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PROGETTO PROFIT - Confsal Comunicazioni
PROGETTO PROFIT (Process Reengineering for Organizational Future through Information Technology ) (Evoluzione Organizzativa attraverso la Reingegnerizzazione dei Processi con l’utilizzo della leva Tecnologica ) Presentazione del 19 aprile 2007 Premessa CNS – Operazioni e Servizio Clienti ha avviato una serie iniziative volte a migliorare l’operatività delle strutture territoriali in termini di: efficientamento dei processi e ottimizzazione dell’operatività miglioramento nella relazione con il cliente, in termini di incremento della qualità del servizio e del livello di soddisfazione complessiva sviluppo di nuove opportunità commerciali adeguamento rispetto a non conformità miglioramento della qualità del lavoro Per la migliore conduzione delle attività è stato sviluppato e ormai collaudato da diversi anni un metodo di lavoro (Progetto PROFIT) che è frutto dell’esperienza condotta sul campo sia dalle strutture centrali che territoriali 2 Indice Progetto PROFIT Piano PROFIT 2007 Focus: Il processo dei Bollettini online Focus: Il processo di Gestione dei contanti allo sportello Focus: Il processo dei Pacchi Postali 3 DISEGNO NUOVI PROCESSI Attività ANALISI E OTTIMIZZAZIONE PROCESSI Rilevazione e mappatura dei processi operativi, finalizzata ad identificare le “criticità”, avendo riguardo alla natura ed alle caratteristiche dei servizi Individuazione di specifiche opportunità di miglioramento e valutazione dell’impatto attraverso l’analisi comparativa dei costi/benefici connessi Elaborazione di un Manuale Operativo, per una visione “integrata” dei processi aziendali e la omogeneità dei comportamenti Strumenti RILEVAZIONE E MAPPATURA PROCESSI Riunioni del gruppo di lavoro (DUP, OSCF e OSC/ PORD) Visite presso gli UP Check list (questionari di rilevazione) Riunioni dei gruppi di lavoro dedicati Nuovo Manuale Operativo Utente con evidenza di tutta la normativa a supporto Comunicazioni sulle nuove modalità di processo Nuove specifiche funzionali Benefici Fasi Progetto PROFIT: descrizione dell’approccio Condivisione del processo delle criticità operative Partecipazione attiva nell’individuazione di soluzioni di miglioramento del processo Coinvolgimento nella definizione dei nuovi strumenti utente (Manuale Operativo) IMPLEMENTAZIONE DIFFUSIONE E MONITORAGGIO Implementazione e diffusione dei nuovi processi presso le strutture periferiche attraverso un sistema integrato di supporto e monitoraggio Assistenza e formazione mediante modalità tradizionali e e-learning Professionalizzazione attraverso la partecipazione ai corsi di formazione on line RISULTATO FINALE Valorizzazione del patrimonio di conoscenze del personale di Sportello, di Retrosportello, di Filiale e di Centro (quasi 2.000 check list solo ad oggi, oltre 100 visite presso le strutture territoriali) Soluzioni proposte fattibili e in linea con le esigenze pratiche dell’operatore Semplificazione delle attività e diminuzione dei tempi di esecuzione delle stesse per ottenere un maggiore riconoscimento di professionalità dalla clientela 4 Progetto PROFIT: pianificazione processi 2007 Di seguito i processi previsti a piano per l’anno 2007, con evidenza della prevalenza di finalità dell’intervento di reingegnerizzazione e dell’attuale coinvolgimento di risorse sul processo TIPOLOGIA DI INTERVENTO PROCESSI Efficientamento Bollettino Corrispondenza registrata Pacchi postali Valori Bollati Stampe di fine Giornata Apertura C/C Riscossione Effetti Prestiti e Mutui Titoli e Spese di Giustizia Pignoramenti e Fallimenti Carte Valori (calendarizzazione UP minori) Gestione contanti Successioni Gestione amministrativa del personale Semplificazione