Regolamento Formazione - Policlinico San Matteo

Regolamento Formazione
(Reg. n. 28/2011)
Approvato con deliberazione n. 2/C.d.A./0022 del 14 marzo 2011
Modificato con deliberazione n. 3/C.d.A./0065 del 3 aprile 2014
Modificato con deliberazione n. 4/C.d.A./0046 del 7 aprile 2016
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SOMMARIO
Art. 1
Beneficiari della formazione
Art. 2
Formazione professionale obbligatoria e facoltativa
Art. 3
Budget per la formazione
Art. 4
Articolazione organizzativa, livelli di responsabilità ed integrazione dei ruoli
Art. 5
Modalità di formazione
Art. 6
Tipologia formative
Art. 7
Situazioni particolari
Art. 8
Aula Informatica
Art. 9
My Aliseo formazione
Art. 10
Sponsorizzazione
Art. 11
Disposizioni finali
Art. 12
Entrata in vigore
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PREMESSA
Ai sensi del D.Lgs. 30 dicembre 1992, n° 502 e s.m.i., “la formazione continua comprende
l'aggiornamento professionale e la formazione permanente”. La formazione negli adulti è un
processo finalizzato all’acquisizione, promozione, diffusione ed aggiornamento del sapere e
delle competenze essendo finalizzata a tre ordini di fattori: le condizioni di successo
dell’organizzazione, i contenuti di adeguatezza delle professionalità, le opportunità di
crescita dei professionisti.
La Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo, d’ora innanzi più brevemente “Fondazione”,
considera la formazione continua quale risorsa fondamentale per il sistema di governo e
leva strategica delle politiche del personale idonee a produrre cambiamenti organizzativi in
linea con le politiche sanitarie.
La Fondazione intende dedicare particolare attenzione alla formazione tenendo in
considerazione la dimensione organizzativa del fabbisogno formativo, destinando energie e
risorse adeguate, considerandola un investimento essenziale per la crescita non solo delle
competenze tecniche e gestionali individuali, ma altresì dell’intera organizzazione sanitaria
nel suo complesso che risponde all’obiettivo di migliorare ed offrire ai cittadini servizi sanitari
efficaci ed appropriati.
La Struttura Formazione e Sviluppo, che opera in connessione con i Dipartimenti, effettua il
governo delle attività formative interne ed esterne rivolte ai propri dipendenti ospedalieri e
universitari convenzionati.
La Fondazione è Provider Regionale ECM-CPD.
La Struttura Formazione e Sviluppo è in staff alla Direzione Strategica che deve garantire le
risorse umane e tecnologiche adeguate per attuare quanto sopra espresso, anche
attraverso la rete dei referenti presenti nelle articolazioni aziendali.
Il Responsabile Struttura Formazione e Sviluppo si riserva di non procedere
all’accreditamento ECM-CPD in mancanza di risorse adeguate a gestire il processo.
Le competenze che deve possedere il personale che lavora presso la Struttura Formazione
e Sviluppo sono definite nel documento della Politica della Qualità aggiornato annualmente
dal Responsabile Struttura Formazione e Sviluppo.
PRINCIPIO
Il presente regolamento viene redatto nel rispetto dei principi e delle norme nazionali e
regionali fondamentali in materia di formazione.
La formazione professionale è obbligatoria (art. 3, commi 5, e 5 bis, D.L. n. 138/2011,
convertito in L. n.148/2011, modificato ed integrato dalla L. n. 214/2011 e dal D.L.
13.9.2012, n. 158) ed è responsabilità del professionista.
Il professionista ha il diritto/dovere di acquisire crediti ECM su tematiche coerenti con il
proprio lavoro.
La formazione richiede investimento, impegno e responsabilità da parte di ciascun soggetto
dell’Organizzazione coinvolto nel processo.
La Fondazione intende favorire:
a) una formazione utile che, nel rispetto dei criteri generali e del rapporto costo-beneficio,
tenendo conto delle priorità connesse agli obiettivi aziendali, sviluppi le risorse umane
promuovendo le competenze, in coerenza con le linee strategiche, la programmazione
aziendale ed i livelli del sapere che contribuiscono alla promozione della salute;
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b) una formazione consapevole di dimensioni non solo tecnico specialistiche, ma anche
relazionali, gestionali e manageriali, attivate attraverso diverse tipologie formative e
metodologie didattiche, orientate alla valorizzazione dei ruoli e dell’esperienza ed al contesto
specifico del lavoro e del ruolo;
c) una formazione che sostenga le fasi della pianificazione strategica, accompagni la
trasmissione di valori di riferimento e norme comportamentali;
d) una formazione efficace ed efficiente perseguendo l’obiettivo del miglioramento continuo,
adottando le soluzioni strutturali, tecnologiche, organizzative e procedurali più idonee,
compatibilmente con le risorse messe a disposizione.
INDICE DELLE ABBREVIAZIONI
CSF
DD
RSFS
ECM
ECM-CPD
FAD
FR
FSC
IO
PFA
PP
RAD
RDF
RS
SFS
Comitato Scientifico della Formazione
Direttore di Dipartimento
Responsabile Struttura Formazione e Sviluppo
Educazione Continua in Medicina
Continuous Professional Development (Regione Lombardia)
Formazione A Distanza
Formazione Residenziale
Formazione Sul Campo
Istruzioni Operative
Piano Formativo Aziendale
Procedure di Processo
Responsabile Area Dipartimentale
Referente Dipartimentale della Formazione
Responsabile Scientifico
Struttura Formazione e Sviluppo
Art. 1
Beneficiari della formazione
La formazione è diretta al personale dipendente ospedaliero e universitario convenzionato
della Fondazione:
•
Dirigenza Medica e Veterinaria
•
Dirigenza Sanitaria, Tecnica, Amministrativa
•
Personale del Comparto.
Le iniziative di formazione riguardano anche il personale in distacco sindacale.
Gli eventi formativi sono progettati in accordo con i Piani Sanitari Nazionali e Regionali, con
la politica aziendale ed in coerenza con quanto previsto dalla normativa in materia di ECM.
