Divisione Organizzazione e Gestione Risorse Umane LINEE GUIDA

UNIVERSITÀ CA’ FOSCARI
VENEZIA
Divisione Organizzazione e Gestione
Risorse Umane
SVILUPPO E GESTIONE DELLE
RISORSE UMANE PER IL PERSONALE
TECNICO AMMINISTRATIVO
Linee guida
22 gennaio 2007
22/01/07
DOGRU- Ca' Foscari
1
INDICE
Le finalità (qualità e produttività) e gli
strumenti
Il modello di funzionamento
L’allocazione delle risorse e la
pianificazione triennale
Le modalità di acquisizione delle risorse
umane
Il sistema incentivante e di valutazione
La formazione
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DOGRU- Ca' Foscari
2
INDICE
Le finalità (qualità e produttività) e
gli strumenti
Il modello di funzionamento
La pianificazione triennale
Le modalità di acquisizione delle risorse umane
Il sistema incentivante e di valutazione
La formazione
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DOGRU- Ca' Foscari
3
La politica per LA QUALITÀ E UNA MAGGIORE PRODUTTIVITÀ pone
gli utenti al centro e investe sulle risorse umane
Si esplicita in un percorso di sistema – coerente, comunicato e
condiviso volto alla migliore soddisfazione dell’utenza e a una
maggiore produttività - che identifica:
 Gli obiettivi di miglioramento, in termini di prestazioni e di qualità
 Gli obiettivi di cambiamento (per lo sviluppo o per soluzioni
radicali a processi critici, o per riorganizzazione secondo nuove
logiche di funzionamento)
Il percorso comprende più interventi proposti e utilizza in modo forte
la tecnologia disponibile e i servizi web
Gli interventi sono necessariamente graduali, esigono partecipazione
e risposta costruttiva
Gli interventi comprendono le fasi di programmazione, gestione,
monitoraggio, valutazione di efficienza ed efficacia, ma anche le
azioni correttive
(ALLEGATO N. 1)
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GLI STRUMENTI PER LA QUALITÀ E
MAGGIORE PRODUTTIVITÀ
utilizzo del posizionamento e dei modelli di benchmarking
diffusione delle logiche sottese agli standard ISO 9000 per i servizi e ai
sistemi di accreditamento (requisiti minimi o di eccellenza, questionari di
soddisfazione, autovalutazione, carta dei servizi)
sistema di budget (responsabilità di programmi – risorse- tempi - risultati)
approccio per processi e per progetti, responsabilizzazione, coinvolgimento
e partecipazione (incarichi per processi trasversali o progetti)
utilizzo della tecnologia per semplificare i processi (per le relazioni fra uffici
e l’interattività con gli utenti) e dei data base per il supporto
formazione
valutazione rispetto ai risultati (dei dirigenti e del personale, ma anche
delle strutture)
(ALLEGATO N. 2)
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Strumenti
Su ogni punto ci sono esperienze significative in atto:
Processi di autovalutazione dei corsi e partecipazione al progetto
Good Practices
Sistema di budget con programmazione triennale
(all. 1.4)
Rilevazione processi (trasparenza, analisi)
all. 1.1 e 1.2 scheda e sintesi
all 1.1 scheda rilevazione.xls
all 1.2 Per Ateneo_processi.xls
Riorganizzazione di alcuni servizi e proposte dei gruppi di lavoro
per revisione dei processi critici o da ottimizzare (all 1.3)
all 1.3 GdL attivi.xls
Progetti sui data base e sulla fruibilità dei dati (Data warehouse
per il personale, anagrafe della ricerca e degli studenti, stage,
accordi internazionali,…)
Valutazione dei risultati (prestazioni)
Mirati corsi di formazione
(ALLEGATO N. 3)
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INDICE
Le finalità (qualità e produttività) e gli strumenti
Il modello di funzionamento
La pianificazione triennale
Le modalità di acquisizione delle risorse umane
Il sistema incentivante e di valutazione
La formazione
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Modello di funzionamento Le possibili prospettive per logiche di sistema e di rete:
a) POLI per il supporto ORGANIZZATIVO, volti alla gestione
unificata dei servizi amministrativi e logistici e dei processi di
supporto alla didattica, consentirebbero:
- di razionalizzare le risorse finanziarie, di spazi e
anche umane,
- di integrare/associare competenze,
