER IL MARKETING DELLE DESTINAZIONI E LO SVILUPPO DELLA
LORO OFERTA A CONDIZIONE, APPUNTO, CHE CI SIA UNA OFFERTA
QUALIFICATA E DIFFUSA SUL TERRITORIO
IL GIUDIZIO DEGLI OPERATORI MICE
In base agli statuti, al numero e tipologia di soci e all’attività di marketing si riconosce
che il più efficiente Convention Bureau in Italia è quello di Rimini e della Riviera
romagnola! Anche quello di Firenze sembra avere operato conm un certa efficienza
ed è molto citato sul web. Anche il CB di Torino, pur meno presente sul web,
ha operato con una certa efficienza; recentemente ha assunto un nuovo assetto
includendo i visitors, con il nome di “Torino Convention & Visitors Bureau”.
Gli operatori del Mice considerano abbastanza validi
anche i CB di Genova e quello della Sicilia.
COME DOVREBBE ESSERE UN CB SECONDO GLI OPERATORI MICE
1.
2.
3.
4.
Società no profit
Compartecipazione convinta istituzioni pubbliche e imprese private
Gestione privatistica con criteri rigidamente manageriali
Organigramma snello ma efficiente con personale plurilingue ed informatizzato
al massimo
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IL FUTURO DEI C&VB REGIONALI?
DUE TEORIE OPPOSTE
LA DIFFUSIONE – RIVOLUZIONE
TELEMATICA DIMINUISCE
LA NECESSOTÀ DI
INCONTRARSI FISICAMENTE E
DI FARE MEETING
LA DIFFUSIONE – RIVOLUZIONE
TELEMATICA E LA “TROPPA”
TECNOLOGIA RENDONO Più
NECESSARI I MEETING
E GLI INCONTRI FRA PERSONE
PROBABILMENTE LA DIFFUSIONE ISTANTANEA
DELLE TECNOLOGIE INTERNET E DERIVATE
RENDERÀ PIÙ NECESSARI INCONTRI DI QUALITÀ
ED I GRANDI MEETING
IL MONDO MICE È COME QUELLO DI IN UN MUSEO VIRTUALE
SI POSSONO VEDERE LE OPERE (SCULTURE E QUADRI) MEGLIO
IN INTERNET CHE ANDANDO SUL POSTO, MA SENZA ESSERCI
NON SI PERCEPISCE L’ATMOSFERA OVE LE OPERE SONO COLLOCATE
ED IL CONTESTO DI RIFERIMENTO.
ALLA FINE È NECESSARIO GUARDARE NEGLI OCCHI L’INTERLOCUTORE
I convention bureau: tre modelli a confronto Cervignano 28 maggio 2012
È UTILE UN CB REGIONALE?
• Sì a certe condizioni.
Perché fa quello che i soli privati non
possono fare o fanno con più difficoltà.
Svolge alcune funzioni:
1. cercare congressi
2. promuovere congressi sul territorio
coinvolgendo tutte le componenti
Interessate
3. coordinarsi con la MICE e con le istituzioni
4. promuove il territorio in quanto tale (place
marketing)
È UTILE UN CB REGIONALE?
• Sì a certe condizioni.
Perché fa quello che i soli privati non
possono fare o fanno con più difficoltà.
Svolge alcune funzioni:
1. cercare congressi
2. promuovere congressi sul territorio
coinvolgendo tutte le componenti
Interessate
3. coordinarsi con la MICE e con le istituzioni
4. promuove il territorio in quanto tale (place
marketing)
COME RENDERE EFFICIENTE UN CB: 10 REGOLE
1. è necessario che gli addetti, dirigenti ed operatori, siano tecnicamente molto
prepararti ed abbiano un forte esperienza maturata nel comparto, possibilmente anche
all’estero;
2. è necessario distinguere fra grandi eventi e gli altri eventi, così come fra convention
e postconvention;
3. occorre verificare sempre la compatibilità fra un evento e gli altri turismi;
4. è necessario entrare con forza nei social network ed esservi attivamente presenti
con una propria news ed un proprio blog in grado di proporre l’attività del C&VB e di
interagire con il pubblico.
5. è opportuno pensare che il C&VB reale ha un proprio vestito che è quello del C&VB
virtuale, ma anche che sotto il vestito non ci può essere niente;
6. è opportuno avere sempre presente che il cuore del problema è lo sviluppo del
comparto MICE, senza essere distratti dall’idea di una promozione di più ampia
portata, che pure ci deve essere (per evitare di rifare delle APT denominate in modo diverso);
7. per questo motivo, forse, più che come Convention & Visitors Bureau (C&VB)
sarebbe opportuno parlare di Convention and Events Bureau (C&EB);
8. debbono essere introdotti strumenti per monitorare ed effettuare continue
verifiche dell’attività svolta in termini di convegni realmente portati
sul territorio;
9. Analogamente sono necessarie verifiche ed in termini di assistenza agli eventi in
essere;
10. è necessario coinvolgere attivamente le realtà territoriali interessate nella
impostazione dell’attività promozionale e di place marketing.
I CONVENTION BUREAU ITALIANI: TRE MODELLI A CONFRONTO
Cervignano 29 maggio 2012
Villa Chiozza
GRAZIE