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Gamma ENTERPRISE
gestione aziendale gestione azienda Gamma ENTERPRISE Strumenti Linguaggio di programmazione Interfaccia utente Accesso ai dati Database supportati Visual Basic 6.0 Grafica Windows nativa a 32 bit Driver OLE/DB / Driver ODBC MS SQL SERVER 2000 Configurazioni Minime (5 utenti) Stand-Alone Hardware Pentium III 800 Mhz RAM 256 MB HD 10 GB Nastro 8 GB Stampanti Laser o Getto d’inchiostro CD-Rom Adattatore Rete Ethernet Indice Generale Software Windows XP/2000 Prof. SQL Server 2000 Applicativo Gamma Enterprise pag. 2 Strumenti e configurazione 3 Flusso grafico procedura 4 Caratteristiche tecniche Caratteristiche generali per area 5 Amministrativa 6 Tesoreria e finanza 6 Commerciale 7 Controllo di gestione 8 Produzione 9 Tecnologia Funzioni analitiche moduli area Amministrativa 13 Contabilità generale 14 Ritenute di acconto 16 Intra 17 Cespiti 18 Estratti conto a partite aperte 19 Portafoglio attivo e passivo Funzioni analitiche moduli area Commerciale 21 Magazzino 23 Gestione documenti vendite e acquisti 27 Provvigioni 28 Statistiche vendite e acquisti Funzioni analitiche moduli area Produzione 2 29 Configuratore 30 Distinta base 31 Pianificazione risorse 32 Sviluppo fabbisogni 34 Lavorazioni interne 35 Rilevazione costi di produzione per commesse Client Server Terminal Server Server Hardware PENTIUM III 1 Ghz RAM 512 MB, HD 18 GB Unità Nastro 12/24 GB Office Connect Dual Speed Hub 16 Stampanti Laser o Getto d’inchiostro CD-Rom, Adattatore Rete Ethernet Server Hardware PENTIUM III 1 Ghz RAM 1024 MB, HD 18 GB, Unità Nastro 12/24 GB Office Connect Dual Speed Hub 16 Stampanti Laser o Getto d’inchiostro CD-Rom, Adattatore Rete Ethernet Server Software Windows 2000 Server Data base SQL Server 2000 Applicativo Gamma Enterprise Client Hardware PENTIUM III 800 Mhz RAM 128 MB HD 8 GB, CD-Rom Adattatore Rete Ethernet Client Software Windows XP/2000 Professional Applicativo Gamma Enterprise Licenza Client SQL Server 2000 Server Software Windows 2000 Server; Data base SQL Server 2000 Applicativo Gamma Enterprise Hardware Client Terminal Server (senza installazione G.E.) PENTIUM 166 Mhz RAM 32 MB, HD 850 MB, CD-Rom (opzionale) A dattatore Rete Ethernet Software Client Terminal Server Windows 9X-NT-Wrk-2000-XP Licenza Client SQL Server 2000 Client Terminal Server Client Hardware (con installazione G.E.) PENTIUM III 800 Mhz RAM 128 MB, HD 8 GB, CD-Rom (opzionale) Adattatore Rete Ethernet Software Client (con installazione G.E.) Windows XP/2000 Professional Applicativo Gamma Enterprise Licenza Client SQL Server 2000 Ritenute d‘acconto Inventari contabili Cespiti Portafoglio attivo e passivo Contabilità Generale BIlancio CEE Contabilità analitica Controllo di Gestione E/C a partite aperte IVA periodica/annuale/telemat. Nota integrativa Intrastat Analisi di bilancio Budgets contabili Budgets commerciali Gestione crediti flusso grafico procedura Area Controllo di Gestione Area Amministrativa Area Tesoreria Area Commerciale Ordini clienti Preventivi clienti e fornitori Ordini fornitori Fatturazione Provvigioni Fatture e ricevute fiscali Magazzino Statistiche Estratto conto bancario Tesoreria e Finanza Buoni di consegna/scontrino Scorte Packing list Autofatturazione Kit composizione prodotti Lotti e scadenze prodotti Cash flow Piani di carico/liste di prelievo Gestione matricole prodotti Area Produzione Pianificazione finanziaria Pianificazione risorse Distinta base/scar. mat. WIP work in process M.R.P. Pianificaz. fabbisogno materiali Rilevazione costi per commessa C.R.P. Varianti/opzioni/configurat. Ordini alla produzione Conto lavoro passivo Cicli di produzione Lavorazione conto terzi Produzione su progetto 3 caratteristiche tecniche Caratteristiche tecniche Metodologia di sviluppo La procedura GAMMA ENTERPRISE, con la sua impostazione modulare, fornisce gli strumenti necessari per una completa copertura funzionale dell’azienda quali la Gestione Amministrativa, Controllo di Gestione, Commerciale e Produzione. Permette di reperire, correlare e rielaborare rapidamente le informazioni fornendo, in chiave gestionale, una visione completa degli eventi aziendali ed il necessario supporto decisionale ed esecutivo per la loro gestione. Ciascun componente del progetto viene sviluppato attraverso un ciclo di vita del software composto da diverse fasi disposte in cascata, ciascuna fase produce un semilavorato che viene controllato e documentato prima di passare alla fase successiva, il risultato di questo articolato processo consiste in un incremento in termini di efficienza e qualità del componente prodotto. Tecnologia La procedura, pur essendo progettata per funzionare in ambiente esclusivamente grafico, e’ realizzata con tecniche tali che il suo utilizzo risulta semplice ed immediato anche ad utenti non esperti o provenienti da ambienti non grafici. Infatti le procedure sono utilizzabili completamente con o senza mouse e sono state progettate per mantenere la stessa semplicità d’uso che da sempre contraddistingue i prodotti Teamsystem, frutto dell’esperienza decennale maturata nello sviluppo del software. Gamma Enterprise rappresenta lo stato dell’arte in termini di metodologia di sviluppo e di tecnologia. 4 Gamma Enterprise viene progettato con l’ausilio di strumenti ad altissimo livello tecnologico > Base Dati disegnata con l’ausilio di uno strumento CASE “ Computer Aided Software Engineering ” che consente di creare, documentare e manutenere basi dati relazionali portabili su tutte le piattaforme Desktop e/o Client/Server. > Utilizzo di uno strumento per la storicizzazione ed il controllo delle versioni dei componenti con la possibilità di recuperare versioni precedenti ed evidenziare differenze fra diverse versioni. > Accesso ai dati via OLEDB che fornisce altissime prestazioni e maggiore scalabilità del prodotto verso qualsiasi Database Server Relazionale e non, come gli archivi ISAM, VSAM e AS 400. > Architettura Client-Server a tre livelli. Il primo livello è rappresentato dall’interfaccia utente, nel secondo livello viene incapsulata l’intelligenza dell’applicazione mentre il terzo livello e’ rappresentato dal Database Server. L’architettura a 3 livelli consente una maggiore scalabilità dell’applicazione avendo la possibilità di collocare i vari livelli dell’applicazione sulla stessa macchina “Stand-alone” o su macchine diverse che possono essere anche remote. > Tutte le procedure sono interamente sviluppate come componenti ActiveX che espongono interfacce di programmazione verso l’ambiente office e verso qualsiasi altro prodotto che supporta l’architettura COM “Component Object Model”, questo si traduce in una maggiore modularità, integrabilità e flessibilità dell’applicazione. > Gamma Enterprise consente la personalizzazione del layout delle maschere e l’introduzione di VBScript in determinati eventi che consentono di estendere le funzionalità dell’applicativo. > Gamma Enterprise fornisce un modello ad oggetti che consente la sua totale trasparenza per la programmazione e la personalizzazione. E’ infatti possibile da parte dell’utilizzatore l’introduzione di codice scritto in linguaggio Office VBA per personalizzare controlli e formule di calcolo. > Totale integrazione in ambiente office; in qualsiasi momento è possibile avere un collegamento diretto e trasparente dell’applicativo con Word, Excel e Outlook, in più grazie al modello ad oggetti fornito sarà possibile accedere ai dati ed all’applicativo direttamente dall’ambiente Office. > Estensione multimediale; è possibile agganciare a qualsiasi procedura dati di tipo binario di qualsiasi genere (documenti word, cartelle excel, immagini, filmati video, file audio, scannerizzazione ecc..) > Documentazione utente in formato HTML consultabile da qualsiasi browser HTML. > Gamma Enterprise si basa su un FrameWork progettato internamente. Il FrameWork consiste in un insieme di componenti ActiveX di base che ci permettono di estendere le funzionalità fornite dall’ambiente di Microsoft, di ottenere ottimi risultati in termini di uniformità comportamentale e di interfaccia utente, maggiore qualità dei programmi ed una maggiore flessibilità nell’introduzione di innovazioni tecnologiche e funzionali sull’intero applicativo. > Per la generazione delle stampe è stato adottato Crystal Report, standard mondiale e strumento evoluto, pienamente integrato nell’ambiente di sviluppo della Microsoft, consente una piena integrazione con Internet e la personalizzazione delle stampe da parte dell’utilizzatore. L’Area Amministrativa di Gamma Enterprise comprende tutti i moduli che permettono di gestire le attività aziendali collegate alle problematiche contabili/fiscali. L’obiettivo che la procedura si pone è quello di risolvere le varie problematiche delle aziende sia dal punto di vista contabile che IVA, curando nei dettagli tutte le eventuali particolarità legate alla vita aziendale ed alla sua tipologia; essa è stata realizzata con tecniche tali che permettono, in modo semplice e veloce, di utilizzarla in tutte le specifiche esigenze aziendali ed è composta dai seguenti moduli: > > > > > > > > > > Contabilità generale ed IVA IVA periodica Annuale - Invio Telematico Cespiti ammortizzabili Ritenute d’acconto Modelli Intrastat Ratei e risconti Portafoglio attivo e passivo Estratti conto a partite aperte Bilancio CEE - Nota Integrativa Estratti conto bancari Gli archivi di base contengono già una serie di tabelle precaricate e utilizzate da tutti i moduli di Gamma Enterprise, come ad esempio i comuni d’Italia, i codici attività, le nature giuridiche, gli stati esteri, gli uffici imposte, i centri servizi, le percentuali di ammortamento. Particolare interesse riveste il piano dei conti che può essere strutturato su più livelli, a scelta dell’utente, da un minimo di 2 ad un massimo di 5, permettendo quindi un’ampia possibilità di adattamento alle varie realtà aziendali. La prima nota rappresenta il cuore della procedura dell’area amministrativa, attraverso la quale è possibile effettuare le registrazioni di tutti i documenti contabili ed IVA. L’inserimento è estremamente semplice, flessibile e permette di accedere, in base al tipo di registrazione, ai vari moduli utilizzati in maniera guidata (cespiti, ritenute d’acconto, estratti conto a partite aperte, portafoglio attivo e passivo, intrastat); vengono proposte tutte le informazioni desumibili dalla registrazione stessa, così da consentire la contemporanea memorizzazione dei dati evitando imputazioni supplementari. Così, ad esempio, durante la registrazione di un documento IVA, se gestito il modulo dei cespiti ammortizzabili, vengono richiesti i dati del bene strumentale con la possibilità, in fase di acquisto o di vendita, di effettuare in maniera automatica anche la relativa registrazione di ammortamento, storno fondi e generazione di plusvalenza/minusvalenza. Allo stesso modo, durante la registrazione di un documento relativo a un professionista/rappresentante o di compensi per collaborazioni varie, vengono richiesti tutti i dati per la gestione della ritenuta d’acconto e previdenziale. area amministrativa AREA AMMINISTRATIVA: Caratteristiche generali Sempre in prima nota è possibile effettuare registrazioni automatiche del tipo: calcolo dei ratei e risconti, pagamento/riscossione contestuale del documento, generazione automatica dell’ autofattura nel caso di registrazione di documenti intracomunitari nonché del giroconto contabile e i relativi dati a completamento del modello Intrastat. Alla conferma delle registrazioni, vengono aggiornati in tempo reale i progressivi contabili ed IVA; l’aggiornamento contestuale permette, durante l’inserimento della registrazione, la visualizzazione immediata per ogni conto del relativo saldo contabile aggiornato all’ultima transazione, senza la necessità di effettuare ulteriori interrogazioni. E’ inoltre possibile, per particolari conti (es. la cassa), richiedere il saldo non solo all’ultima registrazione inserita ma anche alla data di registrazione impostata. Particolare interesse, per la gestione contabile, riveste la possibilità di inserire movimenti da consolidare e previsionali così da ottenere situazioni comprensive delle movimentazioni sopra specificate. Questi movimenti possono essere resi effettivi in una fase successiva di consolidamento. Questo consente, inoltre, al modulo amministrativo di adeguarsi alle varie esigenze aziendali, ove risulti necessario effettuare dei controlli sulla movimentazione contabile in fasi operative separate. 