- di facilitare la formazione specialista e la
professionalità dei dipendenti
- di creare valore aggiunto per i servizi erogati
b) enfasi sul PRESIDIO DEI PROCESSI dal punto di vista della
responsabilizzazione, che può prescindere dalla dipendenza
gerarchica/funzionale del personale
c) affermazione dell’INTEGRAZIONE DEI DIVERSI RUOLI verso gli
obiettivi/risultato come valore dell’Ateneo
(ALLEGATO N. 4)
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la struttura organizzativa attuale:
All. 2.1 Struttura organizzativa ateneo gennaio 2007
All. 2.2 Struttura organizzativa amministrazione dicembre 2006
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Il modello di funzionamento – ipotesi
Logiche di rete e di sistema:
All. 2.3 Struttura organizzativa ateneo con proposta poli
all 2.3 struttura ateneo prospettiva.doc
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Modello di funzionamento – ipotesi
Logiche di rete e di sistema:
per l’amministrazione
All. 2.4 Struttura organizzativa amministrazione di riferimento
all 2.4 rivisto con fb.doc
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Seguendo principi organizzativi quali:
- Riduzione della frammentazione e riorganizzazione servizi
- Diffusione delle posizioni organizzative (collegate a
meritocrazia)
Vedi all. 2.5 - all 2.5 Posizioni rivisto fb.xls
- Condivisione e partecipazione (un esempio i gruppi di
lavoro interfunzionali e interstrutturali)
e stile di leadership della dirigenza e dei quadri
- Introduzione delle misure dei servizi erogati e valutazione
- Formazione come leva
(ALLEGATO N. 5)
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INDICE
Le finalità (qualità e produttività) e gli strumenti
Il modello di funzionamento
L’allocazione delle risorse e la
pianificazione triennale
Le modalità di acquisizione delle risorse umane
Il sistema incentivante e di valutazione
La formazione
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-
Lo scenario è più complesso, sono cresciute le attività e i
servizi ma anche i vincoli di risorse e i costi
Le SCELTE DI PROGRAMMAZIONE sono vincolate dalle leggi
finanziarie e devono essere coerenti con i principi normativi
e le linee di indirizzo ministeriali:
Programmazione triennale e spese fisse personale di ruolo
(tutto) entro il 90% del FFO
Limitazioni del lavoro flessibile al 40% della spesa
sostenuta nel 2003
Principi di maggiore efficienza (più che riduzione
dell’organico) e di riserva di posti in relazione al personale
‘flessibile’ (es. cococo – t.d.; t.d.-t.i.)
Criteri di contenimento delle spese per in supporto rispetto
alle spese di produzione (es. personale di supporto in %
rispetto alle risorse umane gestite)
(ALLEGATO N. 6)
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L’ALLOCAZIONE DELLE RISORSE E LA PROGRAMMAZIONE
TRIENNALE - MONITORAGGIO e STRUMENTI
All’organico di fatto, si aggiunge la Mappatura delle attività
e la rilevazione periodica del fabbisogno di professionalità
(metodologia e procedura)
Analisi del fabbisogno di organico delle Strutture dell’Ateneo
(tutte sofferenti) fondata su dati oggettivi e sulla
compatibilità di bilancio; analisi per aggregazioni di polo e
per processi (trasversali)
Esigenza di adottare una metodologia per definire la
programmazione triennale e le “priorità di intervento” o di
maggiore “sofferenza” alla luce del modello di riferimento
proposto che va condiviso dalle strutture
(ALLEGATO N. 7)
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La scheda di rilevazione utilizzata (in allegato)
risponde alle finalità di:
- rilevare le esigenze di risorse attraverso un
documento comune per tutte le strutture che
metta in luce i punti di forza e di debolezza, le
motivazioni delle richieste di nuove risorse o di
Pev
- consentire una analisi degli impegni di risorse
già disponibili a fronte dei processi gestiti
- collegare le richieste direttamente al valore
aggiunto programmato
(ALLEGATO N. 8)
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ORGANICO – STATO ATTUALE
ALLEGATO N. 9
STATO ATTUALE PER TIPOLOGIE R.U.PRESENTI
Organico
in
servizio
T.DET.
