Diapositiva 1 - ACI Informatica

ACI sceglie SAP
per adottare la contabilità economico-patrimoniale:
un esempio della PA del futuro
SAP World Tour 2011
Milano – 23 Giugno 2011
Agenda
• ACI – Automobile Club d’Italia: Chi Siamo
• ACI Informatica: Chi siamo
• Le esigenze di ACI
• La soluzione realizzata
• Prossimi passi
• ACI Informatica: SAP Factory
Agenda
• ACI – Automobile Club d’Italia: Chi Siamo
• ACI Informatica: Chi siamo
• Le esigenze di ACI
• La soluzione realizzata
• Prossimi passi
• ACI Informatica: SAP Factory
ACI – Automobile Club d’Italia (1/3)
•
L‘ACI è un ente pubblico non economico senza scopo di lucro, che
istituzionalmente rappresenta e tutela gli interessi generali dell'automobilismo
italiano, del quale promuove e favorisce lo sviluppo.
•
La sua azione si svolge in queste direzioni:
– promozione dell'automobilismo, attraverso studi, indagini, ricerche sulle
tematiche legate alla mobilità, formulazione di proposte finalizzate all’adozione di
atti normativi, rilascio di pareri in materia di mobilità
– tutela degli interessi generali dell'automobilismo, attraverso l’insieme delle
attività volte all’erogazione di servizi per la mobilità
– assistenza, tecnica, stradale, economica, legale, tributaria, assicurativa, diretta
a facilitare l'uso degli autoveicoli
– assetto del territorio, collaborando all'analisi, allo studio ed alla soluzione dei
problemi relativi allo sviluppo ed alla organizzazione della mobilità delle persone
e delle merci, nonché allo sviluppo ed al miglioramento della rete stradale,
dell'attrezzatura segnaletica ed assistenziale, ai fini della regolarità e della
sicurezza della circolazione
– istruzione ed educazione automobilistica, attraverso la promozione
dell'istruzione automobilistica e l'educazione dei conducenti di autoveicoli
– gestione, per incarico dello Stato, del Pubblico Registro
Automobilistico ed erogazione di servizi di riscossione e controllo delle
tasse automobilistiche per conto di molte Regioni
– promozione dello sport automobilistico, esercitando i poteri sportivi che gli
provengono dalla Fédération Internationale de l'Automobile (FIA)
ACI – Automobile Club d’Italia (2/3)

 Attività associativa e istituzionale
 1.000.000 soci
 106 Automobile Club provinciali
 480 agenzie assicurative
 112mila chiamate per informazioni
automobilistiche
 560mila interventi di soccorso ogni anno
 48mila interventi medico-sanitari
 771 centri di soccorso
 3.686 operatori di soccorso con 2.667
mezzi
 1.500 punti vendita
 Attività relative alle Tasse
Automobilistiche
 16 milioni di operazioni di riscossione
annue effettuate dalla rete ACI
 Gestione di attività in materia tasse
automobilistiche per 9 regioni italiane e
per le province autonome di Trento e
Bolzano
Attività relative al Pubblico Registro
Automobilistico
 circa 12 milioni di formalità all’anno
 106 Uffici Provinciali
 circa 5mila agenzie collegate in rete per
lo Sportello Telematico
dell’Automobilista
 riscossione dell’IPT per conto di tutte le
province italiane
ACI – Automobile Club d’Italia (3/3)
•
L’organizzazione dell’ACI vede a Roma la Sede Centrale e 106 Uffici
Provinciali, con l’impiego di 3.200 dipendenti sul territorio nazionale
•
Per lo sviluppo delle proprie attività, l’ACI ha creato un complesso di
società operative, controllate e collegate, che assicurano la presenza
ed il presidio dell'Associazione sul mercato
Agenda
• ACI – Automobile Club d’Italia: Chi Siamo
• ACI Informatica: Chi siamo
• Le esigenze di ACI
• La soluzione realizzata
• Prossimi passi
• ACI Informatica: SAP Factory
ACI Informatica (1/2)

