Impresa Digitale

Teamwork
I progetti aziendali sempre con te
Ing. Valentina Meglioli
Politec Informa 12
Novembre 2008
1- Area
Operazionale
Accordo con
Infocert
2- Rilevazione
Accadimenti
Aziendali
3- Area Previsioni
4- Area Gestione
Progetti
Sistemi informatici
rilevazione gestione
Simpol e
Budgeting
Teamwork
Passato
Asse del tempo
Futuro
Area Gestione Progetti
L' area della gestione dei progetti è finalizzata a
sincronizzare gli interventi delle varie risorse aziendali per il
perseguimento efficace ed efficiente degli obiettivi
progettuali
Progetti Ordinari
Progetti Straordinari
Alimenta alcuni campi dell’area delle previsioni
•Impatto economico
•Necessità di risorse
•Investimenti
Area Gestione Progetti
Per poter gestire il futuro è necessario mettere a
disposizione del management privato e pubblico
strumenti operativi per svolgere la sua delicata e
complessa funzione di pianificazione e controllo in
modo efficiente.
Cambio di prospettiva
Passiamo da un focus sugli elementi raccolti dal passato ad una
maggiore attenzione per i risvolti futuri delle scelte aziendali
Strumento per il TOP Management
Decisioni Strategiche
Decisioni Direzionali
Decisioni Operative
•Definizione obiettivi
•Controllo dei risultati
•Azioni correttive
Scambi informativi
tra sistema
direzionale e
sistema operativo
Gestione Progetti
Perché pianificare?
• Costringe le persone a riflettere di più sugli elementi coinvolti
• È più facile concentrarsi in attività singole
• Programma l’impiego di risorse scarse
• Un piano è uno strumento di comunicazione
• Aiuta nella delega delle attività
• Permette di individuare le divergenze con quanto previsto con
maggior facilità
Scenario A
Puntare su una moltitudine di software
Pro
Contro
Computo del lavoro svolto
effettuato a memoria
Basse barriere all’utilizzo
Appuntamenti organizzati su
programmi di gestione
della posta elettronica
Files raccolti in cartelle si
server aziendali
Impossibilità di aggregare i
dati
Strumenti che non
permettono la
registrazione delle
conversazioni
Comunicazione complessa
tra i membri del gruppo
Scenario B
Puntare su software specifici
Pro
Numerosi strumenti per la
rendicontazione
Compilazione di diagrammi
di Gantt più raffinati
Tracking preciso dei
compiti assegnati ai
collaboratori
Contro
Problemi nella condivisione
delle informazioni
Problemi nell’aggiornamento
in tempo reale
Maggiori costi
Elementi essenziali per la gestione di un progetto

Obiettivi specifici, ragionevolmente raggiungibili ed eventualmente
interconnessi con altri obiettivi o progetti

Vincoli temporali ed economici per il completamento

Un insieme di risorse umane e tecniche assegnate e adeguate alle difficoltà
del progetto

Una organizzazione interna con una chiara assegnazione dei ruoli, divisione
dei compiti e una struttura di governo del progetto

Oggetti e/o i servizi da rilasciare (i cosiddetti deliverables necessari al
raggiungimento gli obiettivi) ben definiti

Articolazioni del progetto in fasi in cui sono definite le interfacce, i vincoli e le
responsabilità (chi fa che cosa entro quando)