I contenuti della formazione sono ricompresi nelle seguenti aree di sviluppo delle
competenze:
–
competenze tecnico-professionali
–
competenze di processo, relazionali/comunicative
–
competenze di sistema, organizzativo/gestionali.
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Art. 2
Formazione professionale obbligatoria e facoltativa
La formazione professionale è obbligatoria o facoltativa, in riferimento alla connessione delle
attività con i compiti di servizio e quindi alle necessità formative alla luce dei programmi di
sviluppo aziendali previsti anche dai piani sanitari nazionali e regionali
La formazione obbligatoria comprende tutte le iniziative formative programmate dalla
Fondazione in coerenza con le proprie strategie e rivolte a soddisfare lo sviluppo aziendale
ed è legata, soprattutto, a normativa nazionale/regionale e di sistema; prevede che si
concluda con l’accertamento dell’avvenuto accrescimento della professionalità del singolo
dipendente, certificato attraverso l’attribuzione di un apposito attestato di
frequenza/partecipazione al termine della formazione, secondo le modalità definite nei
programmi di formazione. Si configura come un dovere del dipendente.
La formazione facoltativa si configura come interesse preminentemente individuale,
comprende documentate iniziative formative, certificate attraverso l’attribuzione di un
apposito attestato di frequenza/partecipazione al termine della formazione, selezionate e
proposte dal dipendente interessato ed effettuate al di fuori dell’orario di lavoro o utilizzando
i permessi retribuiti previsti dai contratti collettivi nazionali di lavoro vigenti (CC.CC.NN.LL.).
Tutte le altre attività, pur di interesse aziendale, spesso prettamente organizzative e
programmatorie o a carattere divulgativo (riunioni ASL, Regione/Ministero, anche in
rappresentanza della Fondazione, riunioni dei Consigli Direttivi delle Società Scientifiche,
fiere e vetrine promozionali con espositori e visitatori, mostre ed esposizioni relative a nuove
tecnologie, gruppi multidisciplinari, investigator meeting) o iniziative al termine delle quali
non è possibile documentarne la partecipazione attraverso apposito attestato di
frequenza/partecipazione, non essendo strutturate come attività formative, non possono
ritenersi tali e pertanto seguono un altro iter.
Art. 3
Budget per la formazione
La Fondazione, anche in base agli indirizzi regionali, costituisce annualmente un fondo
all’interno del proprio bilancio di previsione, per la formazione continua.
Il budget viene destinato annualmente per le attività di formazione continua di interesse
aziendale (obbligatoria) e per l’acquisto di materiale didattico ivi compresi testi e supporti
audio-visivi. Viene gestito dal Responsabile della SFS.
Qualora si renda necessaria la realizzazione di iniziative formative di particolare importanza,
non comprese nel PFA ma comunque ritenute strategiche per la Fondazione, il RSFS,
sentita la Direzione Strategica, individua i progetti, tra quelli previsti nel PFA, che è possibile
rinviare all’anno successivo al fine di recuperare le necessarie risorse.
Una quota del budget viene destinata annualmente ai Dipartimenti per le attività di
formazione obbligatoria esterna di interesse dipartimentale. E’ il Direttore di Dipartimento
(DD), responsabile della gestione del fondo dipartimentale, che autorizza la partecipazione a
iniziative esterne che prevedono un impegno di spesa. Il budget dipartimentale viene
monitorato dalla SFS che deve verificarne la disponibilità.
Sono destinati al budget anche i proventi derivanti da donazioni, contributi specifici, quote di
iscrizione a progetti formativi organizzati dalla SFS.
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Art. 4
Articolazione organizzativa, livelli di responsabilità ed integrazione dei ruoli
Struttura Formazione e Sviluppo (SFS). Presidia le iniziative formative secondo il ciclo
della formazione al fine di salvaguardare i valori che spingono l’Azienda ad investire nella
formazione del proprio personale. All’interno dell’organizzazione aziendale, essa dedica
risorse e tempi alle attività di consulenza ai Dipartimenti ed alle Strutture della Fondazione:
a) a livello strategico, volto ad ottimizzare la programmazione del Dipartimento, all’interno di
una più ampia pianificazione aziendale. Si tratta di supportare i Dipartimenti a contribuire alla
definizione del PFA, cuore del sistema di governo della formazione, coerente con gli obiettivi
della Direzione Strategica e del Dipartimento stesso in linea anche con gli obiettivi di budget,
razionale nell’impiego delle risorse economiche, sostenibile rispetto al tempo che gli
operatori devono impiegare per aggiornarsi;
b) a livello metodologico, finalizzato a ottimizzare il processo di ciascuna azione formativa, in
modo da assicurare la maggiore efficacia ed efficienza possibili.
La programmazione generale dell’aggiornamento del personale comporta il riconoscimento
di diversi livelli di responsabilità ed una forte integrazione tra tutti i soggetti coinvolti.
Comitato Scientifico della Formazione (CSF). E’ un organismo strategico nel quale deve
essere presente almeno un componente con competenze metodologiche di progettazione
della formazione. I membri devono avere competenze rispetto alla pianificazione,
monitoraggio e valutazione della formazione nonché avere un ruolo nella gestione delle
risorse umane, delle loro competenze e valutazioni dal punto di vista strategico. Presidente
del Comitato è il Direttore Sanitario Aziendale e membro di diritto è il RSFS.
Referente Dipartimentale della Formazione (RDF). Ricopre il ruolo di trait d’union tra la
SFS ed il Dipartimento e, proprio in virtù dell'importanza strategica di questo ruolo, monitora
l'impatto e sostiene il processo formativo nella logica dipartimentale.
