Procedure di INTERNAL AUDIT - Università degli Studi di Milano

Bando MIUR – PRIN 2009
Procedure di INTERNAL AUDIT
Dott. Maurizio Santoro
Università degli Studi di Milano
17 gennaio 2013
Bando MIUR - PRIN 2009
Gestione amministrativa
Aspetti generali e costi ammissibili
Dott. Maurizio Santoro
17 gennaio 2013
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Bando MIUR - PRIN 2009
Finalità del Bando 2009
• garantire, per ogni progetto finanziato, un contributo non inferiore
all’80% dell’ammontare richiesto o giudicato necessario
• costo massimo di progetto richiesto di € 500.000
• maggiore flessibilità, in particolare nella fase di gestione
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• i mesi persona, puramente indicativi, valgono ai soli fini del preventivo
di costo e al fine di garantire il cofinanziamento
• possibilità di presentare progetti anche a ricercatori a tempo
determinato
• introduzione del criterio dei “full costs”
• maggiore collaborazione tra il MIUR e gli Uffici Ricerca attraverso
“audit interni centrali” negli Atenei/Enti
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Bando MIUR - PRIN 2009
COMMISSIONE DI GARANZIA
• quattordici esperti (uno per area), che si avvarranno dell’opera di 2
revisori per progetto, anche stranieri, selezionati col criterio delle
parole chiave e della “peer review”
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• indicazione, in modulistica, di settori e parole chiave ERC (maggiore
sicurezza nelle operazioni di “matching”)
• non potranno essere coinvolti nella procedura di revisione, né far
parte della Commissione di garanzia, coloro che, a qualunque titolo,
parteciperanno al bando PRIN 2009
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Bando MIUR - PRIN 2009
CRITERI DI VALUTAZIONE
 procedura di valutazione esclusivamente per via telematica
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
 criteri (fissati dal bando, al fine di conseguire auspicabili risparmi in
termini di tempo):
 rilevanza, originalità e possibile impatto della ricerca proposta: fino a 30 punti
 possibilità di conseguire nei tempi previsti i risultati attesi e coerenza tra le
richieste economiche e la ricerca proposta: fino a punti 10;
 qualificazione del team: fino a 20 punti
 finanziamento possibile solo per progetti con punteggio complessivo
≥ a punti 54/60, fino a esaurimento risorse
 riserva del 3% per area
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Bando MIUR - PRIN 2009
CARATTERISTICHE DEI PROGETTI
• durata biennale
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• da una a più unità operative (max. una unità di EPR, ma non quella
del coordinatore), sotto la responsabilità di un docente/ricercatore
• in ogni unità operativa, oltre al responsabile, potranno essere presenti
altri docenti/ricercatori/tecnologi, strutturati o non strutturati (previo
assenso, potendo partecipare ad un solo progetto per bando), ed
eventualmente anche assegnisti/borsisti/dottorandi
• non potrà partecipare al bando chi risulti già inserito in progetti
finanziati nel PRIN 2008, per favorire il rispetto del principio
dell’alternanza
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Bando MIUR - PRIN 2009
CARATTERISTICHE DEI PROGETTI
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• il coordinatore di progetto dovrà necessariamente coincidere con uno
dei responsabili scientifici di unità operativa, ed avrà la responsabilità
scientifica dell’intero progetto
• la gestione operativa dei contributi assegnati ad ogni unità di ricerca
rientrerà nell’ambito della responsabile autonomia di ogni singola unità,
nel rispetto dei regolamenti interni di amministrazione, finanza e
contabilità
• non è richiesto alcun impegno preventivo minimo in termini di
mesi/persona
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Bando MIUR - PRIN 2009
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
TRASFERIMENTO DEL RESPONSABILE U.O.
•
Il trasferimento potrà comportare:
–
o il trasferimento dei fondi del progetto dall’ateneo/ente di origine
all’ateneo/ente di destinazione:
• motivata proposta formulata dal responsabile di unità operativa
• acquisizione del parere del coordinatore di progetto
• acquisizione dell’assenso degli atenei/enti interessati (con
certificazione disponibilità risorse da parte dell’ateneo/ente di
destinazione)
• valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed
eventuale concessione dell’autorizzazione
–
o la sostituzione del responsabile di unità operativa nell’ateneo/ente
originario:
• motivata proposta formulata dal responsabile di unità operativa
• acquisizione del parere del coordinatore di progetto
• acquisizione dell’assenso del sostituto
• valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed
eventuale concessione dell’autorizzazione
•
in ogni caso, il responsabile sostituito non potrà partecipare al successivo
bando PRIN, per garantire il rispetto del principio dell’alternanza
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Bando MIUR - PRIN 2009
SOSTITUZIONE DEL COORDINATORE
•
la sostituzione del coordinatore sarà concessa solo per gravi e
documentati motivi, con la seguente procedura:
–
–
motivata proposta formulata dallo stesso coordinatore
ovvero, nell’impossibilità a provvedere da parte del
coordinatore:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
•
–
–
•
a maggioranza, dai responsabili di unità operative
qualora vi sia un’unica unità operativa o non sia possibile
raggiungere una maggioranza, dal Rettore dell’ateneo
acquisizione dell’assenso del coordinatore designato
valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed
eventuale concessione dell’autorizzazione
in ogni caso, il coordinatore sostituito non potrà partecipare al
successivo bando PRIN, per garantire il rispetto del principio
dell’alternanza
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Bando MIUR - PRIN 2009
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
MODIFICHE DEL PERSONALE PARTECIPANTE
•
L’elenco nominativo del personale associato al progetto sarà
contenuto per ogni unità operativa in apposita “scheda” messa
a disposizione sul sito Cineca.
•
Inserimenti e cancellazioni di personale che non rivestano il
ruolo di responsabili di unità operative saranno consentiti in
qualsiasi momento (fino alla conclusione del progetto) senza
necessità di preventiva autorizzazione da parte del MIUR.
•
Per il rispetto del principio di alternanza, tuttavia, il personale
inserito all’atto della presentazione della domanda o in fase di
esecuzione del progetto, ancorchè escluso nel corso del primo
anno, non potrà comunque presentare o partecipare ad alcun
progetto nel bando successivo né potrà far parte di alcun
altro progetto del bando precedente o di quello in corso.
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Bando MIUR - PRIN 2009
COFINANZIAMENTO ATENEI/ENTI
Il cofinanziamento degli atenei/enti (per una quota pari al 30%
del costo del progetto) potrà essere assicurato mediante:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
valorizzazione del tempo dedicato al progetto dal personale,
dipendente e non, già operante presso gli Atenei/Enti alla data di
scadenza dl bando fino a un massimo del 30% del costo del progetto
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Bando MIUR - PRIN 2009
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI

Le spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte
con altri fondi specifici per il finanziamento di progetti (quali FAR, FIRB,
FISR, ecc.) potranno essere imputate al progetto solo per la parte a
carico dei fondi PRIN
 ad esempio, una fattura per l’acquisto di un computer portatile di
costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui fondi PRIN e 700 sui fondi FIRB,
dovrà essere imputata al progetto PRIN solo per l’importo di 300 euro; i
restanti 700 non figureranno nell’articolazione economica del progetto
PRIN né in sede di preventivo né in sede di consuntivo (e quindi non
saranno considerati né come costo né come cofinanziamento) perché
saranno contemporaneamente imputati sul progetto FIRB

