Lync - Microsoft

Microsoft Lync™ 2010
Conferenze e
collaborazione
Formazione
®
Obiettivi
Questo corso spiega come eseguire le operazioni seguenti:
•
Configurare riunioni online
•
Pianificare una riunione online
•
Eseguire una presentazione professionale
Conferenze telefoniche con accesso esterno e ID personale
Riunioni multipiattaforma per più parti con Lync e Outlook
Presentazioni formali con Condivisione schermo, PowerPoint e lavagna
•
Lavorare con altri utenti ovunque
Collaborazione con i colleghi, indipendentemente da dove si trovano
•
Usare Microsoft Lync Attendee
Possibilità di partecipare a riunioni online anche senza avere installato Lync
Configurazione di riunioni online
Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:
•
Conferenze telefoniche con accesso esterno
•
Configurare un PIN
TORNA A OBIETTIVI
Informazioni sulle conferenze telefoniche con accesso
esterno
Conferenze telefoniche con accesso esterno
Le conferenze telefoniche con accesso esterno sono un’opzione audio per le riunioni
online che consente ai partecipanti, interni o esterni all’organizzazione, di partecipare
all’audio della riunione usando un telefono.
I partecipanti devono solo comporre il numero della convocazione di riunione, immettere
l’ID conferenza e collegarsi ai contenuti audio.
PIN (Personal Identification Number)
Se non si è connessi alla rete aziendale e si desidera partecipare alla riunione con
accesso esterno, come coordinatore o chiamante autenticato, è necessario
utilizzare l’interno e il PIN.
Un chiamante autenticato è un utente della stessa azienda dell’organizzatore della
riunione o un federato dell’azienda. Tutti gli utenti della società possono partecipare
come chiamanti autenticati usando il proprio PIN e interno.
Il PIN consente di identificare e autenticare l’utente, il cui nome verrà visualizzato
nell’elenco partecipanti, insieme al ruolo ricoperto.
Nota: è possibile partecipare alla riunione con accesso esterno anche senza usare il PIN.
In questo caso però non verrà effettuata l’autenticazione e non sarà possibile iniziare la
chiamata come coordinatore.
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Configurare un PIN
Accedere alla pagina delle impostazioni del PIN eseguendo una di queste operazioni:
• Aprire Microsoft Lync, fare clic sul menu a discesa accanto al pulsante Opzioni,
fare clic su Strumenti e quindi su Impostazioni conferenza telefonica con
accesso esterno.
• Aprire Lync, fare clic sul pulsante Telefono
e quindi su PIN.
Visualizzare le impostazioni del PIN
1. Nella pagina delle impostazioni del PIN, in PIN fare clic su Accedi.
2. Nell’elenco Lingua fare clic sulla lingua preferita, quindi fare clic su Accedi.
3. Nella pagina Crea nuovo PIN fare clic su PIN o su Cambia PIN.
Digitare un numero che soddisfi i requisiti per il PIN nella casella di testo PIN e
digitare di nuovo il PIN nella casella di testo Conferma. Al termine, scegliere OK.
NOTA: per poter configurare il PIN è necessario eseguire l’accesso tramite la rete
aziendale.
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Impostazioni delle conferenze telefoniche con
accesso esterno
Nella pagina Impostazioni conferenza telefonica con accesso esterno sono disponibili altre
informazioni utili, come:
•
Informazioni conferenza assegnate
Vengono riportati l’ID conferenza e l’URL della riunione assegnati che popolano
automaticamente la convocazione di riunione quando si programma una riunione con
il Componente aggiuntivo Outlook. Si noti che è possibile reimpostare le informazioni
conferenza assegnate usando il collegamento disponibile nella pagina.
•
Numeri di accesso alla conferenza
I partecipanti possono usare questo elenco per trovare numeri di telefono locali
rispetto al luogo in cui si trovano.
•
Controlli multifrequenza DTMF per conferenza (segnalazione dual-tone multifrequency o a tastiera)
Questi comandi a tastiera consentono di controllare alcune caratteristiche della
riunione, ad esempio disattivare e riattivare l’audio, bloccare e sbloccare e così via.
Pianificare una riunione online
Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:
•
Pianificare una riunione online usando Outlook
•
Selezionare le opzioni per la riunione
•
Selezionare le opzioni audio
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Pianificare una riunione online
Il componente aggiuntivo per riunioni online per Microsoft Outlook viene installato
automaticamente durante l’installazione di Lync.
