Organizzazione dello studio - Ordine dei Commercialisti di Savona

C2Web S.r.l.
Soluzioni informatiche
Il controllo di gestione e le nuove
tecnologie per lo studio Professionale
30/11/2011 ore 15.00
Agenda:
 Ore 15.00 L’organizzazione e il controllo di gestione nello studio professionale.
1° PARTE
• Introduzione al controllo di gestione
• La definizione delle aree strategiche
• La definizione degli indicatori
• La consuntivazione della attività e il controllo dei tempi
• Il bilanciamento dei carichi di lavoro
• Il Customer Relationship Management (CRM) e la comunicazione
•Dalla teoria alla pratica , uno strumento per la gestione
2° PARTE
• Il controllo di gestione come offerta al cliente
• Gli indicatori di performance
• Dal Bilancio di verifica alle analisi
• Dalla teoria alla pratica , uno strumento per derivare il controllo di gestione da qualsiasi bilancio di verifica

3° PARTE
• L’organizzazione informatica dello studio
• Reti e sicurezza. Gli apparati per la garanzia di un backup affidabile , la navigazione internet sicura e filtrata
• Voip , la gestione delle telefonate tramite la rete dei computer, confronto con la telefonia tradizionale
• Il cloud computing, l’utilizzo di applicazioni remote
•Dalla teoria alla pratica Gestionali e banche dati in cloud
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Organizzazione dello studio: Elementi
STUDIO
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Organizzazione dello studio:Perché investire
 Cambiamento del mercato , le inefficienze prima tollerate dalla marginalità
sui clienti non sono più consentite
 I bisogni dei clienti cambiano
 Per migliorare i processi ragionando su dati concreti
 Per liberare il Professionista al fine di dedicarsi ad attività a maggior
valore aggiunto
 Per ottenere una sistematicità di risultati
 Per pianificare e monitorare
 Per offrire garanzie al cliente
 Per garantire una continuità operativa anche in fase di cambiamenti
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Organizzazione dello studio:Perché investire
Ma soprattutto perchè
…..Il profitto è la naturale conseguenza di un lavoro fatto bene"
Henry Ford (industriale)
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Organizzazione dello studio:Il controllo di
gestione
Riesco a rispondere a queste domande?
• Qual’e’ la mia redditività per area strategica ?
• A Quale tariffa effettiva sto lavorando ?
• Qual’e’ la redditività per mandato ?
• Riesco a controllare tutte le prestazioni extra mandato?
• Quante ore lavoro sono effettivamente produttive ?
• Qual’e’ la produttività dei miei collaboratori ?
• I carichi di lavoro sono bilanciati ?
• Qual’e’ la tipologia di pratiche più redditizia ?
………
Avete altre domande alle quali non sapete rispondere ?
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Organizzazione dello studio:Il controllo di
gestione
Impostazione del controllo di gestione
Per impostare il controllo di gestione occorre anzitutto
definire alcuni dati di base sui quali costruire la rilevazione
degli eventi in studio.
• Definire il costo orario per ogni collaboratore
• Definire quali sono le prestazioni offerte dallo studio
(attività elementari )
• Definire i raggruppamenti delle prestazioni in aree di
business (famiglie di prestazioni )
• Definire i mandati e le prestazioni comprese nel mandato
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Organizzazione dello studio:Il controllo di
gestione
La rilevazione dei dati .
Quali dati dobbiamo rilevare per rispondere alle domande
che ci siamo posti prima?
• il tempo impiegato per svolgere una prestazione
identificando:
• Il cliente
• La prestazione
• La quantità prodotta ( in base alla prestazione )
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Organizzazione dello studio:Il controllo di
gestione
Con quali strumenti.
Lo strumento base è un software che consenta di
inserire i rapportini di produzione e che quindi offra
un’analisi dei dati strutturata per rispondere alle
domande che ci siamo posti all’inizio.