5 area commerciale AREA TESORERIA E FINANZA: Caratteristiche generali Le figure professionali che in azienda svolgono le funzioni di tesoreria, ogni giorno affidano la gestione degli incassi e dei pagamenti a una o più banche che, generalmente, praticano condizioni diverse per ciascun tipo di operazione. Spesso l’azienda ha l’esigenza di reperire o impiegare fondi facendo in modo che la gestione incida positivamente sul risultato economico. Il modulo Estratto Conto Bancario permette di seguire analiticamente per valuta tutti i movimenti finanziari con gli Istituti di Credito, per la corretta conoscenza dei saldi e per la determinazione delle competenze attive e passive. I movimenti che interessano la gestione possono essere aggiornati in tempo reale dalle varie procedure che movimentano le banche oppure essere inseriti in modalità stand-alone. Il modulo Cash Flow permette di gestire i flussi di cassa previsionali considerando i saldi contabili dei flussi finanziari quali cassa e banche, lo scadenzario attivo e passivo, gli ordini clienti e fornitori, nonché elementi del flusso gestibili manualmente quali salari e stipendi, contributi, imposte e tasse ed altri valori non reperibili automaticamente dalla procedura. Per una gestione efficace vanno impostati una serie di parametri, quali: i giorni valuta per gli effetti non presentati, la percentuale di insoluti media per le varie tipologie di pagamenti/riscossioni, la data o il periodo di fatturazione delle bolle non ancora fatturate in modo da avere un flusso attendibile sulle scadenze che verranno generate. Inoltre vanno codificate le tabelle dei conti finanziari, ossia le voci del piano dei conti che andranno a movimentare la gestione del cash flow, e le tabelle delle schede e delle voci che saranno poi utilizzate per la definizione delle scadenze manuali. Le schede manuali vanno codificate per gestire le uscite e le entrate dei costi e ricavi fissi i cui importi sono preventivamente noti. Nelle voci manuali si fanno confluire tutte le operazioni contabili, la cui registrazione avviene dopo l’effettiva uscita di cassa e di conseguenza non verrebbero inserite nel flusso (salari, Iva, assicurazioni, bolli ecc.). AREA COMMERCIALE: Caratteristiche generali L’Area Commerciale di Gamma Enterprise comprende tutti quei moduli che permettono di gestire le attività aziendali collegate alle vendite e acquisti. L’obiettivo della procedura è quello di risolvere le problematiche sia delle aziende che operano nei settori puramente commerciali sia delle aziende industriali, che pur avendo la necessità di gestire le problematiche di produzione hanno comunque l’esigenza di gestire le attività connesse alla vendita e all’acquisto dei prodotti. La procedura è stata realizzata con tecniche tali che permettono, in modo semplice e veloce, di realizzare personalizzazioni per le specifiche esigenze aziendali. Il modulo di Magazzino rappresenta il cuore delle procedure dell’area commerciale, i programmi che compongono il modulo soddisfano tutte le esigenze richieste dalla normativa fiscale e coprono in modo completo le problematiche gestionali interne dell’azienda. I moduli Preventivi e Ordini Clienti sono al primo livello di utilizzo e costituiscono un fattore critico di successo per l’intera catena delle vendite, dovendo definire e gestire buona parte delle informazioni che verranno successivamente utilizzate nei moduli collegati. La corretta gestione delle attività connesse alle problematiche degli acquisti permette all’azienda di ottimizzare i costi di acquisto e di giacenza dei materiali e di pianificare al meglio i tempi di consegna e lavorazione degli stessi; i principali moduli interessati a questa gestione sono i Preventivi e Ordini a Fornitori, la gestione degli Approvvigionamenti e il Controllo dei materiali. Alla fine del ciclo della gestione vendite vengono utilizzati i moduli che permettono l’approntamento della merce, la consegna e l’emissione delle fatture ai clienti; nel dettaglio, i moduli interessati a questa fase del ciclo sono: Liste di prelievo ed Approntamento merce, Documento di Trasporto, Fatturazione Immediata Accompagnatoria e Differita, Note Credito, Addebito e Variazione, Buono di Consegna, Scontrino Fiscale, Fattura e Ricevuta fiscale. Una funzionalità fondamentale dell’area commerciale è la personalizzazione della gestione dei singoli documenti per adeguarli alle specifiche esigenze aziendali; tramite un semplice programma di personalizzazione è possibile scegliere tra circa 700 campi e decidere quali gestire e le modalità di trattamento. Il modulo di gestione Provvigioni permette di elaborare e controllare tutte le informazioni collegate alla gestione agenti; è possibile calcolare sia le provvigioni per le vendite che per gli acquisti, per ogni articolo di magazzino possono essere gestiti più agenti e per ogni cliente possono essere indicati gli agenti che lo assistono. Questa impostazione permette di calcolare in modo automatico provvigioni ad agenti diversi in uno stesso documento; è possibile inoltre calcolare contemporaneamente su una riga di un documento provvigioni ad agenti differenti (es. capo area e capo zona). Le elaborazioni statistiche sono totalmente parametriche: l’utente può personalizzare le griglie di visualizzazione e stampa indicando i campi da evidenziare; oltre ai campi disponibili da standard l’utente può creare nuovi campi utilizzando formule di calcolo personalizzate. Per le aziende che trattano prodotti soggetti alla gestione Lotti o Serial Number è disponibile uno specifico modulo che consente la tracciabilità dei singoli elementi dall’acquisto fino alla vendita con il controllo delle relative quantità movimentate. 6 La procedura di Contabilità Industriale mira a superare le difficoltà informative che scaturiscono dalla semplice lettura di un bilancio derivante da una contabilità generale, consentendo di rilevare fasi, fenomeni e risultati diversamente non reperibili; permette inoltre di seguire l’iter di generazione dei costi di produzione, classificando i costi e i ricavi non solo per natura ma anche per destinazione, allo scopo di valutare il costo e la redditività dei vari prodotti, reparti, fasi, commesse e linee di produzione. E’ possibile impostare la procedura, per ogni ditta gestita dall’utente, alternativamente con il metodo della partita semplice o della partita doppia. Possono essere gestiti differenti piani dei conti a due o più livelli e un piano dei conti di voci di spesa e voci di ricavo fino a due livelli. Il piano dei conti è suddiviso in 9 settori, ciascuno dei quali assolve una specifica funzione nelle fasi di movimentazione; i possibili settori sono: conti di collegamento, transitori, di competenza, centri di costo, conti di lavorazione, magazzino immobilizzi, margini lordi, margini netti, conti di risultato e conti generici. La procedura, in funzione dell’impostazione data dall’utente, funziona a full cost o a direct cost e in ogni caso è estremamente flessibile e personalizzabile con possibilità di attivare tutti i settori o solo alcuni, in modo da essere utilizzato in qualsiasi settore di attività: sia in aziende che producono su commesse di clienti o con ordini di produzione interni con cicli di lavorazione ripetitivi, sia in aziende di servizi, sia commerciali. I movimenti della gestione possono essere eseguiti direttamente dalla procedura di contabilità industriale, dalla procedura di prima nota della contabilità generale con sviluppo in automatico della movimentazione, da tutte le funzioni di creazione delle fatture e dagli altri documenti di vendita, dalla gestione ordini clienti e fornitori e dalla gestione dei movimenti di magazzino. La procedura Analisi di Bilancio è stata sviluppata per poter effettuare, in maniera semplice e veloce, approfondite analisi di tutte le attività aziendali al fine di poter intervenire, in caso di necessità, nella gestione dell’impresa con operazioni correttive, immediate e tempestive. Vengono forniti diversi schemi di bilancio, strutturati ognuno in modo tale da poter ottenere le risposte necessarie. Ad ogni ditta viene associato un modello di analisi, che ne identifica la tipologia. Ogni modello di analisi prevede una o più riclassificazione di bilancio ed un numero diverso di indici. Questo sistema permette di calibrare le quantità di dati elaborati che si intende ottenere, elaborando solo gli indici ritenuti significativi per quel particolare tipo di azienda. L’utente può intervenire per inserire o modificare gli schemi di bilancio e le formule di calcolo. E’ possibile determinare un indice ponderato che permette di sintetizzare in un unico valore l’andamento globale dell’azienda. Il programma produce un documento finale che mette in relazione ed analizza i risultati dei vari indici e valori di bilancio e suggerisce alcune indicazioni sui comportamenti aziendali. La procedura Budgets Contabili consente di definire e gestire le previsioni sia sui piani dei conti contabili di lavoro che su quelli della procedura di riclassificazione di bilancio; per l’aggiornamento dei dati possono essere considerati sia i movimenti contabili aggiornati che i movimenti non ancora consolidati. L’inserimento dei budgets presuntivi può avvenire sia ad importo, ed in tal caso l’operatore imposterà mese per mese il budget del conto che si vuole gestire, che a percentuale di ripartizione, in quest’ultimo caso, si dovrà indicare il budget annuale e, per ogni mese, occorrerà solo indicare l’incidenza in percentuale. Indicato l’anno di riferimento e il conto da analizzare, per ogni mese verrà indicato il presuntivo, il consuntivo, la differenza in percentuale tra presuntivo e consuntivo e quella ad importo. In qualsiasi momento è possibile effettuare l’aggiornamento e la stampa dei movimenti contabili; l’operazione può essere ripetuta più volte: il programma cancella i vecchi importi e totalizza i nuovi. Sia in video che in stampa, oltre a verificare lo scostamento per ogni mese in percentuale ed importo, è possibile vedere lo scostamento progressivo ad un dato mese, con totalizzazione automatica per livelli superiori fino ad arrivare ad avere una sintesi di confronto sui costi totali e sui ricavi totali. La procedura Budgets Commerciali permette di gestire facilmente le previsioni e i target relativi alle vendite e agli acquisti. L’utente, nella creazione del budget, può selezionare in modo libero gli elementi da considerare relativi agli articoli di magazzino, clienti e fornitori. Il budget può essere a quantità e/o a valore, le previsioni possono essere annuali, semestrali, quadrimestrali, trimestrali, bimestrali e mensili; l’inserimento può essere eseguito direttamente sul periodo prescelto oppure si possono indicare i valori annuali e per ogni periodo stabilire la percentuale di incidenza. Per lo stesso anno ed elemento si possono inserire più budgets, per ogni previsione si può indicare un premio ad importo o a percentuali multiple, al raggiungimento degli obiettivi è possibile ripartire proporzionalmente sui movimenti degli acquisti o delle vendite i premi maturati al fine di avere un’esatta gestione dei margini operativi. Gli aggiornamenti e le stampe delle schede possono essere eseguiti in qualsiasi momento e possono essere rielaborati anche movimenti che risultano già aggiornati nella situazione budget. area amministrativa AREA CONTROLLO DI GESTIONE: Caratteristiche generali La procedura Gestione Crediti permette di gestire in un’ottica manageriale i crediti verso i clienti, fornendo tutti gli strumenti per controllare, pianificare ed ottimizzare i processi di riscossione. La gestione del modulo permette alle figure aziendali addette alle riscossioni di creare valore aggiunto qualora vengano tenuti sotto controllo alcuni elementi specifici, quali: monitorare il rischio globale aziendale e non quello dei singoli casi, convertire i crediti in liquidità in modo tempestivo, fare in modo che l’investimento in crediti verso i clienti sia pianificato e non imposto. I risultati elaborati dalla procedura permettono di fornire ai vari settori aziendali le indicazioni per le eventuali azioni correttive da intraprendere. 