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Digital Desk Management
for SAP ERP
Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution
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Agenda
Lo Scenario
L’Obiettivo
La Gestione Documentale
Archiviare documenti …quali, dove, quando …e quali obiettivi raggiungere?
Un “problema classico” si può trasformare in un “vantaggio competitivo”?
Strutturare i documenti (il Patrimonio dell’Azienda)
Conferire più valore al documento integrandolo in SAP, legandolo al processo gestionale
Invertire l’approccio ai documenti. Trattarli “fin dalla nascita” come oggetti digitali
Dare spazio ai progetti Cost Saving e a quelli che possono Accelerare il Business
La Soluzione
DDM for SAP ERP
Look And Feel
Realmente integrato in SAP
Intimamente connesso ai processi gestionali
Aperto verso il “Mobile Business”
Pronto per studiare strategie di collaboration efficaci con Clienti e Fornitori
Alcuni dettagli della soluzione
Esempi
Evoluzione della soluzione
Conclusioni
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Lo Scenario Documentale
Archiviare documenti …quali, dove, quando
…quali obiettivi raggiungere ?
Dove archiviare questo Patrimonio Aziendale utilizzando SAP
Il modulo DMS di SAP
Gestione del Check in e check out dei file
Gestione del concetto di stato documento
Collegamento nativo agli oggetti SAP
Classificazione automatizzabile
Gestione autorizzativa ereditata dalle strutture di SAP
Gestione dei workflow a supporto della gestione documentale
Il Content Server di SAP
Versioning dei file
Accesso ai file via HTTP
Utilizza certificati di sicurezza che scambia con il server SAP
L’occupazione dei file non impatta con il database SAP
Logica Content Cache per realtà geograficamente complesse
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Lo Scenario Documentale
Archiviare documenti …quali, dove, quando
…quali obiettivi raggiungere ?
Il momento “giusto” per archiviare i documenti dipende dal processo di Business
Il concetto di Late Archiving
In SAP l’oggetto gestionale esiste già (es.scrittura passiva)
L’oggetto gestionale ha compiuto il suo ciclo di vita
Si digitalizza il documento relativo (es.fattura passiva)
Si collega il documento digitale all’oggetto SAP
Il concetto di Early Archiving
L’oggetto gestionale su SAP non esiste ancora
Il documento fa nascere l’oggetto gestionale su SAP (es.la RdA)
Oppure documento e oggetto gestionale iniziano assieme il loro ciclo di vita
Spesso è la modalità usata per avviare cicli di approvazione sui documenti
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Lo Scenario Documentale
Archiviare documenti …quali, dove, quando
…quali obiettivi raggiungere ?
Quali obiettivi raggiungere?
Archiviare per il solo scopo di consultare velocemente a posteriori
Dematerializzare in modo sostitutivo i documenti rilevanti ai fini fiscali
Condividere la documentazione tra uffici e funzioni aziendali diverse
Tracciare flussi approvativi basati sui documenti digitali
Realizzare accessi distribuiti al patrimonio dell’azienda: dalla Sap Gui, dal Web, dai dispositivi mobili
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Un “problema classico”
si può trasformare in un “vantaggio competitivo”?
Documenti …la gestione della carta
Supportano processi aziendali ben strutturati nel gestionale
Sono strutturati solo in parte
Diversi metodi per trasmettere, ricevere, archiviare (posta, fax, e-mail, raccoglitori tematici)
Layout “destrutturati” (documenti Cartacei o file PDF / Office)
I documenti cartacei vengono spesso pinzati assieme ed archiviati in molteplici copie in uffici diversi
Spesso rappresentano un costo rilevante anche quando “non servono più”
Quando servono costa molto rintracciarli
La loro ricerca è possibile solo in un modo (e dipende da come sono stati fascicolati)
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Un “problema classico”
si può trasformare in un “vantaggio competitivo”?
SI
Con una soluzione moderna e integrata...