Per pianificare una riunione online, è possibile eseguire una di queste operazioni:
•
Nella scheda Home di Outlook fare
clic su Nuovi elementi, quindi
fare clic su Riunione online.
Per pianificare la riunione, passare
alla visualizzazione Calendario in
Outlook e fare clic su Nuova
riunione online sulla barra
multifunzione di Outlook.
Riunione online
OPPURE
•
Nella visualizzazione Calendario
fare doppio clic sull’ora per cui si
vuole pianificare la riunione.
Fare clic su Riunione online sulla
barra degli strumenti.
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Convocazione di riunione
Una convocazione di riunione online include
le informazioni seguenti:
•
Collegamento Partecipa a riunione
online
•
Informazioni audio
•
ID conferenza
•
Opzione per reimpostare il PIN
•
Supporto per nuovi utenti
Nota: è possibile aggiungere l’agenda della riunione sopra o sotto le linee tratteggiate
nella convocazione. Non modificare le informazioni che si trovano tra le linee
tratteggiate, perché questo potrebbe impedire agli altri utenti di partecipare alla
riunione.
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Personalizzare le opzioni della riunione
Per modificare le impostazioni predefinite per la riunione, fare clic su Opzioni riunione
sulla barra multifunzione di Outlook e personalizzare le opzioni Livello di accesso,
Relatori e Audio.
Selezionare Personalizza l’accesso e i relatori per questa riunione. Si noti che se si
seleziona questa opzione verranno forniti un nuovo ID conferenza e un nuovo
collegamento per la riunione.
Nella sezione Accesso e relatore selezionare le opzioni desiderate (le opzioni verranno
illustrate in modo dettagliate in questa sezione).
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Personalizzare l’accesso alla riunione
È possibile decidere quali persone potranno accedere alla riunione senza aspettare nella
sala di attesa. Solo l’organizzatore e i relatori possono decidere quali persone ammettere
alla riunione dalla sala di attesa virtuale. Nella sezione Accesso, selezionare una delle
opzioni seguenti:
Solo organizzatore (bloccato): solo l’organizzatore potrà accedere direttamente alla riunione
senza aspettare nella sala di attesa.
Persone invitate appartenenti alla società: solo le persone invitate che sono autenticate nella
rete aziendale potranno accedere senza passare dalla sala di attesa.
Persone appartenenti alla società: tutti gli utenti della rete aziendale che hanno il
collegamento alla riunione potranno accedere alla riunione direttamente, senza aspettare nella sala
di attesa.
Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione): chiunque abbia il
collegamento alla riunione potrà evitare la sala di attesa.
Le persone che accedono tramite telefono evitano la sala di attesa: tutte le persone che
partecipano alla riunione tramite accesso esterno non avranno bisogno di aspettare nella sala di
attesa (ad eccezione di quando la riunione è bloccata).
Opzioni di accesso
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Personalizzare le opzioni del relatore
Per impostazione predefinita, solo i relatori e gli organizzatori possono condividere il desktop
e le applicazioni, presentare file e gestire le opzioni della riunione, compresa l’ammissione
degli utenti alla riunione. Nella sezione Relatori selezionare una delle opzioni seguenti:
•
•
•
•
Solo organizzatore: solo l’organizzatore della riunione
può condividere contenuto e ammettere utenti dalla
sala di attesa.
Persone appartenenti alla società: tutti gli utenti
della società possono condividere contenuto e
ammettere utenti dalla sala di attesa.
Tutti, incluse le persone esterne alla società
(nessuna restrizione): tutti, incluse persone che non
fanno parte della società e che non sono autenticate,
potranno condividere contenuto e ammettere utenti
dalla sala di attesa.
Persone scelte dall’utente: per scegliere i singoli
relatori, fare clic su Gestisci relatori e aggiungere le
persone che si desidera invitare all’elenco Relatori.
Nota: è anche possibile assegnare il ruolo di relatore ai partecipanti, così come
abbassare il livello di un relatore a partecipante durante la riunione. Fare clic con il
pulsante destro del mouse sul nome di un partecipante nel riquadro Utenti nella
riunione e quindi fare clic su Imposta come relatore.