Il RDF è un dirigente con competenze metodologiche ed organizzative in grado di contribuire
sia alla progettazione che alla valutazione delle attività formative e deve fungere da
“sensore” sia delle criticità risolvibili con la formazione che delle attività valorizzabili con la
formazione all’interno della propria realtà dipartimentale. Svolge quindi un ruolo rilevante
nell'ambito del processo di rilevazione e programmazione della formazione e pertanto
rappresenta il facilitatore operativo a tutti gli effetti nel processo di formazione. Il RDF lavora
in sintonia con il RAD.
Nell’ambito della valutazione ex-post della formazione, i risultati emersi costituiscono
elementi di ingresso per l’analisi del fabbisogno dell’anno successivo: progetti che hanno
avuto meno del 50% di partecipazione (rapporto tra personale inserito nel progetto e
personale che acquisisce i crediti ECM-CPD) oppure progetti per i quali non si siano
raggiunti gli obiettivi (raggiungibili) prefissati, non possono più essere riproposti per l’anno
successivo, in un rapporto costo/benefici.
Responsabile Scientifico (RS). Professionista dipendente con competenza scientifica nella
materia oggetto dell’iniziativa formativa, capacità andragogiche ed organizzative desumibili
dal curriculum vitae (CV).
Garante scientifico e supervisore del progetto formativo, collabora con la SFS per la
definizione degli obiettivi e per la realizzazione del progetto stesso. Egli è tenuto ad attuare
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la progettazione analitica dell’iniziativa formativa e valutare l’efficacia dell’intero progetto in
collaborazione con i RDF e la SFS.
Docente/relatore/autore di testi. Professionista con competenza scientifica nella materia
oggetto dell’iniziativa formativa, capacità andragogiche oltre che comunicative desumibili e
verificabili dal curriculum vitae (CV). Svolge la sua attività secondo il mandato assegnatogli e
mediante l’utilizzo di metodologie didattiche e di strumenti di valutazione coerenti con gli
obiettivi formativi.
Tutti i dipendenti della Fondazione possono essere coinvolti nell’attività di docenza/autore di
testi su proposta del RS dell’evento formativo. Per ogni docente/relatore deve essere
indicato almeno un sostituto.
È disponibile un archivio/registro dei docenti/relatori/autori di testo costantemente aggiornato
presso la SFS. La cancellazione dal registro è disposta dal Responsabile della SFS, nel
caso in cui:
- il docente/relatore non si sia presentato per l’espletamento dell’incarico affidatogli senza
averne dato preventiva comunicazione;
- siano pervenute alla SFS eventuali segnalazioni scritte ed adeguatamente motivate dalle
quali risulti che il docente/relatore non abbia diligentemente e puntualmente svolto l’incarico
affidatogli;
- la valutazione dell’attività espletata si sia rilevata insufficiente (customer);
- ci sia rinuncia scritta da parte dell’interessato.
Tale attività non deve pregiudicare lo svolgimento delle proprie attività istituzionali e non
deve essere svolta durante turni di guardia o reperibilità, in aspettativa, in maternità, in
malattia, in infortunio, in permesso 104/92, o altri permessi retribuiti o non retribuiti.
Nei casi in cui la tematica della docenza richieda personale particolarmente qualificato non
disponibile all’interno della Fondazione, il ricorso a professionisti esterni può essere
proposto dal RS dell’evento formativo concordato con il Responsabile della SFS. La
proposta deve sempre essere effettuata durante la fase di rilevazione del fabbisogno
formativo ed essere accompagnata dall’identificazione del docente/relatore e dal preventivo
di budget per permettere la valutazione comparativa con iniziative analoghe.
Al docente/relatore vengono riconosciute le ore effettive di lezione desumibili dal verbale.
Eventuali pagamenti della docenza devono essere stati preventivamente concordati in fase
di macro progettazione ed, in ogni caso, hanno luogo solo ed esclusivamente in presenza di
disponibilità di fondi. Non vengono pagate le co-docenze.
Tutti i docenti/relatori/autori di testi, interni o esterni alla Fondazione, nell’espletamento del
loro ruolo devono rapportarsi con la SFS.
Non è prevista alcuna retribuzione per i docenti/relatori/autori di testo.
Tutor d’aula. Professionista dipendente con capacità andragogiche oltre che comunicative
desumibili e verificabili dal curriculum vitae (CV) e che ha seguito un preciso percorso
formativo predisposto dalla SFS, conseguendone una attestazione.
L’attività di tutoraggio costituisce una funzione alla quale il dipendente è tenuto in virtù di un
conferimento di incarico effettuato dalla SFS sentito il parere del Responsabile/Coordinatore
della Struttura dell'incaricato.
È disponibile un archivio/registro dei tutor d’aula costantemente aggiornato presso la SFS.
L’iscrizione nel registro o il suo diniego è disposto dal Responsabile della SFS sempre
previa verifica del superamento dell’apposito percorso formativo.
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Partecipante. Qualsiasi figura professionale dipendente ospedaliero o universitario
convenzionato che, in ragione del proprio ruolo in Fondazione, partecipa a eventi formativi
autorizzati attenendosi all’applicazione delle PP e delle IO.
E’ dovere del professionista curare costantemente la propria preparazione professionale,
conservando e accrescendo le conoscenze e le competenze tecnico-scientifiche, eticodeontologiche e gestionali-organizzative con particolare riferimento ai settori nei quali è
svolta l’attività.
Il professionista deve, quando richiesto dall’Ordine/Collegio/Associazione professionale di
competenza/Ente di appartenenza, e in tutti i casi di interesse disciplinare, ove vengano
ipotizzate condizioni di negligenza e/o di cattiva pratica professionale, oggettivare e
dimostrare i propri percorsi di aggiornamento.
Art. 5
Modalità di formazione
Formazione interna
La Formazione interna è quella inserita nel PFA e gestita dalla SFS ed è formazione
obbligatoria. Il personale che partecipa alle attività di formazione obbligatoria organizzate
dalla SFS della Fondazione ed inserite nel PFA, è considerato in servizio a tutti gli effetti.