Che valorizzi l’infrastruttura tecnologica di SAP
Che integri l’utilizzo dei documenti digitalizzati
agli attuali processi gestionali
Che minimizzi l’impatto sugli utenti in termini di
training
Χ
Χ
Χ

Che minimizzi l’impatto sui Sistemi Informativi
Χ

Che costituisca il terreno comune per tutti gli uffici
Χ
Piuttosto che investire in ulteriori architetture
Piuttosto che investire riscrivendo all’esterno tali
processi o parti di essi
Piuttosto che dover addestrare gli utenti all’utilizzo di
un sistema separato
Piuttosto che richiedere l’aggiornamento del
know-how per la manutenzione di nuove infrastrutture
Piuttosto che investire su verticalizzazioni settoriali
che non si parlano tra loro
… il “DDM “ (Digital Desk Management for SAP)
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DDM for SAP ERP
E’ la scrivania digitale con cui l'utente accede ai contenuti documentali
DDM Toolbar
Document Info Records
Documents Toolbar
Direct access to preview of
Direct access to
stored file (without download)
Business Object
Service Menu
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DDM for SAP ERP
Le linee guida del prodotto
Gestire i documenti digitali del proprio Business eliminando l'utilizzo della carta è diventato sinonimo di
velocità, efficienza, agilità
• Il DDM completa il modulo SAP di gestione documentale (DMS)
• E’ disegnato in chiave Look and Feel. Semplifica ogni operazione utente
• E’ personalizzabile tramite customizing e implementazioni Badi
• Garantisce l’accesso ai documenti dalla SAP Gui, dall'ambiente Windows, dal Web, dal mondo Mobile
• Utilizza le nuove tecnologie SAP:
• ABAP Object, Badi, Web Dynpro, Adobe Interactive Forms
•Web Services / SOA
• Rende scalabili i progetti documentali (roll-out estremamente rapidi)
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DDM for SAP ERP
La scrivania digitale più in dettaglio – Integrazione con i processi SAP
DDM automatically adds
contextual additional buttons
User specify
a request
Workitems
(based on
message
(automatically
documents)
ready to be
notified byexecuted
email)
DDM can be customized in
Users manage private labels
order to call external /
and are able to notify
collateral
applications
Start
Approval Module Engine
DDM search uses and
documents to other
SAP
on selected document
improves standard DMS
users
search engine
My recent documents:
DDM manages user searches
DDM offers full integration to
DDM eXtension
Module:
All documents
accessed
by
and favorite
documents
SAP Office in order to
userallows
are cached
and
manage Workitems
Approval the
Module
to User
specify quorum and
User can insert approvers
grouped
by categories
design and run
your approval
(SAP users or email
flow using your HR objectsStep level in order to control
addresses or HR positions)
approval flow
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DDM for SAP ERP
Composite Applications
SAP ERP
Basic Components of DDM,
M.Outlook & Lotus Notes Integration
DMS (Document Management System)
KPRO (Content Server)
=
DDM Enterprise Service Bus
DDM for SAP
External Data
….
