Aggiungere persone all`elenco Contatti

Microsoft Lync™ 2010
Messaggistica
istantanea e presenza
Formazione
®
Obiettivi
Questo corso spiega come eseguire le operazioni seguenti:
•
Connettersi con le persone importanti
•
Trovare la persona giusta
•
Far sapere dove ci si trova e cosa si sta facendo
•
Avere sempre sotto controllo le comunicazioni quotidiane
Restare in contatto è facile
Trovare una persona con informazioni incomplete con Lync 2010
Condividere informazioni correnti con Lync 2010
Gestire le comunicazioni quotidiane con Lync 2010
Restare in contatto con le persone
Questa sezione illustra le caratteristiche seguenti:
• Aggiungere persone all’elenco Contatti
• Contatti frequenti – Primi 10 contatti
• Creare gruppi
• Ordinare e visualizzare contatti
• Barra delle azioni per la comunicazione multimodale
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Aggiungere persone all’elenco Contatti
Aggiungere persone all’elenco
Contatti
1. Nel campo di ricerca digitare il
nome o l’alias di posta elettronica
della persona che si vuole
aggiungere all’elenco Contatti.
I risultati vengono visualizzati già
durante la digitazione.
2. Nella scheda contatto visualizzata,
fare clic sul segno più (+).
3. Selezionare il gruppo di contatti in
cui inserire il contatto.
Campo di ricerca Aggiungi contatto
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Contatti frequenti
Contatti frequenti semplifica la gestione dei
contatti consentendo agli utenti di accedere più
facilmente ai contatti preferiti. Lync 2010 popola
automaticamente il gruppo Contatti frequenti sulla
base delle conversazioni recenti, ma è possibile
associare alcuni dei contatti principali a questo
gruppo per potervi accedere rapidamente.
Contatti frequenti
Visualizzare i contatti frequenti
1. Fare clic sulla freccia (^) accanto a Contatti
frequenti.
Aggiungere contatti frequenti
1. Digitare il nome o l’indirizzo di posta elettronica della
persona nella casella di ricerca.
2. Nei risultati della ricerca fare clic con il pulsante
destro del mouse sulla persona, quindi scegliere
Includi nei contatti frequenti.
Aggiunge la
scheda contatto
SUGGERIMENTO: per mostrare e nascondere i contatti
frequenti, usare il menu delle opzioni di visualizzazione.
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Creare gruppi
Dopo avere trovato i contatti desiderati,
è possibile aggiungerli a un gruppo di contatti
per poterli trovare facilmente in seguito.
Creare un gruppo
1. Nell’elenco Contatti, fare clic con il pulsante
destro del mouse sul nome di un gruppo
(ad esempio Contatti frequenti), scegliere
Crea nuovo gruppoe assegnare un nome
al gruppo.
2. Per aggiungere persone al nuovo gruppo,
cercare un contatto, scegliere il nome del
contatto nei risultati della ricerca e
selezionare il segno più (+). In alternativa,
fare clic con il pulsante destro del mouse sul
contatto nei risultati della ricerca, scegliere
Aggiungi all’elenco contatti e fare clic sul
nome del gruppo.
Nome del
gruppo
Crea nuovo gruppo
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Visualizzare i contatti per ordinamento
È possibile ordinare i contatti usando i pulsanti
Gruppi, Status e Relazione.
• Per visualizzare i contatti dei gruppi
predefiniti (inclusi Contatti frequenti e
Altri contatti), oltre a quelli degli eventuali
altri gruppi personalizzati che si sono creati,
fare clic su Gruppi.
• Per ordinare i contatti in base allo stato
presenza (Online, Non al computer,
Sconosciuto e Non disponibile), fare clic su
Stato.
• Per ordinare i contatti in base alla relazione di
privacy, fare clic su Relazione.
• Per visualizzare informazioni sulle relazioni,
fare clic con il pulsante destro del mouse su
un contatto e scegliere Modifica relazione
di privacy.
