Aspetti organizzativi - Registro Tumori del Veneto

Lo screening tramite test HPV:
Aspetti organizzativi ed
informatici
Chiara Fedato
Coordinamento Regionale Screening Oncologici
Gruppo di lavoro regionale
• Registro Tumori del Veneto
• Sistema Informativo - Gruppo Tecnico Software della
Prevenzione
• Coordinamento Regionale Screening Oncologici
Protocollo di screening con test HPV
(a partire dai 30 anni di età)
Test di primo livello
HPV-DNA
NEGATIVO
Ripetizione a 5 anni
INADEGUATI/POSITIVO
Citologia
NEGATIVA
Ripete HPV a 1 anno
≥ ASCUS
Colposcopia
https://screening.websanita.intra.rve/screening
Transizione da screening tradizionale ad screening con HPV
Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico
Fase di transizione da Pap-test a test HPV
A regime: Generazione degli Appuntamenti
Il protocollo prevede due percorsi diversi per le donne in base
alla fascia di età:
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Generazione Appuntamenti
La generazione massiva degli appuntamenti permetterà, in base
alla fascia di età configurata, di invitare le donne a percorsi di
screening differenti utilizzando modelli di lettere specifici.
I tipi di invito che prevedono test differenti in base all’età sono:
 PRIMI INVITI
 RICHIAMI dopo ABOH
 relativi SOLLECITI*
*il sollecito segue il test del primo invito
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Generazione Appuntamenti
PAP TEST:
donne in fascia PAP e che non hanno eseguito screening HPV
precedentemente
TEST HPV:
donne in fascia HPV e donne in fascia PAP che hanno già
eseguito screening HPV precedentemente
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Screening Citologico: FLUSSI DI LAVORO
Anagrafe
SCR
Popolazione target
Appuntamenti
Lettere di invito
Stampa
mailing
Osservazioni inviti
• Da data attivazione HPV (Data tracciata) tutti
i primi inviti = primi inviti HPV
• PI e solleciti da DATA HPV = Test HPV
• Richiami = pap test => fogli lavoro riporteranno
tipo invito
Integrazioni: 1 livello citologico tradizionale
SCR
AP
Accettazione
Refertazione
Lettera di referto
Stampa
DGRV n772/2014
Centri di riferimento per l’esecuzione dei test HPV
Anatomia
Patologica di
San Bonifacio
Anatomia
Patologica di
Treviso
IOV Padova
Flussi di integrazione: 1 Livello HPV
Software screening
Prenotazioni/Accettazioni
Referti HPV
Laboratorio
Accettazione
MICROBIOLOGIA
validazione referti
Strumento HPV
Lettura test
Stati donna:
• Da invitare
• Invitata
• Accettata in attesa di referto HPV
• Refertata HPV
• Se HPV-  referto chiuso - invio 5 an
• Se HPV+  referto aperto in attesa Pap test
• Refertata Pap test
Flusso dei materiali e delle informazioni
Da Ambulatori vs laboratorio:
•Accettazioni, fogli lavoro, e campioni hpv
• Tramite fattorini e integrazioni
Da laboratorio vs AP-Thiene:
•Campioni HPV+ e foglio lavoro positivi
Da Segr. Screening vs AP-Thiene:
•Pre-accettazioni hpv+
Flussi: screening citologico Ulss
Anagrafe
SCR
AP Thiene
Mailing
Lab - TV
1° livello
Punti prelievo
•Campioni HPV
•Foglio lavoro
•Accettazioni
Consenso Informato x
trattam/trasmissione
Campione
HPV positivo
Signora
Rossi 54-64a
Invito
lettera
risposta
Segreteria
Laboratorio
di riferimento
accettazioni
HPV positivi
Risultati paptest su HPV
positivi
AP Thiene
Prelievo e Ambulatori
Ambulatori:
•Sedute dedicate e separate
•Prelievo HPV (su Thin preap)*
•Piani di lavoro distinti
•Pc collegato a rete regionale
