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Document
Management System
L’evoluzione della gestione documentale
L’evoluzione dell’archiviazione documentale
I costi ‘‘invisibili’’ della gestione documenti tradizionale
0,03 Euro/foglio
Acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole
Spazio fisico occupato annualmente, considerando che ogni metro
quadro contiene circa 15000 fogli
100 Euro/m2
Tempo di archiviazione, considerando che si impiegano circa due minuti,
calcolati su uno stipendio medio di 1200 euro mensili
0,55 Euro/documento
Ricerca dei documenti, considerando che si impiegano circa cinque
minuti, calcolati su uno stipendio medio di 1200 euro mensili
1,35 Euro/documento
0,025 Euro/foglio
Fotocopia
Totale
1,96 Euro/foglio
Calcolo effettuato applicando il totale sopracitato ad una piccola azienda
con circa 1000 documenti mediamente composti di due fogli l’uno
3920 Euro
Ipotesi annuali
Calcolo effettuato applicando il totale sopracitato ad una media azienda
con circa 10000 documenti mediamente composti di due fogli l’uno
39200 Euro
(Fonte: www.nicolasavino.com)
KNOS | Da ‘‘Analogico’’ a ‘‘Digitale’’: il confronto
‘‘ANALOGICO’’: Problemi/Costi
‘‘DIGITALE’’: Soluzioni/Benefici
Spazio per l’archivio cartaceo
- Carta
- Armadi
- Raccoglitori
Dematerializzazione dei documenti:
- Riduzione drastica dei supporti cartacei
- Riutilizzo degli spazi fisici adibiti
all’archiviazione
Tempo per la gestione dei documenti
- Archiviazione
- Ricerca
Gestione dei documenti archiviati:
- Aggiornamento versioni
- Informazioni distribuite e
‘‘personalizzate’’
- Iter di approvazione ‘‘manuale’’
Comunicazione tra uffici:
- Archiviazione documento
- Aggiornamento versione
Sicurezza:
- Accesso alle informazioni archiviate
Tutto a portata di mouse:
- Archiviazione con ‘‘drag & drop’’
- Ricerca in pochi click
Centralizzazione delle informazioni:
- Unica base dati
- Aggiornamenti immediatamente disponibili
- Work-flow di gestione stato pubblicazione
Notifiche automatiche:
- Avvisi di ritardo
- Avvisi di scadenza
Sicurezza:
- Gestione criteri di accesso ai documenti
I costi ‘‘invisibili’’ della gestione cartacea documenti
Lettere, Offerte, Mail, Fax,
Schede di sicurezza, Certificati,
Disegni, Progetti, Schede prodotto,
Relazioni, Circolari, Curricula,
Ordini, Bolle, Fatture,
Documenti fiscali e contabili,
Reclami, Contratti di manutenzione…
I costi ‘‘invisibili’’ della gestione cartacea documenti
L’evoluzione dell’archiviazione documentale
KNOS | I punti di forza del prodotto
Integrazione nativa con Evolus
Conservazione sostitutiva a norma di legge e ‘‘in house’’
Accessibilità ovunque e da qualsiasi dispositivo
Usabilità semplice, ergonomica, personalizzabile
Flessibilità per adattare il software alle proprie esigenze
Nuovi strumenti per aumentare la produttività
Framework di sviluppo semplice e intuitivo attraverso le Knos API
Cloud per la riduzione dei costi e dei rischi di gestione della struttura
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto
Usabilità
User Experience
semplice,
ergonomica,
personalizzabile
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto
Accessibilità
Ovunque e da
qualsiasi dispositivo
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto
Flessibilità e Parametricità
adattare
il software alle
proprie esigenze
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto
Framework di sviluppo
sviluppare
in modo semplice ed
efficiente
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto
Cloud
Ridurre costi e
rischi di gestione
infrastruttura
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto
Nuovi strumenti
strumenti per
CLOUD
WORK-FLOW
FIRMA
DIGITALE
OCR
SICUREZZA
RICERCA
aumentare la
ALERT
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
FIRMA MOBILEBARCODE
GRAFOMETRICA
VANTAGGI
produttività
INFORMAZIONI
NOTIFICHE SERVIZI
DOCUMENTI
CONDIVISIONE
RISPARMIO
KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®
Smart-tag
Gli Smart-tag
permettono di gestire
operazioni sulle entità:
- Pubblicazione in Knos
- Apertura Pubblicazione
KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®
Smart-tag
La navigazione tra le
anagrafiche in
MetodoEvolus si
replica anche tra le
pubblicazioni esistenti
L’apertura di una
pubblicazione avviene
all’interno del browser
di MetodoEvolus
KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®
Lo smart-tag
visualizza in Knos il
documento con il
browser di Metodo
In Knos vengono
riportati gli eventuali
riferimenti ‘linkabili’ ad
altri documenti
KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®
KNOS | Conservazione sostitutiva a norma di legge
Conservazione
a norma
Documenti dal gestionale
Metodo Evolus®
File system
Responsabile
Conservazione
Scansione
con Barcode
Business Key con
Certificato valido
Invio
comunicazione
KNOS | I vantaggi della gestione documentale
Riduzione della “transumanza umana”
che porta le persone a girare per l’azienda alla ricerca di documenti e informazioni
Condividere le informazioni
senza appesantire l’utilizzo di e-mail, già di per sé elevatissimo
Informazioni centralizzate e aggiornate
per non trovarsi a discutere su versioni diverse dello stesso documento
Facilità di distribuzione a clienti o fornitori
in maniera autonoma nel rispetto delle policy aziendali
Notifiche automatiche
riguardanti documenti pronti all’uso
Riduzione tempi di ricerca
dei documenti in archivio
Eliminazione della carta
e dello spazio fisico dedicato all’archiviazione dei documenti
Work-flow
di gestione dei processi di approvazione documenti
KNOS
Document
Management System
Grazie per l’attenzione