7 AREA PRODUZIONE: Caratteristiche generali area produzione Le aziende, soprattutto manifatturiere, devono essere in condizione di mantenere e reperire informazioni tecniche aggiornate necessarie per gestire e controllare in maniera corretta il processo di pianificazione e produzione. Spesso ciò implica un grande volume di registrazioni che consentono di descrivere sia la composizione e la struttura del prodotto che le specifiche di processo e di fabbricazione e montaggio. Naturalmente ogni azienda organizza, ordina, confronta le informazioni secondo criteri personalizzati finalizzati a soddisfare specifiche esigenze aziendali. La disponibilità di informazioni accurate e aggiornate supporta sia il momento decisionale a fronte di particolari situazioni, sia il momento operativo al quale devono uniformarsi contemporaneamente le varie funzioni aziendali preposte alla realizzazione dei prodotti in conformità ai dati di progetto e di processo. La procedura ha un alto grado di flessibilità, la gestione e personalizzazione di numerose tabelle consente all’utilizzatore di modellare l’applicazione alle proprie esigenze specifiche e di adattarla istantaneamente all’evoluzione ed ai cambiamenti dell’azienda. Tutti i moduli sono stati progettati e realizzati per funzionare in maniera autonoma o integrata. In estrema sintesi, e volendo definire dei confini in realtà inesistenti, la procedura permette la pianificazione e il controllo dei materiali e delle risorse produttive attraverso i seguenti moduli e funzioni: > > > > > > > > > > > > > > 8 Gestione anagrafica materiali/risorse Gestione distinta base Gestione cicli di lavorazione Gestione disponibilità risorse Piano dei fabbisogni primari (MPS) Pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP) Verifica delle capacità (CRP) Analisi finanziaria del piano Tracciabilità dei fabbisogni Rilascio degli ordini di produzione/acquisto Consuntivazione ordini di lavoro Produzione su progetto Gestione materiali in conto lavoro Gestione materiali per lavorazioni conto terzi Il modulo distinta base descrive la composizione del prodotto in termini di materiali e semilavorati con i rispettivi coefficienti di impiego, espressi sia attraverso un singolo numero sia attraverso un algoritmo di calcolo che può combinare diversi parametri fissi o variabili. Particolarmente interessante è la gestione di distinte base generiche e la gestione della configurazione di un prodotto con presenza o esclusione dei componenti legati a specifiche varianti e opzioni. La gestione dei componenti per data di validità, la creazione di una struttura per copia di una preesistente, la presenza di legami phantom e l’utilizzo di un configuratore permette di ridurre il numero di distinte basi necessarie a descrivere la composizione di prodotti simili. Un’importante caratteristica è quella di permettere la gestione contemporanea di diversi piani di produzione ognuno dei quali classificabile per tipologia (ad esempio: confermato, simulato, finanziario, previsionale, ecc.). I fabbisogni derivanti da piani diversi sono mantenuti separati e daranno luogo a suggerimenti diversi. Ogni elaborazione di MRP può prendere in considerazione differenti piani di produzione ed esaminare più magazzini. L’elaborazione MRP è l’algoritmo di determinazione e soddisfacimento dei fabbisogni di materiali: rigenerativo, con pianificazione su base giornaliera, permette il mantenimento contemporaneo di più piani, effettua la rischedulazione e consente la rintracciabilità del fabbisogno e il suo accorpamento in un periodo a scelta dell’utente. I fabbisogni di materiali sono soddisfatti emettendo ordini pianificati preindirizzati, automatici o guidati, con possibilità di suddividere la richiesta su più fonti. Il piano dei fabbisogni di risorse permette di valutare la fattibilità del piano dei fabbisogni di materiale evidenziando eventuali carichi di risorse superiori alle proprie capacità. In esso sono infatti dettagliate le risorse coinvolte nella realizzazione del piano e per ognuna è evidenziato l’utilizzo confrontato con la massima capacità erogabile. Fase importante dell’operazione di pianificazione della produzione è la determinazione dei carichi di risorse. Tale operazione può essere eseguita, oltre che sul solo piano di produzione, anche sull’insieme degli ordini pianificati, sugli ordini a produzione già rilasciati oppure su un misto dei due insiemi. La procedura permette di tenere sotto controllo le risorse aziendali dal livello più generale (la linea, il reparto) a quello di massimo dettaglio (la macchina, il dipendente). Ciò aiuta ad evidenziare le risorse il cui carico supera la capacità produttiva aziendale prevista e consente di adottare provvedimenti correttivi con notevole anticipo. Il modulo di gestione degli ordini di lavoro permette la manutenzione dei documenti originati dalla pianificazione del fabbisogno di materiali. Ciascun ordine di lavoro utilizza una distinta base ed un ciclo di lavoro localizzati, derivati cioè da quelli standard ma sui quali è possibile intervenire localmente (e solo per la riga ad essi associata) per variazioni o integrazioni. A ciascun ordine vengono poi associati i consuntivi ottenuti dal modulo di rilevazione dati dello stabilimento e i dati circa gli scarti. Funzioni specifiche consentono di disporre di un sistema efficace per determinare i costi industriali dei prodotti. La procedura consente di rispondere a domande su quanto costa costruire un prodotto, da quali parametri sia formato tale costo di produzione e, in caso di variazione di uno o più fattori all’interno della composizione, di verificare ed analizzare come avviene e cosa comporta il cambiamento. E’ inoltre possibile simulare e pianificare futuri costi di produzione ed effettuare confronti tra costi previsti e costi effettivamente sostenuti: permette cioè di effettuare simulazioni di costi per valutare strategie e situazioni contingenti. utility area tecnologica Menù gestione tabelle di Base Startup Il menù principale dispone di una struttura gerarchica ad albero che permette un facile accesso alle diverse applicazioni; è inoltre possibile ridurre lo spazio occupato dal menù principale oppure nasconderlo completamente, in modo tale da incrementare lo spazio a disposizione dell’applicazione attivata. Importante funzionalità è fornita dalla possibilità di memorizzare un elenco di programmi preferiti per utente, dove con un semplice click del mouse è possibile includere o escludere l’applicativo selezionato dall’elenco dei preferiti: la lista dei preferiti consente all’utente di avere sempre a disposizione l’elenco dei programmi di maggiore utilizzo. L’attivazione delle applicazioni è molto semplice: è sufficiente un singolo click del mouse o il tasto return della tastiera. Da notare l’estrema cura dedicata al disegno delle maschere allo scopo di semplificarne l’utilizzo ed aumentarne la versatilità. Per raggiungere questo obiettivo è stata necessaria una complessa fase progettuale che ha permesso di ottenere il massimo della facilità d’uso e della adattabilità. Tutte le maschere di Gamma Enterprise sono disegnate nel rispetto degli standard definiti durante la fase progettuale. L’aspetto e il comportamento delle maschere è stato progettato e standardizzato in modo tale da fornire la massima chiarezza ed immediatezza delle informazioni in esse contenute, come le distanze dei campi dai bordi della finestra, le lunghezze dei vari campi, i font, i colori, l’evidenziazione del campo attivo tramite una colorazione diversa con il fondo giallo, i campi data dotati di calendario che semplifica l’inserimento delle date, il campo obbligatorio evidenziato attraverso un’apposita immagine a sinistra del campo stesso, i campi codice tabella dotati di menù PopUp incorporato che permette sia la ricerca tramite Lookup sia l’inserimento di nuovi codici attivando direttamente il relativo programma di manutenzione. Gamma ENTERPRISE 9 utility Personalizzazione form di esplosione distinta base 10 Personalizzazione layout Lookup VBScript Gamma Enterprise permette la personalizzazione dell’interfaccia applicativa in base alle esigenze dell’utente. Con l’ausilio di un’apposita applicazione del FrameWork risulta agevole ed immediatamente visibile la possibilità di abilitare/disabilitare o nascondere campi non gestiti, etichette o intere cartelle, inserire valori di default da apportate al layout che vengono memorizzate come layout personale per l’utente che ha effettuato la personalizzazione. Le finestre di ricerca “lookup” sono attivabili tramite l’apposito pulsante, il menù PopUp incorporato nello stesso campo, oppure tramite la combinazione dei tasti CTRL+F1. Le finestre di lookup permettono di selezionare una riga in maniera semplice ed immediata e dispongono di funzionalità sofisticate, come le ricerche contestuali alla colonna selezionata, l’ordinamento dei dati in modalità crescente o decrescente in base alla colonna selezionata, la personalizzazione del layout per gruppo o utente applicativo e l’esportazione dei dati verso la piattaforma Microsoft Office. Un’altra sofisticata funzionalità di Gamma Enterprise consiste nella possibilità di estendere le sue funzionalità attraverso il linguaggio di programmazione VBScript; Gamma Enterprise rende disponibile la sua interfaccia ActiveX alla programmazione attraverso opportuni eventi, come l’entrata e l’uscita dai campi, l’apertura e la chiusura delle maschere ed opportuni eventi sulle transazioni come l’inserimento, la modifica e la cancellazione dei dati. L’ambiente fornisce dettagliate informazioni riguardanti la natura dell’oggetto da programmare, quali il tipo dato (alfanumerico, numerico o campo data) in modo tale da impedire errori di programmazione. L’introduzione del codice VBScript avviene all’interno di un ambiente di sviluppo fornito dallo stesso Gamma Enterprise, in maniera semplice e similare agli ambienti di sviluppo orientati agli oggetti ed agli eventi. Tutto ciò allo scopo di aumentare la flessibilità e l’estendibilità di Gamma Enterprise nella maniera più semplice ed immediata, senza dover uscire dall’applicazione stessa e quindi senza dover ricorrere a strumenti di sviluppo esterni. Gamma ENTERPRISE utility area tecnologica Abilitazione permessi per programma/utente o gruppi di utenti Integrazione con Office Gamma Enterprise, grazie alla sua architettura basata sugli ActiveX, si integra con la piattaforma Microsoft Office in maniera nativa e completa in tutte le sue funzionalità. Infatti, è possibile trasferire i dati applicativi verso la piattaforma Office in maniera semplice ed immediata: generare documenti Word, fogli Excel, pagine Html partendo dalle applicazioni diventa semplice e naturale, ma anche spedire via posta elettronica i dati che si stanno trattando in qualsiasi applicazione all’interno di Gamma Enterprise. I dati da trasferire vengono selezionati utilizzando un’interfaccia semplice ed immediata, infatti è sufficiente un semplice click del mouse per includere o escludere un dato dall’operazione di trasferimento, inoltre è possibile selezionare la modalità di formattazione dei dati che può essere tabellare, i dati vengono disposti in una singola tabella, o a schede, in questo caso ogni riga viene singolarmente formattata sotto forma di una scheda. L’architettura ad oggetti ActiveX di Gamma Enterprise e la sua struttura Client/Server a 3 livelli; il primo livello è rappresentato dall’interfaccia utente (User Object), il secondo livello è rappresentato dalla logica applicativa (Business Object) mentre il terzo livello corrisponde alla struttura dati. Questa architettura ci permette di mettere a disposizione dello sviluppatore esperto tutta la logica dell’applicativo sotto forma di oggetti ActiveX programmabili ed integrabili nell’ambiente di sviluppo VBA della piattaforma Office o all’interno di qualsiasi altro ambiente di sviluppo purchè supporti l’architettura COM (Component Object Model); tale integrazione darà la possibilità di accedere alla “logica di Business” di Gamma Enterprise, come i motori di elaborazione o di generazione documenti, usufruendo di funzionalità implementate e disponibili per essere integrate con esigenze specifiche dello sviluppatore. Quest’ultima caratteristica dà a Gamma Enterprise la massima flessibilità di integrazione e di estensione funzionale, mettendo a disposizione dell’azienda non solo i dati ma anche la logica applicativa da integrare in applicazioni già presenti, o in fase di progettazione, all’interno dell’azienda stessa 11 utility area tecnologica Gestione anagrafica articoli di magazzino Sicurezza L’utilizzo di Gamma Enterprise è consentito esclusivamente ad utenti registrati e certificati come utilizzatori applicativi del prodotto, tramite una specifica applicazione accessibile solamente all’utente amministratore è possibile configurare gruppi applicativi e i relativi utenti. Gli utenti applicativi possono essere successivamente associati agli utenti di sistema presenti nell’eventuale rete aziendale. Questo consente all’applicativo di essere integrato in termini di sicurezza con gli obiettivi aziendali. Gli utenti sono suddivisi per gruppi applicativi in base all’organizzazione interna dell’azienda. Questo permette il pieno controllo da parte dell’azienda sull’applicativo e il monitoraggio sugli accessi alla movimentazione dei dati. Gamma Enterprise permette di inibire l’utilizzo di alcuni programmi da parte di un utente o di un intero gruppo applicativo, in questo modo si può configurare il menù principale in base alle esigenze aziendali, inoltre è possibile impostare le autorizzazioni sulla possibilità di effettuare operazioni di inserimento, cancellazione, modifica dati, personalizzazione interfaccia applicativa, introduzione di codice Script per ciascun gruppo e/o utente applicativo sul singolo programma, modulo o su un insieme di programmi. Inoltre è possibile configurare dei permessi sulla modifica o sulla visualizzazione di alcune tipologie di dati, come importi, percentuali di sconti e provvigioni per il singolo gruppo o utente applicativo. Gamma Enterprise permette anche di abilitare o disabilitare la gestione dei dati di una determinata ditta per il singolo gruppo o utente applicativo. 