Un insieme di strumenti per controllare l'avanzamento del progetto rispetto
agli obiettivi, sia in termini di tempo, che di costo
Teamwork
Teamwork è una soluzione web based per
la gestione del lavoro e la comunicazione
a sostegno dello sviluppo di progetti in
ogni campo
Teamwork
Project Management
La parte di tools specifici della Gestione Progetti permettono registrare in
modo ordinato tutti i dati funzionali alla pianificazione aziendale.
•
•
•
•
•
Diagrammi di Gantt
Supporto Milestone e Dipendenze
Statistiche sull’andamento dei lavori
Editor progetto ricco (modifica date, riunioni collegate,
spazio per i commenti)
Import/Export da Microsoft Project
Project Management
Per la gestione di numerosi progetti è stata implementata una maschera
di ricerca molto raffinata che consente di filtrare
•Date di inizio/fine
•Ultima modifica
•Classificazione
•%avanzamento
Assegnazioni
I gruppi di lavoro sono definiti in automatico attraverso
“assegnazioni” delle risorse su progetti.
Ogni componente può avere uno dei 3 Ruoli locali:
•Project Manager
•Worker
•Stakeholder/Customer
Ruoli
Definizione
Possibilità attribuita ad una risorsa censita in Teamwork
di modificare o consultare un ambiente di lavoro.
Ruoli Globali
Devono essere impostati per l’area di Teamwork in cui l’utente
opera. Se un utente opera in diverse aree, egli ha, per ognuna, un
diverso profilo.
Ruoli Locali
Sono legati ai progetti in base a responsabilità e funzioni operative.
Project Management
Editor di progetto
Project Management
Struttura del progetto sintetica: fasi, durate, avanzamento, Gantt
Worklog
Lo scopo di Teamwork è il monitoraggio dell’evoluzione
dei progetti nel tempo ed il controllo delle ore di lavoro
dedicate è critico per il successo.
Gli utenti sono parte attiva.
Costi declinati per singolo progetto
Alimenta il budget di progetto
Parametro con il quale calcolare l’avanzamento
Stampa reports PDF ed Excell
Worklog
Aiuta nella determinazione del carico degli operatori
Worklog
Tiene traccia delle ore di lavoro dedicate al progetto e calcola in
automatico il costo della componente risorse umane.
Issue
Al fine di non appesantire troppo la struttura dei progetti
essi possono essere sviluppati tramite la composizione di
ISSUE, ovvero dei compiti da assolvere per procedere
con l’avanzamento.
Issue
• Assegnate ad ogni risorsa con accesso a sistema
• Possibilità di allegare documenti
• Possono alimentare le statistiche sull’avanzamento
• Permettono il caricamento di Worklog
Comunicazione
La seconda veste principale di Teamwork è quella di
Groupware: è un software collaborativo che va oltre la
semplice condivisione di file e database.
Incorpora:
• Posta elettronica
• Agenda condivisa
• Gruppi di discussione e lavagne
• Sistemi di allerta per prossimità alle scadenze oppure
modifiche ai progetti
•Gestione delle news aziendali
Comunicazione
Agenda condivisa da più utenti sincronizzata con iCal, Outlook,
Google Calendar
Gestione tramite e-mail
E-mail verso Teamwork
• Creazione Issue
• Aggiunta di documenti ai progetti
• Creazione promemoria
E-mail da Teamwork
• Allarme per scadenze/milestone imminenti
•Modifiche al progetto da parte di altri utenti
• Configurazione calendario personale (Outlook, Mail,
Thunderbird…)
Documenti
La gestione documentale sfrutta a pieno la potenzialità di un
applicazione nata specificatamente per il Web.
La condivisione degli allegati di progetto e delle informazioni in
generale è immediata attraverso la rete internet.
Documenti
Tutta la documentazione di progetto è collegata esattamente al task di
appartenenza. Possono essere gestite versioni, modifiche, classificazioni
e protezioni.
La gestione cambia in base alla configurazione adottata:
•Installazione su server aziendale
•Fruizione del servizio in remoto
Documenti
Fruizione Servizio in ASP
Upload Documenti
Sono caricati nel repository e
collegati al progetto di appartenenza.
Possono essere scaricati in ogni
momento per la consultazione
Documenti
Installazione in house
L’utente connesso tramite la rete ha la possibilità di lavorare
sul File Server aziendale dopo aver configurato il path della
cartella di lavoro. Il browser funge da finestra sul server.
Specifiche Tecniche
•Scritto in Java
•Funziona su ogni sistema operativo dotato di Java
Development Kit 5 e superiori
•Compatibile con i più diffusi Web Browser
•Compatibile con ogni Database
•Personalizzabile nell’aspetto e nei contenuti
Punti di Forza
• Applicazione Internet
• Accesso rapido alle informazioni necessarie
• Maggiore controllo delle risorse e degli aspetti finanziari
• Comunicazione efficace delle informazioni
• Gestione efficace e comprensione della programmazione
Funzionamento ordinato e sincronizzato del sistema
Teamwork
I progetti aziendali sempre con te
Grazie per l’attenzione
Politec Informa 12
Novembre 2008