Comments
Description
Transcript
slide coge aprile 2012 - ASA FO-CE
Progetto Coge Situazione generale al 31 gennaio 2012 Premessa Il progetto di definizione di un modello di controllo di gestione e rifacimento del D.I. 44/2001 nasce da precise indicazioni contenute negli atti di indirizzo di questo Ministero per l’anno 2010, 2011 e 2012 e dalla necessaria attività di ripristino del corretto andamento di bilancio delle Istituzioni Scolastiche, nonché da un necessario allineamento con le normative più recenti. A tal fine nel novembre del 2010 il Capo Dipartimento prof. Giovanni Biondi, in accordo con il Direttore Generale del Bilancio dott. Marco Filisetti, ha avviato il gruppo di lavoro CoGe a cui stanno partecipando 100 scuole e con cui hanno fino ad ora interagito ben oltre 2700 scuole d’Italia. La selezione del campione di scuole è stata fatta considerando i bilanci scolastici, la copertura per indirizzi e la volontarietà della partecipazione all’iniziativa. Il particolare dinamismo delle scuole del gruppo di lavoro è stato fattore propulsivo fondamentale per raggiungere i primi obiettivi nei tempi stabiliti e con risultati positivi. MIUR - DGPFB - Uff. II 2 Contenuti Il progetto ha come compito: riscrivere il decreto di contabilità delle scuole ridefinire il piano dei conti attivare meccanismi e progetti di fund raising avviare una serie di progetti che potessero abilitare nuovi meccanismi di gestione abilitare accordi quadro a favore delle scuole ridefinire e riprogrammare i software che le scuole utilizzano per le loro attività Attivare meccanismi di controllo di gestione Abilitare processi di contenimento della spesa Aumentare l’efficacia organizzativa tramite strumenti di innovazione nel rispetto della legge sull’automazione nella pubblica amministrazione Il progetto prevede la conclusione dei lavori a fine 2013. MIUR - DGPFB - Uff. II 3 Attività propedeutiche Prima di avviare il progetto è stata condotta un’analisi sui bilanci delle scuole e sono state effettuate una serie di visite presso le scuole per comprendere i bisogni ed individuare le problematiche. Sono state visitate nel periodo gennaio 2010 – ottobre 2010 oltre 100 scuole per definire una mappa di temi ed una scaletta di priorità che fossero una buona base per l’avvio del progetto. MIUR - DGPFB - Uff. II 4 Problematiche emerse PREVISIONE E PROGRAMMAZIONE • Tempi di programmazione dell’offerta formativa non rispettati • Ritardi nella definizione del programma annuale • Programmazione dei progetti solo tra gennaio e giugno • Assenza di istruzioni operative per il corretto utilizzo delle voci di entrata e di spesa • Assenza di regole e di una tassonomia standard per la determinazione dei progetti (esempio: Progetto FIS). PROGRAMMAZIONE NON ADEGUATA RISPETTO AGLI OBIETTIVI FORMATIVI PREVISIONE NON ADERENTE AGLI OBIETTIVI DI CONTROLLO Problematiche emerse REGISTRAZIONE E CONSUNTIVAZIONE • Assenza di regole e di istruzioni per la registrazione delle voci di spesa • Utilizzo non appropriato dei residui attivi relativi ad esercizi precedenti: si tratta di crediti difficilmente incassabili • Difficoltà delle scuole di monitorare le voci di entrata; non esiste infatti uno strumento ad hoc e le scuole hanno risolto utilizzando un modello xls • Difficoltà di utilizzo degli strumenti: in particolare, la struttura del Piano dei Conti da una parte, non è pienamente aderente alle esigenze di registrazione delle scuole, dall’altra non agevola il monitoraggio del MIUR DISOMOGENEITÀ DELLE REGISTRAZIONI CONTABILI INADEGUATEZZA DEGLI STRUMENTI DISPONIBILI Problematiche emerse MONITORAGGIO E CONTROLLO • Difficoltà di monitoraggio delle spese a causa della disomogeneità delle registrazioni contabili • Difficoltà di monitoraggio dei progetti sia per la disomogeneità di allocazione delle spese sugli stessi sia per l’assenza di una tassonomia standard IMPOSSIBILITÀ DI EFFETTUARE UN CONTROLLO COMPLETO ED EFFICACE I tre piani del bilancio Piano finanziario • Programmazione delle attività • Individuazione dei fondi necessari Piano economico • Definizione del bilancio di previsione e delle risorse disponibili • Gestione del piano di attuazione Piano contabile • Gestione della contabilità e delle scritture contabili • Gestione del cash flow MIUR - DGPFB - Uff. II 8 Opportunità Piano finanziario La Scuola che Serve Piano economico/ contabile Cash flow La Scuola che posso fare MIUR - DGPFB - Uff. II La Scuola che c’è 9 Opportunità guida Piano finanziario Piano economico/ contabile Cash flow abilita gestisce MIUR - DGPFB - Uff. II 10 Opportunità Piano finanziario Piano economico / contabile Il DSGA garantisce tramite la corretta redazione del PA il piano contabile seguendo le linee del piano economico Cash flow Il DS garantisce tramite la corretta redazione del POF il piano finanziario ed indica le linee per il piano economico Entrambi determinano per competenza l’andamento del cash flow MIUR - DGPFB - Uff. II 11 Moduli progettuali • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – – Nuovo DI 44 Nuovo piano dei conti • – – – – – – – – – Rinnovo decennale Circolare operativa Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale e Buone prassi Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – – – – – – Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software Sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • Convenzioni assicurative – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo Ismea Accordo ABI Cruscotto CoGe Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 12 Il punto da considerare DEBABELIZZARE I LINGUAGGI CONTABILI Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo DI 44 – • • – Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Progetti di fund raising • • • • • • Nuovo piano dei conti • – – – – – – – – – – – – – Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • Convenzioni assicurative – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 14 Obiettivi del lavoro Analisi di stato corrente Necessità scuola Quadro normativo NUOVO MODELLO DI CONTABILITÀ Legge 196/2009 (Budget, PdC, Consuntivo) Necessità MIUR D.Lgs 150/2009 Il nuovo modello contabile deve assicurare l’omogeneità delle registrazioni contabili Cedolino Unico SCHEDE DI CONTROLLO La completezza e l’omogeneità dei dati contabili consente la costruzione di schede di controllo REPORTISTICA MULTILIVELLO È quindi possibile costruire dei modelli di reportistica a vari livelli di dettaglio Linee guida dell’intervento Fasi PREVISIONE E PROGRAMMAZIONE REGISTRAZIONE CONTABILE Previsione organica e pluriennale dell’offerta formativa e quantificazione delle risorse necessarie. Criteri univoci di contabilizzazione, che permettano una corretta lettura dei dati da diverse viste (natura e destinazione). CONSUNTIVAZIONE Elementi OBIETTIVI TEMPI STRUMENTI Redazione POF entro giugno anno precedente; redazione bilancio di previsione entro ottobre. Entrate accertate SOLO se documentate (notifica, delibera, etc). Revisione tassonomia dei progetti. Regolamento di contabilità Bilancio di previsione triennale di competenza Manuale contabile Dati confrontabili con la previsione, univoci e certi, al fine anche del calcolo dei costi standard. Definizione set di indicatori sia di costo che di ricaduta. Approvazione consuntivo entro febbraio esercizio successivo ; redazione bilancio periodico di verifica a metà anno. Bilancio consuntivo Piano dei conti Relazione esplicativa in merito a scostamenti e dettaglio di alcune voci di bilancio. Output previsti CRITICITÀ • Difficoltà delle scuole di monitorare la destinazione delle voci di entrata; non esiste infatti uno strumento ad hoc e le scuole hanno risolto utilizzando un modello xls • Difficoltà di utilizzo degli strumenti: in particolare, l’architettura dei modelli non è aderente da una parte alle necessità di programmazione e registrazione delle scuole, dall’altra non agevola il monitoraggio dei flussi di spesa da parte del MIUR • Difficoltà di monitoraggio e controllo dei livelli di spesa delle scuole, sia a livello di sintesi, sia a livello di dettaglio SOLUZIONE PROGETTAZIONE DI STRUMENTI ADEGUATI AI FABBISOGNI DELLE SCUOLE E ADERENTI AGLI OBIETTIVI DI CONTROLLO DEL MIUR PROGETTAZIONE DI SCHEDE DI CONTROLLO CHE CONSENTANO DI EFFETTUARE ANALISI SIA DI SINTESI CHE DI DETTAGLIO OUTPUT • • • • nuova struttura contabile modello di budget modello di consuntivazione piano dei conti • schede di controllo • reportistica multilivello Definizione del processo Il lavoro di progettazione del sistema di contabilità analitica gestionale è partito da una valutazione dell’attuale macro processo amministrativo contabile. L’obiettivo di fondo in questa fase del lavoro è di non apportare modifiche sostanziali al macro processo, ma accorgimenti necessari da una parte all’ottimizzazione delle attività operative, dall’altra al corretto utilizzo degli strumenti, che verranno descritti nel prossimo capitolo. Inoltre non verranno apportate modifiche né alla tempistica di riferimento né alle responsabilità degli attori coinvolti. Il lavoro si è focalizzato quindi sulle macro fasi principali: 1. Processo di previsione e programmazione 2. Processo di registrazione e consuntivazione 3. Processo di analisi degli scostamenti 4. Processo di monitoraggio e controllo Architettura generale linee guida Sulla scorta delle esigenze del MIUR, delle scuole e dei principi dettati dalla normativa di riferimento si sono individuate le linee guida progettuali: Programmazione strategica pluriennale partendo dal dato oggettivo che le entrate Ministeriali sono date; di conseguenza è necessario orientare le scuole alla ottimizzazione delle risorse disponibili e alla ricerca di nuove fonti di finanziamento. Esigenza di portare le scuole ad un bilancio annuale di cassa, quindi definizione di un processo graduale per supportare le Istituzioni Scolastiche al perseguimento di questo obiettivo. Esigenza di un monitoraggio puntuale dei flussi di spesa e delle entrate corrispondenti per favorire l’eliminazione dei residui. Obiettivo di uniformare le modalità di registrazione dei dati per rendere confrontabili i bilanci delle Istituzioni Scolastiche; Dotare le Istituzioni Scolastiche di strumenti per l’applicazione dei principi sopra descritti. OBIETTIVI 1. 2. 3. PROGRAMMARE IN MANIERA EFFICIENTE ALLOCARE CORRETTAMENTE ENTRATE E SPESE REPORT LEGGIBILI E CONFRONTABILI MIUR - DGPFB - Uff. II 19 Architettura generale impulsi normativi I nuovi modelli sono stati progettati tenendo conto delle esigenze delle scuole e del MIUR ma anche considerando le innovazioni e gli impulsi derivanti dal contesto normativo. Nella progettazione dei nuovi modelli si è tenuto conto in particolar modo dei seguenti punti chiave: Legge 196/2009 Legge 150 / 2009 Cedolino Unico Introduzione di una pianificazione pluriennale Adozione di regole contabili uniformi e comune piano dei conti integrato per consentire il consolidamento e il monitoraggio dei dati; Adozione di schemi di bilancio articolati in missioni e programmi Classificazione delle entrate e delle spese in “correnti” e “per investimento” • Definire i risultati della PA a fronte di trasparenti e chiare oggettivazioni • La definizione di criteri univoci di contabilizzazione delle voci di bilancio e l’obiettivo di assicurare, tramite una struttura coerente, l’omogeneità dei dati, rappresentano i primi passi verso la costruzione di indicatori oggettivi, misurabili e confrontabili. • Snellire i processi di pagamento del personale nelle scuole • Fare sinergia sulle strutture presenti Architettura generale metodologia La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue: Registrazione per natura della transazione Il processo di rilevazione contabile prevede come primo passo l’identificazione della fonte delle entrate e della natura delle spese; in un secondo momento, all’atto della registrazione verrà richiesta la rilevazione della destinazione. Nuovo Piano dei Conti Report per natura o per destinazione Nuovo modello di Budget Visualizzazione della natura o della destinazione della transazione. Il processo di costruzione dei report di previsione in genere parte dalla destinazione (progetti, attività), in fase di consuntivazione dalla natura. Nuovo modello di Consuntivazione Architettura generale metodologia Previsione – Budget e Bilancio di Previsione Il nuovo Piano dei Conti prevede l’introduzione di livelli omogenei di registrazione contabile, definendo il principio che a guidare è la tipologia di fonte per le entrate e di natura per le spese. Registrazione contabile – Piano dei Conti I modelli di previsione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese. Il Modello di Budget è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese. Il Bilancio di Previsione è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese. Consuntivazione – Conto Consuntivo e Rendiconto I modelli di consuntivazione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese, e sono collegati automaticamente con il Piano dei Conti. Il Conto Consuntivo è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese (vedi Bilancio di Previsione). Il Rendiconto è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese (vedi Budget). Architettura generale metodologia Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura. FONTE / NATURA DESTINAZIONE IMPUTAZIONE La prima dimensione è rappresentata dalla fonte per quanto concerne le entrate e la natura per le spese. La struttura della dimensione fonte / natura è organizzata su quattro livelli La seconda dimensione è rappresentata dalla destinazione delle entrate e delle spese; la struttura di tale dimensione è organizzata su tre livelli. La terza dimensione è invece caratteristica soltanto di quelle scuole che presentano situazioni particolari, come gli Istituti Comprensivi; tale dimensione consente di individuare il centro d’imputazione non coincidente con l’intera Istituzione Scolastica L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio, di monitorare la gestione per scuola. Flusso documentale Le modifiche apportate agli strumenti utilizzati e al flusso documentale sono numerose; molte modifiche dipendono in maniera sostanziale dalla nuova architettura del modello contabile. Le innovazioni di maggiore rilievo possono essere così sintetizzate: 1. 