12 Gamma ENTERPRISE contabilità generale e iva area amministrativa Anagrafica Piano dei Conti Piano de conti Aliquote IVA Causali contabili Il piano dei conti può essere strutturato su più livelli, da un minimo di 2 ad un massimo di 5, permettendo quindi un’ampia possibilità di adattamento alle diverse realtà aziendali. Per operazioni particolari è possibile configurare il conto in modo tale da poter gestire la valuta estera, il saldo giornaliero visualizzato in sede di registrazione contabile, il calcolo automatico delle ritenute di acconto e previdenziali e la possibilità che il saldo del conto contribuisca all’aggiornamento del fatturato dei clienti/fornitori. E’ inoltre possibile specificare se la natura dello stesso debba richiedere dati del cespite e l’eventuale codice della tabella dei conti dei beni ammortizzabili. Questo permette, durante la registrazione contabile di acquisto di un nuovo cespite, di proporre il codice di immobilizzazione relativo ed in caso di vendita la generazione automatica dei movimenti contabili. Oltre alla gestione dell’estratto conto e portafoglio per clienti e fornitori, è possibile gestire gli stessi anche per i conti analitici non clienti/fornitori, impostando il tipo di gestione e la relativa natura. E’ prevista un’apposita codifica che viene utilizzata per registrare operazioni imponibili, non imponibili, esenti, soggette a plafond, con corrispettivi da ventilare, IVA indetraibile e in sospensione di imposta, che consente l’inserimento di nuovi codici IVA, la personalizzazione dei relativi flag di comportamento e permette un maggiore controllo e flessibilità durante l’inserimento delle registrazioni IVA. Consentono controlli ed automatismi quali ad esempio la proposta automatica di conti in fase di registrazione dei movimenti. Sono richiamabili per codice e per alias gestito dall’utente. Possibilità di gestire causali collegate tra loro che consentono operazioni in cascata durante le registrazioni contabili. Un’interessante funzionalità fornita dalla causale al programma di prima nota consiste nella personalizzazione di conti predefiniti, i quali vengono automaticamente proposti durante la registrazione. Sempre nella causale è possibile l’impostazione di intervalli di conto che permettono un maggior controllo durante l’inserimento della stessa, onde evitare l’utilizzo di conti non coerenti. Per operazioni specifiche è possibile configurare la causale in modo tale da poter gestire gli acconti e gli insoluti, oppure può essere creata in modo tale da impedire la registrazione di particolari movimenti nell’archivio estratto conto e portafoglio attivo/passivo. 13 contabilità generale e iva Inserimento e registrazione Ratei/Risconti Inserimento movimenti Ratei e risconti Movimenti previsionali Nella procedura è previsto un unico programma di inserimento e variazione movimenti che si configura in funzione delle situazioni specifiche fiscali, dettate dalle causali contabili, o gestionali per la ditta specificata. Durante l’inserimento dei movimenti vengono visualizzati i saldi dei conti interessati, viene data la possibilità di effettuare l’interrogazione del partitario di qualsiasi conto oltre all’eventuale estratto conto a partite aperte e scadenzario. Sempre durante la fase di inserimento possono essere creati nuovi conti, nuove anagrafiche e nuovi clienti o fornitori; è sempre abilitata la ricerca, oltre che per codice, anche per denominazione conto o, per i clienti/fornitori, per ragione sociale, partita IVA e codice fiscale in maniera semplice e intuitiva. Sempre durante l’inserimento di prima nota è possibile attribuire date di competenza diverse per ogni contropartita e non solo per l’intera registrazione contabile. L’inserimento delle date di inizio e fine competenza della registrazione comporta il calcolo e la visualizzazione automatica degli eventuali ratei o risconti, entrambi suddivisi negli esercizi di competenza. Esiste la possibilità di inserire movimenti contabili, cosiddetti previsionali, che non comportano l’aggiornamento dei saldi contabili ed IVA. Questi movimenti possono essere resi effettivi in una fase di consolidamento successiva, consentendo al prodotto di adeguarsi alle varie esigenze aziendali ove risulti necessario effettuare dei controlli sulla movimentazione contabile in fasi operative separate. Nel caso di ratei vengono richieste le date di registrazione dell’esercizio precedente e dell’esercizio corrente in modo da poter effettuare la registrazione automatica direttamente in fase di inserimento in prima nota, mentre per i risconti viene memorizzato il movimento ed un apposito programma provvede alla creazione di movimenti contabili a fine anno. Gli importi relativi a tali operazioni, anche se non ancora generati in via definitiva, vengono esposti comunque nelle stampe delle situazioni contabili per le spettanti quote di competenza. 14 Gamma ENTERPRISE ritenute d’acconto area amministrativa Inserimento e registrazione ritenuta d’acconto Ritenute d’acconto e certificazione compensi Il modulo, integrato con tutte le funzioni della procedura contabile, consente di risolvere la problematica fiscale di carattere gestionale connessa alla certificazione dei compensi corrisposti a terzi, le ritenute d’acconto operate su fatture e parcelle professionisti, la gestione del contributo previdenziale derivante da redditi di collaborazioni coordinate e continuative, compensi ad amministratori. Durante la registrazione di una fattura di acquisto, se il fornitore è un professionista o un rappresentate, alla conferma della registrazione, dopo aver completato gli sviluppi contabili, vengono richieste le informazioni per il calcolo delle ritenute: viene proposto l’importo del compenso, la ritenuta d’acconto, la base imponibile e gli importi del contributo previdenziale, evidenziando la quota a carico della ditta e quella a carico del percettore del compenso. Il pagamento totale o parziale della fattura professionista o rappresentante oltre a generare in automatico i movimenti contabili conseguenti, determina la memorizzazione dell’importo pagato e degli eventuali abbuoni. La registrazione del pagamento delle ritenute, tramite apposita causale contabile, propone in automatico le ritenute da versare con possibilità di indicare gli estremi del versamento e la generazione dei relativi movimenti contabili. In prima nota inoltre è possibile registrare anche i compensi di prestazioni rese da amministratori, sindaci o nell’ambito di rapporti di collaborazioni, sempre soggetti a ritenute. E’ possibile strutturare il piano dei conti in modo tale da suggerire gli imponibili soggetti a ritenuta durante la rilevazione della stessa. In ogni momento è possibile stampare un brogliaccio delle ritenute da versare e/o già versate, a fine anno è possibile stampare il registro dei compensi a terzi attribuendo un foglio ad ogni professionista, la stampa su carta bianca della certificazione delle ritenute pagate per conto del professionista sia per anno di imposta che per anno di competenza (rit. acconto e GLA) e le sezioni del modello 770. 15 intra Inserimento e registrazione movimento Intra Prima nota IVA La prima nota consente la gestione di ogni tipo di registrazione IVA e contabile. Durante l’inserimento dei documenti IVA sono presenti numerosi automatismi e controlli finalizzati all’eliminazione degli errori di inserimento dati. Vengono richieste e/o proposte tutte le informazioni necessarie secondo la natura della ditta e la causale indicata. Oltre alla data di registrazione, è prevista una data di competenza ai fini IVA ed un’altra per il calcolo del plafond. La descrizione della causale è comunque modificabile e consente l’inserimento di descrizioni aggiuntive di 240 caratteri. Viene proposto il numero di protocollo, eventuali bis, richiesto il numero e la data del documento origine (se fattura acquisto), proposto il numero dell’autofattura, in caso di acquisti intracomunitari, il numero della partita e la valuta di registrazione. Per ogni conto indicato è immediatamente visualizzato il relativo saldo. Nei campi relativi alla contropartita, vengono suggeriti i conti, se tale funzione è stata personalizzata nella causale o nell’anagrafica dei clienti/fornitori. 16 INTRASTAT Dopo aver impostato l’imponibile, viene suggerita l’aliquota e calcolata l’imposta, evidenziata l’eventuale parte indetraibile, che può essere sommata al conto di costo impostato o su un conto distinto, ed è abilitata la possibilità di inserire la data di competenza diversa per ogni singola contropartita. Viene sempre evidenziato il castelletto IVA e verificata la disponibilità del plafond. Nel corso della registrazione vengono sempre evidenziati il progressivo, il residuo ed eventuali sbilanci nelle due sezioni dare/avere. Alla conferma della registrazione vengono immediatamente aggiornati i saldi dei conti (ovviamente per ogni singolo conto è possibile interrogare il relativo partitario), dell’IVA e dell’eventuale plafond. Sono previste inoltre la simulazione della liquidazione IVA a video o su stampa e l’eventuale interrogazione del plafond direttamente da prima nota IVA. Gamma ENTERPRISE E’ possibile, tramite apposite causali contabili, eseguire registrazioni di acquisti intracomunitari, con generazione automatica dell’autofattura, o cessioni intracomunitarie ed inserimento dei dati necessari alla compilazione dei modelli Intra. In caso di inserimento di una fattura intracomunitaria, vengono richiesti i dati per la gestione del modello INTRA, e suggeriti tutti i dati desumibili dalla fattura, con possibilità di dettagliare i vari movimenti intracomunitari. Un apposito programma consente di effettuare la stampa dei modelli riepilogativi mensili, trimestrali o annuali e la generazione dello stesso su supporto magnetico. cespiti area amministrativa Inserimento e registrazione acquisto cespite Cespiti ammortizzabili Il modulo dei cespiti permette la gestione completa dei beni ammortizzabili attraverso la registrazione dei movimenti di acquisto e/o vendita direttamente da prima nota. L’utilizzo del modulo cespiti integrato alla contabilità, durante l’inserimento delle fatture di acquisto se riferite ad un bene strumentale, richiede tutti i dati necessari alla sua creazione, e se il cespite è già presente consente il suo incremento. Allo stesso modo durante l’inserimento di fatture di vendita, se riferite ad un bene strumentale, è possibile richiamare il cespite, la procedura determina l’eventuale plusvalenza o minusvalenza e viene data la possibilità di generare tutti i movimenti contabili di chiusura. All’interno della registrazione di un documento, sia di acquisto che di vendita, è possibile movimentare contemporaneamente più di un cespite. Nel caso in cui non venga utilizzato la prima nota contabile, il programma permette la creazione dei movimenti anche in maniera autonoma. Per facilitare l’inserimento dei cespiti sono stati messi a disposizione tutti i coefficienti di ammortamento del costo dei beni materiali previsti nel DM del 31/12/1988, distinti in gruppi, specie e sottospecie. Per ogni tipologia di bene sono previste le percentuali di legge, minima, anticipata, utilizzabili nei casi previsti dalla normativa vigente. Viene prevista anche la possibilità di ammortizzare un bene con un coefficiente inferiore al minimo (minor uso) o superiore all’ammortamento anticipato (maggior uso a causa di una più intensa utilizzazione). In contabilità, con la stampa della situazione economica/patrimoniale, è possibile richiedere la simulazione delle quote di ammortamento dell’anno, così da ottenere, ad una qualsiasi data, la situazione con il valore reale degli ammortamenti. Oltre la stampa del registro dei beni ammortizzabili, il programma provvede alla generazione automatica/annuale delle quote di ammortamento e alla simulazione di prova degli stessi. Nella procedura sono previste numerose stampe supplementari, sia analitiche che sintetiche. Dall’anagrafica è possibile accedere a tutte le informazioni riguardanti il cespite, come gli ammortamenti, i movimenti di acquisto e di vendita, di vendita parziale, incrementi, oltre ad avere un riepilogo di tutti gli ammortamenti effettuati. 