GUIDA OPERATIVA PER LE PREFETTURE SULL`USO DEL

SISTEMA INFORMATIVO SANZIONATORIO
DELLE PREFETTURE
AMMINISTRATIVO
PORTALE INTERNET SULL’ATTIVITA’ PREFETTIZIA
DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA SANZIONATORIO AMMINISTRATIVO
GUIDA OPERATIVA
PER LE PREFETTURE SULL’USO DEL PORTALE SANA
Servizi per l’automazione procedimentale e documentale
DIPARTIMENTO PER LE POLITICHE DEL PERSONALE DELL’AMMINISTRAZIONE CIVILE
E PER LE RISORSE STRUMENTALI E FINANZIARIE
DIREZIONE CENTRALE PER LE RISORSE FINANZIARIE E STRUMENTALI
UFFICIO IV – INNOVAZIONE TECNOLOGICA PER L’AMMINISTRAZIONE GENERALE
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GUIDA UTENTE
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INDICE DEI CONTENUTI
PREMESSA ...................................................................................................................................................................... 3
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO ......................................................................................................................................... 3
1
PORTALE SANA ..................................................................................................................................................... 3
1.1
CONSIGLI PER L’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO ............................................................................................... 3
1.2
COME ACCEDERE AL PORTALE SANA .............................................................................................................. 4
1.2.1
Primo accesso e modifica password ..................................................................................................... 6
1.2.2
Servizi per gli Operatori ........................................................................................................................... 6
1.3
REGISTRARE UN PROCEDIMENTO ....................................................................................................................... 6
1.3.1
Inserimento dati Verbale ......................................................................................................................... 7
1.3.2
Inserimento informazioni Anagrafiche ................................................................................................... 8
1.3.3
Upload documenti Ricorso .................................................................................................................... 10
1.3.4
Verifica e Conferma dati Ricorso ......................................................................................................... 10
1.3.5
Scaricare la Ricevuta ............................................................................................................................. 10
1.3.6
Indicazioni per compilazione campi ..................................................................................................... 12
1.4
RICERCARE E MODIFICARE I PROCEDIMENTI NEL PORTALE ............................................................................. 13
1.4.1
ricerca per n. protocollo ......................................................................................................................... 14
1.4.2
Visualizzazione Procedimento in modalità Comunicazione............................................................. 14
1.4.3
Visualizzazione Procedimento in modalità Scheda .......................................................................... 15
1.4.4
Operazioni su Lista Procedimenti ........................................................................................................ 16
1.4.4.1
1.4.4.2
1.4.4.3
1.4.4.4
1.4.4.5
Registrazione nuovo procedimento (Copia).................................................................................................16
Modificare procedimento ................................................................................................................................16
Carica Allegato - Upload .................................................................................................................................19
Inserire nuovo atto ...........................................................................................................................................19
Evidenza ...........................................................................................................................................................20
