(Microsoft PowerPoint - Stefanelli e Tacchi

Seminario Istruzione Segretari Eletti
2015-2016
Massimiliano Tacchi Segretario
Alessandro Stefanelli Co-Segretario
Montecatini Terme, 28 marzo 2015
Compiti della Segreteria Distrettuale
Compiti della Segreteria Distrettuale
La Segreteria Distrettuale, oltre l’attività richiesta dal Governatore:
assicura un orario sufficientemente ampio in cui vi sia la presenza di una persona in
grado di rispondere alle eventuali richieste dei Club o indirizzarli alla Commissione o
Sotto Commissione Distrettuale competente;
predispone per il Governatore, in occasione delle visite ai Club, una cartella con tutte
le notizie utili sul Club che sarà visitato;
invia alla Segreteria di Zurigo i rapporti sull’assiduità dei Club che devono giungere
alla Segreteria Distrettuale 2071 entro il 15 di ogni mese;
predispone la realizzazione dell’organigramma;
predispone la stampa dell’annuario.
Compiti della Segreteria Distrettuale
in occasione delle riunioni distrettuali la Segreteria provvede a:
– raccogliere le prenotazioni dei partecipanti
– preparare i badges
– allestire la reception e la sala/e che ospiterà i lavori
– raccogliere i files dei relatori per le proiezioni
Compiti della Segreteria Distrettuale
in occasione delle riunioni distrettual la Segreteria Distrettuale provvede a:
– raccogliere e controllare i rapporti di Assiduità dei Club
– verificare con il Tesoriere l’avvenuto pagamento delle quote trimestrali dei
Club
– avvisare preventivamente i Club in prossimità della visita sulle richieste del
Governatore inviando orario del programma e l’elenco delle informazioni da
predisporre
– informarsi sul luogo della riunione e sulla sistemazione logistica del
Governatore
– controllare l’aggiornamento del data base distrettuale per stampa annuario
Compiti del Segretario di Club
Compiti del Segretario di Club il ruolo
svolge funzioni complementari a quelle del Presidente
del club;
dà supporto alle attività del club e ne cura l'efficienza
amministrativa;
collabora con il Presidente, con il Consiglio Direttivo,
con le Commissioni;
opera insieme con il Tesoriere ed il Prefetto per il
corretto funzionamento del club e delle sue riunioni;
tiene rapporti con il Distretto, con il R.I., con la F.R.,
con gli altri club.
Compiti del Segretario di Club i compiti
mantiene aggiornati gli Archivi Soci e Club nella
propria Area Soci del sito 2071;
predispone e svolge le attività di sua responsabilità
elabora le statistiche richieste;
mantiene i rapporti di tipo amministrativo con il
Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri Club;
cura l’archiviazione, la conservazione e l’uso delle
documentazioni del club e della corrispondenza;
movimenta le proposte di candidatura di nuovi soci;
è il solo responsabile del “Libro dei Verbali del Club”
da tenere aggiornato ed in costante ordine.
Compiti del Segretario di Club attività sistematiche
operazioni con scadenza
operazioni senza scadenza prefissata
operazioni legate alla riunione settimanale
Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 1 trimestre (luglio-settembre)
Scadenza
Descrizione
Modello
Destinazione
5
LUG
consegna tessere ai soci
fogli di 10 tessere
da richiedere a Zurigo
tutti i soci
10
LUG
pagamento quote 1 trimestre
al Distretto 2071
15
LUG
nominativi dei componenti
Consiglio Direttivo e Commissioni
tabella predisposta
dal segretario
tutti i soci
20
LUG
avviso ai soci che hanno raggiunto la
dispensabilità dalla frequenza
lettera predisposta
dal segretario
soci aventi requisito
31
LUG
pagamento quote semestrali
al Rotary International
si riceve da R.I.