2. 3. 4. 5. 6. eliminazione modello E: la nuova architettura e il nuovo Programma Annuale consentiranno in automatico una vista relativa alla natura delle spese previste; introduzione modello A1: strumento necessario alla macro previsione delle entrate per tipologia di destinazione e di conseguenza alla individuazione di un tetto di spesa; ristrutturazione del modello A: il nuovo Programma Annuale avrà una doppia vista: per destinazione (A2 - budget) e per natura (A3 – bilancio di previsione) ristrutturazione Piano dei Conti: revisione della struttura del Piano dei Conti con l’introduzione di livelli di registrazione omogenei e coerenti; revisione dei collegamenti tra il Piano dei Conti e il Conto Consuntivo: le registrazioni contabili dovranno essere collegate automaticamente al Conto Consuntivo; ristrutturazione del Conto Consuntivo: revisione delle struttura del modello con visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese. Flusso documentale In particolar modo, gli strumenti modificati afferiscono alle tre fasi di previsione, registrazione contabile e consuntivazione. previsione registrazione MODELLO A1 PIANO DEI CONTI MODELLO B MODELLO C MODELLO A2 MODELLO A3 consuntivazione MODELLO H MODELLO I Strumenti di Previsione introduzione Oggi le scuole, in fase di previsione, compilano n modelli B in relazione al numero di attività e progetti; inoltre redigono il modello C, con l’obiettivo di prevedere la situazione amministrativa di fine esercizio. Tali dati successivamente vengono aggregati nel modello A. Compilazione schede illustrative per progetti e attività Aggregazione degli n modelli B e del modello C nel Programma Annuale Scheda illustrativa MODELLO B Descrizione delle entrate per fonte Descrizione delle spese per natura Programma Annuale MODELLO A Previsione della chiusura di cassa, e della situazione dei residui Situazione amm.va presunta MODELLO C Descrizione delle entrate per fonte Descrizione delle spese per natura e per destinazione Strumenti di Previsione nuovo schema logico Il nuovo modello di previsione mira a rappresentare in maniera completa le attività di programmazione delle scuole. Lo schema logico per la formazione del budget e del bilancio di previsione è il seguente: Compilazione singole schede illustrative per tipologia di destinazione Modello A1 Macro previsione Nuovo Modello B Attività di previsione a livello macro Aggregazione dei dati delle singole schede nel budget (visione prevalente per destinazione) e nel bilancio di previsione (visione prevalente per natura) Modello A2 Scheda di previsione per attività (B1) Budget Scheda di previsione per progetto (B2) Scheda di previsione per gestione economica (B3) MODELLO C Verifica della situazione amministrativa PROGRAMMA ANNUALE DB Modello A3 Bilancio di previsione Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • – – – – – – – • • – • • • • • • Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Progetti di fund raising – – – – – Convenzioni assicurative Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 28 La struttura formale del Piano Il Piano delle destinazioni rappresenta la tassonomia che esprime in modo completo e strutturato tutte le attività che la scuola pone in essere al fine di comporre la propria peculiare offerta formativa. Istituzione scolastica liv. vincolato Classificazione attività e progetti comune a tutte le istituzioni scolastiche liv. libero Attività e progetti peculiari di ogni Istituzione scolastica Il piano è costruito su tre livelli di cui i primi due rigidi, definiti a livello ministeriale. Il terzo livello è invece libero e definito direttamente dalla Istituzione scolastica che, in tal modo, articola tutte le proprie attività (formative, didattiche, progettuali, ecc.) in piena autonomia La definizione delle entità del piano liv. libero liv. vincolato La struttura del Piano è di tipo gerarchico, il che significa che ogni livello rappresenta il dettaglio del livello immediatamente superiore liv. 1 Tipologia liv. 2 Ambito liv. 3 Attività specifica Al primo livello si distingue tra la tipologia di attività che l’Istituzione attua (in prima analisi è possibile ad esempio distinguere tra attività didattiche e formative, progettuali, amministrative) Al secondo livello le tipologie di attività sono a loro volta scomposte al fine di definire in modo più chiaro l’ambito di riferimento. In questo modo, ad esempio, l’attività didattica potrà essere scomposta in insegnamenti umanistici, scientifici, espressivi, ecc. Al terzo livello le Istituzioni scolastiche possono definire le specifiche attività o progetti che vogliono attivare al fine di perseguire gli obiettivi istituzionali, secondo il loro specifico indirizzo, storia, posizione territoriale, ecc Dal POF al Piano delle destinazioni Il piano delle destinazioni di un Istituto scolastico è desumibile direttamente dal Piano di Offerta Formativa (POF) Istituzione scolastica liv. libero Scheda 1 Piano offerta formativa Scheda 2 Scheda 3 Scheda n.. I docenti rappresentano tutte le attività che intendono svolgere nell’anno compilando, per ognuna di queste, una scheda descrittiva del POF (in cui indicano gli obiettivi delle attività, i tempi, le modalità di svolgimento e strumenti necessari) fornendo gli input necessari per l’alimentazione del livello più basso del Piano. La relazione con il piano dei conti Oltre a rappresentare la traduzione operativa della pianificazione strategica scolastica, il piano delle destinazioni è anche uno strumento di pianificazione contabile e finanziaria Piano delle destinazioni Piano dei conti voce Previsioni di entrate s. conto voce voce voce s. conto s. conto conto s. conto s. conto Scheda del POF (definizione qualitativa uscite) s. conto conto USCITE Attività specifica 1 s. conto ENTRATE voce All’inizio dell’anno scolastico il DSGA deve effettuare una previsione delle entrate per l’anno finanziario successivo. Tali entrate vengono destinate sulle attività specifiche indicate nel POF in misura sufficiente alla copertura delle spese previste (desumibili dalle informazioni qualitative) La seconda dimensione di analisi Le informazioni relative alla struttura delle destinazioni contenute nel Piano non è da sola sufficiente a rappresentare la complessità di molte Istituzioni scolastiche, che operano con più ordini di scuole all’interno Dimensione 1 Istituzione scolastica Tipologia Ambito Att. specifica Dimensione 2 Cod. meccanografico Ordine Istituzione scolastica Tipo Istituto Associando alle attività specifiche il codice meccanografico in qualità di attributo, si raddoppiano le dimensioni di analisi, contribuendo ad una migliore rappresentazione delle Istituzioni scolastiche Una proposta di impostazione generale Una soluzione possibile è quella di distinguere al primo livello del Piano tra attività didattiche e formative, progetti e attività amministrative e di funzionamento, ove far confluire tutti i costi generali non attribuibili direttamente ad altre attività o progetti specifici Il modello di funzionamento Il vantaggio di separare il funzionamento dalle attività didattiche e progettuali è soprattutto nelle possibilità di ricomposizione delle entrate ed uscite in alcune viste di interesse. La struttura è inoltre propedeutica alla costruzione di un sistema di driver che allochi le spese generali e di funzionamento sulle specifiche entità del piano Il «tracciato record» Stante quanto sviluppato nelle slide precedenti, il risultato finale della corretta pianificazione attraverso l’alimentazione delle destinazione collegate al piano dei conti può essere così concettualizzata PIANIFICAZIONE Definizione piano entità Entrate previste Definiz. tipologia Definiz. ambito Definiz. att. spec. REGISTRAZIONE Indicaz. cod.mecc. Spese previste Entrate realizzate Spese sostenute Definizione destinazione REGISTRAZIONE PIANIFICAZIONE Definizion e piano entità Entrate previste 100 Attività didattica Ambito umanistico cod.mecc. Italiano ANIC41201 Q Spese previste 100 Entrate realizzate 90 Spese sostenute 90 Definizione destinazione La principale innovazione rispetto la situazione attuale è la relazione definita tra le entrate specifiche e le rispettive uscite finanziate da queste Grandezze di previsione e di consuntivo Una attenzione particolare merita la modalità di trattamento degli eventuali scostamenti tra le grandezze di previsione e quelle registrate in fase di gestione AS IS Preventivo Entrate 100 Consuntivo Entrate 80 Entrate 100 Entrate 80 TO BE Preventivo Entrate 100 Oggi quando in fase di registrazione si rileva uno scostamento rispetto alla pianificazione si procede ad una variazione di rettifica della pianificazione. Il risultato è il pareggio tra le somme pianificate e quelle registrazione ma senza un’informazione immediata circa l’effettivo raggiungimento degli obiettivi di gestione pianificati Consuntivo Monitoraggio Entrate 80 Entrate -20 Una impostazione più corretta non prevede la possibilità di agire in modifica alla pianificazione effettuata. Al contrario è necessario porre in evidenza gli scostamenti rilevati ai fini di abilitare una corretta analisi della gestione Schema di funzionamento della pianificazione Di seguito è possibile apprezzare lo schema logico del flusso di pianificazione delle entrate previste. Tale processo si chiude quando tutte le entrate sono state pianificate nel dettaglio Fase di “previsione” Previsione entrate Scelta destinazione e attribuzione cod. meccanogr. Allocazione delle entrate su spese per natura Voce di spesa 1 100 entrata 1 Voce di spesa 2 50 entrata 1 Voce di spesa 1 75 entrata 1 Voce di spesa 2 75 entrata 1 Voce di spesa 1 80 entrata 1 Voce di spesa 2 70 entrata 1 Voce di spesa 1 70 50 entrata 1 20 entrata 2 Voce di spesa 2 180 entrata 2 TOTALE PREVISTO 700 Italiano - cod. mecc. 1 Voce di entrata 1 500 Voce di entrata 2 200 TOTALE PREVISTO Finanziato da: Italiano - cod. mecc. 2 Progetto X - cod. mecc 1 700 Progetto Y - cod. mecc 2 Il legame tra entrate ed uscite Di seguito è riportata l’esposizione dei legami tra entrate ed uscite derivanti dallo schema logico di funzionamento mostrato nella precedente slide Quadro di dettaglio delle entrate pianificate Quadro di dettaglio delle entità Quadro di dettaglio delle uscite pianificate Entità di destinazione cod. meccanografico Entrata 1 Entrata 2 Altre spese di personale Carta canc. e stampati Italiano AA 25 150 0 100 50 Italiano AA 32 150 0 75 75 Progetto X AA 25 150 0 80 70 Progetto Y AA 32 50 200 70 180 500 200 325 375 Totale Totale spesa complessiva pianificata 700 700 Schema di funzionamento della gestione Di seguito si espone lo schema logico del flusso di gestione della finanze delle Istituzioni scolastiche. Tale processo si chiude con la liquidazione dei fornitori, a fronte degli impegni presi Fase di “registrazione” Accertamento delle entrate Incasso Ripartizione degli incassi e formulazione impegni Voce di spesa 1 50 Voce di spesa 2 50 Voce di spesa 1 25 Voce di spesa 2 Pagamento 75 Fornitore 1 75 200 Fornitore 2 Voce di spesa 1 80 80 Fornitore 3 Voce di spesa 2 70 Voce di spesa 1 70 70 Fornitore 4 Voce di spesa 2 80 Totale 500 Italiano - cod. mecc. 1 Italiano - cod. mecc. 2 Voce di entrata 1 400 400 Voce di entrata 2 200 100 Totale 600 Progetto X - cod. mecc 1 500 Progetto Y - cod. mecc 2 425 La fase di consuntivazione A questo punto in fase di consuntivazione sarà possibile effettuare un’analisi della gestione focalizzando l’attenzione sugli scostamenti rilevati per ogni dimensione di analisi definita e per tutti i codici meccanografici Valutazione residui analisi scostamenti Entrate Previsto analisi scostamenti Accertato analisi legami Uscite Previsto analisi scostamenti analisi scostamenti Incassato analisi legami analisi scostamenti Impegnato analisi scostamenti Pagato Valutazione residui Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti – • • • • • • • Aziende speciali – – – – – – – – Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising – – – – – Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 42 Premessa Durante la fase di analisi del processo amministrativo contabile scolastico e nella successiva attività di revisione dello stesso sono stati rilevati alcuni punti di attenzione relativi alla gestione delle aziende agrarie della scuole Esistenza di «diseconomica» Punti di attenzione aziende con una gestione Difficoltà a livello centrale di operare un controllo dei risultati di gestione Cattiva interpretazione regolamento contabile dei principi dettati dal Confusione tra le scritture contabili scolastiche e quelle aziendali Obiettivi Definire: Gli elementi che costituiscono i punti di relazione tra scuola ed azienda Le regole di pianificazione economica ed operativa delle attività aziendali nel rispetto di una conduzione economica e le relazioni con l’attività programmatica della scuola Le regole di tenuta delle scritture contabili della scuola e dell’azienda e le relative regole di registrazione Le modalità di movimentazione del piano delle destinazioni in relazioni ai flussi finanziari tra azienda e scuola La scuola e le gestioni economiche AZIENDA AGRARIA O SPECIALE VENDITA BENI E SERVIZI A FAVORE DI TERZI GESTIONE DI CONVITTI ANNESSI Rendimento economico Criteri di gestione Economicità Efficacia Efficienza Separazione della contabilità da quella scolastica Soddisfacimento esigenze pratiche e dimostrative didattiche Il D.I. 44 prevede che la scuola possa porre in essere alcune gestioni economiche separate, tenute secondo definiti criteri generali Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (1/4) Comma 8 Comma 5 Comma 2 Relativamente alle aziende agrarie e speciali il D.I. 44, nel articolo 20, espone alcuni importanti concetti La predetta gestione deve essere condotta secondo criteri di rendimento economico, di efficacia, efficienza e di economicità, pur soddisfacendo alle esigenze pratiche e dimostrative con particolare riferimento all'insegnamento di tecniche della gestione aziendale e della contabilità agraria. Al fine di non compromettere il perseguimento dei criteri di gestione di cui al comma 2 l'attività didattica, che può riferirsi a tutte le attività produttive dell'azienda, si svolge, di norma, su una superficie