1.4.5
Ricerca per Flusso Telematico ............................................................................................................. 21
1.5
CAMBIO PASSWORD ......................................................................................................................................... 22
1.6
CAMBIO E-MAIL PER COMUNICAZIONI ............................................................................................................... 22
1.7
INVIO MESSAGGIO AVVISO ALTRI UTENTI SANA WEB ......................................................................................... 22
1.8
COME SCARICARE I DOCUMENTI DAL PORTALE ................................................................................................ 23
2
MAIL DI NOTIFICA DA SANA ............................................................................................................................ 23
2.1
MAIL DI NOTIFICA – IN ....................................................................................................................................... 23
2.1.1
Ricerca partita consegnata IN .............................................................................................................. 24
2.2
MAIL DI NOTIFICA – OUT ................................................................................................................................... 25
2.2.1
Ricerca partita consegnata OUT.......................................................................................................... 26
3
INSERIMENTO ESITO PROCEDIMENTO ........................................................................................................ 27
3.1
3.2
3.3
ORDINANZA INGIUNZIONE ................................................................................................................................. 27
ORDINANZA ARCHIVIAZIONE ............................................................................................................................. 27
DECRETO INAMMISSIBILITÀ ............................................................................................................................... 28
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GUIDA UTENTE
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PREMESSA
SAN.A. è il portale Internet sull’attività prefettizia di applicazione del sistema sanzionatorio
amministrativo, realizzato dal Ministero dell’Interno – Dipartimento per le politiche del personale
dell’Amministrazione civile e per le risorse strumentali e finanziarie – Direzione centrale per le risorse
finanziarie e strumentali – Ufficio IV Servizi informatici del personale per le prefetture, che progressivamente
stanno automatizzando le aree di competenza.
Il Sistema applicativo SANA è un workflow finalizzato alla raccolta e gestione completa dei documenti
inerenti un procedimento ed è raggiungibile all’indirizzo Internet http://sana.interno.it, oppure attraverso i siti
delle Prefetture (http://www.prefettura.it ).
La presente guida è destinata agli utenti di SANA dislocati presso gli Uffici di Prefettura aventi profilo
OPERATORE incaricati dell’acquisizione dei flussi telematici riguardanti i procedimenti sanzionatori della
Polizia Stradale - CNAI Centro nazionale Accertamento Infrazioni.
Nella guida sono descritte le azioni da svolgere da parte degli Operatori presso le Prefetture e/o Province
nel caso debbano effettuare l’upload di documenti inerenti ricorsi per infrazioni al codice della strada
presentati presso i loro uffici destinati ad arricchire il fascicolo.
Le funzionalità di seguito descritte rappresentano un sottoinsieme di quanto complessivamente
disponibile aderendo al pacchetto completo offerto da SANA.
Nelle zone dove è previsto il bilinguismo, è disponibile l’accesso al portale nella lingua desiderata.
Un help sintetico su come operare su ciascuna funzionalità viene presentato automaticamente in testa a
ciascuna maschera presentata.
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
La versione completa dell’applicativo SANA è disponibile su richiesta da presentare all’Ufficio IV –
Innovazione tecnologica per l’amministrazione generale.
1 PORTALE SANA
1.1
CONSIGLI PER L’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
Al fine di rendere più lineare e veloce l’inserimento e la lavorazione delle richieste di controdeduzioni, si
consiglia di procedere con le attenzioni di seguito descritte:

Effettuare la scansione del documento / dei documenti in formato PDF Bianco e
nero – 200 dpi. Tali caratteristiche permetteranno ai documenti di avere dimensioni
contenute con evidenti vantaggi per l’occupazione di spazio disco in generale e
conseguente velocità di caricamento sul portale.

Poiché dopo circa 10’ di mancanza di attività sul portale, per ragioni di sicurezza
l’applicativo andrà in time out. Se questo avviene prima di aver completato l’inserimento (al
passo n° 5) nulla di quanto digitato sarà stato memorizzato. Sarà inoltre necessario
effettuare nuovamente la procedura di log-in.

Effettuare l’Upload dei file subito al 3° step della procedura di inserimento per
non incorrere nell’inconveniente di trasmettere all’OA un procedimento senza gli allegati
necessari e dover ripetere l’operazione più volte.

Verificare la disponibilità di tutti i campi obbligatori necessari prima di procedere
all’inserimento. I campi obbligatori sono evidenziati in maschera con un asterisco.
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1.2
COME ACCEDERE AL PORTALE SANA
Per accedere al portale è sufficiete aprire il browser e digitare http://sana.interno.it/ e selezionare l’area
Sistema informativo sanzionatorio amministrativo delle Prefetture.
Si consiglia di aggiungere il percorso ai i preferiti.
Fra le opzioni presentate scegliere L’area Funzionale “SANA – Operatori” :
figura 1 – SANA –per gli operatori
L’applicativo presenterà la maschera di LOGIN per Servizi per gli operatori dove, dopo aver
selezionato la Provincia o la Prefettura di interesse utilizzando l’elenco a tendina, si potranno inserire i dati
per il riconoscimento utente (utente e password).
Tutti i campi presenti sulle maschere con un asterisco (*) sono da intendersi obbligatori.
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figura 2 – ricerca per n° protocollo
Nel caso di primo accesso il sistema presenterà un warning “ATTENZIONE: è necessario modificare la
password prima di accedere al sistema” ; in tal caso seguire le istruzioni al successivo § 1.2.1 - Primo
accesso e modifica password.
figura 3 – ricerca per n° protocollo
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1.2.1
Primo accesso e modifica password
La password iniziale deve essere sostituita con una nuova avente una lunghezza minima di 3 caratteri.
Si consiglia comunque di utilizzare una parola di almeno 6 caratteri fra i quali almeno 1 carattere
speciale, 1 cifra, maiuscole e minuscole.
La nuova password deve essere digitata correttamente 2 volte per verifica perché questa sia accettata e
memorizzata dal sistema.
Dopo aver premuto il pulsante CONFERMA, il portale invierà il seguente messaggio: “Operazione di
cambio password effettuata correttamente. Clicca qui per continuare la navigazione”.
1.2.2
Servizi per gli Operatori
A sinistra dello schermo vengono presentati tutti i
servizi messi a disposizione da SANA suddivisi per
tipologia di utente.
Una volta effettuato l’accesso il sistema rende
disponibili le funzioni del Menù a sinistra “Servizi
per Operatori” e presenta alcuni importanti
suggerimenti per l’utente fra i quali la numerosità
delle EVIDENZE presenti per la lavorazione dei
procedimenti.
La lista completa dei Procedimenti afferenti alle
Evidenze totali è visualizzabile cliccando alla voce
“Visualizza la lista” .
figura 4 – Menù SANA
figura 5 – messaggio di benvenuto
1.3
REGISTRARE UN PROCEDIMENTO
La funzione di Registrazione è una funzione a disposizione delle Prefetture/Province accessibile dal menù di
SANA – Servizi per gli Operatori – Registra Procedimento.
La registrazione, articolata su più step successivi, consente di rendere immediatamente disponibile alla
Prefettura e a tutti i cittadini interessati i procedimenti pervenuti all’organo accertatore.