17 estratti conto a partite aperte Interrogazione movimenti estratti conto a partite aperte Gestione movimenti estratti conto E’ possibile gestire ogni singolo movimento creato automaticamente dalla registrazione di prima nota o dalla registrazione/emissione di un qualsiasi documento aziendale riferito ad operazioni con clienti e fornitori; sono previsti filtri di ricerca per valuta, tipologia di movimento, estremi della partita. Interrogazione movimenti estratti conto Visualizzazione automatica del saldo partita e del saldo totale del cliente/fornitore selezionato; scelta per la visualizzazione di tutte le partite, solo partite aperte, per data di registrazione; filtro di ricerca per valuta, tipologia di movimento, estremi della partita, data di registrazione, causale contabile. E’ prevista la visualizzazione del singolo movimento con tutti i dettagli del movimento selezionato. E’ disponibile la stampa contestuale delle partite del cliente/fornitore/conto visualizzato. Se di una partita esistono i movimenti analitici di magazzino, è possibile visualizzarli contestualmente all’interrogazione, al fine di identificare la natura del documento. In qualsiasi momento è possibile visualizzare il saldo della voce in gestione diviso per scaduto e a scadere con il dettaglio o delle scadenze oppure raggruppato per giorni (es. 30, 60, 90..). 18 Stampa estratto conto Il programma permette di stampare gli estratti conto per più codici clienti, fornitori, conti; i limiti e gli ordinamenti sono dinamici e personalizzabili dall’utente. E’ possibile codificare e memorizzare testi liberi, con possibilità di stamparli sia in testata che a piede dell’estratto conto. Nei report forniti da standard ne è compreso anche uno specifico che permette di stampare per ogni partita il dettaglio degli eventuali articoli movimentati dal documento. Controllo saldo contabile-estratto contoportafoglio Permette di visualizzare e/o stampare le eventuali differenze di saldi tra i movimenti contabili, i movimenti degli estratti conto a partite aperte e gli effetti attivi/passivi; selezione specifica dei saldi dei quali occorre effettuare il controllo e se elaborare i clienti/fornitori/conti; limiti di elaborazione per codice cliente, codice fornitore, codice conto. Gamma ENTERPRISE Annullamento partite chiuse Elaborazione che permette di eliminare tutte le partite chiuse, è prevista la possibilità di indicare un limite superiore di ricerca movimenti per data documento, data partita e data registrazione. portafoglio attivo e passivo area amministrativa Dettaglio campi della gestione effetti attivi e passivi La procedura risolve tutte le problematiche connesse alla gestione e manutenzione del portafoglio effetti clienti e fornitori con collegamenti automatici alle altre procedure della gestione aziendale e contabile. Gestione effetti attivi e passivi Sono gestite in dettaglio tutte le informazioni inerenti ogni singolo effetto attivo/passivo: cliente/fornitore/conto di contabilità, numero progressivo dell’effetto, tipo e sottotipo effetto, data di scadenza, numero rata, estremi del documento che ha generato l’effetto, il numero di partita associato, l’importo dell’effetto, il totale del documento, bolli, spese incasso, banca e agenzia di appoggio, banca e agenzia di presentazione, condizione di pagamento utilizzata, agente, stato effetto, flag effetto memorizzato in acconto, flag effetto sospeso, estremi della eventuale girata, note analitiche generiche e amministrative. Ad ogni effetto sono associate tutte le operazioni effettuate mediante la memorizzazione su apposito archivio storico che permette la ricostruzione integrale dell’effetto a partire da qualsiasi operazione/registrazione che viene variata. Memorizzazione di tutti i dettagli inerenti i calcoli automatici degli interessi con gestione degli estremi dei solleciti che vengono inoltrati. Interrogazione e stampa effetti attivi e passivi L’interrogazione e/o stampa degli effetti attivi e passivi ha molteplici filtri di selezione: valuta, effetti sospesi, tipo e sottotipo effetto, tipo movimenti, stato effetto, tipo di presentazione; ad ogni livello di ordinamento vengono automaticamente calcolati i relativi totali; è possibile personalizzare il livello di visualizzazione in funzione degli ordinamenti scelti. Interrogazione castelletto bancario Permette la visualizzazione e/o stampa del castelletto bancario, è possibile impostare filtri di elaborazione in base a: tipo di presentazione effetti, tipo di effetti, valuta. Per ogni tipo di effetto è possibile definire i giorni di liberalizzazione del castelletto per gli effetti domiciliati sulla stessa banca di presentazione e quelli relativi alle altre banche. Generazione e stampa distinte di presentazione effetti La distinta di presentazione effetti può essere generata in due modi: cartacea, in questo caso ne viene effettuata la stampa; magnetico, viene generato un file su floppy disk che consente la presentazione della distinta per applicazioni di remote-banking. E’ possibile presentare le distinte e generare i files dei supporti magnetici per i seguenti tipi di effetti: Ricevute Bancarie, Rid, Mav; mentre la sola stampa è disponibile per le Tratte, Tratte Accettate, Cambiali, Cessioni e Sconto Fatture. La distinta e le commissioni di incasso possono essere registrate automaticamente in contabilità. 19 portafoglio attivo e passivo area amministrativa Interrogazione effetti attivi e passivi Registrazione pagamenti e riscossioni effetti Funzione semplificata di pagamento e riscossione effetti che permette, una volta impostati i limiti di ricerca degli effetti, di effettuare le operazioni in maniera più specializzata rispetto alla registrazione di prima nota. Contestualmente alla registrazione di pagamento è possibile stampare gli assegni ai fornitori ed eventuale lettera di comunicazione. Registrazione manuale insoluti Questo funzione permette di registrare gli effetti insoluti indicando manualmente gli estremi degli stessi; vengono richiesti tutti i dati per la registrazione in contabilità, gli estremi per la eventuale registrazione delle spese, l’eventuale modalità di storno degli effetti negativi. 20 Registrazione automatica insoluti E’ possibile elaborare in maniera automatica i files esiti inviati dalle banche contenenti gli effetti insoluti a seguito di presentazioni effettuate tramite applicazioni di remotebanking; le possibili registrazioni riguardano effetti Ri.Ba, Rid e Mav; è possibile selezionare la modalità di elaborazione: simulata con sola stampa, effettiva senza stampa, effettiva con stampa. Stampa effetti insoluti con calcolo interessi Produce la stampa delle lettere di sollecito con il calcolo degli interessi e spese per gli effetti insoluti; permette inoltre di generare in automatico la nota di addebito per gli interessi maturati. Interrogazione e stampa statistica insoluti e ritardo pagamenti Permette di eseguire la visualizzazione e/o la stampa di una statistica relativa agli effetti insoluti e di calcolare il ritardo medio dei pagamenti. Gamma ENTERPRISE Ordini di pagamento e bonifici bancari Il programma esegue la presentazione in banca degli ordini di pagamento e bonifici bancari; può essere generata in forma cartacea, su supporto magnetico, o in entrambi i modi; ad ogni distinta generata possono essere calcolati e registrati gli importi relativi alle spese di commissioni. Redicontazione Pos In automatico è possibile registrare gli accrediti delle carte di credito e bancomat stornando i conti contabili movimentati in fase di registrazione del pagamento, vengono inoltre registrate le spese di gestione per ogni singola operazione. magazzino area commerciale Gestione anagrafica articoli di magazzino Articolo di magazzino Codice articolo base 25 caratteri alfanumerici, con possibilità di suddividere il codice fino a 20 sottocodici parlanti e personalizzabili dall’utente. Variante codice articolo di 20 caratteri alfanumerici, è possibile suddividere la gestione fino a 10 sottovarianti parametrizzabili sia nella dimensione che nella codifica. Descrizione articolo Descrizione base di 72 caratteri; estensione descrizione 3600 caratteri; possibilità di codificare entrambe le descrizioni in un numero illimitato di lingue. Classificazioni merceologiche articoli E’ possibile classificare gli articoli in famiglie, sottofamiglie, gruppi e sottogruppi, con codifica gerarchica o libera; 4 diversi gruppi statistici liberamente codificabili; marca prodotto; gruppo fiscale; codici applicazioni per le quali può essere utilizzato l’articolo. I diversi tipi di catalogazione permettono di avere una gestione ottimale della politica sconti, listini, statistiche, budgets e di tutte le elaborazioni di magazzino. Codici a barre Per ogni articolo è possibile associare uno o più codici a barre; i codici a barre possono essere utilizzati come ulteriore chiave di ricerca degli articoli di magazzino; è possibile utilizzare codici a barre che contengono l’importo o la quantità movimentata. Articoli clienti e fornitori Per ogni articolo è possibile gestire un numero illimitato di articoli clienti e fornitori, i principali dati gestiti per ogni codice sono i seguenti: descrizioni articolo personalizzate, giorni di consegna, spese di spedizioni, date di creazione, variazione e dismissione, ultimi dati di acquisto/vendita, lotti di riordino, fattore di conversione personalizzato, codice affidabilità fornitore e flessibilità. Altre gestioni collegate all’anagrafica articoli E’ possibile gestire articoli alternativi, sostitutivi e concorrenti; doppia unità di misura; diversi tipi di confezioni. Ubicazioni fisse e dinamiche con gestione della relativa quantità allocata, priorità di riempimento, classe di stoccaggio e ottimizzazione dei percorsi. Scorte e fabbisogni suddivise per deposito, per ogni articolo i principali dati gestiti sono: livello di riordino, lotto economico, lotto di riordino, giorni copertura lotto, giorni arrivo merce, scorta di sicurezza, scorta minima, scorta massima. Campagne promozionali per articolo e per gruppi di articoli. Ricerca articoli E’ possibile ricercare gli articoli, in tutte le procedure per codice interno, codice articolo fornitore, codice articolo cliente, barcode, descrizione, famiglia, sottofamiglia, gruppo, sottogruppo e applicazione, marca; tramite le interrogazioni avanzate è possibile ricercare gli articoli su più elementi, anche campi non chiave, combinabili tra loro. 21 listini di vendita e acquisto Listino per Articolo, Macroarea, Area e Zona Listini di vendita e acquisto Causali di magazzino Sono gestiti oltre 30 tipi di listini, che consentono di combinare dinamicamente gli elementi dell’articolo, dei clienti e fornitori; inoltre esiste la possibilità di gestire fino a 999 listini di vendita e acquisti collegati all’anagrafica articolo. Per i listini sono gestite le seguenti informazioni: tipo, se in uso o a decorrere, valuta, date di validità prezzo, 6 sconti a percentuale, uno sconto ad importo, 2 maggiorazioni a percentuale ed una maggiorazione ad importo, provvigioni a % ed importo. Le causali permettono di definire le modalità con le quali debbono essere aggiornati i progressivi degli articoli, la codifica è totalmente libera e per ogni campo possono essere indicate le seguenti operazioni: nessun aggiornamento, sostituzione, somma, sottrazione; in particolare sono gestiti i seguenti progressivi per articolo/deposito: giacenza attuale, giacenza fiscale, giacenza reale, disponibilità, giacenza iniziale, carico da fornitore, carico da produzione, carico da c/lavoro clienti, carico da c/lavoro fornitori, carico da reso cliente, carico per omaggi, carico per trasferimento, carico generico, carico per sostituzioni, carico libero 1, carico libero 2, scarico per vendite, scarico per scarti, scarico per omaggi, scarico per c/lavorazione clienti, scarico per c/lavoro fornitori, scarico per produzione, scarico per reso a fornitore, scarico per trasferimenti, scarico generico, scarico per sostituzioni, scarico libero 1, scarico libero 2, impegno da ordini clienti, impegno da ordini produzione, impegno da c/lavoro fornitori, preimpegni clienti, produzione e c/lavoro, ordinato a fornitore, ordinato a produzione, preimpegni a fornitori e a produzione, entrata in c/visione, entrata in c/riparazione, entrata in c/deposito, entrata in c/nolo, uscita in c/visione, uscita in Listini da file fornitori E’ possibile aggiornare i prezzi e creare nuovi prodotti dai files inviati dai fornitori, oltre ai tracciati previsti da standard, l’utente può definire altri tracciati con un semplice programma di gestione. 