Malavolta e Bandini - Università degli Studi di Perugia

Percorso formativo Università di Perugia
Attività di supporto alla ricerca scientifica
Project management e tasso di successo nella
presentazione dei progetti
Alessandra Malavolta - Verdiana Bandini
Maggio 2007
Contenuti
 Area della Ricerca dell’Università di Bologna
 Cenni sull’attività di progettazione nell’ambito di programmi di
finanziamento europei
 7° Programma Quadro
 Principi generali ed obiettivi
 Struttura, budget e regole di partecipazione
 Documentazione e ulteriori informazioni
 Project Management nel 7° PQ
 Negoziazione
 Consortium Agreement e Grant Agreement
 Gestione finanziaria: regole e documentazione
 Rendicontazione
 Audit
2
Area della Ricerca dell’Università di Bologna
Finanziament
i
Nazionali
Ufficio
Legale
Finanziamenti
Europei
Knowledge
Transfer
Office (KTO)
Servizi
IT
Gestione
Centri per la
Ricerca
Produzione
Monitoraggio e
Valutazione della
Ricerca
Supporto
Comunicazione
Comunicazione interna e pre-esterna
3
Area della Ricerca
Settore Ricerca Europea

Eu Research Development Team

EU Project Proposal Support

EU Project Management

Mobility Desk Marie Curie
Investimento sul 7° PQ
4
La progettazione
Il progetto
 Caratteristiche:
 Un obiettivo unico
 Un risultato finale specifico
 Un inizio e una fine
 Tempi definiti per il completamento
 Coinvolgimento di un gruppo interfunzionale di persone creato ad hoc
 Una serie limitata di risorse
 Una sequenza di attività interdipendenti
 Utenti dei risultati ben definiti
 Attori chiave
 Committente; coordinatore, project manager; gruppo di lavoro del
progetto, utenti, beneficiari
5
La progettazione
Ingredienti fondamentali
 L’informazione
 Contenuti del programma
 Tipologie progettuali
 Condizioni di partecipazione
 L’idea progettuale
 La regola delle cinque W
• Why?
 Definire obiettivi del progetto e risultati attesi
• What?
 Definire le attività che consentono di raggiungere i risultati
• Who?
 Scegliere (?) la partnership più appropriata
• When?
 Posizionare le attività nel tempo
• Where?
 Allocare i costi a ciascuna attività
6
La progettazione
Obiettivi
Devono essere generati dall’analisi di un problema che si
desidera risolvere
Devono essere:
 Chiari
 Omogenei e complementari
 Coerenti con gli interessi e la “missione” dei partner
 Condivisi dal gruppo di lavoro e dai partner
Possono essere organizzati:
 Generali e specifici
 A lungo/medio/breve termine
…
7
La progettazione
Risultati attesi
Devono:
 Essere coerenti con gli obiettivi che sono stati definiti
 Essere coerenti con le aspettative dei partner
 Tenere conto dell’impatto del progetto su tutti i potenziali
beneficiari
 Potere essere qualificati e possibilmente quantificati
8
La progettazione
Attività
Partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere
Analizzare le possibili strategie (percorsi metodologici)
percorribili, considerando:
 Priorità dei soggetti coinvolti, budget disponibile, possibilità di
successo, eventuali vincoli temporali
Identificare gruppi coerenti di attività (work package)
Identificare un percorso logico
 Sequenza temporale vs contemporaneità
 Relazioni di interdipendenza
Identificare le task associate ai WP
Identificare le competenze necessarie per realizzare il
progetto
9
La progettazione
La partnership
Considerare i ruoli necessari per la realizzazione del progetto
 Coordinamento e management
• Coordinatore generale del progetto
• Project manager
• Responsabile tecnico-scientifico, finanziario, della disseminazione,
dell’innovazione, coordinatore di area geografica
 Fornitore di conoscenze, ruolo di ricerca
 Fornitore di tecnologia
 Utilizzatore pilota e/o fornitore di test bed
 Utilizzatore finale
 Osservatore
…
10
La progettazione
Partnership: quanti partner?
