Diapositiva 1

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Task Force “deleghe al territorio”
Secondo incontro
Roma 03 novembre 2008
GdL Territoriale – Processo Acquisti Gestione Immobiliare
10/08/2016
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Immobili e acquisti
• Esigenze rilevate
• Strumenti gestionali
• Strategia di intervento
• Attività dei gruppi di lavoro territoriali
Prossimi Ambiti di Analisi: S&S e HRO
GdL Territoriale – Processo Acquisti Gestione Immobiliare
10/08/2016
Immobili e acquisti
Esigenze rilevate
•
•
•
•
Velocizzazione interventi immobiliari
Garanzia di certezza ed adeguatezza delle prestazioni di facility management
Tempestività delle forniture rispetto alle esigenze operative
Riduzione dei tempi tra la quantificazione dell’esigenza di acquisto
(investimenti e costi) e la disponibilità effettiva di beni e servizi nei tempi
richiesti
Punti analizzati
•
•
•
•
•
•
Processo di acquisto collegato ad interventi immobiliari
Gestione facility management
Partecipazione alla definizione delle specifiche tecniche dei contratti
Deleghe di acquisto territoriali
Snellimento del ciclo passivo
Semplificazione procedure di acquisto
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Immobili e acquisti
Strumenti gestionali
•
•
•
•
Programmazione dei fabbisogni
Deleghe di acquisto
Contratti ripartiti, accordi quadro
Accordi con società del gruppo
Vantaggi
•
•
•
•
Riduzione delle transazioni di acquisto e del correlato onere di gestione
Gestione diretta da parte Business Unit degli acquisti specialistici, non
ricorrenti e di lieve entità
Disponibilità di acquisti già contrattualizzati nell’ambito di contratti quadro
Utilizzo delle competenze del knowhow specialistico presente nel gruppo
Poste Italiane
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Immobili e acquisti
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Strategia di intervento
• Attività gestite mediante delega
• Attività gestite mediante contratto ripartito
• Ruolo dell’EGS / struttura tecnica responsabile nell’attribuzione di
deleghe ed emissione buoni di consegna a beneficio del cliente finale
• Affidamento della gestione dei contratti ai clienti finali
(allo studio il passaggio della gestione dei contratti di pulizia alle business unit)
Livello
organizzativo
Poste
Strumenti gestionali
Utilizzo
e-procurement
PCH
Contratti ripartiti
NAT
Ampliamento contratti quadro
Business Unit
Deleghe su budget
Ampliamento delle categorie
merceologiche disponibili
Disponibilità dei buoni d’ordine per i
clienti finali
Gestione degli acquisti ricorrenti
entro soglia comunitaria
Gestione degli acquisti specialistici,
non ricorrenti o di lieve entità
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Attività dei GdL Territoriali
Per attivare in modo efficace le competenze territoriali disponibili sui temi e le soluzioni
individuate e definire le procedure di gestione delle nuove attività tra tutte le funzioni territoriali
coinvolte, è stato deciso un approfondimento territoriale della durate di 3 settimane che ha
coinvolto le strutture campione di seguito indicate:
Strutture di Riferimento
BPS – Area Logistica Territoriale
CNS – Country Manager
RE – Area Immobiliare
PCH – Nucleo Acquisti Territoriali
Aree Individuate
Lombardia – Nord Est
Referenti GdL
Gruppo 1 (ROC - CNS)
Gruppo 2 (Acquisti BPS)
Gruppo 3 (ROC - CNS)
Gruppo 4 (Acquisti BPS)
Tempi
Start up – Venerdì 10 Ottobre
Fine Lavori – Venerdì 31 Ottobre
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Attività dei GdL Territoriali
Dettaglio Obiettivi e Deliverables
A. Analisi delle ipotesi di delega proposte al fine di verificare la coerenza tra
categorie merceologiche individuate ed esigenze operative, eventuali proposte di
ampliamento con riferimento ai fabbisogni di acquisto relativi a cespiti
(Lombardia)
B. Individuazione di ulteriori categorie merceologiche per cui attivare contratti /
accordi quadro stipulati dai NAT (Lombardia)
C. Nell’ambito dello studio sulla possibile migrazione della gestione dei contratti
relativi ai servizi di igiene e pulizia dalle Aree Immobiliari alle strutture territoriali
BPS ed ex CNS (con emissione dei relativi buoni di consegna / di esecuzione),
analisi e definizione delle relative procedure di gestione territoriale (Lombardia)
A. Definizione di un processo di programmazione che favorisca l’aggregazione dei
fabbisogni territoriali, superando la frammentazione che caratterizza attualmente
il processo di acquisto sia delegato, sia svolto dai NAT (Nord Est)
B. Analisi delle procedure vigenti in tema di acquisti delegati e contratti
ripartiti, eventuali suggerimenti migliorativi del processo (Nord Est)
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GdL territoriali – focus acquisti
Criteri adottati per l’analisi delle ipotesi di delega
L’analisi è stata condotta sul complesso delle categorie merceologiche messe a
disposizione del GDL. I criteri guida adottati sono:
 Valutazione, per ogni categoria merceologica, dell’impatto sull’operatività delle
Business Unit;
 Attribuzione della delega alle Business Unit per le categorie merceologiche “con
impatto” sull’operatività, distinguendole fra esigenze programmabili o ad evento
 Individuazione di categorie merceologiche per le quali è possibile programmare
quantità che giustificano Accordi Quadro
Le voci principali oggetto di delega riguardano:
 Piccoli interventi di manutenzione immobiliare
 Manutenzione di attrezzature non coperte da contratto centrale;
 Complementi di arredo
 Accessori di UP
 Cartellonistica e insegne
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GdL territoriali – focus acquisti
Ottimizzazione accordi quadro
SOLUZIONE 1
Per gli accordi quadro/contratto ripartiti di stipula centrale prevedere la diversificazione
degli acquisti tramite inserimento di tipologie di prodotti diversi per tener conto delle
diverse esigenze territoriali.