Opzioni di visualizzazione
• Per ordinare in base al nome visualizzato o
alla disponibilità, fare clic sul pulsante delle
opzioni Visualizzazione e selezionare
Ordina per nome visualizzato o Ordina
per disponibilità.
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Personalizzare l’aspetto dell’elenco Contatti
È possibile modificare la modalità di
visualizzazione dei contatti in Lync Online.
1. Nell’elenco Contatti fare clic sul
pulsante Opzioni visualizzazione
sotto la barra di ricerca per passare da
una a due righe di informazioni per
contatto. Se la società usa le fotografie
dei contatti, la visualizzazione a due
righe mostra le foto.
Opzioni di
visualizzazione
Menu Opzioni
layout
2. Per vedere altre opzioni, fare clic sulla
freccia in giù accanto a Opzioni
visualizzazione per aprire il menu
Opzioni layout.
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Barra delle azioni per la comunicazione
multimodale
La barra delle azioni aiuta a capire quali
strumenti sono disponibili in Lync 2010,
così da poter decidere come contattare le
persone desiderate. È possibile inviare un
messaggio di posta elettronica oppure
avviare una conversazione istantanea o una
telefonata. Sono inoltre disponibili altre
opzioni che consentono ad esempio di
avviare una videochiamata, pianificare
una riunione o condividere contenuto.
Altre opzioni
Usare la barra delle azioni
1.
2.
3.
Posizionare il puntatore del mouse
su un contatto.
Fare clic su un’icona sulla barra
delle azioni per avviare la
comunicazione con il contatto.
Fare clic sull’icona Altre opzioni
per visualizzare opzioni aggiuntive
per comunicare con il contatto.
Posta
IM
elettronica
Telefono
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Attività 1: Scoprire la barra delle azioni
1. Posizionare il puntatore del mouse su un contatto.
2. Fare clic su un’icona sulla barra delle azioni per avviare la comunicazione
con il contatto.
3. Fare clic sull’icona Altre opzioni per visualizzare opzioni aggiuntive per
comunicare con il contatto.
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Trovare la persona giusta
Questa sezione illustra le caratteristiche seguenti:
• Immagine e opzioni personali
• Presenza
• Passaggio del puntatore del mouse
• Ricerca in base a nome e/o parola chiave
• Scheda contatto
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Immagine e opzioni personali
Lync consente di accedere rapidamente alle
impostazioni e agli aggiornamenti che l’utente
vuole condividere, tra cui nota personale, stato
e posizione.
Nota personale, stato e posizione
Modificare le opzioni Personale e
Immagine personale
1. Fare clic sul pulsante Opzioni
per
visualizzare le opzioni.
2. Nell’elenco delle opzioni fare clic su
Personale.
3. Selezionare le opzioni desiderate per
visualizzare le immagini dei contatti e
aggiornare la propria presenza sulla
base delle informazioni del calendario di
Outlook.
4. Fare clic su Immagine personale.
5. Selezionare l’immagine che si desidera
mostrare o specificare di non
visualizzare nessuna immagine. È anche
possibile mostrare l’immagine da un
indirizzo Web.
6. Fare clic su OK.
Opzioni Immagine personale
Opzioni personali
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Presenza
Lync 2010 imposta automaticamente la presenza
sulla base delle attività o del calendario di Outlook.
È anche possibile aggiornare lo stato manualmente.
Nota personale
Opzioni
Fotografia
Modificare lo stato
1. Fare clic sullo stato di presenza e selezionare
un’opzione.
•
Disponibile: l’utente è online e disponibile a essere contattato.
•
•
Occupato: l’utente è impegnato in una chiamata o una riunione.
Non disturbare: per impostazione predefinita, verranno
visualizzati solo gli
avvisi di conversazione dai contatti Gruppo di lavoro.
•
Torno subito: l’utente si è momentaneamente allontanato dal
computer.
•
Non al lavoro: l’utente non sta lavorando e non può essere
contattato.
•
Non al computer: il computer dell’utente è inattivo da un
Stato
Posizione
Stato presenza
determinato intervallo di tempo.