E’ consigliabile che tutti i ruoli operativi siano coperti =
complementarietà all’interno della partnership
Il numero ottimale di partner è quello sufficiente per
realizzare le attività previste
Il numero ottimale di partner deve essere gestibile: la
struttura di gestione deve assicurare la gestibilità del
progetto
11
La progettazione
Partnership: cosa fare
Qualificare
 Di quale tipologia di partner il progetto ha bisogno
Identificare
 Ricerca partner, contatti diretti, ecc.
Coinvolgere
 Condividere obiettivi e contenuti
 Raccogliere informazioni e contributi
Assegnare (e concordare)
 Responsabilità e compiti operativi
12
La progettazione
Posizionare le attività nel tempo
 Considerando
 la durata necessaria alla realizzazione di ciascuna task (avvio,
durata e fine di ciascuna attività)
 la sequenza logico-temporale e le relazioni di interdipendenza
tra le task (milestones)
Du rat ion / c rit ic al pat h (H : s e e m ile s t on e lis t )
 Interrelazione tra WP e/o task
TOTAL MANDAYS
 Milestone e deliverables
20
20
10
10
10
10
10
20
40
30
40
40
50
20
10
10
5
30
30
5
5
10
11
30
30
5
5
10
56
100
110
30
20
30
422
177
221
820
In ye a r 1
205
72
93
370
In ye a r 2
217
105
128
450
H
H
H
H
H
H
H
H
H
H
6 m
12 m
18 m
25
26
24
23
22
21
20
19
18
16
15
14
13
12
11
40
45
10
15
20
15
20
15
2 n d ye ar
9
42
60
16
8
20
20
3
7
2
20
3
6
20
20
10
5
16
105
60
4
2
10
20
3
Tot a l
2
10
20
2
Pa r t n e r 3
12
85
20
1
Pa r t n e r 2
 Durata di WP and task
Pa r t n e r 1
 Diagramma di GANTT
Wor k pa ck a ge 1 : Ma n a ge m e n t a n d co-or di n a t i on
T.1 .1 . Con t i n u ou s com m u n i ca t i on wi t h t h e EC
T.1 .2 . Ge n e r a l co-or di n a t i on of t h e pr oje ct (t e ch n i ca l a n d fi n a n ci a l)
T.1 .3 . Te ch n i ca l a n d fi n a n ci a l con t r ol a t r e gi on a l le ve l
Wor k pa ck a ge 2 : S t a t e of t h e a r t r e vi e w a n d n e e ds a n a lys i s
T.2 .1 . S t a t e of t h e a r t a n d n e e ds a n a l.: t e ch . for e n e r gy e ffi c.
T.2 .2 . S t a t e of t h e a r t a n d n e e ds a n a l.: e xploi t a t i on of bi om a s s
T.2 .3 . Re fi n e m ./ e n la r ge m . of da t a ba s e wi t h e n e r gy a ct or s de t a i ls
Wor k pa ck a ge 3 : Im ple m e n t a t i on of r e s u lt s or i e n t e d t a s k s
Ta s k 3 .1 : Re s u lt s or i e n t e d t a s k ...for t h e e n . e ffi ci e n cy i n i n du s t r y
Ta s k 3 .2 : Re s u lt s or i e n t e d t a s k ...bi om a s s e xploi t a t i on
Wor k pa ck a ge 4 : In for m a t i on de s k
Ta s k 4 .1 : We b s i t e s e t -u p a n d m a i n t e n a n ce
Ta s k 4 .2 : Di s s e m i n a t i on of docu m e n t a t i on a n d i n for m a t i on
Ta s k 4 .3 : Ne t wor k i n g
Wor k pa ck a ge 5 : Tr a n s n a t i on a l a ct i vi t i e s
Ta s k 5 .1 : OPETs wor k i n g gr ou p on e n e r gy e ffi ci e n cy i n i n du s t r y
Ta s k 5 .2 : Qu a li fi ca t i on of e n e r gy ope r a t or s
Ta s k 5 .3 : S u r ve y on t e ch n ologi e s for bi om a s s e xploi t a t i on
Ta s k 5 .4 : Di s s e m i n a t i on of r e s u lt s a t t r a n s n a t i on a l le ve l
Ta s k 5 .5 : Ne t wor k i n g a t t r a n s n a t i on a l le ve l
Ta s k 5 .6 : Pa r t i ci pa t i on t o OPET ge n e r a l m e e t i n gs
1 s t ye ar
17
Part n e rs '
Man Days
Work pac k age de s c ript ion s
24 m
Re por t i n g pe r i ods
 Eventualmente integrazione dell’impegno delle risorse
13
La progettazione
Il budget (1)
Verifiche preliminari:
Le regole applicabili
• Costi ammissibili e non ammissibili
• Eventuali massimali consentiti
- A livello di budget complessivo (ad es. nel 7PQ massimali definiti
negli inviti a presentare proposte in relazione alle dimensioni del
progetto)
- A livello di attività (ad es. nel 6PQ max 7% di contrbuto per attività
di management)
- A livello di categoria di costo (ad es. nei progetti LIFE max 7% costi
indiretti)
• Regole rispetto ad alcune categorie di costo
- Es. personale strutturato, ammortamento per beni durevoli, limiti
per subcontracting
14
La progettazione
Il budget (2)
Quali risorse sono necessarie allo svolgimento del
progetto?