ACI Informatica è il braccio operativo dell’ACI. La sua mission è “mettere
in campo” le tecnologie dell'innovazione per incrementare l'efficienza
dell'ACI e creare maggiori economie seguendo un percorso di
cooperazione anche con le altre realtà pubbliche

L'attività di ACI Informatica affronta due forti necessità
dell’amministrazione pubblica: i problemi legati alla mobilità e alla
gestione delle infrastrutture ICT

Oggi ACI Informatica si esprime attraverso questi numeri:




Oltre 500 professionisti informatici dedicati allo sviluppo, all’application
management e alla gestione delle infrastrutture ICT
Più di 1.600 mq di data center, 500 server e 3 mainframe ospitati in 4
sale con impianti ad alta affidabilità, in grado di erogare servizi in fault
tolerance e con recovery a caldo in caso di disastro (business continuity)
15.000 computer quotidianamente connessi attraverso una rete di circa
8.000 linee di trasmissione dati attestate sul centro stella di ACI
Informatica
4 sedi operative tra Roma e Torino
ACI Informatica (2/2)

ACI Informatica propone soluzioni per la mobilità e servizi di full
outsourcing delle infrastrutture ICT per la Pubblica Amministrazione e
per il mondo delle imprese che operano nel comparto amministrativo
dell’automobile
•
L’offerta comprende:
–
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–
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–
Servizi di Facility Management e delle infrastrutture ICT
Servizi di connettività, voip, video collaborazione
Servizi per la gestione delle transazioni economiche (monetica)
Realizzazione e gestione sistemi SAP
Realizzazione e gestione di portali e siti web
Realizzazione ed erogazione di servizi per la gestione digitale dei documenti
(dematerializzazione, firma digitale, PEC e archiviazione sostitutiva)
Servizi di Fleet Management;
Soluzioni di Mobile Workforce Management
Location Based Services per dispositivi mobili
Realizzazione piattaforme di Infomobilità ed erogazione di servizi
Gestione dei servizi di sosta e di rispetto del Codice della Strada
Erogazione multimediale di contenuti turistici/culturali/informativi
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• ACI Informatica: Chi siamo
• Le esigenze di ACI
• La soluzione realizzata
• Prossimi passi
• ACI Informatica: SAP Factory
Il “peso” della contabilità finanziaria
 Nel 2000 l’ACI ha elaborato un regolamento di contabilità che, sotto diversi
aspetti, ha anticipato talune successive evoluzioni normative (D.P.R.
97/2003) in materia di amministrazione e contabilità degli enti pubblici (es.
separazione tra indirizzo politico e gestione amministrativa, sistema di
contabilità finanziaria integrata con la contabilità economico-patrimoniale)
 L’Ente ha articolato la propria struttura in centri di responsabilità
amministrativa autonomi nella gestione delle risorse umane,
strumentali ed economico-finanziarie nei limiti delle linee strategiche del
Vertice dell’Ente e delle relative dotazioni di budget assegnate
 Il
modello
contabile
previsto
nel
precedente
regolamento
di
amministrazione e contabilità, pur considerando la dimensione economicopatrimoniale dei fatti gestionali, era fortemente influenzato da logiche di
tipo finanziario e caratterizzato da onerosi processi amministrativi sia
sul fronte del ciclo attivo che sul fronte del ciclo passivo
 La coesistenza delle rilevazioni di tipo finanziario con le rilevazioni di tipo
economico determinava una complessa ed onerosa attività di
riconciliazione ed allineamento dei dati contabili
Caratteristiche del sistema amministrativo contabile dell’ACI (1/2)
Alti volumi di fatturato
annuo
I volumi di fatturato annuo sono molto significativi e sono
difficilmente compatibili con i sistemi di contabilità
finanziaria (oltre 60 mila fatture annue)
Complessità nella
gestione dell’IVA
Le attività di natura commerciale dell’Ente richiedono una
gestione dell’IVA a credito sulle fatture emesse che mal si
concilia con le logiche della contabilità finanziaria (es.
gestione delle partite di giro)
Alto volume di incassi
Le attività di attribuzione degli incassi ai relativi crediti
sono particolarmente onerose se gestite con le procedure
di contabilità finanziaria (circa 27.000 documenti di
reversali di incasso ogni anno)
Esigenza di forte
presidio nella gestione
del credito
Strumenti non adeguati per le esigenze di gestione
strutturata del credito (reporting periodico circa
l’anzianità dei crediti, procedure di sollecito automatiche,
gestione dei feedback dai clienti, etc.)
Caratteristiche del sistema amministrativo contabile dell’ACI (2/2)
Forte decentramento
delle funzioni di ciclo
passivo
Il budget dell’Ente è ripartito tra circa 150 Centri di
Responsabilità, di cui 30 presenti presso la Sede Centrale
e 120 distribuiti su tutto il territorio nazionale
Rafforzamento delle
funzioni di controllo
accentrato
Per tutte le attività di ciclo attivo e di ciclo passivo dei
Centri di Responsabilità, sono richieste funzioni di
controllo preventivo e validazione da parte della Direzione
Amministrazione e Finanza
Inadeguatezza del
sistema di contabilità
analitica
Tale sistema risentiva comunque degli influssi generati
dal sistema di contabilità finanziaria. La trasformazione
dei dati di contabilità finanziaria in dati economicopatrimoniali comportava a volte onerosi processi di
rettifica e integrazione manuali
Onerosità dei processi
di tesoreria
La gestione dei rapporti con l’istituto cassiere si è rivelata
complessa
sia per la coesistenza di circa 150 conti
correnti bancari che operavano in netting giornaliero con
il conto di tesoreria, sia per la gestione degli ordinativi
bancari da regolarizzare attraverso l’emissione di mandati
Limiti dei sistemi informativi pre-esistenti
Limiti
funzionali
Scarsa integrazione delle informazioni tra i diversi
applicativi, mancanza di storicizzazione dei dati, criticità
nella gestione delle transazioni aventi rilevanza solo
economica, difficoltà nella produzione del reporting
amministrativo contabile, etc.
Struttura
tecnologica
fortemente
“stratificata”
Numerosi interventi di manutenzione evolutiva effettuati
nel corso degli ultimi 15 anni, conseguenti a cambiamenti
di norme e regolamenti, passaggio all’euro, adeguamento
all’anno 2000, etc.
Tecnologia
obsoleta
Linguaggi di programmazione ormai superati, database non
relazionali, etc.
Le spinte al cambiamento del modello contabile