•Stampanti (TT o TD)
•Etichette per il kit
* Unico prelievo e unico campione
DESCRIZIONE ATTIVITA’: in ambulatorio
Ostetriche-prelevatrici responsabili:
• Dell’accoglienza donne invitate,
• Dell’anamnesi - accettazione
• Dell'esecuzione del prelievo
• Segnalazione alla segreteria screening e al laboratorio dei casi ‘particolari’
(su foglio lavoro e/o sw)
• della corretta conservazione dei prelievi fino al trasporto da parte del
corriere dall’Ambulatorio al Punto di raccolta
OGNI AMBULATORIO DOTATO DI PC CON INTRANET REGIONALE ED
APPOSITA STAMPANTE
SITUAZIONI PARTICOLARI:
• DONNE IN GRAVIDANZA:
• si esegue HPV test con apposito KIT;
• Gravidanza avanzata: si può rimandare a dopo il parto;
• DONNE VIRGO:
• si esegue il pap-test e si evidenzia nel foglio di lavoro ‘virgo’, e
si segnala «NO HPV» nel campo prelievo HPV in accettazione;
Accettazione
La corretta accettazione assume un ruolo determinante nel
processo di refertazione e quindi nel percorso di screening delle
donne.
Attualmente, in fase di accettazione, vengono raccolte le
seguenti informazioni:
 Esito invito
 Anamnesi ed interventi precedenti
 Dati prelievo
È possibile stampare fogli di lavoro ed etichette
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Accettazione
Accettazione – stampe
xxxxxx
Accettazione – foglio di lavoro
ETICHETTA TEST HPV
Accettazione – etichette
AD OGNI
DONNA
LA PROPRIA
ETICHETTA
Accettazione – Etichettatura Campioni HPV
In fase di accettazione occorre gestire anche l’etichettatura dei
campioni HPV. L’etichette che deve essere applicata ai campioni
deve:
a. Contenere il codice identificativo campione
stampato sia in chiaro che in barcode
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Soluzione Organizzativa Ottimale Accettazione
Diverse ULSS, sia praticanti screening tradizionale che screening
HPV, raccolgono l’accettazione in tempo reale, direttamente in
fase di prelievo, tramite le ostetriche. Prerequisiti necessari per
questa modalità organizzativa sono:
a) Tutti i centri prelievo devono essere dotati di:
• PC con accesso alla rete (verificare tempi di risposta)
• Stampanti ed etichette termoresistenti
b) Tutte le ostetriche devono avere le credenziali personali
per l’accesso all’applicativo e devono essere formate
sull’utilizzo
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Soluzione Organizzative Alternative
IPOTESI B:
L’accettazione viene comunque raccolta nello screening ma a posteriori
e in modo centralizzato dalla segreteria, tuttavia le ostetriche devono
avere a disposizione ogni mattina tutte le etichette per i possibili
prelievi HPV (spreco di etichette specifiche con costi rilevanti,
impossibilità di gestire casi fuori agenda)
IPOTESI C:
L’accettazione viene raccolta in gestionale aziendale esterno
l’applicativo di screening. Essendoci un attore in più aumenta anche il
grado di complessità dei flussi informativi.
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LA RINTRACCIABILITA’ DELLE PROVETTE
• Le provette devono essere identificate prima di iniziare
il prelievo: occorre, dunque, applicare alla provetta
l’apposita etichetta (stampante presente ogni centro
prelievo)
• L’etichetta contiene per ogni donna le
seguenti informazioni: Nome, Cognome,
data di nascita, tessera sanitaria, data di
prelievo e codice a barre
• Occorre applicare alla provetta
l’apposita etichetta posizionandola in
senso longitudinale.