operativa l l l Conformità/ Correttezza operativa Miglioramento verso il cliente l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l INCIDENZA RISORSE SUL PROCESSO (stima %) 31,8% 16,8% 5,3% 1,0% 10,5% 2,3% 0,3% 0,1% 0,5% 0,3% 1,4% 26,9% 0,6% 2,1% 100% 5 Focus: Bollettini online CONTESTO: il servizio Bollettini • Il servizio di incasso pagamenti tramite bollettino postale genera ogni anno più di 600 milioni di transazioni • La gestione di un numero così elevato di transazioni all’interno dell’intera rete di uffici postali pone forti criticità tecnologiche ed operative Impatto operativo Allineamento automatico sportello e sistemi centrali con registrazione completa di tutte le transazioni incassate allo sportello e riduzione delle rilavorazioni di backoffice per errori sui c/c o sulle condizioni di pagamento. Ulteriori benefici in front office potranno essere consentiti dal progetto SDP Bollettino Online Ipotesi di soluzione a potenziale impatti sugli UP Eliminazione testa pacco e della stampa del modello CH910 Riduzione tempi di gestione dei rilievi Possibilità di eliminare la gestione cartacea con le possibilità di integrazione di una periferica scanner (SDP) Semplificazione operativa (SDP) 6 Focus: Gestione dei contanti – descrizione del processo (1/2) Tale processo comprende le attività dell’Ufficio Postale relative alla gestione finanziaria, svolte nelle diverse fasi (aree di lavoro) del processo complessivo, come di seguito rappresentato: AREE DI LAVORO APERTURA UP CHIUSURA PDL E GESTIONE CAMBIO TURNO CHIUSURA UP Apertura caveau Recupero fondo cassa Gestione flussi di Quadratura cassa Lavorazione cassa da/a PDL PDL assegni Versamento Operazioni di Quadratura UP denaro al Service cambio turno (se Chiusura caveau doppio turno) Sovvenzione dal Service Cash dispenser Insieme delle attività svolte dal DUP ad inizio giornata finalizzate alla consegna del denaro agli operatori (accesso al caveau, prelievo e conteggio del denaro, consegna agli operatori, etc…) Insieme delle attività svolte dall’operatore al fine di rendere operativo lo sportello (attivazione della PDL, conteggio del denaro, caricamento della roller cash, etc…) Insieme delle attività finalizzate alla movimentazione dei contanti all’interno e all’esterno dell’UP (conteggio del denaro, formazione delle mazzette, predisposizione del versamento al Service, caricamento dell’ATM, desposito del denaro nei mezzi forti, etc…) ATTIVITÀ DESCRIZIONE GESTIONE FINANZIARIA UP APERTURA PDL 7 Insieme delle attività svolte dall’operatore finalizzate alla quadratura di cassa della PDL (svuotamento della roller cash, conteggio del denaro, verifica con l’importo presente a sistema, chiusura della PDL, consegna del denaro al DUP, etc…) Insieme delle attività svolte dal DUP finalizzate alla quadratura di cassa dell’UP (conteggio del denaro, verifica con l’importo presente a sistema, verifica degli assegni incassati, posizionamento del denaro nei mezzi forti, etc…) Focus: Gestione dei contanti – descrizione del processo (2/2) Di seguito è fornita la stima del personale attualmente coinvolto sul processo AREE DI LAVORO FTE APERTURA UP 400 GESTIONE FINANZIARIA UP APERTURA PDL 580 5.418 Personale coinvolto nell’intero processo: 8 CHIUSURA PDL E GESTIONE CAMBIO TURNO 1.617 ~ 9.000 CHIUSURA UP 943 Focus: Gestione dei contanti – Matrice delle priorità/ impatto delle soluzioni ++ LEGENDA: Entità di recupero % Standardizz. Brogliaccio (fase 1) Roller Cash Evoluto Roller Cash S&S Stima qualitativa dell’entità dei Recupero FTE Altre Versamento tra sportelli Formazione mazzette allo sportello Caricamento roller cash Altre Contabilità legata all’operatore -- Standardizz. Brogliaccio (fase 2) Sulle soluzioni a lungo termine impatteranno