limitata dell'azienda stessa, predeterminata dal dirigente … ... Qualora la perdita di gestione sia dovuta a cause permanenti o non rimuovibili e non sia possibile un ridimensionamento strutturale dell'azienda, il consiglio di istituto ne dispone la chiusura, con la destinazione delle necessarie attrezzature alle attività didattiche. Prevalenza del criterio di economicità della gestione sulle esigenze pratiche e dimostrative didattiche Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (2/4) Comma 1 La gestione dell'azienda … costituisce una specifica attività del programma annuale, della quale il programma stesso indica riassuntivamente le entrate, le spese … e le modalità di copertura dell'eventuale disavanzo. Comma 3 L’articolo 20 descrive inoltre come le attività dell’azienda debbano essere esposte all’interno dei documenti programmatici scolastici La relazione … deve indicare … le attività didattiche che possono svolgersi con l'utilizzazione delle superfici e delle risorse umane e strumentali dell'azienda, con i relativi costi; le entrate e le spese complessive che l'azienda prevede rispettivamente di riscuotere e sostenere e, qualora non sia possibile prevedere il pareggio, le risorse finanziarie tratte dagli appositi accantonamenti dell'azienda o dall'eventuale avanzo di amministrazione, secondo quanto previsto dal comma 8, dell'istituzione scolastica necessarie per conseguirlo. La dimostrazione delle entrate e delle spese è resa nella scheda illustrativa finanziaria … In fase di programmazione le attività dell’azienda agraria sono evidenziate nella relazione del programma annuale, e in una apposita scheda illustrativa finanziaria Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (3/4) Comma 7 Le scritture contabili dell'azienda sono distinte da quelle dell'istituzione scolastica e sono tenute con il metodo della partita doppia e con i registri e libri ausiliari che si rendono necessari. Comma 9 Il rendiconto dell'azienda deve dare la dimostrazione della gestione finanziaria, nonché dei risultati economici conseguiti nell'anno. Il rendiconto si compone dello stato patrimoniale e del conto economico Comma 3 Particolare attenzione viene data anche alle problematiche relative alla tenuta delle scritture contabili ed ai conseguenti rapporti tra azienda e scuola … La dimostrazione delle entrate e delle spese è resa nella scheda illustrativa finanziaria … L’azienda tiene una contabilità separata da quella dell’ Istituzione scolastica secondo i principi della competenza economica. I riflessi finanziari dell’attività dell’azienda sono riportati nel bilancio scolastico in una scheda illustrativa finanziaria Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (4/4) Comma 5 L'utile prodotto dall'azienda, accantonato in un apposito fondo dello stato patrimoniale, è destinato, prioritariamente, alla copertura di eventuali perdite di gestione. Comma 8 .. Gli eventuali utili rinvenienti (dalle attività didattiche)… sono destinati, nell'ordine, alla copertura dei relativi costi ed al miglioramento ed incremento delle attrezzature didattiche. Qualora le stesse attività non producano utili, i relativi costi sono posti a carico del programma dell'istituzione scolastica. Comma 7 Per quanto concerne il risultato economico dell’azienda il D.I. 44 prevede quanto segue Ove non sia possibile provvedere a norma del comma 7, la perdita di gestione può essere coperta, previa delibera del consiglio di istituto, mediante prelevamento dall'avanzo di amministrazione … L’utile prodotto da attività didattiche è destinato al miglioramento delle attrezzature destinate a queste. Il restante utile è destinato in un fondo di accantonamento per la copertura delle perdite. Qualora tale fondo non fosse sufficiente al ripianamento di una perdita, questa viene coperta dalla scuola attraverso l’avanzo di amministrazione Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 sintesi Volendo sintetizzare quanto esposto, possono essere portati in evidenza i seguenti concetti fondamentali relativi alle disposizioni che regolano la gestione delle aziende agrarie o speciali, che rappresentano importanti regole di buona gestione L’azienda deve essere gestita secondo criteri di economicità, ovvero sostenibilità. Un’azienda in perdita per cui non fosse possibile un ridimensionamento e non fosse possibile ripianare la perdita attraverso il fondo accantonato dall’azienda o dall’avanzo di amministrazione scolastico deve essere chiusa perché non sostenibile L’azienda tiene una contabilità separata da quella dell’ Istituzione scolastica secondo i principi della competenza economica. In fase di programmazione le attività dell’azienda agraria sono evidenziate nella relazione del programma annuale, e i riflessi finanziari di questa sono raccolti in una apposita scheda illustrativa finanziaria L’utile prodotto da attività didattiche è destinato al miglioramento delle attrezzature destinate a queste. Il restante utile è destinato ad un fondo di accantonamento dello stato patrimoniale aziendale per la copertura delle perdite. Qualora tale fondo non fosse sufficiente al ripianamento di una perdita, questa deve essere coperta dalla scuola attraverso l’avanzo di amministrazione La separazione di scuola e azienda Nell’ottica dell’ottimizzazione delle transazioni ed allo scopo di semplificare la gestione si è deciso di pervenire al seguente assetto: Istituto tecnico/agrario Azienda Scuola Registra costi e ricavi per competenza Registra entrate ed uscite per cassa Iscrive nell’attivo patrimoniale tutti i cespiti necessari allo svolgimento dell’attività produttiva e sperimentale (es. macchinari per l’agricoltura) Iscrive nell’attivo patrimoniale tutti i cespiti necessari allo svolgimento dell’attività didattica che non sono inseriti nel patrimonio dell’azienda In tale impostazione le scritture contabili di scuola e azienda sono separate. Ad ognuna di queste è assegnata una propria dotazione di risorse La pianificazione dell’attività “didattica sperimentale” La definizione dell’attività didattica “sperimentale”, ovvero quella svolta sulle superfici dell’azienda, è il risultato dell’incontro di due esigenze in relazione gerarchica tra loro (coerentemente con l’attuale impostazione del D.I.44) 1. esigenza prevalente: l’azienda pianifica la propria attività secondo un criterio di economicità. Tale gestione, che deve evidentemente essere orientata alla domanda presente sul territorio deve tenere conto dalle finalità didattiche per cui l’azienda è stata creata 2. esigenza subordinata: la pianificazione didattica della scuola viene definita a partire dalle esigenze formative rilevate dai docenti, sulla base della pianificazione economica dell’azienda Lo schema logico di interazione AZIENDA SCUOLA Pianificazione operativa Pianificazione didattica Svolgimento attività aziendali Svolgimento attività sperimentali DEFINIZIONE DEL RISULTATO ECONOMICO A livello logico, quindi, in primis il responsabile dell’azienda agraria definisce la pianificazione operativa della produzione. Successivamente la scuola pianifica le attività didattiche e sperimentali che svolge nell’ambito delle attività produttive aziendali, rappresentandone un “di cui”. Il risultato economico aziendale attiene tanto allo svolgimento delle attività didattiche quanto a quelle meramente produttive La pianificazione operativa dell’azienda L’azienda è istituita a scopi didattici ma deve tendere alla economicità generale della gestione. A tale scopo effettua una pianificazione operativa di dettaglio di costi e ricavi attesi per ciascuna singola produzione e dei relativi costi di funzionamento Pianificazione di dettaglio Produzione 1 Costo 1 Costo 2 Ricavo Utile Funzionamento Risultato previsto Produzione 1 +100 k Produzione 2 -50 k Perdita Funzionamento -20 k Costo 1 Costo 2 Risultato d’esercizio previsto +30 k Costo 1 Produzione 2 Pianificazione generale Costo 2 Ricavo La pianificazione generale deve tendere almeno al pareggio dei costi, ma è possibile ipotizzare di svolgere attività “infruttuose”, che abbiano un forte contenuto didattico, qualora queste possano essere coperte dai proventi delle produzioni più redditizie Un criterio di efficienza In fase di pianificazione e di gestione l’azienda dovrà monitorare per ciascuna produzione specifica i costi sostenuti per unità di misura (ad es. per ha coltivato), mettendoli in relazione con i corrispondenti costi medi di mercato, utilizzando i siti Istituzionali (ad es. ISMEA), al fine di valutarne la redditività Produzione sostenibile Costo per ha Fig. 1 Produzione da rivedere Costo per ha Fig. 2 Costo medio di mercato Costo della scuola Costo medio di mercato Costo della scuola Nel caso in cui l’azienda producesse a costi superiori a quelli medi mercato, ciò dovrà essere giustificato nella relazione di bilancio, e sarà necessario intervenire al fine di correggere i fattori di inefficienza La pianificazione della scuola La scuola pianifica a sua volta nel POF le attività didattiche sperimentali al pari di ogni altra attività. Tali attività sono riportate dal DSGA nelle schede illustrative finanziarie, senza però prevedere per queste alcuna uscita da parte della scuola, in quanto i costi sono sostenuti interamente dall’azienda Pianificazione POF Schede illustrative finanziarie Programma annuale Didattica sperimentale Esercitazione su produzione 1 Esercitazione su produzione 2 Entrate 0 Uscite 0 Entrate 0 Uscite 0 Esercitazione su produzione 1 0 Esercitazione su produzione 2 0 Spese previste 0 Tali attività didattiche sono quindi riportate all’interno del programma annuale, in cui sono iscritte a valore 0 Le attività didattiche sperimentali nel piano delle entità Ambito Eserc. 1 Dal punto di vista dell’inquadramento delle attività sperimentali all’interno del piano delle entità è doveroso evidenziare la loro natura “didattica” provvedendo a distinguere tutte le esercitazioni relative alle singole produzioni aziendali Anche se queste non sono valorizzate in termini di spese, infatti, la loro rappresentazione nel piano è importante nella misura in cui esse rappresentano un fattore di arricchimento dell’offerta formativa specifica dell’Istituto Att. did. E form. Mat. tecniche Mat. scientifiche Progetti Att. amm Gestioni economiche Eserc. 2 Eserc. 3 I momenti di interazione Durante l’anno gli elementi di relazione tra la scuola e l’azienda sono 2. Il primo è come detto relativo all’attività didattica che la scuola svolge attraverso l’azienda (relazione certa), il secondo dipende dagli eventuali flussi finanziari esistenti tra scuola ed azienda (relazione potenziale) attività di esercitazione didattica Azienda Scuola flussi finanziari I flussi finanziari tra le due riguardano l’utile o la perdita generati dalla gestione aziendale, che vengono trasferiti dall’azienda alla scuola Destinazione dell’utile Il verificarsi della relazione potenziale dipende quindi dal risultati della gestione aziendale (utile, pareggio o perdita) Risultato 1 UTILE Flussi finanziari L’azienda paga i costi relativi al sostenimento dell’attività didattica e destina l’utile Flusso finanziario reale dall’azienda alla scuola Quando l’azienda è in grado di coprire interamente i costi della propria gestione (e quindi anche quelli legati alle attività didattiche svolte in essa) la scuola non sostiene alcuna uscita. L’azienda destina l’utile nell’ordine: • • • per la copertura di eventuali perdite dell’anno precedente che erano state portate a nuovo; per il miglioramento, se necessario, delle attrezzature didattiche o produttive; qualora tali adempimenti non avessero assorbito tutto l’utile la restante parte sarà destinata: al 50% per il finanziamento di attività dell’Istituto scolastico; al 50% ad una riserva non obbligatoria (fondo perdite future), esposto nello stato patrimoniale della stessa, da cui ogni tre anni sarà possibile attingere per il 50% della sua consistenza al fine di finanziarie spese in conto capitale. In tal senso è possibile affermare che, in caso di utile, esiste (o può esistere) un flusso finanziario dall’azienda alla scuola Copertura della perdita Risultato 2 PAREGGIO Flussi finanziari L’azienda paga i costi relativi al sostenimento dell’attività didattica Nessun flusso finanziario Quando l’azienda è in grado di coprire esattamente i costi della propria gestione (e quindi anche quelli legati alle attività didattiche svolte in essa) la scuola non sostiene alcuna uscita non si presenta alcun flusso finanziario. Risultato 3 PERDITA Flussi finanziari La scuola finanzia l’azienda ripianando la perdita Flusso finanziario reale dalla scuola all’azienda Quando l’azienda non è in grado di coprire i costi della propria gestione o riporta a nuovo le perdite, nei limiti dei dettami della normativa, o la scuola ripiana queste ultime utilizzando l’avanzo di amministrazione (se esistente), generando un flusso finanziario in uscita dalla scuola. Qualora neanche questo fosse sufficiente l’azienda provvede alla alienazione dei cespiti aziendali al fine di reperire i fondi a copertura, ridimensionando l’attività. Ad ogni modo al verificarsi della perdita deve seguire un processo di valutazione delle opportune misure da attivare al fine di evitare il ripetersi della stessa. Qualora ciò non fosse possibile si dovrà procedere alla sua chiusura. La rappresentazione dei flussi nelle scritture contabili I flussi finanziari devono trovare corretta rappresentazione all’interno delle scritture contabili rispettivamente della scuola e dell’azienda, al fine di non creare duplicazioni o confusione L’azienda registra un’uscita per distribuzione di utili Flusso finanziario reale dall’azienda alla scuola Flusso finanziario reale dalla scuola all’azienda La scuola destinerà l’entrata nella scheda illustrativa finanziaria del progetto da finanziare, imputandola come “sopravvenienze attive azienda agraria” (tra le entrate da autofinanziamento delle entrate correnti) e correlandola alla copertura di uno o più costi, fino a capienza La scuola registra un uscita, destinando una parte dell’avanzo di amministrazione alla copertura della perdita dell’azienda, imputandola come “sopravvenienze passive azienda agraria” L’azienda registra l’entrata nel conto di patrimonio “soci finanziamenti