POLO ECONOMICO
59
2
61
POLO UMANISTICO
59
3
POLO SCIENTIFICO
85
5
POLO LINGUISTICO
43
3
3
4
SITUAZIONE al 12
settembre 2006
SSIS e centro
totale Strutture per poli
249
17
Nuovi
posti
assegn
ati o
in
corso
%
Prossi
mi
volont
ari
studen
ti 150
h FTE
11%
4,5
4
4,6
74,1
11,0
%
62
11%
8
4
4,3
78,3
11,0
%
2
92
16
%
1,2
93,2
14,0
%
1
47
8%
1
3,7
51,7
8,0%
7
1%
21
0,0
28,0
4,0%
269
48
%
325,3
48,0
%
220,
2
32,0
%
61,5
9,0%
34.5
8
13,8
outsou
rcing
(fte
stima)
0,0
tot
RU
%
cococ
o
dichia
rate
dalle
strutt
ure
3
total
e1
172
7
6
185
33
%
Portinerie
16
1
1
18
3%
3,5
Csita
18
1
19
3%
0,0
19,0
3,0%
Altre SBA
21
21
4%
2,0
23,0
3,0%
CLI
22/01/07
8
8
1%
13
1,0
22,0
3,0%
251
45
%
36
345,7
50,0
%
AMM. CENTRALE
totale Amministrazione e
strutture comuni
235
9
7
23
8
8
4,2
10,7
40,0
40
ORGANICO – Situazione e Fabbisogno – Esito della RILEVAZIONE
Situazione desiderata (con riassorb
TD)
Situazione attuale
Al 12 settembre 2006
Organic
o in
servizio
1
T.DET.
2
TOT 1
risorse
gestite
3=1+2
Nuovi
posti
assegnat
i o in
corso
4
cococo
dichiara
te
5
Richiest
e nuovi
POSTI
(meno
assegnat
i)
6
Richie
ste
SOST.
Cessat
i 7
TOT
2 8=
6+7
delta
TOT 2 org
servizio9=8
-(1+4)
1
73
14
69
10
108
23
POLO ECONOMICO
59
2
61
4,5
13
POLO UMANISTICO
59
3
62
8
10
POLO SCIENTIFICO
85
5
90
2
POLO LINGUISTICO
43
3
46
1
3
4
7
172
7
179
6
Portinerie
16
1
17
1
Csita
18
1
19
Altre SBA
21
21
8
8
SSIS e centro
AMM. CENTRALE
CLI
22/01/07
Posti da assegnare
Totale
484
26
ALLEGATO N. 10
21
2
1
12
55
12
21
9
12
9
23
20,5
195,5
23,5
16
0
18
0
21
0
13
5
3
0
13
0
11
510
21
5
18
0
70,5
90,5
6
580,5
96,5
% RICHIESTE INCREMENTI POSTI PTA PER
AGGREGAZIONE STRUTTURE
0%
POLO ECONOMICO
0%
1%
POLO UMANISTICO
13%
29%
9%
POLO SCIENTIFICO
POLO LINGUISTICO
SSIS e centro
AMM. CENTRALE
23%
8%
17%
Portinerie
Csita
Altre SBA
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DOGRU- Ca' Foscari
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Riepilogo delle richieste di posti per categoria e area
116,5 = 90.5 (richieste P.N.)+10 (assegnazioni)+6 (rich sostituzione cessati)+ 3
(rich sostituzione future cessazioni)+7 (rich T.DET.)
ALLEGATO N. 11
80
60
26
4
40
20
tecnica
biblioteche
40
14
12
amm.va
2
7,5
0
4
C
D
EP
tecnica
26
14
4
biblioteche
4
2
40
7
amm.va
B
7
12
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DOGRU- Ca' Foscari
ausiliaria
7,5
ausiliaria
20
CRITERI PER LE ASSEGNAZIONI
Le politiche di allocazione del personale mirano a
incentivare in primis:
 l’implementazione di nuovi servizi con attenzione
alle professionalità necessarie una volta identificati
i servizi garantiti dal Polo e dalle strutture che lo
compongono;
 la sostituzione di personale cessato o precario
necessario a fronte di processi riorganizzati
nell’ambito dei Poli e con le priorità mediate dai
poli stessi;
 il riassorbimento di personale precario per
esigenze divenute di carattere ricorrente (senza
incremento dei costi, es per passaggio da t.d. a t.i.)