 Risorse umane: personale
 Viaggi
 Consulenze: subcontracting
 Attrezzature e strumentazioni: beni durevoli
 Beni di consumo
 Altre risorse necessarie per pubblicazioni, ospitalità,
traduzioni, organizzazione eventi, ecc.: altri costi
 Spese generali = costi indiretti = overheads
15
Dall’idea del progetto alla progettazione
Verifica dell’ammissibilità
 Selezione del programma e della azione più adeguata
 Scelta della tipologia progettuale che meglio si adatta agli obiettivi e verifica
delle condizioni che vengono applicate
 Verifica della scadenza dell’invito a presentare proposte al fine della
pianificazione
 Verificare sempre che il bando aperto preveda l’azione chiave e la tipologia
progettuale su cui si intende lavorare
 In caso di dubbio:
 CHIEDERE! Contattare la Commissione, il National Contact Point, ecc.
 Utilizzare la possibilità offerta dal “pre-proposal check”, se prevista, ma
considerare che ci sono dei tempi da rispettare
Questa fase è estremamente importante
 Per non perdere tempo
 Per essere in grado di pianificare accuratamente le azioni successive
16
Il 7° Programma Quadro
Contesto
Strumento per l’attuazione della politica di R&ST europea
(Art. 166 del Trattato istitutivo della Comunità Europea
sull'adozione di programmi quadro pluriennali in materia
di Ricerca e Sviluppo Tecnologico)
 VII PQ: 2007-2013
 VI PQ: 2002-2006
 V PQ: 1998-2002
…
17
7PQ: principi generali
Coerenza con strategia di Lisbona: creazione della
società della conoscenza per raggiungere benessere
economico, sociale e culturale
Spazio Europeo della Ricerca
Valore aggiunto europeo
Focus su ricerca di frontiera, ricerca applicata e
innovazione
18
7PQ: obiettivi
Rafforzare le basi scientifiche e tecnologiche dell’industria
europea per migliorarne la competitività internazionale,
con particolare riferimento alle PMI
Promuovere ricerca di livello mondiale basata
sull’eccellenza
Favorire la cooperazione transnazionale europea
Stimolare la creatività e il dinamismo nella ricerca di base
e di frontiera
Rendere l’Unione Europea più attraente per i ricercatori
Rafforzare le capacità di ricerca e di innovazione
19
7PQ: un confronto con il 6PQ
Durata superiore (da 5 a 7 anni)
Budget annuale aumentato
Focus sulla ricerca di base
Nuova struttura articolata su 4 programmi specifici
Schemi di finanziamento flessibili
Procedure semplificate
Ricorso a strutture di gestione esterne
20
7PQ: struttura
COOPERATION
COOPERATION IDEAS
ERC – European Research Council
• Health
Ricerca fondamentale
• Food Agriculture and Biotechnology
• Information and Communication Technology
• Nanosciences, Nanotech., Materials and new Prod. Tech.