infruttiferi” Le gestioni economiche nel piano delle entità Dal punto di vista della allocazione dei flussi finanziari scuola-azienda all’interno del piano delle entità della scuola, occorre distinguere tra due casi 1 Flusso finanziario reale dall’azienda alla scuola La parte di utile derivante dall’attività aziendale destinato al finanziamento della scuola viene associato alle spese previste per : Ambito Progetti Mat. umanistiche Mat. scientifiche Mat. tecniche Lab. chimica Lab. fisica Attività didattiche e formative specifiche Progetti specifici Spese amministrative e di funzionamento Le gestioni economiche nel piano delle entità 2 Flusso finanziario reale dalla scuola all’azienda Ambito Att. Amm. E funz. Att. Amm. E funz. Att. Amm. E funz. La scuola destina l’avanzo di amministrazione a copertura della perdita utilizzando l’entità di dettaglio relativa alle attività di amministrazione e funzionamento I beni “aziendali” e quelli “scolastici” Si è già evidenziato come il nuovo assetto organizzativo tra scuola e azienda proponga la sostanziale separazione delle scritture contabili. Lo stesso concetto può essere ribaltato sulla proprietà dei beni e sulle relative scritture inventariali Istituto tecnico/agrario Azienda Scuola Registra costi e ricavi per competenza Registra entrate ed uscite per cassa Iscrive nell’attivo patrimoniale tutti i cespiti necessari allo svolgimento dell’attività produttiva e sperimentale (es. macchinari per l’agricoltura). La registrazione dei beni nei libri contabili segue le disposizioni del codice civile Iscrive nell’attivo patrimoniale tutti i cespiti necessari allo svolgimento dell’attività didattica che non sono inseriti nel patrimonio dell’azienda. La registrazione dei beni negli inventari segue le regole del D.I. 44. I beni “aziendali” e quelli “scolastici” Occorre precisare che, anche a fronte di scritture inventariali separate, ed effettuate secondo diverse logiche, la proprietà dei beni scolastici ed aziendali appartiene comunque all’Istituto Le iscrizioni separate dei beni La proprietà unitaria dei beni Istituto Istituto Bene 1 Azienda Scuola Bene 2 Bene 1 Bene 4 Bene 3 Bene 2 Bene 5 Bene 4 Bene 3 Bene n Bene 5 Bene n La nuova partita iva In fase di discussione e confronto con il MEF, la possibilità di utilizzare una partita IVA semplificata a favore delle scuole che svolgono attività verso terzi. Questo comporterebbe la possibilità di ottenere un risparmio fiscale, l’equiparazione delle scuole a figure professionali di mercato (ad esempio per gli agrari essere equiparati agli imprenditori agricoli). 1) Agevolazioni in materia IVA • NON addebita IVA a titolo di rivalsa 2) Agevolazioni in materia IMPOSTE SUL REDDITO • Non sono assoggettati a IRAP, non si applicano gli Studi di settore 3) Agevolazioni CONTABILI • esonero dagli obblighi di registrazione e di tenuta delle scritture contabili ai fini dell’imposta sul reddito • esonero dagli obblighi di liquidazione e versamento IVA • esonero dagli obblighi previsti dal decreto IVA (633/1972) • esonero dagli studi di settore e parametri (i.e. incluso presentaz. comunicaz. dati rilevanti per studi settore) MIUR - DGPFB - Uff. II 66 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali – Manuale contabile – – – – – – – – – – – – – Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 67 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • – – Manuale contabile Manuale organizzativo Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali –Bilancio sociale – – – – – – – – – – – Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 68 Bilancio Sociale PREMESSA - Il Bilancio Sociale, a qualunque organizzazione si riferisca, risponde alle esigenze, sempre più pressanti, di disporre di strumenti chiari e leggibili in grado di rappresentare non solo la situazione economica e finanziaria di un soggetto giuridico ma anche il suo livello di raggiungimento degli obiettivi qualitativi istituzionali e sociali. - Anche il Ministero della Funzione Pubblica ha recepito questa necessità, emanando la direttiva 17/02/2006 n. 63, dal titolo eloquente: “Rendicontazione Sociale delle amministrazioni Pubbliche”, in essa il Bilancio Sociale è definito come strumento attraverso cui “ l’Amministrazione riferisce, a beneficio di tutti i suooi interlocutori, privati e pubblici, le scelte operate, le attività svolte, e i servizi resi, dando conto delle risorse a tal fine utilizzate, descrivendo i suoi processi decisionali e operativi. OBIETTIVI DEL BILANCIO SOCIALE DI UN ISTITUTO SCOLASTICO La Scuola, attraverso questo strumento: enuclea i propri obiettivi e le strategie in essere per raggiungerli; rende conto del proprio operato, diventando testimone di sé; Compie un’autovalutazione, esponendo i risultati del proprio programma. IL BILANCIO SOCIALE DELLA SCUOLA DIVENTA STRUMENTO DI : Comunicazione Trasparenza Coinvolgimento. Strumenti In cosa si sostanzia Nel Bilancio Sociale la scuola declina la propria mission e le strategie per realizzarla in obiettivi per quanto possibile concreti, indicandone il grado di raggiungimento desumibile dalla lettura dei dati; A chi è rivolto Agli stakeholders della scuola ( studenti e famiglie, enti locali e soggetto economici pubblici e privati del Territorio, Regione, Amministrazione Scolastica a livello locale e nazionale, personale Interno, Fornitori, media locali) Quali Strumenti & Documenti Nel Bilancio Sociale avviene il raccordo tra i principali documenti istituzionali - informativi, contabili e non, normalmente prodotti dalla Scuola: - Piano dell’offerta formativa - Programma annuale preventivo e relazione del D.S. al Piano - Consuntivo e relazione del D.S. - Regolamento Interno Coinvolgimento La redazione del B.S. di una scuola coinvolge attivamente gli organi dirigenziali dell’Istituto scolastico, chiamando in causa comunque , a vario titolo, tutti gli stakeholders. Scopo Orizzonte temporale In relazione al carattere pluriennale del P.o.f e per conferire una sostanziale significatività al riscontro del grado di raggiungimento dei vari obiettivi, nonché della realizzazione dei diversi progetti il Bilancio Sociale di un Istituto scolastico dovrà coprire una arco temporale di almeno 3 anni Punti di attenzione Il Bilancio Sociale di una Scuola non può sostanziarsi in un mera elencazione di risultati quantitativi e non può limitarsi ad una segnalazione dei trend in atto nei vari indicatori. Lo sforzo principale è da compiersi individuando le relazioni causa-effetto tra i risultati raggiunti e gli obiettivi prefissati. La principale differenza rispetto agli altri documenti scolastici consiste nell’eterogeneità degli interlocutori ai quali il Bilancio Sociale della scuola si rivolge, ognuno dei quali attribuisce proprie peculiari aspettative alla scuola medesima Output atteso Attraverso il Bilancio Sociale l’istituto Scolastico fornisce ai propri portatori d’interesse un documento nel quale essi possono riscontrare, in modo chiaro, sintetico e trasparente una lettura dell’operato della Scuola funzionale alla plularità loro attese. MIUR - DGPFB - Uff. II 72 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • – – – Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – – – – – – – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali – Controllo di Gestione – – – – – Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 73 Che cosa è: Nell’ottica di definire una contabilità ed un controllo di gestione basati sul principio Activity Based Costing occorre identificare le seguenti macrocategorie: aggregazione delle azioni in attività o categorie di risorse al fine di semplificare le attribuzioni ai prodotti delle risorse consumate; rilevazione del costo delle attività relative alle risorse consumate; identificazione dei centri di attività; selezione delle determinanti di costo per la prima fase di allocazione ai pools di costo o centri di attività; selezione delle determinanti di costo per la seconda fase di allocazione. Per definire un budget occorre poter disporre dei seguenti segmenti: Stabilire assieme al budget, che è il segmento annuale di un programma a più lungo termine, un obiettivo coerente nel tempo; Tradurre il programma di gestione in termini quantitativi, ossia in termini economico-finanziari, cioè in unità monetarie che permettono di rendere omogenei programmi settoriali esprimibili solo con differenti unità di misura e quindi non comparabili fra loro; Definire il carattere globale abbracciando tutte le aree funzionali e i livelli organizzativi; articolazione per centri di responsabilità con “budgets settoriali”; Suddividere per intervalli di tempo infrannuali in grado di rendere tempestivo in caso di disfunzioni l’intervento direzionale. L’obiettivo finale si traduce in autonomia e responsabilità delle scuole, ovvero nella capacità, fatto salvo la copertura dei costi per tutte le scuole, di avere maggiori titoli di qualità per poter ottenere fondi ulteriori Gli obiettivi del sistema di controllo di gestione 1. dotare l’intero sistema scolastico pubblico di strumenti di controllo di gestione miranti a migliorare la qualità, l’efficienza e la sostenibilità della spesa dei singoli Istituti, rafforzando così una reale autonomia fondata su una responsabile e professionale gestione dei centri di costo e ricavo, 2. assicurare al Ministero riscontri oggettivi e formalizzati sui risultati economico-finanziari del sistema scolastico con riferimento agli obiettivi assegnati allo stesso, al fine di garantire le risorse economiche in misura adeguata rispetto a bisogni effettivamente misurabili, 3. assicurare al personale dirigente e docente della scuola un supporto tecnico-strumentale per migliorare il governo della spesa in coerenza con l’effettivo conseguimento degli obiettivi della funzione formativa e didattica, 4. favorire, attraverso la qualità della gestione, l’attrazione di risorse aggiuntive pubbliche e private verso gli istituti scolastici a supporto dei loro programmi L’attrazione di risorse aggiuntive La necessità di risorse economiche aggiuntive è un dato evidente. I meccanismi di attrazione di risorse verso la scuola sono, invece, del tutto artigianali e primitivi, perlopiù lasciati alla iniziativa spontanea degli Istituti. E’ del tutto logico pensare a moderni meccanismi di fund raising, finalizzati ad incrementare la dotazione degli IS a supporto dei loro programmi. Per una efficiente ed efficace attività di attrazione risorse sono necessarie tre condizioni: • progetti di qualità, che sono nella piena responsabilità degli IS, nell’esercizio della loro autonomia, • una gestione manageriale che offra garanzie di efficienza e trasparenza, per la quale questo progetto opera, • un dispositivo di marketing e comunicazione potente, cui il Ministero può offrire un supporto consistente (si penso solo alla possibilità di varare accordi di sistema con le fondazioni bancarie, le grandi imprese, ecc.). Metodologia La nuova architettura contabile nasce con l’obiettivo di restituire coerenza alle registrazioni contabili ed assicurare l’omogeneità dei dati. In particolar modo, considerate le diverse esigenze di controllo delle Istituzioni Scolastiche e del Ministero, il modello di contabilità analitico gestionale progettato, permetterà ai due attori principali di ottenere una serie di informazioni d’interesse a diverso livello di dettaglio Per fare ciò ci sarà bisogno di strutturare un percorso metodologico finalizzato alla costruzione di un primo modello di controllo. La fase di controllo ha un duplice obiettivo: 1. accertare i risultati; 2. reperire informazioni per la revisione del processo di programmazione. La fase di controllo consente inoltre di: verificare il modo in cui gli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione siano stati conseguiti; accertare che la gestione sia correttamente attuata; intervenire sulle cause alla base degli scostamenti (differenze tra dati di budget e dati consuntivi) che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi. Metodologia – dimensioni Il primo passo per la costruzione di un modello di controllo è rappresentato dalla definizione delle dimensioni dell’analisi e degli attributi informativi. DIMENSIONI Individuazione delle dimensioni di analisi in modo da offrire una visione comune dei fenomeni chiave; in particolare le ottiche di analisi da cui, a nostro avviso, non è possibile prescindere sono: Entità organizzativa Entità geografica Entità offerta formativa 1. Scuola elementare 2. Scuola media 3. Scuola superiore 3.1 Licei 3.2 Istituti tecnici 3.3 Istituti Professionali 3.1.1 Classico 3.1.2 Scientifico Entità geografica esempio 1. Nord 2. Centro 3. Sud e Isole 3.1 Campania 3.2 Sicilia 3.3 Puglia 3.1.1 Napoli 3.1.2 Caserta Entità off. formativa esempio 1. Attività 2. Progetti 3. Gestioni Econ. 2.1 Progetti scientifici 2.2 Progetti di lingua 2.3 Progetti di musica 2.1.1 Inglese 2.1.2 Francese Entità organizzativa esempio Metodologia – attributi DIMENSIONI Definite le dimensioni delle analisi è necessario delimitare il perimetro informativo, individuando gli attributi. Individuazione degli attributi informativi in modo da identificare le informazioni utilizzabili in fase di analisi: Dati contabili Dati extracontabili Di seguito alcuni esempi per differenziare le due categorie di informazioni. DATI CONTABILI – ESEMPIO ATTRIBUTI Entrate per fonte di finanziamento Entrate per tipologia di destinazione Spese per natura Spese per tipologia di destinazione DATI EXTRACONTABILI ESEMPIO Numero alunni Numero docenti Numero personale ATA Localizzazione geografica Metodologia – obiettivi Individuate le dimensioni dell’analisi e definito il perimetro informativo, il passaggio obbligato in un processo di controllo è dato dalla definizione degli obiettivi. OBIETTIVI Gli obiettivi del controllo sono legati alla tipologia di attore interessato: • le scuole avranno la necessità di verificare dati spesso molto dettagliati; • il MIUR avrà l’obiettivo di monitorare l’andamento generale, con la possibilità di verifica puntuale di alcune situazioni “non target”. Gli obiettivi solitamente sono espressi in maniera concettuale; ad esempio: misurare la capacità della scuola di innovare l’offerta formativa L’obiettivo espresso in forma concettuale deve essere