Le spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con
fondi propri potranno essere invece imputate al progetto (e poi
rendicontate) per l’intero ammontare
 ad esempio, una fattura per l’acquisto di un computer portatile di
costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui fondi PRIN e 700 su fondi interni,
sarà imputata al progetto PRIN per l’importo di 1000 euro
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Bando MIUR - PRIN 2009
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI
•
Tutte le voci di spesa (comprese quelle poste pari a zero in sede di
rideterminazione) potranno subire variazioni in aumento o
diminuzione
•
Il costo complessivo rendicontato a consuntivo potrà subire
variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto preventivato
in sede di rideterminazione:
–
–
se in aumento, il contributo del MIUR, resterà in ogni caso fissato al
limite massimo stabilito in sede di rideterminazione
se in diminuzione, invece, il contributo del MIUR sarà ricalcolato nella
misura massima del 70% di quanto effettivamente rendicontato
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
SPESE DI PERSONALE
Saranno considerate ammissibili le spese relative alle varie figure così
come specificato, con l’avvertenza che le voci A.1, A.2 e A.3
contribuiranno a formare il cofinanziamento dell’Ateneo/Ente nel limite
del 30% del costo del progetto
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
A.1 – Personale dipendente
Questa voce potrà comprendere il personale con contratto a tempo indeterminato o a
tempo determinato dipendente dall’Ateneo cui afferisce l’unità di ricerca, che risulti
direttamente impegnato nelle attività di ricerca. Il costo relativo sarà determinato in
base all’impegno temporale dedicato al progetto e sarà valorizzato come di seguito
indicato: per ogni persona impegnata nel progetto sarà preso come base il costo
effettivo annuo lordo; sarà successivamente determinato il costo mensile lordo
semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi lavorativi
annui
Il costo da imputare al progetto sarà computato moltiplicando il costo mensile lordo
per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
SPESE DI PERSONALE
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
A.2 – Personale dipendente da altri Atenei/Enti:
I costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli del
personale dell’unità di ricerca che risulti dipendente da altra
Università, nonché quelli relativi a personale, di qualunque
provenienza, che risulti comandato o distaccato presso l’Università
cui afferisce l’unità di ricerca.
Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure di cui
al punto A.1.
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
SPESE DI PERSONALE
A.3 – Personale non dipendente
Questa voce potrà comprendere il personale che (esclusivamente e
direttamente con l’università cui afferisce l’unità di ricerca) risulti
titolare di:

contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e
continuativa (già acquisito con fondi propri liberi)

assegno di ricerca/dottorato di ricerca (già acquisito con fondi
propri liberi)
Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure di cui
al punto A.1.
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
SPESE DI PERSONALE
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
A.4 - Personale a contratto da destinare a questo specifico progetto
(ad es. assegno di ricerca/dottorato di ricerca/collaborazione
coordinata e continuativa)
Questo personale dovrà essere direttamente impegnato nelle
attività di ricerca.
I contratti ed i bandi dovranno contenere, in linea generale,
l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della
remunerazione prevista, delle attività da svolgere e delle
eventuali modalità di esecuzione.
Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure di cui
al punto A.1.
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
SPESE DI PERSONALE
L’inserimento in progetto di personale a contratto, assegnisti, ecc.,
di nuova assunzione (con ciò intendendo tutto il personale il cui
rapporto giuridico con l’ateneo abbia decorrenza non anteriore alla
data di approvazione del progetto PRIN), dovrà essere funzionale alle
attività connesse con il programma di ricerca e gli oneri relativi
potranno essere esposti tra i costi del progetto; tali costi potranno
essere a totale carico del progetto solo fino alla scadenza
temporale del progetto stesso
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
SPESE GENERALI
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
L’importo di tale voce sarà calcolato forfetariamente nella misura
del 60% dell’ammontare dei costi di tutto il personale
Le spese generali, proprio per la loro natura forfetaria, non
dovranno essere in alcun caso dettagliate, né sarà necessario
predisporre per tale voce un’apposita documentazione
Detto forfait si intenderà riferito, in linea generale, a tutti quei
costi, comunque connessi con l’attività di ricerca, non collocabili
nelle altre voci di spesa (missioni e viaggi sul territorio
nazionale, costo delle pubblicazioni)
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
ATTREZZATURE, STRUMENTAZIONI E PRODOTTI SOFTWARE
In questa voce verranno incluse le attrezzature e le strumentazioni
ed il software di nuovo acquisto.
Il costo è determinato sulla base dell’importo di fattura più dazi
doganali, trasporto, imballo ed eventuale montaggio, con
esclusione di qualsiasi ricarico per spese generali, secondo
l’applicazione della seguente formula:
C = (M/T) x F
M = mesi di utilizzo effettivo dell’attrezzatura o della strumentazione o
del prodotto software nell’ambito del progetto
T = tempo di deprezzamento pari a 36 mesi
F = costo dell’attrezzatura o strumentazione o prodotto software
indicato in fattura (più eventuale imballo, trasporto, installazione
e dazi doganali)
Dovrà inoltre essere considerata la percentuale d’uso sul progetto
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
SERVIZI DI CONSULENZA E SIMILI
In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attività non reperibili in
Ateneo commissionate dall’unità di ricerca e svolte da terzi affidatari:
Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche occasionali)
rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalità giuridica privati
o pubblici, e regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido, che
dovrà contenere, in linea generale, l’indicazione dell’oggetto e del corrispettivo
previsto. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura/parcella al lordo
dell’IVA
Rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici: potranno essere
rendicontate sotto tale voce anche le spese relative ai rimborsi per viaggi e
soggiorni dei consulenti scientifici presso la sede dell’unità di ricerca, purché
preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dell’unità di ricerca
per motivi di carattere tecnico-scientifico strettamente correlati con lo
svolgimento delle attività previste nel progetto, e ciò anche nel caso in cui la
consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito (“visiting professors”)
Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da
soggetti aventi personalità giuridica. Il loro costo sarà determinato in base alla
fattura al lordo dell’IVA
Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza. Il loro costo sarà
determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
ALTRI COSTI DI ESERCIZIO
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
In questa voce dovranno essere rendicontate le spese per l’acquisto di materie
prime, componenti, semilavorati, materiali da consumo specifico (per
esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di
interesse agrario), nonchè per corsi, congressi, mostre e fiere, il cui
svolgimento avvenga nel periodo di vigenza del progetto. Nel caso il docente
partecipi ad un congresso in Italia, il costo della missione non è ammissibile,
mentre il fee del congresso si rendiconta in questa voce di spesa.
In questa voce dovranno inoltre rientrare tutte le spese sostenute per
missioni all’estero, anche finalizzate alla partecipazione a stages inerenti il
progetto.
I costi sostenuti potranno essere riconosciuti se la missione sarà
responsabile dell’unità di ricerca del progetto e formalizzata
d'incarico in cui dovrà essere identificata la persona che va
periodo di missione ed i motivi scientifici che dovranno essere
attività previste nel progetto.
autorizzata dal
in una lettera
in missione, il
legati alle sole
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Bando MIUR - PRIN 2009
PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
VARIE

Vige il “criterio di cassa”, pertanto condizione necessaria per
l’imputazione di una spesa al progetto PRIN sarà la sua effettiva
effettuazione entro la scadenza di rendicontazione, mentre ai fini
del rispetto della competenza temporale dovrà sorgere l’obbligo di
pagare entro la scadenza del progetto

in fase di esecuzione, la modifica dell’elenco nominativo del
personale associato all’unità operativa (escluso il responsabile di
unità) sarà considerato come automaticamente ammissibile

in nessun caso sarà consentito apportare modifiche agli obiettivi
originari di progetto

i finanziamenti ministeriali verranno erogati in unica soluzione
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Bando MIUR - PRIN 2009
RELAZIONI SCIENTIFICHE FINALI
•
•
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
•
•
•
Non sono previste relazioni intermedie
La relazione scientifica conclusiva sarà predisposta dal
Coordinatore scientifico entro 90 gg dalla conclusione del
progetto
Tale relazione dovrà contenere l’elenco dettagliato delle
pubblicazioni e degli altri prodotti scientifici realizzati e sarà
trasmessa al MIUR all’ANVUR (o al CIVR)
Per ogni area scientifica la Commissione di Garanzia provvederà ad
individuare uno o più esperti di settore cui sarà affidata la
valutazione scientifica ex-post dei progetti
Anche tali valutazioni saranno trasmesse all’ANVUR (o al CIVR)
Di tali valutazioni, rese pubbliche, si terrà conto per successive
assegnazioni di fondi
24
Bando MIUR - PRIN 2009
RENDICONTI FINALI


DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA



Non sono previsti rendiconti intermedi
La rendicontazione contabile sarà effettuata, nel rispetto del “criterio
di cassa” dai Responsabili di unità e dal Coordinatore nazionale (che
ne assumeranno, ognuno per la propria parte, la relativa
responsabilità) entro 60 giorni dalla conclusione del progetto.
Il MIUR provvederà ad effettuare verifiche a campione delle
rendicontazioni, anche facendo ricorso, per gli atenei che si
renderanno disponibili, ad audit interni degli Atenei
Il MIUR potrà richiedere, ove necessario, direttamente agli atenei
interessati, copie conformi delle relative documentazioni contabili
Dovrà essere assicurato il criterio dell’adeguatezza del campione (non
meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10%
del finanziamento ministeriale), assicurando l’esistenza di un numero
minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica
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Bando MIUR - FIRB
Gestione amministrativa
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Aspetti generali e costi ammissibili
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Bando MIUR - FIRB
Fase di avvio
Rimodulazione ed emanazione del decreto direttoriale di ammissione
ai contributi (non viene preventivamente richiesta la disponibilità di
ulteriori fondi, in relazione alla natura del cofinanziamento,
costituito essenzialmente da costi figurativi)
Versamento dell’eventuale anticipazione (30% contributo)
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Tempi per l’approvazione
4-8 mesi
Tempi per la disponibilità effettiva dell’anticipo
entro 1-2 mesi dall’ammissione ai contributi
Fase di attuazione
Nessuna necessità di autorizzazione preventiva per varianti
all’articolazione economica dei progetti rimodulati: massima
flessibilità
Versamento delle rate successive all’anticipazione in proporzione
all’avanzamento economico
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Bando MIUR - FIRB
Contributi ministeriali
 Finanziamento pari al 70% dei costi sostenuti, col criterio dei full
costs
 Ogni progetto deve peraltro assicurare la stipula di contratti almeno
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
triennali con giovani ricercatori e/o almeno semestrali con ricercatori
di chiara fama internazionale, per un importo almeno pari al 10% del
costo del progetto
 Per i contratti di cui sopra è riconosciuto un contributo pari al 100%
dei costi sostenuti
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Bando MIUR - FIRB
Principali differenze con i PRIN
FIRB
•
•
•
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
•
•
•
Possibilità di concentrare le risorse su settori strategici per l’economia
nazionale
Possibilità di ricorrere allo strumento della programmazione negoziata
Di conseguenza, è lecito attendersi una maggiore incisività sul “recupero di
competitività” del Paese
Possibilità di attivare collaborazioni internazionali
Pluralità di soggetti ammissibili
Elevata flessibilità in fase di realizzazione dei progetti
Necessità di competenze amministrative di buon livello (programmazione e
gestione del cash-flow)
PRIN
•
•
•
•
•
•
Massima libertà nella scelta delle tematiche progettuali (ricerca libera)
Elevata ripartizione dei finanziamenti, non concentrati su pochi progetti
di grandi dimensioni
Erogazione del contributo in unica soluzione anticipata (fino al bando
FIRB 2012)
Maggiore semplicità gestionale
Limitazione dei soggetti ammissibili (solo gruppi di ricerca universitari)
Elevata rigidità in fase di realizzazione dei progetti
29
Bando MIUR - FIRB
I principi cardine per il riconoscimento di una spesa:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• Pertinenza
• Congruità
• Ammissibilità
30
Bando MIUR - FIRB
Pertinenza
Requisito di carattere tecnico-scientifico
–
Un “esperto scientifico” è pertanto chiamato a pronunciarsi sulla
relazione esistente tra l’oggetto (il bene/il servizio) cui si riferisce
la spesa sostenuta e le attività svolte per il conseguimento degli
obiettivi del progetto finanziato
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
–
31
Bando MIUR - FIRB
Congruità
–
–
–
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
–
–
Requisito che assume a volte un carattere tecnico-scientifico, altre volte
un carattere tecnico-amministrativo
In molti casi, pertanto, sarà un “esperto scientifico” ad essere chiamato
a pronunciarsi sulla congruità del costo di un bene/servizio/attività
acquisito/svolta per il conseguimento degli obiettivi del progetto
finanziato
In alcuni casi, invece, sarà un “esperto amministrativo” a doversi
pronunciare sull’aspetto di congruità di una spesa
Il costo di acquisto di uno spettrofotometro, ad esempio, potrà essere
“validato” solo da un esperto scientifico, così come il compenso erogato
ad un consulente scientifico
Diverso è invece il caso del costo relativo alle attività svolte dal
personale dipendente del soggetto beneficiario dei contributi (costo
figurativo). Per questi costi infatti, l’esperto scientifico dovrà
occuparsi della validazione della congruità della prestazione in termini
temporali, mentre l’esperto amministrativo dovrà occuparsi della
validazione della congruità del costo unitario
32
Bando MIUR - FIRB
Ammissibilità
– Requisito di carattere esclusivamente tecnico-amministrativo
– Un “esperto amministrativo” è pertanto chiamato a pronunciarsi sulla
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
possibilità di riconoscimento di una spesa pertinente e congrua
– Una spesa pertinente e congrua può essere considerata ammissibile
se (e solo se):
Sia stata effettivamente sostenuta (criterio di cassa: eccezioni
solo per oneri differiti e prelievi da magazzino)
Si sia verificata nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti
Si sia verificata nel rispetto di altre eventuali condizioni particolari
fissate nei decreti di approvazione, nei contratti, nei disciplinari,
ecc.
33
Bando MIUR - FIRB
Ammissibilità
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
– Una spesa si può considerare effettivamente sostenuta nei seguenti
casi:
Se c’è una quietanza del percipiente
Se, a fronte dell’emissione di una fattura, si ha la possibilità di
verificare l’emissione di un assegno (anche fotocopia) e copia
dell’estratto conto bancario del percipiente
Per i soli Enti Pubblici: liquidazione del mandato di pagamento
34
Bando MIUR - FIRB
Le voci di spesa:
 Personale dipendente
 Personale non dipendente
 Spese generali
 Contratti con giovani ricercatori
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
 Contratti con ricercatori di chiara fama internazionale
 Attrezzature e strumentazioni scientifiche
 Stage e missioni all’estero
 Servizi di consulenza e simili
 Altri costi di esercizio
35
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Personale

Comprende il personale (con contratto a tempo indeterminato o
determinato) dipendente dall’università, ente, istituto, società,
ecc. cui afferisce l’unità di ricerca, e che risulti direttamente
impegnato
nelle
attività
tecnico-scientifiche
(ricerca,
formazione, progettazione, studi di fattibilità, ecc.) o in quelle
di gestione tecnico-scientifica.

Escluso il personale amministrativo, anche se occupato in
attività di “funzionalità organizzativa” (direzione generale,
consiglio d’amministrazione, acquisti, ecc.)
36
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Personale

Il costo imputabile al progetto è determinato in base all’impegno
temporale dedicato al progetto, attestato nella dichiarazione
sostitutiva di certificazione allegata alla rendicontazione
(“autocertificazione”)

Per ogni persona impegnata nel progetto è assunto come base il
costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva annua lorda,
con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie,
maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli oneri
differiti)
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Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Personale
–
Viene successivamente determinato il costo mensile lordo
semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di
mesi lavorativi annui
–
il costo da imputare al progetto è computato moltiplicando il
costo mensile lordo per il numero di mesi persona
effettivamente dedicati al progetto (anch’essi attestati nella
dichiarazione sostitutiva di certificazione)
38
Bando MIUR - FIRB
Personale non dipendente
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Questa voce comprende il personale che (esclusivamente e
direttamente con l’università/ ente/istituto/società/ecc. cui
afferisce l’unità di ricerca) risulti titolare di:
contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e
continuativa appositamente stipulato (esclusi i contratti
specifici con giovani ricercatori o con ricercatori di chiara fama
internazionale)
assegno di ricerca o dottorato di ricerca (che non risulti già a
carico del MUR o di altri soggetti)
39
Bando MIUR - FIRB
Personale non dipendente
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• Il personale non dipendente deve essere direttamente impegnato
nelle attività tecnico-scientifiche (ricerca, formazione,
progettazione, studi di fattibilità, ecc.) o in quelle di gestione
tecnico-scientifica.
• I contratti ed i bandi (ove previsti da norme vigenti) debbono
contenere, in linea generale, l’indicazione dell’oggetto e della
durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da
svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione.
• Il costo ammissibile è determinato secondo le stesse procedure
previste per il personale dipendente
40
Bando MIUR - FIRB
Spese generali