Il precedente modello contabile di derivazione finanziaria evidenzia
importanti limiti in relazione alla realtà operativa dell’Ente
finalizzata al perseguimento di obiettivi di efficienza ed efficacia

Contesto nazionale
 I recenti orientamenti del M.E.F. indicano il modello economicopatrimoniale quale strumento più idoneo a rappresentare i fatti di
gestione degli Enti del Settore Pubblico, tenuto conto anche della
introduzione della contabilità analitica nella Pubblica Amministrazione
 Approvato un decreto legislativo che armonizza i sistemi
contabili della Pubblica Amministrazione in modo da integrare le
rilevazioni di natura finanziaria con quelle di natura economica
 Definizione di uno schema di decreto per la redazione di Bilanci
Consolidati tra gli Enti Pubblici e le loro società controllate

Contesto internazionale: profonda azione di rinnovamento dei principi
contabili per il settore pubblico intrapresa dallo IPSASB (International
Public Sector Accounting Standards Board) mediante l’emanazione di
nuovi standard contabili integralmente basati su di un modello
contabile di tipo economico-patrimoniale (accrual accounting method)
Obiettivi del nuovo modello contabile
Potenziamento degli strumenti dedicati alla reportistica
Maggiore intelligibilità dei budget previsionali e dei
bilanci
Miglioramento del sistema di Contabilità Analitica in
termini di tempestività delle informazioni ed integrazione
con la Contabilità Generale
Ottimizzazione della gestione della tesoreria, soprattutto
a riguardo delle movimentazioni finanziare delle unità
organizzative decentrate sul territorio
Piena integrazione tra il sistema di rappresentazione
contabile economico-patrimoniale e l’iter autorizzativo
dei processi di ciclo passivo tipico degli Enti Pubblici
Principali benifici attesi