ulteriori efficientamenti dovuti all’implementazione di SDP 2007 Oltre il 2007 Gli interventi ipotizzati, descritti in dettaglio nelle slide successive, vanno nella direzione di standardizzare le modalità operative, ridurre le attività non a valore aggiunto, diminuire la responsabilità della gestione della cassa e aumentare il grado di sicurezza operativa 9 Focus: Gestione dei contanti – dettaglio ipotesi di soluzioni (1/2) Di seguito è riportato il dettaglio delle principali criticità evidenziate dall’analisi e delle soluzioni di miglioramento ipotizzate: AREA DI LAVORO SOLUZIONE POSSIBILE RISULTATO DESCRIZIONE BENEFICIARI APERTURA UP E Roller Cash Safety Ridurre il numero di CHIUSURA UP attività di & Security movimentazione denaro Riduzione, negli UP di piccole dimensioni, dei versamenti e delle sovvenzioni da PDL a caveau (e viceversa) in apertura e chiusura UP, dotando gli UP di Roller Cash che possono fungere da cassaforte, anche di notte DUP OPERATORE CHIUSURA UP Standardizzazione Eliminazione di attività a basso del brogliaccio valore aggiunto di (fase 1) registrazione sul brogliaccio cartaceo Limitazione dell’utilizzo del brogliaccio ai soli ai soli casi in cui il Server è occupato (il brogliaccio è il supporto cartaceo nel quale ciascun UP annota giornalmente varie operazioni che riguardano l’apertura degli sportelli, il passaggio del denaro da e per il caveau e le residue operazioni manuali per supportare le attività di quadratura di cassa) DUP APERTURA PDL Caricamento della Semplificare le roller cash attività dell’operatore di caricamento della Roller Cash Modifica delle modalità di caricamento della macchina per facilitare l'attività dell'operatore. Attualmente infatti si riscontrano problemi nella determinazione dell’importo della prima sovvenzione, poichè per quelle successive il sistema segnala in automatico quali banconote inserire e in quali cassetti OPERATORE CHIUSURA PDL E Contabilità legata GESTIONE all’operatore CAMBIO TURNO Ridurre le attività di Riduzione delle attività di quadratura, soprattutto negli UP doppio quadratura per turno, consentendo all’operatore di limitare le attività di verifica alle l’operatore operazioni effettuate nel corso del suo turno Apertura del turno con il saldo finale del turno precedente e conseguente eliminazione delle registrazioni a sistema delle movimentazioni di denaro tra sportello e cassa a inizio e fine giornata 10 DUP OPERATORE Focus: Gestione dei contanti – dettaglio ipotesi di soluzioni (2/2) AREA DI LAVORO GESTIONE FINANZIARIA SOLUZIONE POSSIBILE RISULTATO DESCRIZIONE BENEFICIARI Formazione delle mazzette allo sportello Ridurre i tempi L'operatore, nell’effettuare un versamento al caveau, consegna le dedicati ad attività a banconote in mazzette già predisposte per il versamento al service. In basso valore questo modo è possibile ridurre le attività di retrosportello aggiunto DUP OPERATORE Versamento tra sportelli Ridurre il numero di Incentivare i versamenti tra sportelli, effettuando invii di denaro da/a operazioni tra cassa caveau solo all'occorrenza, al fine di ridurre il numero di attività centrale e sportelli operate da server e la circolazione di denaro non in sicurezza DUP OPERATORE Standardizzazione Ridurre al minimo indispensabile le del brogliaccio attività a basso (fase 2) valore aggiunto di registrazione sul brogliaccio cartaceo Roller Cash Evoluto Ridurre il numero di attività di movimentazione denaro Informatizzazione del brogliaccio mediante lo sviluppo di nuova funzionalità del PGO che consenta una stampa dell'elenco delle chiusure contabili del titolo 15 dei singoli Mod. XXXI, con la possibilità di annotare sulla stessa movimentazioni giornaliere di denaro ed inserimenti manuali DUP