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Passaggio del puntatore del mouse
L’area personale include un’immagine,
lo stato e altre informazioni personali che
aiutano a identificare un contatto.
L’immagine di un contatto consente anche di
avviare facilmente un messaggio istantaneo.
Avviare una conversazione istantanea con
una persona
1. Scegliere l’immagine di una persona.
2. Quando la scheda contatto si apre, fare clic
sul pulsante IM.
Passaggio 1: Posizionare il puntatore del mouse
Passaggio 2:
Fare clic
Opzioni di visualizzazione
Oppure
3. Fare doppio clic sul contatto.
Modificare le opzioni di visualizzazione
1. Fare clic sulla freccia Opzioni
visualizzazione.
2. Quando viene visualizzata la scheda contatto
del gruppo, fare clic sul pulsante IM per
inviare un messaggio a tutto il gruppo.
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Eseguire una ricerca per nome/parola chiave
La funzionalità di ricerca ottimizzata di Lync 2010
permette di identificare rapidamente una persona,
verificarne la disponibilità, trovare la persona giusta
con la ricerca e anche eseguire ricerche con dati
diversi dai nomi. Cerca esperti usa le parole chiave
per restringere il campo di ricerca e trovare una
persona o un gruppo con attributi specifici.
Criteri di ricerca
Cercare una persona
1. Digitare il nome di una persona nella casella di
ricerca.
I risultati verranno visualizzati sotto la casella.
Cercare un esperto
1. Digitare una parola chiave per restringere la
ricerca e trovare una persona con determinate
caratteristiche. È anche possibile fare clic sulla
scheda Competenza per visualizzare i risultati
della ricerca per parola chiave.
Risultati delle
competenze
Nei risultati i criteri di ricerca saranno evidenziati.
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Scheda contatto
La scheda contatto è uno strumento sempre
disponibile che consente di vedere il profilo
di una persona e i dati sull’organizzazione.
La scheda contatto è inoltre un punto
iniziale per comunicare con una persona o
un gruppo.
Visualizzare una scheda contatto
1. Posizionare il puntatore del mouse
sull’immagine di una persona per vedere la
scheda contatto di quella persona.
2. Fare clic sulla freccia (^) per visualizzare la
versione completa della scheda contatto.
3. Per vedere l’organizzazione della persona,
fare clic su Organizzazione.
Informazioni sul contatto
Informazioni
sull’organizzazione
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Attività 2: Trovare un contatto e avviare una
conversazione di messaggistica istantanea
1.
Digitare il nome di una persona nella casella di ricerca.
2.
Posizionare il puntatore del mouse sull’immagine della persona.
3.
Quando la scheda contatto si apre, fare clic sul pulsante IM.
Domanda: in che altro modo si può avviare una conversazione di
messaggistica istantanea?
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Comunicare la propria posizione
Questa sezione illustra le caratteristiche seguenti:
• Impostare la posizione
• Aggiungere una nota personale
• Visualizzare feed attività
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Impostare la posizione
Sotto lo stato di presenza, Lync 2010 mostra una
posizione correlata alla rete a cui si è connessi.
È possibile rendere questa posizione più significativa
rinominandola «Lavoro» o «Abitazione». Ogni volta che
si lavora da questa posizione quindi i contatti con i quali
si desidera condividere questa informazione avranno la
possibilità di conoscere l’attuale posizione dell’utente.
Posizione
Impostare la posizione
1. Fare clic sulla freccia Imposta posizione.
Selezionare una posizione.
Creare una posizione personalizzata
1. Fare clic sulla freccia Imposta posizione.
2. Fare clic su Imposta posizione.
3. Digitare il nome della posizione nella
finestra Modifica percorso.
4. Fare clic su OK.
Posizione servizi di
emergenza
SUGGERIMENTO: queste informazioni possono
essere usate dai servizi di emergenza.
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Aggiungere una nota personale
Lync 2010 consente di aggiornare
facilmente la posizione e le note.