Migliori informazioni a supporto dei processi decisionali del
management in termini di qualità e tempestività delle stesse

Miglioramento dell’efficienza operativa: riduzione dei flussi cartacei,
razionalizzazione delle procedure

Valorizzazione delle professionalità delle risorse in termini di
competenze funzionali e attitudine al cambiamento

Gestione integrata delle informazioni lungo l’intero flusso dei processi
aziendali

Maggiore orientamento dei comportamenti secondo le linee guida
strategiche aziendali
Riduzione dei costi
Aumento della produttività
Un progetto nel progetto

In parallelo rispetto alle attività a) di definizione dei nuovi processi
contabili e amministrativi e b) di progettazione del nuovo sistema
informativo, la Direzione Amministrazione e Finanza di ACI ha
curato la complessa attività di trasformazione contabile, ovvero
la traduzione dei dati di contabilità finanziaria relativi al bilancio
dell’esercizio 2010 nei valori di partenza patrimoniali al
01/01/2011

Tale attività ha riguardato soprattutto la complessiva revisione dei
residui attivi e passivi in modo da determinare i crediti e i debiti
oggetto di migrazione; nel complesso sono stati trattati circa 10
mila partite contabili

Contemporaneamente, si è provveduto alla complessiva revisione
dell’inventario delle immobilizzazioni materiali dell’Ente e alla sua
completa integrazione rispetto al sistema dei beni ammortizzabili
(più di 65 mila beni sono stati fisicamente censiti e migrati in SAP)
Il percorso verso il cambiamento
Nuovo Regolamento di
Amministrazione e Contabilità
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Predisposizione dei Manuali delle
Procedure
Implementazione del
nuovo sistema
informativo di tipo
ERP
Piena Applicazione delle nuove
logiche economico-patrimoniali
con il Budget 2011
Avvio di un sistema virtuoso di
miglioramento continuo dei processi
START
FINISH
Change Management
Disegno dei nuovi Processi
Amministrativo – Contabili
START
FINISH
Agenda
• ACI – Automobile Club d’Italia: Chi Siamo
• ACI Informatica: Chi siamo
• Le esigenze di ACI
• La soluzione realizzata
• Prossimi passi
• ACI Informatica: SAP Factory
Organizzazione e governance di progetto

A fine 2008, in vista dell’approvazione del Nuovo Regolamento Contabile
da parte degli organi competenti (Consiglio dei Ministri e Ministero
Economia e Finanza), sono partite le attività propedeutiche alla
realizzazione del sistema SAP.

La prima azione è stata la definizione dell’organizzazione di progetto:
 Creazione dei Cantieri di lavoro, ovvero gruppi di lavoro misti dedicati
alla definizione di processi e procedure, alla revisione delle specifiche
funzionali e all’individuazione degli impatti sull’organizzazione
 Costituzione di un Comitato Guida di progetto, avente come membri i
Direttori Centrali ACI e il Direttore Operazioni di ACI Informatica, con il
compito di “definire le linee guida strategiche, indirizzare e verificare le
attività dei cantieri evidenziando eventuali aree di approfondimento e
varando interventi per gestire rischi e criticità”
Comitato Guida: coinvolti 6 Direttori
Centrali ACI, riunioni almeno bimestrali
Cantieri di Lavoro: coinvolte più di 30
risorse ACI, più di 50 risorse ACI
Informatica, svolti oltre 100 incontri
La copertura funzionale di SAP (1/2)
FI
 Contabilità Generale
 Contabilità Clienti/Fornitori
 Contabilità Cespiti
TR
 Estratti conto elettronici
 Stato attuale delle finanze
 Previsione di liquidità
CO-PS-FM
 Contabilità Analitica
 Gestione del budget
 Previsioni di budget
 Pianificazione dei costi/ricavi
MM
 Contratti
 Richieste d’Acquisto
 Ordini d’Acquisto
 Movimenti materiali
 Fatturazione
 Gestione dei magazzini logistici
SD
 Ordini di vendita
 Consegne
 Uscite Merce
 Fatturazione
La copertura funzionale di SAP (2/2)