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Al termine dell’inserimento dei dati anagrafici, è possibile allegare al procedimento eventuali documenti
dematerializzati (precedentemente scansiti o ricevuti in formato elettronico in diverse modalità).
Alla fine viene rilasciata una ricevuta che certifica l’avvenuto inserimento dei dati in archivio che è
possibile stampare o salvare sul proprio computer.
La registrazione si effettua in 5 passi come meglio descritti nel seguito:
1)
2)
3)
4)
5)
1.3.1
inserimento dati del verbale data e numero verbale;
inserimento delle informazioni anagrafiche, identificative del procedimento, della violazione ecc.;
upload per allegare documenti al procedimento;
verifica e conferma dati inseriti;
stampa della ricevuta di trasmissione;
Inserimento dati Verbale
Con questa funzione richiede l’inserimento dei dati identificativi del verbale e della Prefettura che lo ha
redatto.
Se l’operatore non è in possesso dei dati obbligatori, sarà cura dell’operatore inserire dei valori
convenzionali seguendo le indicazioni riportate al successivo § 1.3.6 Indicazioni per compilazione campi.
figura 5 – inserimento dati verbale
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1.3.2
Inserimento informazioni Anagrafiche
Questa funzione richiede l’inserimento dei dati identificativi del ricorrente, del veicolo e della violazione
cui si oppone.
figura 6 – Funzione Registrazione - inserimento dati anagrafici – passo 2-1
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figura 7 – Funzione Registrazione - inserimento dati anagrafici – passo 2-2
figura 8 – Funzione Registrazione - inserimento dati anagrafici – passo 2-3
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GUIDA UTENTE
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figura 10 – Funzione Registrazione - inserimento dati anagrafici – passo 2-3
1.3.3
Upload documenti Ricorso
Questa funzionalità consente agli operatori di trasmettere documentazione di qualunque tipo all’organo
Accertatore, relativamente a procedimenti già registrati in precedenza nell’archivio SAN.A. (integrando
documenti e/o atti al procedimenti), oppure a nuovi procedimenti ancora da registrare .
Dopo aver selezionato il file da allegare al procedimento, verificare attentamente e premere CONFERMA.
Il sistema invierà il messaggio all’Operatore: “Allegato caricato con successo!” .
1.3.4
Verifica e Conferma dati Ricorso
Dopo aver verificato attentamente i dati ineriti riguardanti il procedimento, dopo aver effettuato la
CONFERMA, alfine viene assegnato un numero di protocollo ed è possibile effettuare il download della
ricevuta.
1.3.5
Scaricare la Ricevuta
Dopo aver scaricato ed eventualmente stampata la ricevuta, è possibile registrare nuovi procedimenti
utilizzando la funzione di utility che predispone un nuovo procedimento clone di quello appena concluso. Al
nuovo procedimento pre-impostato sarà necessario inserire solo le parti mancanti e/o modificare i dati
differenti.
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figura 9 – Funzione Registrazione – protocollazione
Alla fine di questo ultimo step SANA provvederà ad inviare un messaggio e-mail di notifica con lo scopo
di informare tutti gli utenti interessati che la Prefettura ha effettuato una delle seguenti operazioni:
1. ha trasmesso una richiesta di controdeduzioni;
2. ha caricato un allegato collegato al procedimento;
3. ha completato la fase del procedimento .
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figura 10 – Funzione Registrazione – emissione Ricevuta
1.3.6
Indicazioni per compilazione campi
Se l’operatore non è in possesso dei dati del verbale, come anticipato, sarà necessario usare degli
accorgimenti e pertanto saranno utilizzati dei valori provvisori come sotto specificato. Tali valori saranno
successivamente aggiornati in un seconda fase di elaborazione di SANA con i dati originali dell’Organo
Accertatore:

n° verbale: il campo è obbligatorio pertanto se non è stato digitato il sistema presenta il seguente
messaggio warning per l’utente: “attenzione il campo n° verbale non è stato digitato. Si vuole
procedere comunque ? Premere CONFERMA per andare avanti”

data verbale: la data verbale è un campo obbligatorio pertanto nel caso sia un dato non
conosciuto il sistema presenta il seguente messaggio warning per l’utente: “attenzione il campo
data verbale non è stato digitato. Inserire valore convenzionale 01/01/1999”

in qualità di: tale informazione non disponibile quando non si possiede copia del verbale. In tal
caso utilizzare il valore “autore della violazione” o un valore convenzionale “sconosciuto”

IdDOC: inserire il numero di protocollo assegnato da SANA. Fa riferimento al nome del
documento .pdf
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GUIDA UTENTE
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1.4

Id DOC OA: è il numero di protocollo (univoco) assegnato dall’Organo Accertatore. Tale dato è
obbligatorio per OA Polizia Stradale

Sanzione pecuniaria ordinanza: NON compilare. La sua valorizzazione è a carico di SANA

Conclusioni: preferibile non inserire

Contocorrente: NON compilare.

Controdeduzioni / Provvedimento: preferibile non compilare

Atto di richiesta:
o
Per la Polizia Stradale : RC01 – richiesta contraddittorio su ricorso al Prefetto
o
RC21 : richiesta memoria difensiva per ricorso al GdP - avverso verbale
RICERCARE E MODIFICARE I PROCEDIMENTI NEL PORTALE
La maschera “Ricerca il tuo procedimento” offre molteplici opzioni.
Selezionando il criterio di ricerca desiderato, il sistema presenta una nuova maschera dove sarà
possibile specificare dei filtri per indirizzare e limitare la ricerca.
Ad esempio selezionando la ricerca per n° verbale il sistema richiederà la digitazione del campo
completo se conosciuto o di una parte di questo.
Il sistema presenterà una o più occorrenze relative ai procedimenti in forma tabellare che soddisfano il
criterio impostato.
figura 11 – ricerca per n° verbale
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GUIDA UTENTE
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1.4.1
ricerca per n. protocollo
il numero di protocollo da digitare è composto nel seguente modo:

M-IT : Ministero dell’Interno

PR_xxUTG: Prefettura di riferimento (es. PR_VEUTG per Venezia)