Eliminazione delle attività di caricamento all’inizio del turno e di svuotamento alla fine, riduzione delle movimentazioni di denaro all’interno dell’UP, riduzione di sovvenzioni e versamenti al Service per il caricamento dell’ATM (certificazione del denaro a norma BCE), composizione degli esborsi strutturata per taglio, riduzione dei tempi di apertura della roller cash DUP OPERATORE 11 Focus: Gestione dei contanti – dettaglio altre ipotesi di soluzioni AREA DI LAVORO SOLUZIONE APERTURA PDL Dotazione di cassette nominative APERTURA UP Apertura mezzi forti centralizzata APERTURA UP E Incremento dei limiti di tolleranza CHIUSURA UP del caveau biometrico Modifica modalità deposito cassette* GESTIONE FINANZIARIA Incremento dei limiti di giacenza dell’ATM POSSIBILE RISULTATO DESCRIZIONE Diminuire il Riduzione dei tempi di attivazione della PDL, mediante la dotazione DUP conteggio denaro da agli UP di tante cassette quanti sono gli operatori: in questo modo non OPERATORE parte dell’operatore è più necessario, ad inizio turno, contare il denaro in giacenza essendo stato contato dal medesimo operatore alla fine del turno precedente Ridurre i tempi di Il nuovo dispositivo consente la prenotazione dell'apertura di tutti i DUP spostamento mezzi forti direttamente dal server, eliminando i tempi necessari a all’interno dell’ufficio raggiungere le diverse postazioni Ridurre i tempi delle Incrementare i limiti di tolleranza del caveau con riconoscimento attività di trasporto biometrico entro i massimali stabiliti dalla Divisione Safety & Security, delle cassette nel al fine di poter trasportare più cassette contemporaneamente caveau biometrico DUP Posizionamento di due operatori rispettivamente all’interno ed all’esterno del caveau, e spostamento cassette tramite trasferimento delle stesse tra i due DUP Ridurre il numero di Incrementare i limiti di giacenza dell'ATM entro i massimali previsti operazioni di dalla Divisione Safety & Security, al fine di ridurre il numero di caricamento operazioni di caricamento dell’ATM 12 * Soluzione alternativa alla precedente BENEFICIARI DUP Focus sulla metodologia di intervento: Pacchi Postali Di seguito sono presentati a titolo esemplificativo, per il processo dei Pacchi Postali, gli strumenti utilizzati per l’analisi dei processi: 1 Le schede per la rappresentazione delle attività svolte (flussi di processo) 2 Il manuale operativo con la descrizione dettagliata delle attività del processo e l’indicazione del referente, della frequenza, dello strumento a supporto 3 I questionari per la rilevazione delle attività svolte sul territorio (check list) 4 Le schede per la determinazione delle risorse applicate al processo 13 Focus sulla metodologia di intervento: Pacchi Postali 1 Flussi di processo L/V UFFICIO POSTALE ACCETTANTE Autocertifica-zione Mod. A.R. Verifica compilazione L/V, presenza dei dati del mittente e del destinatario sulla spedizione e corrispondenza tra questi ultimi e quelli indicati su L/V. In caso di MC, verifica pacchi vs distinta riepilogativa 1.5 Operatore sportello Verifica appartenenza contenuto dichiarato dal cliente a merci ammesse alla spedizione. In caso di MC rilascio copia distinta riepilogativa firmata a cliente 1.6 Operatore sportello Archiviazione Distinta riepilogativa in caso di MC e, in caso di pacchi contenenti armi, preziosi e denaro, della autocertificazione mittente afferente descrizione analitica del contenuto ed archiviazione della stessa 1.7 Operatore sportello In caso di spedizione con Mod. AR verifica corretta compilazione dello stesso e, in caso di Contrassegno verifica indicazione dello stesso nell'apposita casella sulla L/V e presenza Mod. CH8 1.8 Operatore sportello Distinta riepilogativa Autocertifica-zione