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Personalizzare le opzioni audio
Per personalizzare le opzioni audio, fare clic sulla scheda Audio e telefono nella finestra
Opzioni riunione.
•
Selezionare il luogo da cui eseguirà l’accesso esterno la maggior parte dei partecipanti.
•
Se si vuole reimpostare il PIN, fare clic su Richiedi PIN per passare alla pagina
Impostazioni conferenza telefonica con accesso esterno e gestione PIN.
•
Se si vuole attivare l’annuncio di entrata e uscita, selezionare la casella di controllo
accanto a Attiva l’annuncio di tipo Entrata e Uscita per questa riunione.
Nota: è possibile modificare
l’opzione dell’ annuncio di
entrata e uscita anche durante
la riunione.
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Salvare le impostazioni personalizzate
È possibile salvare le impostazioni preferite in modo da poterle usare come impostazioni
predefinite nelle riunioni successive.
1. Fare clic su Memorizza
le impostazioni.
2. Fare clic su OK.
Memorizza le impostazioni
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Inviare la convocazione
Dopo aver configurato le impostazioni per la riunione, è possibile aggiungere i
partecipanti, verificare che data e ora siano corrette e quindi inviare la convocazione.
La convocazione di riunione viene visualizzata sul calendario e inviata ai partecipanti.
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Attività 1
Pianificare una riunione con Outlook e configurare ruoli e autorizzazioni.
1. Aprire Outlook e passare alla visualizzazione Calendario.
2. Fare clic su Nuova riunione online sulla barra multifunzione di Outlook.
3. Digitare un oggetto per la riunione, quindi selezionare la data, l’ora e i partecipanti.
4. Fare clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione di Outlook, quindi fare clic
su Personalizza l’accesso e i relatori per questa riunione.
5. In Accesso indicare le persone che possono partecipare alla riunione senza
aspettare nella sala di attesa.
6. In Relatori selezionare Persone scelte dall’utente, quindi fare clic su Gestisci
relatori e aggiungere i relatori.
7. Al termine, fare clic su OK e quindi inviare la convocazione.
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Attività 2
Convertire una riunione di Outlook esistente in una riunione online
1. Aprire una normale riunione di Outlook già programmata.
2. Fare clic su Riunione online sulla barra multifunzione di Outlook.
3. La convocazione di riunione viene aggiornata con i dati della Riunione online
4. Sulla barra multifunzione di Outlook diventano disponibili Partecipa a riunione
online e Opzioni riunione.
5. Fare clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione di Outlook, quindi su
Personalizza l’accesso e i relatori per questa riunione.
6. In Accesso selezionare Persone invitate appartenenti alla società.
7. In Relatori selezionare Persone scelte dall’utente, quindi fare clic su Gestisci
relatori e aggiungere i relatori desiderati.
8. Al termine, fare clic su OK e quindi su Invia aggiornamento.
.
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Eseguire una presentazione
professionale
Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:
•
Accedere alla riunione
•
Selezionare l’audio
•
Condividere contenuto e collaborare
•
Scoprire altri strumenti per le presentazioni
•
Registrare la riunione
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Partecipare alla riunione
Per partecipare a una riunione,
scegliere uno dei metodi
seguenti:
•
Nell’invito di Outlook fare clic
su Partecipa a una riunione
online o sul collegamento
relativo alla riunione.
•
Se si usa Microsoft Outlook,
fare clic su Partecipa a
riunione online nel
promemoria di Outlook.
•
Copiare e incollare il
collegamento della riunione
nella finestra di un browser.
Partecipa a riunione online
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Selezionare l’audio per la riunione
Scegliere una delle opzioni audio seguenti:
Non accedere all’audio: selezionare questa opzione
per accedere all’audio della riunione dall’esterno,
tramite telefono, usando l’ID conferenza e i numeri per
le conferenze telefoniche. Si noti che per accedere
come coordinatore o come chiamante autenticato,
è necessario usare anche il PIN e l’interno.
Utilizza Lync (audio e video integrati):
selezionare questa opzione per usare l’audio del
computer. Verificare che il microfono e gli altoparlanti
funzionino correttamente usando Impostazioni
dispositivo audio. Nella riunione, fare clic su
Impostazioni sulla barra dei menu e quindi su
Impostazioni dispositivo audio.