Si tratta di costi indirettamente connessi con lo svolgimento dei
progetti di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa, ed in
particolare:
costi per “funzionalità organizzativa” (direzione generale,
consiglio di amministrazione, contabilità generale, personale di
supporto, segretariale, magazzinieri, ecc.)
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
costi per “funzionalità ambientale” ( pulizia, energia,
illuminazione, riscaldamento, acqua, lubrificanti, gas, ecc.)
costi per “funzionalità operativa” ( posta, telefono, cancelleria,
fotoriproduzioni, abbonamenti, assicurazioni, informazione e
pubblicità, manutenzioni, missioni e viaggi in Italia, biblioteca,
pubblicazioni, ecc.)
costi per l’assistenza al personale (infermeria, mensa, trasporti,
previdenza interna, ecc.)
costi per incontri con clienti, convegni, congressi, mostre, fiere
in Italia, ecc.
41
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Spese generali
–
Sono riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dell’ammontare
dei costi relativi a tutto il personale (contratti con giovani ricercatori
e/o ricercatori di chiara fama compresi)
–
Non è pertanto necessario che in sede di rendicontazione sia
predisposta per tale voce apposita documentazione
–
Di conseguenza, non è escluso che possano ricadere nell’ambito di
questa voce anche altri costi (non espressamente previsti), tra cui
quelli relativi ad incrementi di costo complessivo del progetto
42
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Contratti con Giovani Ricercatori
–
Ai sensi dell’articolo 4, comma 3, del Regolamento FIRB del 26 marzo
2004, ciascuno dei progetti ammessi a finanziamento deve
prevedere, all’atto dell’approvazione, anche contratti di
collaborazione coordinata e continuativa e/o contratti di lavoro a
progetto.
–
E’ possibile attivare per i coordinatori nazionali (P.I.) un contratto di
Ricercatore TD (€ 50.000)
–
E’ possibile attivare un assegno di ricerca (€ 23.000-30.000)
43
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Contratti con Giovani Ricercatori
•
Al momento della presentazione delle rendicontazioni, il MIUR
controlla che permangano le condizioni regolamentari in base alle
quali il progetto è stato approvato
•
Nel caso in esame, il MIUR deve pertanto controllare che i contratti
con giovani ricercatori siano stati effettivamente stipulati, e che il
totale degli importi stabiliti in sede di contratto sia effettivamente
almeno pari al 10% del costo del progetto.
44
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Contratti con Giovani Ricercatori
•
Stipula dei contratti: le procedure per la stipula dei contratti per
giovani ricercatori debbono essere attivate con la massima
tempestività subito dopo la comunicazione dell’avvenuta
concessione del contributo.
•
L’anticipo corrisposto dal MIUR subito dopo l’ammissione al
contributo deve essere prioritariamente utilizzato per consentire la
stipula dei contratti in argomento.
•
In caso contrario, il MIUR si riserva sia il diritto di sospendere le
erogazioni che la facoltà di attivare le procedure di revoca del
contributo, procedendo al recupero delle somme eventualmente già
accreditate, fatto salvo il risarcimento di eventuali ulteriori danni.
45
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Contratti con Giovani Ricercatori
•
Nel caso in cui un contratto già stipulato si interrompa per causa non
imputabile all’Università/Ente/Istituto/Società/ecc. cui afferisce
l’unità di ricerca (ad esempio, per dimissioni del ricercatore
contrattualizzato), deve essere stipulato, con altro ricercatore, un
nuovo contratto di durata almeno pari al periodo residuo rispetto
all’obbligo imposto dal Regolamento FIRB del 26 marzo 2004
(triennale per giovani ricercatori).
•
Nel caso in cui un contratto già stipulato venga trasformato, per
volontà delle parti, in contratto a tempo determinato, la durata
complessiva dei contratti dovrà rispettare i limiti temporali imposti
dal citato Regolamento FIRB.
•
La trasformazione in contratto a tempo indeterminato è sempre
consentita.
46
Bando MIUR - FIRB
Contratti con Giovani Ricercatori
Vincoli di durata, di età e di costo: oltre al controllo sull’importo
complessivo dei contratti stipulati, il Regolamento FIRB del 26 marzo
2004 obbliga il MIUR a verificare anche il rispetto delle seguenti
ulteriori condizioni:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
i contratti con giovani ricercatori debbono prevedere un impegno a
tempo pieno e non possono avere una durata inferiore ai tre anni
essi debbono inoltre essere stipulati con laureati che rispettino i
limiti di età eventualmente stabiliti dal bando
47
Bando MIUR - FIRB
Contratti con Giovani Ricercatori
I livelli retributivi minimi, esclusivamente nel caso di utilizzo del
contratto COCOCO, debbono essere compresi nei limiti seguenti:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
importo non inferiore all’assegno di ricerca per i laureati di età non
superiore ai 32 anni
importo compreso tra la retribuzione del ricercatore universitario
confermato ed il professore associato confermato per i laureati
con documentata esperienza almeno triennale nel settore della
ricerca scientifica e tecnologica, ed i titolari di dottorato di ricerca
o di altro titolo di formazione post-laurea equipollente
48
Bando MIUR - FIRB
Contratti con Giovani Ricercatori
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Esempio:
Costo progetto 200.000 euro (160.000 ricerca + 40.000 contratti
per giovani ricercatori)
contributo MIUR definito in sede di approvazione del progetto:
152.000 euro (=70% di euro 160.000+100% di euro 40.000)
importo dei contratti stipulati al termine del progetto: 40.000
euro
importo delle spese sostenute al termine del progetto: 190.000
euro (160.000 ricerca + 30.000 contratti per giovani ricercatori)
contributo MIUR riconosciuto a consuntivo: 142.000 euro (=70% di
euro 160.000+100% di euro 30.000)
49
Bando MIUR - FIRB
Attrezzature e strumentazioni

In questa voce debbono essere inserite le attrezzature, le
strumentazioni ed i prodotti software di nuovo acquisto (non
esistenti cioè presso la singola unità di ricerca alla data della
decorrenza dell’ammissibilità delle spese, fissata nel decreto di
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
approvazione) e “nuovi di fabbrica”, limitatamente alle quote
impiegate per lo svolgimento dell’attività oggetto del progetto.
50
Bando MIUR - FIRB
Attrezzature e strumentazioni
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Ammissibilità del costo per intero
per i progetti di cui all’art. 7 del Regolamento FIRB del 26 marzo
2004, aventi come finalità il potenziamento di grandi
infrastrutture di ricerca ovvero la costituzione, il potenziamento
e la messa in rete di centri di alta qualificazione scientifica
anche su scala internazionale (svolgimento di più progetti di
ricerca in un arco temporale non limitato alla durata di un singolo
progetto)
per i progetti di cui all’art. 6 del Regolamento FIRB del 26 marzo
2004 (aventi come finalità lo svolgimento di progetti di ricerca di
base), ma solo nel caso in cui le stesse, al termine del progetto,
risultino obsolete dal punto di vista scientifico ovvero non più
utilmente utilizzabili né per attività di ricerca, né a fini
produttivi. In tal caso, peraltro, alla rendicontazione deve essere
allegata apposita dichiarazione sottoscritta dal responsabile
dell’unità di ricerca.
51
Bando MIUR - FIRB
Attrezzature e strumentazioni

Ammissibilità del costo in quota parte (in tutti gli altri casi)
il costo da imputare al progetto (importo di fattura -netto o lordo IVA- più
imballo, trasporto, installazione ed eventuali dazi doganali) si ricava con
l’applicazione della seguente formula:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
C = (M/T) x F
M
=
T
F
=
=
mesi di utilizzo effettivo dell’attrezzatura o della strumentazione o
del prodotto software nell’ambito del progetto
tempo di deprezzamento pari a 36 mesi
costo dell’attrezzatura o strumentazione o prodotto software
indicato in fattura
Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software
siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come
sopra determinato dovrà essere ulteriormente corretto, sempre in linea
generale, come segue:
Q=CxP
dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dell’attrezzatura o della
strumentazione o del prodotto software nel progetto di ricerca.
52
Bando MIUR - FIRB
Attrezzature e strumentazioni

Leasing: per le attrezzature e strumentazioni in leasing, sono
ammessi esclusivamente i canoni relativi al periodo di utilizzo (e
per la percentuale di utilizzo), limitatamente alla quota capitale
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
delle singole rate pagate, e pertanto con l’esclusione di tutti gli
oneri amministrativi, bancari e fiscali.