TRASPORTO E INVIO
• Inviare al laboratorio di riferimento i porta-provette con i campioni
e i fogli delle sedute di prelievo corrispondenti;
• il trasporto va effettuato a temperatura ambiente, utilizzando
contenitori adeguati
Nuovi Dati Accettazione
Con il protocollo HPV-DNA con richiamo a 5 anni sarà necessario
raccogliere con precisione anche le seguenti informazioni:
 Consenso al trattamento dei dati
 Consenso alla trasmissione dei dati
 Tipo prelievo effettuato (per solo PAP test o per test HPV)
La raccolta di queste informazioni determina il flusso di
informazioni verso i diversi centri di refertazione e la struttura
che il referto deve assumere
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Gestione Consenso
e implicazioni applicative
È stata inviata a tutte le ULSS una informativa
regionale.
È obbligatorio raccoglierlo in fase di accettazione,
soprattutto necessario per gestire le refertazioni fuori
ULSS.
Il consenso è valido per tutti i prelievi e gli episodi di
screening successivi!
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Gestione Consenso
e implicazioni applicative
1.Consenso al trattamento dei dati (personali e sensibili)
2.Consenso alla trasmissione dei dati
Se uno od entrambi i consensi vengono negati (l’accettazione del secondo è
condizionata all’accettazione del primo), l’applicativo inibisce i flussi informativi verso
gestionali esterni l’ULSS.
Nello specifico:
 il centro di refertazione HPV
 l’anatomia patologica di Thiene
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Gestione Consenso
e implicazioni applicative: consenso negato
Gli scenari ipotizzati in questo caso sono:

Rifiutare la prestazione
 Non è possibile eseguire il test HPV, in quanto il processo di
export delle accettazioni verso i centri refertanti esterni viene
inibito

Eseguire il PAP test per lo screening tradizionale
 Il flusso informativo verso la propria anatomia è garantito e il
referto verrebbe gestito internamente a livello aziendale
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Accettazione: presenza e prelevatore
ALCUNI ESEMPI ORGANIZZATIVI
Azienda Ulss 19
Azienda Ulss 15
Punto di raccolta prelievi
Centro Coordinamento
Screening
Laboratorio
Frequenza di invio prelievi
al Laboratorio di
riferimento
1 v/settimana (circa
100/130 prelievi a
settimana)
2 v/settimana (circa 250
prelievi a settimana)
Protocolli
Protocolli organizzativi
interni
Protocolli organizzativi
interni
Modalità invio prelievi
Ditta già convenzionata
con Ulss per trasporto
Ditta già convenzionata
con ULSS per trasporto
campioni
EXPORT Accettate vs Laboratorio
Esempio di log – export accettazioni
IMPORT Referti da Laboratorio
Esempio di log – import referti
Centro di riferimento per la lettura
dei pap test di triage (HPV+)
Anatomia Patologica
Ospedale di Santorso
PAP-TEST DI
TRIAGE A REGIME:
CIRCA 8.000/ANNO
EXPORT: HPV + vs Anatomia Patologica
IMPORT: PAP da Anatomia Patologica
Referto HPV: campi
• “Esito”: negativo, positivo, inadeguato;
• “Quantità”: valore assoluto;
• “Quantità relativa” = valore in % dell’RLU;
• “Data prelievo” = data invito (spostare gli inviti);
• “Tipo infezione”: non ora
Ps: Se presenti data referto HPV e data referto
Pap test = vale quest’ultima data;
REFERTO HPV
Se l’HPV è positivo … allora
Refertazione: alcune funzioni
• Filtro di ricerca HPV: non refertato, negativo,
positivo, inadeguato;
• Filtro HPV+ Filtro referto aperto = HPV in
attesa di test;
• Filtro HPV+ Filtro referto chiuso = Pap test
eseguiti in seguito ad HPV;
REFERTAZIONE
Approfondimenti
SCR
Appuntamento
Refertazione
Lettera di referto
Stampa
Grazie per l’attenzione
[email protected]