 sostegno dei processi di cambiamento
(ALLEGATO N. 12)
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DOGRU- Ca' Foscari
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ORGANICO - 97 RICHIESTE PEV PER AREE E CATEGORIE
50
45
10
40
5
35
30
5
25
2
20
0
9
33
tecnica
biblioteche
amm.va
ausiliaria
15
3
20
10
10
5
0
C
D
EP
tecnica
5
10
9
biblioteche
2
5
3
20
33
10
amm.va
ausiliaria
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ORGANICO - POSTI PEV DISPONIBILI: 27
ORGANICO - POSTI PEV DISPONIBILI: 27
PROGRAMMAZIONE n. 26 POSTI 2006 E N. 1 POSTO DAL 2005
Post
i
Cat
13
C
Amministrativa
Amministrativa/contabile generica (previo
corso di formazione)
raccolta richieste
1
C
Biblioteche
Addetto alla biblioteca (previo corso di
formazione)
raccolta richieste
2
C
Tecnica
1 addetto ai Dipartimenti tecnico-scientifici
e 1 informatico-multimedialità (previo
corso formazione)
istruttoria per emanazione
bando
2
D
Amministrativo
gestionale
1 amministrativo gestionale e 1 contabile
gestionale
raccolta richieste
3
D
Tecnica
1 addetto ai dipartimenti tecnico-scientifici
e 1+1 tecnico elaborazione dati
istruttoria per emanazione
bando
4
EP
Amministrativo
gestionale
2 amministrativo gestionale e 2 contabile
gestionale
raccolta richieste
2
EP
Tecnica
1 tecnico ufficio tecnico e 1 tecnico per la
sicurezza
raccolta richieste
27
Aree
ambiti di utilizzo (*)
Stato avanzamento
procedura di selezione
TOT.
22/01/07
(*)
assegnazioni: a PEV conclusa
DOGRU- Ca' Foscari
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Modelli di supporto per la
identificazione delle priorità (proposti
al consiglio dei direttori di
dipartimento) sono importanti come
uno degli elementi di riferimento, ma
non certo sostitutori della interazione
costruttiva con le strutture
anche se il percorso è più lungo e a
volte difficile
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DOGRU- Ca' Foscari
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INDICE
Le finalità (qualità e produttività) e gli strumenti
Il modello di funzionamento
La pianificazione triennale
Le modalità di acquisizione delle
risorse umane
Il sistema incentivante e di valutazione
La formazione
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DOGRU- Ca' Foscari
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FORME DI RECLUTAMENTO
Definizione dei Profili professionali e di competenze necessari
mediante:
– Mobilità (bandi interni e personale in “disponibilità”)
– Concorsi pubblici (commissioni con esterni, trasparenza,
oggettività, valutazione competenze)
– Concorsi a tempo determinato per gli utilizzi propri (sostituzioni per
assenze, progetti di miglioramento…)
Altre forme alternative:
– Utilizzo delle forme di collaborazione a progetto cococo
– Outsourcing: all. 4.1 portierato - all 4_1 portierato 22 gennaio.xls
– Volontari del servizio civile nazionale su progetti approvati
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DOGRU- Ca' Foscari
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INDICE
Le finalità (qualità e produttività) e gli strumenti
Il modello di funzionamento
La pianificazione triennale
Le modalità di acquisizione delle risorse umane
Il sistema incentivante e di
valutazione
La formazione
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DOGRU- Ca' Foscari
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SISTEMA INCENTIVANTE
La valutazione del personale (prestazioni,
posizioni) ma anche del potenziale
Le politiche di valorizzazione del personale (PEVPEO)
Il fondo accessorio e la contrattazione integrativa
2006/2007 (all. 5.1)
I benefit materiali (buoni pasto, caf, convenzioni
con vettori, sussidi) e immateriali (soddisfazione,
clima, prestigio..) All. 5.2
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SISTEMA INCENTIVANTE
BISOGNI ED OBIETTIVI 2006-2007
IL CCDI è strumento di attuazione delle linee di indirizzo
degli organi di governo, nei rispetto dei limiti e vincoli di
bilancio per:
- favorire la crescita professionale e retributiva dei dipendenti
(PEO)
- riconoscere l’apporto individuale nel miglioramento della
qualità, efficienza ed efficacia dei servizi erogati (indennità
legata al sistema di valutazione della prestazione,
partecipazione ai gruppi di lavoro)