• Energy
• Environment (incl. Global Change)
• Transportation (incl. Aeronautics)
• Socio-Economic Sciences and Humanities
• Security and Space
Obiettivo: avvicinare le industrie alla ricerca
→ azioni industry-driven
(European Technology Platforms)
CCR-JRC (Ric.NonNucleare)
PEOPLE
Marie Curie Actions
Mobilità risorse umane
CAPACITIES
Research Infrastructure
SMEs
Regions of Knowledge
CCR-JRC (Ric.Nucleare)
EURATOM
21
7PQ: risorse finanziarie
COOPERATION
32413
IDEAS
7510
PEOPLE
4750
CAPACITIES
4097
TOTAL
Non-nuclear actions of the Joint Research
Centre
TOTAL
48770
1751
50521
22
7PQ: schemi di finanziamento
Progetti di collaborazione
Reti di eccellenza
Azioni di coordinamento/supporto
Progetti individuali
Formazione e sviluppo professionale dei ricercatori
Ricerca in favore delle PMI
Art. 169
Contributo all’attuazione di Joint Technology Initiatives e
infrastrutture comuni (Art. 171)
23
7PQ: percentuali di finanziamento
Attività di ricerca, sviluppo, innovazione: 50% dei costi
ammissibili ad eccezione di:
 enti pubblici, istituti di istruzione secondari e superiori, enti
di ricerca, PMI, per i quali la percentuale è il 75%
Attività di dimostrazione: 50% dei costi ammissibili
Azioni di coordinamento/supporto: 100% dei costi
ammissibili
Attività di gestione: 100% dei costi ammissibili
Frontier research actions: 100%
Azioni per la formazione e lo sviluppo della carriera dei
ricercatori: 100%
24
7PQ: chi può partecipare
 Condizioni minime:
 Almeno 3 soggetti giuridici indipendenti tra loro con sede legale
in tre diversi Stati membri o Paesi associati (ad eccezione del
JRC e delle organizzazioni di diritto internazionale o comunitario)
 Per progetti di collaborazione che includono gli international
cooperation partner countries:
 Almeno quattro soggetti giuridici (due da stati membri o associati
e due da international cooperation partner countries)
 Per Azioni di Coordinamento/Supporto e per azioni Marie Curie:
 Un soggetto giuridico
25
7PQ: documentazione (1)
 Base legale
 Decision n. 1982/2006/EC of the European Parliament and the
Council of 18 December 2006 concerning the Seventh
Framework Programme of the European Community for
research, technological development and demonstration activities
(2007-2013)
 Decision 2006/971/EC (Cooperation), 2006/972/EC (Ideas),
2006/973/EC (People), 2006/974/EC (Capacities)
 Regulation (EC) No 1906/2006 of the European Parliament and
of the Council of 18 December 2006 laying down the rules for the
participation of undertakings, research centres and universities in
actions under the Seventh Framework Programme and for the
dissemination of research results (2007-2013)
26
7PQ: documentazione (2)
 Documenti per implementazione
 Rules for proposal submission
 Standard model grant agreement
 ERC model grant agreement
 Marie Curie model grant agreement
 Guidance documents:
 DRAFT FP7 Beneficiaries information package
 DRAFT Guide for beneficiaries
 DRAFT Guide to Financial Issues
 DRAFT Guide to IPR
 DRAFT Checklist for the Consortium Agreement
 Ethics Review:
 Ethics check list
 Supporting documents
27
7PQ: documentazione (3)
Documenti non ancora disponibili
 ERC Rules for proposal submission
 Rules on verification of existence, legal status, operational
and financial capacity
 Negotiation guidance notes
 Reporting guide
28
7PQ: dove reperire le informazioni
 A livello europeo
 CORDIS: www.cordis.lu ed in particolare
http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html
 Researcher’s Mobility Portal
 A livello nazionale e regionale
 National Contact Points (NCP)
 APRE
29
7PQ: il processo
 Approvazione del Programma Quadro e dei
Programmi specifici
 Preparazione della documentazione di supporto
 Pubblicazione degli inviti a presentare proposte
 Progettazione
 Valutazione
 Negoziazione
 Firma del contratto
 Implementazione e gestione
30
La fase di negoziazione (1)
Cosa e quando
 Fase preliminare alla firma del contratto, che comincia dal
ricevimento da parte del coordinatore del risultato positivo
della valutazione (Evaluation Summary Report - ESR)
Perché
 Adattare la proposta alle raccomandazioni redatte dagli
esperti e dalla CE e preparare il contratto
 (Eventualmente) Redarre il Consortium Agreement
31
La fase di negoziazione (2)
Come
 Lettera formale dalla Commissione Europea di invito alla
negoziazione
 Richieste:
• Informazioni amministrative attraverso la compilazione dei
Contract Prepararation Forms – CPF e la raccolta di eventuali
allegati (es. statuti, bilanci, ecc.)