Chiama: selezionare questa opzione se si desidera
che Lync chiami ed esegua l’accesso automaticamente
alla riunione. Questa opzione consente di partecipare
alla riunione usando Lync, ascoltando però l’audio
tramite telefono. Non è necessario immettere un
numero telefonico o un ID conferenza.
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Condividere il desktop
Dopo aver eseguito l’accesso alla riunione, sarà possibile ad esempio condividere il
desktop o un programma, eseguire una presentazione di PowerPoint, inserire una
lavagna o un sondaggio e inserire allegati.
Per condividere il desktop:
1. Nella riunione online fare clic su Condividi.
2. Scegliere Desktop dal menu a discesa Condividi.
3. Nella parte superiore dello schermo viene
visualizzata una barra e i bordi della finestra si
illuminano.
4. Per disattivare la
condivisione del desktop,
fare clic su Termina
condivisione.
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Condividere un programma
Per condividere un programma e le finestre associate:
1. Fare clic su Condividi nella riunione online.
2. Scegliere Programma dal menu a discesa Condividi.
3. Selezionare il programma che si desidera condividere.
4. Nella parte superiore dello schermo viene visualizzata una barra e i bordi della
finestra dell’applicazione si illuminano per indicare gli elementi che vengono condivisi.
5. Per disattivare la condivisione dell’applicazione, è possibile fare clic su Termina
condivisione in qualsiasi momento.
Interrompere la condivisione
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Dare e assumere il controllo della sessione di
condivisione
Quando si avvia la condivisione, si ha il totale controllo di ciò che viene visualizzato
nella finestra di condivisione della riunione. È possibile consentire ad altri utenti di
assumere il controllo della sessione di condivisione, ma si potrà comunque riprendere
il controllo in qualsiasi momento.
Concedere il controllo
1. Fare clic su Concedi controllo sulla barra
di condivisione nella parte superiore dello
schermo.
2. Fare clic sul nome della persona con cui si vuole
condividere il controllo e fare clic su OK nella
casella di conferma per procedere.
3. La persona indicata è ora in controllo della sessione
di condivisione e può usare la sua tastiera e il suo
mouse per controllare il contenuto condiviso.
L’opzione Rilascia controllo diventa disponibile
anche sulla barra degli strumenti della riunione
online di questa persona.
4. Per assumere nuovamente il controllo, scegliere
Riprendi controllo dal menu Concedi controllo.
Concedi il controllo
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Richiedere il controllo di una sessione di condivisione
I partecipanti possono richiedere il controllo della sessione di condivisione in qualsiasi
momento: si riceverà una notifica con le opzioni Accetta o Declina per la richiesta.
Per consentire a tutti i partecipanti di prendere controllo della sessione di condivisione
automaticamente, eseguire queste operazioni:
1. Sulla barra di condivisione nella parte superiore dello schermo fare clic su Concedi
controllo, quindi fare clic su Accetta automaticamente richieste di controllo.
Fare clic su OK.
2. L’opzione Richiedi controllo sarà disponibile per tutti i partecipanti della riunione e
le richieste verranno accettate automaticamente.
È possibile deselezionare l’opzione in qualsiasi momento usando i comandi del menu
Concedi controllo. I partecipanti possono anche rilasciare il controllo.
Nota: può essere in controllo una sola persona per volta.
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Eseguire una presentazione di PowerPoint
Per eseguire una presentazione di PowerPoint:
1.
Fare clic su Condividi nella riunione.
2.
Fare clic su Condividi, quindi su Presentazione PowerPoint.
3.
Fare doppio clic sul file PPT che si desidera condividere.
4.
Le diapositive verranno visualizzate nell’area Condivisione.
5.
Per spostare le diapositive, usare le frecce visualizzate in basso a destra nella finestra della
riunione.
6.
Fare clic su Mostra note relatore per vedere le note.
7.
Per visualizzare le anteprime, fare clic sull’icona Mostra anteprime.
8.
Usare i controlli nella parte inferiore della riunione per inserire annotazioni sulle diapositive, usare un
puntatore laser, inserire un’immagine e così via.
9.
Per interrompere la presentazione di PowerPoint, fare clic su Arresta presentazione.