- riconoscere il maggior apporto individuale finalizzato alla
realizzazione di strategie aziendali (partecipazione a
progetti finanziati dall’esterno, apertura serali delle
biblioteche etc)
- attribuire incarichi di responsabilità valutando i risultati
ottenuti
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INDICE
Le finalità (qualità e produttività) e gli strumenti
Il modello di funzionamento
La pianificazione triennale
Le modalità di acquisizione delle risorse umane
Il sistema incentivante e di valutazione
La formazione
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DOGRU- Ca' Foscari
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FORMAZIONE –
Le politiche di formazione e aggiornamento
La formazione professionale costituisce uno strumento per la
crescita del personale e l'innalzamento del livello qualitativo dei
servizi prestati dall’Ateneo
A fronte dello stanziamento assegnato per il 2007 il Piano di
formazione annuale per il personale tecnico amministrativo
contempla gli interventi formativi prioritari ed urgenti. Il piano è
oggetto di contrattazione con le OO.SS (art. 4 CCNL)
Relazione fra formazione esterna (consiste nella partecipazione ad
iniziative formative, specialistiche e mirate, acquistate sul
mercato, su richiesta del capo struttura) e formazione interna
(mirata e programmata)
In allegato la proposta formazione 2007:
all 6.1 Piano formativo 2007.xls
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DOGRU- Ca' Foscari
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FORMAZIONE - CRITERI
 Puntare sulla formazione INTERNA in quanto:
 mirata, contestualizzata
 diffusa al maggior numero di dipendenti
 a minor costo.
 Autorizzare le richieste di formazione esterna solo se negli
ambiti formativi effettivamente specialistici.
 Garantire il criterio della partecipazione anche a rotazione
 Chiedere il co-finanziamento per la formazione e
aggiornamento del PTA appartenente alle strutture con
autonomia finanziaria (per incentivare la
responsabilizzazine delle richieste), nella misura del 50%
della quota d’iscrizione con la copertura delle spese di
missione
 capitalizzare l’esperienza formativa tramite incontri “a
cascata” o redazione di report da divulgare.
22/01/07
DOGRU- Ca' Foscari
32
 Introdurre interventi specifici e mirati a supporto del
cambiamento.
Nel 2007 per lo sviluppo di figure direttive è in corso di
progettazione un corso di formazione per i “quadri con alto
potenziale”, organizzato in collaborazione con Sum
 Favorire la partecipazione a Master di altre università/enti,
valutabili preventivamente.
La Commissione interna valuta periodicamento il
coofinanziamento, seguendo criteri quali:
- presenza o meno a Ca’ Foscari di iniziative di formazione
post laurea similari per obiettivi didattici e contenuti;
- valutazione del potenziale e l’effettiva ricaduta
professionale.
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Allegati
I Le finalità (qualità e produttività) e gli strumenti
I.1
I.2
I.3
I.4
scheda di rilevazione all 1.1 scheda rilevazione.xls
sintesi dei processi file copiati il 19 gennaio per allegati\all 1.2 Per Ateneo_processi.xls
gruppi di lavoro dei segretari di dipartimento 2007\GdL attivi.xls
sistema di budget
II modello di funzionamento
II.1 Struttura organizzativa ateneo gennaio 2007
II.2 Struttura organizzativa amministrazione dicembre 2006
II.3 Struttura organizzativa ateneo con proposta poli
II.4 Struttura organizzativa amministrazione di riferimento
II.5 Elenco delle posizioni all 2.5 Posizioni rivisto fb.xls
III L’allocazione delle risorse e la pianificazione triennale
–
III.1 Trend assegnazioni del personale
–
III.2 Impiego punti 06 e residuo 05
all 3_2 punti come utilizzati 22 gen.xls
–
III.3 Posti PEV disponibili all. 3.3 slide 23_PEV.xls
IV Le modalità di acquisizione delle risorse umane
V
–
–
–
IV.1 Portierato 2000-2006
Il sistema incentivante e di valutazione
V.1Il fondo accessorio e la contrattazione integrativa BCD (slides)
V.2 Il sistema incentivante per le posizioni organizzative
VI La formazione
VI.1 Piano formativo 2007 all 6.1 Piano formativo 2007.xls
VI.2 Dati sulla formazione (slides)
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DOGRU- Ca' Foscari
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