Può interessare operatori di una singola struttura o di più strutture con iniziative trasversali a
tutta la Fondazione. Per l’erogazione degli eventi formativi programmati nel PFA devono
essere utilizzati, di norma, spazi formativi con attrezzature idonee ed aule che sono di
proprietà della Fondazione e che sono stati definiti conformi alla normativa in materia di
sicurezza ed antinfortunistica.
La SFS gestisce anche l’Aula Informatica.
Formazione esterna
La Formazione esterna è rappresentata dagli Eventi formativi non inseriti nel PFA e non
gestiti dalla SFS, indipendentemente dalla sede logistica.
Per la formazione obbligatoria esterna, la partecipazione ad essa comporta, sussistendone i
presupposti, il rimborso delle spese.
L’accesso alla Formazione interna e Formazione esterna, compresi gli eventi Éupolis, è
regolamentato dalle relative PP e IO della SFS.
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Dipendente con incarico a tempo
indeterminato
Dipendente con incarico a tempo
determinato
Dipendente con incarico di
supplenza
Formazione interna
Formazione esterna
facoltativa
senza rimborso
Formazione esterna
obbligatoria
con rimborso
Possono accedere (riserva
oraria art. 14 comma 4
CCNL dirigenza 3/11/2005
- orario di lavoro; 8 giorni
ex
art.23
comma
1
05/12/1996; ex art. 33
comma 6 CCNL)
Possono accedere (riserva
oraria art. 14 comma 4
CCNL dirigenza 3/11/2005
- orario di lavoro; 8 giorni
ex
art.23
comma
1
05/12/1996; ex art. 33
comma 6 CCNL)
Possono accedere (riserva
oraria art. 14 comma 4
CCNL dirigenza 3/11/2005
- orario di lavoro; 8 giorni
ex
art.23
comma
1
05/12/1996; ex art. 33
comma
6
CCNL).
Rimborso solo dopo il
periodo di 6 mesi dalla data
di assunzione
Possono
accedere
(superato il periodo di 6
mesi
dalla
data
di
assunzione)
Possono
accedere
se
connesso
all’attività
di
servizio (art.21 comma 1
CCNL 1995) (superato il
periodo di 6 mesi dalla data
di assunzione)
Possono
accedere
se
connesso
all’attività
di
servizio (art.21 comma 1
CCNL 1995) (superato il
periodo di 6 mesi dalla data
di assunzione)
Possono accedere (riserva
oraria art. 14 comma 4
CCNL dirigenza 3/11/2005
- orario di lavoro; ex art. 33
comma 6 CCNL)
dirigenza
Possono accedere alla
formazione normata e di
sistema (riserva oraria art.
14
comma
4
CCNL
dirigenza 3/11/2005 - orario
di lavoro; ex art. 33 comma
6 CCNL). Superato il
periodo di 6 mesi dalla data
di assunzione possono
accedere
anche
formazione
Possono accedere (riserva
oraria art. 14 comma 4
CCNL dirigenza 3/11/2005
- orario di lavoro; ex art. 33
comma 6 CCNL) solo dopo
il periodo di 6 mesi dalla
data di assunzione
Il CCNL non prevede gli 8
giorni di permesso
Il CCNL non prevede gli 8
giorni di permesso
comparto
Possono accedere alla
formazione normata e di
sistema.
Superato
il
periodo di 6 mesi dalla data
di assunzione possono
accedere anche ad altra
formazione
Possono accedere (riserva
oraria art. 14 comma 4
CCNL dirigenza 3/11/2005
- orario di lavoro; ex art. 33
comma 6 CCNL).
Non possono accedere
dirigenza
Possono accedere alla
formazione normata e di
sistema (riserva oraria art.
14
comma
4
CCNL
dirigenza 3/11/2005 - orario
di lavoro; ex art. 33 comma
6 CCNL). Superato il
periodo di 6 mesi dalla data
di assunzione possono
accedere anche ad altra
formazione formazione
comparto
Possono accedere alla
formazione normata e di
Il CCNL non prevede gli 8
giorni di permesso
Non possono accedere
dirigenza
comparto
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sistema.
Superato
il
periodo di 6 mesi dalla data
di assunzione possono
accedere anche ad altra
formazione formazione
L’usufrutto delle ore deve essere fruito per eventi formativi che si svolgono all’interno del
normale orario di servizio: 08:00-20:00.
I dipendenti, durante la frequenza agli eventi formativi residenziali o di Formazione Sul
Campo, non devono essere di guardia o reperibili, in aspettativa, in maternità, in malattia, in
infortunio, in permesso L. 104/92, o in altri permessi retribuiti o non retribuiti.
Non è possibile il riconoscimento dei crediti ECM relativi ad una Formazione esterna qualora
il dipendente risulti contemporaneamente in orario di lavoro.
Art. 6
Tipologia formative
Di seguito vengono esplicitate le tipologie formative previste dalla normativa vigente in tema
di ECM. La varie tipologie possono svolgersi sia all’interno della Fondazione (Formazione
interna) che all’esterno (Formazione esterna). Di norma non viene autorizzata una
Formazione esterna qualora nel PFA vi sia un analogo evento formativo se non dietro
specifica e motivata relazione da parte del DD o qualora il richiedente non abbia potuto
partecipare all’evento inserito nel PFA per mancanza di posti.
Le richieste di aggiornamento relative a incontri/riunioni scientifiche/gruppi di studio/ afferenti
a progetti di ricerca corrente/finalizzata e al Comitato di Bioetica, devono essere inoltrate alla
Direzione Scientifica, secondo le loro procedure.
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Azione
Formazione interna
Vengono effettuate attraverso il
informativo aziendale
sistema
Iscrizione
Selezione
Partecipazione
Mancata
partecipazione
La selezione degli iscritti viene effettuata dal RS
secondo i criteri definiti in progettazione.
Il dipendente iscritto ed accettato ad un evento
formativo ha l’obbligo della frequenza.
