Presentazione del Progetto - Università degli Studi dell`Aquila

L’Aquila - Innovazione
I Progetti
Università degli Studi dell’Aquila
10 dicembre 2009
Determinazione del percorso
L’Ateneo ha provveduto ad avviare un processo indirizzato a:
•
•
acquisire una conoscenza completa dei procedimenti e dei flussi documentali dell’Ateneo
definire su questa base un progetto di scarto documentale e organizzazione degli archivi
L’Ateneo ha consecutivamente effettuato una analisi dei procedimenti censiti per incidere su quelli che
garantivano un maggiore impatto globale sull’efficienza amministrativa
I procedimenti censiti sono stati misurati sulla base di tre parametri:
• densità di produzione cartacea
• semplificabilità dell’iter procedurale
• riutilizzabilità dell’esperienza
I procedimenti con il migliore indice complessivo sono stati immediatamente sottoposti ad un intervento di
reingegnerizzazione e dematerializzazione utilizzando la suite Livecycle messa a disposizione da Adobe
nell’ambito di un Protocollo di Intesa con il
Ministero della Pubblica Amministrazione e l’Innovazione.
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Colmare l’Engagement Gap:
Adobe LiveCycle Enterprise Suite
Partner
e Agenti
Cittadini
e Clienti
Fornitori e
Contractor
Adobe Reader, Flash Player, AIR
Tecnologie pervasive e cross-platform
Flex Builder, Acrobat/PDF, Creative Suite
Framework basati su Standard e Strumenti
Adobe LiveCycle ES
Creazione e Gestione dei Documenti - Garanzia delle Informazioni - Gestione di Processo
Processi Interni
ERP / ECM / CRM / BPM / Gestionali
LiveCycle Enterprise Suite
Cross-Platform Clients
Reader
Solution
Components
AIR
Browser
PDF
User Interface Technologies
Tooling
Flash
Flex
Designer
Workbench
Flex Builder
Data
Capture
Information
Assurance
Document
Output
LIVECYCLE ES
ENTERPRISE SUITE
Process Management
Content Services
Foundation
Common Administration, Invocation, Orchestration, Security
ECM
CRM/SFA
ERP
LDAP
Existing Customer Infrastructure
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...
Composizione documenti ed elaborazione
Richiedente
1) Compilazione
di un modulo o
wizard
applicativo
2) Si sottomette
una istanza di
processo
5) Restituzione
della conferma
al richiedente
Revisori/
Approvatori
4) I documenti vengono
completati con informazioni
presenti nei sistemi
3) Il processo indirizza la
richiesta a revisiori ed
approvatori in funzione dei
dati immessi
Esempi di soluzioni