Mostra le note del relatore
Strumenti di annotazione
Mostra le anteprime
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Inserire una lavagna
La lavagna consente di pubblicare una nota per chiunque partecipi alla riunione oppure
può essere usata come una pagina nuova per il brainstorming. Tutti coloro che
partecipano alla riunione possono scrivere e disegnare sulla lavagna.
1. Fare clic su Condividi nella riunione.
2. Nel menu a discesa Condividi
fare clic su Nuova lavagna.
3. La pagina della lavagna verrà inserita
nell’area Condivisione.
4. Per iniziare a scrivere o disegnare sulla
lavagna, usare gli strumenti disponibili
nella parte inferiore della riunione.
5. Al termine, fare clic su Termina
condivisione.
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Inserire un sondaggio
Per creare una diapositiva con un sondaggio nella riunione:
1.
Fare clic su Condividi nella riunione.
2.
Nel menu a discesa Condividi fare clic su Nuovo sondaggio.
3.
Digitare un nome per il sondaggio, una domanda e le possibili
opzioni.
4.
Al termine, fare clic su OK.
La pagina del sondaggio viene
inserita nell’area Condivisione
della riunione e i partecipanti
possono fare clic sulle opzioni
disponibili per rispondere alla
domanda.
Per gestire la pagina del sondaggio,
ad esempio aprirla o chiuderla
oppure mostrare o nascondere i
risultati, è possibile usare i pulsanti
di controllo nella parte inferiore
della pagina.
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Usare le Note riunione con OneNote
Per prendere appunti durante la riunione è possibile usare Microsoft OneNote. I nomi dei
partecipanti alla riunione verranno automaticamente recuperati dalla riunione e salvati in
OneNote.
1. Sulla barra degli strumenti della riunione online, fare clic su Azioni.
Nota: se la barra degli strumenti non è visualizzata, attivarla premendo il tasto Alt sulla
tastiera.
2. Fare clic su Scrivi note in OneNote.
3. OneNote verrà aperto e sarà possibile digitare le note della riunione.
4. Un elenco dei partecipanti verrà inoltre inserito automaticamente in OneNote.
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Aggiungere un video alla riunione
Aggiungere un video alla riunione:
1.
2.
3.
4.
Configurare la webcam seguendo le istruzioni del dispositivo.
Fare clic sulla freccia Menu video, quindi su Impostazioni dispositivo video.
Configurare le impostazioni della webcam in modo appropriato e quindi fare clic su OK.
Fare clic sulla freccia Menu video e quindi su Aggiungi video. Il video verrà
mostrato a tutti i partecipanti della riunione.
5. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul video e usare il menu per eseguire i
comandi desiderati tra i seguenti: Sospendi video personale, Nascondi anteprima
personale, Espandi anteprima personale, Video in finestra browser, Visualizza a
schermo intero e Impostazioni dispositivo video.
Nota: se dopo aver eseguito una delle operazioni indicate sopra si desidera annullarla,
fare clic con il pulsante destro del mouse sul video. Dopo aver sospeso il video, ad
esempio, è possibile fare clic su di esso con il pulsante destro del mouse e fare clic su
Avvia video personale.
È anche possibile usare i comandi che si trovano nella parte superiore del video per
sospendere il video, visualizzarlo a schermo intero, in una finestra browser e così via.
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Aggiungere o visualizzare allegati
Per aggiungere un file alla riunione, ad esempio uno stampato o la presentazione da
scaricare:
1.
2.
3.
4.
Fare clic sul pulsante Aggiungi o visualizza allegati.
Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Aggiungi allegati.
Selezionare il file che si desidera caricare e quindi fare clic su Apri.
Per impostazione predefinita, tutti i partecipanti alla riunione potranno salvare
l’allegato localmente. Per controllare l’accesso, fare clic sulla freccia accanto al file,
scegliere Disponibile per e quindi una delle opzioni seguenti: Organizzatore
riunione, Relatori, Tutti. È possibile modificare il livello di accesso in qualsiasi
momento durante la riunione.
Suggerimento: per mantenere l’interesse dei partecipanti sulla riunione e evitare
distrazioni, è possibile limitare l’accesso all’organizzatore e ai relatori all’inizio della
riunione e rendere il file disponibile a tutti solo al termine della riunione.
I partecipanti alla riunione possono fare clic sul pulsante Aggiungi o visualizza
allegati e quindi fare clic sul file per scaricarlo localmente.