La mancata partecipazione a progetti di FR e
FSC a cui il dipendente è iscritto ed accettato
deve essere giustificata, per iscritto, entro 48
ore dall’inizio dall’evento stesso, solo ed
esclusivamente alla SFS (anche attraverso il
suo responsabile) al fine di permettere
l’inserimento di eventuali partecipanti, motivati
alla partecipazione, rimasti esclusi. La
giustificazione per motivi personali e famigliari
(ex art.14 Reg. 34/2012 per la Dirigenza medica
e SPTA) può essere presentata entro 7 giorni
dalla mancata partecipazione.
La mancata partecipazione non debitamente
giustificata entro i termini e le modalità previsti
comporta, di norma, l’automatico inserimento
del dipendente nella lista d’attesa, valida per
tutta la durata dell’anno solare in corso.
Pertanto, l’accettazione ai successivi Eventi
formativi avverrà solo dopo aver esaurito tutte le
altre richieste. Per la formazione obbligatoria
(normata e di sistema) ne verrà data
comunicazione al Dirigente Responsabile e al
Datore di Lavoro.
In caso di mancata partecipazione non
debitamente giustificata a corsi appaltati
all’esterno, il dipendente sarà tenuto a
corrispondere
la
quota
d’iscrizione
anticipata dalla Fondazione. Lo stesso dicasi
in caso di mancato superamento dei test di
apprendimento che comporti una mancata
certificazione di competenze o titoli acquisiti
di interesse aziendale.
Sono escluse dalla giustificazione le
assenze
per
malattia
o
infortunio
regolarmente
registrate
nel
sistema
informativo aziendale.
Formazione esterna
Il dipendente si iscrive autonomamente ed
effettua richiesta su apposita modulistica
presente sul sito intranet della Struttura
Formazione e provvede ad ottenere le
autorizzazioni richieste dalla Procedura entro
almeno il giorno precedente il giorno
dell’evento. Non vengono autorizzate
richieste a posteriori. L’autorizzazione ad
eventuali spese preventivate deve essere
richiesta almeno 7 giorni lavorativi prima
dell’evento ed è di competenza del DD (in
accordo con il RAD per quanto riguarda il
comparto). Non vengono accettate richieste a
posteriori.
E’ responsabilità del dipendente informarsi
sull’avvenuta accettazione della richiesta.
Il dipendente tiene i contatti con la segreteria
organizzativa esterna.
Secondo le modalità previste dall’evento a cui
si partecipa.
E’ responsabilità del dipendente comunicare
alla SFS la mancata partecipazione ad un
evento.
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Gli attestati con i crediti ECM-CPD vengono
rilasciati agli aventi diritto secondo quanto
previsto dalla normativa cogente e messi a
disposizione sul portale My Aliseo del singolo
dipendente.
Attestati
Non previsto
Rimborso spese
preventivate
(solo per
formazione
obbligatoria)
Al rientro da un evento formativo il dipendente
ha la responsabilità di:
- consegnare alla SFS, entro 7 giorni,
l’attestato di partecipazione (non sono
ammesse autocertificazioni).
In caso
contrario la richiesta verrà annullata.
L’attestato con i crediti ECM sarà
consegnato al ricevimento dello stesso.
- Consegnare alla SFS, entro 30 giorni, la
documentazione cartacea inerente le
spese sostenute delle quali si richiede il
rimborso, esclusivamente in originale e
leggibili, senza cancellature o modifiche
- Consegnare, entro 30 giorni, il modulo di
valutazione della Formazione esterna
obbligatoria
FORMAZIONE RESIDENZIALE (FR)
Rientrano in questa tipologia i corsi e i convegni. È caratterizzata dalla simultaneità
dell’insegnamento e della relativa fruizione. Le tipologie didattiche utilizzabili e le relative
modalità organizzative sono diverse a seconda degli obiettivi formativi previsti: lezioni frontali
classiche, lavoro a piccoli gruppi, analisi di casi clinici, role play, etc.
Formazione interna. La progettazione avviene coinvolgendo il RS previsto nel gruppo di
progetto che è anche responsabile della selezione degli iscritti.
La comunicazione dell’avvenuta selezione e convocazione dei partecipanti viene effettuata
con gli strumenti messi a disposizione dalla Fondazione.
Un evento con meno del 50% dei partecipanti iscritti aventi diritto, o che in fase di
validazione non risponde ai requisiti previsti, può essere sospeso da parte del Responsabile
della SFS, sentito il RS.
In fase di erogazione un evento con meno del 50% dei partecipanti a verbale presenti in
aula può essere sospeso da parte del Responsabile della SFS, sentito il RS.
Il dipendente che partecipa alle attività di Formazione interna è considerato in servizio.
Poiché il dipendente non sta assicurando la prestazione lavorativa nell’ambito dell’orario di
servizio previsto dall’obbligo contrattuale, il riconoscimento delle ore di formazione di
effettiva presenza avviene solo ed esclusivamente attraverso l’apposito sistema
informatizzato attualmente in dotazione alla Fondazione, che prevede l’uso del badge
personale con la modalità di timbratura “Partecipante” e dei relativi lettori abilitati a tale
funzione collocati in prossimità delle rispettive aule utilizzate dalla SFS. Tale modalità di
rilevamento della presenza è riservata alla Formazione interna obbligatoria cioè a quella
inserita nel PFA e gestita dalla SFS.
Le ore di formazione non sono monetizzabili.
La mancata timbratura con la modalità “Partecipante” comporta il mancato riconoscimento
delle ore di formazione e i conseguenti crediti ECM-CPD.
Al docente/relatore vengono riconosciute solo le ore di effettiva docenza risultanti a verbale
e previste dal programma.
Formazione
esterna.
I
dipendenti
possono
partecipante/docente/relatore/altro (moderatore).
accedere
in
qualità
di
Istituto di Ricerca e Cura a Carattere Scientifico di diritto pubblico
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Costituisce requisito preferenziale, anche ai fini del rimborso delle spese, il fatto che l’attività
formativa sia accreditata dal Sistema Nazionale ECM o Regionale (per gli operatori coinvolti
nel sistema) e che si traduca in corsi monotematici articolati in una o più giornate con
obbligo di frequenza ed esito finale. Per la residua capacità di fondi dipartimentali disponibili,
di norma viene autorizzata la partecipazione di un solo dipendente ad un evento con
rimborso spese. Questo per permettere una maggior possibilità di partecipazione a tutti i
dipendenti.
