Presentazione di PowerPoint

COS’E’ L’ARCHIVIAZIONE
SOSTITUTIVA
Sostitutiva Infinity è la soluzione di
conservazione sostitutiva Zucchetti
che consente di eliminare gli
archivi cartacei, digitalizzare e
conservare a norma di legge
qualsiasi tipologia di documenti
I processi coinvolti
MEMORIZZAZIONE
Trasposizione
attraverso un
idoneo supporto di
documenti analogici
o informatici,
anche sottoscritti
ARCHIVIAZIONE
ELETTRONICA
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
Archiviazione e
catalogazione
Conservazione
di documenti
informatici,
ottenuta mediante
la sottoscrizione
anche sottoscritti
con Firma Digitale
e Marca
Temporale
di documenti
informatici
Processi complementari
Document
Management
System
Processo organizzativo mediante
il quale è possibile recuperare
Conservazione
sostitutiva
Grazie alla firma digitale ed alla
marca temporale, permette di
efficienza nell’archiviazione,
tenere la documentazione
organizzazione e reperimento
aziendale nel solo formato
dei documenti
digitale, evitando la produzione
di carta
SOStitutiva o Infinity DMS?
Finalità del cliente

Conservazione sostitutiva degli archivi
fiscali rilevanti ai fini tributari

Eliminazione della carta mantenendo la
validità legale dei documenti conservati

Apposizione Firma digitale e Marca
Temporale

Controllo processi (approvazioni,
verifica)

Gestione documentale

Gesione delle versioni del documento

Check-in/out

Gestione di progetti di archiviazione
documentale
Non oggetto della
presentazione
odierna
Firma Digitale
Cos’è la
firma digitale?
Firma Digitale: cos’è
La firma digitale è un particolare tipo di
firma elettronica qualificata basata su un
sistema di chiavi asimmetriche a coppia,
una pubblica e una privata, che consente
al titolare, tramite la chiave privata, e al
destinatario, tramite la chiave pubblica,
rispettivamente di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l’integrità di
un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici.
La Firma Digitale
La firma digitale
rende manifesta e garantisce:
Apposizione della Firma Digitale
Tecnicamente l’apposizione della firma
digitale avviene in 2 fasi
1
Nella prima fase il file da
firmare viene elaborato
secondo un preciso
processo che da luogo ad
una sequenza detta:
“impronta”, che consente
di identificare
univocamente il file.
2
Ad esempio, l’impronta che si ottiene dalla frase
“questo è un messaggio di prova” è la seguente:
236e948abf082060568a802fbac415069baaa836
Aggiungendo al termine della frase precedente un
semplice comando a capo, l’impronta che si ottiene è:
179e4859d515636ef98ad473f7cb9caa5970a522
Nella seconda fase si ha la generazione
della firma digitale, mediante cifratura
dell’impronta.
La firma digitale viene posta in calce al
documento, formando un unico file con
estensione “.p7m”
Strumenti per La Firma Digitale
Smart Card
Business Key
H.S.M.
Step normativi conservazione
STEP 1
Creazione del documento informatico
apposizione firma digitale
e riferimento temporale
STEP 2
Chiusura processo di conservazione
apposizione firma digitale del responsabile della
conservazione e marca temporale al lotto di documenti
informatici
Il processo di conservazione
STEP 1
Documento
elettronico
Firma Digitale
(Pdf/A)
Documento informatico
Riferimento
Temporale
Il processo di conservazione
STEP 2
Lotto Documenti
Informatici
Firma Digitale resp.
conservazione
Conservazione a norma
Marca Temporale
Progetto di conservazione
Cosa significa implementare un
progetto di Conservazione Sostitutiva?
Progettare il processo tecnico-organizzativo di conservazione
Acquisire gli strumenti tecnici adeguati
Digitalizzare i documenti
Effettuare la conversione informatica
Implementare il processo di conservazione sostitutiva
Esibire i documenti agli organi preposti
Integrare con i gestionali e gli altri software aziendali
Ambiti applicativi
Dematerializzazione di qualunque documento
che debba essere stampato
ai soli fini della conservazione fiscale/tributaria
Fatture
Libri Contabili
Partitari
Registro IVA
Libro Unico del Lavoro
Vantaggi (1)
Riduzione dei costi per:
stampa copie cartacee
ricerca documenti
smarrimenti
mantenimento archivi cartacei
movimentazione e accesso ai
documenti
accesso condiviso da parte delle
diverse aree aziendali
Vantaggi (2)
Miglioramento dell’immagine
in termini di:
Riduzione del rischio
di perdita dei
documenti

Efficienza

Modernità

Rapidità

Disponibilità

Organizzazione
Hardware Security Module
Consente di applicare
la Firma Digitale da remoto
E’ in grado di ospitare certificati di
firma per sè e per i propri clienti
Server installato presso
il Data Center Zucchetti
HSM: punti di forza
Consente di firmare i documenti senza l’utilizzo
della smart card in locale
Evita blocchi alle procedure di conservazione in
assenza del soggetto incaricato
I certificati di firma sono conservati all’interno del
Data Center Zucchetti
Garantisce il regolare svolgimento dei processi
normativi
Non richiede l’acquisto di apparecchiature
Hardware
Semplifica i processi in carico al cliente
HSM: modalità di utilizzo
 Formazione dei
documenti informatici:
 Firma Digitale
 Riferimento Temporale
 Chiusura del
processo di conservazione
 Firma Digitale dei Lotti
 Marca Temporale dei Lotti
HSM: vantaggi
Evita l’installazione del
dispositivo di firma sulle
postazioni locali
Permette di abilitare più
postazioni di invio dei
documenti in conservazione