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Registrare una riunione
Registrare una riunione:
1. Fare clic sul pulsante Altre opzioni nella riunione e quindi fare clic su Avvia
registrazione.
2. I comandi Pausa e Interrompi diventeranno disponibili nella parte inferiore della
finestra della riunione.
3. Fare clic sul pulsante Interrompi e personalizzare le opzioni nella finestra Arresta
registrazione, se necessario.
4. Per impostazione predefinita, Lync salva le registrazioni nel formato di registrazione
di Lync nel percorso: C:\Utenti\nomeutente\LyncRecordings. Fare clic su Sfoglia
per salvare la registrazione in un altro percorso.
5. Per impostazione predefinita, è attivata anche l’opzione che consente di salvare la
registrazione in un formato con estensione wmv. In caso contrario, selezionare la
casella di controllo Crea anche versione pubblicabile per altri (wmv). Questa
opzione salva la registrazione in un unico formato video con estensione wmv, che
può essere inviato ad altri utenti.
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Visualizzare la registrazione
Visualizzare la registrazione:
1. Fare clic su Start, scegliere Programmi, quindi Microsoft Lync e infine fare clic su
Microsoft Lync Recording Manager.
Suggerimento: è possibile accedere a Recording Manager anche da Lync. Fare
clic su Strumenti sulla barra dei menu e quindi su Recording Manager.
2. Nella finestra Recording Manager specificare se si desidera visualizzare la registrazione
nel formato Registrazioni di Lync o Registrazioni Windows Media. Fare clic
sulla scheda appropriata nella parte superiore della finestra Recording Manager.
3. Selezionare una registrazione e quindi fare clic su Riproduci.
4. Se si è selezionato il formato Registrazioni Windows Media, la registrazione verrà
riprodotta in Windows Media Player. Se si è selezionato il formato Lync, verrà
riprodotta in Riproduzione delle registrazioni Lync.
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Condividere la registrazione
Condividere la registrazione con altri utenti:
1. Aprire Recording Manager e fare clic sulla scheda Registrazioni Windows Media.
2. Selezionare la registrazione, quindi fare clic su Sfoglia per individuare il percorso in
cui è stata salvata la registrazione.
3. Copiare il file e inserirlo in una posizione accessibile agli altri utenti.
Se si è salvata la registrazione solo nel formato Registrazioni di Lync
e si desidera utilizzare anche una versione WMV, eseguire queste operazioni:
1. Fare clic sulla scheda Registrazioni di Lync.
2. Selezionare la registrazione, quindi fare clic su
Pubblica.
3. Nella finestra Salva e pubblica modificare
eventualmente il nome e il percorso della
registrazione, quindi fare clic su OK.
SUGGERIMENTO: è anche possibile pubblicare la registrazione direttamente in un
percorso accessibile ad altri utenti, ad esempio un team SharePoint.
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Attività 3
Condividere il desktop e le applicazioni
1. Fare clic su Partecipa a riunione online per accedere alla riunione.
2. Scegliere Desktop dal menu a discesa Condividi.
3. La barra di condivisione nella parte superiore dello schermo e la barra color oro
nella riunione indicano lo stato di condivisione. Fare clic su Anteprima per aprire
l’area della finestra di condivisione. Fare clic su Arresta condivisione sulla barra
degli strumenti di condivisione.
4. Scegliere Programma dal menu a discesa Condividi.
5. Selezionare un programma da condividere. Si noti la barra di condivisione e la
notifica nella riunione.
6. Fare clic su Arresta condivisione.
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Attività 4
Eseguire una presentazione di PowerPoint
1. Scegliere Presentazione standard di PowerPoint dal menu a discesa Condividi.
2. Selezionare il file di PowerPoint e quindi fare clic su Apri.
3. Usare gli strumenti nella parte inferiore della schermata per spostare le diapositive o
inserire annotazioni.
4. Fare clic su Arresta condivisione.
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Attività 5
Inserire e usare una lavagna
1. Scegliere Nuova lavagna dal menu a discesa Condividi.
2. Nella riunione verrà inserita una pagina di lavagna.
3. Usare gli strumenti nella parte inferiore della schermata per inserire annotazioni nella
lavagna.