Il software di controllo di gestione deve integrarsi con il
lavoro degli operatori senza essere un ulteriore lavoro da
svolgere ed in particolare il rapportino di produzione
dovrebbe essere la conseguenza dell’aggiornamento di
un attività svolta ( Agenda, scadenzario,checklist, ecc..)
Per una corretta rilevazione dei tempi non produttivi lo
strumento è il timesheet , per fornire agli operatori la
possibilità di “quadrare” le ore lavorate con le ore da
contratto.
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Organizzazione dello studio:Il controllo di
gestione
Quali altri risultati ottengo ?
• Il controllo degli obiettivi con indicatori oggettivi
• Misurazione della redditività del cliente
• Un aumento della redditività generale dello studio
• La motivazione delle risorse umane e la possibilità di
incentivazione basata su criteri oggettivi
• Un supporto per le decisioni inerenti il fatturato
• Un supporto per le decisioni sulla convenienza di produzioni
alternative
• Calcolare la tariffa alla quale lavoro
• Conoscere la tariffa minima alla quale posso vendere un
servizio
• La messa a punto di un sistema di parcellazione
• Chiarezza delle regole e delle responsabilità
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Organizzazione dello studio:Il controllo di
gestione
Un semplice esempio ( caso reale di studio
riorganizzato)
Ipotizziamo uno studio medio con 7 persone
Fatturato annuo
Numero persone operative
Ore anno per operatore
350.000 €
7
1.760
Tariffa effettiva ore vendute 350.000/(7*1760) = 28.40
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Organizzazione dello studio:Il controllo di
gestione
Attivando uno strumento di controllo di gestione
ipotizziamo:
Recupero prestazioni non fatturate
Recupero produttività
Tariffa obiettivo
5%
20*7
35,00 €
Incremento = 17.500 + 7*1780*(35-28.40) = 99.376 €
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Organizzazione dello studio:Gestione delle
informazioni
Cosa intendiamo per informazioni
• e.mail interne e esterne
• le comunicazioni effettuate tramite qualsiasi strumento che
arrivino dai clienti,
• i documenti creati nell’esercizio della pratica professionale,
• i documenti ricevuti dall’esterno,
• i documenti non elettronici che occorre tracciare o che
richiedano una conversione digitale,
• le telefonate
• gli appuntamenti
• gli avanzamenti lavori
• Le scadenze
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Organizzazione dello studio:Gestione delle
informazioni
Le attività dello studio sono sempre più frammentate, spesso
costituite da tanti piccoli lavori, da tante piccole attività e
informazioni (che per quanto “piccole” risultano ugualmente
sostanziali); per questo motivo è necessario gestire tali
attività e informazioni immediatamente, allo scopo di
potersene poi ricordare e di poterle all’occorrenza recuperare.
Disattendere questa semplice regola (l’immediata gestione
delle informazioni) nella migliore delle ipotesi conduce a un
ritardo nell’elaborazione o alla perdita delle informazioni. In
particolare, le informazioni elettroniche diventano
velocemente obsolete, quando non immediatamente
elaborate, trattate, sintetizzate, e come tali poi ignorate o
dimenticate (ad esempio email non lette, sempre più
numerose nei nostri server, che dopo alcuni giorni vanno a
ingrossare il novero di giacenze che si potrebbe
ragionevolmente definire “improduttive”).
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Organizzazione dello studio:Gestione delle
informazioni
Riesco a rispondere a queste domande ?
 Com’e’ pianificato il tempo delle mie risorse ?
 Posso trovare una e.mail scambiata dal mio studio con un
cliente ?
 Che telefonate ho ricevuto in mia assenza?
 Ci sono scadenze in ritardo ? Lo scadenzario è aggiornato?
 A che punto siamo con la stagione fiscale ?
 Com’e’ l’avanzamento lavori per una determinata attività ?
 Sono pronti i documenti del cliente ?
 ……………
Avete altre domande alle quali non sapete rispondere ?