Nnnnnnnn : numero progressivo Protocollo

Data :nel formato GGMMAAAA
figura 12 – ricerca per n° protocollo
Se non viene digitato nulla il sistema presenterà per la consultazione, la lista completa di tutti i
procedimenti sulla quale sarà possibile entrare in maggior dettaglio cliccando sulla funzione desiderata
presentata nella ultima colonna “Funzioni” disponibili :
1. Comunicazione
2. Scheda
3. Operazioni
4. Evidenza (se presenti messaggi relativi a recenti operazioni - acquisizioni. Le evidenze sono
riepilogate nella parte alta della form del portale come da figura che segue:)
Figura 13 – lista procedimenti
Cliccando su Comunicazione o Scheda, il sistema aprirà una form nuova per consentire di la
visualizzazione nel formato desiderato senza perdere il risultato della selezione.
1.4.2
Visualizzazione Procedimento in modalità Comunicazione
Il sistema presenta i dati del procedimento come da esempio che segue:
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GUIDA UTENTE
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figura 14– visualizzazione nel formato Comunicazione
E’ possibile passare dalla modalità di visualizzazione di un procedimento a quella in formato Scheda con
un click sul link apposito in alto a sinistra.
1.4.3
Visualizzazione Procedimento in modalità Scheda
Il sistema presenta i dati del procedimento come da esempio che segue:
figura 15 – visualizzazione nel formato Scheda
E’ possibile passare alla modalità di visualizzazione del procedimento selezionato in formato
Comunicazione con un click sul link apposito in alto a sinistra.
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GUIDA UTENTE
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1.4.4
Operazioni su Lista Procedimenti
Cliccando su Operazioni l’applicativo presenterà le funzioni abilitate a disposizione dell’Operatore quali
allegare nuovi documenti al procedimento, creare nuovi atti o registrare nuovi procedimenti partendo da
quello visualizzato.
figura 16 – lista procedimenti ed Operazioni
Per attivare la funzione è sufficiente cliccare sulla dicitura di interesse dell’Operatore. Le operazioni
possibili sul procedimento selezionato sono:
1. registrazione nuovo procedimento;
2. modifica procedimento e/o inserimento controdeduzioni;
3. caricare un allegato;
4. inserimento nuovo atto;
5. chiudere la barra pulsanti .
1.4.4.1
Registrazione nuovo procedimento (Copia)
il sistema predispone per l’inserimento di un nuovo procedimento con i campi precompilati come da
elemento selezionato.
La funzione offre il vantaggio di non dover riscrivere molte delle informazioni anagrafiche già presenti in
archivio agevolando l’Operatore.
La registrazione si compone di più fasi al termine delle quali i documenti caricati saranno
immediatamente disponibili agli utenti del sistema, nel rispetto dei livelli di sicurezza e di abilitazione
assegnati a ciascuno.
La prima fase è rappresentata dall’inserimento dei dati anagrafici (……, veicolo, ecc.)
1.4.4.2
Modificare procedimento
il sistema permette di modificare in 5 semplici passi i dati di un procedimento precedentemente inserito
per correggere o completare i dati attribuiti.
Per modificare individuare il procedimento e premere “conferma”. Modificare sulla maschera i dati e
premere conferma.
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GUIDA UTENTE
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figura 17 – Modifica Procedimento 1/5
Una volta selezionato il file da caricare, premere “carica l’allegato” (es. controdeduzioni).
figura 18 – Modifica Procedimento – Step 3/5 – Carica allegato
Premendo “Avanti” il sistema presenta in visualizzazione la RICEVUTA relativa alla modifica del
procedimento trasmesso per consentire all’Operatore di verificare il tutto prima di procedere alla conferma.
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figura 19 – Modifica Procedimento – Ricevuta
La funzione di Upload è a disposizione delle Prefetture per rendere disponibile al CNAI la
documentazione aggiuntiva relativa ai ricorsi presentati direttamente presso di loro.
Ad ogni upload viene generata dal sistema una mail di comunicazione con il seguente Oggetto: “[SANA]
Prefettura
di
Bergamo
Disponibile
per
il
download
il
file
PR_BGSPC_TO_9999999_20140922_123456_2.zip “ .
Nel caso in cui i procedimenti siano in numerosità maggiore di 1 la mail conterrà la seguente indicazione:
“Gli atti trasmessi e i relativi fascicoli informatici sono dettagliati nel DOCUMENTO RIEPILOGATIVO
DELLA TRASMISSIONE prelevabile al link che segue. Per ciascun procedimento, nel documento è presente