Nel caso l’autorizzazione alla partecipazione all’evento non venga concessa e il dipendente
partecipi, o abbia già partecipato, all’evento stesso, il tempo e il costo di tale aggiornamento
saranno completamente a suo carico.
In sede di valutazione della richiesta di rimborso si dovrà tenere in considerazione
l’inserimento del dipendente in lista d’attesa.
Gli incarichi ai sensi dell’articolo 53 D.Lgs. n.165/01 e s.m.i non prevedono la fruizione di ore
di formazione. Devono essere svolti fuori dall’orario di lavoro e seguono un altro iter
autorizzativo.
Spese rimborsabili. Ai fini del rimborso il dipendente in qualità di docente/relatore/altro
deve produrre documentazione da cui si evinca la sua affiliazione alla Fondazione.
Tali spese devono essere preventivate ai fini del rimborso.
Non è possibile alcuna integrazione successiva alle spese preventivate.
Il personale universitario convenzionato deve far richiesta di rimborso presso gli uffici
competenti dell’Università.
Le spese relative all’eventuale acquisto di atti, libri, estratti e fotocopie etc. inerenti
all’aggiornamento non verranno rimborsate.
Entro un mese dal termine della Formazione esterna il dipendente deve far pervenire alla
SFS tutte le ricevute dei pagamenti effettuati in originale e senza cancellature. In caso
contrario non è possibile procedere al rimborso delle spese e la pratica viene archiviata.
Inoltre, se la Fondazione ha anticipato le spese di iscrizione, viene fatta segnalazione alla
Struttura Economico-Finanziaria per il recupero dell’anticipo.
Tassa di iscrizione. Affinché la tassa d’iscrizione possa essere rimborsata, la fattura deve
essere intestata a:
Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo
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La fattura relativa alla tassa di iscrizione deve essere esente IVA ai sensi del combinato
disposto della Legge 21/12/1993 n. 537 art. 14, comma 10 e del D.P.R. del 26/10/1972 n.
633, art. 10 p. 20.
Nel rispetto dei criteri di economicità aziendale, non sarà rimborsata la quota relativa all’IVA,
nel caso di fatture intestate direttamente al dipendente.
Non viene rimborsata l’iscrizione alle Società Scientifiche.
Il ricorso all’anticipo è previsto solo ed esclusivamente per la tassa di iscrizione.
In caso di impossibilità a partecipare ad un evento per il quale la Fondazione abbia
anticipato la quota d’iscrizione, il dipendente potrà farsi sostituire da un collega o richiedere il
rimborso agli organizzatori. In caso di sostituzione decadono i limiti temporali purché la
richiesta venga presentata prima dell’evento.
Qualora ciò non fosse possibile, dovrà provvedere a rimborsare la quota anticipata.
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Spese di pernottamento e pasti. Nel caso di eventi di aggiornamento di durata pari ad
un’intera giornata lavorativa, il dipendente può chiedere il rimborso delle spese sostenute
per il pernottamento e per i pasti, o le piccole consumazioni sostitutive, fino ad un massimo
di € 190,00 omnicomprensivo.
La cifra massima rimborsabile per un pasto o piccola consumazione sostitutiva è pari a €
30,00.
I massimali sopraindicati sono validi indistintamente per ogni dipendente.
Ai fini del rimborso, il dipendente è tenuto a farsi rilasciare fattura o ricevuta fiscale a lui
intestata con la descrizione dei servizi usufruiti. Il dipendente è tenuto a presentare la
documentazione di spesa riferita alla fruizione di “camera singola” o “camera doppia ad uso
singolo”. Eventuali fruizioni di “camere doppie” possono essere rimborsate fino al costo della
“camere singola” o “camera doppia ad uso singolo” che deve essere indicato con apposita
dichiarazione dallo stesso albergatore su specifica richiesta del dipendente.
Le spese di pernottamento e pasti non devono mai essere fatturate alla Fondazione ma
devono essere pagate direttamente dal dipendente che richiederà il rimborso entro i limiti
previsti.
Non vengono accettati/rimborsati scontrini fiscali generici: sono unicamente rimborsati quelli
che indicano la ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, data e dettaglio della
consumazione.
Gli extra quali bar (compresi alcolici e super alcolici), telefono, lavanderia etc. non rientrano
tra le spese rimborsabili.
Spese di viaggio. Per raggiungere il luogo di svolgimento dell’evento formativo il
dipendente ha l’obbligo di seguire il percorso più breve.
La scelta del mezzo di trasporto deve rispondere a criteri di efficienza e di economicità. Il
dipendente dovrà usare prioritariamente i mezzi di trasporto pubblici.
Qualora il luogo di svolgimento dell’evento coincida con quello di residenza e/o domicilio del
dipendente, non è accettata alcuna richiesta di rimborso relativa a spese di viaggio.
Il dipendente potrà servirsi dei seguenti mezzi:
–
treni, rapidi o speciali, anche a prenotazione obbligatoria;
–
altri mezzi di linea (bus, metropolitana, traghetti, taxi, ecc.);
–
aereo;
–
automezzo privato.
I tempi per raggiungere e lasciare le località di effettuazione dell’evento sono rapportati al
mezzo utilizzato e alla distanza dalla propria sede di lavoro.
Rimborso spese
Ogni richiesta di rimborso è seguita da una procedura di rimborso univoca identificata da un
numero di protocollo. Non sono cumulabili rimborsi appartenenti a richieste e numeri di
protocollo diversi.
Le spese effettuate tramite agenzie devono essere opportunamente dichiarate in modo tale
che siano evidenti le diverse voci come da presente regolamento.
Non vengono tenute in considerazione le spese di viaggio se indicate cumulativamente con
altre prestazioni.