Richiesta di servizi interni

Servizi ai cittadini / dichiarazioni

HR self service
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Centro di Dematerializzazione
STRUTTURA
Supporto e consulenza
di docenti esperti
nei processi
Daniele Landro
Adobe LiveCycle ES
Processi interni
Marco Baiocco
Gianfranco Cardinale
Francesco M.Grande
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Centro di Dematerializzazione
DOTAZIONI
WORKSTATION
• 3 WORKSTATION QUADCORE MULTI-HEAD
• 2 MONITOR LCD 24’’
• 4 MONITOR LCD 19’’
STAMPANTI & PERIFERICHE DI ACQUISIZIONE
•
•
•
•
Stampante Ecologica EPSON EC-1
Carta ink-jet ecologica
Fotocopiatrice A3 multifunzione di rete
Scanner A4
DOTAZIONI MULTIMEDIALI
• Videoproiettore
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Centro di Dematerializzazione
PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI
Processo di autorizzazione agli incarichi esterni retribuiti ex art. 53 del D.Lgs. n°165/2001
Docente
AGPER
Richiesta di
autorizzazione per
svolgimento di incarico
retribuito
Ricezione e
valutazione
istanza
Preside di Facoltà
Direttore di
Dipartimento
Processo di autorizzazione agli incarichi esterni retribuiti ex art. 53 del D.Lgs. n°165/2001
Rettore
Domanda completa
NO
Comunicazione
chiarimenti
Docente
AGPER
Richiesta on-line di
autorizzazione per
svolgimento di incarico
retribuito
Valutazione
istanza on-line e
richiesta nulla osta
al preside ed al
Direttore di
Dipartimento
Direttore di
Dipartimento
Rettore
SI
Redazione richiesta
di chiarimenti al
richiedente
Nulla osta
Redazione richiesta
di nullaosta al
Preside di Facoltà
Nulla osta
Invio richiesta di
nulla osta al
Preside di Facoltà
Nulla osta
Redazione richiesta
di nullaosta al
Direttore di
Dipartimento
Invio nulla osta
all’AGPER
Stampa del Decreto
Rettorale
Invio richiesta di
nulla osta al
Direttore di
Dipartimento
Nulla osta
Ricezione dei
nulla osta
Invio nulla osta
all’AGPER
Adobe LiveCycle ES
Invio Decreto
Rettorale al
Rettore
Decreto Rettorale
Ricezione dei
Decreto Rettorale
Invio Decreto
Rettorale
all’AGPER
Stesura del Decreto
Rettorale
Invio Decreto
Rettorale al
Rettore
Decreto Rettorale
Ricezione dei
Decreto Rettorale
Invio Decreto
Rettorale
all’AGPER
Predisposizione
copie conformi
Predisposizione
copie conformi
Copia conforme
del Decreto
Rettorale
Preside di Facoltà
Copia conforme
del Decreto
Rettorale
Archiviazione e
invio copia
conforme al
richiedente
Archiviazione e
invio copia
conforme al
richiedente
Upload all’Anagrafe delle
Prestazioni della
Funzione Pubblica
Data Entry all’Anagrafe
delle Prestazioni della
Funzione Pubblica
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Centro di Dematerializzazione
PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI
VECCHIO
PROCESSO
Complessivamente il tempo medio di
conclusione del singolo procedimento passerà
da circa 30 giorni ad un tempo di 6-7 giorni
Per un risparmio complessivo previsto di
896 h/uomo
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NUOVO
PROCESSO
Centro di Dematerializzazione
PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI
VECCHIO
PROCESSO
Con l’introduzione del processo dematerializzato
abbiamo un risparmio di circa 60 fogli di carta per
procedura con un abbattimento annuo previsto di
32 risme A4, pari a 1,60 m lineari di archivio
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NUOVO
PROCESSO
Centro di Dematerializzazione
PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI
Maggiore soddisfazione da parte dell’utenza, risparmi di tempi e quindi
rispetto dei tempi di legge, maggiore trasparenza.
Dopo 20 anni avremo un risparmio di 32 metri di archivio: quindi
maggiori locali a disposizione e minori costi di gestione degli archivi.
Una ulteriore riduzione dei tempi potrà essere raggiunta con una nuova
regolamentazione del procedimento, con l’obiettivo di ridurre il numero di
pareri richiesti.
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Centro di Dematerializzazione
Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego
Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego
(UNILAV)
Comunicazione Obbligatoria
Comunicazione Obbligatoria
Unificata LAV
Struttura decentrata
Unificata LAV
Ufficio Concorsi
e Selezioni
Struttura decentrata
Ufficio Concorsi
e Selezioni
Compilazione modello
Comunicazione
Obbligatoria Unificato
Lav
Redazione lettera di
accompagnamento
Adobe LiveCycle ES
Invio modello
all’AGPER
Ricezione modello
Comunicazione
Obbligatoria
Unificato Lav
Data Entry sul sito del
Centro per l’Impiego della
Provincia dell’Aquila
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Compilazione on-line
Comunicazione
Obbligatoria Unificato
Lav
Upload sul sito del Centro
per l’Impiego della
Provincia dell’Aquila
Centro di Dematerializzazione
Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego
Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego
(UNILAV)
L’intero processo UNILAV richiedeva
prima dell’innovazione
25’
Con l’utilizzo della piattaforma Adobe
LiveCycle si può stimare un tempo di
11’-12’
per il completamento del procedimento
RISPARMIO ANNUO:
150 h/uomo
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Centro di Dematerializzazione
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