Ristrutturazione dello Studio in 4 mosse

Ristrutturare lo Studio in 4 mosse
per preservare il futuro dello Studio
Parma, 28 ottobre 2014
Giorgio Miurin
1
Integrazione tra Studi
/valorizzazione
Sviluppo commerciale
Organizzazione
Sistemi di controllo costi
Evoluzione degli Studi
3
Azioni commerciali
A chi vendere
Come vendere
Cosa vendere
Come essere competitivi
Azioni commerciali
Gli ingredienti:
Il tasso di fidelizzazione della clientela
La consapevolezza del livello di tariffa applicato
Il ventaglio delle soluzioni offerte
La conoscenza delle esigenze del cliente
Strumenti di penetrazione del mercato
IL MERCATO ATTUALE NON PERDONA LA MEDIOCRITÀ
La competitività commerciale è la conseguenza del rapporto
qualità prezzo percepito
La nostra offerta è coerente con le esigenze prioritarie del
mercato o siamo una commodity?
Integrare le competenze dello Studio per essere vicini alle
problematiche strategiche dei clienti
6
eliminare le aree grigie di
inefficienza
potendo esprimere maggior
competitività
E’ velleitario cercare clienti se non sono
calibrate le tariffe
I Professionisti non conoscono le loro
tariffe applicate
7
fatturato
RIDUZIONE DEL
FATURATO
Consumi materie
Costi variabili diretti
Margine commerciale
personale
Costi
generali/indiretti
ebitda
Ammortamenti
accantonamenti
ebit
Oneri finanziari
Altri costi
DECREMENTO
Valore percepito
$
PRODUTTIVITA’
VALORE AGGIUNTO
BASATO SULLA
CREAZIONE DI VALORE
RAPPORTI
FINANZIARI/
USURA
Valore percepito
$
Utile lordo caratteristico
lordo
Protezione fiscale
Tariffa o forfait?
Cosa vende lo studio
servizi professionali
consulenza
Ma quanto vale il tempo e
vende
“tempo”
segreteria Lo studio
come è governabile?
Sedute psicologiche
Interpretazione
del concetto
di ilservizio
Lo studio
espande
lavoro
a seconda del tempo a disposizione
Educazione della clientela
Educazione dei dipendenti
Sistema di controllo
Educazione della Direzione
I competitor
Associazioni
Centri di elaborazione
Colleghi commercialmente più aggressivi
La tecnologia
cosa rimane della tariffa
applicata?
12
Governo dell’area economica
Processi
organizzativi
Approccio
commerciale
Produttività
Corretta incidenza
dei costi
Sistemi di
controllo
Per forfait
Complessiva
studio
Produttività
Per operatore
Per cedolino / pratica
Le rimanenze iniziali dello Studio
la produttività oraria di break even
35/40 € ora
Il mercato esprime
Per l’area contabilità “ordinaria”
Per l’area contabilità ‘’semplificare’’
Per l’area lavoro:
€ 35/45
€ 50/80
€ 50/70
Per l’area della consulenza
€ 80/120
15
Forfait 4.000
produttività obiettivo
40 € ora
Tempo tecnico
100 ore
1
Mappatura della clientela
60
50
produttività
44
60
50
45
50
40
37
35
30
24
Clienti / fatturato
Mappatura della clientela
60
60
produttività
75
1500 forfait
20 ore
60
20.000 forfait
333 ore
35
20.000 forfait
571 ore
40
30
Clienti / fatturato
Mappatura degli operatori
70
60
50
produttività
44
40
56
48
42
37
30
28
20
Clienti / fatturato
Calcolo del costo pieno
Tariffa effettiva
55
Costo diretto
20
inefficienza
8
esercizio
8
Altri costi
4
Full cost
40
Utile lordo
15
1
Area
Competenze - €
Organico eq.
Produttività - €/ora
Efficienza %
Fiscale
Fiscale
Paghe
Paghe
287.678
5
31
73%
681.050
10
39
69%
595.656
10
35
76%
822.327
15
31
63%
Fiscale/Paghe
Fiscale/Paghe
307.757
6
32
80%
592.700
11
30
78%
Tariffa
55
43
56
46
50
40
39
Direct Cost
Inefficienza
Esercizio
Altri costi
20
8
8
4
19
7
6
4
22
10
8
6
22
7
6
5
18
11
6
1
22
5
6
3
18
5
6
2
Full cost
40
36
45
40
37
36
31
Utile Lordo
15
7
11
6
13
3
8
Resa %
49%
39%
43%
37%
42%
32%
41%
21
Area
Competenze - €
Organico eq.
Produttività - €/ora
Efficienza %
Fiscale/Paghe
Fisc./Pag./Cons.