Sono rimborsabili le seguenti tipologie:
1.
Treni, rapidi o speciali, anche a prenotazione obbligatoria:
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Il rimborso delle spese sostenute per i viaggi in ferrovia nel limite del costo del biglietto tariffa
d’uso e per la classe di diritto è stabilito come segue:
–
Direttori di Struttura Complessa e Struttura Semplice: 1° classe (se extraregionale), 2°
classe;
–
Tutto il restante personale: 2° classe.
Il rimborso è subordinato alla presentazione dei biglietti e, in caso di smarrimento, nulla
compete in quanto i biglietti non possono essere sostituiti da dichiarazioni di smarrimento.
2.
Altri mezzi di linea (bus, metropolitana, traghetti, taxi, ecc.)
Vengono rimborsate tutte le corse effettuate a presentazione dei biglietti debitamente
obliterati.
3.
Aereo
Viene rimborsato il solo biglietto in classe “economica”.
4.
Automezzo privato
E’ consentito da parte del dipendente, che ne faccia richiesta, l’utilizzo del mezzo privato, ed
è subordinato alla sussistenza di valida copertura assicurativa.
A tal fine il soggetto dovrà compilare in tutte le sue parti il modulo di richiesta, ove attesta:
–
il modello e il numero di targa dell’autovettura utilizzata;
–
di essere in possesso di patente di guida valida a tutti gli effetti;
–
gli estremi della polizza assicurativa RC auto del mezzo utilizzato;
–
che il veicolo utilizzato è perfettamente in regola con le norme previste dal Codice
della strada;
–
di sollevare l'Amministrazione da ogni responsabilità per eventuali danni a persone e
a cose.
Al dipendente, a cui è stato autorizzato il rimborso delle spese di viaggio, sarà corrisposto un
indennizzo pari alla somma che avrebbe speso ove fosse ricorso ai trasporti pubblici.
Qualora più dipendenti afferenti alla stessa Struttura partecipino ad un medesimo evento
formativo, verrà autorizzato solo un rimborso spese di viaggio.
FORMAZIONE SUL CAMPO (FSC)
Formazione che utilizza, per l’apprendimento, le strutture sanitarie, le competenze dei
diversi professionisti impegnati nelle attività lavorative e, non da ultimo, le occasioni di
lavoro. È un’attività di riflessione, supervisione e ricerca che scaturisce direttamente dalla
pratica professionale e dai problemi particolari di ogni contesto di lavoro in grado di
contribuire, in maniera
importante, ad un incremento innovativo di conoscenze e competenze finalizzato a
modificare gli aspetti della pratica professionale. L’obiettivo di questa tipologia formativa è
quello di dare spazio alle occasioni formative e di crescita professionale che possono essere
realizzate sul “posto di lavoro” e che pertanto esulano da quelle classicamente residenziali,
quali corsi, conferenze, seminari, convegni. Bisogna ricordare che il contesto lavorativo non
è necessariamente un contesto di apprendimento; per evitare che l’apprendimento “sul
campo” sia casuale o puramente organizzativo si deve costruire un progetto, prima tappa del
percorso necessario a trasformare una pratica in evento formativo. Di qui l’importanza di
un’attenta progettazione che sappia cogliere il meglio dalle varie tipologie di FSC possibili e
tenga conto di tutte le implicazioni in termini di ricaduta formativa e organizzativa.
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A tal fine si indicano alcune caratteristiche che questo tipo di formazione deve possedere
per essere accreditata ECM-CPD:
- accrescere competenze specifiche nell’ambito del ruolo dell’operatore;
- essere un’attività non riconducibile ai normali compiti istituzionali e puramente
organizzativa;
- dimostrare di apportare cambiamenti alla realtà lavorativa.
Formazione interna. La progettazione avviene coinvolgendo il RS previsto nel gruppo di
progetto che è anche responsabile della individuazione dei partecipanti.
In fase di erogazione riunioni con meno del 60% dei partecipanti previsti, non sono ritenute
valide ai fini dell’accreditamento ECM-CPD.
Il personale dipendente che partecipa alle attività di FSC interna è considerato in servizio e
la presenza viene rilevata esclusivamente attraverso la firma apposta sul Registro firme.
Non sono autorizzabili firme a posteriori. Ai fini del riconoscimento delle ore di formazione è
indispensabile che il registro firme venga recapitato in originale entro e non oltre le 24 ore
lavorative dall’espletamento della riunione. La relazione di ogni riunione di FSC viene redatta
su carta intestata della struttura committente e firmata dal RS. Deve essere recapitata in
originale entro e non oltre 7 giorni lavorativi dall’espletamento della riunione.
Formazione esterna. Valgono le stesse regole della FR.
Spese rimborsabili. Valgono le stesse regole della FR.
FORMAZIONE A DISTANZA (FAD)
Metodologia formativa che consente di partecipare ad un insieme di attività formative
strutturate in modo da favorire un apprendimento autonomo e personalizzato, discontinuo
nel tempo e nello spazio, svincolato dai limiti imposti dalla presenza fisica e temporale della
formazione residenziale, sfruttando anche la rete internet. La FAD si può conciliare,
all’interno dello stesso percorso formativo, con una formazione classica di tipo residenziale o
sul campo. Si parla in questo caso di approccio “blended” o “misto” o FAD “integrata”.
Formazione interna. Il portale Policlinico San Matteo Education offre corsi di formazione
FAD accessibili dalla intranet aziendale e via web. La Fondazione investe in un corso FAD
se è rivolto almeno a 200 dipendenti e le tematiche sono trasversali con una validità di
contenuto di almeno 12-24 mesi, salvo aggiornamenti in itinere.
L’acquisizione dei crediti ECM-CPD può avvenire solo dopo l’avvenuta comunicazione
dell’avvio del corso da parte della SFS.
La fruizione dei corsi FAD non dà luogo al riconoscimento di ore formative.
Gli amministratori della piattaforma forniscono la cronologia e la durata dei collegamenti fatti
da ogni singolo utente.
