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Qualificazione del club –
Buona Amministrazione
Gianni Pretto
Distretto 2060 – Seminario Rotary Foundation 1° febbraio 2014
Qualificazione del club - annata 2014-2015
I motivi per quali un club dovrebbe
qualificarsi:
CC
Comprendere i requisiti di qualificazione
A. per essere idoneo a ricevere le
sovvenzioni globali (sei aree prioritarie:
Acqua, Malattie, Sviluppo Ec., ecc.)
predefinite (Aga Khan University, Mercy
Ship, UNESCO IHE, ecc.) dalla Rotary
Foundation;
B. per ricevere i fondi delle sovvenzioni
distrettuali.
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Qualificazione del club - annata 2014-2015
E I requisiti per ottenere la qualificazione del club,
stabiliti dalla Rotary Foundation, sono:
CC
Comprendere i requisiti didi
qualificazione
• la partecipazione
un suo rappresentante al
seminario distrettuale sulla gestione delle
sovvenzioni;
• la sottoscrivere il Memorandum d’intesa (MOU),
da parte del presidente in carica e del
presidente eletto.
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Qualificazione del club - annata 2014-2015
I requisiti aggiuntivi richiesti dal Distretto 2060
per ricevere i fondi delle sovvenzioni distrettuali,
sono:
CC
Comprendere i requisiti di qualificazione
o che il club sia qualificato;
o che il club sia in regola con il pagamento delle
quote semestrali al Rotary International e delle
quote trimestrali al Distretto 2060.
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Qualificazione del club - annata 2014-2015
N.B. La commissione distrettuale della
Fondazione Rotary, tenuto conto
dell’ammontare dei fondi a disposizione,
prenderà in esame prioritariamente le
domande pervenute dai club che hanno
effettuato versamenti a favore della Rotary
Foundation nei tre anni antecedenti alla
domanda medesima.
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Qualificazione dei club - annata 2014-2015
I club devono rinnovare la qualificazione ogni
anno se intendono partecipare alle sovvenzioni
globali, predefinite o distrettuali.
Il Memorandum d’intesa firmato in originale deve
essere consegnato al responsabile della
Sottocommissione Buona amministrazione o fatto
pervenire alla sede della Commissione
distrettuale Fondazione Rotary (attualmente sita
a Treviso in Viale IV Novembre, 82/B).
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Qualificazione del club - annata 2014-2015
Per conversare lo stato di qualificazione il
club deve uniformarsi alle condizioni del
Memorandum d’intesa (MOU) e alla relativa
normativa della Fondazione Rotary (FR).
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Qualificazione del club - annata 2014-2015
Il Memorandum d’intesa (MOU) è un accordo
vincolante tra il club e la Fondazione Rotary
(TRF) tramite il Distretto di competenza.
I rappresentanti del club si impegnano a
osservare e far osservare le norme previste dal
MOU.
In particolare:
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Qualificazione del club – annata 2014-2015
Qualificazione del club
•una volta ottenuto, occorre mantenere lo status
di club qualificato;
•essere responsabili dell’uso dei fondi;
•collaborare per qualsiasi revisione finanziaria,
operativa o inerente alla sovvenzione, sia da
parte del distretto che della Fondazione Rotary;
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Qualificazione del club – annata 2014-2015
•garantire un uso proprio dei fondi delle
sovvenzioni con particolare attenzione alla
presenza di conflitti di interessi, i quali - se
presenti - devono essere sempre dichiarati.
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Responsabilità dei dirigenti del club
•i dirigenti sono i principali responsabili per la
qualificazione del club e per la corretta
implementazione delle sovvenzioni della FR.
•devono nominare un socio per implementare,
gestire e mantenere la qualificazione del club;
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•garantire che la gestione delle sovvenzioni della
Fondazione Rotary sia conforme alle norme della
buona amministrazione e alle appropriate prassi
operative delle sovvenzioni;
•Assicurare che tutti gli individui, direttamente o
indirettamente, coinvolti nella gestione delle
sovvenzioni conducano la loro attività in modo da
evitare conflitti di interessi reali o percepiti.
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Qualificazione del club – annata 2014-2015
Piano di gestione finanziaria
•al fine di garantire una uniformità di gestione dei
fondi delle sovvenzioni, il club deve dotarsi di un
piano scritto di gestione finanziaria;
•conservare tutta la documentazione contabile;
•distribuire i fondi delle sovvenzioni in modo
appropriato;
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Qualificazione del club – annata 2014-2015
• stabilire un sistema d’inventario al fine di
controllare i beni acquistati, prodotti o
distribuiti attraverso le attività riconducibili ai
fondi per le sovvenzioni. Conseguentemente
è necessario conservare tutta la relativa
documentazione contabile;
• assicurare che le attività relative alle
sovvenzioni siano conformi alle disposizioni
legislative in vigore.
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Requisiti del conto bancario
• essere un conto bancario esclusivo e dedicato
al fine esclusivo di ricevere ed erogare i fondi
relativi alle sovvenzioni;
•essere gestito da almeno due firmatari
Rotariani, con mandati disgiunte per quanto
riguarda l’erogazione degli esborsi;
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•essere un conto bancario a basso interesse o
non fruttifero;
•ogni interesse realizzato e documentato deve
essere utilizzato per gli scopi inerenti alle
sovvenzioni ricevute, oppure deve essere
restituito.
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•è necessario aprire un conto bancario separato
per ciascuna sovvenzione sponsorizzata;
•i fondi ricevuti non possono essere impiegati in
conti di investimento di qualsiasi natura,
neppure in certificati di deposito, buoni o titoli
azionari, ecc.;
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•la documentazione relativa al conto bancario deve
essere conservata anche al fine di sostenere la
verifica delle entrate e delle spese;
• deve essere previsto un documento scritto per il
trasferimento della custodia dei conti bancari in
caso di avvicendamento tra i firmatari del club.
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Rapporto
sovvenzioni
sull’uso
dei
fondi
delle
• il club deve presentare periodicamente dei
rapporti sulle sovvenzioni;
•salvo diversa modalità, è previsto che il club
consegni rapporti intermedi scritti entro ogni 12
mesi dalla data di esborso della sovvenzione;
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•è inoltre previsto un rapporto finale antro due mesi
dalla data della conclusione della sovvenzione
•N.B. Il mancato adempimento alle suddette
prescrizioni
può
impedire
al
club
e
conseguentemente al distretto di partecipare in
futuro al programma di sovvenzioni della
Fondazione Rotary.
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- bancaria (estratti conto, copia dei bonifici,
assegni, ecc.);
-
relativa alla qualificazione del club (copia del
MOU, dati relativi alla frequenza per il seminario
delle sovvenzioni, ecc.)
- piani e procedure (piano di gestione finanziaria,
procedura per la conservazione dei documenti e
degli archivi, piano di successione dei firmatari
del conto bancario e della conservazioni dei dati
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e della documentazione, sistema di rilevamento
delle denunce e investigazioni dell’uso improprio e
cattiva gestione dei fondi);
•i documenti devono essere accessibile e
disponibili a tutti i soci del club e su richiesta ai
rappresentanti del distretto;
•i documenti devono essere conservati per un
periodo minimo cinque anni o per un periodo
superiore a seconda delle esigenze o disposizioni
normative vigenti.
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Rapporto sull’uso improprio dei fondi delle
sovvenzioni
Il club deve prendere le misure necessarie:
•per facilitare e rilevare l’uso improprio o gestione
inappropriata dei fondi;
•per effettuare prontamente delle indagini in seguito
a denunce;
•per comunicare al distretto qualsiasi potenziale o
circostanziata denuncia;
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•deve
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