• Modifiche tecnico-scientifiche per definire la versione finale del
programma di lavoro che verrà allegata al contratto
• Modifiche finanziarie: es. taglio sul contributo previsto o richieste
di modifica al budget
• Questioni legali: es. clausole specifiche da inserire nel contratto
 Di solito negoziazione viene fatta via e-mail, in alcuni casi
(es. ICT) anche attraverso un “hearing” a Bruxelles
32
Consortium Agreement (1)
Cosa?
 Accordo tra i beneficiari del progetto finalizzato a
specificare o integrare le indicazioni contenute nel contratto
con la CE ed, in particolare, tutte le problematiche relative
alla gestione degli IPR e sfruttamento dei risultati
Quando?
 Entro la firma del contratto con la CE
Come?
 Obbligatorio per tutti i progetti, se non esplicitamente
escluso nell’invito a presentare proposte
33
Consortium agreement (2)
7PQ: check list fornita dalla Commissione Europea (al
momento disponibile solo in versione draft)
Contraenti
Premessa
Definizioni
Oggetto
• Specifiche tecniche preliminari
- Contributo tecnico di ciascun partner
- Risorse da rendere disponibili
- Tempistica dettagliata e procedure di modifica
34
Consortium Agreement (3)
 Gestione (ruoli e processi decisionali)
 Piano finanziario e pagamenti
 Diritti di proprietà intellettuale (IPR), disseminazione e uso
• Proprietà del “foreground”
• Disseminazione
• Diritti di accesso
 Entrata in vigore, durata, emendamenti, privacy, ecc.
35
Contratto (Grant Agreement) (1)
Documento di riferimento per una corretta gestione del
progetto
Firmato dalla Commissione e dal coordinatore del
progetto
 I partner del progetto accedono al contratto attraverso la
firma del form A
36
Contratto (Grant Agreement) (2)
 Struttura
 Corpo principale del contratto (nel model grant agreement vengono
previste le clausole relative a tutte le tipologie di strumenti)
 Annex 1: Description of work (descrizione del progetto risultato
dalla fase di negoziazione)
 Annex II: General conditions
 (Annex III: indicazioni specifiche relative allo schema di
finanziamento specifico)
 (Annex IV: Form A – accesso dei beneficiari al GA)
 (Annex V: Form B – accesso di nuovi beneficiari al GA)
 (Annex VI: Form C – financial statement per tipo di schema di
finanziamento)
 (Annex VII: Form D – Termini di riferimento per il Certificate on
financial statement e Form E – Certificate on the methodology)
37
Contratto (Grant Agreement) (3)
 Il corpo del GA:
 Article 1 Accession to the grant agreement of the other
beneficiaries
 Article 2 Scope
 Article 3 Duration
 Article 4 Reporting periods and language of reports
 Article 5 Maximum Community financial contribution
 Article 6 Pre-financing
 Article 7 Special clauses
 Article 8 Communication
 Article 9 Applicable law and competent court
 Article 10 Application of the grant agreement provisions
 Article 11 Entry into force of the grant agreement
38
Annex II: general conditions (1)
 II.1 Definizioni
 Parte A: Implementazione del progetto
 Sezione 1 – Principi generali (ruolo e obblighi del coordinatore e
degli altri beneficiari)
 Sezione 2 – Reporting e pagamenti
 Sezione 3 - Implementazione
• Subcontracting, sospensione del contratto, confidenzialità,
comunicazione dei dati
 Parte B: Clausole finanziarie
 Sezione 1 – Clausole generali
• Costi ammissibili e non ammissibili, costi diretti e indiretti, limiti massimi
di finanziamento, entrate del progetto, il contributo comunitario, interessi
 Sezione 2 – Fondo di garanzia