22 Gamma ENTERPRISE c/riparazione, uscita in c/deposito, uscita in c/nolo, blocco quantità per spedizione o tolta dalla disponibilità di giacenza, quantità da controllare. Gestione di più esercizi Sono gestiti più esercizi di magazzino con gestione completa di tutte le situazioni inventariali sia per fini fiscali che gestionali; stampe in tempo reale oppure a qualsiasi data, con valorizzazione delle scorte quali: costo ultimo, minore degli ultimi 2 prezzi di acquisto, costo medio, costo standard, costo di produzione, costo fifo, costo lifo, costo medio fornitore, costo al dettaglio, prezzo di vendita. Altre funzioni di magazzino Interrogazione e stampe per: approvvigionamento merce con possibilità di generazione automatica degli ordini fornitori; partitari articoli; movimenti; inventari a qualsiasi data e con personalizzazione scaletta costi di valorizzazione; stampa etichette e rubriche articoli, distinte di carico merce; utility per controllo a rotazione delle giacenze di magazzino. Utility varie per: variazione codici articoli, aliquote IVA, conti merci, annullamento articoli obsoleti. gestione documenti area commerciale Personalizzazione testata Documento di Trasporto Personalizzazione documenti Testata documenti Piede documenti La gestione dei documenti è totalmente personalizzabile; le modalità di gestione e i campi da inserire, variare, visualizzare e stampare possono essere definiti a seconda delle esigenze dell’utente. Le principali informazioni generali gestite sono: identificazione del tipo e sottotipo documento; tipo di operazione (entrata/uscita); se utilizzare i dati dei clienti o dei fornitori; eventuale listini di riferimento; costo da utilizzare come base di ricalcolo per determinare il costo del venduto; causale di magazzino da utilizzare. Quali moduli aggiornare (magazzino, contabilità, estratti conto a partite aperte, portafoglio, provvigioni, cash flow, ecc.). Modalità di utilizzo dei lettori con memoria; flag di defiscalizzazione solo su totali piede documento; arrotondamento importo a pagare per Legge 96; modalità di controllo fido ed esposizione cambiaria; impostazione voci per accompagnamento merce. I folder, i campi da gestire, la sequenza di accettazione, sono completamente personalizzabili. I campi dei quali non interessa la gestione possono essere disabilitati o eliminati. Tramite un tree-view contenenti tutti i campi disponibili per il documento è possibile selezionare quelli da inserire nei vari folder. A tutti i campi possono essere variati sia le posizioni che le proprietà, Le griglie dei totali da gestire ed i campi in esse contenuti sono personalizzabili dall’utente. Le principali griglie gestite sono: Totali IVA; Scadenze; Movimenti contabili; Provvigioni. possono essere aggiunti ed eliminati dei folder. E’ possibile inserire campi non presenti nel tree-view e indicare i riferimenti a tabelle personalizzate del Data Base. Ad ogni campo è possibile associare delle formule di calcolo o delle istruzioni di programma. Tracciati di stampa Tutti i tracciati di stampa (documenti e altri reports) sono totalmente personalizzabili dall’utente con possibilità di modificare le stampe standard o di generare nuove stampe in aggiunta a quelle esistenti. Corpo documenti Oltre ad avere a disposizione le funzioni generali è possibile, con le stesse modalità operative, personalizzare il contenuto delle righe di dettaglio, specificando le intestazioni e le lunghezze dei campi da trattare. 23 gestione documenti Gestione dati del corpo documento di trasporto Documenti gestiti > > > > > > > > 24 I principali tipi documenti gestiti dalla procedura sono i seguenti: Documento di trasporto e Bolla di accompagnamento (vendita, trasferimento tra depositi, reso da clienti, reso a fornitori, invio c/lavorazione a cliente, invio c/lavorazione a fornitori, rientro c/lavorazione da cliente, rientro c/lavorazione da fornitore, invio merce a fornitore in c/riparazione, reso merce da fornitore in c/riparazione, arrivo merce da fornitore in c/visione, reso merce a fornitore in c/visione, invio merce a cliente in c/visione, rientro merce da cliente in c/visione, arrivo merce da cliente in c/riparazione, reso merce a cliente in c/riparazione). Fattura riepilogativa (da ddt, da bolla, da buono, da ricevuta fiscale, da scontrino) Fattura accompagnatoria Fattura immediata (semplice, ddt, acconto, pro-forma, con ritenuta di acconto) Nota credito (immediata, riepilogativa da documento di reso del cliente, acconto, con ritenuta di acconto) Nota debito e Nota di variazione(semplice, acconto, con ritenuta di acconto) Buono di consegna e Scontrino fiscale(immediato, con emissione di fattura riepilogativa) Buono interno (scarico, carico) > Ricevuta fiscale (corrispettivo riscosso, non riscosso) > Fattura ricevuta fiscale > Lista di prelievo (senza impegno merce, con impegno merce) > Preventivo a clienti > Preventivo a fornitore (singolo fornitore, fornitori multipli) > Preventivo da fornitore > Autobolla e Autofattura (agricoltori esonerati, autoconsumo, omaggi, denuncia mancata ricezione fattura) > Autofattura differita > Ordine cliente e fornitore (normale, aperto) > Movimento generico di carico/scarico magazzino > Documenti di produzione interna: Ordine a produzione, Trasferimenti interni, Carico da produzione, Avanzamento produzione, Scarico a produzione, Carico materiali recuperati. > Ordini c/lavoro passivo e attivo > Progetto > Preordine cliente e fornitore > Prenotazione merce clienti > Contratto cliente e fornitore Documento Banco: è possibile tramite la gestione del documento Banco inserire tutti i dati e, solo alla conferma, scegliere il tipo di documento desiderato. gestione documenti area commerciale Trasformazione/Evasione documenti Condizioni di pagamento documenti Priorità prezzi e sconti E’ possibile gestire diversi tipi di effetti nella stessa condizione con un numero illimitato di scadenze, in particolare possono essere gestiti i seguenti tipi di pagamento: Contanti; Ricevuta bancaria; Tratta; Tratta accettata; Cessione; Cambiale; Carta di credito; Bancomat; Contrassegno; Lettera di credito; Rid; Leasing; Rimessa diretta; Bonifico bancario; C/c postale; Mav; Solo descrittivo. Un articolato ed efficace programma provvede ad abilitare le priorità di applicazione dei vari prezzi, sconti e maggiorazioni gestiti dall’utente al fine di una corretta coesistenza in presenza di dati con provenienza diversa. Tipi di righe documento Nel corpo dei documenti possono essere gestiti i seguenti tipi di righe: Articoli di magazzino; Articoli manuali con gestione di tutti i campi; Articolo manuale solo ad importo; Righe descrittive di 3600 caratteri ognuna; Spese varie; Schede multiple con righe preimpostate; Testi fissi; Lettera di intento; Fasi di lavorazione; Estremi scontrino fiscale; Cauzioni depositate e restituite; Noli consegnati e resi; è possibile acquisire le righe del corpo direttamente da lettore con memoria. Interrogazione articoli di magazzino da gestione documenti Altre funzioni documenti E’ possibile esplodere automaticamente nel documento gli articoli di magazzino di una distinta base collegata ad un codice movimentato; gestire articoli sostitutivi o alternativi con sostituzione automatica del codice se quello digitato ha giacenza zero; visualizzare le giacenze, i listini per articolo e cliente-fornitore/articolo, costo netto e margine; gestire omaggi con rivalsa e senza rivalsa; ratei e risconti, vendita e acquisto di cespiti; dati intrastat; ritenute di acconto. Il programma permette di interrogare gli articoli di magazzino con tutte le informazioni collegate, con possibilità di selezionare un cliente o fornitore di riferimento; è possibile selezionare diversi tipi di visualizzazione; per ogni tipo, oltre alla selezione dei parametri di elaborazione, è possibile personalizzare il contenuto della griglia di interrogazione, indicando i campi che si vogliono visualizzare e le relative modalità; la personalizzazione può essere attivata per singolo utente o per gruppi di utenti. Altre interrogazione attive da gestione documenti Dalla gestione dei documenti è possibile richiamare i seguenti programmi di interrogazione: statistica insoluti, statistica cliente/fornitore; partitario contabile, estratti conto, portafoglio; situazione giacenze; listini per articolo e per cliente-fornitore/articolo; venduto/acquistato per articolo; movimenti a ritroso, partitari articoli. Gamma ENTERPRISE 25 gestione documenti Visualizzazione grafica riferimenti documenti 26 Trasformazione documenti: Import/Export/Evasione Interrogazione grafica riferimenti documenti Dalla gestione di tutti i tipi documenti sono attive le funzioni di importazione dati da altri documenti ed esportazione dati su altri documenti, inoltre è possibile eseguire delle trasformazioni/ evasioni multiple con un programma specifico. Le modalità di trasformazione dei documenti sono personalizzabili tramite dei Modelli di Trasformazione nei quali possono essere indicati tutti i parametri di gestione. Nel modello di trasformazione è possibile personalizzare anche il Wizard di gestione con una tecnica simile a quella della personalizzazione dei documenti. I principali parametri dei modelli di trasformazione sono i seguenti: flags di utilizzo modello: Import, Export, Evasione multipla; tipo documento di origine e destinazione da preimpostare; modalità di generazione articoli (Analitici, Raggruppati); ordinamento dati nel documento di destinazione; quantità del documento di origine da proporre; quali sono le voci del documento di origine che determinano una rottura di generazione (pagamento, agente, sconti piede, raggruppamento, valuta, banca, agenzia, destinatario, ecc..). Questo programma permette di visualizzare la struttura grafica dei riferimenti dei documenti, in pratica è possibile vedere tutti i documenti a monte e a valle rispetto ad uno selezionato. E’ possibile visualizzare lo schema per un intero documento o per una specifica riga. Esempio: selezionata una Lista di Prelievo è possibile vedere gli eventuali Ordini Clienti che l’hanno generata e i Preventivi che hanno generato gli ordini nonché è possibile vedere i DdT generati dalla lista e le Fatture Emesse. In fase di esecuzione vengono richiesti i limiti e l’ordine di elaborazione del documenti, successivamente vengono visualizzate due griglie una con la testata dei documenti e una con le righe di dettaglio del documento selezionato (Esempio: è possibile visualizzare tutti i documenti di un cliente per un determinato intervallo di date). L’operatore può scegliere la funzione di visualizzazione Schema Grafico Documento o Riga; inoltre è possibile accedere direttamente alla gestione di un documento visualizzato nel grafico. Gamma ENTERPRISE Utility documenti Le principali utility della gestione documenti sono le seguenti: controllo quantità, prezzi e sconti; liste analitiche e sintetiche dei documenti; distinte di carico e prelievo merce, distinte di consegna merce, blocco merce in giacenza e in ordine a fornitori per clienti; estrazione ed importazione documenti su file Ascii e per gruppi di acquisto. provvigioni agenti area commerciale Liquidazione provvigioni La procedura permette di gestire le provvigioni con diverse modalità di calcolo, l’utente può indicare la modalità sull’agente, sul cliente/fornitore o sull’articolo, e stabilire le priorità di applicazione. Per ogni cliente/fornitore possono essere gestiti più agenti, indicando per ognuno se le provvigioni vanno sempre calcolate oppure se vanno condizionate all’articolo movimentato. Le provvigioni possono essere gestite