Mod. CH8 Distinta riepilogativa SPEDIZIONE Confezionamento spedizione, compilazione L/V con le indicazioni richieste e firma della stessa 1.1.a Mittente Occasionale ALTRE UNITA' DOCUMENTI/ MODULISTICA SUPPORTI E STRUMENTI In caso di contenuto soggetto a particolari cautele, consegna all'operatore di sportello della documentazione richiesta Mittente 1.4 Confezionamento spedizione e stampa L/V elaborata mediante software con le indicazioni richieste Stampa Adesivo di indirizzamento e sua applicazione sulla spedizione 1.1.b TGC/Medio Cliente 1.2b TGC/Medio Cliente Consegna spedizione con L/V firmata allo sportello/ Vettore SDA allegando distinta riepilogativa in quadruplice copia/ file informatico Mittente 1.3 L/V L/V Adesivo di indirizzamento L/V-Mod. AR-Mod. CH8 Autocertificazione Distinta riepilogativa Autocertificazione Distinta riepilogativa Attività 2.16 - 5.21 L/V Distinta riepilogativa Distinta riepilogativa Autocertificazione Distinta riepilogativa Autocertificazione Distinta riepilogativa ARCHIVI 14 L/V - Mod. A.R. Mod. CH8 Focus sulla metodologia di intervento: Pacchi Postali 2 Manuale operativo Struttura Coinvolta Codice Fase Attività Attività Timing Modalità operative alternative Descrizione Attività Unità Strumenti e supporti Servizio Ufficio Frequenza Scadenza Applicativo Menù Archivi Titolo Modalità di archiviazione Documenti e Supporto utilizzato modulistica FASE 1. ACCETTAZIONE SPEDIZIONE 3. 9 3. 10 * Annota su Brogliaccio/Distinta Manifest Inesiati, l'avvenuta consegna del pacco con Annotazione avvenuta UP di Operatore di consegna su Distinta l'indicazione della data in cui tale consegna è avvenuta Destinazione sportello Manifest * Archivia la L/V, la Distinta Manifest e l'Avviso di giacenza (2anni) Rimessa incasso al Mittente Nel caso in cui abbia riscosso delle somme dal Destinatario, * Rimette tali somme al Mittente mediante accredito su C/C postale o vaglia unico (in quest'ultimo caso detrae le relative tasse prima dell'emissione) Nel caso in cui i pacchi contrassegno spediti dai Top Grandi Clienti pervengano privi del bollettino di conto corrente per la rimessa, dopo la consegna allo sportello, * Acquisisce il numero di conto corrente direttamente dal bollettino di consegna o dall'ADI UP di Operatore di * Compila sul bollettino di conto corrente CH8 il numero della spedizione a cui si riferisce il Destinazione sportello contrassegno A richiesta Alcuni UP non annotano l'avvenuta consegna su brogliaccio A richiesta/A fine giornata Alcuni UP non richiedono le tasse di giacenza L/V Avviso giacenza Distinta Manifest CH8 VAGLIA Nel caso in cui abbia riscosso delle tasse di giacenza, * Converte, a fine giornata o turno, tali somme in unico versamento sul C/C “Proventi Filiale” delle Filiali capoluogo di Regione secondo la competenza territoriale Gli importi riscossi dagli Uffici Postali per i diritti di giacenza valgono sia per gli invii consegnati come “inesitati” agli UP stessi direttamente da SDA che dalla Divisione Corrispondenza 3. 11 3. 12 3. 13 3. 14 Indicazione pacco rifiutato Nel caso in cui il Destinatario decida di non ritirare il pacco, UP di Operatore di * Appone sul pacco e su Distinta Manifest la data e la dizione "Pacco rifiutato a Sportello" Destinazione sportello sottoscritta dal Destinatario * Raccoglie la firma del Destinatario sulla L/V e sulla Distinta Manifest Nel caso in cui il pacco sia stato rifiutato per danneggiamento, Compilazione Verbale UP di Operatore di * Compila il Verbale di danneggiamento (Mod. 13) di danneggiamento Destinazione sportello * Raccoglie la firma del Destinatario * Consegna una copia del verbale allo stesso Tentativo consegna spedizione a domicilio Annotazione "Pacco rifiutato" SDA SDA A richiesta L/V