Il modello di circolare USR Lombardia e le

La cura della documentazione
il modello di circolare USR Lombardia
e le modalità di pubblicazione
a cura di Alberto Ardizzone e Silvana Massobrio
Ufficio scolastico per la Lombardia
Ufficio Comunicazione
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il modello di circolare e le modalità
di pubblicazione. Novembre 2008
La circolare e le sue parti
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Chi siamo: la testata
• da personalizzare con telefono (fax) – email
• Ufficio: numero romano (senza °)
• Denominazione ufficio: solo prima lettera
Maiuscola (esempio Ufficio X – Affari generali)
• Telefono: cifre raggruppate
Ricorda
Il MAIUSCOLO è1meno leggibile:
meglio non abusarne
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Presentiamoci: protocollo e data
• Prot. n. MPI AOODRLO R.U. nnnn
(esempio: Prot. n. MPI AOODRLO R.U. 2345)
• data nella forma “del gg mese aaaa”
(esempio “del 13 febbraio 2008”)
a questo proposito
• salvataggio del file nella forma
o
protLOnnnn_07.doc (per la circolare)
(esempio protLO2345_08.doc)
o
protLOnnnn_07all1.pdf (per l’allegato)
(esempio protLO2345_08all1.doc)
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A chi e cosa: destinatari e oggetto
• L’elenco dei destinatari è allineato a sinistra con rientro destro di 9
cm
• L’uso delle maiuscole sarà limitato alla prima lettera (“A”) di ogni
destinatario, ai nomi propri e dove necessario (esempio: Lombardia)
• Oggetto: in grassetto ed allineato a sinistra
• Il titolo dell’oggetto inizierà con la lettera maiuscola e terminerà senza
punto
• Oggetti chiari, semplici, precisi e concisi
• L’oggetto deve conferire riconoscibilità alla circolare (anche fuori dal
contesto)
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Scrivere per farsi capire:
il testo della circolare
Riferimenti
Direttive sulla semplificazione
del linguaggio ammministrativo
Regole di leggibilità dei testi
scritti per il web
•
sottolineato solo per i link
•
•
limitare l’uso degli acronimi
(sigle) e delle abbreviazioni
grassetto (senza abusarne) per
dare enfasi
•
•
corsivo solo per parole straniere e
titoli di libri, leggi, ecc.
se possibile, scrivere gli acronimi
(sigle) per esteso o indicarne a
parte (mail di accompagnamento)
la loro descrizione completa
•
in caso di elenchi
•
Se possibile, usare i link alle fonti
web, piuttosto che allegare
documenti
•
font: preferibilmente Arial 11
(Verdana per versione web)
o utilizzare l’elenco (lista) piuttosto
che la sequenza di termini
separati da virgole
o evitare di mettere segni di
punteggiatura alla fine della voce
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Ispirarsi al linguaggio web
• Es: Se devo pubblicizzare un
evento dell’universita’ Bicocca
: Marco Polo Programme che
comporta allegati come
programma, bando,
alloggiamento studenti ecc
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• Molto meglio linkare alla
pagina dell’Università:
http://www.unimib.it/link/page.jsp?
id=615185069
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Il sigillo: la firma e la sigla
• La firma della circolare apparirà come testo con rientro a
sinistra di 9 cm e senza l’indicazione dell’ufficio
• Maiuscolo solo per le iniziali di Nome e Cognome
• Sigla: i primi due caratteri in maiuscolo indicano
l’estensore del testo della circolare; i successivi due
(separati dai primi con una barra) il funzionario che ha
digitato il testo
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Per saperne di più: gli allegati
• Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla
• Se un solo allegato: unico paragrafo
• Se più allegati: elenco
• Contenere il peso degli allegati
No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb
• No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come
immagine o pdf immagine
• Fornire sempre il nome da attribuire all’allegato, evitando di nominarlo col
nome dell’oggetto della circolare o col nome di “allegato” o “allegati”
o a meno che siano nominati in questo modo nella modulistica: es. modello A ,
allegato1, allegato2 (riferito al modello A in questione)
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Gli allegati
tenere conto delle risorse a disposizione
Se volete far riferimento a
una circolare dell’Ufficio
Scolastico Regionale per la
Lombardia e renderla
“viva” nel vostro testo non
inviateci la circolare
scaricata dal web!