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Organizzazione dello studio:Gestione delle
informazioni
Gli strumenti e le impostazioni
Per implementare una gestione delle informazioni dobbiamo
anzitutto avere gli strumenti per condividere in maniera
efficiente le stesse nello specifico:
 Un agenda condivisa e fruibile ovunque su diversi dispositivi
 Una rubrica condivisa
 Un sistema di messaggistica interno efficiente
 Un sistema di archiviazione e condivisione della posta
 Un sistema di archiviazione e condivisione dei documenti
 Un sistema di condivisione delle attività
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Organizzazione dello studio:Gestione delle
informazioni
Quali risultati ottengo?
 Migliore efficienza interna
 Deduplicazione delle informazioni
 Indipendenza dell’informazione dall’operatore
 Ottimizzazione dei processi
 Controllo dei processi
 Miglioramento della qualità interna
 Miglioramento della qualità percepita
 Aggiornamento continuo delle informazioni
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Organizzazione dello studio:Comunicazione
Gli strumenti di comunicazione e la customer relationship
management (CRM)
Per strumenti di comunicazione intendiamo tutti i canali con cui
lo studio comunica all’esterno e all’interno , vedremo come
l’utilizzo di tutte le tecnologie a disposizione ci consentirà di
essere “presenti” sul cliente in modo sistematico per
aumentarne la fidelizzazione ed innescare l’azione di
marketing più efficace … il passaparola …
Conoscere e sfruttare gli strumenti di comunicazione significa
replicare a costo zero le attività su un cliente condividere i
risultati e i feedback ottenuti
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Organizzazione dello studio:Comunicazione
Riesco a rispondere a queste domande ?
 Abbiamo avvertito tutti i clienti del nuovo adempimento ?
 Chi ha gestito la pratica …. ?
 I clienti sono informati di tutti i servizi offerti dallo studio
 Posso vedere tutto quello che ho fatto per il mio cliente ?
 Altre domande ?
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Organizzazione dello studio:Comunicazione
Gli strumenti e le impostazioni
Per implementare una gestione delle comunicazioni efficace
abbiamo bisogno di diversi strumenti informatici:
 Software per la gestione delle newsletter
 Software per la gestione dei messaggi SMS
 Software per la gestione del sito internet
 Utilizzo dei Social Network
 La gestione di un Blog
 Centralino telefonico VOIP
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Organizzazione dello studio:Comunicazione
Quali risultati ottengo ?
 Fidelizzazione della clientela
 Migliore condivisione delle informazioni relative ai clienti
 Possibilità di gestire azioni di marketing
 Immediatezza di comunicazione
 Possibilità di ampliare la propria rete di conoscenze
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Organizzazione dello studio: Informatica
Vigilanza sugli intermediari Entratel:
al via i controlli sul rispetto della privacy
Oggetto dell’attività di verifica:
I. Struttura organizzativa dell’intermediario
II. Misure di sicurezza relative ai supporti
tecnologici utilizzati.
III. Ulteriori misure di sicurezza
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Organizzazione dello studio: Informatica - entità
coinvolte
Definizioni utilizzate per la privacy
•Sedi. Sono le sedi della ditta interessate ai fini
privacy
•Locali. Per ogni sede sono i locali interessati ai
fini privacy
•Contenitori. Sono i contenitori destinati a
contenere le banche dati gestite, sono Hardware
e software di base , armadi ecc…
•Strumenti. Sono gli strumenti (software o altri)
utilizzati per effettuare i trattamenti previsti.