trasformato in un oggetto misurabile; ad esempio: trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per la realizzazione dei progetti. Infatti i progetti possono essere considerati una innovazione all’interno dell’offerta formativa standard delle scuole; la capacità innovativa può essere espressa dalla capacità di spesa, e quindi d’investimento, della scuola su tali innovazioni formative Metodologia – indicatori OBIETTIVI Selezionando gli aspetti più significativi dell’obiettivo, è possibile identificare informazioni (variabili) che ne riducano la complessità generale individuando quello che in statistica si definisce un rapporto di indicazione; dal rapporto di indicazione si derivano gli INDICATORI. In base all’esempio precedente le variabili individuate sono: spesa per progetti, numero di alunni, ultimi 5 anni. L’indicatore è: (Spesa per progetti / numero alunni) serie storica 5 anni Gli indicatori rappresentano quindi la combinazione di una serie di variabili, dipendenti dagli obiettivi di controllo e dalle dimensioni dell’analisi e dagli attributi informativi; è poco utile infatti individuare obiettivi a cui non è possibile dare risposta per mancanza di dati. INDICATORI Ad esempio, che utilità avrebbe estrapolare un indicatore che risponda all’obiettivo di “monitorare i tempi di collocamento professionale in ambito Ho.Re.Ca. (Hotellerie-Restaurant-Café) dei diplomati all’istituto Alberghiero”, se non ci sono dati disponibili? Nota: discorso inverso sarebbe quello di costruire un data warehouse, in relazione ad una serie di obiettivi di controllo. Metodologia – schede di controllo INDICATORI SCHEDA DI CONTROLLO Individuato l’indicatore che risponde all’obiettivo di controllo, e le variabili che lo esprimono, è necessario definire le modalità di estrapolazione di tali informazioni, dopo averne definito la tipologia. Nel nostro esempio: • Spesa per progetti - dato contabile • Numero alunni - dato extracontabile La modalità di estrapolazione dei dati d’interesse avviene attraverso la progettazione di schede di controllo. La progettazione di schede di controllo si basa quindi sull’aggregazione e/o disaggregazione dei dati contabili e la combinazione degli stessi con le informazioni disponibili extra contabilmente. La fase di progettazione del processo di controllo può essere quindi sintetizzata come segue: DEFINIZIONE DIMENSIONI E ATTRIBUTI DEFINIZIONE OBIETTIVO INDIVIDUAZIONE INDICATORE IDENTIFICAZIONE VARIABILI PROGETTAZIONE SCHEDA DI CONTROLLO Il modello di controllo per la scuola Dal punto di vista operativo, il processo di controllo attuabile dalle singole Istituzioni scolastiche, deve rispondere principalmente all’obiettivo di monitorare componenti economiche e gestionali di dettaglio; dal punto di vista logico può essere rappresentato come segue: I dati elementari derivanti dall'operatività delle scuole devono essere acquisisti dal sistema di Controllo. I dati disponibili nel Data Base vengono estrapolati in relazione alle voci presenti sulla scheda di Dati contabili Dati controllo; la combinazione di tali dati consente di extracontabili ottenere l’indicatore richiesto. Le elaborazioni permettono di ottenere informazioni aventi rilevanza gestionale che vengono organizzate in prospetti. Scheda di controllo INDICATORE REPORT L'insieme di questi prospetti prodotti dà luogo al Sistema di Reporting (o Reportistica) Il report rappresenta lo strumento di presentazione dei risultati relativi alla misurazione dell’obiettivo. Il modello di controllo per la scuola OBIETTIVO trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per la realizzazione dei progetti SCHEDA DI CONTROLLO INDICATORE INDICATORE VARIABILI spese per progetti / numero alunni • totale spese per progetti (5 anni) • numero alunni (5 anni) x-4 numero alunni spese per progetti spese prog. / alunni totale spese per progetti / n. alunni anno x-3 x-2 x-1 A - dati extracontabili B - dati contabili x B/A - indicatore REPORT spese per progetti per alunno SCHEDA DI CONTROLLO – esempio numerico € 200 INDICATORE totale spese per progetti / n. alunni anno 2006 2007 2008 2009 2010 numero alunni 700 650 680 720 730 spese per progetti € 100.000 € 120.000 € 90.000 € 110.000 € 130.000 spese prog. / alunni € 143 € 185 € 132 € 153 € 178 € 150 € 100 € 50 €2006 2007 2008 2009 2010 Il modello di controllo per la scuola OBIETTIVO trend degli ultimi 5 anni relativo ai finanziamenti da privati per alunno INDICATORE finanziamenti da privati / numero alunni SCHEDA DI CONTROLLO INDICATORE VARIABILI • finanziamenti da privati (5 anni) • numero alunni (5 anni) numero alunni finanziamenti da privati fin. privati / alunni totale finanziamenti da privati / n. alunni anno x-4 x-3 x-2 x-1 x A - dati extracontabili B - dati contabili B/A - indicatore REPORT finanziamenti da privati per alunno SCHEDA DI CONTROLLO – esempio numerico € 40 € 30 INDICATORE totale finanziamenti da privati / n. alunni anno 2006 2007 2008 2009 2010 numero alunni 700 650 680 720 730 finanziamenti da privati € 15.000 € 14.000 € 16.000 € 20.000 € 22.000 fin. privati / alunni € 21 € 22 € 24 € 28 € 30 € 20 € 10 €2006 2007 2008 2009 2010 Il modello di controllo per il MIUR Il modello di controllo del MIUR deve invece necessariamente essere più sofisticato rispetto a quello delle singole scuole; l’obiettivo è quello di assicurare il monitoraggio dell’andamento generale ma nello stesso tempo garantire il controllo di situazioni specifiche considerate “non target”. Gli obiettivi di controllo del MIUR saranno quindi diversi da quelli delle scuole. Si propone di seguito un esempio: OBIETTIVO trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per la realizzazione dei progetti dalle scuole superiori del Nord Italia INDICATORE spese per progetti / numero alunni DIMENSIONI • scuole superiori • nord Italia • progetti ATTRIBUTI • totale spese per progetti (5 anni) • numero alunni (5 anni) Il modello di controllo per il MIUR Per il MIUR l’obiettivo primario è quello di misurare i risultati sulle diverse dimensioni di analisi; tale misurazione è il primo step che consente nel contempo di creare una base informativa. • Scuola elementare • Scuola media • Scuola superiore ENTITÀ ORGANIZZATIVA Trend di spesa per alunno, delle scuole superiori del Nord per la realizzazione dei progetti? Y Scuole superiori X • Attività • Progetti • Gestioni economiche ENTITÀ OFFERTA FORMATIVA ENTITÀ GEOGRAFICA Z • Nord • Centro • Sud e isole Il secondo step è quello di estrapolare le informazioni necessarie per il raggiungimento dell’obiettivo. DATI CONTABILI Spese per progetti DATI EXTRACONTABILI Numero alunni Il modello di controllo per il MIUR I dati elementari derivanti dall'operatività delle scuole devono essere quindi acquisisti dal sistema di Controllo del MIUR; all'interno di tale sistema questi dati verranno elaborati secondo varie Ottiche di Analisi e trattati con delle Tecniche Gestionali. Queste elaborazioni permettono di ottenere informazioni aventi rilevanza gestionale che vengono organizzate in prospetti. L'insieme di questi prospetti prodotti dà luogo al Sistema di Reporting (o Reportistica) Report per tipologia di scuola I report sono predisposti secondo varie ottiche in funzione degli utenti Report per tipologia di liceo UTENTI Report per area geografica Report per tipologia di progetti Il modello di controllo per il MIUR REPORT spese progetti per alunno - scuole superiori - Nord Italia € 150 € 100 € 50 €2006 2007 2008 2009 2010 Il modello di controllo per il MIUR Si propone infine un ultimo esempio. OBIETTIVO trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per l’acquisto di beni di consumo diversificata per area geografica. INDICATORE spese per beni di consumo / numero alunni DIMENSIONI • area geografica ATTRIBUTI • totale spese per beni di consumo (5 anni) • numero alunni (5 anni) Il modello di controllo per il MIUR INDICATORE Macro Tipologia Scuola Area Geografica x-4 numero alunni spese per beni di consumo spese beni di consumo / alunni totale spese per beni di consumo / n. alunni dimensione dimensione anno x-3 x-2 x-1 A - dati extracontabili B - dati contabili x B/A - indicatore REPORT spese beni di consumo per alunno € 150 € 100 nord centro € 50 sud e isole €2006 2007 2008 2009 2010 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • – – – – – • • • • • • Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione – Ordinativo Informatico Locale – – – Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – – – – – – – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 92 Lo schema di funzionamento I benefici: per le Scuole è l’eliminazione della gestione cartacea dell’attività di riscossione e di pagamento e la maggior efficienza organizzativa. Pagamenti e riscossioni Movimenti firmati digitalmente. Scuole Mandati e Reversali MIUR Banca Cassiera Esiti Esiti ed estratti Riscossioni SIDI Fornitori Pagamenti Debitori e creditori MIUR - DGPFB - Uff. II 93 I risparmi complessivi risparmio in fte 8400 (è come se fornissimo alle scuole circa un ata in più), pari ad un valore equivalente di stipendi per 235 mln € annui Risparmi in tempi di ricerca e controllo oltre 46.000 giornate (tempo utile riutilizzabile dalla scuola) risparmio in mq di archiviazione per 1.050.000 mq risparmio economico in materiale di stampa 945.000,00 € annui risparmio in numero di fogli di carta (278mln annui), pari a ca. €2ml MIUR - DGPFB - Uff. II 94 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – – • – – – – – – – Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti • • • • • • Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) – – – Convenzione di cassa – Inventari • • – Rinnovo decennale Circolare operativa Progetti di fund raising – – – Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • Convenzioni assicurative – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 95 Il gruppo di lavoro È stato costituito un gruppo di lavoro composto dall’Associazione Bancaria Italiana e le principali 15 banche del paese che ha lavorato per sei mesi alla definizione dei nuovi modelli di convenzione di cassa ed alla realizzazione dell’OIL Questa esperienza sarà rappresentata come miglior esperienza della collaborazione tra Banche e PA in Italia dalla stessa ABI nel convegno «Forum della PA» organizzato dall’ABI a palazzo Altieri Roma in data 23/24 Febbraio 2012 MIUR - DGPFB - Uff. II 96 La nuova convenzione I vantaggi ottenuti con la nuova convenzione di cassa: Miglioramento dei tassi applicati grazie alla nuova indicizzazione ed anche all’inserimento della possibilità di vincolare le cifre depositate Miglior gestione delle anticipazioni di cassa oggi possibili anche per la partecipazione a progetti Evidenti vantaggi grazie al cambio del ruolo del cassiere che si trasforma in consulente (pertanto vincolato al rispetto della MIFID) Possibilità di utilizzare i nuovi strumenti di efficienza e di automazione messi a disposizione dal sistema bancario Miglior gestione delle carte di credito e degli strumenti di pagamento Garanzia di adeguamento continuo dei tassi rispetto al mercato MIUR - DGPFB - Uff. II 97 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – – Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti • – – – – – – – – • • • • • • Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa – Inventari – – – – – Convenzioni assicurative – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • • Rinnovo decennale • Circolare operativa – Progetti di fund raising Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 98 L’Inventario quale stato patrimoniale delle scuole • I beni in possesso delle scuole compongono parte del patrimonio dello stato, i meccanismi per la determinazione sono stati indicati nella circolare Miur e Mef n 8910 che ha dato gli indirizzi alle scuole per il rinnovo decennale. • Questo patrimonio è utile per determinare la «consistenza» del valore scuola • È un valore da presentare a terzi e da scrivere nel bilancio sociale a favore delle famiglie • L’occasione del rinnovo decennale è un momento importante per sistemare una situazione difficile presente nelle scuole MIUR - DGPFB - Uff. II 99 L’inventario: semplificazione ed opportunità • È in fase di rilascio una nuova circolare operativa che renderà più semplice la gestione delle operazioni inventariali diminuendo il carico sulle scuole. • Il software per la gestione degli inventari è in fase di rilascio per step, questo porterà significativi risparmi alle scuole che potranno evitare di comprare software di terze parti (6 mln euro) MIUR - DGPFB - Uff. II 100 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – – Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti • – – – – – – – – Rinnovo decennale Circolare operativa – Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – – – – – – Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • • • – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 101 I contenuti della nuova convenzione • Definizione di un contratto standard che non contenga, come gli attuali, vincoli sul rimborso dei sinistri • Un tetto massimo sui costi in base ai sinistri avvenuti nella scuola (risparmio stimato per le scuole 8 mln euro) • Standardizzazione dei prodotti assicurativi (risparmio per le famiglie 10 mln euro) MIUR - DGPFB - Uff. II 102 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo piano dei conti – Progetti di fund – Manuale contabile raising – Manuale organizzativo – Nuovo di 44 • Aziende speciali – – Bilancio sociale Controllo di Gestione – Ordinativo Informatico Locale – – – Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari • • – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative • • • • • • – – – – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • MIUR - DGPFB - Uff. II Cruscotto coge 103 Intrascuola MIUR - DGPFB - Uff. II 104 Un processo ad oggi esistente ma confuso produzione acquisti manutenzioni Nuovi fondi per le scuole vendita marketing MIUR - DGPFB - Uff. II 105 Un filiera di produzione che genera valore agrari • Producono in base alle esigenze degli alberghieri e convitti • Garantiscono livelli di produzione anche per le mense/ricreazioni alberghieri • Acquistano in priorità dagli agrari • Producono tramite le esercitazioni didattiche per le scuole itis • Fanno