SOLUZIONE 2
Disponibilità dell’informativa in tempo reale anche per eventuali suggerimenti e
correttivi in tutte le fasi di approvvigionamento (predisposizione elaborati gara,
indizione gara, aggiudicazione, contratto e allegati, ecc.) e per la pianificazione degli
acquisti.
Utilizzo in tal senso dell’INTRANET AZIENDALE.
SOLUZIONE 3
Autonomia gestionale al territorio per organizzazione tempi di consegna, luoghi e
quantitativi di consegna, ecc.
SOLUZIONE 4
Possibilità stipula contratti quadro anche a livello territoriale nel rispetto delle deleghe a
valore e con assegnazione del budget necessario.
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GdL territoriali – focus acquisti
Sintesi delle categorie individuate
N° categorie
ARREDI E COMPLEMENTI
Per agevolare
l’analisi, sono stati
ATTREZZATURE
9
18
COMPONENTI ICT
8
EDIFICI E IMPIANTI
19
funzionali per
FLOTTA
11
raggruppare le
FORMAZIONE & COMUNICAZIONE
categorie
MATERIALI DI CONSUMO
12
merceologiche.
SERVIZI
18
(108 idonee e 16 da
VESTIARIO E DPI
10
eliminare)
DA ELIMINARE
16
definiti dei cluster
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GdL territoriali – focus acquisti
Proposte di ampliamento contratti quadro
Nell’ambito delle
categorie
ACCESSORI ARREDAMENTO
1
merceologiche sono
ATTREZZATURE E ACCESSORI UFF
2
state individuati 19
INTERV.RIP.EXTRA MULTISERVICE
1
possibili Accordi
LAVORI ADEG IDIC014
1
Quadro in ambito
MANUTENZ.MOBILIO E ATTREZZATURE
6
territoriale.
PRESTAZIONI DI SERVIZIO
5
PRESTAZIONI DI SERVIZIO IMMOBILI
1
SMALTIMENTO RIFIUTI
2
(N. 3 AQ Territoriali
già disponibili).
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GdL territoriali – focus gestione pulizie
IPOTESI DI PASSAGGIO ATTIVITA’ DA RE A B.U. TERR.: Struttura rapporti
contrattuali
ALT
COUNTRY
GESTORE DEL
CONTRATTO
GESTORE DEL
CONTRATTO
LOTTO 1
LOTTO 2
APPALTATORE 1
LOTTO 3
LOTTO 4
APPALTATORE 2
* Il ruolo del gestore del contratto può essere assunto anche dalla stessa persona
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LOTTO 5
APPALTATORE 3
GdL territoriali – focus gestione pulizie
Flusso Operativo
UP, CPD, CMP o SITO
DIREZIONALE
Sovrintende alle
operazioni di pulizia
ordinaria
Segnala eventuali disservizi o
richiede un intervento
straordinario
Riceve comunicazione di
eventuale affidamento a terzi
Valuta con cadenza
mensile la qualità del
livello di pulizia sul
sito Igiene Net
CMP/RAM/FILIALI
(Direttori Tecnici)
IMPRESA
Acquisisce la
segnalazione/richiesta e ne
dà comunicazione alla Ditta
Emette con cadenza
mensile il certificato di
pagabilità
Provvede ad affidamento a
terzi nei limiti del budget del
contratto
Rileva la “qualità percepita”
attraverso il sito Igiene Net e/o
organizzando verifiche periodiche
dei siti e comunica le eventuali
criticità alla Ditta.
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Intervien
e nei
termini
stabiliti
dal
contratto
?
SI
NO
Riceve mensilmente le
criticità.
GdL territoriali – Dematerializzazione (processo ex CNS)
Strutture
Richiedente
di Filiale e UP
OSC
di Filiale
•Predispone/raccoglie
RDA elettronica su
fabbisogno degli UP
•Riceve e verifica RDA
elettronica altri servizi
Filiale
Compilazione
Rda elettronica
ed invio a OSC
con e_mail
Verifica, con supporto
del PCG di Filiale, RdA
sulla base della spesa
autorizzata nel processo
di budget.
RDA in formato
elettronico viene inviata
a DF per l’esame finale e
la prosecuzione al CC
Direttore di
Filiale
Approva l’RDA e l’invia con
e_mail al CC
(L’invio dalla sua casella di
posta elettronica costituisce
certificazione
dell’approvazione dell’RDA)
Centro
Contabile
Inserimento RDA a sistema e
archiviazione RDA in
apposita cartella su
P.C.dell’invio del DF
Selezione fornitori
Emissione OdA da DF e invio
alla Ditta per firma accettazione
Restituisce a D.F. OdA
scannerizzata, con firme dei
contraenti
Approva l’ODA (con firma
certificata) e l’invia con e_mail
al CC
(L’invio dalla sua casella di
posta elettronica costituisce
certificazione
dell’approvazione dell’RDA)
Verifica il prestato
servizio e invia a CC
apposita dichiarazione
con e-mail
GdL Territoriale – Processo Acquisti Gestione Immobiliare
10/08/2016
Riceve prestato servizio
elettronico con e_mail da
OSC
Entrata
Merce
Entrata
Fattura
Pagamento
Fattura