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Organizzazione dello studio: Informatica – Rischi
informatici per entità
Rischi per le entità
•Sedi. Collegamenti a internet
• Accessi indesiderati
• Utilizzo non autorizzato
•Locali. Nessun rischio informatico se non la
salvaguardia dei contenitori ( personal computer )
•Contenitori. (Server ) Accessi non autorizzati ,
eventi distruttivi dolosi ecc… asportazione o furto
, malfunzionamenti
•Strumenti. Accessi non autorizzati , azione di
virus, comportamenti operatori, bug software
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Organizzazione dello studio: Informatica struttura di rete
Esaminiamo alcune strutture di rete:
•Rete Peer to Peer
•Rete Client Server ( dominio Microsoft )
•Rete Client Server ( Server Linux )
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Organizzazione dello studio: struttura di rete
Esempio della struttura di rete in uno studio
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Organizzazione dello studio: Informatica struttura di rete
Rete Peer to Peer
• Nata per condividere le risorse in ambiente
Microsoft Windows
• Nessun costo
• Configurazione Critica per il rispetto della
normativa
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Organizzazione dello studio: Informatica struttura di rete
Rete Client Server con server Linux
• Ambiente server gratuito
• Ambiente non standard , aggiornamento del
sistema complesso
• Configurazione Critica per il rispetto della
normativa
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Organizzazione dello studio: Informatica struttura di rete
Rete Client Server con server di Dominio
Microsoft
• Ampia scelta di versioni a partire da <200€
• Ambiente standard , auto aggiornante
• Configurazione per il rispetto della
normativa semplice ed incluso nello standard
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Organizzazione dello studio: Informatica –
Sicurezza del collegamento a internet
Dispositivo Router / Firewall / Proxy server
• Distribuzione dell’accesso
• Protezione dagli accessi indesiderati
• Gestione della navigazione
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Organizzazione dello studio: Informatica –
Sicurezza dei contenitori
• Gestione credenziali di accesso. Gestite
automaticamente dal Sistema operativo Microsoft
Windows
• Dispositivi UPS . Garantiscono il
mantenimento dell’alimentazione nel caso di
interruzione dell’alimentazione di rete e lo
spegnimento corretto del server
• Dispositivi di Backup. Dispositivi di rete NAS ,
DAT o hard disk esterni con politiche di backup
programmate giornaliere , settimanali e mensili
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Organizzazione dello studio: Informatica –
Sicurezza degli strumenti
• Gestione credenziali di accesso. Gestite dal
software ( es. gestionale )
• Bug Software. Gestione aggiornamenti e
correzioni ( aggiornamenti automatici ecc.. )
• Virus . Software antivirus con aggiornamenti
periodici
•Operatori. Formazione degli operatori e sistemi
di backup organizzati
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Organizzazione dello studio: Informatica –
Telefonia Voip
La telefonia VOIP
• Integrazione con le linee telefoniche ISDN
esistenti
• Un solo cablaggio in studio LAN e Telefoni
• Integrazione con i software gestionali
• Aggiunta di linee senza costi fissi ne ulteriori
cablaggi
• Gestione del traffico su cellulare e delle
tariffe più convenienti
• Report dettagliati sull’utilizzo
• Accesso dall’esterno per il telelavoro
• Connessione tra sedi visibili come interni
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Organizzazione dello studio: Informatica – il
cloud
Il cloud computing
Si tratta di una vera e
propria rivoluzione,
simile a quella avvenuta
all’inizio degli anni ’80
con il passaggio
dall’architettura basata
su grandi elaboratori
centrali e terminali a
quella client-server, in
seguito all’invenzione
del PC.
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Organizzazione dello studio: Informatica – il
cloud
Il cloud computing
• Gestionale per professionisti
• Gestionale per aziende
• Banca dati ed ebook
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Organizzazione dello studio: Iniziare il processo
di sviluppo dei clienti
Siamo in grado di:
• Entrare nel merito dei criteri di definizione dei prezzi ?
• Calcolare il costo reale del denaro ?
• Misurare l’efficienza organizzativa del nostro cliente ?
• Realizzare un budget credibile ?
• Verificare gli scostamenti dal budget ?
• Calcolare e confrontare indicatori significativi ?
• Verificare l’efficacia delle strategie e delle metodiche
commerciali adottate ?
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