Può essere previsto l’accesso da parte di utenti esterni alla Fondazione, a pagamento.
Formazione esterna. Il dipendente può usufruire dei corsi FAD messi a disposizione su di
un portale web. A conclusione del corso FAD il dipendente trasmette alla SFS l’attestato con
i crediti ECM per la sua registrazione sul portale My Aliseo.
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Spese rimborsabili
Non è previsto alcun rimborso.
Art. 7
Situazioni particolari
DIPENDENTI IN PART TIME
L’accesso alla Formazione interna del personale con contratto a part-time è regolamentato
in modo che le ore di formazione coincidano con l’orario di lavoro. Il Responsabile adatterà
l’orario di lavoro in modo che questo coincida con l’orario di formazione tenuta in debito
conto la salvaguardia delle necessità clinico assistenziali.
DIPENDENTI DIMISSIONARI E PENSIONANDI
I dipendenti che hanno presentato il preavviso di dimissione o che verranno posti in
quiescenza entro l’anno solare di riferimento, sono esclusi dalla possibilità di partecipare a
FR e FSC interna.
Gli stessi sono esclusi dalla fruizione di rimborsi spesa per la Formazione esterna che
preveda l’esecuzione o il termine oltre la data di dimissioni o di quiescenza.
UDITORI
Alla Formazione interna possono accedere, in qualità di uditori, gli iscritti alle scuole di
specializzazione e/o il personale di ricerca della Fondazione in numero e con modalità di
volta in volta concordate tra il RS dell’evento ed il Responsabile della SFS. Agli uditori non
viene rilasciato alcun attestato.
Art. 8
Aula Informatica
E’ gestita dalla SFS. L'Aula è dotata di 12 postazioni PC ed ha una capacità nominale di 12
partecipanti. Per capacità nominale si intende il numero di postazioni ottimali per una
corretta fruizione e per l’utilizzo di strumentazione informatica. In ogni caso per motivi di
sicurezza l’aula non può contenere più di 24 persone.
L’accesso all’Aula è prioritariamente riservato ai dipendenti della Fondazione. E’ possibile
l’accesso per gli studenti dei corsi di Laurea in materie sanitarie, previa autorizzazione e
accordi da parte della SFS. La richiesta di utilizzo dell’Aula deve essere inviata alla mail
istituzionale della SFS che ne verifica l’effettiva disponibilità e ne effettua la prenotazione.
L’orario di apertura dell’Aula è stabilito dal RSFS sulla base delle esigenze organizzative
della Struttura stessa. L'apertura, la chiusura e la preparazione dell’Aula sono a cura
esclusivamente del personale afferente alla SFS.
L’utente del PC si assume la responsabilità del corretto utilizzo, in particolare impegnandosi
a salvaguardarne la funzionalità e ad utilizzarlo esclusivamente per attività istituzionali.
Qualsiasi anomalia o malfunzionamento (hardware e/o software) deve essere
tempestivamente segnalata direttamente alla SFS. Gli utenti dei PC risponderanno dei danni
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o dell’uso improprio degli stessi. Le operazioni illecite o improprie saranno sanzionate
disciplinarmente.
I programmi installati sono solo quelli regolarmente acquistati dalla Fondazione. Pertanto é
vietata qualunque installazione di software esterni, la modifica delle impostazioni, la copia o
cancellazione di programmi presenti. E’ altresì vietata la navigazione su siti che esulano
dall’attività didattica. Tutte le utenze vengono registrate e pertanto è possibile risalire al
responsabile delle eventuali irregolarità nell’utilizzo della navigazione su Internet.
I documenti di lavoro devono essere salvati solo sul desktop. A conclusione della seduta di
lavoro si potrà salvare i lavori su pen driver, di proprietà dell’utente.
L’aula può essere utilizzata per corsi di Laurea o Master non sanitari a fronte di un rimborso
oneroso per l’utilizzo delle attrezzature e manutenzione dell’aula.
Art. 9
My Aliseo formazione
My Aliseo è lo strumento che, in ogni momento e in autonomia, consente al personale
dipendente di visualizzare e stampare le informazioni relative al cartellino mensile di
presenza/assenza in servizio, al cedolino stipendiale, al modello CUD e di inoltrare le
richieste di diversi giustificativi d'assenza eliminando il modulo di richiesta cartaceo. In My
Aliseo alcune sezioni sono dedicate alla Formazione e gestite, in termini di abilitazione e
autorizzazione agli accessi, dalla SFS.
Gli attestati relativi alla Formazione interna (FR, FSC, FAD) dei dipendenti ospedalieri ed
universitari convenzionati sono direttamente reperibili in My Aliseo e pertanto non vengono
distribuiti in formato cartaceo.
Nel Curriculum Formativo possono essere registrati solo gli attestati relativi alla Formazione
esterna per cui è stata effettuata regolare richiesta alla SFS oppure quelli con i crediti ECM.
Non è possibile la registrazione di altre attività.
Il Curriculum Formativo è stampabile in .pdf ed è un documento ufficiale da allegare al CV
professionale e da inserire nel fascicolo personale del dipendente.
Art. 10
Sponsorizzazione
Per quanto riguarda le sponsorizzazioni si precisa che i termini, le condizioni e gli scopi dei
contributi degli sponsor devono essere documentati da apposito contratto sottoscritto dalla
Fondazione e dallo sponsor. Il RS è quindi tenuto a definire e a richiedere allo sponsor una
proposta di sponsorizzazione conforme a quanto previsto dalla normativa cogente di
accreditamento nazionale/regionale.
La proposta sopracitata sarà inviata alla SFS che si occuperà della deliberazione e del
relativo contratto di approvazione di sponsorizzazione.
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Art. 11
Disposizioni finali
Ogni disposizione interna in contrasto con il presente regolamento si intende
automaticamente abrogata.
Per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente regolamento si rimanda alla
normativa vigente in materia.
Art. 12
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il primo giorno successivo all’intervenuta esecutività
della determina di adozione del regolamento stesso.
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