Il contratto di leasing deve inoltre prevedere esplicitamente una
clausola di riacquisto, ovvero un periodo di leasing pari alla vita
utile del bene oggetto del contratto.
53
Bando MIUR - FIRB
Stages e missioni all’estero (fino al Bando 2012)

Costi riconosciuti solo per docenti, ricercatori, tecnici
effettivamente partecipanti al progetto, ed il cui impegno
temporale risulti pertanto attestato nell’ambito della
rendicontazione della voce di spesa “personale” (voci A e C del
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
presente documento).

Possono essere riconosciute le spese per il trasporto (viaggio di
andata e ritorno), le spese per il soggiorno (pernottamenti e
ristoranti), le diarie, le spese per l’iscrizione a corsi, congressi, ecc.
e le spese per l’acquisto del materiale scientifico e didattico.

Necessaria l’autorizzazione del responsabile dell’unità di ricerca
54
Bando MIUR - FIRB
Servizi di consulenza e simili
In questa voce debbono essere rendicontate tutte le
attività commissionate dall’unità di ricerca e svolte da altri soggetti,
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
ricadenti nelle fattispecie seguenti:
Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche, rese da
persone fisiche o da qualificati soggetti con personalità giuridica
privati o pubblici, regolate da apposito atto d'impegno
giuridicamente valido.
Il loro costo sarà determinato in base alla fattura/parcella
Possono essere rendicontate sotto tale voce anche le spese relative
ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici purché
preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile
dell’unità di ricerca e ciò anche nel caso in cui la consulenza
scientifica venga prestata a titolo gratuito (“visiting professors”).
55
Bando MIUR - FIRB
Servizi di consulenza e simili
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Possono essere rendicontate altresì:
Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche
o da soggetti aventi personalità giuridica. Il loro costo sarà
determinato in base alla fattura
Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza (comprese
licenze software). Il loro costo sarà determinato in base alla
fattura
Opere edili ed impiantistiche, limitatamente agli adeguamenti, ai
restauri ed alle ristrutturazioni di modesto importo ed
effettivamente indispensabili per le finalità del progetto
approvato. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura
56
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Altri costi di esercizio
(dal Bando 2013 anche missioni all’estero)

In questa voce debbono essere rendicontate le spese per l’acquisto
di materie prime, componenti, semilavorati, materiali di consumo
specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad
esempio per ricerche di interesse agrario), oltre a quelle per
l’acquisto di attrezzature e strumentazioni o prodotti software
utilizzati per la realizzazione di prototipi e/o impianti pilota.

Il loro costo viene determinato in base alla fattura, che deve fare
chiaro riferimento al costo unitario del bene fornito, più eventuali
dazi doganali, trasporto ed imballo, senza alcun ricarico per spese
generali.
57
Bando MIUR - FIRB
Altri costi di esercizio

Costi non ammissibili: non possono rientrare invece in questa voce,
in quanto già compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei
materiali minuti necessari per la funzionalità operativa (attrezzi di
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione
del personale, come guanti, occhiali, ecc., CD e simili per
computer, carta per stampanti, vetreria di ordinaria dotazione,
mangimi, lettiere e gabbie per il mantenimento di animali da
laboratorio ecc.)
58
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Indicazioni generali

Impegni: i costi devono derivare da atti giuridicamente vincolanti
(contratti, lettere di incarico, ecc.) da cui risulti chiaramente
l’oggetto della prestazione o fornitura, il suo importo, la sua
pertinenza al progetto.

Ammissibilità di mobili, arredi ed opere edili: non sono riconosciuti
in nessun caso i costi relativi a mobili ed arredi, mentre gli
interventi di adeguamento edilizio possono essere riconosciuti solo
nel caso di modesti interventi effettivamente indispensabili per le
finalità del progetto approvato.
59
Bando MIUR - FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Modalità di rendicontazione e di verifica

La rendicontazione intermedia deve essere effettuata per via
telematica ed a scadenze periodiche su modulistica predisposta dal
Ministero

Viene esaminata da un esperto scientifico e dalla Commissione FIRB
(per le necessarie verifiche in termini di pertinenza), nonché
dall’Ufficio (per la congruità ed ammissibilità)

La rendicontazione finale deve essere effettuata al termine del
progetto per via telematica e sulla stessa modulistica predisposta
dal Ministero

Anch’essa viene esaminata dall’esperto scientifico e dalla
Commissione FIRB, nonché dall’Ufficio
60
Bando MIUR - FIRB
Modalità di rendicontazione e di verifica

Adempimenti a carico delle singole unità di ricerca
Ogni unità di ricerca è tenuta a presentare la rendicontazione
dei costi
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
A tale scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed all’approssimarsi di
ogni scadenza, fa pervenire al responsabile dell’unità di ricerca
una e-mail con la quale comunica il periodo temporale entro il
quale il responsabile dell’unità di ricerca deve provvedere ad
effettuare la propria rendicontazione