insieme con la fattura *
15
AGO
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Luglio
si scarica dal web del
Distretto 2071
per l'intero semestre
Distretto
15
SET
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Agosto
aggiornamento
dal mese precedente
Distretto
Distretto 2071
download dal web del
Distretto 2071
Rotary International
Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 2 trimestre (ottobre-dicembre)
Scadenze
Descrizione
Modello
Destinazione
10
OTT
Pagamento quote 2 trimestre
al Distretto 2071
download dal web del
Distretto 2071
Distretto 2071
15
OTT
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Settembre
aggiornamento
dal mese precedente
Distretto 2071
15
NOV
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Ottobre
aggiornamento
dal mese precedente
Distretto 2071
15
DIC
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Novembre
aggiornamento
dal mese precedente
Distretto 2071
31
DIC
Aggiornamento informazioni
per Official Directory
scrittura ONLINE
su sito R.I. (www.rotary.org)
Rotary International
Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 3 trimestre (gennaio-marzo)
Scadenze
Descrizione
10
GEN
pagamento quote 3 trimestre
al Distretto 2071
15
GEN
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Dicembre
aggiornamento
31
GEN
pagamento quote semestrali
al Rotary International
si riceve da Rotary International
insieme con la fattura
31
GEN
componenti del Consiglio Direttivo
entrante e dati della Segreteria
scrittura ONLINE
sul web del Distretto 2071
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Gennaio
download dal web del
Rotary 2071 valido per l’intero
semestre
Distretto 2071
aggiornamento
Distretto 2071
15
FEB
15
MAR
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Febbraio
Modello
Destinazione
Distretto 2071
download dal web del
Rotary 2071
Distretto 2071
Rotary International
Distretto 2071
Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 4 trimestre (aprile-giugno)
r
Descrizione
Modello
Destinazione
10
APR
pagamento quote 4 trimestre
al Distretto
download dal web del
Distretto 2071
Distretto 2071
15
APR
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Marzo
aggiornamento
Distretto 2071
15
MAG
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Aprile
aggiornamento
Distretto 2071
15
GIU
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Maggio
aggiornamento
Distretto 2071
30
GIU
passaggio consegne
al Segretario entrante
se occorre
Segretario entrante
15
LUG
rapporto di Assiduità del club
per il mese di Giugno
aggiornamento
Distretto anno
precedente
Compiti del Segretario di Club operazioni senza scadenza prefissta
Descrizione
Modello
Destinazione
Aggiornamento dati per nuovo socio, socio
cessato, variazioni
scrittura ONLINE su sito 2071
entro fine mese dell’evento
Area Soci 2071
e Rotary International
Inserimento dati per nuovo C.D., indirizzo
segreteria, incarichi
scrittura ONLINE su sito 2071
entro il mese di Gennaio
Area Soci 2071
e Rotary International
Autorizzazione di un candidato
a comunicare il suo nome ai soci
download da sito 2071
Archivio club
Autorizzazione del nuovo socio a
comunicare i dati a Distretto e R.I.
download da sito 2071
Archivio club
Modulo per contribuzioni a Rotary
Foundation e richiesta
riconoscimenti (con il Tesoriere)
download da sito 2071
e Rotary International
Zurigo
Proposta di candidatura nuovo socio
download da sito 2071
Consiglio Direttivo Archivio club
Ordinazione di pubblicazioni e/o di tessere
rotariane
download da sito 2071
Zurigo
Avviso convocazione riunioni Cons. Direttivo
e Assemblee
Stesura verbali riunioni
Cons. Direttivo e Assemblee
Predisposto dal segretario
schema definito
dal segretario
Membri del C.D. o tutti i soci
Libro dei Verbali
Compiti del Segretario di Club operazioni legate alla riunione settimanale
Descrizione
Modello
Destinazione
registrazione delle presenze dei soci
tabella predisposta dal segretario *
archivio del club
registrazione e attestazione delle presenze
di visitatori da altri club
tabella e attestato predisposti
dal segretario *
visitatori,
archivio del club
registrazione delle presenze di ospiti del
club e ospiti dei soci
tabella predisposta dal segretario *
Tesoriere,
archivio del club
certificazione delle presenze di tutti i
presenti
ruota in cartoncino per le firme dei
presenti
archivio del club
Elaborazione dei dati di assiduità dei soci
modello scaricato ONLINE per
ognuno dei due semestri
invio mensile al
Distretto 2071
trasferimento di informazioni al redattore
del bollettino
accordi interpersonali
redattore del bollettino
disponibilità di guidoncini per eventuali
scambi
guidoncino del club
Visitatori da altri club
segnalazione di eventuali situazioni
speciali
informale
Presidente, Prefetto,
Tesoriere
web distrettuale
www.rotary2071.org
Modulistica
Area Soci 2071 del Club nel web
distrettuale
web internazionale
www.rotary.org