La strategia di digitalizzazione del MIT

Protocollo Informatico E
digitalizzazione
Piero Flamini
U.P.I. – Roma 3 giugno 2004
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Protocollo informatico
P. Flamini
Sommario
 Normativa di riferimento
 Interoperabilità dei protocolli
 Indice delle PA
 Posta elettronica certificata
 Attività in corso
•



Centro di competenza CNIPA sul protocollo
Attività con i CRC
Riuso
Protocolli di intesa
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Protocollo informatico
P. Flamini
La Normativa di riferimento
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Protocollo informatico
P. Flamini
La gestione dei documenti
problematiche
Esigenza di gestione sistematica dei documenti
il decreto regio (gennaio 1900)
aumento della quantità
dei documenti trattati
• inefficienza
• ridondanza
• lentezza tempi
di reperimento
necessità di suddivisione
per attività e/o argomento
(classificazione)
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Protocollo informatico
P. Flamini
Documento informatico
 In generale: rappresentazione
del contenuto di atti
amministrativi su un supporto
 In particolare: dati, atti su
supporto informatico
 Un documento informatico con
firma digitale ha efficacia
probatoria
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Protocollo informatico
P. Flamini
Riferimenti Normativi (1)

Legge n. 241/1990
Legge sulla trasparenza amministrativa
“Nuove norme in materia di procedimenti amministrativi e
di diritto di accesso ai documenti informatici”

Legge n. 59/1997
Legge sulla semplificazione amministrativa
“Gli atti, dati e documenti formati dalla P.A. e dai privati con
strumenti informatici e telematici, nonché la loro
archiviazione e trasmissione sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge”.
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Protocollo informatico
P. Flamini
Riferimenti Normativi (2)

DPR n. 445/2000
Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari
in materia di documentazione amministrativa”

DPCM del 31 ottobre 2000
Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR
n. 445/2000.

Circolare AIPA n. 28 del 7 maggio 2001
Definizione di standard, delle modalità di trasmissione,
del formato e dei tipi di informazioni minime
comunemente scambiate tra le P.A. e associate ai
documenti protocollati.
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Protocollo informatico
P. Flamini
Riferimenti Normativi (3)

Deliberazione CNIPA n. 11/2004
pubblicata sulla G.U. n. 57 del 9/3/04 in sostituzione della
delibera AIPA n. 42/2001
“Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico
idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali.

Direttiva Stanca 9 dicembre 2002
pubblicata sulla G.U. n. 53/2003
“Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione
elettronica dei flussi documentali”.
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Protocollo informatico
P. Flamini
Riferimenti Normativi (4)

Direttiva Stanca 27 novembre 2003

pubblicata sulla G.U. n. 8/2004
“Impiego della posta elettronica nelle Pubbliche
Amministrazioni”.
“Linee guida del governo per lo sviluppo della società
dell’informazione nella legislatura”, approvate dal C.M. il
31/5/02 nelle quali tra gli obiettivi prioritari è indicata la
diffusione dell’impiego della posta elettronica.

Dpr 137 7 APRILE 2003 (art.20 c.2)
"I documenti informatici contenenti copia o riproduzione
di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo,
spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai
pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli
articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta
o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia,
una firma elettronica qualificata."
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Protocollo informatico
P. Flamini
Riferimenti normativi
FIRMA
ELETTRONICA
PROTOCOLLO
INFORMATICO
513/97
REGOLE TECNICHE
428/98
DPCM 31/10/2000
INTEROPERABILITA'
Circ 28/2001
CONSERVAZIONI
DOCUMENTI
DPR 445/2000
TESTO UNICO SULLA
DOCUMENTAZIONE
AMMINISTRATIVA
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Delib CNIPA n.11/2004
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Protocollo informatico
P. Flamini
AMBITO DI APPLICAZIONE DEL
PROTOCOLLO INFORMATICO

Il DPR 445/00 e il DPCM 31/10/2000, sono rivolti a
tutte le Amministrazioni definite dal DL 165/2001 e
fissa la data del 1° gennaio 2004 entro la quale le
Amm. Sono tenute alla gestione automatizzata del
protocollo

Amministrazioni centrali



enti pubblici non economici
enti locali (regioni, province, comuni)
comunità montane, le istituzioni universitarie,
scuole...
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Protocollo informatico
P. Flamini
Obiettivi del progetto “protocollo
informatico”
Il progetto si propone due obiettivi:



Migliorare l'efficienza interna delle
amministrazioni attraverso l'eliminazione dei
registri cartacei,
la diminuzione degli uffici
di protocollo, e la razionalizzazione
dei flussi documentali.
Migliorare la trasparenza dell'azione
amministrativa verso i soggetti interessati
(cittadini ed imprese).
Migliorare la tempestività della risposta
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Protocollo informatico
P. Flamini
In sintesi…
 Atti, dati, documenti formati con
strumenti informatici sono validi a
tutti gli effetti di legge
 Le amministrazioni sono tenute a
dotarsi di sistemi informatici di
minima per la gestione del
protocollo e degli archivi
documentali
 I sistemi devono rispettare
determinati vincoli per permettere
la interoperabilità fra le PPAA
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Protocollo informatico
P. Flamini
Interoperabilità dei protocolli
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Protocollo informatico
P. Flamini
Interoperabilità dei protocolli
 Concetti base: documento
informatico e Rete Nazionale
(SPC)
 I documenti possono essere
scambiati fra le
amministrazioni tramite la rete
 I sistemi di protocollo devo
riuscire a parlare fra di loro
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Protocollo informatico
P. Flamini
Interoperabilità dei protocolli
 Come avviene lo scambio dei
documenti elettronici?
 La posta elettronica è giuridicamente
equivalente alla posta ordinaria se
garantisce:






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Certezza del mittente/destinatario
Autenticazione degli utenti
Certezza dell’invio e della consegna
Certezza della data e dell’ora di invio
Tracciamento degli scambi
Certezza della comunicazione
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Protocollo informatico
P. Flamini
Interoperabilità dei protocolli
 Regole tecniche
 I documenti elettronici, i dati, le informazioni
strutturate sono spediti tramite posta
elettronica certificata
 Gli indirizzi corrispondono a delle caselle di
posta elettronica
 La AOO corrisponde ad un insieme di uffici con
le stesse regole e gli stessi processi amm.
 Ogni AOO è proprietaria di una casella di posta
elettronica: Indice delle caselle di posta
ufficiali delle AOO
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Protocollo informatico
P. Flamini
PEC - Schema funzionale
mittente
destinatario
Documento
informatico
Indice gestori PEC
Internet
Ricevuta di
invio
•
Presa in
carico
Ricevuta di
consegna
Provider del
destinatario
Provider
del mittente
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Protocollo informatico
P. Flamini
IPA – I contenuti
Per ciascuna amministrazione accreditata:
 elenco delle AOO con gli indirizzi delle
relative caselle istituzionali (posta
certificata)
 elenco delle unità organizzative utenti di
ciascuna AOO
 descrizione della struttura organizzativa
in termini di UO e di servizi erogati
 indirizzi delle caselle ufficiali delle funzioni
organizzative
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Protocollo informatico
P. Flamini
Perché un Indice per la P.A.?
 Il riferimento normativo
 D.P.C.M. 31/10/2000
(regole tecniche per il
protocollo informatico), artt.11, 12, 14, 15, 20
 supporto all’interoperabilità dei sistemi di protocollo
informatico
 Le esigenze operative
 disporre di un’infrastruttura per servizi di
“pagine gialle” della P.A.
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Protocollo informatico
P. Flamini
IPA – Lo stato dell’arte
Ad oggi si sono accreditate all’IPA:
 31
Amministrazioni Centrali
 1298 Amministrazioni Locali
Dati riferiti al: 13 maggio 2004
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Protocollo informatico
P. Flamini
Interoperabilità dei protocolli
 Benefici dell’adozione del documento
informatico e della rete:
 Annullamento dei tempi di trasmissione
 Aumento della sicurezza
 Miglioramento dell’archiviazione e delle
ricerche
 Semplificazione nella registrazione di
documenti “grandi”
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Protocollo informatico
P. Flamini
Certezza e garanzie
 Cifratura e firma digitale
garantiscono integrità,
autenticità e confidenzialità
 L’infrastruttura predisposta
fornisce, in automatico, le
ricevute di invio, di ricezione,
la registrazione dei messaggi e
degli scambi.
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Protocollo informatico
P. Flamini
Attività in corso
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Protocollo informatico
P. Flamini
Centro di competenza:
obiettivi generali e strumenti