4. Fare clic su Inserisci immagine e selezionare un’immagine da inserire nella lavagna.
5. Usare i pulsanti dei timbri per inserire timbri freccia, timbri segno di spunta o timbri X.
6. Fare clic su Arresta condivisione.
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Lavorare con altri utenti ovunque
Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:
•
Collaborare con i contatti
•
Avviare una riunione online non pianificata
•
Avviare una conferenza telefonica non pianificata
TORNA A OBIETTIVI
Collaborare con i contatti
Con Lync è possibile usare le caratteristiche di conferenza e collaborazione senza dover
pianificare una riunione online.
È possibile condividere la schermata con un collega in un’altra sede, eseguire una
presentazione di PowerPoint o condividere idee con la lavagna online.
1. Fare doppio clic sul nome di un contatto per
aprire una finestra di conversazione.
2. Dal menu a discesa Condividi scegliere una delle
opzioni di presentazione seguenti:
•
Desktop
•
Programmi
•
Presentazione standard di PowerPoint
•
Nuova lavagna
•
Nuovo sondaggio
3. Le caratteristiche di collaborazione e le opzioni di
condivisione possono essere usate come sono
usate nelle riunioni pianificate.
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Avviare una riunione online non pianificata
Usare l’opzione Inizia discussione per iniziare
rapidamente una riunione online indetta improvvisamente
e invitare partecipanti.
1. Aprire Lync, fare clic sulla freccia Mostra menu
accanto al pulsante Opzioni e quindi fare clic su
Inizia discussione.
2. Selezionare un’opzione audio e accedere alla riunione.
3. Per invitare partecipanti, fare clic sul menu a discesa
Opzioni persone.
4. Per invitare utenti interni all’organizzazione e alle
organizzazioni federate o per invitare una persona
tramite telefono, fare clic su Invita tramite nome
o numero di telefono. È anche possibile trascinare
i contatti dall’elenco Contatti e rilasciarli nella
finestra della riunione.
5. Per inviare un invito tramite posta elettronica a un
contatto interno o esterno all’organizzazione, fare
clic su Invita tramite posta elettronica e inviare
l’invito di Outlook che si apre automaticamente.
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Avviare una conferenza telefonica non pianificata
Avviare una conferenza telefonica non pianificata con più contatti
1. Nell’elenco Contatti tenere premuto il tasto CTRL e selezionare i contatti da chiamare.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’ultima immagine del contatto o sul
pulsante della presenza e quindi fare clic su Avvia conferenza telefonica e su Lync.
3. I contatti riceveranno un avviso di invito
che permetterà loro di partecipare alla conferenza.
Avviso di invito alla conferenza
Partecipare a una conferenza telefonica non pianificata
Se si è ricevuto l’invito a una conferenza telefonica, fare clic sull’avviso popup dell’invito
alla conferenza che viene visualizzato in basso a destra sullo schermo per essere aggiunti
alla conferenza telefonica.
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Attività 6
Avviare una riunione online non pianificata (Inizia discussione)
1. Aprire Lync, fare clic sulla freccia Mostra menu accanto al pulsante Opzioni e
quindi fare clic su Inizia discussione.
2. Fare clic sul pulsante Opzioni persone e quindi su Invita tramite nome o numero
di telefono.
3. Cercare un contatto o selezionarlo dall’elenco, quindi fare clic su OK.
4. L’invitato riceverà un avviso e potrà partecipare facendo clic sulla notifica popup o su
Accetta.
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Microsoft® Lync™ 2010 Attendee
Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:
• Informazioni su Lync Attendee
• Partecipare a una riunione con Lync Attendee
• Configurare audio e video
• Opzioni di Lync Attendee
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Microsoft Lync 2010 Attendee
Lync Attendee è un rich client che consente di partecipare alle riunioni online. Non è
necessario disporre di Lync né di un account sul server in cui si terrà la riunione.
Caratteristiche
Lync Attendee mette a disposizione messaggistica istantanea, audio, video e tutte le
necessarie modalità di collaborazione dei dati durante la conferenza.
Interoperabilità
Se si sono installati sia Lync Attendee sia
Communicator 2007 R2, quando si partecipa a
una riunione online viene aperto
automaticamente il programma corretto per la
riunione.