Distinta Manifest A richiesta Mod. 13 Corriere * Recapita il pacco al domicilio del Destinatario A richiesta Corriere Nel caso in cui il Destinatario rifiuti la spedizione, * Annota sul pacco e su L/V la dizione "Pacco rifiutato" A richiesta 15 L/V L/V Avviso di giacenza Distinta Manifest Focus sulla metodologia di intervento: Pacchi Postali 3 Check list Le check list sono utilizzate per supportare le analisi condotte direttamente presso le unità operative. Esse sono inviate ad un campione significativo di Uffici Postali (ad oggi più di 2.000 uffici coinvolti) Questionario * Rilevazione modalità operative alternative * N° di frazionario Denominazione PACCHI POSTALI Data Rilevazione A. OPERATIVITA' UFFICIO POSTALE ACCETTANTE A1. ACCETTAZIONE PACCHI 1.1 Mediamente, del totale dei pacchi accettati, quale è la percentuale di quelli provenienti da? 80% Clienti Retail 20% Medi/Grandi Clienti 1.2 Quale percentuale dei pacchi consegnati a sportello per la spedizione non viene accettata (causa imballo non adatto, non conformità di peso/dimensione, etc...) ? 60% 1% 10% 3% 5% 5% 1% 7% 3% 10% 21% Altro 1% (specificare) 1.3 Quanti minuti al giorno, mediamente l'operatore di sportello impiega per fornire informazioni al cliente senza effettuare l'accettazione del pacco ? 49% 5 21% 10 14% 15 15% Altro 9 (specificare) 1.4 Mediamente quanti pacchi vengono accettati settimanalmente? 9% 1 15% 5 13% 10 7% 15 6% 20 4% 25 1% 30 1% 35 1% 40 1% 45 3% 50 40% Altro 157 (specificare) 16 Focus sulla metodologia di intervento: Pacchi Postali 4 Scheda di calcolo FTE La rilevazione dei tempi per attività è supportata dall’applicazione di tecniche statistiche per correggere eventuali valori anomali/ errori Struttura Coinvolta Attività Fase Codice Attività Unità Servizio/ Ufficio ATTUALE Numero Descrizione TEMPI MEDI RILEVATI NELLE VISITE PRESSO GLI UP 4.200.000 n° consegne annue effettuate da UP a DOL/SDA 6,67 4,23 5,45 Driver volumetrici su base annua CHECK LIST Tempi (minuti) TEMPI MEDI PER ATTIVITÀ FASE 2. AVVIAMENTO 2. 3 Firma Mod. 255 N Rete di Base Operatore di sportello 2. 4 Consegna pacchi a Rete di Base/SDA UP Accettante Operatore di sportello 2. 5 Segnalazione Anomalie a DELP UP Accettante Operatore di sportello 2. 6a Inserimento dati su RI.PRO UP Accettante Operatore di sportello 779.340 n° giornate lavorate annue su UP ad alto volume (senza modulari) 47,50 22,54 35,02 2. 6b Inserimento dati su RI.PRO UP Accettante Operatore di sportello 3.117.360 n° giornate lavorate annue su UP a basso volume (senza modulari) 10,00 16,02 13,01 4,50 3,75 FASE 3. RECAPITO 3. 1 Consegna spedizioni con L/V a UP SDA Corriere 3. 2 Convalida L/V e registrazione su Manifest Inesitate UP Inesitati Operatore di sportello 149.487 n° pacchi fermo posta/casellisti da consegnare a sportello 3,00 3. 3 Controllo identità del Destinatario e recupero pacco UP Inesitati Operatore di sportello 144.346 n° pacchi consegnati a sportello 0,50 0,50 3. 4 Consegna pacco fermo posta e casellisti UP Inesitati Operatore di sportello 144.346 n° pacchi consegnati a sportello 2,00 2,00 3. 5 Annotazione avvenuta consegna su Brogliaccio UP Inesitati Operatore di sportello 144.346 n° pacchi consegnati a sportello 0,75 0,75 3. 6 Rimessa incasso al mittente UP Inesitati Operatore di sportello 43.142 N° pacchi FP/Casellisti CA consegnati 4,33 3. 7 Compilazione CH-8 UP Inesitati Operatore di sportello 13.812 3. 8 Compilazione Vaglia UP Inesitati Operatore di sportello 3. 9 Indicazione pacco rifiutato UP Inesitati Operatore di sportello 5,73 5,03 N° pacchi FP/Casellisti CA consegnati per cui manca CH-8 2,55 2,55 24.033 N° pacchi FP/Casellisti CA consegnati per cui manca Vaglia 3,37 3,37 743 n° pacchi FP/Casellisti rifiutati a sportello 17 1,50 1,50