Adempimenti a carico del coordinatore
Ogni coordinatore è tenuto a presentare (annualmente ed al
termine del progetto) la relazione sulle attività completate nel
periodo in esame.
A tale scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed all’approssimarsi di
ogni scadenza, fa pervenire al coordinatore una e-mail con la
quale comunica il periodo temporale entro il quale il
coordinatore dovrà provvedere ad effettuare la propria
relazione
61
Bando MIUR - PRIN 2009
Procedure di
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
INTERNAL AUDIT
62
Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa
•
Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51
Bando PRIN 2009 “Procedure per il finanziamento dei Progetti di Ricerca di
Interesse Nazionale”
•
Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti PRIN a partire dal Bando 2009
•
“Circolare ministeriale prot. 661/2012
Progetti FIRB – Nuove Modalità di verifica”
•
Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti FIRB non ancora conclusi
63
Bandi MIUR – PRIN 2009 e FIRB non scaduti
Calendario scadenze:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• PRIN Bando 2009
Termine dei progetti: 17 ottobre 2013
• FIRB progetti non scaduti il 4 maggio 2012
Scadenza differente per ogni progetto
(UNIMI – a partire dal Bando Rete nazionale 2007: 24 marzo 2013)
64
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa
• I LIVELLO
Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e
regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni
rendicontazione è altresì assoggettata ad appositi audit interni centrali da
parte di idonee strutture degli Atenei ovvero ad apposita certificazione
rilasciata dal competente Collegio dei Revisori.
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• II LIVELLO
Il Ministero procederà a verifiche a campione delle rendicontazioni,
richiedendo alle Università interessate le relative documentazioni contabili e
riservandosi l’adozione dei più opportuni provvedimenti in caso di
accertata difformità delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o
regolamentari. In ogni caso dovrà essere assicurato il criterio
dell’adeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per
un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando
al contempo l’esistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e
per ogni area scientifica
65
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
AUDIT E CONTROLLI INTERNI – attenzione!
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• Divieto dell'utilizzo delle risorse PRIN per la corresponsione, anche
mediante l'utilizzo delle risorse relative alla voce "spese generali", di
premi e/o indennità di qualsiasi tipo al personale dipendente
partecipante al progetto.
• La rendicontazione è effettuata dai Responsabili di unità e dal
Coordinatore scientifico (che, in qualità di pubblici ufficiali ne
attestano la veridicità a tutti gli effetti di legge), nel rispetto del
"criterio di cassa" e mediante apposita procedura telematica, entro
60 giorni dalla conclusione del progetto.
TUTTI I PROGETTI SARANNO SOTTOPOSTI AD AUDIT DI PRIMO LIVELLO
66
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Sanzioni
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
• L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o
regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le
responsabilità civili e penali, comporta:
l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo
di 5 anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unità
• L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit
o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul
complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università
comporta:
l'esclusione dell'università dai successivi bandi PRIN per un
periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento
67
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
Procedura di rendicontazione
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Il Dipartimento assiste il responsabile scientifico di unità per tutto ciò
che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di effettuare
un primo screening in merito all’ammissibilità delle spese ed
all’osservanza delle procedure regolamentari.
Nella fattispecie, il Dipartimento interviene nelle fasi 2, 3 e 4 della
procedura di chiusura del rendiconto di seguito indicata:
68
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
Fase 1 – Rendicontazione del responsabile scientifico
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto (secondo quanto previsto
dall’art. 7, comma 3 del D.M. n. 51/2010/Ric) il responsabile di unità
procede con la compilazione del rendiconto e con la prima chiusura
telematica dello stesso.
In questa fase il responsabile scientifico è tenuto - cliccando su un
apposito “quadratino” in calce al rendiconto – a dichiarare la pertinenza
delle spese sostenute al progetto di ricerca.
Successivamente alla chiusura del rendiconto, sarà consentito l’accesso
ai dati inseriti al Dipartimento (nella persona del Responsabile
amministrativo) ed agli Uffici di ricerca dell’Ateneo, ma non ancora al
MIUR.
69
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
Fase 2 – Verifica del responsabile amministrativo
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Entro i successivi 15 giorni dalla chiusura del rendiconto, il
responsabile amministrativo (indicato dal responsabile scientifico in fase
di rimodulazione dei costi) ha la possibilità di segnalare
telematicamente al responsabile di unità – tramite apposita procedura
Cineca – eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di
consentirne la modifica.
Nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori e/o
imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo, che verrà
chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR.
In questo caso si passa direttamente alla fase 4.
70
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
Fase 3 – Correzioni da parte del responsabile di unità
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del
rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del
responsabile di unità;
Si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del
rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle
segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni;
Solo a modifiche avvenute, il responsabile amministrativo darà una
conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e
reso disponibile al MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine
prestabilito, si passa direttamente alla fase 4.
71
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
Fase 4 – Chiusura automatica del rendiconto
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente
indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unità,
si verifica la chiusura automatica del rendiconto, con l’evidenza delle
segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che saranno
visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR.
La procedura sopra descritta, dovrà essere completata, pertanto, entro
60+30 giorni dalla conclusione del progetto.
72
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
CONTENUTO DELLE RENDICONTAZIONI
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Ogni rendicontazione dovrà essere effettuata su apposita modulistica
messa a disposizione dal CINECA e consisterà in una dettagliata
elencazione delle spese sostenute, distinte per voce di spesa (fatta
eccezione per le spese generali, che saranno calcolate automaticamente
in ragione del 60% del costo rendicontato per il personale).
Si ricorda che i costi relativi alle voci di spesa A.1, A.2 e A.3 rientrano
nell’ambito del cofinanziamento che ogni unità di ricerca dovrà
assicurare.
In calce a ogni rendiconto il responsabile scientifico e il responsabile
amministrativo dovranno sottoscrivere telematicamente (cliccando su
appositi “quadratini”) le seguenti dichiarazioni:
73
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
DICHIARAZIONI PER LE VOCI DI SPESA
Per tutto il personale:
Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo impegno sul progetto
di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel
progetto
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Per il personale non dipendente già arruolato prima della data di
approvazione del PRIN (A.3):
Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’esclusivo utilizzo di fondi
“liberi”, cioè di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il
finanziamento di progetti
Per le altre voci di spesa:
Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo utilizzo nel progetto
e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo
rendicontati
Per il criterio di cassa:
Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa all’avvenuta effettuazione
delle spese
74
Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Inoltre, ciascuna unità di ricerca, dovrà completare una
TASCA INFORMATICA
nella quale il responsabile amministrativo dovrà inserire, mediante copia
scansita, i seguenti documenti:
• Personale non dipendente già arruolato prima della data di
approvazione del PRIN (A.3)
Copia scansita del contratto
• Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4)
Copia scansita del contratto
• Attrezzature, strumentazioni e prodotti software (C)
Copia scansita delle fatture di importo superiore a € 5.000
• Servizi di consulenza e simili (D)
Copia scansita delle fatture di importo superiore a € 5.000
• Altri costi di esercizio (E)
Copia scansita dell’autorizzazione alla missione
75
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
Attività di controllo interno
Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit interni dovrà
avvenire
entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto.
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Il bando prevede che tutte le rendicontazioni relative a tutti i progetti
siano assoggettate agli audit, mentre per il MIUR è prevista la possibilità
del controllo a campione (nel limite minimo del 10%).
Nell’ambito degli audit, da effettuare “a tappeto”, è peraltro possibile
procedere mediante campionatura delle spese sostenute, tranne che per
le voci “Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C)” e “Servizi
di consulenza e simili (D)”, per le quali è invece necessario il controllo
totale delle fatture.
76
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
Attività di controllo interno
A.1 – Personale dipendente: campionatura 100% costo totale
Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della
competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e carriere del
personale)
A.2 – Personale dipendente da altri Enti /Atenei: camp. min. 30% costo
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
•
Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all’impegno dedicato
effettivamente al progetto.
Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura
amministrativa (dell’altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non
superamento del monte ore complessivo
A.3 – Personale non dipendente: campionatura 100% costo totale
•
•
Copia conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto.
Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da
parte della competente struttura amministrativa
77
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
Attività di controllo interno
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
A.4 – Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto:
campionatura 100% costo totale
• Bando di concorso
• Copia conforme di contratto o lettera d’incarico per il progetto, con
l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della
remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle eventuali
modalità di esecuzione e con l’eventuale indicazione della effettiva
distribuzione degli impegni su diversi progetti
• Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente
struttura amministrativa
• Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa
dell’avvenuto pagamento
B – Spese generali: non sono necessari controlli