 Sezione 3 – Controlli e sanzioni
39
Annex II: General conditions (2)
 Parte C: Intellectual Property Rights, Uso e Disseminazione
 Sezione 1 – Foreground (proprietà, trasferimento, protezione,
uso e disseminazione
 Sezione 2 – Diritti di accesso (background, principi, accesso per
l’implementazione, accesso per l’uso)
 Clausole finali
 Competitive calls, emendamenti, risoluzione del contratto, forza
maggiore, responsabilità…
40
Gestione finanziaria:
la documentazione di riferimento
Contratto completo con la Commissione Europea
Consortium Agreement (se stipulato), in particolare la
sezione relativa a costi e pagamenti
Informazioni sulle regole del PQ, in particolare
 Linee guida finanziarie
 Linee guida per il reporting
 Altro materiale specifico inviato dalla Commissione o dal
Coordinatore del progetto
Regole interne dell’Università e quadro normativo
nazionale di riferimento
41
Gestione finanziaria:
concetti principali
Tipo di contributo
Schemi di finanziamento
Costi ammissibili e non ammissibili
Costi diretti e indiretti
% di contributo e co-finanziamento per tipo di attività
Modalità di pagamento
42
Tipologia di contributo
 Public procurement (tender)
 Acquisizione di un servizio attraverso bando di gara
 Prezzo vs costo
 Valutazione basata sul rapporto costi/benefici
 Lump sum (call for proposals)
 Importo forfetario per alcuni tipi di azione (es. Marie Curie)
 Grant (call for proposals)
 Sovvenzione basata sul rimborso dei costi ammissibili diminuiti delle
receipts (entrate del progetto)
 I principi del Grant
 No profitto
 Co-finanziamento
 Addizionalità
43
Costi ammissibili e non ammissibili
Principi generali:
 No categorie di costi ammissibili, ma elenco di costi non
ammissibili
 Rispetto delle pratiche contabili dei partecipanti
 Certificazione dei costi da parte di auditor esterni
44
Costi ammissibili
 Sono ammissibili i costi:
 Effettivi
 Sostenuti dal beneficiario (contraente)
 Sostenuti durante lo svolgimento del progetto (escluse spese per
preparazione dei report finali per cui si riconoscono ulteriori 60 giorni)
 Determinati in accordo con le pratiche contabili e principi di gestione del
contraente
 Necessari per il raggiungimento degli obiettivi del progetto, secondo
principi di economia, efficienza ed efficacia
 Registrati in contabilità
 Indicati nel budget di previsione (annex 1)
 Sono ammissibili contributi al progetto di terzi sulla base di un accordo (es.
associazioni di interesse europeo)
• si applicano le stesse regole che per il contraente
45
Costi non ammissibili
Tasse indirette identificabili, inclusa IVA
Interessi passivi
Accantonamenti per perdite o passività future
Perdite su crediti
Costi dichiarati, sostenuti o rimborsati in altro progetto
comunitario
Rendimento del capitale investito
Debiti o spese relative ai debiti
Spese eccessive o stravaganti
46
Costi diretti e costi indiretti
 Costi diretti: costi ammissibili attribuibili direttamente ed
univocamente al progetto, determinati dal contraente in accordo con
le sue pratiche amministrative e contabili
 Personale strutturato (time sheets); personale non strutturato
(contratto e time sheets)
 Beni durevoli / inventariabili (ammortamento e % di uso); beni di
consumo, viaggi / missioni, subcontratti, altri costi diretti…
 Costi indiretti: costi ammissibili non attribuibili direttamente al
progetto, determinati secondo le pratiche del contraente
 Es. di costi indiretti: utenze, spese postali, personale
amministrativo, ecc.