PLM
PS
HR
FI
SD
MM
+
Full search text integration
(indexing of file content)
+
Enhanced Classification module
+
Module for Approval Document
Workflow
+
Sap Office / Sap Query Integration
+
Web Desk Interface for DDM (WDI)
TREX (File Contents Indexing)
+…
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Dettagli della soluzione DDM
L’idea iniziale (gestione documentale del ciclo passivo)
SUPPLIERS
Good Receipts Doc
PO Digital
released
Staple
Purchase Office
Incoming
InvoiceReceiving
Good receipt
Digital Staple
Receiving
Good Receipt (Warehouse)
Digital Staple
Accounting Office
DDM
SAP DMS
 Il DDM realizza la pinzatura virtuale dei documenti dell’intero ciclo passivo
 Dinamicamente a seconda dell’oggetto SAP richiamato
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Dettagli della soluzione DDM
Dall’idea iniziale… un processo documentale concreto
Document flow function
Start DDM from accounting document
SAP
users can have a
snapshot of all the documents
of the entire business process
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Dettagli della soluzione DDM
Una soluzione nativamente integrata in SAP
Integrata con:
SAP GUI Frontend
WEB GUI Frontend
Approval Flow Module
Outlook & Lotus Notes
Windows Explorer
SAP Modules
Document Describer Module
SAP Output Control Message
SAP Business Workplace
Google gadget
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Dettagli della soluzione DDM
L’accesso Web ai documenti tramite il WDI™ – Web Desk Interface (DDM Add-On)
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Esempi
Un caso di perfetta integrazione
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Approvazione dell’ordine direttamente tramite la sua stampa PDF, non tramite transazione (maggiore appeal)
Possibilità di personalizzare i livelli di approvazione gerarchica in base ai dati dell’ordine
Sincronizzazione tra le azioni gestionali e le azioni di approvazione
Notifiche automatiche via e-mail all’owner del processo di acquisto
Tracciabilità delle versioni dell’Ordine in caso di modifiche in corso di approvazione
Possibilità di gestire una stampa PDF in versione draft fino ad approvazione avvenuta
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Create a new
Purchase Order with
all mandatory fields
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
3
2
Generate PDF of
Purchase Order (2)
and start DDM
Approval Module (3)
1
Start DDM from
SAP Object
Services of
Purchase Order
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Display Purchase
Order PDF
Workflow Toolbar
Workflow Template
based on custom rules
and
automatically loaded
Workflow Message
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Template of
Workflow Email
notifications
Save and release
Workflow
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
To display the PDF
Purchase Order, he
can follow the link
The first approver
receives
notification of the
Purchase Order by
email
All the approvers
involved are listed
He doesn’t run the
risk to vote the
Purchase Order
more than once
After leaving a
note, he proceeds
to the vote
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Table of approval steps
(who and when has voted)
Web activities are directly
committed in SAP
No interfaces running
Approvers’
messages
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
The second approver
can vote at the same
time
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
When a step is
completed, the
approvers of the next
step automatically
receive a DDM
notification by email
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
PDF preview
Email notification to
the third approver
Display of email
content
Preview of approvers’
votes and messages
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Vote protection
Vote registration
Approvers’notes
Web workflow info
(approvers don’t run the
risk to vote a Purchase
Order more than once)
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
When all steps are
completed, DDM
automatically sets
workflow final
status…
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
…and completes the
Purchase Order
release strategy
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Evoluzione della soluzione DDM
Rump Up … i-Developments
Applicazioni per il “Mobile Business”
Utilizzo di applicazioni su iPhone o iPad
Tracciare l’approvazione di documenti
Senza necessità di interfacce
Accesso ai documenti SAP
Accesso ai dati di Business in tempo reale
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Conclusioni
Digitalizzare i documenti di Business aumentandone il loro valore e diventando più agili
Tutta l’azienda trae vantaggio dal raggiungimento di questi obiettivi
Ufficio Tecnico
Favorita la condivisione di informazioni documentali fin dalla progettazione di un prodotto
“Vantaggi dentro
l’azienda”
Ufficio Commerciale
Favorita la ricerca strutturata e il riutilizzo di documenti legati ai clienti ed alle precedenti trattative
Ufficio Acquisti e Amministrazione
 Favorito il cost saving nella gestione dei documenti legali e quelli del ciclo passivo in generale
“Vantaggi fuori
dall’azienda, per
l’azienda”
Clienti e Fornitori
Aumentata precisione delle informazioni grazie alla tracciabilità dei documenti
Favorita la possibilità di collaborare in modo più efficace
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Conclusioni
Perchè il DDM
Perchè è progettato dentro SAP ed evolve con esso
Si basa su un’architettura SOA Compliant
E’ collegato ai processi di Business
E’ accessibile da dovunque
E’ personalizzabile
E’ scalabile
Gli utenti lo assimilano in poche ore
Non comporta cambi di architettura
E’ INTEGRATO
NON INTERFACCIATO
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Digital Desk Management
for SAP ERP
Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution
Thank You
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