Particolarità dell’implementazione:
 Attivazione del modulo PSM per la gestione del budget:
 Processi di autorizzazione alla spesa
 Gestione integrata dell’IVA indetraibile per aumento del budget
d’acquisto
 Controllo sull’impiego di budget compatibilmente alle disponibilità
autorizzate
 Ripartizione dinamica dell’IVA su più registri sezionali in base alla
finalità degli acquisti/vendite
 Due tipologie di processi d’acquisto:
 Processo Logistico (per la sede centrale)
 Processo Contabile con validazione (per la periferia)
 Supporto alla Tracciabilità Finanziaria (Lg. 136/2010)
 Gestione dei beni numerati (es. Certificati di Proprietà)
Peculiarità e complessità del progetto (pag. 1/2)

Coinvolgimento di tutte le strutture di ACI, sia quelle di Sede Centrale sia
gli Uffici Periferici, con caratteristiche funzionali differenti tra centro
e periferia

Change Management - Piano di comunicazione e di formazione
sfidante: personale delle Direzioni Centrali e degli Uffici Periferici da
addestrare contestualmente su nuovi processi, nuove procedure e nuovo
sistema

Avvio di SAP legato alla entrata in vigore del nuovo regolamento di
contabilità, che ha dettato tempi, modalità e perimetro del sistema da
rilasciare: avvio “big bang” di tutte le funzionalità a tutti gli utenti

Fase realizzativa condizionata dalla presenza di due fronti aperti
contemporaneamente (nuovo regolamento e progetto informatico):
necessità di revisioni continue delle specifiche in funzione degli affinamenti
successivi nel disegno dei processi di stato futuro
Più di 500 dipendenti ACI
coinvolti per la formazione su
nuovi processi e procedure
Peculiarità e complessità del progetto (pag. 2/2)


Aree di re-ingegnerizzazione vaste e critiche per il core business di ACI
Scenario di integrazione complesso e articolato
Sistema di gestione
dei CoCoCo
Sistema di gestione
del personale
Sistema di
fatturazione
elettronica e
conservazione
sostitutiva
Servizio di
postalizzazione
SAP
Banking
Servizi ACI
Servizi esterni ad ACI
L’avvio di SAP
Assistenza alla
Sede Centrale
Fase 1
Assistenza alla
Periferia
Fase 2
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• Le esigenze di ACI
• La soluzione realizzata
• Prossimi passi
• ACI Informatica: SAP Factory
Prossimi passi

Realizzazione di una soluzione di Business Intelligence per il l’analisi dei
processi di business gestiti da SAP:
 Monitoraggio dei processi
 Reporting strategico
 Misurazione e valutazione delle performance di processo
(Dlgs. 150/2009, cd. “Riforma Brunetta”)

Evoluzione del livello di integrazione di SAP con i sistemi di gestione
documentale di ACI per la completa dematerializzazione dei processi
di business

Realizzazione di soluzioni di asset management per la gestione completa
dei beni inventariali dell’ACI, a valle del lavoro di ricostruzione
dell’inventario svolto in fase di progetto
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• ACI Informatica: SAP Factory
ACI Informatica: SAP Factory
Process
•
•
•
•
Public Sector Management
Financial Accounting
Management Accounting
Bank & Treasury
Management
• Procurement & Sales
Product
• SAP ERP
• SAP NetWeaver
• SAP Business Objects
Technology
•
•
•
•
•
Architecture design
Capacity Planning
Performance tuning
System Administration
System Consolidation
Methodology
• Change Management
• ASAP
• ITIL
Riferimenti
http://www.aci.it
Carlo Conti
Direzione Amministrazione e Finanza
Direttore
E-mail:
[email protected]
Antonio Di Marzio
Direzione Amministrazione e Finanza
Ufficio Ragioneria e Bilancio
Capo Progetto “Nuovo Sistema di Contabilità”
E-mail:
[email protected]
http://www.informatica.aci.it
Letizia Mustè
Soluzioni Gestionali
Pasquale Capuano
SAP Competence Center
E-mail:
E-mail:
[email protected]
[email protected]