 Es. di calcolo dei costi indiretti
• Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale costo del
lavoro del personale
• Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale delle ore
produttive del personale
47
Opzioni per i costi indiretti
 Costi indiretti effettivi
 “Simplified method”
 20% forfait su tutti i costi diretti
esclusi sub-contratti e parti terze
 60% forfait su tutti i costi diretti
esclusi sub-contratti e parti terze
 7% forfait per CSA
48
% di contributo per tipo di attività
VI PQ
VII PQ
FC
FCF
AC
Tutti
Enti pubblici
Ricerca e
sviluppo
tecnologico
50%
50%
100%
50%
75%
Dimostrazione
35%
35%
100%
50%
50%
Management
100%
100%
100%
100%
100%
Altre attività
100%
100%
100%
100%
100%
49
Entrate
 Le entrate del progetto possono essere costituite da:
 Risorse messe a disposizione del beneficiario da parti terze
attraverso trasferimenti finanziari o contribution in kind gratuiti
• Devono essere considerate ‘entrate’ se sono state fornite dalla parte
terza al fine di essere utilizzate specificatamente per il progetto
• Possono non essere considerate ‘entrate’ se il loro utilizzo è a
discrezione del beneficiario
 Guadagni generati dal progetto
• Devono essere considerati ‘entrate’ se vengono generati da azioni
intraprese all’interno del progetto e attraverso la vendita di beni acquisiti
nell’ambito del contratto fino al valore del costo imputato al progetto
• Possono non essere considerati ‘entrate’ per il beneficiario se generati
dall’utilizzo del foreground risultante dal progetto
50
Pagamenti
Anticipo entro 45 giorni dalla firma del contratto
Pagamenti intermedi a fronte della rendicontazione
annuale fino ad un massimo del 90% del totale del
contributo
Pagamento finale all’approvazione del report finale
In caso di Certificate on Financial Statement o di audit, i
pagamenti già effettuati verranno corretti sulla base dei
risultati degli stessi
51
La gestione contabile
Registrazione contabile delle entrate e delle spese, sulla
base delle pratiche contabili del contraente
Principio di competenza
Attenzione ai flussi di cassa e alle eventuali necessità di
anticipazioni
52
La rendicontazione
Budget iniziale (1)
Da dove si parte?
 Es. di budget da form A.3 della fase di progettazione
A3.1:Budget
1.UNIBO
Personell costs
Subcontracting
Other direct costs
Indirect costs
Total budget
Requested EC contribution
Total Receipts
RTD
252.720,00
101.000,00
212.232,00
565.952,00
424.464,00
Demostration
42.120,00
25.272,00
67.392,00
33.696,00
Training
Type of Activity
Coordi- Support Management Other
Total
nation
52.650,00
14.040,00
361.530,00
7.000,00
7.000,00
101.000,00
31.590,00
8.424,00
277.518,00
91.240,00
22.464,00
747.048,00
91.240,00
22.464,00
571.864,00
53
La rendicontazione
Budget iniziale (2)
 Es. di budget dettagliato per WP e categoria di costo
1.XXX
WP
WP2 - Biomass and gasification
plant design integration
WP3 - Tar and powder removal at
low and intermediate temperature
WP4 - Tar and powder removal at
high temperature
WP5 - Water gar shift and H2
separation
WP7 - Economic, social and
environmental assessment
Total RTD
WP6 - Energy production
Total demonstration
WP8 - Dissemination and
exploitation
Total OTHER
WP1 Coordination and
management
Total consortium management
TOTAL
n. p-m
Personnel
Subcontr.
T&S
Equipm.
18,00
63.180,00
5.000,00
24,00
84.240,00
8.000,00
35.000,00
12,00
42.120,00
5.000,00
12,00
42.120,00
6,00
72,00
12,00
12,00
21.060,00
252.720,00
42.120,00
42.120,00
4,00
4,00
14.040,00
14.040,00
15,00
15,00
103,00
52.650,00
52.650,00
361.530,00
Consumables Other costs Indirect costs
6.000,00
Total
44.508,00
118.688,00
88.344,00
235.584,00
10.000,00
34.272,00
91.392,00
5.000,00
5.000,00
31.272,00
83.392,00
2.000,00
25.000,00
50.000,00
36.896,00
565.952,00
67.392,00
67.392,00
10.000,00
10.000,00
EC Contribution
-
-
-
-
-
13.836,00
212.232,00
25.272,00
25.272,00
-
-
-
-
-
8.424,00
8.424,00
22.464,00
22.464,00
22.464,00
31.590,00
31.590,00
277.518,00
91.240,00
91.240,00
747.048,00
91.240,00
571.864,00
-
7.000,00
7.000,00
7.000,00
25.000,00
50.000,00
16.000,00
16.000,00
10.000,00
10.000,00
424.464,00
33.696,00
54
La rendicontazione
Cosa è richiesto?