78
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
Attività di controllo interno
C – Attrezzatura, strumentazione e prodotti software: controllo totale
•
•
•
•
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
Copia conforme fatture
Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto)
Mandati di pagamento
Dichiarazione del responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo
dell’attrezzatura sul progetto
Qualora l’attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con
l’ente “ospitante”
D – Servizi di consulenza e simili: controllo totale
•
•
•
•
Contratti/lettera di incarico con l’indicazione delle attività da svolgersi e
del periodo in cui devono essere svolte
Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle
eventuali gare effettuate
Fatture/ricevute compensi (copia conforme se importi superiori a € 5.000)
Mandati di pagamento
79
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
Attività di controllo interno
E – Altri costi di esercizio: campionatura min. 10% titoli di spesa per
almeno 30% costo totale
•
•
•
Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali
gare effettuate
Fatture (copia conforme di tutte le fatture di importo superiore ad € 5.000)
Mandati di pagamento
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
per le missioni:
- Copia conforme di tutti i moduli di richiesta di autorizzazione ad
effettuare la missione
- Lettera d’incarico o modulo missione, a firma del responsabile di
unità, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi
scientifici che rendono necessaria la missione nonché la durata della
missione stessa.
- Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese
sostenute presenti e correttamente tenute
- Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, ecc,
- Mandati di pagamento
80
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
Attività di controllo interno
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
In ogni caso, al termine della procedura di audit, la struttura competente,
per il tramite degli uffici ricerca, dovrà rilasciare al MIUR le seguenti
dichiarazioni, che confluiranno nella “tasca informatica” del progetto:
• Dichiarazione scannerizzata degli avvenuti controlli e della veridicità
dei rendiconti
• Dichiarazione scannerizzata di conformità alle norme di legge e
regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative
• Dichiarazione scannerizzata in ordine alle eccezioni rilevate in sede di
audit, con elencazione delle stesse
• Dichiarazione scannerizzata in merito all’accettabilità complessiva del
rendiconto, con eventuale motivata proposta di stralci
81
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
Attività di controllo del MIUR
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Disponendo del rendiconto (comprensivo della “tasca informatica”), e
quindi di tutte le copie scannerizzate dei contratti, delle fatture superiori
ai 5.000 euro e delle dichiarazioni rilasciate dalla competente struttura di
audit, il MIUR procederà all’effettuazione dei controlli a campione di
propria competenza, anche con verifiche in loco.
Il calendario delle visite in loco sarà definito tempestivamente (previa
definizione del campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di
almeno 30 giorni, e inviato a tutti gli uffici ricerca, affinché quelli interessati
possano predisporre per tempo la documentazione necessaria, costituita da:
• Originali delle dichiarazioni rilasciate dalla struttura di internal audit
• Dichiarazioni relative al costo annuo lordo
• Originali o copie conformi dei contratti relativi al personale di voce A.3 e
A.4
• Originali o copie conformi delle fatture di importo superiore ai 5.000 euro
• Originali o copie conformi delle autorizzazioni a missione
82
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
DIVISIONE SERVIZI PER LA R
ICERCA
In definitiva il Dipartimento dovrà:
1)
Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni relative
2)
Riempire la tasca informatica
3) Preparare un faldone per ciascun progetto, contenente le copie
documentali previste per il controllo interno (slide 77 e ss.): si
raccomanda di archiviare copia di tutta la documentazione relativa al
100% di ogni voce del progetto
83
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
MIUR – Circolare Prot. N. 661/Segr/DGR/12 del 4 maggio 2012:
Come noto, il D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 convertito con modificazioni dalla Legge 4 aprile 2012, n 35, ha
stabilito all’art. 31 comma 1 quanto segue:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
“Nelle more del riordino del sistema di valutazione, al fine di assicurare la semplificazione e
l’accelerazione delle procedure di gestione dei progetti di ricerca di base, le verifiche scientifiche,
amministrative e contabili relative ai risultati e alle attività dei progetti sono effettuate esclusivamente al
termine degli stessi. Il costo delle valutazioni scientifiche ex post grava per intero sui fondi destinati al
finanziamento dei progetti, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 21, comma 3, della Legge 30
dicembre 2010, n. 240, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.”
Le procedure di verifica di cui alla Lettera Circolare Prot. n. 1106 dell’8 luglio 2005 debbono intendersi
pertanto superate, anche alla luce della prossima abolizione della Commissione di valutazione di cui all’art. 3
del D.M. 26 marzo 2004, n. 378/Ric. (Commissione FIRB), prevista, con l’entrata in vigore della Legge 30
dicembre 2010, n. 240, art. 21, all’atto della nomina del Comitato Nazionale dei garanti della Ricerca
(CNGR).
Nell’ottica di semplificazione perseguita dal D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 convertito con modificazioni dalla
Legge 4 aprile 2012, n 35, è pertanto necessario adeguare le procedure di verifica dei progetti FIRB anche
tenendo conto (per motivi di omogeneità) di quanto già stabilito nei recenti bandi PRIN, sia pure con gli
adeguamenti resi indispensabili dalla diversità dei due strumenti finanziari.
84
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Progetti già conclusi alla data della presente circolare
e per i quali non è stato ancora erogato l’intero contributo
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
a) Rendiconti intermedi
Le modalità di erogazione previste nei decreti di ammissione a
contributo per le annualità intermedie sono da ritenersi abrogate alla
luce delle nuove disposizioni normative; pertanto il MIUR procederà al
pagamento in unica soluzione delle predette annualità.
b) Rendiconti finali
b.1) Verifiche scientifiche
Restano affidate agli stessi esperti scientifici già designati, che
opereranno esclusivamente per via telematica e sulla base della
apposita modulistica già predisposta.
85
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
b.2) Verifiche amministrativo/contabili
Il MIUR procederà alla verifica d’ufficio di tutta la documentazione inviata con la
rendicontazione contabile finale. Inoltre allo scopo di garantire un maggiore livello
di approfondimento, per le unità di ricerca con contributo superiore ad € 500.000, il
MIUR procederà alla nomina di apposite Commissioni di accertamento finale di spesa
per la verifica, anche in loco, dei costi sostenuti, secondo i seguenti criteri:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Unità di ricerca appartenenti a università, enti pubblici di ricerca e altri soggetti
titolari di conti di tesoreria:
a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione
complessivo del 10% delle unità di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di più
recente ultimazione;
b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione
complessivo del 20% delle unità di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di più
recente ultimazione.
86
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Unità di ricerca appartenenti ad altri soggetti
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e
1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un
campione complessivo del 20% delle unità di ricerca, con particolare riguardo
ai progetti di più recente ultimazione;
b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per tutte le
unità di ricerca.
87
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Progetti in corso alla data della presente circolare o progetti ancora da avviare
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Per i progetti ancora da avviare, all’atto della stesura delle rimodulazioni iniziali,
dovrà essere indicato anche il nominativo di un Responsabile Amministrativo
(sostituibile in qualsiasi momento, durante l’esecuzione del progetto, senza alcuna
necessità di preventiva autorizzazione ministeriale), i cui compiti (all. 1 della
circolare 4 maggio 2012) sono del tutto assimilabili a quanto previsto per il PRIN.
Per i progetti già in corso, il nominativo sarà indicato invece direttamente in sede di
rendiconto, e potrà, anche in questo caso, cambiare in qualsiasi momento, senza
alcuna necessità di preventiva autorizzazione ministeriale.
Rendiconti intermedi
a.1) Unità di ricerca per le quali risulta erogato l’intero contributo in unica soluzione
anticipata
Il MIUR procederà ad una prima analisi delle rendicontazioni annuali, corredate di
una dichiarazione, redatta secondo apposita modulistica (all. n. 2), contenente
anche l’indicazione del Responsabile Amministrativo del beneficiario, segnalando
eventuali manifeste irregolarità rispetto alle norme di legge e regolamentari, ed alle
disposizioni e procedure amministrative.
88
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Il MIUR informerà il soggetto beneficiario delle eventuali irregolarità riscontrate,
anche al fine di consentire a tale soggetto il corretto adempimento delle attività di
propria competenza di cui al successivo punto b.2.
a.2) Unità di ricerca per le quali è prevista l’erogazione del contributo in più rate
Il MIUR procederà ad una prima analisi delle rendicontazioni annuali, corredate di
una dichiarazione, redatta secondo apposita modulistica (all. n. 2), contenente
anche l’indicazione del Responsabile Amministrativo, segnalando eventuali
manifeste irregolarità rispetto alle norme di legge e regolamentari, ed alle
disposizioni e procedure amministrative e procedendo nel contempo, a titolo
puramente cautelativo, ad una decurtazione dei contributi commisurata alle spese
palesemente non ammissibili.
Anche in tale caso, il MIUR informerà il soggetto beneficiario delle eventuali
irregolarità riscontrate, anche al fine di consentire a tale soggetto il corretto
adempimento delle attività di propria competenza di cui al successivo punto b.2.
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Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Rendiconti finali
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
b.1) Verifiche scientifiche
Saranno affidate ad esperti scientifici, che opereranno esclusivamente per via
telematica e sulla base di apposita modulistica.
b.2) Verifiche amministrativo/contabili
Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e
alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione finale dovrà
essere assoggettata, per gli atenei, per gli enti pubblici di ricerca e per altri soggetti
titolari di conti di tesoreria infruttiferi, ad appositi audit interni centrali da parte di
idonee strutture, mentre per tutti gli altri soggetti potrà farsi ricorso anche ad
appositi audit effettuati dal competente collegio dei revisori, ovvero da soggetti
terzi (società di revisione).
I contenuti delle attività di audit sono dettagliatamente illustrati nell’allegato n. 3.
90
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Il MIUR procederà alla verifica d’ufficio di tutta la documentazione di seguito
elencata ed inviata per via telematica unitamente alla rendicontazione
contabile finale:
• Dichiarazione redatta secondo apposita modulistica (allegato n. 2), con
l’indicazione, da parte del beneficiario, del nominativo del Responsabile
Amministrativo