sull’agente, cliente/fornitore, articolo, listini di magazzino, su tabelle specifiche; con possibilità di condizionarle agli sconti e maggiorazioni applicate. Se viene attivata la gestione delle provvigioni dai listini di magazzino, tramite uno specifico programma, l’utente può personalizzare la modalità con la quale le provvigioni si combinano, nel caso in cui per lo stesso articolo sono attivati tipi diversi di listini. Provvigioni a matrice di 2 e 3 livelli E’ possibile gestire una matrice a 2 e a 3 livelli in cui ogni singolo elemento definisce la percentuale e l’importo delle provvigioni, i puntatori presenti nel cliente, nell’anagrafica articolo e nell’agente consentono di scegliere l’elemento da utilizzare. Provvigioni su sconti per listini articoli e listini effettivi Permette di gestire tabelle di provvigioni su sconti legate ai listini degli articoli o ai listini effettivi. E’ possibile indicare una percentuale e importo provvigione fissa oppure, in maniera dettagliata, specificarli in funzione di limiti di sconti e maggiorazioni. Liquidazione provvigioni Con questo programma è possibile calcolare in automatico le liquidazioni delle provvigioni sugli importi pagati e scaduti. Di ogni singola liquidazione è possibile generare in automatico la relativa fattura pro-forma. Calcolo provvigioni per capo-area e capo-zona Provvigioni su scaglioni di fatturato Consente di definire i limiti di scaglioni di fatturato generale, per codice parlante, per macrocategoria/categoria/sottocategoria. Provvigioni su condizioni multiple Permette di calcolare le provvigioni spettanti ai vari capi-area e capi-zona associati alle provvigioni già calcolate per i vari agenti. Stampa provvigioni scaduto/a scadere e pagato/a pagare Programma che permette di definire il calcolo delle provvigioni secondo condizioni multiple, con la possibilità di abilitarne alcune o tutte; in particolare è possibile associare a ciascuna condizione impostata il controllo sul numero degli ordini, sugli sconti applicati, quantità ordinate. Questa funzione consente di stampare un tabulato riepilogativo per agente in cui è possibile controllare in dettaglio la situazione scaduto/a scadere o pagato/a pagare di ogni singolo documento. Gestione movimenti provvigioni Calcolo e stampa prospetti trimestrali e annuali delle distinte Enasarco e Firr per le varie tipologie di agenti. Permette di gestire singolarmente le provvigioni calcolate automaticamente dalla emissione/registrazione dei documenti. Calcolo e stampa Enasarco e Firr 27 statistiche vendite e acquisti area commerciale Interrogazione statistica con visualizzazione grafica dei dati Il modulo delle statistiche permette di soddisfare le esigenze di analisi aziendali connesse alla gestione vendite e acquisti, consentendo all’utente di combinare gli elementi di indagine della statistica senza alcun limite nel definire la struttura gerarchica ed i parametri di elaborazione. La griglia di visualizzazione e stampa è totalmente personalizzabile dall’utente; nelle colonne da visualizzare possono essere indicati i campi disponibili da standard (circa 500) e nuovi campi il cui valore può essere determinato tramite opportune formule di calcolo. Formule di calcolo campi statistici Questo programma permette di gestire le formule di calcolo per i nuovi campi non previsti da standard. Tramite una struttura ad albero possono essere selezionate le variabili da inserire nella formula, sono disponibili tutti i campi standard precalcolati dal programma. 28 Funzioni comuni ai programmi di elaborazione statistiche Principali modalità di interrogazione e stampa Tutti i programmi di interrogazione e stampa statistiche permettono di selezionare molteplici parametri di elaborazione, i più significativi sono specificati di seguito: Tipo di elaborazione: se deve essere solo visualizzata, solo stampata o entrambe le funzioni. Tipo di totalizzazione: per giorno, settimana, quindicina, mese, bimestre, trimestre, quadrimestre, semestre, anno, unico importo. Agente da elaborare: se dai movimenti o dall’anagrafica cliente/fornitore. Movimenti con/senza omaggi: tutti, solo articoli in omaggio, escluso articoli in omaggio. Se elaborare il cliente per fatturazione. Quali movimenti: consolidati, da consolidare. Tipi di codici: articoli di magazzino, articoli manuali; spese. Importi: al netto dell’ IVA, IVA compresa. Sconto piede: da applicare, da escludere. Quali clienti/fornitori: movimentati nel periodo di indagine, tutti, solo quelli nuovi, solo quelli già movimentati. Documenti da elaborare: selezione per tipo e sottotipo. Le statiche calcolate possono essere rappresentate in diverse modalità, l’utente può selezionare quella più idonea al tipo di analisi che deve effettuare; le modalità attive sono le seguenti: Statistica con l’esposizione del periodo variabile in verticale e gli elementi di indagine in orizzontale. Statistica con l’esposizione del periodo variabile in orizzontale e gli elementi di indagine in verticale. Statistica sul venduto/acquisto per fascia di prezzo in verticale e gli elementi di indagine in orizzontale. Gamma ENTERPRISE In tutte le modalità di esposizione è disponibile la funzione di visualizzazione grafica dei dati, questa può essere attivata in modo semplice premendo un bottone; l’utente può scegliere il tipo di grafico e gli elementi da rappresentare. E’ disponibile inoltre la funzione di visualizzazione contestuale sia dei dati che del grafico. configuratore area produzione Visualizzazione del configuratore Il Configuratore varianti di Gamma Enterprise è uno strumento potente ed integrato nella procedura per la generazione in automatico di nuove anagrafiche o nuove distinte basi. L‘utilità ed il valore aggiunto è particolarmente rilevante nelle realtà aziendali, commerciali e produttive, dove esiste una forte variabilità di codici dettata dalla diversità di elementi come il colore, il materiale, la finitura, ecc., che produrrebbero un’elevata polverizzazione di nuovi articoli e una sostenuta proliferazione di nuove distinte base. > > > Configuratore Rappresenta la procedura d’impostazione iniziale, nella quale devono essere previste tutte le tipologie di varianti e relativi valori utilizzabili per la generazione automatica delle anagrafiche e delle distinte. Una delle funzionalità che lo caratterizzano è la possibilità di contribuire alla composizione della descrizione articolo per ogni variante inserita: a posizione fissa, con indicazione della lunghezza occupata; in accodamento alle precedenti; non rientrante nella descrizione stessa. > Scheda tecnica Legami opzionali Gestione collegata all’anagrafica articolo, identifica la generazione automatica delle varianti associate in base alle scelte effettuate in sede di creazione documento e localizzazione distinta base. L’attivazione della scheda consente di definire: l’eventuale raggruppamento di cui la variante fa parte; l’intenzione di sottoporla a regole che ne condizionano la configurazione; la modalità di generazione dei sottolivelli di struttura: automatica, in base all’impostazione dell’articolo neutro o guidata dall’operatore, in sede di localizzazione distinta base; la modalità di creazione di alcuni parametri (dati scorte, confezioni, ubicazioni, listini, gestione lifo, packing list): non indicati, uguali a quelli dell’articolo neutro, inseriti manualmente dall’operatore in sede di localizzazione distinta base. Altra caratteristica importante è la gestione dei legami opzionali che, dichiarati come tali sulla distinta base neutra, possono concorrere al completamento della distinta base selezionata in qualità di articoli standard, optional o non disponibili in funzione dell’identificazione avvenuta a priori. Articoli alternativi Con la gestione, sui legami, di eventuali codici articoli alternativi, si completa la flessibilità di generare o comporre automaticamente distinte basi di articoli configurabili a varianti, con legami alternativi e/o opzionali. Raggruppamenti Tramite la gestione di raggruppamenti merceologici è possibile associare valori di varianti congruenti, fornendo così, agli addetti aziendali, un aiuto immediato nella scelta della variante più idonea, per una corretta formulazione di ordini clienti o ordini di lavorazione interna ed esterna. 29 distinta base Gestione legami distinta base Legami distinta base Il modulo di gestione della Distinta base permette la generazione di tipologie diversificate di distinte (standard, fornitore, cliente, reparto). La modalità grafica di visualizzazione è un valido strumento di analisi strutturale e dettagliata per la verifica della distinta singola; è inoltre abilitato un collegamento ad un archivio multimediale dal quale è possibile prelevare, per singolo articolo, disegni, fotografie, annotazioni varie. La gestione della distinta base permette di definire, per ogni legame, tre diverse modalità di trattamento del coefficiente di utilizzo riferibile a due specifiche unità di misura. E’ possibile integrare il coefficiente di utilizzo con il parametro sfrido, quantificabile in percentuale o a quantità fissa. Per la gestione degli scarti possono essere generati movimenti specifici di scarico, così come è possibile utilizzare un codice prodotto su cui effettuare il carico (articolo di recupero o II° scelta). E’ data la possibilità di condizionare i singoli legami con informazioni strutturali e temporali, quali date di validità, tipologia di legame, modalità di valorizzazione, fase di lavorazione, legami opzionali, sequenze di stampa e montaggio, articoli alternativi. 30 Utility Il coefficiente d’impiego di un componente può essere gestito tramite formule apposite che utilizzano, come fattori di calcolo, parametri funzionali propri del codice composto e/o del codice componente, nonché alcune costanti configurabili dall’utente. La gestione parametrica delle note permette di personalizzare il contenuto, la modalità di utilizzo e la canalizzazione delle stesse. Il modulo è corredato da una serie di programmi di utilità che permettono di duplicare, sostituire e cancellare distinte base; inserire, sostituire e cancellare legami; inserire o modificare note, fasi di lavorazione, percentuali e quantità sfrido, coefficienti di impiego. Valorizzazione distinta base La distinta base standard può essere ulteriormente modificata nel momento in cui viene associata ad un evento esterno, quale riga preventivo ed ordine cliente, elemento piano principale di produzione, riga ordine di lavorazione, ecc., e resta localizzata lungo tutto il flusso di utilizzo dell’elemento stesso. E’ possibile parametrizzare le modalità di valorizzazione della distinta di un prodotto con ulteriore differenziazione per tipologia di articolo, in modo tale che possa essere possibile valorizzare a costi diversi categorie differenti di prodotti. I costi utilizzati ricalcano le scelte richiamate in tutti i programmi di valorizzazione della gestione magazzino, con l'aggiunta dell'opzione che legge il costo inserito dall'operatore direttamente sul legame. Gamma ENTERPRISE Localizzazione distinta base Il modulo distinta base è perfettamente integrato con il modulo di pianificazione materiali e risorse, e rappresenta prerequisito basilare per un corretto calcolo del costo dei prodotti, con analisi dettagliate sulle materie prime e sulle lavorazioni interne ed esterne. pianificazione risorse area produzione Gestione piano principale di produzione Caratteristica principale del modulo è la perfetta integrazione tra il piano operativo di produzione e le altre tipologie di piani (simulato, finanziario, previsionale, ecc.) finalizzati, tramite simulazioni, alla verifica del livello di saturazione delle risorse (materiali, macchine, reparti, disponibilità finanziarie). Generazione MPS L’alimentazione automatica dei vari tipi di piani di fabbisogni primari (MPS) avviene tramite il collegamento con gli altri moduli gestionali: possono essere riversati sui piani gli articoli contenuti nei preventivi clienti, negli ordini clienti, nei budgets commerciali, nei consumi, nei progetti, i dati degli articoli gestiti a scorta, nonché codici inseriti manualmente sui piani stessi. La lettura degli ordini clienti può generare direttamente un piano principale di produzione oppure confluire in un piano richieste materiali, da utilizzare quale strumento di analisi dei dati prima di renderli ufficiali e trasferirli sul piano operativo. E’ interessante notare come la completa integrazione di Gamma Enterprise con il mondo Office permetta un’agevole esportazione dei dati dei piani di produzione in ambiente Excel, nonché la conseguente importazione guidata degli stessi sull’archivio aziendale, con l’effettuazione di controlli di congruità prima di rendere operative le manipolazioni. Pianificazione MRP (Manufacturing Resource Planning) Per ogni elaborazione MRP sono definibili i tipi, gli identificativi ed i depositi su cui effettuare la verifica dei fabbisogni. Ogni evento scaturito (proposta d’ordine, suggerimenti, solleciti, ecc.) ha la tracciabilità operativa di chi l’ha generato (Peggin). La verifica può essere effettuata contestualmente su più livelli senza la necessità di scatenare eventi aziendali, ad esclusione di tutte le attività vincolate dal piano operativo ufficiale. Parametri scorte La corretta parametrizzazione sull’anagrafica articoli (scorta minima, scorta di sicurezza, livello di riordino, scorta massima, confezione) consente di configurare automaticamente il lotto di riordino. Generazione proposte d’ordine Il modulo consente di calcolare i fabbisogni dipendenti con modalità netta o lorda su un arco temporale flessibile e condizionato dalle esigenze o dalle verifiche aziendali. La generazione di proposte d’ordine di materie prime e ordini di lavorazione permette di reintegrare le giuste risorse per consolidare gli obiettivi inseriti nel piano principale di produzione(MPS). Analisi CRP Il modulo CRP, con il supporto di uno schedulatore, è in grado di verificare, a capacità finita, il livello di saturazione delle linee di produzione, dei reparti, delle macchine, dei dipendenti e di ridistribuire il carico di lavoro sulle risorse disponibili. Il risultato di questa gestione è un immediato beneficio nell’ottimizzazione della pianificazione strategica, grazie alla formalizzazione delle previsioni ed al miglioramento delle informazioni trasferite alla pianificazione delle risorse produttive e finanziarie. 