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Requisiti per Lync Attendee
•
Se si esegue Windows, è sufficiente disporre di Lync Attendee e del collegamento alla
riunione, che in genere viene inviato in un messaggio di posta elettronica
dall’organizzatore.
•
Lync Attendee seleziona automaticamente la miglior combinazione possibile di
impostazioni dei dispositivi da usare per la riunione online. In alternativa, è possibile
personalizzare le impostazioni.
•
Se sono installati sia Communicator 2007 R2 sia Lync Attendee, le impostazioni del
dispositivo che sono state modificate e salvate in un client verranno salvate nell’altro.
•
Lync Attendee potrebbe essere stato installato sul computer in uso
dall’organizzazione. Oppure, se l’organizzazione lo consente, è possibile scaricarlo dal
sito:
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=164090&clcid=0x410
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Partecipare usando le credenziali aziendali
Per usare le credenziali di rete:
1. Fare clic sul collegamento alla riunione nell’invito
per aprire la finestra di accesso di Lync
Attendee.
2. Selezionare Partecipa utilizzando le
credenziali aziendali.
3. Nella casella dell’indirizzo Accesso digitare
l’indirizzo di posta elettronica, come illustrato
nell’esempio.
4. Fare clic su Partecipa.
5. Selezionare un’opzione Audio e fare clic su OK.
6. L’accesso alla riunione verrà eseguito e sarà
possibile usare audio, video o messaggistica
istantanea per comunicare con gli altri
partecipanti.
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Partecipare come ospite
Per partecipare come ospite:
1. Nella finestra di accesso selezionare
Partecipa come Guest.
2. Digitare il nome che si desidera venga
visualizzato nella riunione e quindi fare clic
su Partecipa.
3. Se l’organizzatore ha abilitato la sala di
attesa, si dovrà attendere che un relatore
conceda l’accesso alla riunione. In caso
contrario, l’accesso verrà eseguito
automaticamente.
Sala di attesa
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Accedere alle opzioni audio e video
Lync Attendee configura automaticamente le
impostazioni in base al dispositivo collegato.
Verificare le impostazioni audio
1. Sulla barra degli strumenti fare clic su
Impostazioni. Se la barra degli
strumenti non è visualizzata, attivarla
premendo il tasto Alt sulla tastiera.
2. Fare clic su Impostazioni dispositivo
audio.
3. Nella finestra Opzioni di Lync
Attendee fare clic sulla scheda
Dispositivo audio.
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Configurare audio e video
1. Nella scheda Dispositivo audio
selezionare l’altoparlante e il microfono
in uso e regolare le impostazioni.
2. Fare clic sulla scheda Dispositivo
video e selezionare la webcam che si
desidera usare.
3. Fare clic su Impostazioni webcam
per impostare le opzioni come
appropriato.
Dispositivo audio
Dispositivo
video
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Opzioni di Lync Attendee
È anche possibile verificare o
modificare le opzioni di Lync
Attendee prima dell’inizio della
riunione.
1. Fare clic sul pulsante Start e
quindi scegliere Tutti i
programmi.
2. Fare clic su Microsoft Lync
Attendee.
3. Nella finestra Opzioni di
Attendee Lync verificare e
modificare le opzioni come
desiderato.
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Revisione
Questo corso di formazione ha trattato gli argomenti seguenti:
•
Configurare riunioni online
•
Pianificare una riunione online
•
Eseguire una presentazione professionale
Conferenze telefoniche con accesso esterno e ID personale
Riunioni multipiattaforma per più parti con Lync e Outlook
Presentazioni formali con Condivisione schermo, PowerPoint e lavagna
•
Lavorare con altri utenti ovunque
Collaborazione con i colleghi, indipendentemente da dove si trovano
•
Usare Microsoft Lync Attendee
Possibilità di partecipare a riunioni online anche senza avere installato Lync
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l’opinione attuale di Microsoft Corporation alla data di questa presentazione. Poiché Microsoft deve rispondere alle mutevoli condizioni di mercato, non devono essere interpretate come un impegno da parte
sua. Microsoft inoltre non può garantire l’accuratezza delle informazioni fornite dopo la data della presentazione. MICROSOFT NON FORNISCE ALCUNA GARANZIA, ESPLICITA, IMPLICITA O LEGALE, IN
MERITO ALLE INFORMAZIONI CONTENUTE IN QUESTA PRESENTAZIONE.
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