manutenzione ed assistenza per le scuole • Garantiscono la conservazione del patrimonio delle scuole licei • Supportano la gestione dei prodotti anche via ecommerce • Supportano la rete intrascuola nel marketing e nella comunicazione Scuole turismo • Realizzano iniziative didattiche residenziali sfruttando la rete intrascuola • Garantiscono gli agganci con strutture residenziali anche internazionali Convitti • Garantiscono ospitalità alle iniziative didattiche incrociate • Fruiscono delle produzioni di alberghieri agrari ed itis MIUR - DGPFB - Uff. II 106 Con poco molto As is To be MIUR - DGPFB - Uff. II 107 Naviotica MIUR - DGPFB - Uff. II 108 La scuola come centro di certificazione territoriale Le potenzialità degli Istituti Scolastici spesso vengono sottovalutate anche dalle realtà territoriali locali, ma in realtà la scuola può rappresentare esigenze differenti e fare sinergie con le proprie strutture per portare valore agli studenti ed al territorio. Il progetto in argomento ha dimostrato che anche in territori in difficoltà, come il distretto del mare, si può fare scuola in modo nuovo con vantaggi per tutti. La ristrutturazione di un simulatore di nave ha infatti permesso di acquisire un livello di certificazione ufficiale che avranno tutti gli studenti del nautico (costo medio 3000 euro su scuole private) senza oneri aggiuntivi per gli studenti. Inoltre la scuola potrà fornire le certificazioni a tutti i marittimi con evidenti guadagni. MIUR - DGPFB - Uff. II 109 Mercato Appunti Digitali MIUR - DGPFB - Uff. II 110 Didattica 2.0? Modello formativo «molti a molti». Conoscenza diffusa e digitale Docenti «facilitatori» La conoscenza è diffusa: gli studenti sono parte integrante del processo di creazione e diffusione della conoscenza in rete ed hanno accesso a molteplici fonti digitali di conoscenza. I docenti hanno il ruolo di facilitatori degli scambi conoscitivi e apportano arricchimento integrativo alla conoscenza. Spazi ergonomici riprogettati Gli spazi fisici e la disposizione degli elementi dell’aula facilitano il coinvolgimento degli studenti e non evidenziano diversità di ruoli all’interno dell’aula. Valutazione multidirezionale La valutazione è un processo multidirezionale che coinvolge docenti e discenti. Facilitatore: Prof. Dario Nicoli, della Facoltà di Scienze della formazione dell’Università Cattolica MIUR - DGPFB - Uff. II 111 Step di implementazione DALLA PIATTAFORMA AL MERCATO Viene progettata e sviluppata la piattaforma. La Scuola si pone come centro di ricerca e innovazione nella formazione Il servizio viene concesso ad altre scuole interessate. La gestione resta centralizzata. Creazione di un repository unico di caricamento e condivisione contenuti per tutti gli istituti aderenti. Vengono richieste delle fee per il download di contenuti alle case editrici. Il costo non si riversa sugli studenti che anzi guadagnano dai loro appunti. 112 Vantaggi del progetto I vantaggi possono essere analizzati da tre differenti punti di vista: Per la Scuola Per gli Studenti ECONOMICI ECONOMICI •Aumento dei ricavi derivanti da vendita di licenze •Aumento dei ricavi derivanti da fee sul download •Riduzione della spesa per i libri •Riduzione della spesa per ‘’attrezzature’’ scolastiche •Guadagno dalla vendita degli appunti VISIBILITÀ •Passaparola positivo che genera più iscrizioni •Attenzione da parte dei media nazionali •Appeal verso potenziali sponsor APPRENDIMENTO •Lo stimolo della novità e della partecipazione può migliorare il livello di apprendimento Per i Professori ECONOMICI Per una scuola di 1000 alunni il ritorno previsto in termini economici è di: Per la scuola 20.000 euro Per il Docente 15.000 euro Per gli Studenti 5.000 euro •Guadagno dalla vendita degli appunti DIDATTICI Miglior gestione dei contenuti 113 MIUR - DGPFB - Uff. II 114 Brand e gestione del Marchio MIUR - DGPFB - Uff. II 115 L’idea Un progetto per la valorizzazione delle risorse del capitale immateriale degli Istituti Scolastici per aumentare la reputazione ed il brand e per alimentare fonti continuative di autofinanziamento. MIUR - DGPFB 116 Il percorso Costruire insieme una scuola nuova con un’affermata identità e un significativo spirito di appartenenza degli alunni e delle famiglie. Gestendo strumenti di autofinanziamento e di comunicazione a disposizione degli Istituti per la loro crescita e autonomia. MIUR - DGPFB 117 Problemi vs. Opportunità La tendenza sempre più spiccata all’accorpamento degli Istituti, la necessità di generare risorse finanziarie sempre più importanti nell’ottica di una gestione e di un’offerta didattica in grado di consentire alle scuole di essere all’altezza delle sfide che la globalizzazione impone, generano agli Istituti significative problematiche, ma è altrettanto evidente che possono rappresentare opportunità da cogliere nell’ottica di una crescita e di una evoluzione del sistema scolastico stesso. MIUR - DGPFB 118 I punti di attenzione • La concentrazione degli Istituti infatti consentirà di avere scuole sempre più importanti dal punto di vista del numero di studenti iscritti e dal punto di vista della dimensione che sul «mercato» l’Istituto stesso andrà ad assumere. • I vantaggi che si potranno avere da una gestione opportuna e mirata della propria identità, del proprio “brand”, potranno essere importanti ed articolati. MIUR - DGPFB 119 I dati • • • Da un’indagine svolta all’inizio dello scorso anno scolastico dall’Osservatorio Nazionale Feder-consumatori è stato appurato che le famiglie spendono in media per un anno scolastico, oltre alla spesa destinata all’acquisto dei libri, una cifra pari a 450 euro a studente, impiegata per l’acquisto di zaino, astuccio, quaderni, quadernoni e materiale vario di cancelleria e abbigliamento. È subito evidente come, ad esempio, un Istituto che conti su 1000 iscritti, generi una possibile percentuale di guadagno davvero importante a livello di ritorno economico, ovvero circa 30.000 euro annue per le casse dell’Istituzione scolastica. Le scuole non riescono ad acquisire fondi per sponsorizzazioni salvo casi particolari perché l’azienda non riconosce il «valore» del prodotto scuola. Da una ricerca svolta dalla DGPFB risulta che le imprese sarebbero interessate a sponsorizzare le scuole qualora ci fosse un chiaro filo conduttore verso le famiglie. MIUR - DGPFB 120 I primi passi • È evidente che occorre strutturare il prodotto scuola affinché sia «vendibile» e soprattutto credibile verso terzi (ndr imprese e territorio). • In primis quindi la creazione di una identità scolastica riconoscibile ed applicabile, tramite la rinnovata consapevolezza della famiglia dell’importanza dell’istituzione. MIUR - DGPFB 121 La base • Creare un brand nuovo ed accattivante che sia riconosciuto ed accettato dagli alunni, magari facendo in modo che siano gli stessi a sceglierlo. MIUR - DGPFB 122 Il percorso: segue • Farsi affiancare da una società di gestione del marchio che permetta di realizzare un percorso di comunicazione a costo zero per la scuola • Attivare un meccanismo di ecommerce per veicolare i prodotti brandizzati e della scuola per un ritorno economico immediato • Raccogliere tramite la società individuata le sponsorizzazioni di terzi MIUR - DGPFB 123 Il percorso: segue • Portare, tramite la gestione informatizzata di alcuni prodotti utilizzati dagli alunni, risparmi alle famiglie • Far emergere il bacino di importanza che la scuola ha sul territorio tramite l’identificazione del logo anche fuori dalla scuola • Recuperare risorse economiche alternative per migliorare l’offerta scuola MIUR - DGPFB 124 Abbasso la carta! MIUR - DGPFB - Uff. II 125 Le comunicazioni nelle scuole avvengono tutte in modalità cartacea Interne tra docenti (esempio ordini del giorno/servizio) Tra segreteria e docenti Tra docenti e studenti Tra segreteria e studenti L’obiettivo è dematerializzare le comunicazioni della scuola Un grande risparmio di tempo per le segreterie • La dematerializzazione del cartaceo significa eliminare la carta trasformando i documenti in formato digitale. • La convenienza può essere valutata in termini di rapporto tra costi e benefici considerando il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione. Ovviamente bisogna predisporre dei piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche. • L’obiettivo finale è quello di eliminare tutti i supporti cartacei al fine di rendere la gestione documentale efficace e produttiva nella Scuola con la conseguente ottimizzazione dei tempi e dei costi di gestione. • Si stima un risparmio medio di costi di 10.000 euro per scuola annui La firma digitale il client apre una comunicazione cifrata con la Tavoletta LCD sulla base di un algoritmo AES a 128 bit a chiave simmetrica. La chiave di comunicazione cambia all’inizio di una nuova sessione. Lo scambio delle chiavi è ottenuto per mezzo dell’algoritmo Diffie-Hellman-Merkle, che consente a due entità (DRIVER nel PC e PAD) di stabilire una chiave condivisa e segreta utilizzando un canale di comunicazione pubblico senza la necessità che le due parti si siano scambiate informazioni o si siano incontrate in precedenza. Cliente Operatore RAO Il cliente appone la firma sulla Tavoletta LCD in presenza dell’operatore/RAO Accordo ABI MIUR - DGPFB - Uff. II 129 Gli obiettivi pervenire alla generalizzata adozione dell'ordinativo informatico nei rapporti tra Istituzioni scolastiche e Banche cassiere agevolando la razionalizzazione dei servizi e monitorando altresì le procedure per l'eventuale individuazione di perfezionamenti ai tracciati e alle modalità di interscambio delle informazioni digitali agevolare, nel primario interesse dei cittadini, l'applicazione dell'art. 12, comma 2, del decreto legge del 6 dicembre 2011, n. 201 convertito nella legge 22 dicembre 2011, n.214 e promuovere l'applicazione dell'art. 5 del CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82 come modificato ed integrato dal decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235) in materia di utilizzo, rispettivamente per i pagamenti e per le riscossioni, di strumenti evoluti di pagamento, diversi dunque da quelli per cassa basati sull'uso del contante contribuire all'aggiornamento, nell'ambito della revisione del Decreto 1° febbraio 2001, n. 44, del quadro normativo di riferimento per i rapporti tra Istituzioni scolastiche e Banche, per i profili inerenti i servizi, le operazioni finanziarie sulla liquidità e i crediti per progetti formativi, a superamento di disposizioni non più aderenti alla attuale realtà dei rapporti stessi e non adeguate al loro armonico sviluppo MIUR - DGPFB - Uff. II 130 Obiettivi: segue monitorare la tenuta tecnica del nuovo schema di convenzione di cassa per poter adottare con immediatezza ogni utile adeguamento e perfezionamento, affinché le Istituzioni Scolastiche possano trarre continui benefici e vantaggi dai nuovi prodotti e/o dalle nuove soluzioni tecnologiche, garantendo la più adeguata prassi di comportamento ma senza rallentare il passo rispetto alle innovazioni sia normative che di processo organizzare eventi di comunicazione congiunta sul territorio ai fini di informare e divulgare presso tutti i soggetti interessati, Istituti scolastici e Banche, gli esiti dei lavori condotti e diffondere i vantaggi ad essi connessi prevedere progetti formativi rivolti ad Istituti Scolastici e Banche, finalizzati a fornire esperienze tecniche, aggiornamenti normativi e confronti operativi; collaborare sulla formazione del personale amministrativo, dei Dirigenti Scolastici e dei Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi delle Scuole affinché sia possibile un continuo travaso di conoscenze che renda sempre più efficace l’interazione tra Istituti scolastici e Banche MIUR - DGPFB - Uff. II 131 Accordo ISMEA MIUR - DGPFB - Uff. II 132 Accordo Rete Istituti Agrari – ISMEA per le risorse finanziarie Corollario delle misure di supporto attivabili di cui alla slide precedente, è rappresentato dall’accordo ISMEA e Rete degli Istituti Agrari per lo sviluppo comune di misure di supporto e sostegno finanziario. In sintesi si vuole favorire una accordo permanente tra la rete nazionale degli istituti agrari e ISMEA, finalizzato allo studio ed alla elaborazione delle nuove forme tecniche di assistenza di carattere finanziario ed assicurativo oltre che allo stimolo alle forme di prevenzione dei rischi in agricoltura Le fasi di perfezionamento dell’accordo di cui sopra sono le seguenti: Pre accordo e definizione delle modalità di cooperazione In corso di perfezionamento Condivisione e avvio operativo Entro i prossimi 4 mesi Azione di valutazione degli accordi e delle misure adottate e fine tuning Entro fine anno Accordo Rete Istituti Agrari – ISMEA per l’avviamento professionale Ulteriore ipotesi di accordo, è rappresentato dallo sviluppo di una collaborazione tra la Rete Nazionale degli Istituti Agrari e le strutture specializzate nel sostegno all’imprenditoria giovanile nel mondo agricolo. ISMEA svolgerà una azione di monitoraggio e di controllo delle diverse iniziative favorendo l’incontro tra le strutture di sostegno e gli istituti agrari ENTI DI SOSTEGNO PERITI AGRARI DIPLOMATI RETE NAZIONALE ISTITUTI AGRARI OIGA ISMEA COORDINAMENTO INIZIATIVE ALTRI ENTI Anche in questo caso l’accordo è nelle fasi iniziali di strutturazione e si prevede un perfezionamento entro 6 mesi con una prima fase di verifica entro fine anno. Future opportunità Nell’immediato futuro è immaginabile elevare gli accordi di base oggi in corso di perfezionamento a livello interministeriale coinvolgendo i Ministeri dell’Agricoltura e il MIUR. Le linee di accordo potrebbero riguardare i seguenti ambiti: Interventi quadro per il sostegno dei giovani imprenditori agricoli e sviluppo della rete di incubatori per l’avviamento delle nuove imprese Interventi per lo sviluppo e l’incentivazione della formazione professionale e la specializzazione in agricoltura Interventi per favorire l’incontro tra domanda di professionalità specialistiche e nuovi percorsi di specializzazione dell’avviamento professionale. Le misure attivabili Interventi di supporto al funzionamento Sviluppo di strumenti finanziari finalizzati al microcredito per lo start up di giovani imprenditori agricoli formati