31 sviluppo fabbisogni Elaborazione fabbisogni a scorte Il modulo Sviluppo fabbisogni prevede tre differenti tipologie di calcolo, per l’esecuzione delle operazioni necessarie allo svolgimento della pianificazione > fabbisogni lordi > articoli gestiti a scorta > fabbisogni con logica MRP da utilizzare in base alle modalità operative ed organizzative delle singole aziende. L’identificazione parametrica, presente in anagrafica articoli, permette di definire la modalità di gestione di ogni codice di magazzino. La gestione del fornitore, preferenziale o tramite logica vendor raiting, o l’identificazione del reparto preferenziale, permette di caratterizzare, sulle proposte d’ordine, parametri fondamentali come le date di inizio e fine lavorazione o date di consegna, nonché la risorsa che effettuerà la lavorazione. Elaborazione fabbisogni lordi E’ la modalità che consente di evidenziare i fabbisogni delle materie prime, semilavorati, prodotti finiti, senza considerarne la disponibilità di magazzino: tutto il materiale necessario per la costruzione e l’approntamento dell’articolo risulta da acquistare o da produrre. 32 E’ data la possibilità di svolgere i fabbisogni effettuando il controllo dei parametri delle scorte di ogni articolo, condizionando la quantità della proposta scaturita. L’elaborazione può essere canalizzata dal portafoglio ordini clienti o direttamente dal piano principale di produzione. Il risultato diretto è la creazione delle proposte d’ordine dalle quali è possibile generare ordini a fornitore, ordini di lavorazione interna o di c/lavoro. La procedura prevede l’emissione di un tabulato di controllo nel caso siano state rilevate delle irregolarità durante l’elaborazione: al suo interno sono elencati gli articoli con esito anomalo, in modo da poter verificare il problema ed apportare i correttivi necessari. può generare delle proposte d’ordine dalle quali ricavare ordini a fornitore, ordini di lavorazione interna o di c/lavoro. In alternativa, la stampa di verifica può semplicemente costituire una base di analisi dei risultati scaturiti dall’elaborazione, senza obbligare alla creazione delle proposte d’ordine. I dati degli articoli sottoscorta possono essere generati per articolo o per articolo/deposito, in funzione dell’esigenza di avere proposte d’ordine cumulative, emesse su uno specifico deposito dichiarato, o distinte in base al deposito di indagine. La data fabbisogno calcolata dalla procedura ed inserita in proposta è la risultanza della sommatoria tra la data di riferimento richiesta ed il lead-time degli articoli analizzati. Elaborazione articoli gestiti a scorta Le elaborazioni possono prevedere la preventiva pulizia dell’archivio proposte eventualmente esistente, oppure l’accodamento dello stesso con i nuovi fabbisogni rilevati. E’ la modalità che permette di evidenziare i fabbisogni per gli articoli gestiti a scorta. L’analisi prende in considerazione, per ogni singolo articolo e deposito, i valori espressi nei parametri di riferimento indicati in anagrafica (scorta minima, scorta di sicurezza, scorta massima, lotto di riordino) e li raffronta con la giacenza o la disponibilità. Il risultato di tale raffronto, il cui resoconto può essere riportato in una stampa di verifica, Gamma ENTERPRISE sviluppo fabbisogni area produzione Elaborazione fabbisogni MRP Elaborazione fabbisogni MRP (Manufacturing Resource Planning) La modalità di sviluppo dei fabbisogni con logica MRP permette la verifica globale dei fabbisogni di ogni tipologia di articolo (materie prime, semilavorati, prodotti finiti) e dei fabbisogni di ogni singola risorsa (reparto, macchina, utensili, ecc.). Può essere articolata su più piani principali di produzione e referenziata ad uno o più depositi interni ed esterni. La procedura permette, oltre alla modalità standard della logica MRP, di caratterizzare l’impostazione dei limiti di selezione per elaborazioni mirate a soddisfare particolari esigenze aziendali, ad effettuare simulazioni, a sviluppare analisi finanziarie sull’impegno economico derivato dalle diverse tipologie di piani principali di produzione identificativi di scenari od obiettivi strategici. Suggerimenti Il programma prevede di identificare l’arco temporale entro il quale sviluppare i fabbisogni, che può rappresentare un periodo delimitato rispetto a quello espresso sui piani individuati nei parametri impostati, e permette l’effettuazione di elaborazioni rigenerative che azzerano eventuali attività precedenti non ancora trasformate in documenti aziendali. E’ prevista la possibilità di effettuare elaborazioni integrate degli articoli gestiti a scorta con l’analisi dei parametri indicati sull’anagrafica di magazzino relativa. Conseguenza dell’elaborazione MRP è la funzione dei suggerimenti: il confronto della nuova pianificazione con i documenti aziendali esistenti (ordini a fornitore e ordini di lavorazione interna ed esterna) può causare la rilevazione di indicazioni specifiche per l’anticipo, il ritardo o la cancellazione di altrettante righe del portafoglio ordini già rilasciati. L’analisi di tali suggerimenti, ove applicabile e previo accordo con i fornitori e i reparti, contribuisce alla ridefinizione dei documenti in essere a favore di una maggiore ottimizzazione negli approvvigionamenti. Situazione dinamica fabbisogni Le risultanze dell’elaborazione MRP sono visualizzabili e stampabili tramite l’accesso ad una situazione dinamica, nella quale verificare l’origine che ha generato il fabbisogno, la natura dell’evento scatenato per soddisfare le richieste, la data del fabbisogno entro la quale dovrà essere consegnato l’articolo, nonché qualsiasi riferimento disponibile a definire la tracciabilità dell’evento stesso (numero documento, progetto, commessa). 33 lavorazioni interne Versamento ordini di lavorazione Il modulo comprende la gestione di tutte le funzioni inerenti il controllo delle attività produttive, finalizzate all’acquisizione accurata e tempestiva delle informazioni di avanzamento direttamente dai reparti, dalle linee e dai centri di lavoro. In tal modo viene tenuta costantemente aggiornata la situazione dei processi produttivi permettendo al personale addetto, dopo un’attenta analisi dei dati che la procedura mette a disposizione, di apportare le azioni correttive più appropriate. Movimentazione materiali Generazione ordini lavorazione Versamento/Avanzamento produzione La generazione degli ordini di lavoro avviene tramite il rilascio delle proposte d’ordine generate dall’elaborazione MRP. Ad ogni singola riga dell’ordine di lavoro è associata la distinta base localizzata per i materiali e tutte le informazioni che consentono una corretta documentazione delle attività lavorative (fasi, note costruttive, disegni, fotografie e quant’altro). La dichiarazione delle fasi di produzione di un articolo può riguardare sia le quantità che i tempi impiegati per la lavorazione. Il versamento dei quantitativi prodotti può generare la relativa movimentazione di scarico dal deposito del materiale coinvolto nella fase, nonché abbinare i quantitativi degli sfridi o dei materiali scartati, e dei materiali destinati al macero. Il versamento dei tempi impiegati qualifica il tipo di lavorazione effettuata: manutenzione, set-up, lavorazione, tempi di attesa o code, tempi di attraversamento. Il reperimento delle informazioni può avvenire nella maniera tradizionale attraverso l’input dei dati, o attraverso la lettura dei codici a Tramite una parametrizzazione tabellare, è possibile canalizzare le modalità di gestione del trasferimento dei materiali nei vari reparti interni, quantificare e valorizzare il W.I.P., conoscere la dislocazione fisica degli articoli e, per singolo deposito interno, avere in linea i dati relativi a giacenza, impegnato, mancanti, eccedenze e le varie tipologie di movimentazione. barre presenti sugli ordini di lavorazione o sulle etichette che sono state emesse a corredo degli stessi. Mancanti ed eccedenze Apposite gestioni permettono di tenere sotto controllo continuo gli articoli che risultano di quantità inferiore rispetto alla necessaria per la produzione o, al contrario, presentano una giacenza in esubero. Strumenti di controllo 34 Gamma ENTERPRISE Programmi finalizzati permettono di analizzare il portafoglio ordini, lo stato di avanzamento di un singolo ordine, di una commessa, di un progetto, e di verificare il grado di saturazione e l’indice di efficienza delle risorse. lavorazioni interne area produzione Avanzamento produzione Il modulo consente un’analisi dettagliata dei costi di una commessa di produzione liberamente definibile ed assegnabile (ordine cliente, riga d’ordine, raggruppamento di più ordini). L’analisi è effettuata essenzialmente sui dati derivanti dalla movimentazione di tutte le risorse coinvolte nel processo produttivo della commessa specifica, indipendentemente dalla presenza delle procedure inerenti la contabilità analitica. La procedura permette la certificazione di tutte quelle attività identificate in sede di stesura del preventivo, atte alla determinazione dei costi al momento della generazione della commessa di lavoro. Allo stesso modo vengono registrati tutti gli eventi che consentono una corretta determinazione dei costi a consuntivo (listini fornitori e relative modifiche, costi lavorazione interna, analisi tipologie ore versate, rilevazione sfridi e scarti di produzione). Il periodo temporale di verifica è determinato in modo parametrico dall’utente, con attività mirate per la singola tipologia di costo (materie prime, lavorazioni esterne, lavorazioni interne, macchine). E’ possibile raffrontare i costi a preventivo con i costi a consuntivo ed ottenere la determinazione della percentuale d’inefficienza. Strumenti di controllo La verifica dei dati può essere resa ulteriormente analitica mediante strumenti mirati al calcolo dell’incidenza delle cause o delle anomalie che hanno determinato lo scostamento. L’analisi di tali risultati costituisce una base critica importante per intraprendere quelle attività correttive atte al miglioramento e all’ottimizzazione del processo produttivo. 35 TeamSystem S.p.A. Sede Legale 61100 Pesaro (PU) Via Gagarin, 205/206 Tel. 0721/42661 Fax 0721/400502 [email protected] Sede Amministrativa 60019 Senigallia (AN) Via Caduti sul Lavoro,1 Tel. 071/79081 Fax 071/7920604 [email protected] 86100 Campobasso (CB) Ripalimosani (z.i. Pesco Farese) Tel. 0874/60561 Fax 0874/482396 [email protected] 60044 Fabriano (AN) Via Serraloggia, 90/B Tel. 0732/24871 Fax 0732/627131 [email protected] Rilasciata alla Sede Legale ed Amministrativa Timbro Rivenditore Studio Stefano Pieri Graphic Design_ Stampa Futura_ Settembre 2002_ 3.000 www.teamsystem.com