it - Digital360 Awards

Comedata
ShaTag – L’evoluzione delle mailbox condivise
.it
Scenario

Tutte le aziende gestiscono una o più caselle di posta condivise riservate ad usi
istituzionali per attività inerenti la struttura, l’ufficio o il progetto per il quale vengono
richieste.

L’utilizzo e la funzionalità sono evidenti: Il cliente ha sempre un’unica interfaccia (es:
[email protected]); I thread di discussione non rimangono intrappolati nella inbox
di un collaboratore; più persone possono controllare o lavorare sulla mail.
Purtroppo con gli attuali strumenti Lavorare i messaggi condivisi spesso significa lavorare
nell’incertezza o nel disordine
.it
Caselle di posta condivisa

Cosa sono? Contenitori elettronici predisposti per consentire a tutte le persone che
sono state autorizzate di leggere, rispondere e inviare nuovi messaggi

A chi sono riservate? Ad usi istituzionali per attività inerenti la struttura, l’ufficio o il
progetto per il quale vengono richieste.

Perché utilizzarla?

Il cliente abbia sempre un’unica interfaccia (es: [email protected])

I thread di discussione non rimangano intrappolati nella inbox di un collaboratore

Un collega in ferie non blocca tutto il lavoro

Non interferisce con la «privacy» o ne scoraggia l’utilizzo per uso personale
.it
Come vengono gestite
Le caselle di posta condivisa vengono comunemente gestite in due modalità:
L’amministratore di sistema crea una
casella di posta istituzionale.
L’utente sincronizza il proprio client di posta
elettronica che scarica una copia o parte del
messaggio in locale
L’amministratore crea una
lista di distribuzione istituzionale.
Il server duplica i messaggi in entrata inviandoli
direttamente nelle caselle di posta personali degli
utenti senza conservarne una copia
.it
Cosa succede quando iniziamo a
lavorare il messaggio?
.it
Cosa accade
Lavorare i messaggi condivisi spesso significa lavorare nell’incertezza o nel disordine
Hai letto
l’email?
Come
rispondiamo?
Chi ha
risposto?
Non trovo
più l’email!
...significa spesso generare post-it, telefonate, ma soprattutto nuove email nelle caselle personali!
.it
Chi fa cosa?
E’ semplice perdere il filo del discorso e non avere evidenza di chi compie le azioni
Questo modo di lavorare:
• E’ costoso
• E’ disordinato
• E’ incontrollato
• Crea stress e frustrazione
.it
Le risposte le dà
.it
Risposta 1
Sai sempre chi ha letto cosa
.it
Risposta 2
Sai quali messaggi non sono stati ancora letti
Filtro email:
.it
Risposta 3
Sai chi sta scrivendo una risposta o ha già risposto ad un messaggio
.it
Risposta 4
Scrivi o leggi indicazioni su come lavorare il messaggio attraverso le note
.it
Risposta 5
Controllo di tutta la conversazione attraverso il token autogenerato
.it
Risposta 6
Controlla più caselle di posta diverse con la visualizzazione a schede
.it
Risposta 7
Completa o correggi un messaggio in fase di scrittura
Filtro email:
.it
Risposta 8
Gestisci la posta indesiderata in modo semplice e condiviso
Filtro email:
.it
Risposta 9
Gestisci i contatti della tua mailbox condivisa integrando una o più rubriche
.it
Risposta 10
Gestisci la firma della casella di posta e quella dell’operatore in modo centralizzato
.it
Funzionalità del client desktop
Fase di lettura del messaggio
• Navigazione messaggio precedente/successivo letto/non letto
• Rispondi al mittente / Rispondi a tutti
- Con / Senza storia del messagggio
- Includi allegati, senza storia del messaggio
- Includi allegati e storia del messaggio
• Inoltro del messaggio
•
- Con / Senza allegati
• Copia messaggio in un nuovo messaggio (nuova discussione)
• Aggiungi note
• Visualizza chi ha letto l’email
.it
Funzionalità del client desktop
Fase di scrittura del messaggio
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Invio dell’email
Salva / Elimina Bozza
Salva / Elimina Template
Allega uno o più file
Ricevuta di conferma lettura
Aggiungi note
Editor HTML
Controllo ortografia
Insertimento della firma personale e/o aziendale
.it
Funzionalità del client desktop
Fase di consultazione dei messaggi
• Tutte le caselle di posta visibili in modalità “Tabbed browsing” (come nei browser)
• Possibilità di ricercare i messaggi in modalità “Full-Text” anche sui metadati
applicati e sul token di tracciabilità
• Possibilità di filtrare i messaggi tramite un completo set di filtri predefiniti o di
visualizzare tutti i messaggi sia ricevuti che inviati in un unico elenco
• Possibilità di gestire la posta indesiderata in modo centralizzato
.it
Funzionalità del client mobile
Funzionalità principali
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sviluppata in HTML5 con funzionalità touchscreen
Visualizza quante persone hanno letto l’email
Visualizza chi ha letto l’email
Lettura del messaggio
Download degli allegati
Invio dell’email
Rispondi / Inoltra email