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Basta richiedere nella mail
di accompagnamento di
rendere cliccabile quella
circolare dando il
riferimento preciso alla
risorsa web
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Gestione flussi
Sezione “Comunicazioni”
• Inviare circolare ed allegati da pubblicare a
[email protected]
• Se si tratta di circolari che richiedono una valutazione da
parte del Direttore generale, passare prima a [email protected]
• specificare nell’oggetto della mail il numero di
protocollo della circolare
• specificare nel testo del messaggio le sezioni in cui la
circolare deve essere pubblicata
• salvare i file nella forma protLOnnnn_07.doc (per la
circolare) o protLOnnnn_07all1.pdf (per l’allegato)
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Comunicazioni
“In evidenza”
• Finora: era discrezione
dell’ufficio che inviava la
comunicazione indicare la
sezione in cui posizionarla
• Risultato: la sezione “In
evidenza” è troppo piena e
l’informazione risulta poco
efficace
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• Ora: verranno inserite “In
evidenza” solo avvisi
normativi, decreti, bandi di
concorso, gare ed appalti,
graduatorie, finanziamenti
• In attesa del nuovo sito per la
pubblicazione nella sezione
comunicazioni valgono le
regole seguite finora
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Pubblicazione da altre fonti
• Eventi patrocinati
o
La pubblicazione sul sito web degli eventi patrocinati è subordinata al
consenso dell’Ufficio X, che si occuperà personalmente di comunicare
all’Ufficio I le modalità di pubblicazione web
• Altre comunicazioni ed altri eventi
o
Le comunicazioni e gli eventi (convegni, mostre, seminari, …) provenienti
da fonti diverse dall’USR Lombardia verranno pubblicate esclusivamente
nella sezione “Altre comunicazioni” o “Altri eventi”
o
La pubblicazione può essere richiesta unicamente dallo staff del Direttore
Generale o dal Dirigente di uno degli Uffici dell’USRL, previa mail
indirizzata all’Ufficio I ([email protected]) e per
conoscenza all’Ufficio X ([email protected])
o
Non verranno pubblicati allegati di peso maggiore a 1 Mb o costituiti da
testo riprodotto sotto forma di immagine
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Un modello da far circolare
Ogni ufficio – area progettuale - servizio
•
riceve il modello di circolare
personalizzato
•
compila le parti di propria
competenza (numero telefono,
fax, email, nome cognome
dirigente) e lo salva
•
lo utilizza per scrivere le proprie
comunicazioni prestando
attenzione alle regole redazionali
•
in caso di comunicazioni su più
pagine personalizza
l’intestazione e il piè di pagina
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Le “nostre” tabelle
• Il modello di circolare contiene anche un modello automatico per la
gestione delle tabelle
• Se la tabella contiene una
riga (o una colonna) per i totali:
o selezionare la tabella
o Scegliere dal menu
Tabella – Formattazione automatica tabella
o spuntare le voci che interessano in “Applica
un formato speciale a”
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Due parole su relazioni, resoconti, ecc.
• Oltre al modello per le circolari, è disponibile un modello per tutti gli
altri tipi di documenti (allegati, materiali per convegni, ricerche, …)
• Un documento prodotto da una pubblica amministrazione è “ben
fatto” se è
o
o
o
o
scritto con un linguaggio semplice e comprensibile
facile da leggere
riconoscibile nelle sue parti costitutive
fruibile da tutti, comprese le persone disabili
• Questo modello è presentato nel fascicolo “Indicazioni per la
redazione dei documenti dell’Ufficio scolastico regionale per la
Lombardia”
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Un modello per documentare
• Anche i documenti generici hanno il loro modello (da
adattare a seconda delle caratteristiche del documento)
• Ogni documento prodotto dall’USR Lombardia dovrà
contenere
o il logo dell’Ufficio scolastico
o il titolo del documento
o la fonte del documento
(Direzione generale, ufficio, …)
o l’intestazione
o il piè di pagina con la numerazione delle pagine
o la data di pubblicazione
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Il modello per i documenti
indicazioni operative
• Se usi Word 2003:
o apri il file documentousrl.doc ed
apporta le modifiche necessarie
oppure
o scrivi il documento
o organizza il testo utilizzando gli
stili (titoli, paragrafi, …)
o applica il modello documentiusrl.dot: dal menu Strumenti –
Modelli e aggiunte – Allega …
lasciando spuntata la voce
“Aggiorna automaticamente gli
stili del documento”
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