Fisc./Pag./Cons.
Fisc./Pag./Cons.
1.035.958
19
31
62%
1.081.603
14
44
85%
1.256.190
17
43
83%
2.157.085
28
43
72%
Tariffa
55
49
52
52
60
Direct Cost
Inefficienza
Esercizio
Altri costi
20
8
8
4
21
13
6
4
18
3
7
2
16
3
7
2
16
6
5
3
Full cost
40
43
30
29
31
Utile Lordo
15
6
22
23
29
49%
31%
59%
63%
62%
Resa %
22
Studi a confronto - 3
Area
Competenze - €
Organico eq.
Produttività - €/ora
Efficienza %
Fiscale
Fiscale / Paghe
Fiscale / Cons.
Fiscale / Cons.
468.344
7
37
68%
1.808.595
27
38
60%
1.779.802
23
44
64%
3.017.565
35
49
82%
Tariffa
55
54
64
68
60
Direct Cost
Inefficienza
Esercizio
Altri costi
20
8
8
4
23
11
13
3
26
17
10
6
24
13
8
12
20
4
10
4
Full cost
40
50
60
57
38
Utile Lordo
15
4
4
11
21
49%
37%
32%
45%
60%
Resa %
23
Riepilogo Costo Orario
Valore Atteso Valore Eff.
ORDINARIE SEMPLIFICATE ESTERNE
€/h
€/h
€/h
BILAN+DICH PRAT. VARIE CONSULENZA
€/h
€/h
€/h
CEDOLINI
€/h
COLLOCAM.
€/h
€/ora
€/ora
DIRECT COST
20
21
19
20
22
24
17
28
23
22
Inefficienza
8
8
7
8
9
10
7
11
9
9
Altri costi e spese
12
13
15
14
13
12
15
11
13
13
40
43
40
42
44
46
39
50
45
44
15
3
-5
9
1
11
-9
8
32
-12
55
46
36
50
46
57
30
58
77
31
49% 35% 28%
45%
32%
40% 22%
33%
58%
3%
FULL COST
Utile lordo ora
Tariffa
Resa %
24
MARGINALITA'
Utile Lordo
Utile %
Quadratura
0
ORDINARIE SEMPLIF. ESTERNE BIL.+ DICH PRAT. VARIE CONSUL. CEDOLINI COLLOCAM.
€ 61.329 -€ 32.270 € 12.620
6,31%
€ 779 € 32.666 -€ 19.684 € 12.024 € 88.296 -€ 33.102
0%
17%
3%
19%
0%
14%
41%
Recupero da Tariffe € 144.676 € 69.533
€0
€0
€ 0 € 35.965
€0
€ 0 € 39.178
Recupero di Ore
341
138
873
0
465
0
0
€ 7.281 € 2.937 € 18.638
€0
€ 9.932
€0
€0
1.817
0
Recupero di Efficienza € 38.787
€0
0%
25
26
Paghe
Colloc.
Paghe
Cedolini
Cont.
Semplificata
Cont.
Esterne
Bilanci e
Dichiarazioni
Pratiche
Varie
Consule
nza
Totale
Studio
Cont.
Ordinaria
Marginalità delle ASA
Utile
Lordo
+
-
Calcolo del costo pieno
Tariffa obiettivo
60
Costo pieno
40
Numero protocolli/ora
Costo riga
13/15
1
3,07/2,6
Tariffa riga
4,61/4
1000 righe ordinaria
76/66.6 ore
Tariffa a costo pieno
2.660
Tariffa a valore obiettivo
4.000
Performance per cliente – 3
Valori Medi
INDICATORI
1,00 84%
O/S/P/E/F
ABBRUZZESE DANIELE
S
ANDREINI ENRICO
S
ANGUILLESI LAURA
S
BAGNI ALESSANDRO
S
BAR GAMBRINUS
S
BAR RISALITI SNC
S
BENEVIERI CLAUDIO
S
BERTELLI SAVERIO
S
BERTINI SONIA
S
BORRI GIORGIO
S
CACIOLLI MARZIA
S
CAPARRINI DONATELLA
S
CAPPELLI RICCARDO
S
CAVALLINI ROBERTO
S
CHIARELLO SEBASTIANO
S
CIRCOLO RICREATIVO LECORES
93 14
7,13
1,11 13
Diffivoltà Resa % Tarif./Ora Cos./ora Tarif./Scrit. Cos./Scritt. Sritt./ora
0,90
1,25
1,84
3,25
2,93
1,13
0,65
0,45
1,61
3,65
0,89
0,41
1,18
2,29
1,06
1,38
95%
317
16
21,82
1,10
15
63%
43
16
4,09
1,53
10
85%
109
16
15,35
2,25
7
78%
74
16
18,37
3,97
4
-10%
14
16
3,26
3,58
4
72%
57
16
4,94
1,38
12
98%
651
16
32,73
0,80
20
95%
322
16
11,16
0,55
29
97%
455
16
56,47
1,97
8
81%
85
16
24,00
4,46
4
95%
338
16
23,23
1,09
15
96%
393
16
12,50
0,51
31
81%
85
16
7,69
1,45
11
71%
55
16
9,70
2,80
6
88%
129
16
10,51
1,30
12
0%
16
16
1,70
1,69
9
28
Produttività per cliente
Produttività per pratica /forfait
Produttività per a.s.a
