Siav - Confindustria Padova

Integrare la PEC nei processi aziendali:
Strumenti e Opportunità
Stefano Pagnoncelli
Innovation & Competence Center Manager
Padova 3 Febbraio 2011
Indice

L’azienda Siav

PEC: opportunità e rischi per le aziende

La soluzione SIAV

Q&A
Padova 3 Febbraio 2011
Siav
VISION
il futuro che vogliamo creare
Siav vuole essere riconosciuta
come sinonimo di innovazione
e semplicità d’uso
nella trasformazione delle informazioni
in conoscenza
Padova 3 Febbraio 2011
Siav
Siav da 20 anni progetta e sviluppa:
•Soluzioni
software fruibili in modalità On-Premise, ASP o Ibride
per:
Gestione documentale ed archiviazione
Workflow e Business Process Management
Conservazione sostitutiva
Gestione PEC e multicanalità
Information capture ed indicizzazione
•Servizi
in outsourcing relativamente a:
Postalizzazione massiva multicanale
Digitalizzazione e recupero archivi
Mail Room
Padova 3 Febbraio 2011
Siav
Nel 2009 e nel 2010 Siav è stata
l’unica azienda italiana a livello
mondiale ad essere inserita nel
Magic Quadrant di Gartner per
l’Enterprise Content Management.
Padova 3 Febbraio 2011
PEC: Definizione
Posta Elettronica Certificata (PEC):
ai sensi del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68
“Ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente
documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti
informatici".
Per il Cittadino:
Per L’azienda, sia Pubblica che Privata:

Semplificazione Immediata

Semplificazione

Riduzione costi Immediata

Riduzione costi e tempi

Riduzione tempi Immediata

Ottimizzazione spazi destinati al cartaceo

…….
…… se e solo se la PEC viene gestita.
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Confronto tra PEC e Raccomandata
Posta Elettronica Certificata
Risparmio Totale Annuo
Raccomandate
inviate
Raccomandate
ricevute
Inviate+ricevute
459,4 mln €
61,8 mln €
521,2 mln €
PA
310,4 mln €
76,4 mln €
386,8 mln €
Paese
769,8 mln €
138,2 mln €
908 mln €
Impresa
/intermediario
•Costi Diretti Raccomandata = 3,29 €
•Costi Diretti PEC = 0,9 €
Fonte: NetConsulting Osservatorio 19 marzo 2009
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Meccanismo di funzionamento della PEC
Posta Elettronica Certificata
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PEC
:
Valori aggiunti SIAV
•Dalla
consultazione alla gestione documentale integrata
•Semplicità
d’uso e conformità alle normative
•Integrazione
con i servizi a valore aggiunto
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Dalla consultazione alla gestione documentale integrata
:
La consultazione e la trasmissione della PEC è
sempre più spesso considerata come una
commodity tecnologica
I rapporti di accettazione e consegna non
sono collegati tra loro e non sono collegati
con la posta inviata.

non è evidente il risultato della
trasmissione

I documenti non possono essere
distribuiti internamente

I documenti non hanno valore legale a
norma

I documenti spesso non vengono
protocollati


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durata massima del documento 30 mesi
Dalla consultazione alla gestione documentale integrata
Processo
Approccio a processo Integrato: PEC in Arrivo
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Dalla consultazione alla gestione documentale integrata
Processo
Approccio a processo Integrato: PEC in Partenza
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Semplicità d’uso e conformità alle normative
Funzionalità

PEC MONITOR
Monitoraggio messaggi in ingresso e
gestione comunicazioni in uscita

ARCHIDOC
Archiviazione comunicazioni e gestione
processi di predisposizione dei
documenti in partenza

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Gestione e monitoraggio dell’archivio,
per il mantenimento del valore legale a
lungo termine delle comunicazioni
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Semplicità d’uso e conformità alle normative : PEC Monitor

Comunicazioni in Arrivo
 monitoraggio continuo delle caselle per la
ricezione di nuovi messaggi
 verifica delle condizioni per la
protocollazione
automatica
 gestione della protocollazione assistita
 integrazione con il protocollo informatico
istituzionale
 archiviazione delle comunicazioni ricevute
nel PEC Repository
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Semplicità d’uso e conformità alle normative : PEC Monitor

Comunicazioni in Partenza
 scelta dei destinatari della
comunicazione
 predisposizione del
messaggio in partenza
 invio del messaggio
predisposto
 monitoraggio dello stato di
spedizione
 gestione delle ricevute
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Semplicità d’uso e conformità alle normative : PEC Repository
Funzionalità
Rappresenta la componente per
l’archiviazione dei messaggi in
entrata e in uscita, e dei relativi dati
di profilo.
Fornisce un sistema di workflow
collaborativo tra utenti per lo
smistamento delle comunicazioni in
ingresso ai Settori destinatari.
Il workflow collaborativo assiste gli
utenti nella gestione dei processi di
creazione ed approvazione dei
documenti da inviare tramite PEC.
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Integrazione con i servizi a valore aggiunto

Backup remoto dei documenti archiviati
Pubblicazione internet dei propri documenti con accesso protetto mediante
tecnologia sicura


A Servizio di posta On Line: invio/ricezione di fax, lettere e raccomandate

Servizio di conservazione sostitutiva

Servizi a progetto
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Integrazione con i servizi a valore aggiunto
Soluzione in House
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Soluzione in Service
Integrazione con i servizi a valore aggiunto
Funzionalità
Conservazione Sostitutiva a Norma
Il canale PEC viene spesso utilizzato per lo scambio di documenti
informatici *.

I documenti informatici rimangono validi nel tempo solo se conservati con
metodologie e tecnologie di conservazione rispondenti alle normative
vigenti.

A tal fine, è possibile prevedere l’integrazione con una componente
finalizzata alla Conservazione Sostitutiva a Norma delle comunicazioni in
ingresso e in uscita che transitano per il sistema.

* Documenti in formato non modificabile e
sottoscritti con firma digitale
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Integrazione con i servizi a valore aggiunto
Funzionalità
Le principali caratteristiche della
componente di Conservazione
Sostitutiva a Norma sono:
Padova 3 Febbraio 2011

Gestione automatica del processo di creazione
dei supporti (in base al tempo, alle dimensioni,
ecc)

Processo di chiusura dei supporti assistito dal
sistema

Working list per il Responsabile della
Conservazione (attività da svolgere, anomalie,
scadenze,…)

Gestione e monitoraggio delle comunicazioni per
l'intera durate del loro ciclo di vita (lifecycle)

Gestione di periferiche di storage di tipo SAN e
NAS

Integrazione con i sistemi di masterizzazione
automatica per la materializzazione su supporto
fisico
Soluzione SIAV
:
•Soluzione
•Semplice
PEC integrata con la piattaforma di gestione documentale
da usare ma conforme alle normative
•Estendibile
ai servizi SIAV
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Grazie per l’attenzione
Stefano Pagnoncelli
Innovation & Competence Center Manager
Padova 3 Febbraio 2011