• Dichiarazioni rilasciate dalla struttura di audit, secondo modulistica
appositamente predisposta (allegato n. 4);
• Copia dei contratti relativi al personale di voce A.2 e voce C;
• Copia delle fatture di importo superiore ad € 5.000.
Allo scopo di garantire un maggiore livello di approfondimento, il MIUR
procederà inoltre alla nomina di apposite Commissioni di accertamento finale
per la verifica, presso la struttura di audit, dei costi sostenuti dalle singole
unità di ricerca secondo i seguenti criteri:
91
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Unità di ricerca appartenenti a università, enti pubblici di ricerca e altri soggetti
titolari di conti di tesoreria:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e
1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione
complessivo del 10% delle unità di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo
conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati,
nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarità;
b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione
complessivo del 20% delle unità di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo
conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati,
nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarità.
92
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Unità di ricerca appartenenti ad altri soggetti:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e
1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione
complessivo del 20% delle unità di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo
conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati,
nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarità;
b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000:
attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per tutte le unità
di ricerca.
93
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
In definitiva, quindi,
ed in modo del tutto simile
a quanto previsto per il PRIN…
94
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Modalità di rendicontazione e di verifica:
Responsabile amministrativo
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
 Il Responsabile Amministrativo (R.A.) assiste il responsabile scientifico
di unità per tutto ciò che concerne la parte amministrativo-contabile,
al fine di effettuare un primo screening in merito all’ammissibilità
delle spese e all’osservanza delle procedure regolamentari.
 Nella fattispecie, il ruolo del R.A. riveste particolare importanza
all’atto della chiusura del rendiconto finale
95
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit interni FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
 Il controllo delle rendicontazioni finali da parte delle strutture di
audit dovrà avvenire entro 3 mesi dalla chiusura del rendiconto.
 In particolare, a partire dalla conclusione del progetto:
 - entro 60 gg.: il responsabile scientifico chiude il rendiconto
 - entro 30 gg.: il responsabile amministrativo verifica il rendiconto
chiuso
 - entro 3 mesi: l’unità di internal audit conduce le verifiche e
certifica le spese sostenute
96
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit interni FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
 Tutte le rendicontazioni finali relative a tutti i progetti sono
assoggettate ad audit, mentre per il MIUR è prevista la possibilità del
controllo a campione.
 Nell’ambito degli audit, da effettuare “a tappeto”, è peraltro
possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute,
con esclusione delle voci
 “Attrezzature, strumentazione e prodotti software (D)”
 “Servizi di consulenza e simili (F)”,
per le quali è previsto il controllo totale delle fatture.
97
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
 Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto deve essere completata
la compilazione del rendiconto da parte del responsabile di unità, con
prima chiusura telematica dello stesso (con particolare riferimento
agli aspetti di pertinenza delle spese sostenute, mediante
dichiarazione che il responsabile scientifico di unità è tenuto a
confermare cliccando su un apposito “quadratino” in calce al
rendiconto);
 successivamente alla chiusura del rendiconto sarà consentito
l’accesso ai dati inseriti al R.A. (e agli Uffici di ricerca degli Atenei),
ma non ancora al MIUR.
 Il R.A. potrà visualizzare anche le segnalazioni di “manifesta
irregolarità” inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti
intermedi
98
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
 entro i successivi 15 giorni, verifica della correttezza dei dati inseriti
da parte del R.A., il quale ha la possibilità di segnalare
telematicamente al responsabile di unità (attraverso idonea
procedura attivata dal CINECA) eventuali errori e/o imprecisioni
riscontrati nel rendiconto finale, al fine di consentirne la modifica;
 nel caso in cui il R.A. non rilevi errori e/o imprecisioni darà una
conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente
e reso disponibile al MIUR.
 All’atto della conferma di chiusura, il R.A. è tenuto altresì ad
esprimere un proprio sintetico parere sulle segnalazioni di “manifesta
irregolarità” inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti
intermedi.
99
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del
rendiconto finale viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte
del responsabile di unità; si avvia, in sostanza, una procedura di
modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unità,
sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni.
Solo a modifiche avvenute, il R.A. darà una conferma di chiusura al
consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al
MIUR.
All’atto della conferma di chiusura, il R.A. è tenuto altresì ad
esprimere un proprio sintetico parere sulle segnalazioni di “manifesta
irregolarità” inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti
intermedi. In caso invece di mancata modifica entro il termine
prestabilito, si passa direttamente al punto 4
100
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
chiusura automatica del rendiconto alla scadenza del tempo previsto per
la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica
da parte del responsabile di unità. In tal caso il rendiconto sarà chiuso
con l’evidenza delle segnalazioni formulate dal R.A., che dovranno
essere visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del
MIUR.
La procedura sopra descritta, dovrà essere completata, pertanto, entro
60+30 giorni dalla conclusione del progetto.
101
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3)
Personale dipendente - Campionatura: 30% costo totale
• Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa
Personale dipendente da altri soggetti - Campionatura: 30% costo totale
•
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all’impegno dedicato
effettivamente al progetto.
Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa
(dell’altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore
complessivo
Personale non dipendente pagato con altri fondi - Campionatura: 30%
del numero totale per almeno il 50% della spesa
•
•
Contratto o lettera di incarico per il progetto
Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della
competente struttura amministrativa
102
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3)
Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (Campionatura: 100% della spesa)
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
•
•
•
Bando di concorso, se previsto
Contratto o lettera d’incarico per il progetto, con l’indicazione dell’oggetto e
della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da
svolgere, delle eventuali modalità di esecuzione e con l’eventuale indicazione
della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti
Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura
amministrativa
Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa
dell’avvenuto pagamento
103
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3)
Attrezzature , strumentazione e prodotti software - controllo totale
•
•
•
•
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
Fatture
Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto)
Mandati di pagamento
Dichiarazione del responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul
progetto
Qualora l’attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l’ente
“ospitante”
Stages e missioni all’estero – almeno il 10% dei titoli di spesa, per
almeno il 30% del costo totale
•
•
•
•
•
Moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione
Lettera d’incarico o modulo missione, a firma del responsabile scientifico di unità, che
autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la
missione nonché la durata della missione stessa.
Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e
correttamente tenute
Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc,
Mandati di pagamento
104
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3)
Servizi di consulenza e simili - controllo totale
•
•
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
•
Contratti/lettera di incarico con l’indicazione delle attività da svolgersi e del
periodo in cui devono essere svolte
Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali
gare effettuate
Fatture/ricevute compensi
Mandati di pagamento
105
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3)
Altri costi di esercizio - Campionatura: almeno il 10% dei titoli di
spesa per almeno il 30% del costo totale
•
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
•
•
Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali
gare effettuate
Fatture (copia di tutte le fatture di importo superiore a € 5.000)
Mandati di pagamento
106
Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009
In definitiva il Dipartimento dovrà:
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
1)
Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni relative
2) Preparare un faldone per ciascun progetto, contenente le copie
documentali previste per il controllo interno (slide 102 e ss.): si raccomanda
di archiviare copia di tutta la documentazione relativa al 100% di ogni
voce del progetto
107
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit PRIN 2009 e FIRB non terminati
Composizione dell’unità di internal audit
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
La composizione dell’Unità centrale di AUDIT dovrà prevedere
necessariamente numerose competenze differenti al suo interno:
La proposta prevede 3 unità di ciascuna delle seguenti Divisioni:
Divisione Servizi per la Ricerca
Divisione Contabilità Generale
Divisione Stipendi e Carriere del personale
N.ro 3 Responsabili amministrativi
108
Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti
Audit PRIN 2009 e FIRB non terminati
Competenze ed attività dell’unità di internal audit
•
Consulenza alle strutture di ricerca per gli aspetti relativi alla rendicontazione dei
progetti
•
Attività di controllo dei rendiconti
•
Visite on site
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Disseminazione delle conoscenze esposte sopra presso tutti gli attori della Ricerca.
•
•
•
Attività di formazione verso responsabili amministrativi e non delle strutture decentrate
su budget, gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca.
Attività di informazione su web. Pubblicazione di linee guida di gestione e
rendicontazione dei progetti (es. PRIN, FIRB, CE ..).
Attività di aggiornamento tramite e-mail e seminari verso i responsabili amministrativi
delle strutture decentrate in ordine alle novità sulla rendicontazione dei progetti.
109
Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti
Grazie per l’attenzione!
RIFERIMENTI
Divisione Servizi per la Ricerca
DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA
Ufficio Auditing e Consulenza Contabile progetti
Aurora Altomare
Raffaella Caporaso
Gerardo D'Errico
Maurizio Santoro
Bruno Zampaglione
e-mail: [email protected]
tel +39.02.503.12051-12089-12054-12275
fax +39.02.503.12026
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