Produttività
Corretti carichi di lavoro
Produttività di mercato
Budget e timereport
Carichi di lavoro
Rispetto delle tempistiche
Delega operativa
organizzazione
Condivisione delle procedure
soddisfazione / fidelizzazione dipendenti
Condivisione degli indicatori
Ricerca di nuovi clienti
Fidelizzazione dei clienti esistenti
Sviluppo
commerciale
Investimento nel profitto del cliente
Customer service
MISURIAMO PRIMA DI INTERVENIRE:
GLI STRUMENTI
ANALISIDEL BILANCIO SUDDIVISO PER CENTRI DI PROFITTO
BUDGET ECONOMICO
PIANIFICAZIONEFINANZIARIA
ANALISI DEI COSTI PER COMMESSA (FORFAIT/
PRESTAZIONE)
SISTEMA DI RILEVAZIONE DEI TEMPI
SISTEMA QUALITA’
32
ASPETTI ORGANIZZATIVI
•Come viene utilizzato tempo dal personale dello studio?
•Qual è la resa delle risorse?
•Qual è la reale necessità di forza lavoro all’interno dello studio
professionale?
•Quali sono i correttivi da adottare per migliorare la produttività?
•Come devo riorganizzare lo studio?
33
Timesheet
E’ una procedura di rilevazione sistematica
dell’impiego delle risorse interne
–
–
–
–
Monitorare la produttività del forfait (ore massime attribuibili)
Addebitare le prestazioni non previste dal forfait
Ridurre la perdita di informazioni (parcellazione)
Facilitare il rapporto con il cliente (chiarezza circa le prestazioni
eseguite che diventano oggettive)
– Misurare la produttività del cliente
– Misurare la produttività dell’operatore interno/reparto
– Tutti i tasselli che compongono la redditività dello studio
possono essere monitorati ed influenzati
Per giungere ad una delega controllata degli aspetti operativi
Per standardizzare la qualità delle prestazioni e rendere
ripetibili le attività indipendentemente dall’operatore
Per l’attribuzione delle responsabilità (“chi ha fatto cosa”)
Per definire modalità operative standardizzate che agevolano la
rintracciabilità dei dati e dei documenti e delle prestazioni
Primo passo: bilancio
%
%
Ricavi d’esercizio
500.713
100
503.292
100
Costi di struttura
106.602
21,3
80.888
16,1
VALORE AGGIUNTO
394.111
78,7
422.404
83,9
Personale
254.064
50,7
254.202
50,5
EBITDA
140.047
28,0
168.202
33,4
Affitti e leasing
44.673
8,9
41.561
8,3
Amm.ti e fondi
24.576
4,9
22.693
4,5
EBIT
70.798
14,4
103.948
20,6
Oneri finanziari
8.092
1,6
6.684
1,3
Proventi finanziari
0
0
0
0
Costi diversi
4.324
0,9
0
0
Ricavi diversi
0
0
0
0
UTILE OPERATIVO
62.706
12,5
97.264
19,3
36
Secondo passo: distribuiamo il tempo
Personale
Ore
Valore
Cont.
interna
Bilanci/
Dich.vi
%
%
Chiara
2300
46.000
Bruno
2300
52.000
Michele
1600
25.000
80
aless
1000
12.000
luisella
1856
catia
10
Pratiche
Cons.za
%
%
575
25
690
30
5
480
30
80
100
10
440
44
38.000
353
19
93
1776
38.000
1154
65
martina
1776
14.850
551
31
matteo
460
9.500
marco
864
12.000
683
79
95
11
armando
600
6.852
60
10
324
54
254.202
3211
22
3407
23
14.532
230
Collegi
Studio
%
%
575
25
920
40
920
40
460
20
5
320
20
640
40
50
5
300
30
110
11
5
111
6
1299
70
444
25
53
3
124
7
266
15
337
19
622
35
23
5
86
10
11
230
115
345
10
25
2
322
70
30
5
120
20
66
661
5
2557
18
4350
37
30
Secondo passo: distribuiamo il tempo
Personale
Valore
Cont.