Le informazioni personali visibili agli
altri utenti sono chiaramente
identificabili, per permettere di
mantenerle sempre accurate e
aggiornate. La nota personale è
visualizzata nella seconda riga delle
informazioni di contatto quando le
Nota personale
altre persone visualizzano le
informazioni di contatto in Lync 2010.
Aggiornare la nota personale
1.
2.
3.
Fare clic nell’area Nota personale.
Digitare la nota.
È anche possibile includere un
collegamento ipertestuale.
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Visualizzare feed attività
Feed attività consente di visualizzare «aggiornamenti sociali» dai contatti inclusi nel proprio
elenco Contatti. Permette di mostrare ad altri le informazioni più recenti relative a note
personali, modifiche di immagini e cambiamenti di grado o della posizione dell’ufficio.
Feed attività
Visualizzare i feed
1. Fare clic sulla scheda Feed attività.
2. Scorrere i feed disponibili.
Per controllare se le informazioni sono condivise,
procedere come segue:
1.
2.
Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
Nella scheda Personale, in Feed attività,
attivare o disattivare la condivisione di questi
aggiornamenti.
Monitoraggio
Nota La nota personale o la nota «fuori sede» corrente, se impostata,
verrà visualizzata nel Feed attività. Se non si desidera visualizzare
informazioni nella nota personale, lasciare vuoto il campo delle note.
3.
Fare clic su OK.
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Attività 3: Aggiornare la nota personale
1. Fare clic nell’area Nota personale.
2. Digitare la nota.
3. Aggiornare la nota.
Prova: includere un collegamento ipertestuale nella nota personale. Invitare
un contatto a visualizzare la nota personale e a fare clic sul collegamento.
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Avere le comunicazioni sempre sotto
controllo
Questa sezione illustra le caratteristiche seguenti:
• Notifiche
• Integrazione con Windows 7
• Gestire conversazioni
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Notifiche
Sono disponibili quattro aree per organizzare e visualizzare facilmente le informazioni
sui contatti. La caratteristica delle notifiche consente di gestire le conversazioni passate
e presenti, di sapere quando una persona sta cercando di contattarci e di gestire
facilmente le conversazioni attive. Le notifiche consentono all’utente di essere informato
di tutte le attività di comunicazione dei suoi contatti.
Visualizzare le notifiche
1. Fare clic su Feed attività,
Conversazioni o Telefono per
visualizzare attività, conversazioni,
chiamate e messaggi vocali recenti.
Contatti
Feed attività
Conversazioni
Telefono
Notifica di chiamata
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Integrazione con Windows 7
L’integrazione con Windows 7 permette di posizionare il puntatore del mouse sull’icona
di Lync 2010 sulla barra delle attività per modificare lo stato e visualizzare e gestire
conversazioni.
Modifica dello stato
Spostamento tra le
conversazioni attive
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Gestire conversazioni
L’area Conversazione consente di gestire le conversazioni passate e presenti. È
possibile spostarsi tra le conversazioni aperte oppure visualizzare le conversazioni
passate senza uscire da Lync 2010.
Scheda
Conversazione
Gestire le conversazioni
1. Fare clic sulla scheda
Conversazioni.
2. Scorrere l’elenco delle conversazioni
passate e presenti.
Conversazioni
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Attività 4: Gestire più conversazioni
1. Usare la scheda Conversazioni per visualizzare le conversazioni presenti e
passate.
2. Posizionare il puntatore del mouse sull’icona di Lync 2010 sulla barra delle
attività per visualizzare le conversazioni correnti.
3. Passare da una conversazione all’altra.
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Revisione
Questo corso ha trattato gli argomenti seguenti:
•
Connettersi con le persone importanti
•
Trovare la persona giusta
•
Far sapere dove ci si trova e cosa si sta facendo
•
Avere sempre sotto controllo le comunicazioni quotidiane
Restare in contatto è facile
Trovare una persona con informazioni incomplete con Lync 2010
Condividere informazioni correnti con Lync 2010
Gestire le comunicazioni quotidiane con Lync 2010
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MERITO ALLE INFORMAZIONI CONTENUTE IN QUESTA PRESENTAZIONE.
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