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Dematerializzare per Semplificare
Dematerializzare non vuol dire solo semplificare.
La semplificazione investe tutta la sfera della riorganizzazione
dei
processi,
della
responsabilità,
dell’uso
comunicazione
tra
amministrazioni.
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trasparenza
degli
e
strumenti
amministrazioni
e
dell’assunzione
tecnologici
tra
cittadini
di
nella
ed
KeySuite per la Pubblica
Amministrazione
KeySuite è la piattaforma tecnologica integrata di
KDM
che
fornisce
soluzioni
condivise
per
la
razionalizzazione dei procedimenti amministrativi
connessi ai flussi di comunicazione e di gestione
documentale,
in
cui
è
richiesta
un’opportuna
iterazione tra soggetti umani, applicazioni e sistemi
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Analisi del procedimento
KeySuite fornisce strumenti per l’applicazione di
una «metodologia» finalizzata alla descrizione dei
procedimenti attraverso la riprogettazione dei
flussi
documentali
amministrative.
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e
delle
procedure
Flowbox - Il magazzino dei
procedimenti
Il primo strumento della piattaforma è il magazzino dei
procedimenti, una piattaforma a riuso della regione Emilia
Romagna, che permette di descrizione un procedimento
amministrativo nelle sue versioni AS IS e TO BE.
In particolare:
♦
la tipologia del procedimento
♦
la normativa e canali di comunicazione
♦
l’ evoluzione del flusso del procedimento
♦
le figure professionali e attori coinvolti
♦
le azioni documentali e i relativi documenti
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FlowBox - Analisi preliminare attraverso il
magazzino dei procedimenti
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FlowBox - Descrizione generale
procedimento
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FlowBox - Dettagli del procedimento
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FlowBox – Firme e canali di
comunicazione
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FlowBox - Evidenza della Normativa
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FlowBox - Commenti alla Normativa
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FlowBox - Attività del procedimento
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FlowBox - Dettaglio delle fasi
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FlowBox - Attori del procedimento
UO e Soggetti Esterni
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FlowBox - Attori del procedimento
Figure professionali
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FlowBox – Documenti
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FlowBox - Azioni Documentali
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Designer BPMN2 – Modellazione del
procedimento
KeySuite mette a disposizione un’interfaccia grafica per la
modellazione dei processi, il Designer, un tool grafico che
consente di modellare un processo evidenziando l’intera
struttura e la scomposizione dei processi in attività
elementari, raggruppabili in sotto processi.
Il flusso viene importato da FlowBox e rimodellato sul
Designer.
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Designer BPMN2 - Importa procedimento
dal magazzino al Designer
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Designer BPMN2 - Modellare il flusso
principale del procedimento Asilo Nido
Scadenza del bando
Alla scadenza del bando il sistema avvia
Richiesta
graduatoria
Pubblicazione graduatoria
l’esecuzione
di un nuovo
flusso provvisoria
Il sistema richiede la graduatoria
Il sistema pubblica la
provvisoria all’utente dell’ufficio
graduatoria
della PAdefinitiva sul sito
dell’Ente
Nuovo Bando
Creazione
fascicolo
del
Richiesta
del del
Bando
firmato
Il sistema richiede
i
dati
procedimento
Il sistema
richiede all’utente della PA
descrittivi del
nuovo
Il
sistema
automaticamente
un
l’inserimento crea
del bando
firmato per renderlo
procedimento
in
fasedisponibile
di apertura
nuovo
fascicolo
sul
protocollo
per il
sempre
durante
il procedimento
e
procedimento
«Richiesta
iscrizione
per archiviarlo nel
documentale/protocollo
Verifica
Nuova Richiesta
Asilo Nido» in base al titolario dell’Ente
dell’Ente
Per ogni richiesta pervenuta il sistema avvia un
flusso specifico per il trattamento della
comunicazione in entrata
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Designer BPMN2 – Dettaglio del flusso dei sotto
processi di interazione con documentale/protocollo
Il Bando firmato
Il Bando
vienefirmato vieneIl Bando firmato viene
archiviato nel
fascicolato
documentale
nel sistema
di
protocollato
Il sistema si interfaccia
protocollo
con
dell’Ente
il
Il sistema si interfaccia con il
sistema documentale
Il sistema
persi interfaccia con
il
sistema
archiviare il documento
protocollo per fascicolaredocumentale/protocollo
il
per
documento
protocollare il documento
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Designer BPMN2 - Modellare il flusso del
sotto processo di gestione della richiesta di
iscrizione
Verifica dati del mittente
Il sistema propone all’utente il
riconoscimento del richiedente tramite i
suoi dati identificativi/anagrafici al fine di
archiviare il nuovo fascicolo corredato dai
metadati del richiedente
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Gestione Nuova Richiesta
Per ogni richiesta pervenuta il
sistema avvia un flusso specifico
per il trattamento della
comunicazione in entrata
Designer BPMN2 - Sotto processo di
accesso al documentale/protocollo
La
graduatoria
provvisoria viene
La graduatoria La
provvisoria
graduatoria
viene
provvisoria
viene
archiviata nel documentale
fascicolata nelprotocollata
sistema di nel sistema di protocollo
dell’Ente
Il sistema si interfaccia
protocollo
con ildell’Ente
sistema
Il sistema
documentale per Ilarchiviare
sistema siil interfaccia
consiilinterfaccia con il
documentale/protocollo
documento
documentale/protocollo
per fascicolare per protocollare il
documento
il documento
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Designer BPMN2 - Modellare il flusso del
sotto processo di creazione nuova richiesta
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Designer BPMN2 – Standard di
esportazione
Il Designer esporta il progetto in formato BPMN2
standard
eseguibile
dal
motore
BPM
della
piattaforma conforme con lo standard BPMN2 e
integrato in maniera opportuna con il sistema
documentale.