interna
Bilanci/
Dich.vi
Chiara
46.000
4.600
11.500
Bruno
52.000
Michele
25.000
1.250
7.500
aless
12.000
1.200
luisella
38.000
catia
Cons.za
Studio
11.500
18.400
20.800
10.400
1.250
5.600
10.000
5.280
600
3.600
1.320
7.220
1.900
2.280
26.600
38.000
24.700
9.500
1.140
2.660
martina
14.850
4.603
2.227
2.821
5.197
matteo
9.500
marco
12.000
9.480
1.320
armando
6.852
685
3.700
254.202
53.739
58.528
15.600
Collegi
Pratiche
5.200
2.375
6.650
475
1.200
7.575
343
1.370
754
8.434
48.920
77.006
38
Terzo passo: distribuiamo i costi
Costi
Valore
Cont.
interna
Bilanci/
Dich.vi
%
%
Cancelleria
2.476
781
Spese postali
851
128
1.375
433
Energia
elettrica
Assicurazioni
auto
828
15
213
Collegi
%
84
510
47
Cons.za
%
161
25
460
Pratiche
%
622
60
89
346
2.626
788
30
263
10
1.576
60
Carburante
2.774
832
30
277
10
1.664
60
Pulizie
277
87
Licenza
software
7.706
3.853
Abbonamenti
3.020
952
1.012
102
196
758
Amm.ti
6.423
2.025
2.150
213
418
1.613
Interessi
passivi
4.040
1.274
1.352
137
263
1.014
93
50
3.083
9
40
18
771
70
10
39
Quarto passo: distribuiamo i ricavi
Ricavi
Valore
Cont.
interna
Bilanci/
Dich.vi
%
Contabilità
62.462
Bilanci/Dich.vi
162.388
Collegi
78.653
Pratiche
10.620
Cons.za
189.169
503.292
62.462
Collegi
%
Pratiche
Cons.za
%
%
%
100
162.388
100
78.653
100
10.620
100
189.169
62.462
162.388
78.653
10.620
100
189.169
40
Quinto passo: ripartiamo
l’improduttività
Voci
Costo
Studio
Cont.
interna
Bilanci/
Dich.vi
Collegi
Pratiche
Cons.
Straord.
Personale
77.006
24.280
25.770
2.609
5.008
19.339
41
Il bilancio operativo
Studio
Cont.
interna
Bilanci/
Dich.vi
Collegi
Pratiche
Cons.
Straord.
Ricavi
503.292
62.462
162.388
78.653
10.620
189.169
Personale
177.196
53.739
58.528
7.575
8.434
48.920
Inefficienza
77.006
24.280
25.770
2.609
5.008
19.339
Struttura
151.826
47.591
51.125
5.241
9.791
38.078
Marginalità
97.264
-63.147
26.965
63.228
-12.613
82.831
Costo €/h
39,9
39,1
39,7
44,7
35,1
41,6
Tariffa €/h
49,4
19,5
47,7
228,0
16,0
74,0
42
C ruscotto SinteticoIndicatori di Perfomances
Studio
Cont.
interna
Bilanci/
Dich.vi
Collegi
Pratiche
Cons.za
Valore
umano
17,4
16,7
17,2
21,9
12,7
19,1
Inefficienza
7,6
7,6
7,5
7,6
8,0
7,2
Struttura
14,9
14,8
15,0
15,2
14,4
15,3
Full cost
39,9
39,1
39,7
44,7
35,1
41,6
Tariffa
applicata
49,4
19,5
47,7
228,0
16,0
74,0
Utile lordo
9,6
-19,7
7,9
183,3
-19,0
32,4
Tariffa di
mercato
55,0
43,0
66,0
250,0
35,0
70,0
43
Buoni e cattivi
Cliente
Bruno
Catia
Costo
Ricavo
Margine
Prod.tà
Budget
Alfa
S.p.a.
23,2
44,0
2.681,3
2.300
-381,3
34,2
57,6
Beta
S.r.l.
12,4
28,5
1.631,9
1.800
168,1
44,0
45,1
Gamma
S.n.c.
2,9
13,8
666,3
1.200
533,7
71,6
30,1
Mario
Rossi
1,1
5,7
271,3
600
328,7
88,2
15,0
Quanto può dipendere dal grado di
saturazione?
44
Saturazione
Produttività di Catia
8 articoli ogni ora
Risparmio di costo = 1 h x
39,9 € = 39,9 € ogni ora di
Catia per la contabilità
Sono stati
correttamente
bilanciati i carichi
di lavoro?
NO
Caricandola di ulteriori 8 articoli
Recupero di tempo = 1 ora