Aggiungi note
Editor testuale di scrittura del messaggio
Insertimento della firma personale e/o aziendale automatica
.it
How it works: ricezione messaggio
L’amministratore di sistema crea una o più
caselle di posta istituzionali.
ShaTag sincronizza costantemente la propria base dati
con il server di posta e importa una copia del messaggio
Gli utenti tramite il client si collegano al server applicativo di
ShaTag e visualizzano in modalità streaming solo i messaggi
dell’applicazione necessari alla visualizzazione corrente.
Nessuna copia dei messaggi viene generata
.it
How it works: spedizione messaggio
Quando l’utente inizia a scrivere un nuovo messaggio,
genera automaticamente una bozza nel database di
ShaTag visibile e accessibile a tutti gli utenti
Quando l’utente invia il messaggio viene conservata una
copia nel folder «Posta Inviata» sia nel database di ShaTag
sia nella casella di posta condivisa reale
.it
Vantaggi del sistema informativo
• Riduzione esponenziale dello storage necessario per le caselle di posta
condivisa sul server grazie all’accesso simultaneo da parte degli
operatori ad un unico messaggio memorizzato, alla funzionalità di deplica e compressione degli allegati in fase di archiviazione
• La tecnologia di consultazione in streaming garantisce:
• Riduzione totale dello spazio disco sui client
• Navigazione, ricerche e ordinamenti immediati anche con più di un
milione di messaggi presenti
• Protezione della posta da eventuali furti di computer
• Backup unificato della posta condivisa e metadati associati
.it
Sicurezza
ShaTag utilizza i meccanismi di autenticazione e accesso alle caselle utilizzando l’utente di dominio corrente quindi
non richiede alcuna manutenzione di username e passoword applicativi.
Consente inoltre di configurare l’accesso alle caselle attraverso l’associazione a ruoli predefiniti che limitano la
visualizzazione anche in sola lettura
.it
What About Tags?
.it
Catalogazione dei messaggi
Nei sistemi di posta tradizionali siamo spesso abituati a catalogare i nostri messaggi spostandoli
in una struttura di cartelle e sottocartelle per identificarli in una determinata categoria.
.it
Costi e limitazioni
Il processo di catalogazione é costoso e limitato in quanto:
• Consente di catalogare le email sotto un’unica cartella
• Richiede un attenta attività di trascinamento dei
messaggi tra cartelle
• Comporta la creazione continua di cartelle che riducono
l’usabilità e la visibilità nel nostro client di posta
Come catalogo un messaggio che interessa sia il Cliente A che il Cliente B?
.it
Tags
Un Tag è una parola chiave o un termine associato a
un'informazione che descrive l'oggetto rendendo possibile
la classificazione e la ricerca di informazioni basata su
parole chiave
Permettono di categorizzare con più valori
(configurati direttamente dall’utente) un messaggio
per renderlo ricercabile in molteplici modi
.it
Struttura dei Tag
Rispetto ai più comuni sistemi di posta ShaTag gestisce i Tag
in modo strutturato in modo da fornire una modalità di
inserimento :
Semplificata : perché referenziati tra loro
Es: inserisco Roma e si popolano automaticamente i Tag
Lazio e Italia
Automatizzata -> perché relati tra loro
Es: inserisco 2 tag e viene generato il terzo come unione
dei primi due
Il tag permette di individuare la conversazione a
prescindere dalla sua gestione.
.it
Gestione dei Tag nei messaggi
ShaTag ha un’area apposita per inserire e modificare i tag di un messaggio o intera discussione
.it
Ricerca dei messaggi per Tag
ShaTag consente di creare gerarchie di Tag che permettono di navigare tra i messaggi con la stessa interattività
delle cartelle di posta
.it
Cooperazione applicativa
.it
Cooperazione applicativa
Tutta la comunicazione in ShaTag é stata sviluppata con i
principi del modello SOA che rappresenta il massimo livello
in termine di scalabilità e integrazione
E’ possibile inserire dinamicamente dei componenti
aggiuntivi per permettere a ShaTag di interagire con
altre applicazioni del vostro sistema informativo
come ad esempio il protocollo informatico
.it
Business Intelligence
.it
Business Intelligence
Grazie all’utilizzo di un database come archivio dei messaggi é possibile creare tabelle pivot,
report, KPI e dashboard che controllano e misurano le performance della vostra comunicazione
.it
Requisiti minimi
Client
Server
• Microsoft Active Directory
Windows XP SP3
• Windows Server 2008 R2
• Microsoft Exchange 2010
• Microsoft SQL Server 2008 R2
.it
Riferimenti
www.shatag.it
[email protected]
.it
© 2013 www.comedata.it. All rights reserved. Microsoft, .NET product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries.
The information herein is for informational purposes only and represents the current view of the author as of the date of this presentation.