il collegamento a tutta la documentazione disponibile. http://sana.interno.it/d/nome percorso .”
Il documento presentato riporterà il numero complessivo dei procedimenti che lo compongono.
figura 20 – ricerca per n° protocollo
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GUIDA UTENTE
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1.4.4.3
Carica Allegato - Upload
Questa funzionalità consente agli operatori di trasmettere documentazione di qualunque tipo all’organo
Accertatore, relativamente a procedimenti già registrati in precedenza nell’archivio SAN.A. (integrando
documenti e/o atti al procedimenti), oppure a nuovi procedimenti ancora da registrare .
Dopo aver selezionato il file da allegare al procedimento, verificare attentamente e premere conferma. Il
sistema invierà il messaggio all’Operatore: “Allegato caricato con successo!” .
figura 21 – Carica allegato
1.4.4.4
Inserire nuovo atto
Per inserire un nuovo atto è necessario selezionare prima la categoria fra le tipologie presentate a
sistema (Atti/Registrazioni informatiche , Convocazioni/Convocazioni accesso atti, Ordinanze archiviazione,
Ordinanze revoca/Altri provvedimenti, Ordinanze-ingiunzioni/Decreti, Rapporti colloquio/accesso atti,
Richiesta controdeduzioni/documentazione integrativa ), quindi scegliere la sottocategoria nell’albero che
verrà presentato.
Premere “OK” per conferma,
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per chiudere il frame,
per annullare.
GUIDA UTENTE
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figura 22 – inserimento nuovo atto
1.4.4.5
Evidenza
È possibile visualizzare le evidenze di ciascun procedimento estratto dalla funzione di ricerca:
figura 23 – ricerca per n° protocollo
In fondo alla lista vengono presentato il dato della numerosità degli elementi estratti ed il pulsante
“ANNULLA EVIDENZE” da utilizzare per nascondere le gli elementi precedentemente selezionati con
l’apposizione di un check sulla riga di interesse.
figura 24 – ricerca per n° protocollo
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GUIDA UTENTE
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1.4.5
Ricerca per Flusso Telematico
La collaborazione applicativa con il Centro Nazionale Accertamento Infrazioni prevede la pubblicazione
dei flussi telematici mediante un area di scambio specifica controllata dall’amministrazione di SANA.
I flussi inviati dal CNAI sono suddivisi in partite.
Ad ogni invio di flussi da parte del CNAI viene generata e spedita automaticamente da SANA una mail a
tutti gli utenti presenti sulla mailing list specifica per la Prefettura di riferimento.
Quando lo OA effettua l’upload dei documenti rendendo disponibili i documenti richiesti attraverso SANA
effettuando le operazioni sotto descritte sul portale SANA che al completamento invia in modalità automatica
una e-mail di notifica avente oggetto:”[SANA] Disponibile per il download il file
20140923_123321_Z999_2014107_ARC.zip” e contenente il link
La funzione di ricerca che l’operatore deve utilizzare è la ricerca “Per partita consegnata IN:”
figura 25 – ricerca per n° protocollo
La funzionalità presenterà una lista di file fra i quali l’Operatore sceglierà quello indicato nella mail
ricevuta:
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GUIDA UTENTE
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Figura26 – ricerca per n° protocollo
1.5
CAMBIO PASSWORD
Fare riferimento alle istruzioni descritte al precedente § 1.2.1- Primo accesso e modifica password
1.6
CAMBIO E-MAIL PER COMUNICAZIONI
La presente funzione consente di modificare la proprio indirizzo di mail e quello del responsabile del
procedimento al quale giungono le mail di notifica.
Figura 27 – impostazione e-mail
1.7
INVIO MESSAGGIO AVVISO ALTRI UTENTI SANA WEB
La funzione invio messaggio è a disposizione dell’utente per inviare comunicazioni di servizio ad altri
utenti appartenenti ad una mailing-list.
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GUIDA UTENTE
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Figura 28 – invio messaggio ad un gruppo
1.8
COME SCARICARE I DOCUMENTI DAL PORTALE
Per scaricare i documenti dal portale è sufficiente cliccare sul link che viene riportato su ciascuna mail di
notifica.
Le mail di notifica sono descritte al successivo cap. 2 - Mail di notifica da SANA .
2 Mail di notifica da SANA
La collaborazione applicativa tra le diverse Entità, mediante il sito http://sana.interno.it si realizza nelle
seguenti modalità di trasmissione :