Il CNIPA allo scopo di attuare quanto previsto
dal piano di e-government e al fine di fornire
ulteriori strumenti per la gestione elettronica dei
documenti ha deciso di attuare il progetto di
diffusione di un “Servizio di protocollo
elettronico” in modalità ASP per tutte le
pubbliche amministrazioni.
Il servizio è erogato tramite un Centro Servizi
realizzato con alti livelli di sicurezza coerenti con
la normativa tecnica CNIPA.
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Protocollo informatico
P. Flamini
Centro di competenza:
obiettivi generali e strumenti
direttiva del Ministro Stanca sul protocollo
e la trasparenza amministrativa (9 dic. 2002)


Iniziative di sensibilizzazione e comunicazione
Iniziative abilitanti (realizzate)

indice p.a. (http://indicepa.gov.it)

sistema di posta elettronica certificata e firma digitale

Iniziative di supporto alle amministrazioni Centrali e locali
 riuso esperienze di progetto (http://protocollo.gov.it)

supporto consulenziale

sussidiarietà - servizio di protocollazione ASP
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Protocollo informatico
P. Flamini
Centro di competenza:
il servizio di protocollazione ASP

Adozione di un software (SIGeD) sviluppato
per il Ministero dell’Economia attraverso un accordo
di riuso

Fornitura di una intera gamma di servizi,
dal nucleo minino alla gestione documentale

Scelta delle modalità ASP per minimizzare all’amministrazione i
costi di impianto
e i tempi di attivazione



Formazione tradizionale in aula
Formazione on-line (e-learning)
Disponibilità di materiale multimediale (a richiesta)
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Protocollo informatico
P. Flamini
Centro di competenza:
il servizio di protocollazione ASP




RePro: servizio di gestione del nucleo minimo
di protocollo
GeDoc: servizio di gestione documentale
Store: servizio di conservazione dei documenti
Servizi accessori:
formazione (con materiale e modalità coerenti
con le iniziative AIPA), consulenza, BPR,
rilevazione della customer satisfaction
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Protocollo informatico
P. Flamini
Il sito web sulla gestione dei
documenti
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Protocollo informatico
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Progetti di e-government
(Riuso)
 Obiettivi dell’iniziativa
 Mettere insieme tutti i progetti del primo avviso che
operano sul tema del protocollo informatico
 Mettere insieme CNIPA, Enti coordinatori e Enti
aggregati, CRC
Al fine di :
 offrire una cassa di risonanza al progetto
 Verificare la possibilità di scambio e di convergenza dei
progetti in corso
 Verificare ipotesi di lavoro congiunto
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Protocollo informatico
P. Flamini
Riuso
 Principali progetti del primo avviso che operano sul
tema del protocollo informatico









DocArea (ex Panta Rei – Emilia-Romagna)
Protoint (Friuli Venezia Giulia)
FDRM (Regione Marche)
Comnet e Propocert (Regione Lazio)
GP&D (Comune di Roma)
Sisdoc (Comune di Napoli)
RA-RCT e INPA (Regione Piemonte)
SCATEL (Regione Puglia)
Protocollo-Bas (Regione Basilicata)
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Protocollo informatico
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C.R.C.
 Creato un “presidio tematico” sul protocollo presso i
CRC per attività di conoscenza e informazione sul
territorio, approfondimento di temi critici (Forum
online, formazione…)
 Analisi dello stato di attivazione del protocollo
informatico nel territorio (monitoraggio dei progetti)
 Produzione di conoscenza sui temi critici (titolario e
manuali di gestione)
 Formazione e assistenza sul territorio
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Protocollo informatico
P. Flamini
…. In definitiva
Obiettivo di legislatura

Il progetto trasparenza uno dei 10 obiettivi
di legislatura
l’obiettivo è

l’attivazione del protocollo informatico nel 66%
delle Aree Organizzative Omogenee
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Protocollo informatico
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Attività in corso







Riuso dei progetti di e-government (catalogo)
Mappatura del territorio nazionale sul tema del
protocolllo informatico (UPI, staff centrale CRC e CNIPA).
Replicabilità del modello eToscana
Protocollo d’intesa con la Provincia di Milano, Provincia di
Bologna, UPI e Poste Italiane
Protocollo di intesa con Poste Italiane
Per
Raccogliere e diffondere sul territorio le principali
esperienze e Produrre in tempi rapidi (settembre ?)
documentazione che raccolga in un unico standard il
“manuale di gestione” e il “titolario”
Mettere a disposizione del territorio sw e servizi
Mettere a disposizione dei CRC pacchetti formativi
sviluppati dal CNIPA sul tema
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Protocollo informatico
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Alcuni riferimenti:
 http://indicepa.gov.it
 http://www.cnipa.it
 http://protocollo.gov.it
[email protected]
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Protocollo informatico
P. Flamini