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Designer BPMN2 - Installa il flusso
sull’orchestratore KeySuite
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KeySuite - Gestione del procedimento
Accesso Single Sign On
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KeySuite – Scrivania Virtuale
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KeySuite – Avvio istanza procedimento
Nuova Istanza del Procedimento
Permette di avviare una nuova istanza del
procedimento amministrativo di tipo «Asilo»
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KeySuite – Dettagli istanza avviata
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KeySuite – Flusso documentale gestione
del fascicolo del procedimento
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KeySuite – Protocollo bando firmato
Utilizzo del sistema di protocollo
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KeySuite – Protocollo bando firmato,
upload file firmato digitalemente
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KeySuite – Documento protocollato e
fascicolato sul sistema di protocollo
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KeySuite – Human task richiesta bando
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KeySuite – Presa in carico ed
esecuzione dello Human Task
Presa in carico attività
L’utente che ne ha diritto prende in carico l’attività
Azioni su attività
L’utente che ne ha diritto può:
1) Prendere in carico un’attività in ingresso
2) Rilasciare un’attività presa in carico e renderla
disponibile in ingresso agli altri utenti del suo
ufficio
3) Saltare un’attività in ingresso limitatamente a
quelle attività definire opzionali nel flusso
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KeySuite – Flusso documentale
gestione dei documenti
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KeySuite – Documento fascicolato e
protocollato tramite Sistema Documentale
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KeySuite – Avanzamento flusso
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KeySuite – Invio richiesta iscrizione
tramite PEC
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KeySuite – Human Task verifica
richiesta
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KeySuite – Presa in carico ed esecuzione
del Task verifica richiesta iscrizione
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KeySuite – Protocollo della richiesta di
iscrizione tramite sistema di Protocollo
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KeySuite – Protocollo della richiesta di
iscrizione tramite sistema di Protocollo
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KeySuite – Protocollo della richiesta di
iscrizione tramite Sistema Documentale
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KeySuite – Avanzamento flusso
Gestione nuova richiesta
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KeySuite – Task
Gestione nuova richiesta
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KeySuite – Invio accettazione richiesta
iscrizione
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KeySuite – Dettaglio dello Human Task
verifica pertinenza fascicolo
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KeySuite – Stato richieste iscrizione
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KeySuite – Avanzamento gestione delle
richieste di iscrizione
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KeySuite – Avanzamento flusso attesa
scadenza bando
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KeySuite – Human task di
pubblicazione graduatoria
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KeySuite – Presa in carico ed
esecuzione pubblicazione graduatoria
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KeySuite – Pubblicazione graduatoria
sul sito dell’Ente
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KeySuite – Attività complete
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KeySuite – Istanza del procedimento
completa
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KeySuite – Flusso completo
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KeySuite – Navigazione titolari e
fascicoli del Sistema Documentale
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KeySuite – Navigazione CIFS
La piattaforma rende possibile l’accesso al sistema
Documentale di KeySuite tramite protocollo CIFS (share
di rete) per poterlo navigare direttamente con «Esplora
Risorse» (Windows, MacOS, Linux).
Viene utilizzata una integrazione web per l’apertura diretta
di cartelle e file con le proprie applicazioni (senza
installazioni aggiuntive sui client).
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KeySuite – Navigazione CIFS
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KeySuite – Business Intelligence
La piattaforma dispone di un avanzato sistema di
Business Intelligence tramite il quale tutte le attività dei
processi sono monitorate ed analizzate durante il loro ciclo
di vita, con particolare attenzione allo scambio di messaggi,
allo svolgimento delle attività umane e all’integrazione dei
sistemi applicativi.
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KeySuite – Business Intelligence
Analisi delle comunicazioni
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KeySuite – Business Intelligence
Analisi delle comunicazioni – Drill Down
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KeySuite – Business Intelligence
Analisi dei tempi delle attività
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KeySuite – Business Intelligence
Analisi dei tempi delle attività – Drill Down
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KeySuite – Business Intelligence
Confronto tempistiche
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Contatti
Via R. Bracco 42/B - 00137 Roma
Tel.: +39 06 87 13 59 50
Fax: +39 06 87 20 15 19
www.kdmlab.it
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