presso gli agrari, orientati alle attività di acquisto o sostituzione di impianti e macchinari per la produzione o per l’acquisizione di nuovi terreni da destinare a coltura. l’attivazione di linee assicurative dedicate e specializzate per la copertura dei rischi legati agli agenti atmosferici (es. uliveti, vigneti, frutteti, etc.). l’attivazione di garanzie per l’acquisto di impianti e macchinari o per l’impianto di colture. Gli acquisti in questione verranno finanziati da banche convenzionate. Interventi di supporto allo sviluppo supporto alla creazione di spin off partecipati da studenti e professori, in collaborazione con EE.LL., Università, ex allievi, per l’avviamento di nuove aziende Agricole. si prevede l’intervento dell’Istituto Agrario in funzione di Incubatore delle nuove iniziative. In tale veste l’Istituto garantisce ai neo imprenditori la disponibilità di macchinari ed impianti per le prime produzioni, di supporti di tipo consulenziale e formativo orientati al management dell’azienda agraria anche in collaborazione con poli universitari di eccellenza Interventi di supporto alla crescita Accanto alle funzioni di incubatore, verranno identificate le misure più appropriate allo scopo di dotare i neo imprenditori di un capitale iniziale per l’avvio della nuova azienda. Le forme creditizie a sostegno del progetto laboratoriale verranno definite da ISMEA e dall’Istituto Agrario, sentito il MIUR e gli EE.LL.. Servizi informati di mercato e di monitoraggio del reddito dell’agricoltore Accordo CONAD MIUR - DGPFB - Uff. II 137 Intercettare le risorse • Il gruppo di lavoro COGE nei suoi contatti con il mondo delle imprese per la gestione dei progetti di fund raising ha avuto modo di entrare in relazione con CONAD (3000 punti vendita in tutta Italia) e condividere una proposta di promozione commerciale ma con un ritorno verso la scuola stessa. • Infatti CONAD lancerà a breve una campagna di fidelizzazione la cui raccolta punti servirà per portare tecnologia a Scuola. • Oltre tre milioni di euro saranno destinati per investimenti in tecnologia a favore delle scuole tramite l’acquisto di laboratori didattici di informatica e di lingue. • L’iniziativa si rivolge principalmente alle scuole primarie e secondarie di primo grado. MIUR - DGPFB - Uff. II 138 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione – Ordinativo Informatico Locale – – – Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali – – – – • • – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi – Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) – – – Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole MIUR - DGPFB - Uff. •II Cruscotto coge 139 Fatturazione elettronica 1/3 Modello scambio fatture per public procurement Fatturazione elettronica 2/3 Il processo per la fatturazione elettronica nelle scuole Fatturazione elettronica 3/3 I passi Il fornitore crea la fattura come un documento statico e non modificabile. Il fornitore appone il riferimento temporale e la firma digitale al documento prima di emettere la fattura trasmettendola in formato elettronico al Sistema di Interscambio (SDI). Il Sistema di Interscambio (SDI) dialoga con l’IPA al fine di ricevere ulteriori informazioni relative all’inoltro della fattura elettronica. Il Sistema di Interscambio (SDI) recapita la fattura elettronica al sistema informativo centralizzato SIDI. Il SIDI sottopone il documento alla verifica della firma per constatarne l’integrità e, se non vi sono errori formali, invia al sistema di interscambio (SDI) una conferma/rifiuto di presa in carico entro i termini previsti. Il SIDI invia la fattura al sistema di conservazione sostitutiva, entro quindici giorni dall'emissione il responsabile della conservazione appone la marca temporale sull’insieme delle fatture, o su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte delle fatture per chiudere il processo di conservazione. Il sistema SIDI predispone la fattura per renderla disponibile nell’ambito dei Flussi SIIS. Il sistema localericeve la fattura elettronica grazie ai flussi realizzati nell’ambito del progetto SIIS. Il sistema locale rende disponibile la fattura elettronica alla scuola. La scuola interroga il sistema locale dove trova la fattura elettronica trasmessa dal fornitore e i dati contabili della fattura inseriti direttamente nel sistema locale. La scuola invia il riscontro di acquisizione della fattura al SIDI tramite flussi SIIS. Mercato Elettronico Consip 1/2 Accesso diretto dal SIDI AL MEPA di Consip tramite identità federata Navigando sul catalogo è possibile verificare l’offerta di beni e/o servizi offerti sul MePA. I principali vantaggi del Mercato Elettronico sono: •risparmi di tempo sul processo di acquisizione di beni e servizi sotto soglia •trasparenza e tracciabilità dell’intero processo d’acquisto •ampiamento delle possibilità di scelta per le Amministrazioni, che possono confrontare prodotti offerti da fornitori presenti su tutto il territorio nazionale •soddisfazione di esigenze anche specifiche delle Amministrazioni, grazie a un’ampia e profonda gamma di prodotti disponibili e la possibilità di emettere richieste di offerta Integrazione dei dati relativi all’acquisto nel SIDI Bilancio Mercato Elettronico Consip 2/2 Integrazione dei dati relativi all’acquisto nel SIDI Bilancio Verso un nuovo sistema in funzione delle esigenze delle scuole SIDI con attuale veste grafica MIUR - DGPFB - Uff. II 145 Verso un nuovo sistema in funzione delle esigenze delle scuole Nuova veste grafica e nuove modalita navigazione MIUR - DGPFB - Uff. II 146 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione – Ordinativo Informatico Locale – – – Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali – – – – • • – – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) – Rifacimento software sidi – – Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • MIUR - DGPFB - Uff. II Cruscotto coge 147 Situazione applicativa attuale Situazione in divenire Gestione Bilancio – Architettura attuale 560 Scuole Queste scuole pagano mediamente 3.000€ annui ciascuna 2.200 Scuole 3.450 Scuole 420 Scuole Axios Bilancio Argo Bilancio Infoschool Bilancio Internet SIDI Bilancio 3.400 Scuole Nota: Il numero delle scuole per Fornitore è stato dedotto dai flussi di Bilancio. Sissi Bilancio 380 Scuole Altri Sistemi Bilancio Queste scuole non pagano nessun onere per l’utilizzo del software pagina 150 Architettura attuale Criticità Manutenzione evolutiva/correttiva frammentata su diversi fornitori. Elevata gravosità economica pubblica. Eterogenea formazione tecnica del personale utente. Difficoltosa gestione tecnico/amministrativa da parte del MIUR: utilizzo di funzionalità e processi non omogenei da parte delle scuole per la gestione del Bilancio. I dati sul Bilancio risiedono in locale e devono essere inviati sul SIDI tramite flussi. pagina 151 Situazione dei costi Avvio interventi migliorativi su sidi da parte del prg coge 25000 20000 15000 10000 5000 0 2008 n° IS Sidi 2009 n°IS Altri 2010 2011 2012 costo a carico scuole Gestione Bilancio – Nuova Architettura Scuola C Scuola B Scuola D Scuola A SIDI Bilancio Internet Scuola F Scuola E pagina 153 Nuova Architettura Punti di forza Manutenzione evolutiva/correttiva centralizzata. Sostanziale diminuzione dell’impegno economico pubblico. Omogenea formazione tecnica del personale utente. Semplificazione della gestione tecnico/amministrativa da parte del MIUR: stesse funzionalità per tutti gli utenti. Informazioni centralizzate sul SIDI: non c’è più necessità di invio e gestione dei flussi. Punti di attenzione Possibile parallelismo temporaneo delle attività sui due sistemi (locale e SIDI). Circoscritto intervento manuale dell’operatore per la configurazione delle entità da migrare. pagina 154 Sistema Integrato - i passi per arrivare al nuovo sistema pagina 155 Sistema Integrato – il nuovo sistema Le segreterie utilizzano solo il sistema SIDI attraverso il quale svolgono tutte le attività ivi comprese quelle di interscambio ed interoperabilità Il SIDI è lo strumento che consente l’interoperabilità e l’interscambio Attraverso SIDI le informazioni vengono custodite all’interno del MIUR I sistemi locali vengono dismessi definitivamente pagina 156 Sistema Integrato - Esempio gestione assenze pagina 157 Sistema Integrato - Esempio gestione assenze pagina 158 Soluzione proposta per la migrazione I dati che saranno migrati sul SIDI sono: Anagrafe Creditori Anagrafe Debitori Residui Attivi Residui Passivi Per la migrazione sono utilizzate le funzionalità di export in “xml” dei sistemi locali. La sperimentazione è in corso su 2 scuole che utilizzano i sistemi Argo e Axios. Progressivamente si potranno estendere i processi/strumenti per la migrazione anche ad altri sistemi locali. pagina 159 Processo di migrazione (1/2) Attività propedeutiche alla Migrazione Apertura nuovo esercizio finanziario sul sistema locale. Riclassificazione residui attivi e passivi sul sistema locale. Export dei dati sul sistema locale (utilizzando le features di export in xml dei sistemi locali). Configurazione iniziale del nuovo esercizio finanziario sulla piattaforma SIDI Bilancio per l’istituto scolastico da migrare. Configurazione dei piani dei conti generalizzati e delle attività definite dall’amministrazione centrale. Configurazione dei progetti specifici dell’istituto scolastico sulla piattaforma SIDI Bilancio. Configurazione dei piani dei conti specifici dell’istituto scolastico sulla piattaforma SIDI Bilancio. Configurazione istituto cassiere e dei saldi iniziali dell’istituto scolastico sulla piattaforma SIDI Bilancio. pagina 160 Processo di migrazione (2/2) Migrazione Elenco dei debitori dell’istituto scolastico sul SIDI Bilancio. Elenco dei creditori dell’istituto scolastico sul SIDI Bilancio. Residui attivi. Residui passivi. Verifica e integrazione Controllo correttezza e completezza dati migrati. Eventuale riclassificazione dei residui attivi/passivi migrati. Eventuale imputazione dei dati di bilancio sul SIDI, inseriti in corso d’anno sul sistema locale. pagina 161 Workflow pagina 162 Chi fa cosa (1/2) ATTIVITA’ GRUPPO RESPONSABILE Società/Istituto Analisi del processo di migrazione Servizio di Consulenza RTI - HP ES Implementazione processo di migrazione Sviluppo SW / Servizio di Consuelnza RTI - HP ES Stesura linee guida utente per migrazione Servizio di Consulenza RTI - HP ES Apertura nuovo esercizio finanziario Utenti Istituto Scolastico Riclassificazione residui su nuovo esercizio Utenti Istituto Scolastico Creazione Export per processo migrazione Utenti Istituto Scolastico Configurazione iniziale scuola su SIDI Bilancio per nuovo esercizio finanziario Utenti Istituto Scolastico pagina 163 Chi fa cosa (2/2) ATTIVITA’ GRUPPO RESPONSABILE Società/Istituto Configurazione PdC e Progetti specifici Utenti Istituto Scolastico Impostazione iniziale istituto cassiere, saldi iniziali e entità propedeutiche Utenti Istituto Scolastico Processo di migrazione Utenti Istituto Scolastico Revisione processo di migrazione Servizio di Consuenza RTI – HP ES Revisione linee guida utente per migrazione Servizio di Consulenza RTI – HP ES pagina 164 Processo di supporto alla migrazione Avvio attività Realizzazione dell’area informativa e di supporto al processo. Avvio campagna di comunicazione. Adesione scuola all’iniziativa Predisposizione modalità di adesione all’iniziativa. Pianificazione delle adesioni Definizione calendario di migrazione coerente con la richiesta di migrazione. Notifica alla scuola del periodo di attività di migrazione previsto Invio comunicazione di inizio processo. Gestione situazioni anomale Le scuole devono intervenire sull’interfaccia di migrazione quando questa non riesce a transcodificare i dati dai sistemi locali al SIDI. Termine migrazione Le scuole notificano il termine delle attività. Start-up gestione bilancio su SIDI Avvio normale attività di bilancio su piattaforma SIDI. pagina 165 Supporto continuo alle attività di migrazione Durante tutto il processo di migrazione Service Desk. Consulenti tecnici per il supporto di II livello. Attività continua di individuazione di soluzioni a problematiche comuni che possano essere fornite subito dal Service Desk. Aggiornamento continuo sull’area informativa e predisposizione di FAQ. pagina 166 Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione – Ordinativo Informatico Locale – – – Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali – – – – • • – – – – – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • Cruscotto coge ―Help Desk ― Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 167 Le principali problematiche da considerare Le prime risultanze emerse nel corso dell’analisi sull’impianto di un servizio di consulenza – help desk: • Necessità di una consulenza amministrativa a tutto tondo – Le scuole mostrano livelli di preparazione differenti • Due tipi di supporto – Informativo (help desk): erogazione dei flussi - date importi e motivazioni, normativo - “come fare per” – Interpretativo (consulenza): applicazione delle circolari, risoluzione di casi specifici, interpretazione delle norme, supporto all’attività dei revisori La necessità Le prime necessità sull’impianto di un servizio di help desk: • Creare un nucleo di persone competenti che possano rispondere alle esigenze informative delle scuole (punto 1 diapositiva precedente) – Serve personale con esperienza di scuola (si possono utilizzare i dsga gruppo coge) affiancati da personale amministrativo – Serve un sistema informativo adeguato – Serve un forum on line ed una postazione di gestione delle telefonate – Serve un ufficio della dgpfb che sia responsabile delle risposte e che non sia direttamente coinvolto nelle attività operative I numeri Carichi di lavoro per la struttura help desk: • Da stime iniziali: – Telefonate medie informative che il servizio riceverebbe giornalmente: dalle 400 alle 600 – Telefonate medie che il servizio potrebbe assolvere, supponendo un organico di un coordinatore, due dsga e due amministrativi, 250~300telefonate – Email ricevute dal servizio giorno: 300~400 – Email evase giorno: 200 I benefici La necessità di essere ascoltate e di ricevere risposte puntuali da parte delle scuole è altissima: • Primi benefici: – Altissimo gradimento da parte delle scuole di un tipo di iniziativa simile – Innalzamento del livello di efficacia da parte dei dsga nella gestione delle risorse assegnate – Riduzione del numero di errori nella gestione del bilancio – Diminuzione dei costi di formazione su argomenti simili spesi dalle scuole I rischi Il pericolo è nella qualità delle risposte e nel dimensionamento della struttura: • Primi rischi: – Il gruppo deve essere altamente qualificato per poter dare risposte immediate e puntuali – Occorre monitorare bene i primi periodi per evitare la saturazione della struttura e quindi una mancata riposta A che punto siamo • Individuati i dsga disponibili per l’iniziativa ed il possibile coordinatore • Iniziata la realizzazione dei software necessari Agenda • Modulo normativo • Modulo Organizzativo – Nuovo di 44 – Nuovo piano dei conti • Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione – Ordinativo Informatico Locale – – – Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari – Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Progetti di fund raising • • • • • • Aziende speciali – – – – • • – – – – – – Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole • Cruscotto coge ― Help Desk ―Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 174 Il contesto di riferimento Nell’ambito dell’affidamento 2010 della DG Pianificazione e Bilancio del MIUR, è stata eseguita una ricognizione del processo amministrativo contabile e degli strumenti ad esso collegati, anche attraverso il confronto con le scuole che fanno parte del gruppo di lavoro creato dal MIUR sui temi di controllo di gestione. L’analisi effettuata ha permesso di evidenziare una serie di criticità, tra cui le più rilevanti sono: difficoltà di interpretazione e, conseguentemente, di applicazione del D.I. 44/2001; mancanza di regole di dettaglio e di istruzioni operative inerenti sia le procedure sia l’utilizzo degli strumenti; architettura dei modelli non soddisfacente e non rispondente ai bisogni delle scuole e del MIUR. Le criticità evidenziate hanno portato le scuole a cristallizzare una serie di comportamenti errati e distorsivi che hanno dato vita a: disomogeneità dei dati contabili difficoltà nella programmazione difficoltà nel monitoraggio delle attività Il contesto di riferimento I risultati della prima fase innestano un meccanismo che può essere così rappresentato: RISULTATI PRIMA FASE 1. 2. 3. 4. Nuova architettura modello amministrativo contabile Nuova struttura dei modelli di previsione, registrazione e consuntivazione Modelli di controllo Condivisione del modello con le scuole del gruppo tecnico ESIGENZA DI RAFFINAMENTO DEI CONTENUTI E DI PREDISPOSIZIONE DEGLI STRUMENTI La definizione della nuova architettura e degli strumenti che da essa derivano, necessita di essere combinata con lo sviluppo del processo amministrativo contabile e la predisposizione di dettaglio dei modelli operativi. ESIGENZA INFORMATIVA E FORMATIVA I risultati della prima fase e i contenuti della seconda fase dovranno essere trasferiti al management scolastico, centrale e locale, tramite un piano formativo strutturato. Gli obiettivi Per rispondere in maniera tempestiva ai fabbisogni evidenziati, é necessario organizzare un intervento che consenta, da una parte, di completare dal punto di vista metodologico e di contenuti il lavoro della prima fase, dall’altra, di iniziare un graduale percorso di accompagnamento delle scuole verso il cambiamento. Gli obiettivi operativi a breve e medio termine sono i seguenti: breve termine 1. 2. 3. medio termine Progettare un percorso formativo che consenta da una parte di creare un corpo di formatori in grado di trasferire le competenze al management scolastico e ai revisori, dall’altra di predisporre i contenuti formativi anche per la formazione a medio termine Erogare la formazione ai formatori monitorare i risultati Costituire un nucleo di help desk consulenza 4. Erogare la formazione ai revisori 5. Erogare la formazione al scolastico (DS e DSGA) 6. Monitorare l’andamento della formazione e valutare i risultati della stessa in termini di competenze acquisite 7. Monitorare l’utilizzo dei nuovi strumenti e l’applicazione delle procedure e e management Il piano di lavoro complessivo PIANO DI SVILUPPO Il Piano di Sviluppo, partito ad aprile 2011, definisce il nuovo Regolamento Amministrativo Contabile, predispone gli strumenti ad esso collegati, ed avvia il percorso di informatizzazione degli stessi. Seguirà un intervento di monitoraggio e valutazione circa l’utilizzo e il funzionamento degli strumenti predisposti. PIANO DI FORMAZIONE Il Piano di Formazione consentirà di raggiungere l’obiettivo finale di trasmissione delle competenze in ambito amministrativo contabile e gestionale al management scolastico; per raggiungere tale obiettivo a medio termine, sarà prima di tutto necessario nel breve periodo progettare l’intervento formativo e formare un corpo di formatori in grado di istruire il mondo scuola ed i revisori, nonché fornire la relativa assistenza. 2011 2012 2013 MONITORAGGIO E VALUTAZIONE FUNZIONAMENTO E UTILIZZO STRUMENTI SVILUPPO FORMAZIONE - FORMATORI AVVIO OPERATIVO FORMAZIONE - REVISORI FORMAZIONE - DS e DSGA 0 ASSE TEMPORALE Monitoraggio e valutazione t Il piano di lavoro 2011/12 CANTIERE 1 PIANO DI SVILUPPO Il Piano di Sviluppo è stato concepito con l’obiettivo di supportare il gruppo di lavoro delle scuole nella predisposizione del nuovo regolamento amministrativo contabile e nella predisposizione degli strumenti amministrativo contabili, la cui architettura è stata definita e condivisa nella prima fase. Le macro attività principali sono: 1. Predisposizione del Regolamento Amministrativo Contabile e degli strumenti collegati 2. Redazione del Manuale delle buone prassi 3. Supporto all’informatizzazione CANTIERE 2 PIANO DI FORMAZIONE AI FORMATORI Il Piano di Formazione ai formatori è volto a supportare il MIUR nella progettazione e nell’erogazione dei contenuti, predisposti sia nella prima fase sia nella fase di sviluppo, al corpo dei futuri “docenti” del management scolastico e dei revisori. Le macro attività principali sono: 1. Definizione dei fabbisogni e delle competenze in uscita 2. Progettazione formativa 3. Erogazione della formazione 4. Monitoraggio e valutazione degli output dell’attività di formazione Il piano di lavoro 2011/12 funzionamento PIANO DI SVILUPPO RISULTATI FASE 1 PREDISPOSIZIONE NUOVO REGOLAMENTO AMM.VO CONTABILE E STRUMENTI OUTPUT • • • Architettura contabile Struttura modelli Esempi di modelli di controllo SUPPORTO ALL’ INFORMATIZZAZIONE REDAZIONE MANUALE DELLE BUONE PRASSI OUTPUT • • • • Regolamento amm.vo contabile Piano dei conti Modello di budget Modello di bilancio ANALISI DEI FABBISOGNI • • Manuale delle buone prassi • PROGETTAZIONE FORMATIVA EROGAZIONE DELLA FORMAZIONE Macro requisiti dei nuovi modelli Risultati attività di test MONITORAGGIO E VALUTAZIONE PIANO DI FORMAZIONE AI FORMATORI Il piano di lavoro 2011/12 2012 APRILE MAGGIO GIUGNO LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE OTTOBRE NOVEMBRE DICEMBRE SUPPORTO ALL’ INFORMATIZZAZIONE REDAZIONE MANUALE BUONE PRASSI PROGETTAZIONE E RILASCIO FORMAZIONE PROGETTAZION E FORMATIVA 0 EROGAZIONE DELLA FORMAZIONE MONITORAGGIO E VALUTAZIONE PROGETTAZION E FORMATIVA EROGAZIONE DELLA FORMAZIONE MONITORAGGIO E VALUTAZIONE ASSE TEMPORALE Appare importante evidenziare che i due interventi si sviluppano in maniera diversa; infatti, mentre il piano di sviluppo è caratterizzato da una meccanica di funzionamento di tipo sequenziale elaborando e sviluppando a step successivi i nuovi contenuti, la modalità di funzionamento del cantiere formazione invece è di tipo ricorsivo attivandosi in occasione del rilascio di ciascuno nuovo oggetto. t Le figure chiave del percorso formativo • Nel percorso progettuale è apparso evidente che la figura migliore per erogare contenuti informativi sia lo stesso DSGA opportunamente formato e supportato. • Questa figura sarebbe riconosciuta come competente dalla platea e sarebbe inoltre in grado di rispondere proattivamente a qualsiasi obiezione mossa dai discenti. • Oltre al risparmio economico sarebbe inoltre interessante poter introdurre una “rete neurale” che resti poi patrimonio del Ministero per l’erogazione di successivi ulteriori contenuti sia di aggiornamento che di innovazione; i formatori selezionati resterebbero come riferimento delle scuole e del ministero. • Occorre inoltre creare una rete di comunicazione socialnetwork che rimanga a disposizione delle scuole. Il Piano di Formazione ai formatori - supporto Affinché l’efficacia di questo momento formativo sia catalizzatrice è necessario prevedere un nucleo di supporto ai formatori che possa fungere da catalizzatore ed attivatore di tutto il percorso formativo. Le migliori best practise infatti recitano che occorre trovare un trait d’union tra detentore del messaggio e ricevente (ministero e scuole) che possa “tradurre” in linguaggi vicini a chi impara e con metodi di proposizione differenti da chi eroga i contenuti. La creazione di un gruppo di supporto che possa fungere da attivatore ed in seguito da supporto al percorso formativo è elemento vincente di tutta la strategia formativa. Caratteristiche del gruppo COMPOSTO DA 30 DSGA 5 DS e 5 REVISORI SUPPORTATO DAL GRUPPO DI LAVORO DEL MINISTERO IMPEGNI • FUNZIONE DI LEADER RISPETTO AI FORMATORI INTEGRATO DA UNA SOCIETA’ ESTERNA CHE NE AGEVOLI LE ATTIVITA’ • FUNZIONE DI CONTINUO RILASCIO DEL MESSAGGIO MOTIVANTE ATTIVATO SOLO CON FORMAZIONE FRONT (ma con strumenti di workshop on line) • MONITORAGGIO E VALUTAZIONE TRAIT D’UNION GARANTITA CON LE FUNZIONI DEL MIUR Il Piano di Formazione ai formatori – macro contenuti Il percorso formativo è centrato su temi di ordine generale e tecnico afferenti all’area delle competenze amministrativo gestionali della scuola. A livello macro i contenuti sono i seguenti: CONTENUTI DESCRIZIONE A1. APPROCCIO AL TEMA, SCENARIO e LEGISLAZIONE E’ IL CONTENUTO INTRODUTTIVO AL CORSO, CONTIENE I MODULI DI COMUNICAZIONE EFFICACE E DI GESTIONE DELLA FORMAZIONE, DIVIENE ELEMENTO ILLUSTRATIVO DEL PERCORSO COMPLESSIVO E COMPRENDENTE I MODULI DELL’IMPIANTO LEGISLATIVO E DEL BENCHMARKING INTERNAZIONALE DEI SISTEMI DI GESTIONE E CONTROLLO B1. MODELLO AMMINISTRATIVO CONTABILE E’ IL CONTENUTO DISTINTIVO DELL’ATTIVITÀ FORMATIVA. COMPRENDE I MODULI TECNICOOPERATIVI RELATIVI AL NUOVO PROCESSO AMMINISTRATIVO CONTABILE, AL MODELLO DI CONTABILITA’ GESTIONALE, AL PIANO DEI CONTI, AL BUDGET, AL BILANCIO B2. STRUMENTI GESTIONALI C1. FUND RAISING C2. ACQUISTI E PROCUREMENT C.3. NUOVE NORME SI TRATTA DI ATTIVITA’ COMPLEMENTARI, INERENTI A PRASSI MIGLIORATIVE DEL PROCESSO DI ACQUISTO E DI ESTENSIONE DEI RICAVI DELLE SINGOLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE. Il Piano di Formazione ai formatori – moduli e canali Il repository è il contenitore dove sono archiviati gli oggetti formativi, secondo i criteri di classificazione definiti nella progettazione formativa (format). Gli oggetti di apprendimento possono essere utilizzati singolarmente o associati tra di loro secondo le esigenze dei discenti. Inoltre, ricombinati, potranno essere riutilizzati successivamente dal MIUR per la formazione di altri destinatari. A1 A2 Oggetti formativi A1 A1 A3 A2 Modulo formativo Il formato così individuato sarà erogato sulla base di un percorso ragionato e bilanciato in forma blended, cioè con un mix di aula e di FAD. In prima approssimazione: AULA Nella modalità d’aula verranno sviluppati indicativamente tra gli 8 e i 10 moduli corsuali per complessive 40 ore di docenza ON LINE Nella modalità on line verranno sviluppati indicativamente tra i 4 e i 6 moduli corsuali fruibili in modalità FAD Il Piano di Formazione ai formatori – macro attività ll Piano di formazione si sviluppa lungo un percorso che comporta attività in parziale sovrapposizione con la conclusione della fase di sviluppo del modello amministrativo contabilegestionale. Esso è lo strumento direzionale delle attività di aggiornamento tecnico del personale della scuola e dei revisori contabili. Il piano di formazione ai formatori identifica i contenuti formativi che saranno utilizzati anche nell’erogazione a medio termine, analizza e certifica i livelli di apprendimento attesi, progetta un format di rilascio efficiente ed efficace, istruisce la formazione dei docenti, programma le attività d’aula e di formazione a distanza, prevede a attua uno strumento di monitoraggio e valutazione delle attività. Il Piano di Formazione – macro attività 1 ANALISI DEI FABBISOGNI E DELLE COMPETENZE IN USCITA 2 LA PROGETTAZIONE FORMATIVA DELLA FORMAZIONE 3 EROGAZIONE DELLA FORMAZIONE E’ la fase iniziale del processo. E’ funzionale all’identificazione dei fabbisogni dei discenti, alla valutazione dei gap formativi in entrata e alla profilazione delle competenze che essi devono possedere in uscita sia in relazione ai contenuti tecnici della formazione sia alle abilità minime di gestione dell’aula. Serve ad identificare il potenziale di utenza della formazione e a caratterizzare altre variabili influenti nella costruzione di una risposta efficace al fabbisogno. E’ l’attività di progettazione del format e dei moduli che costituiscono il corso. Comprende la redazione dei moduli formativi, la strutturazione tecnica e operativa del canale on line, la predisposizione dei materiali d’aula. Essa include la individuazione dei canali di erogazione all’attività formativa, il dimensionamento della parte d’aula e della FAD, la selezione dei tutor d’aula e la predisposizione delle modalità di utilizzo della piattaforma di erogazione per la pare on-line. Coincide con il piano di attuazione delle attività formative rivolte ai destinatari all’interno di un calendario di attività in modalità blended (aula e on line). Comprende la calendarizzazione delle attività corsuali nella doppia modalità. 4 MONITORAGGIO E VALUTAZIONE Affianca e accompagna il percorso formativo progettando le metodologie di rilevazione relative all’avanzamento dei percorsi di apprendimento, al grado di saturazione attività e alla soddisfazione degli utenti. Sunto finale risparmi filoni Nuove normative Progetti Software risorse importi note