Annex VI (ex Form C del 6PQ), leggermente diverso per
ogni tipo di strumento
Cost budget follow up table (Management report)
Tabelle per auditors
55
La rendicontazione
Personale strutturato
Calcolare i costi effettivi relativi allo svolgimento del
progetto
 Time sheets
 Costo annuale comprensivo di oneri ente / monte ore
produttivo annuale (1512 h/anno) x numero di ore registrate
per periodo di reporting
 Attenzione: il numero totale delle ore rendicontabili non può
superare le 1512 h/anno – le ore di docenza
Raccogliere time sheets
Tenere copia dei CV del personale coinvolto (può venire
richiesto in fase di audit della CE)
56
La rendicontazione
Personale non strutturato
Attenzione al contratto/bando, che deve prevedere:
 Riferimento al progetto
 Riferimento alla supervisione da parte del responsabile
scientifico
 Riferimento al fatto che la persona utilizza locali ed
attrezzature del contraente
Raccogliere time sheets
Rendicontare l’importo di competenza per il periodo di
reporting (anche su base mensile, indipendentemente
dalle ore registrate nelle time-sheets)
Tenere copia dei CV
57
La rendicontazione
Viaggi e missioni
 Rispetto delle regole del contraente: per diem, costo reale del viaggio
e soggiorno, sistemi misti
 Escludere IVA dai singoli documenti di supporto
 Tenere a disposizione i documenti di supporto al viaggio/missione
(agenda riunioni e lista partecipanti, programmi eventi, ecc.)
 Attenzione: bisogna dimostrare sempre attinenza con gli obiettivi del
progetto
58
La rendicontazione
Subcontracting
 Non è possibile subcontrattare parti rilevanti del contratto
 Prevedere procedura di selezione trasparente (rispetto
delle regole del contraente, ma da dimostrare e giustificare
in fase di audit)
 Verificare autorizzazione della CE (il subcontratto deve
essere menzionato nell’annex 1 del contratto oppure deve
essere richiesta autorizzazione alla spesa alla CE)
 Includere in questa voce i costi relativi al Certificate on
Financial Statement (attività management)
59
La rendicontazione
Beni durevoli
I beni durevoli sono imputabili solo per la quota di
ammortamento (dalla data di consegna o collaudo) e di
reale utilizzo ai fini del progetto (% oppure time sheet dei
beni)
Acquistare i beni all’inizio del progetto, purché questo sia
coerente con le attività da svolgere
Attenzione ai PC, che se utilizzati come strumento di
ufficio vengono considerati come costo indiretto e di solito
non vengono riconosciuti come costi ammissibili diretti
60
La rendicontazione
Beni di consumo
Qualsiasi bene necessario all’implementazione del
progetto, es. acquisto, fabbricazione, riparazione o uso di
materiali, beni, strumenti e software che:
 Non sia nell’inventario dei beni del contraente
 Abbia “vita breve”, non oltre la durata del contratto
 Non sia normalmente considerato come costo indiretto
In caso di audit, è necessario essere in grado di
giustificare che i beni acquistati siano attinenti al progetto
61
La rendicontazione
Altri costi
Qualsiasi costo diretto necessario per l’implementazione
del progetto, ad esempio:
 Costi di pubblicazione
 Costi relativi all’ospitalità delle riunioni e workshop di
progetto (catering, trasporti, ecc.)
 Costi relativi a eventi (affitto sale, traduzione simultanea,
catering, brochure, ecc.)
…
E’ opportuno essere in grado di dimostrare la
necessarietà per i fini del progetto e disporre degli
eventuali materiali prodotti (es. pubblicazioni) in caso di
audit
62
Il Certificate on Financial Statement
Verifica puntuale di tutte le spese sostenute, del rispetto
delle regole del 7°PQ, del rispetto delle regole interne del
contraente e delle leggi nazionali
Auditor competente ed indipendente
Necessario solo se e quando il contributo comunitario
(cumulativo) raggiunge i 375.000 €
 Necessario comunque una sola volta per i progetti con
durata inferiore ai due anni
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L’audit della Commissione
Previsto dal contratto, può essere realizzato entro 5 anni
dalla conclusione di un progetto (ma anche con progetto
in corso)
Società italiana ‘contrattata’ dalla CE
Procedura
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Grazie per l’attenzione!
Verdiana Bandini
[email protected]
Tel. 051 20 99764
Alessandra Malavolta
[email protected]
Tel. 051 20 99377
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