la trasmissione dei provvedimenti ricevuti in Prefettura con l’impiego di strumenti di upload, sul
sito http://sana.interno.it ;

la ricezione delle ordinanze da notificare con l’impiego di strumenti di download, sul sito
http://sana.interno.it ;
Ogni qualvolta SANA riceve un flusso relativo ad un procedimento lo memorizza, lo rende disponibile sul
portale e spedisce una notifica di quanto avvenuto all’indirizzo di tutti gli interessati.
Sulla mail sono sempre reperibili i contenuti ed il link al quale collegarsi per scaricare i documenti ricevuti
“virtualmente” da SANA.
Le mail di notifica che riceverà un Operatore del Portale SANA sono di due tipologie:
1. mail provenienti dall’Organo Accertatore che devono aggiornare la Prefettura di competenza
2. mail provenienti dalla Prefettura / Provincia per nuovi procedimenti e/o per controdeduzioni che
andranno ad arricchire il fascicolo del Provvedimento.
2.1
MAIL DI NOTIFICA – IN
Ad ogni invio di flussi inviati dal CNAI e correttamente ricevuti da SANA, il sistema spedisce
automaticamente alla Prefettura interessata, una comunicazione via mail contenente tutti gli estremi del
procedimento e/o del blocco dei procedimenti inoltrati
Oggetto: Notifica Invio SANA del gg mese aaaa
Testo: “in data odierna è stato inoltrato a SANA il file <nome file> contenente n record e m documenti”
(oppure “Con la presente si comunica di aver reso inoltrati SANA il file <nome file>, trasmesso da
<descrizione OA> ….. per gli adempimenti previsti.
Sempre nella mail di notifica sarà sempre riportato il link http://sana.interno.it/d/.............html da dove si
potranno andare a visualizzare e scaricare i documenti che riguardano i procedimenti a valle di alcuni
processi automatici che compie SANA in modalità differita.
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GUIDA UTENTE
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figura 29 – Esempio email inviata e prodotta da OA verso SANA relativamente alla presenza nell’area di scambio del file citato.
Infatti SANA una volta ricevuto il file dall’OA, attraverso un job schedulato a tempo, acquisisce realmente
la partita ricevuta e ne memorizza i dati sul proprio data Base rendendoli finalmente disponibili a tutti gli
utenti del Portale.
Questo evento di acquisizione verrà reso noto attraverso una notifica mail spedita da SANA stesso e
destinata alla Prefettura di interesse e p.c. all’Organo Accertatore. L’oggetto della mail conterrà: SANA
Prefettura di XX - Resoconto acquisizione in Prefettura trasmissione partita <nome file>.
figura 30 – Email generata da SANA inviata a Prefettura e OA per comunicare l’acquisizione del file trasmesso
2.1.1
Ricerca partita consegnata IN
A seguito di questa mail l’elenco dei procedimenti è ricercabile attraverso la funzione “Per partita IN”.
2D4F49394A2495CC30A9DBF30CB48FCC
GUIDA UTENTE
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figura 31 – ricerca per n° partita consegnata IN
2.2
MAIL DI NOTIFICA – OUT
Ad ogni invio di flussi inviati dalle Prefetture tramite SANA, il sistema spedisce automaticamente all’OA
una comunicazione mail contenente tutti gli estremi del procedimento e/o del blocco dei procedimenti.
L’oggetto della mail conterrà: SANA Prefettura di XX - Resoconto acquisizione in Prefettura trasmissione
partita <nome file>.
Il testo contenuto nella mail recita:
“Con la presente si comunica che è disponibile, sul portale http://sana.interno.it , il file <nome file>.zip .
Esso contiene atti relativi a n.<n> procedimenti di competenza della Prefettura di XX, trasmessi da
<descrizione OA>.
Il predetto file, in formato compresso, consente sia l’importazione automatica tramite software predisposti,
sia la trattazione ordinaria .
Gli atti trasmessi e i relativi fascicoli informatici sono dettagliati nel DOCUMENTO REIEPILOAGITVO
DELLA TRASMISSIONE prelevabile al link che segue. Per ciascun procedimento è presente il collegamento
a tutta la documentazione disponibile . http://sana.interno.it/d/.............html
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figura 32 – mail generata da SANA a seguito trasmissione flusso destinato ad OA.
2.2.1
Ricerca partita consegnata OUT
A seguito di questa mail l’elenco dei procedimenti è ricercabile attraverso la funzione “Per partita OUT”.
figura 33 – ricerca per n° partita consegnata OUT
2D4F49394A2495CC30A9DBF30CB48FCC
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3 Inserimento ESITO Procedimento
Per ogni procedimento trattato e concluso è necessario aggiornare lo stato, e la documentazione ed il
Provvedimento che definisce il procedimento amministrativo in formato elettronico (ordinanza ingiuntiva,
decreto di inammissibilità , ordinanza di archiviazione, etc ) utilizzando il portale, attribuendo al procedimento
il codice attestante la causale della motivazione.
Per inserire il codice esito, necessario per rilevare in forma automatizzata l’esito del procedimento,
eseguire i seguenti passi:
1. ricercare il procedimento desiderato e cliccare su OPERAZIONI / ATTO
2. nel frame Inserimento di un nuovo atto selezionare dall’Elenco Tipi atto in trattazione la voce
corretta fra le seguenti possibilità:
a. Ordinanza ingiunzione
b. Ordinanza archiviazione
c.
Inammissibilità
Di seguito gli esempi tipici di codici da utilizzare per impostare l’esito del procedimento:
3.1
ORDINANZA INGIUNZIONE
I codici da impostare sono riportati nella figura che segue:
Figura 34 – Codici per Ordinanza Ingiunzionel
3.2
ORDINANZA ARCHIVIAZIONE
Il codice da impostare sono riportati nella figura che segue:
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Figura 35 – Codici per Ordinanza di Archiviazione
3.3
DECRETO INAMMISSIBILITÀ
Figura 36 – Codici per Decreto Inammissibilità
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